Lo sapevate che i team che collaborano in modo efficace sono 50% più produttivi rispetto a chi lavora da solo?
Sebbene strumenti come Dropbox Paper aiutino i team a collaborare, la vera svolta sta nell'utilizzo dei modelli giusti per strutturare il lavoro.
Esploriamo cinque modelli essenziali di Dropbox Paper che possono trasformare il vostro flusso di lavoro, dai brief di progetto alle revisioni dei progetti. Poi vi aiuteremo a superare i limiti di Dropbox Paper e vi presenteremo 12 alternative avanzate che offrono funzionalità/funzione più solide per il piano dei progetti, la presa di note e la collaborazione tra team.
Alla fine, avrete tutto ciò che vi serve per scegliere i modelli perfetti per il vostro flusso di lavoro, sia che si tratti di gestire progetti complessi, documentare i processi del team o costruire il vostro secondo cervello .
Cosa sono i modelli di carta di Dropbox?
I modelli di Dropbox Paper sono documenti preformattati che si integrano perfettamente con l'ecosistema di gestione dei documenti di Dropbox. Servono come punti di partenza pronti all'uso per varie esigenze aziendali e per la collaborazione tra team 🤝
Questi modelli forniscono layout strutturati con sezioni predefinite, formattazione e testo segnaposto che gli utenti possono personalizzare in base alle loro esigenze.
Il loro profondo integrazione con Dropbox permette ai team di organizzare, archiviare, condividere e modificare i documenti in modo efficiente all'interno del flusso di lavoro esistente, creando note di riunioni, piani di progetti e documentazione.
Questi modelli aiutano a mantenere la coerenza tra i documenti del team, ottimizzando l'intero processo di lavoro gestione dei documenti eliminando la necessità di creare documenti da zero.
Modelli di carta gratuiti per Dropbox
Con 92% dei professionisti riferisce che i modelli aumentano la loro produttività, non è un mistero che i team con esito positivo si affidino a formati standardizzati. Ecco cinque modelli essenziali di Dropbox Paper che trasformano le attività quotidiane in processi standardizzati.
Questi modelli personalizzabili consentono di acquisire informazioni sulle riunioni, documentare i processi pianificare il lancio di un prodotto e gestire progetti creativi, mantenendo una struttura coerente che permetta al team di essere allineato.
1. Il modello per le note delle riunioni su carta di Dropbox
Il Modello per le note delle riunioni su carta di Dropbox aiuta a organizzare i dettagli delle riunioni in modo semplice e a mantenere la sincronizzazione del team. Il layout prevede spazi dedicati a tutto, dai documenti di base ai programmi, ai verbali delle riunioni e agli elementi d'azione.
via Carta Dropbox Monitoraggio del programma della riunione e assegnazione delle attività in tempo reale con una titolarità cancellata. Questo modello elimina la necessità di setacciare catene di email o versioni sparse di documenti, assicurandovi di catturare ogni dettaglio. Archiviate tutte le informazioni relative alle riunioni in un'unica posizione per migliorare la responsabilità e i follower.
ideale per: I project manager e i team leader che gestiscono riunioni regolari, i team interfunzionali che necessitano di una comunicazione chiara e tutti coloro che vogliono trasformare le riunioni da perdite di tempo a sessioni di lavoro produttive.
2. Modello di piano di lancio su carta per Dropbox
Monitorate il lancio del vostro progetto con il modulo Modello di piano di lancio su carta per Dropbox che organizza attività cardine, assegnazioni di attività e punti di controllo per l'approvazione.
via Carta Dropbox Questo modello aiuta i team interfunzionali a collaborare in modo efficace stabilendo responsabilità e sequenze chiare.
ideale per: I gestori del prodotto e i team di marketing che organizzano lanci complessi tra più reparti, soprattutto quando si tratta di coordinare consegne e scadenze simultanee.
3. Il modello di carta per brainstorming di Dropbox
Trasformate le vostre sessioni creative catturando, organizzando ed espandendo le idee in modo efficace utilizzando il modello di Brainstorming di Dropbox Modello di Brainstorming su carta per Dropbox .
via Dropbox Paper Questo modello aiuta i team a trarre ispirazione da Pinterest e dai video di YouTube, creando un ambiente di brainstorming dinamico e visivo.
ideale per: Team di creativi e marketer che vogliono aumentare la collaborazione e trasformare idee sparse in concetti attuabili.
4. Modello di brief creativo su carta per Dropbox
Ottimizzate i dettagli del progetto e la comunicazione con i client in un unico documento completo: il Modello di brief creativo su carta per Dropbox .
via Carta Dropbox Questo modello organizza tutte le informazioni essenziali sul progetto, aiutando il team e i client a rimanere allineati su oggetti, risultati e cicli di feedback.
ideale per: Teams e agenzie creative che devono mantenere una visione chiara del progetto e rafforzare le relazioni con i client durante tutto il processo creativo.
5. Il modello di piano di progetto cartaceo di Dropbox
Il Modello di piano di progetto su carta per Dropbox può guidare il team in ogni fase del progetto con una chiara tabella di marcia dall'inizio alla fine.
via Carta di Dropbox Questo modello organizza sequenze, elenchi di cose da fare e assegnazioni di attività, assicurando che ogni membro del team comprenda le proprie responsabilità e scadenze. Questo modello consente di tenere traccia dello stato di avanzamento, di mantenere la responsabilità e di facilitare i flussi di lavoro con una panoramica completa del progetto.
ideale per: I project manager e i team leader che devono guidare progetti complessi mantenendo una chiara visibilità e responsabilità del team.
Limiti dell'utilizzo di Dropbox Paper
Recente Recensioni su Dropbox Paper dipingono un quadro chiaro: sebbene questi modelli offrano un approccio pulito e lineare alla collaborazione, potrebbero non supportare appieno i flussi di lavoro complessi del team. Le recensioni di diversi utenti evidenziano alcuni limiti chiave da considerare:
- Personalizzazione limitata: L'approccio minimalista copre le esigenze di base, ma manca di funzionalità avanzate come il monitoraggio delle dipendenze e i campi personalizzati, rendendo difficile adattare i modelli a flussi di lavoro specializzati
- Integrazioni limitate: Sebbene Dropbox Paper si connetta al vostro account Dropbox e a Slack, non è adatto ai team che necessitano di integrazioni più profonde con sistemi CRM, strumenti di monitoraggio del tempo o piattaforme di automazione
- Nessuna analisi integrata: L'assenza di dashboard e strumenti di reportistica integrati obbliga i team a monitorare manualmente lo stato dei progetti, rendendo difficile misurare le prestazioni e individuare rapidamente i colli di bottiglia
- Problemi di accessibilità offline: I team che lavorano in aree con internet inaffidabile devono affrontare delle difficoltà, poiché Dropbox Paper richiede una connettività costante per la maggior parte delle funzioni
- Opzioni visive di base: Sebbene sia efficace per prendere appunti e fare brainstorming, Dropbox Paper non dispone di strumenti visivi di project management come schede Kanban, sequenze e grafici Gantt che aiutano i team a gestire flussi di lavoro complessi
pronti a esplorare soluzioni più robuste? Alternative a Dropbox Paper che offrono personalizzazioni avanzate, integrazioni più profonde e funzionalità avanzate di project management per portare la collaborazione del team a un livello superiore.
Alternative ai modelli di Dropbox Paper
I modelli di Dropbox Paper sono ideali per la collaborazione, ma potrebbero non offrire la profondità e la flessibilità necessarie per progetti dinamici e sfaccettati. ClickUp , la piattaforma di produttività all-in-one che aiuta i team a gestire senza problemi progetti, documenti e attività, offre alternative che vi piaceranno.
📌 Esempio: I team di produttività e di sviluppo di Teams Lulu Press, una piattaforma globale di autopubblicazione si trovava in difficoltà a causa di processi macchinosi e strumenti inefficienti. Si sono rivolti a ClickUp per semplificare il flusso di lavoro. il risultato è stato un aumento del 12% dell'efficienza del lavoro, la sostituzione di diversi strumenti di project management e l'accelerazione del rilascio dei prodotti.
I nostri ingegneri e product manager erano impantanati in aggiornamenti manuali dello stato tra Jira e altri strumenti. Con ClickUp, abbiamo recuperato ore di tempo sprecato in attività duplicate. Ancora meglio, abbiamo accelerato i rilasci dei prodotti migliorando il passaggio dei lavori tra QA, tech writing e marketing.
Nick Foster, Direttore della gestione dei prodotti presso Lulu Press
Esploriamo questi potenti modelli di ClickUp che possono trasformare la produttività del vostro team:
1. Il modello ClickUp per le note delle riunioni
Trasformate le vostre riunioni in sessioni produttive con il modello di appunti ClickUp Modello di note per riunioni ClickUp . Questo modello basato su documenti centralizza tutta la documentazione della riunione e si connette perfettamente alle funzionalità di ClickUp per la gestione delle attività.
Create, organizzate e monitorate i risultati delle riunioni utilizzando un sistema intuitivo di pagine e sottopagine per i diversi tipi di riunione.
Ecco alcuni vantaggi che apprezzerete:
- Collaborare in tempo reale per mantenere tutti allineati durante le discussioni
- Convertire i commenti o le decisioni in attività attuabili all'istante
- Organizzare i contenuti con sezioni personalizzabili per programma, note e follower
- Generazione di riepiloghi automatizzati delle riunioni utilizzando i seguenti metodiClickUp Brain ideale per: Teams, project management e professionisti che hanno bisogno di un sistema organizzato per documentare riunioni, assegnare attività e migliorare la collaborazione, migliorando la produttività del team.
2. Il modello ClickUp per le note di classe
Basta con le cartelle ingombrate e le note disorganizzate! Il modello Modello per le note di classe ClickUp trasforma presa di nota con un approccio strutturato alla gestione dei corsi. Create un hub centralizzato per le note, i compiti e i materiali di riferimento, eliminando la frustrazione di dover cercare informazioni sparse.
Alcune funzionalità/funzione chiave includono:
- Impostazione di categorie personalizzate per argomento per ottimizzare le sessioni di studio
- Navigare tra le note istantaneamente grazie alle sezioni ad accesso rapido
- Convertire i punti importanti in attività per monitorare i monitoraggi
- Aggiunta di commenti contestuali per chiarire i concetti e condividere le intuizioni
- Catturare pensieri e idee veloci utilizzando il blocco note integrato
- Codifica per colore gli argomenti per un'organizzazione visiva e un facile riferimento
ideale per: Studenti ed educatori alla ricerca di un sistema completo per migliorare l'annotazione, il monitoraggio dei compiti e l'organizzazione dei registri accademici in un'unica piattaforma accessibile.
3. Il modello di nota ClickUp Cornell
Aumenta il tuo prendere note con il programma Modello di nota di ClickUp Cornell progettato sulla base del famoso sistema Cornell per la presa di note del Dr. Walter Pauk. Questo modello trasforma informazioni complesse in sezioni strutturate per punti cruciali, spunti e riepiloghi, facilitando l'organizzazione, la revisione e la conservazione delle conoscenze.
Le funzionalità/funzione chiave includono:
- Organizzare le informazioni utilizzando la struttura collaudata del metodo Cornell
- Trasformare le chiavi di lettura in attività attuabili con stati personalizzati
- Visualizzazione dello stato di avanzamento in più viste (Elenco, Gantt, Calendario)
- Collaborazione con i compagni di squadra attraverso note e commenti in condivisione
- Generare rapidi riepiloghi/riassunti per efficienti sessioni di revisione
- Monitoraggio delle scadenze del progetto insieme alle note
ideale per: Professionisti e studenti che devono gestire informazioni complesse, mantenendo un'organizzazione chiara e intuizioni utili per la collaborazione con il team.
4. Il modello delle note di rilascio di ClickUp
Il Modello delle note di rilascio di ClickUp semplifica la documentazione degli aggiornamenti e delle modifiche del prodotto ispirandosi all'approccio interno del Product Team di ClickUp. Questo modello crea un'unica fonte di verità per tutte le informazioni di rilascio, garantendo una comunicazione chiara tra i team e le parti interessate.
Ecco alcuni dei migliori vantaggi e funzionalità/funzione del modello:
- Documentare le modifiche con campi personalizzati per funzionalità/funzione, correzioni e miglioramenti
- Distribuzione automatica degli aggiornamenti alle parti interessate
- Monitorare lo stato del rilascio attraverso fasi personalizzabili del flusso di lavoro
- Passare dalle viste Elenco, Calendario e Carico di lavoro per avere visibilità della Sequenza
- Taggare e classificare gli aggiornamenti per una facile consultazione
- Generazione immediata di riepiloghi/riassunti completi della release
ideale per: Teams e sviluppatori che devono mantenere chiaro lo stato di avanzamento delle release documentazione tecnica delle release, tenendo informati gli stakeholder sull'evoluzione e sui miglioramenti della produttività.
5. Modello di nota giornaliera ClickUp
Semplificate la vostra giornata con il modello Modello di note giornaliere ClickUp -Il vostro hub centrale per il monitoraggio delle attività, la cattura dei pensieri e l'aumento della produttività. Questo Modello ClickUp trasforma le note sparse in un sistema organizzato, aiutandovi a mantenere una chiara concentrazione e a raggiungere gli obiettivi quotidiani grazie a stati personalizzabili come Da fare, Completato e Rivisto.
Le funzionalità/funzione chiave includono:
- Organizzare le attività quotidiane utilizzando viste personalizzate (Note giornaliere, Guida introduttiva, Elenco note)
- Monitoraggio del tempo speso per le attività per migliorare la produttività
- Monitorare le dipendenze delle attività per evitare colli di bottiglia nel flusso di lavoro
- Taggare e categorizzare gli elementi per un rapido recupero
- Condivisione in tempo reale degli aggiornamenti con i membri del team
- Personalizzate le sezioni per adattarle al vostro flusso di lavoro unico
ideale per: Professionisti, studenti e team impegnati che hanno bisogno di un sistema flessibile per monitorare le attività quotidiane, acquisire informazioni e mantenere una produttività costante.
6. Modello di nota per l'allenatore ClickUp
Elevate le vostre sessioni di formazione con il modello Modello di note per formatori ClickUp ! Questo strumento completo aiuta i formatori a standardizzare, documentare e migliorare le sessioni di formazione, mantenendo una condivisione coerente delle conoscenze in tutta l'organizzazione. Crea programmi strutturati, acquisisce feedback in tempo reale e monitora lo stato dei partecipanti, il tutto in un'unica posizione centralizzata.
Le funzionalità/funzione chiave includono:
- Strutturare il contenuto della formazione con modelli di sessione personalizzabili
- Tracciamento dello stato della sessione attraverso stati personalizzati (Programmato, In corso, Completato)
- Documentare istantaneamente il feedback dei partecipanti e i punteggi di valutazione
- Pianificare i programmi di formazione utilizzando le viste Elenco, Calendario e Gantt
- Monitorare i risultati dell'apprendimento con strumenti di monitoraggio dello stato
- Collaborazione con altri formatori attraverso note e feedback condivisi
ideale per: Formatori e professionisti dello sviluppo dell'apprendimento che devono offrire esperienze formative coerenti, monitorando lo stato dei partecipanti e raccogliendo feedback utili.
7. Modello di documento di piano ClickUp
Il Modello di documento di piano ClickUp trasforma la complessa pianificazione del progetto in un processo standardizzato. Questo modello di documentazione del progetto aiuta i team a sviluppare solide basi per i progetti, fornendo un approccio strutturato alla documentazione di obiettivi, attività cardine e rischi potenziali. Crea piani d'azione dettagliati mantenendo tutti allineati con la visione del progetto.
Le funzionalità/funzione chiave includono:
- Suddivisione di progetti complessi in segmenti gestibili
- Monitoraggio dello stato di avanzamento grazie a flussi di lavoro personalizzabili
- Identificare e documentare i rischi potenziali e le strategie di mitigazione
- Mappa delle attività cardine del progetto e delle dipendenze
- Campi personalizzati per catturare i dettagli specifici del progetto
- Passare da una visualizzazione all'altra per adattarsi alle diverse esigenze di piano
ideale per: I gestori del progetto e i team che hanno bisogno di un approccio sistematico per pianificare, documentare ed eseguire progetti di esito positivo, mantenendo chiari i canali di comunicazione.
8. Modello di rapporto sull'attività di ClickUp
Fate un salto di qualità nel monitoraggio dei progetti con il modello Modello di reportistica dell'attività ClickUp è la soluzione ideale per convertire i dati grezzi in informazioni significative. Questo strumento completo aiuta i team a monitorare e analizzare i risultati dei progetti in modo sistematico, mantenendo l'organizzazione allineata agli obiettivi e individuando le aree da migliorare.
Le funzionalità/funzione chiave includono:
- Generazione di reportistica completa sulle attività grazie alla raccolta automatizzata dei dati
- Monitoraggio degli stati del team attraverso flussi di lavoro personalizzabili
- Visualizzazione dei dati sulle prestazioni attraverso diverse opzioni di visualizzazione
- Monitoraggio automatico del tempo speso nelle varie attività
- Impostazione di avvisi automatici per gli indicatori di prestazione chiave
- Creazione di campi personalizzati per catturare metriche specifiche
ideale per: Gestori del progetto e team leader che devono mantenere un monitoraggio dettagliato delle attività, generando al contempo informazioni utili per il miglioramento continuo.
9. Il modello di Programma per riunione ClickUp
Prendete il controllo del caos delle riunioni con il modello Modello di programma per riunioni ClickUp la soluzione per organizzare sessioni mirate e produttive. Sia che stiate conducendo una riunione del personale o una discussione del consiglio direttivo, questo modello vi aiuta a delineare gli argomenti e a mantenere le discussioni allineate agli oggetti.
Le funzionalità/funzione chiave includono:
- Strutturare i punti di discussione in una sequenza chiara e logica
- Assegnare la titolarità a elementi specifici del programma e a punti d'azione
- Impostazione di blocchi di tempo per ogni argomento per mantenere il flusso della riunione
- Monitoraggio dei risultati delle discussioni con opzioni di stato personalizzabili
- Condivisione dei programmi in anticipo per aiutare i partecipanti a prepararsi
- Documentare le decisioni e i passaggi successivi in tempo reale
ideale per: I team leader e i facilitatori di riunioni che desiderano organizzare riunioni strutturate ed efficienti per ottenere risultati significativi e mantenere i partecipanti impegnati.
10. Il modello di storia agile ClickUp
Padroneggiate il vostro flusso di lavoro agile con il modello di storia agile ClickUp Modello di storia agile ClickUp dove le storie degli utenti prendono vita in un formato strutturato e visivo. Questo modello colma il divario tra sviluppatori e stakeholder organizzando i requisiti, i feedback e le richieste di funzionalità/funzione in storie chiare e attuabili che fanno progredire lo sviluppo del prodotto.
Le funzionalità/funzione chiave includono:
- Strutturare le storie dell'utente utilizzando framework agili comprovati
- Monitoraggio dello stato delle storie attraverso flussi di lavoro personalizzabili
- Organizzare i requisiti con sistemi di categorizzazione intuitivi
- Visualizzare lo stato dello sprint attraverso più visualizzazioni
- Assegnare e dare priorità alle storie per una consegna efficiente
- Collaborazione attraverso attività secondarie annidate e commenti in tempo reale
ideale per: I team agili che devono mantenere chiare le storie degli utenti e favorire la collaborazione tra i team di prodotto e di sviluppo durante l'intero ciclo di sprint.
11. Il modello di piano di gestione del cambiamento di ClickUp
Utilizzare il Modello di piano di gestione del cambiamento di ClickUp per guidare con sicurezza la vostra organizzazione attraverso le transizioni. Questo strumento completo dà struttura a tutte le fasi del cambiamento organizzativo, dal piano iniziale all'implementazione finale, mantenendo tutti gli stakeholder allineati e informati durante tutto il percorso.
Le funzionalità/funzione chiave includono:
- Mappare le iniziative di cambiamento con roadmap personalizzabili
- Monitoraggio del coinvolgimento degli stakeholder attraverso piani di comunicazione dettagliati
- Monitorare lo stato di avanzamento dell'implementazione con flussi di lavoro di stato
- Documentare i feedback e i punti di resistenza in tempo reale
- Misurare i tassi di adozione utilizzando metriche personalizzate
- Automazioni delle comunicazioni e degli aggiornamenti di routine
ideale per: I gestori del team per la gestione del cambiamento che devono orchestrare transizioni organizzative complesse mantenendo una comunicazione chiara e il coinvolgimento degli stakeholder.
12. Il modello di piano di comunicazione ClickUp
Aumentate il livello di comunicazione del vostro progetto con il modello Modello di piano di comunicazione ClickUp . Questa soluzione basata su documenti vi aiuta a creare e coordinare strategie di messaggistica che mantengono gli stakeholder informati e allineati, sia che si tratti di gestire aggiornamenti interni o comunicazioni esterne.
Le funzionalità/funzione chiave includono:
- Progettare strategie di comunicazione mirate per diversi tipi di pubblico
- Programmare i messaggi su più canali e Sequenza
- Monitoraggio della consegna dei messaggi e delle percentuali di coinvolgimento
- Coordinare le responsabilità del team per ogni comunicazione
- Regolare i piani utilizzando visualizzazioni flessibili del flusso di lavoro
- Monitorare l'efficacia della comunicazione con metriche personalizzate
ideale per: Team di progetto e professionisti della comunicazione che hanno bisogno di trasmettere messaggi chiari e tempestivi, mantenendo un coinvolgimento coerente tra tutti i gruppi di stakeholder.
Da buono a grande: Scegliere la giusta soluzione per i modelli
Mentre i modelli di Dropbox Paper offrono strumenti preziosi per migliorare il lavoro di squadra, ClickUp offre una soluzione più robusta con flussi di lavoro personalizzabili, gestione avanzata delle attività e integrazioni senza soluzione di continuità, adatte alle diverse esigenze del team.
La differenza chiave sta nel livello di integrazione e personalizzazione: mentre Dropbox Paper fornisce strumenti di collaborazione di base, i modelli ClickUp offrono un'area di lavoro completa che si adatta alle esigenze uniche del team.
Che si tratti di gestire le note delle riunioni, pianificare progetti o documentare processi, la scelta del modello giusto può avere un impatto significativo sulla produttività e sull'esito positivo del team. Passando all'ecosistema completo di modelli di ClickUp, non solo perfezionerete la vostra documentazione, ma migliorerete anche l'intero processo di gestione del flusso di lavoro.
perché accontentarsi di poco quando si può migliorare significativamente la produttività e l'efficienza del team? Iscrivetevi a ClickUp e accedi oggi stesso a questi potenti modelli!