A volte, la tempistica di un messaggio è importante quanto il suo contenuto.
Sia che vogliate assicurarvi che un messaggio venga visto di prima mattina o che venga consegnato a un'ora specifica per ottenere il massimo impatto, la programmazione offre un controllo prezioso.
Sebbene la chat di Google non disponga di una funzionalità di pianificazione nativa, esistono soluzioni intelligenti che consentono di raggiungere questo obiettivo.
Questo blog fornisce una guida completa su come programmare i messaggi su Google Chat e introduce un'alternativa più intelligente per una comunicazione efficiente e senza interruzioni.
⏰ Repilogo/riassunto di 60 secondi
- Google Chattare non ha una funzionalità/funzione di pianificazione dei messaggi integrata
- La pianificazione può essere ottenuta utilizzando i promemoria di Google Calendar, le attività di Google o app di terze parti
- La pianificazione è utile per la comunicazione tra fusi orari, aggiornamenti tempestivi e promemoria automatici
- L'utilizzo di strumenti esterni per la pianificazione può causare interruzioni del flusso di lavoro
- Le opzioni di pianificazione all'interno di Google Chattare hanno un limite di personalizzazione
Come pianificare i messaggi su Google Chattare
La pianificazione dei messaggi su Google Chat richiede un approccio manuale. Tuttavia, con un po' di creatività, è possibile farlo funzionare. Prima di scoprire come fare, vediamo come impostare il tutto. Ecco cosa dovete fare:
- Aprite Google Chattare e accedete (se non avete un account Gmail, iscrivetevi)
- Fare clic su Nuova chat e cercare il Google ID da contattare. Si aprirà la chatbox e sarà sufficiente digitare il messaggio al momento giusto
Siete stanchi di copiare le attività dalla chat e di crearne di nuove? Vi abbiamo ascoltato!
Ecco la soluzione. 👇🏼
Ora che avete effettuato l'accesso, ecco alcuni modi creativi per programmare i messaggi con questo strumento:
Utilizzando la combinazione di calendario ed email
È la soluzione più semplice che molti preferiscono. Inoltre, richiede solo tre clic e un po' di messaggi.
Passo 1: comporre una bozza di messaggio
Con lo stesso ID Google, accedere a Gmail. Quindi selezionare Componi e digitare il messaggio.
💡 Pro Tip: Da fare senza aggiungere destinatari nella sezione A:. In questo modo, anche se si preme accidentalmente invio, il messaggio non uscirà dalla finestra In arrivo.
Passo 2: Programmare un evento sul calendario
Aprite quindi il vostro Google Calendar e fate clic su Crea. È possibile scegliere un evento o un'attività.
Nella finestra di dialogo che si apre, aggiungere il nome dell'evento, impostare la data e l'ora specifica, incollare il testo digitato nella bozza dell'email e fare clic su Salva.
Consiglio dell'esperto: Se si utilizza spesso Google Tasks, è possibile che si abbiano più elenchi di attività. Per mantenere l'organizzazione delle attività, scegliete l'elenco giusto per il vostro messaggio (ad esempio, l'elenco di lavoro, l'elenco di progetto o anche l'elenco "Messaggi in bozza")
Passo 3: Attivare le notifiche
È possibile attivare le notifiche utilizzando un browser o un'app mobile. In questo modo, si riceveranno notifiche quando è il momento di agire sugli eventi e sulle attività del calendario.
In questo caso, l'app vi avviserà quando dovrete inviare i messaggi.
Pianificazione dei messaggi tramite promemoria
Da fare è anche utilizzare uno strumento di gestione delle attività per pianificare i messaggi. Anche se questo non consente di visualizzare il calendario, è un'altra soluzione rapida e semplice.
Da fare:
Passo 1: creazione di un'attività
Aprite Google Tasks sul cellulare o sull'app Web. Quindi selezionare Aggiungi un'attività
Passaggio 2: Redazione del messaggio
Aggiungere un titolo all'attività e redigere il messaggio. È anche possibile includere gli ID email dei destinatari.
Supponiamo di dover inviare messaggi importanti al management esecutivo per questo caso. Riceverete l'ultimo aggiornamento entro le 15.00 e dovrete inviarlo ai dirigenti prima della loro riunione delle 15.30. Tenete pronta una bozza con uno spazio per i dettagli per velocizzare le cose.
Passo 3: Impostare la promemoria
Infine, aggiungete l'ora in cui dovete ricevere la promemoria. In questo caso, è alle 15.15 dello stesso giorno. Da fare, ci si può concentrare su altre attività o su messaggi regolari fino a quando non è il momento.
➡️ **Leggi di più 12 esempi di strategie di comunicazione sul posto di lavoro
Levelling up con strumenti di terze parti
A parte le soluzioni manuali, Google Chattare permette di aggiungere app come Invia più tardi e perfino ClickUp come strumenti di terze parti. Queste app consentono di programmare l'invio e persino di impostare check-in ricorrenti.
Ecco alcuni passaggi per aiutarvi a trovarle e installarle:
Passaggio 1: Andare su Esplora app
Una volta tornati alla homepage di Google Chattare, cliccate su Esplora app
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Passaggio 2: cercare ciò che serve
Se vi serve un'app di pianificazione o di gestione, cercatela nella barra di ricerca. È molto probabile che le app migliori si trovino nella sezione più popolare.
Passaggio 3: Fare clic su installa
Selezionate l'app desiderata e fate clic su Installa. In un paio di secondi, l'applicazione sarà disponibile nella finestra della chat.
Se avete scaricato l'app Invia più tardi, ecco come utilizzarla:
- Consentire l'accesso all'app
- Andare alla chatbox desiderata e digitare/later
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- Aggiornare l'ora e il messaggio. Selezionare quindi Schedule message
➡️ Leggi di più: Come utilizzare la chat di Google per una comunicazione efficace con il team
Quando programmare i messaggi
Ora che sapete come programmare i messaggi su Google Chat, cerchiamo di capire quando è meglio programmarli.
Ecco cinque situazioni e applicazioni chiave:
- **Comunicare con team con fusi orari diversi senza disturbare i loro programmi. In questo modo si evitano ritardi e si garantiscono risposte prompt. I messaggi programmati aiutano a mantenere un flusso costante di comunicazioni tra le regioni
- Inviare aggiornamenti sensibili al tempo: Inviare aggiornamenti cruciali al momento giusto per catturare l'attenzione e promuovere azioni rapide. La tempistica di questi aggiornamenti garantisce che vengano visti e seguiti senza inutili follower
- Impostazione di promemoria per i team: Automazione di promemoria per riunioni, scadenze o attività per mantenere tutti allineati. Questi assicurano che non si perda nulla e forniscono stimoli coerenti per l'assunzione di responsabilità
- Gestire i piani fuori orario: Programmare i messaggi dopo l'orario di lavoro senza disturbare i destinatari o perdere le scadenze. Questo permette di bilanciare i confini tra lavoro e vita privata, assicurando al contempo che le attività non vengano ritardate
- Coordinare le comunicazioni in batch: Pre-schedulare gli aggiornamenti o gli annunci ripetitivi per risparmiare tempo e mantenere la coerenza. Questo vi permette di concentrarvi su altre priorità, garantendo al contempo una consegna tempestiva
Limiti dell'uso di Google Chattare per programmare i messaggi
La pianificazione dei messaggi è un'ottima funzionalità/funzione di comunicazione. Tuttavia, Google Chattare ha dei limiti che possono complicare le cose, richiedendo spesso soluzioni creative che non tutti sono disposti ad affrontare.
Ecco una panoramica delle limitazioni:
- **Tutto ciò che riguarda la pianificazione dei messaggi su Google Chattare è manuale. Questo aggiunge passaggi inutili e limiti alla convenienza
- Dipendenza da integrazioni: Richiede strumenti di terze parti per la pianificazione. Questo aumenta la complessità, comporta problemi di integrazione e rallenta i flussi di lavoro
- Disconnessione nei flussi di lavoro: Non si integra con alcuno strumento di lavoro e interrompe la produttività. Inoltre, costringe gli utenti a destreggiarsi tra la comunicazione e la gestione delle attività su finestre diverse
- Nessuna conversazione in thread: Google Chattare trasforma i messaggi in conversazioni piuttosto che in thread. I punti più importanti possono essere sepolti, trasformando le discussioni in un festival di scorrimento
- Flessibilità e controllo limitati: Offre opzioni di personalizzazione e gestione dei ruoli degli utenti ridotte al minimo. Questo rende la comunicazione meno conveniente, soprattutto quando si pianifica con team più numerosi
➡️ **Leggi di più Le 10 migliori alternative a Google Chattare per migliorare la comunicazione del team
Migliorare la comunicazione del team con ClickUp
La mancanza di integrazioni e lo scollamento di Google Chattare dalle attività orientate al lavoro comunicazione con il team spesso inducono le aziende a cercare alternative nel lungo periodo.
Ma non dovrete cercare a lungo.
ClickUp, l'app ideale per il lavoro, si occupa dei flussi di lavoro, del project management, della comunicazione e di tutto il resto.
L'arsenale di ClickUp comprende anche strumenti per migliorare la collaborazione sul posto di lavoro, a partire dal suo completo soluzione di messaggistica .
ClickUp Chattare
è il modo più intelligente per connettersi con il proprio team proprio dove si lavora. Lo strumento consente di collegare le chat direttamente alle attività o ai progetti. Questo garantisce che le conversazioni siano organizzate e che i dettagli vitali siano sempre a portata di mano.
La chat consente anche di assegnare i messaggi al triage. Con un solo clic, la sua IA integrata riepilogherà/riassumerà istantaneamente le informazioni chiave. Ciò consente di risparmiare tempo e di mantenere tutti sulla stessa pagina, indipendentemente dall'affollamento della finestra In arrivo.
Un'altra meraviglia con un solo clic è la promemoria integrata, che rende facile programmare le risposte. Grazie alle opzioni di notifica via email, è possibile trasmettere le informazioni senza perdere l'attimo.
➡️ **Leggi di più La chat è rotta. La stiamo sistemando. Se state cercando di taggare e comunicare all'interno di documenti, attività o chat, ClickUp ha una funzionalità/funzione che si occupa anche di questo.
Assegnazione dei commenti in ClickUp
consente di creare istantaneamente elementi di azione e di assegnarli ad altri o a se stessi. La parte migliore? La risoluzione o la riassegnazione dei commenti è possibile all'interno del commento stesso. Niente più ricerche e niente più commenti persi.
Vi state chiedendo come gestirete le attività attraverso i commenti? I commenti assegnati vengono organizzati automaticamente e sono facilissimi da trovare. Inoltre, è possibile inviare feedback ovunque si voglia.
➡️ Leggi di più I migliori 15 Teams per la collaborazione del team La parola scritta spesso genera confusione ed è decisamente noiosa quando si tratta di attività complesse. Ma prima di programmare una videochiamata, controllate che ClickUp offra uno strumento che registra ciò che dovete dire e fare. ClickUp Clip è uno strumento di registrazione dello schermo all-in-one progettato per visualizzare e semplificare le informazioni complesse . Offre modi semplici per catturare lo schermo e condividere la voce, e le sue opzioni di condivisione dello schermo personalizzabili rendono facile la creazione di tutorial.
Ogni Clip viene trascritta automaticamente dall'IA, rendendo i momenti chiave facili da identificare e rivisitare. I timestamp cliccabili permettono di navigare tra i video senza soluzione di continuità. Inoltre, è possibile copiare frammenti e riutilizzare i contenuti ovunque.
Ogni video è anche facile da incorporare in attività, documenti e chattare. In breve, ClickUp Clip è perfetto per comunicare qualsiasi cosa, da tutorial dettagliati a feedback rapidi.
Con questo strumento nel vostro arsenale, il vostro team non si chiederà più cosa scrivere o dire. Ecco perché ClickUp offre modelli predefiniti per aiutarvi in tutto, dalla messaggistica alla documentazione del luogo di lavoro galateo delle chattare .
Ecco alcuni esempi eccellenti con cui iniziare:
- Modello per messaggi istantanei di ClickUp è stato progettato per aiutare a gestire la comunicazione su qualsiasi applicazione di messaggistica istantanea. È ricco di attività secondarie chiare sulle buone pratiche di messaggio da tenere a mente per un messaggio professionale ed efficace
- Modello di strategia di comunicazione interna e piano d'azione ClickUp guida il team obiettivi di comunicazione con un piano chiaro e attuabile. È dotato di una vivace visualizzazione della Sequenza per mappare le fasi del progetto e le attività chiave. In breve, semplifica tutto, da cosa fare a come gestire il flusso di informazioni
➡️ **Leggi di più 15 Modelli di piano di comunicazione di progetto gratuiti: Excel, Word e ClickUp Per quanto queste funzionalità sembrino valide, il vostro team è troppo legato a Google Chat per cambiare completamente? Non c'è da preoccuparsi. ClickUp dispone anche di una funzionalità/funzione per la gestione delle comunicazioni Integrazione con Google Chattare per gestire la messaggistica e tenerla organizzata.
L'aggiunta di ClickUp alle attività di chat consente di inviare automaticamente gli aggiornamenti delle attività alla chat di Google Meet. Inoltre, fornisce notifiche dettagliate da qualsiasi spazio, progetto o elenco nella stessa finestra di chat.
Ripristina l'efficienza della comunicazione con ClickUp
La programmazione dei messaggi è un elemento fondamentale per rimanere in connessione e gestire le attività in modo efficiente. Da fare su Google Chattare è noioso, ma le nostre soluzioni creative aiutano a colmare il divario.
La programmazione ottimizza tutto, dal marketing alla gestione dei colli di bottiglia. Anche se Google Chattare può fare al caso vostro, la sua mancanza di integrazione con gli strumenti di gestione del lavoro lo rende ingombrante.
È qui che ClickUp eccelle.
La messaggistica guidata dall'IA, la gestione delle attività e la collaborazione ben integrata la rendono più intelligente ed efficiente. Inoltre, dispone di oltre 1.000 integrazioni (tra cui Google Chattare). Volete cambiare il vostro modo di programmare e gestire la comunicazione? Iscrivetevi con ClickUp oggi stesso!