I project manager e la leadership hanno almeno tre paure nel cuore: lo sforamento del budget, il deragliamento dello stato del progetto e la presa di controllo da parte dei sistemi di intelligenza artificiale!
Le prime due fanno parte del lavoro, ma Da fare per l'ultima?
Gartner ha previsto che l'intelligenza artificiale avrebbe preso il sopravvento e eliminare l'80% delle attività di project management .
Ma prima che il L'ansia dell'IA prende il sopravvento, ricordate: L'IA non sostituirà i project manager.
Al contrario, potete collaborare con l'intelligenza artificiale e delegare le attività per alleggerire il vostro carico di lavoro. In questo articolo si analizzerà come far sì che l'intelligenza artificiale lavori per voi, non contro di voi.
Il ruolo dell'IA nel project management
Non avete mai desiderato un assistente che svolgesse le attività amministrative "non troppo piacevoli" in modo che non doveste farlo voi? L'IA nel project management offre proprio questo vantaggio.
Ad esempio, ClickUp è un sistema all-in-one soluzione per il project management che:
- Motiva i dipendenti a fare di più completando per loro le attività più banali
- Riduce i costi eliminando errori e rilavorazioni e liberando risorse
- Offre esperienze di marca coerenti con risultati uniformi: addestrando bene l'IA, questa manterrà la sua memoria aggiornata con il giusto contesto da applicare a tutti i progetti simili
Questa "nuova tecnologia" aggiungerà efficienza al vostro flusso di lavoro e aumenterà la produttività. Continuate a leggere per scoprire "come".
1. Automazione delle attività di routine
L'intelligenza artificiale è ottima per eliminare le attività di routine. Integrando le tecnologie IA, le aziende possono snellire processi come la programmazione, l'allocazione delle risorse e la gestione dei rischi, migliorando in definitiva l'efficienza e la produttività del project management.
Esempi reali di automazione delle attività dell'IA
- Siemens: Siemens ha utilizzato l'IA per migliorare la pianificazione dei progetti e l'allocazione delle risorse. Analizzando i dati storici, i sistemi di IA prevedono con precisione le sequenze temporali dei progetti e ottimizzano l'uso delle risorse, migliorando i risultati e l'efficienza dei progetti
- Shell Oil Company: Shell ha implementato l'IA per ottimizzare la programmazione della manutenzione nelle operazioni di perforazione offshore. L'IA analizza i dati dei sensori e i dati storici per prevedere i guasti alle apparecchiature, consentendo una manutenzione proattiva e riducendo in modo significativo i tempi di fermo
- JPMorgan Chase: La banca ha adottato l'IA per i processi di revisione dei contratti. Utilizzando l'elaborazione del linguaggio naturale, l'IA estrae rapidamente le informazioni chiave dai documenti legali, accelerando le trattative e riducendo i tempi di revisione
Tuttavia, la scelta degli strumenti giusti per automazioni per attività specifiche può essere impegnativo. Non dimentichiamo che integrare manualmente ogni modello con le varie aree di lavoro non è ridurre il carico di lavoro del project manager .
Ma Automazioni ClickUp può! Il software gratuito per il project management offre oltre 100 modelli di automazione per diverse operazioni aziendali. Dopo l'iscrizione a ClickUp, è possibile creare sequenze di automazione personalizzate senza codice, utilizzando semplici istruzioni if-then.
Ad istanza, rispondere ai feedback dei clienti o tenere aggiornati i fornitori richiede molto tempo. Con ClickUp è possibile impostare automazioni per l'invio di autorisponditori per le email in arrivo, risparmiando tempo.
Utilizzate le Automazioni di ClickUp come soluzione unica per tutte le attività ripetitive
Le Automazioni di ClickUp gestiscono anche azioni come lo spostamento di attività in nuovi elenchi quando il loro stato cambia. È possibile assegnare automaticamente le attività, inserire commenti e aggiornare gli stati, garantendo flussi di lavoro efficienti.
Automazioni per campagne di marketing, generazione di riepiloghi/riassunti per chattare con l'IA, scrittura di standup automatici, impostazione di registri di audit e analisi guidate dall'IA: tutto in un unico strumento!
Inoltre, non c'è bisogno di ricreare Non è necessario ricreare ogni volta le attività ricorrenti. Con ClickUp, esse si ripetono a intervalli definiti, risparmiando tempo e riducendo l'errore umano.
Come project manager, potreste essere confusi su come automatizzare i flussi di lavoro. ClickUp Brain è qui per aiutarvi! Basta scrivere un prompt in inglese semplice e ClickUp Brain creerà un'automazione dettagliata e personalizzata del flusso di lavoro in base alle vostre istruzioni.
Con ClickUp Brain è possibile anche:
- Accedere all'AI Knowledge Manager per rispondere alle vostre domande su attività, documenti e persino persone nell'area di lavoro di ClickUp
- Automatizzare gli aggiornamenti di stato con l'IA Project Manager e le comunicazioni
- Generare contenuti con l'AI Writer for Work, sia che si tratti di ambiti di progetto, carte di progetto, oggetti di progetto o qualsiasi altro elemento critico di documentazione
- Creare modelli personalizzati per velocizzare le attività di routine e migliorare la produttività
Da fare senza compromettere la privacy dei dati, in tutta sicurezza automazione delle attività ripetitive completando la sicurezza.
Utilizzate ClickUp Brain per rimanere informati, automatizzare le attività e monitorare lo stato della vostra area di lavoro di ClickUp senza compromettere la sicurezza dei dati
2. Analisi dei dati e reportistica
I gestori del team passano innumerevoli ore a pianificare i budget, a monitorare lo stato del team e ad affrontare le sfide. Sebbene il caos sia inevitabile, è possibile monitorare costantemente lo stato del progetto e agire rapidamente per evitare potenziali ritardi.
Gli strumenti di IA, ad esempio, possono automatizzare il processo di budgeting analizzando i dati storici per prevedere i costi futuri e identificare potenziali sforamenti prima che si verifichino. Possono anche fornire un monitoraggio in tempo reale dello stato di avanzamento del progetto, consentendo ai project manager di identificare ritardi o problemi non appena si presentano. È possibile ricevere avvisi automatici quando la spesa si discosta dal budget o le attività cardine del progetto non vengono rispettate.
È qui che strumenti come ClickUp Dashboard arrivano. Le dashboard aiutano a visualizzare i dati attraverso elenchi, schede, grafici e diagrammi. È possibile creare dashboard personalizzati per monitorare le ore di progetto, il tasso di abbandono e la previsione delle entrate, senza la monotonia (e la difficoltà) di esaminare i fogli di calcolo.
Personalizzare le dashboard di ClickUp per comunicare e visualizzare i dati
Le dashboard eliminano il laborioso processo di analisi dei dati, consentendo di condurre analisi predittive e di prendere decisioni basate sui dati. Ad esempio, è possibile monitorare le sequenze dei progetti e controllare le metriche chiave come l'allocazione delle risorse in tempo reale.
È possibile personalizzare le preferenze di notifica di ClickUp per ricevere notifiche basate su trigger specifici. Queste includono notifiche per attività chiave, commenti, date di scadenza e cambiamenti di priorità. Ogni utente può impostare le proprie preferenze in base alle proprie esigenze all'interno di ogni area di lavoro, consentendo un approccio mirato a ciò che costituisce un avviso "critico" per lui.
3. Assistente IA per la compilazione della documentazione del progetto
Un project manager deve raccogliere dati per prevedere potenziali sfide, insidie e colli di bottiglia. Potreste già avere familiarità con il processo minuzioso di raccolta e organizzazione della reportistica di 20 anni fa.
In questi casi, l'utilizzo di IA per la documentazione può ridurre i tempi di raccolta e compilazione della metà o più.
Prendiamo ad esempio l'attività di compilazione di reportistica aziendale.
I project manager devono raccogliere dati, analizzare le tendenze e individuare le vulnerabilità. Questo processo richiede diversi giorni e può essere ancora incompleto.
Con ClickUp Brain, invece, è possibile analizzare in pochi minuti i database finanziari e di marketing, i sistemi CRM, le prestazioni dei dipendenti e altre aree necessarie.
L'IA setaccerà finemente questi dati riducendo il lavoro manuale e il tempo. Riepilogherà quindi i risultati e le intuizioni chiave e presenterà un'analisi approfondita dei dati. Il risultato sarà un report aziendale privo di errori con tendenze, approfondimenti, riepiloghi di progetti, finanze e processi di lavoro dettagliati.
Inoltre, è possibile utilizzare strumenti di IA per la correzione delle bozze, come Grammarly, che si basano sull'elaborazione del linguaggio naturale o NLP, per garantire la chiarezza delle comunicazioni relative ai progetti, riducendo i malintesi.
In conclusione, l'IA fornisce approfondimenti basati sui dati che aiutano i project manager a prendere decisioni informate. È in grado di analizzare diversi scenari e di consigliare corsi d'azione ottimali in base alle dinamiche del progetto in corso.
Ma tenete presente che non si tratta di un beneficio una tantum. I sistemi IA imparano da ogni progetto, affinando i loro algoritmi nel tempo. Questo processo di apprendimento continuo aiuta a migliorare i risultati dei progetti futuri applicando le lezioni apprese dalle esperienze passate.
Leggi anche: 6 tipi di metodologie di miglioramento dei processi
Limiti dell'AI nel Project Management
Sebbene le applicazioni dell'IA nel project management sembrino a dir poco rivoluzionarie, siamo ancora lontani dal fatto che l'IA sostituisca i project manager. Non ci credete? Vi mostriamo perché:
1. Mancanza di giudizio umano
I sistemi di IA eccellono nel gestire attività ripetitive di project management, ma, a differenza dei project manager umani, non sono in grado di prendere decisioni complesse e informate. L'IA può lavorare solo con i dati che le vengono forniti, senza la capacità di considerare le sfumature etiche, il contesto o l'intelligenza emotiva, tutti elementi fondamentali per prendere decisioni efficaci in tempo reale.
Ad esempio, se uno sviluppatore è costantemente sovraccarico di attività, l'IA potrebbe non riconoscere il potenziale di burnout o di calo del morale. Un gestore del team umano prenderebbe in considerazione questi fattori emotivi ed etici e potrebbe scegliere di ridistribuire le attività per mantenere il benessere del team.
I project manager dovrebbero vedere L'IA come strumento di produttività ma monitorare attentamente ogni azione per garantire che l'intuizione e la competenza umana rimangano centrali.
2. Creatività e innovazione
Come dice Fei-Fei Li, un informatico americano:
L'intelligenza artificiale non è un sostituto dell'intelligenza umana; è uno strumento per amplificare la creatività e l'ingegno umani.
Fei-Fei Li, informatico americano
L'IA può svolgere attività e ottimizzare i flussi di lavoro, ma non può innovare in modo autonomo. Sta a voi, project manager, usare gli strumenti di IA in modo creativo per raggiungere gli obiettivi.
L'IA può supportare il processo decisionale, ma la gestione degli stakeholder e la cura delle relazioni sono ruoli che possono essere svolti al meglio dagli esseri umani.
I limiti dell'IA sono evidenti quando si tratta di creatività indipendente.
Ad esempio, in un articolo su la storia interna di ChatGPT pubblicato su MIT Technology Review, gli sviluppatori di OpenAI ne hanno discusso i limiti:
- ChatGPT è parziale e non sa fare di meglio se non glielo si dice
- Sebbene sia in grado di rifiutare richieste sbagliate, è molto facile da manipolare utilizzando prompt diversi
- Può essere di fatto scorretto
È noto che il team di OpenAI monitora costantemente gli input degli utenti per migliorare il lavoro interno di ChatGPT. In questo modo l'IA è limitata dalla necessità di adattare le sue conoscenze esistenti per produrre intuizioni e risposte.
Nel frattempo, i manager possono escogitare nuovi approcci al volo per risolvere sfide impreviste, il che li rende incredibilmente versatili e preziosi.
3. Sicurezza dei dati
Gli strumenti di project management spesso trattano dati sensibili, come quelli finanziari o le politiche aziendali interne. I sistemi di IA imparano dai dati per ottimizzare i processi, rendendo i project manager scettici sull'integrazione delle applicazioni di IA con informazioni riservate.
Per salvaguardare la reputazione aziendale, la leadership dovrebbe verificare la crittografia dei dati e garantire la conformità alle normative sulla privacy. Selezionare solo strumenti di IA in linea con i protocolli di protezione dei dati.
Leggi anche: 3 consigli di project management per manager impegnati + un modello gratuito
L'elemento umano nel project management
I project manager hanno un ruolo fondamentale nel guidare la crescita, i ricavi e l'esito positivo di un'azienda. Sebbene l'IA possa contribuire ad alleggerire il carico, non può sostituire gli attributi umani, come la leadership, la creatività e l'intelligenza emotiva:
1. Leadership e motivazione
Il project management non è solo una questione di fogli di calcolo e scadenze: è una questione di persone. I project manager riuniscono persone con competenze e background diversi per raggiungere obiettivi comuni.
Ecco come i leader di progetto efficaci ispirano i loro team:
- Partecipare attivamente ai progetti per guidare tutti verso una visione condivisa
- Incoraggiare i contributi del gruppo rispetto ai lavori richiesti dai singoli
- Ascoltare attentamente per capire il punto di vista di ogni membro del team
- Comunicare con le parti interessate per risolvere i problemi e costruire la fiducia
Non possiamo sopravvalutare il ruolo del project manager nel motivare il team. L'IA può automatizzare molti processi, ma non può sostituire il supporto emotivo e psicologico fornito da un leader umano.
I gestori del team costruiscono la fiducia e aumentano il morale riconoscendo i risultati individuali e affrontando i problemi del team.
Considerate un team di progetto che sta affrontando un cambiamento significativo, come l'adozione di una nuova tecnologia o lo spostamento degli obiettivi del progetto. Uno strumento di IA potrebbe evidenziare i guadagni di efficienza o i miglioramenti della produttività, ma solo il gestore del team può aiutarlo a superare le incertezze e le ansie legate al cambiamento.
Il gestore del team può guidare efficacemente la transizione comunicando la visione alla base del cambiamento, offrendo rassicurazioni e promuovendo un senso di coinvolgimento.
L'IA non può fornire questo livello di supporto emotivo.
2. Risoluzione dei conflitti
I conflitti sono inevitabili quando si lavora con un gruppo di persone diverse. Una comunicazione efficace è essenziale per risolvere i disaccordi e garantire la coesione del team.
Il Modello di comunicazione interna ClickUp può aiutare i project manager a raggiungere questo obiettivo, organizzando aggiornamenti, cambiamenti, sfide e risultati.
È possibile personalizzare questo modello in base alle proprie esigenze e i project manager possono utilizzarlo per ridurre al minimo i conflitti sul posto di lavoro con un unico aggiornamento.
Il modello vi aiuta:
- Monitorare le comunicazioni interne utilizzando etichette come "approvato" o "programmato"
- Visualizzare i dati delle comunicazioni per facilitarne la comprensione
- Personalizzare gli attributi dei dati per adattarli alle vostre esigenze
Il modello può aiutare a rilevare i primi segnali di conflitto, analizzando i modelli di comunicazione del team e segnalando i sentimenti negativi. Tuttavia, la risoluzione di questi conflitti richiede un tocco umano.
I project manager possono interpretare il contesto del conflitto, comprendere le motivazioni di ciascuna parte e mediare una soluzione che l'IA potrebbe non essere in grado di raggiungere.
3. Intelligenza emotiva
L'IA non è in grado di interpretare le sfumature emotive o di usare l'intuito, qualità fondamentali per una leadership efficace. I gestori del team, invece, possono attingere alla loro intelligenza emotiva per comprendere le dinamiche del team, motivare gli individui e promuovere un ambiente di lavoro sano.
Ad esempio, l'IA non è in grado di riconoscere quando un membro del team è in difficoltà a causa di problemi personali. Un project manager, invece, può offrire supporto e soddisfare le loro esigenze, creando un ambiente di lavoro empatico.
L'empatia è la pietra miliare di una leadership efficace. I project manager devono gestire le aspettative e le preoccupazioni degli stakeholder, bilanciando le richieste concorrenti e mantenendo il progetto in carreggiata.
Ciò richiede una profonda comprensione del comportamento umano, che l'IA non può replicare.
Leggi anche: lista di controllo del project management in 9 punti per i manager
Come l'IA sta formando il futuro del Project Management
L'IA sta già formando il modo in cui gestiamo i progetti; c'è ancora molto da fare.
L'ultimo sondaggio globale di McKinsey ha rivelato che il 65% degli intervistati ha ammesso che le loro organizzazioni utilizzano regolarmente l'IA generativa.
La metà degli intervistati ha inoltre dichiarato che le proprie aziende hanno adottato l'IA in almeno due funzioni aziendali e sono soddisfatte della riduzione dei costi e della crescita dei ricavi che ne risultano.
La rivoluzione dell'IA avrà un impatto duraturo sul project management nei prossimi anni:
1. IA come complemento, non come sostituzione
**Da fare? il 51% dei lavoratori globali in tutti i settori e ruoli ritiene che l'IA avrà un impatto positivo sul loro lavoro nei prossimi cinque anni.
L'uomo ha costruito l'IA per assistere l'uomo, non per sostituirlo. I project manager possono utilizzare Strumenti di IA per il project management come ClickUp Brain per lavorare in modo più efficiente, gestire attività ripetitive e concentrarsi su aspetti più strategici dei progetti.
Ad esempio, ClickUp Brain può generare automaticamente note per le riunioni o riepilogare/riassumere le discussioni. Invece di perdere tempo a spulciare le note, l'IA può aiutare a creare contenuti concisi e formattare in pochi minuti, dandovi più tempo per concentrarvi sull'innovazione.
_ClickUp Brain è il nostro prossimo passaggio per usufruire dell'efficienza di ogni team. Le applicazioni per la gestione della conoscenza sono enormi
alexander Haywood, Direttore Generale Gioco d'azzardo Yggdrasil
2. Integrazione degli strumenti di IA
È possibile integrare gli strumenti di IA con il proprio posto di lavoro per automatizzare la gestione delle attività per il vostro team e per voi stessi.
Informate i membri del team su quali attività sono ad alta priorità. Il Modello di matrice ClickUp Eisenhower consente di classificare le attività come "Da fare", "Da programmare", "Da delegare" o "Da eliminare" per migliorare il processo decisionale.
Allo stesso modo, la gestione delle attività quotidiane è monotona e richiede molto tempo. Le oltre 1000 integrazioni di ClickUp rendono facile l'accoppiamento di ClickUp con altri strumenti popolari, garantendo una migliore collaborazione e riducendo al minimo la confusione.
Aumentare la produttività sul posto di lavoro con oltre 1000 integrazioni ClickUp
Il risultato? Non dovrete più destreggiarvi tra più strumenti e piattaforme per utilizzare l'IA.
Con l'evoluzione dell'IA possiamo aspettarci funzionalità ancora più avanzate, come gli assistenti virtuali AI per i project manager o i sistemi di supervisione dei progetti completamente autonomi. Queste integrazioni migliorano l'efficienza e permettono ai team di ottenere risultati d'impatto senza oneri amministrativi.
Leggi anche: Pianificazione delle risorse: Una guida completa per i project manager
Scegliete ClickUp per ottenere un project management corretto
Sebbene l'IA abbia trasformato il project management, è chiaro che le competenze umane sono insostituibili e che il lavoro del project manager non può essere completamente automatizzato. ClickUp consente ai project manager di ridurre gli errori nelle attività di routine e di accelerare il processo decisionale.
ClickUp organizza inoltre tutte le attività di project management e offre una facile integrazione con altri strumenti. Fornisce dashboard personalizzabili e modelli per il project management per soddisfare le vostre esigenze, mantenendo la privacy e l'anonimato dei dati.
Grazie a funzionalità/funzione come l'automazione guidata dall'AI, la gestione delle risorse, la collaborazione migliorata, l'analisi predittiva e lo sviluppo delle competenze, ClickUp è il partner ideale per i project manager che vogliono avere successo nel panorama digitale in rapida evoluzione del project management.
Se l'organizzazione dei dati e l'aumento della produttività vi entusiasmano, iscrivetevi gratis a ClickUp oggi stesso !