Sfruttare il galateo del team chattare al lavoro per una collaborazione ottimale

Vi è mai capitato di inviare un messaggio di chat di lavoro per poi accorgervi che era stato scritto male e che c'erano errori di battitura... al plurale? 🙈

Ci siamo passati tutti. 42% dei dipendenti fatica a trovare il giusto tono nelle chat di lavoro.

Le semplici app di messaggistica istantanea sono diventate sofisticati ecosistemi di comunicazione tra team che integrano gestione delle attività, condivisione di file e videoconferenze. Poiché le nostre aree di lavoro sono passate dal cubicolo al cloud, padroneggiare il galateo della chat al lavoro non significa solo essere educati, ma anche creare un'area di lavoro collaborativa e fluida in cui tutti possano prosperare.

Siete pronti a trasformare le vostre chat da "meh" a "marvelous"? Questo articolo tratterà argomenti come una comunicazione chiara e concisa, un linguaggio rispettoso e inclusivo, risposte tempestive e canali appropriati, l'uso efficace di emoji e GIF e la gestione di argomenti delicati e disaccordi.

Esaminiamo le regole essenziali che metteranno fine al caos indotto dalle chat. Il vostro team (e i vostri livelli di stress) vi ringrazieranno! 🙌

Capire l'ambiente di chattare del team al lavoro

La chat di lavoro è uno spazio unico per gli aggiornamenti rapidi, il lavoro di squadra o la condivisione occasionale di meme (tutti noi abbiamo dei piaceri colpevoli).

Se da un lato la chat del team può essere un hub vivace per la comunicazione, dall'altro la sua informalità può talvolta portare a malintesi, distrazioni o inefficienza. È necessario comprendere questo aspetto per ottenere il massimo da essa:

• **Le chat sono più rilassate delle email o di altre forme di comunicazioneapp per la comunicazione di teampermettendo un tono più colloquiale e scambi più rapidi. Pensate che è come parlare con un collega alla sua scrivania. Tuttavia, la professionalità è sempre la chiave. Evitate di usare un gergo che non usereste in una riunione e mantenete un tono rispettoso e inclusivo
• **Le conversazioni si susseguono rapidamente, con messaggi che si susseguono nel corso della giornata. Questo è ottimo per aggiornamenti rapidi e brainstorming, ma può anche essere fonte di distrazione. Siate concisi e precisi nei vostri messaggi ed evitate lunghe conversazioni che potrebbero essere più adatte a un'email o a una chiamata
• È asincrono (a volte): Le persone potrebbero non essere incollate alle loro chat tutto il giorno, soprattutto se sono in riunione o concentrate su attività. Se si ha bisogno di una risposta rapida, bisogna essere chiari sull'urgenza. Considerate l'uso di funzionalità come "@mentions" per ottenere l'attenzione diretta di qualcuno, ma evitate di farne un uso eccessivo per evitare un sovraccarico di notifiche
• **Mentre alcune piattaforme offrono canali privati, la maggior parte delle conversazioni in chat del team sono visibili a tutto il team (o a gruppi specifici). Fate attenzione a ciò che condividete. Evitate argomenti delicati, informazioni riservate o negatività che potrebbero avere un impatto sul morale del team
• **A differenza di una conversazione fugace, i messaggi della chat sono salvati e ricercabili. Questo può aiutare a fare riferimento a discussioni passate, ma significa anche che i messaggi possono lasciare un'impressione duratura. Prestate attenzione al vostro stile di comunicazione ed evitate di inviare messaggi frettolosi di cui potreste poi pentirvi

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Best Practices per il galateo delle chat al lavoro

Ora che conoscete le basi della chattare in team, imparate qualche mossa di chat-fu! Ecco alcuni semplici consigli da tenere a mente quando la si usa:

1. Sii professionale come sei

Abbandonate i "sup" e i "brb" per un amichevole "Ciao, [nome del collega]" o "Buongiorno!" Immaginate di scrivere un'email di lavoro, ma in modo un po' più informale. Frasi completate e una grammatica corretta sono molto utili. Emoji? Certo, uno smiley per un tono amichevole va bene, ma evitate di trasformare il vostro messaggio in una parata di emoji.

(Esempio: Invece di "Ehi ragazzi, ho bisogno di un caffè! Qualcuno sa dov'è Sarah?" Provate: "Ciao a tutti, sto prendendo un caffè. Qualcuno sa se Sarah è online?")

2. Pensate prima di inviare un ping

Tutti abbiamo ricevuto quei ping alle 8 di sera per un'attività non urgente. Considerate gli orari dei vostri colleghi e rispettate le loro esigenze di equilibrio tra lavoro e vita privata. Il messaggio può aspettare fino al mattino? A meno che non si tratti di un'esercitazione antincendio, inviare messaggi di lavoro al di fuori dell'orario normale potrebbe non essere l'idea migliore.

Esempio: Invece di inviare messaggi a tutti di notte per un dettaglio minore in una relazione, aspettate il giorno dopo e inviate un messaggio del tipo: "Ciao a tutti, spero che abbiate passato una buona notte! Una domanda veloce sulla reportistica..."

3. Siate brevi e dolci

A nessuno piace scorrere un romanzo nella finestra della chat. Andate dritti al punto! I punti elenco sono i vostri amici per gli argomenti complessi. Avete bisogno di più spazio? Considerate una chiamata veloce o una videochiamata per una discussione più dettagliata.

Esempio: Invece di inviare un lungo paragrafo sull'aggiornamento di un progetto, provate a inviare un report async standup: "Hey team, solo un rapido aggiornamento sul progetto X:

• Finito [attività 1]
• Sto lavorando su [attività 2]: Domande?
• Prossimi passaggi: [breve spiegazione]"

4. Correggere le bozze come un professionista

Un errore di battitura qua e là non è un problema, ma un messaggio pieno di errori può confondere. Usate le funzionalità del controllo ortografico! Leggete il vostro messaggio ad alta voce prima di inviare. Da fare: suona chiaro e professionale? Ricontrollate e eviterete di commettere errori imbarazzanti. Una rapida correzione di bozze salva la giornata!

5. Fate delle righe dell'oggetto i vostri mini titoli

Se la vostra piattaforma di chattare lo consente, usate degli argomenti descrittivi. È come dare al messaggio un piccolo titolo. Questo aiuta i colleghi a stabilire le priorità e a capire il contenuto a colpo d'occhio.

(Esempio: Invece di un generico "Ehi Sarah", provate un oggetto come: "Domanda veloce sulla presentazione di oggi")

6. Usare cautela con l'umorismo

L'umorismo può essere frainteso in un testo. Evitare battute che potrebbero risultare offensive o culturalmente insensibili in una chat di gruppo. In caso di dubbio, lasciatele fuori. Ecco altri suggerimenti sul galateo delle chat:

• Tenete conto del vostro pubblico e del suo senso dell'umorismo
• Evitare il sarcasmo, che può essere facilmente frainteso nel testo
• Attenetevi ad argomenti sicuri ed evitate battute che si basano su giochi di parole o riferimenti culturali che potrebbero non essere compresi da tutti

7. Tag saggiamente

Non abusate della funzione "@ menzione". Usatela solo per rivolgervi direttamente a qualcuno che deve essere coinvolto nella conversazione. Ecco alcuni suggerimenti per usarla in modo efficace:

• Non usate "@" per attirare l'attenzione di qualcuno per una questione non urgente. Un semplice messaggio può essere sufficiente
• Evitare di menzionare un intero team in una chat quando solo alcuni individui devono essere coinvolti
• Se non siete sicuri di chi debba essere menzionato, considerate la possibilità di inviare un messaggio separato alle persone interessate

8. Rispettare gli stati online

Prestate attenzione agli indicatori di stato online dei colleghi (ad esempio, "Da fare"). Evitate di inviare messaggi urgenti a persone contrassegnate come non disponibili. Ecco altri suggerimenti:

• Se un collega appare non disponibile, ma avete bisogno di una risposta rapida, considerate la possibilità di lasciare un breve messaggio in cui spiegate la vostra domanda e fate sapere che vi aggiornerete in un secondo momento
• Per le questioni urgenti, potrebbe essere meglio usare un altroapp di collaborazione o un canale diverso, come ad esempio una telefonata, se opportuno

Assicuratevi di utilizzare anche il vostro stato di disponibilità per comunicare meglio.

9. Riconoscere e rispondere

Se qualcuno vi invia un messaggio, riconoscetelo anche se non potete rispondere immediatamente. Un semplice "Grazie, ti risponderò presto" dimostra il rispetto per il loro tempo. Ecco altri suggerimenti per riconoscere i messaggi:

• Se avete bisogno di più tempo per rispondere, comunicate al mittente quando può aspettarsi la vostra risposta. ("Grazie per il tuo messaggio. Sono molto occupato in questo momento, ma ti risponderò entro la fine della giornata")
• Anche un rapido pulsante "pollice in su" o "mi piace" (se disponibile) può essere un modo per riconoscere un messaggio

10. Usare i canali in modo appropriato

Molti ambienti di lavoro utilizzano diversi canali di chat per scopi diversi. Trattate questi canali con rispetto! Non siate la persona che manda in onda gli aggiornamenti del progetto sul canale "Memes e GIF divertenti". Ecco come navigare nei canali:

• Conoscere i canali: Prendete un po' di tempo per familiarizzare con i diversi canali di chat disponibili. La maggior parte delle piattaforme ha nomi o descrizioni chiare per ogni canale
• **Prima di premere invio, valutate quale sia il canale più adatto al vostro messaggio. Gli aggiornamenti urgenti sul progetto vanno inseriti nel canale del progetto, non nella chattare generale. Avete bisogno di aiuto per un'attività specifica? Fate titolo al canale di comunicazione del team dedicato a quel progetto
• Rispettare lo scopo: Ogni canale ha probabilmente uno scopo ben preciso. Non dirottate un canale per qualcosa di non correlato. Se vi viene in mente un meme divertente, resistete all'impulso di condividerlo nel canale "Client"Verbali delle riunioni". C'è un tempo e un luogo per tutto, anche per i video esilaranti sui cani

Seguendo questi suggerimenti, diventerete comunicatori esperti, mantenendo le cose chiare, concise e (osiamo dire) persino divertenti per i vostri colleghi.

Leggi anche: i 10 migliori strumenti e software per la comunicazione sul posto di lavoro nel 2024

Problemi comuni nell'uso della chat di lavoro

Le piattaforme di chattare sul posto di lavoro sono fantastiche per comunicare velocemente e collaborazione a distanza ma anche i migliori strumenti di chattare possono avere degli aspetti negativi. Ecco alcuni problemi comunemente riscontrati nelle conversazioni digitali e come affrontarli con una buona etichetta di comunicazione professionale:

Comprensioni ed errori di comunicazione: la comunicazione basata sul testo non ha la ricchezza degli indizi non verbali, come il tono di voce e le espressioni facciali. Questo può portare a fraintendimenti e interpretazioni errate. Usate un linguaggio chiaro e conciso. Evitate il sarcasmo e l'umorismo che potrebbero non tradursi bene in testo. Usate gli emoji con parsimonia ma in modo strategico. Una faccina sorridente può aiutare a trasmettere un tono amichevole, ma evitate di affidarvi esclusivamente agli emoji per esprimere idee complesse. Quando avete dei dubbi, chiarite. Se qualcosa sembra poco chiaro, non esitate a chiedere un chiarimento o a riformulare il vostro messaggio | La natura informale della chattare può talvolta portare a comportamenti non professionali o alla condivisione eccessiva di informazioni personali. | Mantieni un tono professionale. Ricorda che si tratta pur sempre di una piattaforma di comunicazione di lavoro. Pensa prima di postare. Ti sentiresti a tuo agio nella condivisione di queste informazioni in un'email di lavoro? Se no, magari riconsiderate la possibilità di inviarle in chat | Mancanza di contesto: Entrare nelle conversazioni in corso senza contesto può essere fonte di confusione. | Questo vi permetterà di capire meglio l'argomento ed evitare di fare domande a cui è già stata data una risposta. Se non siete sicuri, chiedete un chiarimento | A volte i messaggi importanti possono rimanere sepolti in un mare di chattare. | Utilizzate elementi fissati o stelle per i messaggi importanti, in modo da ritrovarli facilmente in un secondo momento. Utilizzate il grassetto o il corsivo per enfatizzarli

Riunione ClickUp: Il miglior strumento di chattare con il team per comunicare al lavoro

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Mantenete il flusso delle conversazioni con ClickUp Chat

Passate da un'app all'altra per la collaborazione? Faticate a trovare le conversazioni passate? Vi perdete gli aggiornamenti importanti? Lasciate che vi presentiamo ClickUp , una piattaforma all-in-one per le esigenze di project management e collaborazione. Visualizzazione della chat di ClickUp elimina la confusione sul posto di lavoro e promuove una collaborazione efficace, riunendo tutte le comunicazioni del team sotto un unico tetto.

Pigment, una delle principali piattaforme di pianificazione aziendale per i team finanziari e di vendita, per esempio, ha già sperimentato una 20% di aumento dell'efficienza comunicativa del team con ClickUp Chat.

Anche voi potete ottenere risultati simili e utilizzarlo per:

• Collaborare in tempo reale: Impegnarsi nella messaggistica istantanea con il proprio team, garantendo una comunicazione tempestiva e un flusso di progetti
• Centralizzare la comunicazione: Eliminare la necessità di utilizzare più strumenti. Integrare ClickUp Chat con i vostri strumenti esistentiAttività di ClickUp,Documenti ClickUpe progetti, mantenendo tutto organizzato e accessibile su un'unica piattaforma
• Aumentare l'account: Assegnare elementi d'azione direttamente nelle conversazioni in chat, utilizzando i seguenti strumenti La funzione "@menzione" di ClickUp . Questo assicura che tutti siano sulla stessa pagina e che i progetti vadano avanti

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Assegnate elementi di azione e assicurate la responsabilità in ogni momento con ClickUp Chattare

• Condividere facilmente gli allegati: Condividere senza problemi collegamenti a progetti, documenti, fogli di calcolo e persino incorporare video e pagine web direttamente nelle conversazioni. ClickUp raggruppa tutto in modo pratico per facilitarne la consultazione

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Aggiungere e condividere allegati relativi al progetto con ClickUp Chattare

• Modifica dei testi: Formatta facilmente i tuoi messaggi per attirare l'attenzione su ciò che è importante! ClickUp Chat offre opzioni di modifica del testo, tra cui blocchi di codice, elenchi puntati e persino banner, per migliorare la chiarezza della comunicazione. Inoltre, è possibile risparmiare tempo grazie ai pratici comandi "/Slash Command" per una formattazione semplificata
• **Create visualizzazioni di chat dedicate a qualsiasi aspetto del vostro lavoro all'interno di ClickUp, dagli aggiornamenti a livello aziendale a quelli specifici strategie di comunicazione del team discussioni o collaborazioni a progetti. È possibile controllare l'accesso a ogni chat e rimanere informati con il feed centralizzato delle notifiche

Una volta esplorati i punti di forza di ClickUp come hub di comunicazione per il vostro team, ricordate che una comunicazione e una collaborazione efficaci richiedono ascolto e disponibilità. Questo vi aiuterà a creare un tono positivo, solide relazioni di lavoro e un ambiente collaborativo all'interno del vostro team.

Ottimizzate le vostre pratiche di chattare con ClickUp

Ecco fatto! Con un po' di comprensione del galateo delle chat professionali, potete rendere la comunicazione di lavoro super conveniente e divertente per tutti i membri del vostro team, compresi i lavoratori da remoto.

Aggiungete le funzionalità/funzione di ClickUp, come Chat e Documenti, e imparerete a conoscere le sfumature delle chat di gruppo in pochissimo tempo! Con un unico strumento, potete condividere feedback, creare attività, fornire aggiornamenti, inviare file e fare molto altro. Iscrivetevi gratuitamente a ClickUp e fai fluire le conversazioni, senza il caos!