Negli ultimi anni la gestione delle risorse umane si è evoluta ben oltre le assunzioni e le buste paga. Ora è un motore strategico dell'esito positivo dell'organizzazione. Tuttavia, anche i team HR più lungimiranti devono affrontare una sfida significativa: gestire e preservare le conoscenze in una forza lavoro in rapida evoluzione.
Mentre 75% delle organizzazioni riconosce che questo aspetto è essenziale per l'esito positivo nei prossimi 12-18 mesi, ma solo il 9% si sente pronto ad affrontarlo: un divario che può ostacolare la crescita e l'efficienza.
È qui che passa la gestione della conoscenza delle risorse umane. Semplifica il modo in cui le organizzazioni archiviano, condividono e utilizzano le loro conoscenze. In questo blog si analizzerà la gestione della conoscenza delle risorse umane, i motivi per cui è importante e come implementarla nella vostra organizzazione.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
📌 Importanza del sistema di gestione delle conoscenze HR
📈 Applicazioni della gestione delle conoscenze HR
🔍 Migliorare la gestione della conoscenza in HRM
⚙️ Implementare la gestione della conoscenza delle risorse umane
🔑 Scegliere la soluzione giusta
**Che cos'è la gestione della conoscenza delle risorse umane? gestione della conoscenza è il processo sistematico di raccolta, organizzazione, condivisione e utilizzo delle informazioni all'interno delle risorse umane di un'organizzazione. Si tratta di creare un hub centralizzato dove il team delle risorse umane e i dipendenti possono accedere a informazioni accurate e aggiornate in qualsiasi momento.
Questo include politiche, procedure, registri dei dipendenti, tendenze della forza lavoro e approfondimenti sulla cultura organizzativa.
La gestione della conoscenza nelle risorse umane comprende la conoscenza esplicita, implicita e tacita. Insieme, questi tre tipi assicurano che le informazioni critiche siano prontamente disponibili a chi ne ha bisogno. Ciò riduce le ridondanze, migliora il processo decisionale e aumenta l'efficienza complessiva.
Il significato della gestione della conoscenza delle risorse umane
A reportistica ha rilevato che un dipendente medio trascorre quasi quattro ore al giorno alla ricerca di informazioni. La reportistica afferma inoltre che l'impossibilità di trovare informazioni ha fatto sentire il 31% dei dipendenti esaurito e il 16% ha lasciato l'azienda.
Da queste statistiche emerge chiaramente che l'importanza di un sistema di gestione delle conoscenze HR non può essere sopravvalutata. Vediamo perché.
🚀 Aumento della produttività e della fidelizzazione dei dipendenti Un giorno nella vita di un manager delle risorse umane consiste in molte responsabilità, tra cui rispondere a domande sulla retribuzione, sui KPI o su politiche specifiche.
Un'azienda ben gestita base di conoscenza riduce la necessità di porre e rispondere alle domande, fornendo un facile accesso a informazioni accurate. Invece di chiedere al team delle risorse umane, i dipendenti trovano le risposte in un database centralizzato.
Questo permette ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi su lavori più significativi. Anche i dipendenti beneficiano di una rapida soluzione alle loro query, con conseguente miglioramento della soddisfazione sul lavoro e aumento della produttività.
🚀 Miglioramento dei processi di assunzione e di onboarding
Il reclutamento e l'onboarding sono tra le attività che richiedono più risorse Processi HR . La gestione delle conoscenze HR crea un punto centrale per le descrizioni delle mansioni, i criteri di valutazione e i dati dei candidati, accelerando le decisioni di assunzione.
L'onboarding dei dipendenti consiste nell'offrire ai nuovi assunti un inizio senza problemi. Invece di consegnare loro una pila di fogli il primo giorno, è necessario fornire l'accesso a informazioni solide software di gestione della conoscenza da fare meraviglie per la loro esperienza.
Una base di conoscenze ben organizzata consente loro di accedere senza problemi a politiche, guide di formazione e risorse adatte ai loro ruoli.
🔍 Da sapere: Un processo di onboarding strutturato può migliorare il commit dei vostri dipendenti verso l'organizzazione 18x ?
🚀 Strutturazione della formazione e dello sviluppo
I programmi di formazione sono più efficaci quando le risorse pertinenti sono prontamente disponibili e costantemente aggiornate. Con la gestione delle conoscenze HR, il team ha a disposizione uno sportello unico per moduli di formazione aggiornati, guide con passaggi e video.
Ciò significa che i dipendenti imparano più velocemente e applicano le nuove competenze in modo più efficace. Tuttavia, i vantaggi vanno oltre la convenienza.
Quando l'apprendimento è facile e accessibile, tutti ne traggono vantaggio: i dipendenti crescono e la vostra organizzazione diventa più adattabile ai cambiamenti del mondo.
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Applicazioni della gestione delle conoscenze HR
Il diritto strategie di gestione della conoscenza centralizzare e semplificare l'accesso a politiche, procedure e documenti critici. Per garantire la fluidità dei processi e per fornire ai dipendenti le conoscenze di cui hanno bisogno per prosperare, ecco come fa la differenza:
🌟 Standardizzazione dei processi HR per una migliore usabilità
I processi HR, come l'onboarding, le valutazioni delle prestazioni o l'amministrazione dei benefit, spesso variano da un team all'altro o da una posizione all'altra, creando confusione e inefficienze. Un sistema di gestione delle conoscenze centralizzato elimina questo problema garantendo che tutti siano sulla stessa pagina.
Poiché tutti hanno accesso alle stesse politiche e normative, si riducono automaticamente le possibilità di fraintendimenti e comunicazioni errate. Inoltre, i processi sono standardizzati indipendentemente dalla posizione, dal reparto e dal team.
🌟 Mitigazione degli errori e riduzione dei lavori richiesti
quante volte voi o il vostro team avete dovuto rifare un'attività a causa di informazioni mancanti o documenti obsoleti?
Una piattaforma di gestione delle conoscenze HR come ClickUp elimina queste sfide fornendo una fonte di verità affidabile.
Con tutto, dalle liste di controllo della conformità ai manuali di formazione in un unico posto, il rischio di errori diminuisce notevolmente. Inoltre, invece di avere più team che creano inconsapevolmente la stessa risorsa, una base di conoscenze ben organizzata impedisce la duplicazione dei lavori.
🌟 Migliorare l'esperienza dei dipendenti e il processo decisionale informato
I dipendenti vogliono risposte, e le vogliono in fretta. La gestione delle conoscenze HR consente loro di trovare facilmente informazioni in modo indipendente, tra cui le domande di congedo, lo stipendio e i benefit, o chi contattare per ottenere supporto.
Così, invece di passare ore e ore alla ricerca di informazioni, si concentrano sul completamento delle loro attività. L'accesso self-service fa risparmiare tempo alle risorse umane e responsabilizza i dipendenti.
E poi? La gestione della conoscenza fornisce ai professionisti delle risorse umane gli approfondimenti necessari per prendere decisioni migliori. Quando i dati e le informazioni sono facilmente accessibili, individuare le tendenze o affrontare i problemi diventa molto più semplice.
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Migliorare la gestione della conoscenza in HRM
Ora che conoscete l'importanza e l'impatto della gestione della conoscenza, la domanda successiva è come migliorare la gestione delle risorse umane esistente.
Diamo un'occhiata:
✅ Integrare l'acquisizione della conoscenza nella gestione dei talenti
Ogni dipendente è un tesoro di competenze, esperienze e intuizioni. L'integrazione dell'acquisizione delle conoscenze nella gestione dei talenti assicura che queste preziose informazioni non scompaiano quando i dipendenti cambiano ruolo o lasciano l'azienda.
esempio: Le interviste di uscita e le valutazioni delle prestazioni possono essere utilizzate per documentare flussi di lavoro, approcci unici o tattiche di risoluzione dei problemi da cui gli altri dipendenti dell'organizzazione possono imparare.
Cosa c'è di più? Cercate di acquisire i ruoli e le responsabilità di ogni dipendente dai loro manager. Inserendo queste informazioni nella knowledge base, si garantisce che tutti conoscano i propri compiti.
Suggerimento: Ottimizzate i contenuti esistenti per quanto riguarda la grammatica, il tono e la chiarezza con ClickUp Brain . Questo strumento esegue controlli grammaticali e ortografici istantanei e fornisce un feedback per migliorarli. Può essere utilizzato anche per accelerare il processo di creazione dei contenuti. Utilizzate prompt specifici per i ruoli per generare documenti essenziali come flussi di lavoro, ruoli e responsabilità.
✅ Utilizzare la tecnologia educativa per la condivisione delle conoscenze
Le tecnologie didattiche, come i sistemi di gestione dell'apprendimento e i sistemi di software di collaborazione documentale consente ai dipendenti di accedere alle risorse, condividere le idee e imparare gli uni dagli altri.
Questi strumenti danno vita alla condivisione delle conoscenze attraverso video tutorial, forum peer-to-peer e percorsi di apprendimento specifici per ruolo.
esempio: Un LMS basato su cloud consente al team delle risorse umane di organizzare ed erogare programmi di formazione nelle varie sedi, garantendo coerenza e adattando i contenuti ai diversi team.
✅ Ottimizzazione delle comunicazioni interne per una migliore collaborazione
Nell'ottimizzare il vostro attuale sistema di gestione delle conoscenze, definite chiaramente chi sarà il responsabile per evitare errori di comunicazione o duplicazioni di lavoro.
Una comunicazione forte è la spina dorsale di una gestione efficace delle conoscenze. Per migliorare la collaborazione, assicuratevi che il team responsabile della creazione del repository abbia canali chiari per lo scambio di informazioni.
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Implementazione di una gestione delle conoscenze HR attuabile
pronti a costruire la vostra gestione delle conoscenze HR? Ecco tre semplici passaggi da seguire:
Fase 1: Ideazione di strategie di gestione della conoscenza HR
La prima fase della gestione della conoscenza prevede l'identificazione delle esigenze e degli obiettivi specifici dell'organizzazione. Questo vi aiuterà a capire quali sono le conoscenze che volete catturare, tra cui documenti di policy, best practice o approfondimenti specifici per i dipendenti.
esempio: Se si desidera includere le politiche di congedo, i ruoli e le responsabilità delle posizioni, le domande che i dipendenti pongono di frequente e così via, coinvolgere i capi reparto e gli stakeholder per identificare i punti dolenti dei processi esistenti e definire gli oggetti della gestione delle conoscenze.
Questi passaggi assicurano che tutti abbiano una visione allineata, riducono al minimo i problemi futuri e stabiliscono aspettative realistiche.
💡 Pro Tip: Utilizzare uno strumento come ClickUp Lavagne online per fare brainstorming e decidere cosa contenere nella vostra base di conoscenze. Le lavagne online consentono di collaborare in tempo reale e di trasformare immediatamente le idee in attività.
Fase 2: processi di creazione e pubblicazione
Una volta delineata la strategia, il passaggio successivo è lo sviluppo e l'organizzazione delle conoscenze. Si tratta di raccogliere le informazioni, verificarne l'accuratezza e strutturarle per facilitarne l'accesso. L'obiettivo deve essere quello di rendere le informazioni facili da trovare, comprendere e applicare.
Iniziate con la categorizzazione delle informazioni. Preparate una tabella dei contenuti, taggate ogni documento o dividetelo in sezioni.
esempio: Dividere i contenuti in sezioni come "Politiche dei dipendenti", "Risorse per la formazione" e "Sviluppo della carriera" Inoltre, suddividete ogni sezione, come "Politiche per i dipendenti", in sottocategorie come "Politiche di congedo", "Codice di condotta" e "Benefici per la salute"
Utilizzate ClickUp per perfezionare la vostra base di conoscenze con gerarchie multilivello . Create cartelle, elenchi, file e altro ancora per organizzare meglio le informazioni. Utilizzate tag di colore ed etichette di priorità per gestirle meglio.
Da fare, pensare a come presentare le informazioni. Il testo da solo potrebbe sembrare opprimente o arido, quindi pensate a diversi formati. Guide rapide, diagrammi di flusso e tutorial con passaggi semplificano gli argomenti complessi. Inoltre, l'aggiunta di video, come ad esempio un'illustrazione del processo di valutazione delle prestazioni, rende il contenuto più relazionabile e coinvolgente.
Gestione delle conoscenze HR: La ricerca connessa di ClickUp
Una volta creata la base, si può utilizzare un Strumento di gestione della conoscenza dell'AI come ClickUp per pubblicarlo. ClickUp aiuta a creare interfacce intuitive ed è mobile-friendly. Il suo potente Ricerca connessa consente ai vostri dipendenti di trovare rapidamente qualsiasi file e articolo, sia memorizzato su ClickUp che su un'app connessa.
Fase 3: monitoraggio delle prestazioni e aggiornamento dei sistemi di conoscenza
La vostra base di conoscenze è attiva! Ma il vostro lavoro non finisce qui.
Monitoratela regolarmente per valutarne l'impatto. Utilizzate le analisi per monitorare i modelli di utilizzo, compresi gli accessi più frequenti, i luoghi in cui gli utenti trascorrono più tempo, gli articoli con la più alta frequenza di rimbalzo e i punti di strozzatura.
Raccogliete i feedback dei dipendenti e dei team delle risorse umane per identificare le lacune o le aree da migliorare. Sulla base dei dati raccolti, aggiornate il sistema per migliorare l'esperienza. Incorporate nuove funzionalità/funzione, perfezionate i contenuti obsoleti e adattatevi ai cambiamenti organizzativi.
💡 Pro tip: Utilizzare Moduli ClickUp per raccogliere i feedback dei vostri dipendenti. Vi aiuta a catturare dati rilevanti e a convertire le risposte in attività tracciabili, rendendo più facile il miglioramento della vostra base di conoscenze.
Scegliere la soluzione giusta per la gestione delle conoscenze HR
Uno dei problemi principali che i dipendenti devono affrontare per trovare informazioni è il numero enorme di applicazioni che devono controllare. Per affrontare questo problema, è necessario scegliere una soluzione di gestione delle conoscenze HR che centralizzi i dati e ne semplifichi l'accesso.
Ecco i fattori chiave da considerare per la selezione dello strumento giusto:
- Interfaccia facile per l'utente: Scegliete una soluzione con un design intuitivo per garantire che i dipendenti e i team HR possano navigare e recuperare facilmente le informazioni. Cercate piattaforme con funzionalità/funzione come menu cancellati, una solida funzione di ricerca e la compatibilità con i dispositivi mobili
- Integrazione centralizzata: La soluzione giusta dovrebbe combinare più origini dati HR in un'unica piattaforma coesa. Dovrebbe integrarsi con gli strumenti esistenti, come i sistemi HR, i software di project management o le app di comunicazione
- Supporto IA: Selezionare un software di gestione delle conoscenze con supporto IA. L'IA aiuta a individuare gli articoli pertinenti all'interno di una base, a rispondere rapidamente alle domande e a creare e formattare meglio i contenuti
- Funzionalità/funzione di collaborazione: Cercate funzionalità/funzione come forum di discussione, sezioni di commento o la possibilità di condividere facilmente le risorse tra i team
- Sicurezza e conformità: I professionisti delle risorse umane gestiscono dati sensibili, quindi la sicurezza non deve essere un aspetto trascurabile. Assicuratevi che la piattaforma sia conforme agli standard del settore e che offra funzionalità/funzione come l'accesso basato sui ruoli, la crittografia e le tracce di audit
ClickUp - la chiave per una gestione efficiente della conoscenza
ClickUp è l'app per il lavoro che combina project management, gestione delle conoscenze e chat, il tutto alimentato dall'IA che rende il lavoro più veloce e più intelligente.
Centralizza i dati, semplifica i flussi di lavoro e incoraggia la collaborazione, rendendola ideale per le organizzazioni che puntano a migliorare i processi HR. Gestione della conoscenza di ClickUp vi permette di documentare, condividere e rispondere istantaneamente a qualsiasi domanda con iA connessa . Permette di importare in sicurezza le conoscenze organizzative esistenti dagli strumenti attuali.
Gestione della conoscenza ClickUp
Mantenete il controllo sulle informazioni sensibili utilizzando le impostazioni avanzate di ClickUp per le autorizzazioni, in modo da decidere chi può visualizzare o modificare risorse specifiche.
Gli errori non sono mai permanenti, grazie alla cronologia delle versioni che consente di annullare le modifiche quando necessario. Grazie alla centralizzazione di tutto in Hub documenti, ClickUp garantisce una solida gestione delle conoscenze.
Usiamo ClickUp per tutte le nostre attività di project management e task management, oltre che come base di conoscenza. È stato adottato anche per il monitoraggio e l'aggiornamento del nostro quadro OKR e per diversi altri casi d'uso, tra cui i grafici di flusso e i moduli per le richieste di ferie e i flussi di lavoro. È fantastico poter servire tutte queste funzioni con un unico prodotto, in quanto le cose possono essere facilmente interconnesse.
Thomas Clifford, Responsabile di prodotto di TravelLocal
Ecco le funzionalità/funzione specifiche di ClickUp per portare la gestione delle conoscenze a un livello superiore:
ClickUp Brain
Gestione della conoscenza delle risorse umane: ClickUp Brain
Immaginate uno strumento che risponda a qualsiasi domanda sul lavoro. È quello che fa ClickUp Brain! Cerca nell'intera area di lavoro per fornire risposte precise in pochi secondi.
La ricerca si estende a wiki, documenti, Clip, attività, commenti e app connesse. E c'è di più? I wiki hanno una posizione più alta nei risultati della ricerca, assicurando che l'IA restituisca solo informazioni altamente pertinenti.
Potete anche utilizzare ClickUp Brain per creare la vostra base di conoscenze. Scrivete articoli impostando il tono e i prompt. Controllate i contenuti attuali per la grammatica e l'ortografia e migliorateli per renderli più chiari.
ClickUp Documenti
ClickUp Documenti
Documenti ClickUp è la soluzione per la creazione di un wiki collaborativo. Supporta la collaborazione in tempo reale, i commenti e i tag per garantire che il team contribuisca alla creazione di una base di conoscenze.
Utilizza ricche funzionalità di formattazione, pagine annidate e opzioni di stile per creare wiki facilmente navigabili. Aggiungete tabelle, segnalibri, codici colore, titoli, blocchi di codice e banner.
Incorporate media come immagini, video, presentazioni e liste di controllo per rendere la vostra base di conoscenze interattiva e coinvolgente.
ClickUp è stato per noi lo strumento di project management più semplice e diretto da configurare. Il monitoraggio delle attività è facilissimo, con molti dettagli granulari. La condivisione con i team e l'invito a nuovi membri a collaborare alla scheda e alle attività sono facilissimi.
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Modelli di ClickUp
Gestione delle conoscenze HR: Il modello della Knowledge Base di ClickUp
ClickUp offre migliaia di modelli, compresi quelli per la creazione di una Knowledge Base. Questi modelli sono facilmente accessibili e modificabili in Documenti.
📌 Esempio: Modello della Knowledge Base di ClickUp fornisce una struttura per creare e organizzare una biblioteca digitale di informazioni. Aggiungere articoli di conoscenza, pagine wiki , risorse e FAQ e renderle disponibili a tutta l'organizzazione come riferimento.
Sfide e Best Practices
L'implementazione della gestione delle conoscenze HR è naturale, ma può anche presentare delle sfide. Tra queste, la frammentazione dei dati su più piattaforme, la difficoltà di aggiornare le risorse e la garanzia di accessibilità per i dipendenti.
Ecco alcune best practice da seguire:
- Iniziare con una strategia chiara che allinea gli obiettivi di gestione delle conoscenze con le esigenze dell'organizzazione
- Utilizzare un'unica piattaforma per archiviare e accedere a tutte le informazioni sulle risorse umane
- Programmare revisioni regolari per garantire l'accuratezza dei contenuti
- Incoraggiare il coinvolgimento del team nell'aggiornamento e nella condivisione delle conoscenze, promuovendo la collaborazione
- Implementare autorizzazioni avanzate e crittografia per proteggere le informazioni sensibili
Semplificare la gestione delle conoscenze HR con ClickUp
La gestione delle conoscenze HR consiste nel creare un sistema accessibile e collaborativo. Gli strumenti giusti sono essenziali per rendere i processi HR più efficienti ed efficaci, dalla centralizzazione della base di conoscenze al miglioramento della collaborazione e alla semplificazione dei flussi di lavoro.
ClickUp offre una soluzione completa per trasformare il modo in cui i team HR gestiscono e condividono le conoscenze. Con funzionalità/funzione come la modifica in tempo reale, il controllo delle versioni, le autorizzazioni avanzate e un Hub documenti centralizzato, semplifica l'organizzazione e la condivisione delle informazioni critiche. Iscriviti gratis oggi!