I project manager e i dirigenti nutrono almeno tre timori: il superamento del budget, il rallentamento dello stato del progetto e il controllo da parte dei sistemi di intelligenza artificiale!
I primi due fanno parte del lavoro, ma è necessario preoccuparsi dell'ultimo?
Gartner ha previsto che l'intelligenza artificiale sostituirà ed eliminerà l'80% delle attività di project management.
Ma prima che l'ansia da IA prenda il sopravvento, ricorda: l'IA non sostituirà i project manager.
Puoi invece collaborare con l'intelligenza artificiale e delegare alcune attività per alleggerire il tuo carico di lavoro. Questo articolo esplorerà come far sì che l'intelligenza artificiale lavori per te, e non contro di te.
Il ruolo dell'IA nel project management
Non hai sempre desiderato un assistente che si occupasse delle attività amministrative "poco piacevoli" al posto tuo? L'IA nella project management offre proprio questo vantaggio.
Ad esempio, ClickUp è una soluzione di project management all-in-one che:
- Motiva i dipendenti a lavorare di più completando per loro le attività di routine
- Riduce i costi eliminando errori e rielaborazioni e liberando risorse
- Offre esperienze di marca coerenti con risultati uniformi: addestra bene l'IA e manterrà la sua memoria aggiornata con il contesto giusto da applicare a tutti i progetti simili.
Questa "nuova tecnologia" renderà più efficiente il tuo flusso di lavoro e aumenterà la produttività. Continua a leggere per scoprire "come".
1. Automazione delle attività di routine
L'intelligenza artificiale è ottima per eliminare le attività di routine. Integrando le tecnologie di IA, le aziende possono semplificare processi come la pianificazione, l'allocazione delle risorse e la gestione dei rischi, migliorando in ultima analisi l'efficienza e la produttività nel project management.
Esempi reali di automazione delle attività tramite IA
- Siemens: Siemens ha utilizzato l'IA per migliorare la pianificazione dei progetti e l'allocazione delle risorse. Analizzando i dati storici, i loro sistemi di IA prevedono con precisione le tempistiche dei progetti e ottimizzano l'uso delle risorse, migliorando i risultati e l'efficienza dei progetti.
- Shell Oil Company: Shell ha implementato l'IA per ottimizzare la programmazione della manutenzione nelle operazioni di trivellazione offshore. L'IA analizza i dati dei sensori e i dati storici per prevedere i guasti alle apparecchiature, consentendo una manutenzione proattiva e riducendo significativamente i tempi di inattività.
- JPMorgan Chase: la banca ha adottato l'IA per i processi di revisione dei contratti. Utilizzando l'elaborazione del linguaggio naturale, l'IA estrae rapidamente le informazioni chiave dai documenti legali, accelerando le negoziazioni e riducendo il tempo necessario per le revisioni.
Tuttavia, scegliere gli strumenti giusti per automatizzare attività specifiche può essere difficile. Non dimentichiamo che l'integrazione manuale di ogni modello con varie aree di lavoro non riduce il carico di lavoro di un project manager.
Ma ClickUp Automations può farlo! Il software gratuito di project management offre oltre 100 modelli di automazione per diverse operazioni aziendali. Dopo esserti registrato su ClickUp, puoi persino creare sequenze di automazione personalizzate senza codice utilizzando semplici istruzioni if-then.
Ad esempio, rispondere al feedback dei clienti o tenere aggiornati i fornitori richiede molto tempo. Con ClickUp, puoi impostare automazioni e-mail per inviare risposte automatiche alle e-mail in arrivo, risparmiando tempo.
ClickUp Automazioni gestisce anche azioni come lo spostamento delle attività in nuovi elenchi quando il loro stato cambia. È possibile assegnare automaticamente attività, pubblicare commenti e aggiornare gli stati, garantendo flussi di lavoro efficienti.
Automatizza le campagne di marketing, genera riassunti delle chat tramite IA, scrivi standup automatici, imposta registri di audit e potenzia le analisi basate sull'IA: tutto in un unico strumento!
Cosa c'è di più? Non è necessario ricreare ogni volta le attività ricorrenti. Con ClickUp, queste si ripetono a intervalli definiti, consentendo di risparmiare tempo e ridurre gli errori umani.
In qualità di project manager, potresti essere confuso su come automatizzare i flussi di lavoro. ClickUp Brain è qui per aiutarti! Basta scrivere un prompt in inglese semplice e ClickUp Brain creerà un'automazione dettagliata e personalizzata del flusso di lavoro in base alle tue istruzioni.
Con ClickUp Brain puoi anche:
- Accedi all'AI Knowledge Manager per rispondere alle tue domande su attività, documenti e persino persone nell'area di lavoro di ClickUp.
- Automatizza gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento e le comunicazioni utilizzando AI Project Manager .
- Genera contenuti con AI Writer for Work, che si tratti di ambito del progetto, carte di progetto, obiettivi di progetto o qualsiasi altro documento fondamentale.
- Crea modelli personalizzati per velocizzare le attività di routine e migliorare la produttività.
Questo viene fatto senza compromettere la privacy dei tuoi dati, tramite un'automazione sicura che automatizza le attività ripetitive.
2. Analisi dei dati e reportistica
I project manager dedicano innumerevoli ore alla pianificazione dei budget, al monitoraggio dello stato del progetto e alla gestione delle sfide. Sebbene il caos sia inevitabile, è possibile monitorare costantemente lo stato del progetto e agire rapidamente per prevenire potenziali ritardi.
Gli strumenti di IA, ad esempio, possono automatizzare il processo di definizione del budget analizzando i dati storici per prevedere i costi futuri e identificare potenziali sforamenti prima che si verifichino. Possono anche fornire un monitoraggio in tempo reale dello stato di avanzamento del progetto, consentendo ai project manager di identificare ritardi o problemi non appena si presentano. È possibile ricevere avvisi automatici quando la spesa si discosta dal budget o quando le attività cardine del progetto non vengono rispettate.
È qui che entrano in gioco strumenti come ClickUp Dashboards. I dashboard ti aiutano a visualizzare i dati attraverso elenchi, schede, tabelle e grafici. Puoi creare dashboard personalizzati per tenere traccia delle ore del progetto, monitorare il tasso di abbandono e effettuare una previsione delle entrate, senza la monotonia (e la difficoltà) di dover esaminare attentamente i fogli di calcolo.
I dashboard eliminano il laborioso processo di analisi dei dati, consentendoti di condurre analisi predittive e prendere decisioni basate sui dati. Ad esempio, puoi effettuare il monitoraggio delle tempistiche dei progetti e controllare metriche chiave come l'allocazione delle risorse in tempo reale.
Puoi personalizzare le tue preferenze di notifica ClickUp per ricevere avvisi basati su trigger specifici. Questi includono notifiche per attività chiave, commenti, date di scadenza e modifiche di priorità. Ogni utente può impostare le proprie preferenze in base alle proprie esigenze all'interno di ogni area di lavoro, consentendo un approccio mirato a ciò che costituisce un avviso "critico" per lui.
3. Assistente IA per la compilazione della documentazione del progetto
Un project manager deve raccogliere dati per prevedere potenziali sfide, insidie e colli di bottiglia. Forse conosci già il laborioso processo di raccolta e organizzazione di 20 anni di reportistica.
In questi casi, l'uso dell'IA per la documentazione può ridurre i tempi di raccolta e compilazione della metà o più.
Prendiamo ad esempio l'attività di compilazione dei rapporti aziendali.
I project manager devono raccogliere dati, analizzare le tendenze e individuare le vulnerabilità. Questo processo richiederà diversi giorni e potrebbe comunque risultare incompleto.
Tuttavia, con ClickUp Brain, puoi analizzare database finanziari e di marketing, sistemi CRM, prestazioni dei dipendenti e altre aree necessarie in pochi minuti.
L'IA analizzerà questi dati in modo accurato, riducendo il lavoro manuale e il tempo necessario. Quindi riepilogherà i risultati e le intuizioni chiave e presenterà un'analisi approfondita dei dati. Il risultato sarà un rapporto aziendale privo di errori con tendenze, intuizioni, sintesi dei progetti, dati finanziari e processi di lavoro dettagliati.
Inoltre, puoi utilizzare strumenti di correzione bozze basati sull'IA come Grammarly, che si basano sull'elaborazione del linguaggio naturale o NLP, per garantire chiarezza nella comunicazione relativa al progetto, riducendo i malintesi.
In conclusione, l'IA fornisce informazioni basate sui dati che aiutano i project manager a prendere decisioni informate. È in grado di analizzare diversi scenari e raccomandare le linee d'azione ottimali in base alle dinamiche attuali del progetto.
Ma tieni presente che non si tratta di un vantaggio una tantum. I sistemi di IA imparano da ogni progetto, perfezionando i propri algoritmi nel tempo. Questo processo di apprendimento continuo contribuisce a migliorare i risultati dei progetti futuri, applicando le lezioni apprese dalle esperienze passate.
Leggi anche: 6 tipi di metodologie di miglioramento dei processi
Limiti dell'IA nella project management
Sebbene le applicazioni dell'IA nel project management sembrino a dir poco rivoluzionarie, siamo ancora lontani dal momento in cui l'IA sostituirà i project manager. Non ci credete? Vi mostriamo perché:
1. Mancanza di giudizio umano
I sistemi di IA eccellono nella gestione di attività ripetitive di project management, ma a differenza dei project manager umani, non sono in grado di prendere decisioni complesse e informate. L'IA può lavorare solo con i dati che le vengono forniti, senza la capacità di considerare sfumature etiche, contesto o intelligenza emotiva, tutti elementi fondamentali per un processo decisionale efficace in tempo reale.
Ad esempio, se uno sviluppatore è costantemente sovraccarico di attività, un'IA potrebbe non riconoscere il potenziale rischio di burnout o calo del morale. Un project manager umano terrebbe conto di questi fattori emotivi ed etici e potrebbe scegliere di ridistribuire le attività per mantenere il benessere del team.
I project managers dovrebbero considerare l'IA come uno strumento per aumentare la produttività, ma monitorare attentamente ogni azione per garantire che l'intuizione e l'esperienza umana rimangano fondamentali.
2. Creatività e innovazione
Come afferma Fei-Fei Li, informatico americano:
L'intelligenza artificiale non sostituisce l'intelligenza umana, ma è uno strumento che amplifica la creatività e l'ingegno umani.
L'intelligenza artificiale non sostituisce l'intelligenza umana, ma è uno strumento che amplifica la creatività e l'ingegno umani.
L'intelligenza artificiale può svolgere attività e ottimizzare i flussi di lavoro, ma non è in grado di innovare in modo indipendente. Spetta a te, in qualità di project manager, utilizzare gli strumenti di IA in modo creativo per raggiungere gli obiettivi.
L'IA può fornire supporto al processo decisionale, ma la gestione degli stakeholder e la cura delle relazioni sono ruoli che gli esseri umani svolgono al meglio.
I limiti dell'IA sono evidenti quando si tratta di creatività indipendente.
Ad esempio, in un articolo sui retroscena di ChatGPT, pubblicato su MIT Technology Review, gli sviluppatori di OpenAI hanno discusso i suoi limiti:
- ChatGPT è di parte e non sa nulla di meglio a meno che non gli venga detto
- Sebbene sia in grado di rifiutare richieste inappropriate, è molto facile manipolarla utilizzando diversi prompt.
- Potrebbe essere fattualmente errato
È risaputo che il team di OpenAI monitora costantemente i contributi degli utenti per migliorare il funzionamento interno di ChatGPT. È così che l'IA è limitata dalla necessità di adattare le proprie conoscenze esistenti per produrre intuizioni e risposte.
Nel frattempo, i manager possono ideare nuovi approcci al volo per risolvere sfide impreviste, rendendoli incredibilmente versatili e preziosi.
3. Sicurezza dei dati
Gli strumenti di project management spesso trattano dati sensibili, come documenti finanziari o politiche aziendali interne. I sistemi di IA apprendono dai dati per ottimizzare i processi, rendendo i project manager scettici riguardo all'integrazione delle applicazioni di IA con informazioni riservate.
Per salvaguardare la reputazione dell'azienda, la leadership dovrebbe verificare la crittografia dei dati e garantire la conformità alle normative sulla privacy. Scegli solo strumenti di IA che siano in linea con i protocolli di protezione dei dati.
Il fattore umano nel project management
I project manager svolgono un ruolo fondamentale nel promuovere la crescita, i ricavi e il successo complessivo di un'azienda. Sebbene l'IA possa aiutare ad alleggerire il carico di lavoro, non può sostituire le qualità umane, come la leadership, la creatività e l'intelligenza emotiva:
1. Leadership e motivazione
Il project management non riguarda solo fogli di calcolo e scadenze, ma anche le persone. I project manager riuniscono individui con competenze e background diversi per raggiungere obiettivi comuni.
Ecco alcuni modi in cui i leader di progetto efficaci ispirano i loro team:
- Partecipa attivamente ai progetti per guidare tutti verso una visione condivisa.
- Incoraggia i contributi di gruppo piuttosto che il lavoro richiesto individualmente
- Ascolta attentamente per comprendere il punto di vista di ciascun membro del team.
- Comunicare con le parti interessate per risolvere le controversie e creare fiducia
Non possiamo sopravvalutare il ruolo di un project manager nel motivare il team. L'IA può automatizzare molti processi, ma non può sostituire il supporto emotivo e psicologico fornito da un leader umano.
I project manager creano fiducia e migliorano il morale riconoscendo i risultati individuali e affrontando le preoccupazioni del team.
Considera un team di progetto che deve affrontare un cambiamento significativo, come l'adozione di una nuova tecnologia o la modifica degli obiettivi del progetto. Uno strumento di IA potrebbe evidenziare i guadagni in termini di efficienza o i miglioramenti della produttività, ma solo il project manager può aiutare il team a superare le incertezze e le ansie legate al cambiamento.
Un project manager può guidare efficacemente il team attraverso la transizione comunicando la visione alla base del cambiamento, offrendo rassicurazioni e promuovendo un senso di coinvolgimento.
L'IA non è in grado di fornire questo livello di supporto emotivo.
2. Risoluzione dei conflitti
I conflitti sono inevitabili quando si lavora con un gruppo eterogeneo di persone. Una comunicazione efficace è essenziale per risolvere i disaccordi e garantire la coesione del team.
Il modello di comunicazione interna ClickUp può aiutare i project manager a raggiungere questo obiettivo organizzando aggiornamenti, modifiche, sfide e risultati.
Puoi personalizzare questo modello in base alle tue esigenze e i project manager possono utilizzarlo per ridurre al minimo i conflitti sul posto di lavoro con un unico aggiornamento.
Il modello ti aiuta a:
- Tieni traccia delle comunicazioni interne utilizzando etichette come "approvato" o "programmato".
- Visualizza i dati di comunicazione per facilitare la comprensione
- Personalizza gli attributi dei dati in base alle tue esigenze
Il modello può aiutare a individuare i primi segni di conflitto analizzando i modelli di comunicazione del team e segnalando i sentimenti negativi. Tuttavia, la risoluzione di questi conflitti richiede un tocco umano.
I project manager sono in grado di interpretare il contesto alla base del conflitto, comprendere le motivazioni di ciascuna parte e mediare una soluzione che l'IA potrebbe non essere in grado di raggiungere.
3. Intelligenza emotiva
L'IA non è in grado di interpretare le sfumature emotive né di usare l'intuizione, qualità fondamentali per una leadership efficace. I project manager, al contrario, possono attingere alla loro intelligenza emotiva per comprendere le dinamiche del team, motivare i singoli individui e promuovere un ambiente di lavoro sano.
Ad esempio, l'IA non è in grado di riconoscere quando un membro del team è in difficoltà a causa di problemi personali. Un project manager, invece, può offrire supporto e soddisfare le loro esigenze, creando un ambiente di lavoro empatico.
L'empatia è la pietra angolare di una leadership efficace. I project manager devono gestire le aspettative e le preoccupazioni degli stakeholder, bilanciando le richieste contrastanti e mantenendo il progetto sulla buona strada.
Ciò richiede una profonda comprensione del comportamento umano, che l'IA non è in grado di replicare.
Come l'IA sta plasmando il futuro della project management
L'IA sta già influenzando il modo in cui gestiamo i progetti, ma c'è ancora molto da fare.
L'ultimo sondaggio globale di McKinsey ha rivelato che il 65% degli intervistati ha ammesso che le proprie organizzazioni utilizzano regolarmente l'IA generativa.
La metà degli intervistati ha anche affermato che le proprie aziende hanno adottato l'IA in almeno due funzioni aziendali e sono soddisfatte del risultato della riduzione dei costi e della crescita dei ricavi.
La rivoluzione dell'IA avrà un impatto duraturo sulla project management nei prossimi anni:
1. L'IA come complemento, non come sostituto
👀 Lo sapevate? Il 51% dei lavoratori globali di tutti i settori e ruoli ritiene che l'IA avrà un impatto positivo sul proprio lavoro nei prossimi cinque anni.
Gli esseri umani hanno creato l'IA per assistere gli esseri umani, non per sostituirli. I project manager possono utilizzare strumenti di project management basati sull'IA come ClickUp Brain per lavorare in modo più efficiente, gestire attività ripetitive e concentrarsi sugli aspetti più strategici dei loro progetti.
Ad esempio, ClickUp Brain può generare automaticamente appunti delle riunioni o riepilogare le discussioni. Invece di perdere tempo a setacciare le note, l'IA può aiutare a creare contenuti concisi e formattati in pochi minuti, lasciandoti più tempo per concentrarti sull'innovazione.
ClickUp Brain è il prossimo passaggio per noi per usufruire dell'efficienza in ogni team. Le applicazioni di gestione della conoscenza sono enormi.
ClickUp Brain è il prossimo passaggio per noi per usufruire dell'efficienza in ogni team. Le applicazioni di gestione della conoscenza sono enormi.
2. Integrazione degli strumenti di IA
Puoi integrare i tuoi strumenti di IA nel tuo ambiente di lavoro per automatizzare la gestione delle attività del tuo team e delle tue.
Comunica ai membri del team quali attività hanno la massima priorità. Il modello ClickUp Eisenhower Matrix ti consente di classificare le attività come "Da fare", "Da programmare", "Da delegare" o "Da eliminare" per un processo decisionale più efficace.
Allo stesso modo, la gestione delle assegnazioni quotidiane delle attività è monotona e richiede molto tempo. Le oltre 1000 integrazioni di ClickUp rendono tutto più semplice, abbinando ClickUp ad altri strumenti popolari, garantendo una migliore collaborazione e riducendo al minimo la confusione.
Il risultato? Non dovrai più destreggiarti tra più strumenti e piattaforme per utilizzare l'IA.
Con l'evoluzione dell'IA, possiamo aspettarci funzionalità/funzioni ancora più avanzate, come assistenti virtuali basati sull'IA per i project manager o sistemi di supervisione dei progetti completamente autonomi. Queste integrazioni migliorano l'efficienza e consentono ai team di ottenere risultati di grande impatto senza oneri amministrativi.
Scegli ClickUp per gestire correttamente il project management dei tuoi progetti
Sebbene l'IA abbia trasformato il project management, è chiaro che le competenze umane sono insostituibili e che il lavoro dei project manager non può essere completamente automatizzato. ClickUp supporta i project manager riducendo gli errori nelle attività di routine e accelerando il processo decisionale.
ClickUp organizza anche tutte le attività di project management e offre una facile integrazione con altri strumenti. Fornisce dashboard personalizzabili e modelli di project management adatti alle tue esigenze, mantenendo la privacy e l'anonimato dei dati.
Con funzionalità quali automazione basata sull'IA, gestione delle risorse, collaborazione avanzata, analisi predittiva e sviluppo delle competenze, ClickUp è il partner ideale per i project manager che desiderano avere successo nel panorama digitale in rapida evoluzione del project management.
Se i dati organizzati e l'aumento della produttività ti entusiasmano, iscriviti oggi stesso a ClickUp gratis!