Hai i dati commerciali, le scadenze e una stanza piena di persone stressate che contano sulle tue proiezioni. Per gli analisti di dati e i professionisti aziendali, una previsione commerciale consiste nel raccontare una storia con i dati.
Microsoft Excel è uno strumento collaudato per archiviare i dati e prevedere le vendite. Le sue solide funzionalità/funzioni semplificano l'analisi dei dati storici e la previsione accurata dei ricavi di vendita futuri.
In questo blog, esploreremo come trasformare i dati grezzi in previsioni significative con Excel e ti forniremo un pratico modello per iniziare subito. 📊
Ti presenteremo anche un'opzione ancora migliore: ClickUp! Non perdere mai di vista una singola trattativa e sfrutta l'IA per aiutarti con le proiezioni e le previsioni commerciali.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Ecco come prevedere le vendite su un foglio di calcolo Microsoft Excel:
Passaggio 1: Imposta un foglio di calcolo Excel con i dati storici delle vendite (con punti dati come periodi di tempo e cifre di vendita)
Passaggio 2: Accedi alla scheda Dati e seleziona il foglio Previsioni per configurare i parametri di previsione
Passaggio 3: Personalizza la previsione scegliendo lo stile di visualizzazione
Passaggio 4: fai clic su Crea per generare la previsione con un grafico che mostra le vendite previste e gli intervalli di confidenza
Passaggio 5: Aggiungi un grafico a linee per confrontare le vendite mensili storiche e quelle previste
Passaggio 6: Rivedi e aggiorna regolarmente le previsioni sulla base dei dati di vendita effettivi
Passaggio 7: Utilizza strumenti di previsione avanzati come FORECAST. ETS o FORECAST. LINEAR per previsioni più precise dei valori futuri
Un'opzione migliore? Prova ClickUp!
Come prevedere le vendite in Excel?
La previsione delle vendite in Excel è accessibile con i passaggi e gli strumenti giusti. Che tu sia un professionista o alle prime armi, capire come strutturare i dati e applicare i metodi di previsione delle vendite è fondamentale.
Vediamo alcuni passaggi chiari e pratici per creare proiezioni accurate. 👀
Passaggio 1: configura il foglio di calcolo Excel
Crea un nuovo foglio di calcolo Excel. Inserisci i tuoi dati storici di vendita, organizzandoli in due colonne: una per i periodi di tempo, come date, mesi o anni, e l'altra per i dati di vendita corrispondenti. Questo set di dati strutturato funge da base per la creazione delle tue previsioni di vendita.
📖Leggi anche: Modelli di report commerciali Excel
Passaggio 2: accedi allo strumento di previsione
Passa alla scheda Dati in Excel e fai clic sull'opzione Foglio previsioni nel gruppo Previsioni . Si aprirà una finestra di dialogo in cui potrai configurare i parametri di previsione.
Seleziona la tabella per la quale desideri creare il foglio Previsione.
🔍 Lo sapevate? Excel dispone di una funzionalità/funzione di fotocamera nascosta che consente di acquisire un'istantanea di un intervallo di celle. Quando viene incollata altrove, l'istantanea si aggiorna automaticamente ogni volta che i dati originali vengono modificati.
Passaggio 3: personalizza le tue previsioni
Scegli uno stile di visualizzazione (grafico a linee o a colonne) nella finestra di dialogo Crea foglio di lavoro previsioni. Nel campo Fine previsione, imposta una data di fine per la tua previsione, ad esempio alcuni mesi o anche un anno oltre i tuoi dati commerciali più recenti.
Se desideri perfezionare la tua previsione, clicca su Opzioni per regolare ulteriori impostazioni. Ecco cosa puoi modificare:
- Intervallo di confidenza: Decidi se visualizzare o nascondere i limiti di confidenza nella tua previsione
- Stagionalità: Seleziona Automatico per specificare un valore manuale se i tuoi dati seguono tendenze stagionali
- Riempi i punti mancanti utilizzando: Scegli come colmare eventuali lacune nel tuo set di dati
- Aggregare i duplicati utilizzando: Determinare come gestire i timestamp duplicati nell'analisi
🔍 Lo sapevate? Solo il 30% dei professionisti commerciali afferma che i propri team commerciali e di marketing sono completamente allineati, ma il 61% ritiene che l'allineamento sia diventato ancora più critico. Le aziende che raggiungono l'allineamento tra questi team hanno il 103% di possibilità in più di raggiungere i propri traguardi commerciali rispetto a quelle che non lo fanno.
Ad esempio, in questo esempio di previsione commerciale, abbiamo modificato la fine della previsione al giugno dell'anno prossimo e aumentato l'intervallo di confidenza al 99,99%.
Passaggio 4: crea la previsione ed esamina i risultati
Clicca su Crea e il gioco è fatto!
Excel creerà un nuovo foglio di lavoro con un grafico dettagliato e un set di dati. Il grafico mostra le tendenze di vendita previste insieme agli intervalli di confidenza superiore e inferiore, rappresentando chiaramente i dati previsti.
💡 Suggerimento: utilizza intervalli denominati (Formule > Definisci nome) per etichettare celle o intervalli utilizzati di frequente. Ciò rende le formule più leggibili e facili da gestire, specialmente nei fogli di lavoro di grandi dimensioni.
📖 Leggi anche: Modelli gratuiti di report commerciali (giornalieri, settimanali, mensili)
Passaggio 5: aggiungi un contesto visivo ai tuoi dati
Crea un grafico a linee combinato per confrontare in modo più efficace le vendite storiche e quelle previste. Evidenzia i periodi, i dati storici e i valori previsti. Puoi andare alla scheda Inserisci e fare clic sull'opzione Grafici consigliati per modificare il tipo di grafico e ottenere una visualizzazione migliore.
Ad esempio, qui abbiamo selezionato le colonne Data e Commerciale per creare un grafico a linee per il confronto.
Passaggio 6: valuta e aggiorna le tue previsioni
Rivedi periodicamente il foglio Excel delle previsioni commerciali rispetto ai risultati commerciali effettivi. Modifica le impostazioni o i modelli per allinearli alle nuove informazioni o ai cambiamenti del mercato. Questo processo iterativo garantisce che le previsioni rimangano accurate e attuabili nel tempo.
💡 Suggerimento: Usa la formattazione condizionale (Home > Formattazione condizionale) per evidenziare visivamente le tendenze di vendita o i valori anomali. Ad esempio, imposta una regola per visualizzare in rosso le celle con valori inferiori al tuo traguardo di vendita.
Passaggio 7: prova gli strumenti di previsione avanzati (facoltativo)
Per risultati più precisi, approfitta degli strumenti di previsione dell' e commerciale di Excel, come:
- FORECAST. ETS: Ideale per il livellamento esponenziale per tenere conto delle tendenze e della stagionalità
- TREND o FORECAST. LINEAR: Adatto per previsioni basate sulla regressione lineare. Applica queste funzioni alle celle in cui desideri calcolare le vendite future, adattando la formula al tuo set di dati specifico
📖 Leggi anche: Come utilizzare l'IA nel settore commerciale (casi d'uso e strumenti)
Limiti delle previsioni commerciali in Excel
Sebbene Excel sia uno strumento popolare per la gestione del ciclo commerciale, presenta diversi limiti che ne ostacolano l'efficacia. Man mano che le aziende crescono e i processi commerciali diventano più complessi, non è possibile affidarsi esclusivamente a Excel per ottenere previsioni accurate.
Ecco alcuni dei suoi limiti:
- Inserimento e gestione manuale dei dati: richiede un inserimento manuale approfondito, rendendolo dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori
- Modelli di previsione limitati: Lo strumento offre solo modelli di previsione di base, come la regressione lineare e le medie mobili, che potrebbero non essere in grado di catturare modelli di vendita complessi o tendenze stagionali
- Mancanza di automazione: Sebbene Excel disponga di Analysis ToolPak, manca di un'automazione robusta, il che porta a processi ripetitivi
- Problemi di scalabilità: Excel fatica a gestire in modo efficiente grandi set di dati man mano che le aziende crescono e i volumi di dati aumentano. Ciò rallenta i tempi di elaborazione e rende più complesse le previsioni, soprattutto per le organizzazioni con linee di prodotti o canali commerciali diversificati
- Nessuna funzionalità analitica avanzata: Non dispone di funzionalità avanzate, come algoritmi di apprendimento automatico, che potrebbero migliorare l'accuratezza delle previsioni adattandosi ai nuovi modelli di dati
🧠 Curiosità: Le prime previsioni commerciali computerizzate venivano calcolate su sistemi a schede perforate negli anni '50, trasformando il processo decisionale aziendale.
Creare una previsione commerciale in ClickUp
Le previsioni commerciali richiedono precisione ed efficienza. ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro, semplifica il processo con la sua suite dinamica di strumenti e funzionalità intuitive. La piattaforma di produttività all-in-one ti offre tutto ciò di cui hai bisogno per creare previsioni accurate e attuabili.
Vediamo come fare! 💪
Passaggio 1: importare o inserire i dati commerciali
Raccogli i tuoi dati storici di vendita, comprese metriche quali volumi degli ordini, ricavi e valore del ciclo di vita dei clienti. Puoi inserire queste informazioni manualmente o importarle facilmente da fogli di calcolo esistenti in , il software commerciale di ClickUp.
La vista Tabella di ClickUp è una funzionalità versatile che ti consente di organizzare i dati in un formato chiaro e strutturato, acquisendo tutte le metriche commerciali chiave in un unico posto. Questa configurazione semplifica la gestione dei dati e ti aiuta a monitorare facilmente le tendenze e valutare le prestazioni nel tempo.
È possibile creare tabelle personalizzabili per criteri quali dati di vendita mensili, prestazioni dei prodotti e tassi di acquisizione dei clienti. Consente inoltre di includere punti dati specifici rilevanti per il processo di vendita, fornendo una panoramica chiara delle prestazioni passate.
Inoltre, qualsiasi modifica apportata alla tabella viene aggiornata in tempo reale, allineando tutte le parti interessate con le informazioni correnti.
📖 Leggi anche: Vendite e operazioni: pianificazione, vantaggi, sfide e best practice
Passaggio 2: visualizza i dati
I dashboard di ClickUp offrono un modo eccellente per visualizzare e monitorare i dati commerciali attuali e passati, aiutando i team a ottenere informazioni utili a colpo d'occhio. Questi dashboard personalizzabili mostrano metriche critiche come le previsioni di vendita rispetto alle prestazioni effettive. È possibile analizzarle con schede come grafici a barre, grafici a linee e contatori numerici.
Questo approccio visivo semplifica il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI) commerciali dell', la valutazione dello stato di avanzamento rispetto ai traguardi e l'individuazione delle aree di miglioramento.
Ad esempio, un responsabile commerciale potrebbe creare una dashboard che mostra l'andamento mensile dei ricavi, le prestazioni regionali e le previsioni specifiche per prodotto. Le schede possono visualizzare grafici che confrontano le vendite previste e quelle effettive, widget numerici per i ricavi cumulativi e grafici a torta per suddividere i contributi alle vendite per categoria.
🔍 Lo sapevi? Il modello di livellamento esponenziale è stato uno dei primi strumenti statistici adottati per le previsioni commerciali ed è ancora ampiamente utilizzato.
Passaggio n. 3: automatizza gli aggiornamenti e i promemoria
Le automazioni di ClickUp sono un modo efficace per tenere informato il tuo team e le attività in corso senza intervento manuale. Imposta regole personalizzate per attivare azioni specifiche e assicurarti che gli aggiornamenti e i promemoria fluiscano automaticamente, risparmiando tempo e riducendo gli errori umani.
Ad esempio, puoi creare notifiche automatiche ogni volta che le previsioni di vendita scendono al di sotto di una determinata soglia. In questo modo il tuo team potrà rispondere in modo proattivo, adeguando le strategie o dando priorità ai follow-up.
Allo stesso modo, I promemoria di ClickUp possono essere impostati per avvisare i rappresentanti commerciali delle scadenze imminenti per l'aggiornamento delle proiezioni o la pianificazione delle revisioni con le parti interessate.
🔍 Lo sapevi? Le quote di vendita sono state introdotte all'inizio del XX secolo per motivare e misurare le prestazioni dei venditori porta a porta.
Passaggio 4: sfrutta le integrazioni
Con le integrazioni ClickUp, puoi collegare facilmente i tuoi strumenti CRM per previsioni commerciali accurate. Sincronizza i dati direttamente dal tuo CRM per assicurarti che siano sempre basati su informazioni aggiornate.
Questa integrazione consente di aggiornare automaticamente i dati commerciali e le proiezioni man mano che arrivano nuovi flussi di dati, rendendo il processo di previsione più dinamico e reattivo.
Grazie alla capacità di ClickUp di connettersi perfettamente con vari sistemi CRM, puoi visualizzare la tua pipeline commerciale in modo intuitivo e attingere a dati esterni per perfezionare le tue previsioni e ottenere una maggiore accuratezza e approfondimento.
🔍 Lo sapevate? Secondo il rapporto State of Sales 2024 di Salesforce, l'insufficienza dei dati impedisce previsioni accurate nel 39% dei processi commerciali, evidenziando l'impatto critico della qualità dei dati sull'accuratezza predittiva.
📖Leggi anche: Come migliorare la pianificazione della capacità commerciale per aumentare il fatturato
Passaggio 5: utilizza modelli già pronti
Il modello di previsione delle vendite ClickUp di è uno strumento eccellente per le aziende che desiderano migliorare le proprie previsioni commerciali. Grazie alla sua flessibilità e alle funzionalità di collaborazione estese, offre potenti funzionalità/funzioni per personalizzare e semplificare il processo di previsione.
Il modello visualizza le prestazioni commerciali storiche, ti aiuta a impostare obiettivi commercial i e a monitorarne lo stato di avanzamento, oltre a collaborare con il tuo team per pianificare il successo.
Ottieni informazioni dettagliate sulle richieste future del mercato, identifica le aree di opportunità e sviluppa strategie per trarne vantaggio con questo modello gratuito di previsione delle vendite. Grazie alle sue funzionalità avanzate, puoi pianificare l'espansione futura, allocare le risorse in modo più efficace, misurare le prestazioni e monitorare lo stato di avanzamento rispetto agli obiettivi prefissati.
⚙️ Bonus: Esplora i modelli di piani commerciali per avviare la tua strategia di vendita, organizzare gli obiettivi chiave e monitorare lo stato di avanzamento, tutto in un unico posto. Questi modelli ti aiutano a rimanere concentrato, ottimizzare i flussi di lavoro e ottenere risultati migliori.
Prevedi il tuo esito positivo con ClickUp
L'utilità di Excel nelle previsioni commerciali è innegabile. È possibile creare previsioni per ottenere informazioni preziose con le tecniche e i modelli adeguati. Tuttavia, la piattaforma presenta dei limiti che ne ostacolano la scalabilità e la flessibilità.
ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro, entra in gioco con la sua solida automazione, gli aggiornamenti in tempo reale e le dashboard intuitive, trasformando il modo in cui gestisci i dati. Puoi creare flussi di lavoro, visualizzare la tua pipeline e ottimizzare l'intero processo commerciale senza alcuno sforzo.
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