Indipendentemente dalla natura della tua attività aziendale, la gestione dei fornitori richiede di districarsi tra relazioni complesse, contratti e requisiti di conformità.
La parte peggiore? Il processo di acquisto può diventare complicato senza gli strumenti giusti, con conseguente aumento dei costi e perdita di opportunità.
È qui che l'utilizzo dei modelli di elenco fornitori in Excel fa la differenza. Questi modelli forniscono un modo strutturato per organizzare, monitorare e analizzare le informazioni sui fornitori, aiutandoti a prendere decisioni informate e a migliorare i tuoi processi di approvvigionamento.
In questo blog esploreremo gli elementi chiave di un buon modello di elenco fornitori e i migliori modelli gratis che aiutano a ottimizzare la gestione dei fornitori.
Cosa rende efficace un modello Excel per l'elenco dei fornitori?
Se copre tutte le basi, un modello di elenco dei fornitori preferiti può ottimizzare i tuoi processi di acquisto e migliorare la tua capacità di gestire le relazioni con i fornitori.
Un modello di elenco fornitori efficace (basato su Excel o Fogli Google) è strutturato, personalizzabile e facile da usare:
- Layout strutturato: seleziona un modello di elenco fornitori con righe e colonne chiaramente definite per facilitare la navigazione e l'inserimento dei dati.
- Campi essenziali: scegli un modello che includa le funzionalità/funzioni necessarie, come il nome del fornitore, le informazioni di contatto, i termini di pagamento, le recensioni sulle prestazioni e altre informazioni importanti, consentendoti di gestire e archiviare le informazioni chiave in un unico posto.
- Opzioni di personalizzazione: dai la priorità a un modello di elenco fornitori che ti consenta di personalizzare le sezioni del modello in base alle specifiche esigenze aziendali.
- Funzionalità di analisi dei dati: il modello che preferisci dovrebbe avere strumenti per ordinare e analizzare i dati dei fornitori in base alle tue esigenze, permettendoti di prendere decisioni informate sui rinnovi dei contratti.
- Capacità di integrazione: scegli un modello gratis di elenco fornitori che puoi integrare perfettamente nel tuo attuale sistema di flusso di lavoro e risparmia tempo e lavoro richiesto.
I 7 migliori modelli Excel per elenchi di fornitori
Ecco alcuni dei migliori modelli gratuiti di elenchi fornitori che ottimizzano e migliorano l'efficienza della gestione dei fornitori:
1. Modello di elenco fornitori di Vencru
Il modello di elenco fornitori di Vencru offre una soluzione semplice, personalizzabile e intuitiva per la gestione dei fornitori. Crea una panoramica completa dell'elenco fornitori principale con questo modello per gestire in modo più efficace il monitoraggio dei fornitori e le relazioni con essi.
Cosa ti piacerà di più ✨
- Tutte le informazioni sui tuoi fornitori consolidate in un unico posto
- Nove campi personalizzabili per soddisfare le esigenze aziendali specifiche.
- Condividibili con il tuo team per una comunicazione e una collaborazione senza intoppi sulle attività relative ai fornitori e sulle date dei contratti.
Caso d'uso ideale ☑️Questo modello è ideale per i team di approvvigionamento e i responsabili aziendali che desiderano ottimizzare il monitoraggio dei fornitori e consolidare le informazioni sui fornitori per una gestione efficiente.
2. Modello di elenco fornitori di HubSpot
Il modello di elenco fornitori di HubSpot è uno strumento utile per organizzare le informazioni e effettuare il monitoraggio dei fornitori dai quali acquisti regolarmente prodotti o servizi.
Come modello di elenco dei contatti dei fornitori, offre un formato chiaro e conciso per tenere traccia dei dettagli dei fornitori e di tutte le informazioni di contatto disponibili.
Cosa ti piacerà di più ✨
- ID univoci per tutti i fornitori presenti nel tuo elenco di fornitori approvati
- Consente di aggiungere il nome e i dettagli del referente del fornitore insieme al nome del fornitore stesso.
- Semplifica la comunicazione e ti aiuta a effettuare ordini ripetuti o nuovi con facilità.
Caso d'uso ideale ☑️Questo modello è ottimo per i responsabili dei fornitori e le organizzazioni che desiderano organizzare e mantenere un elenco completo dei fornitori approvati per semplificare i processi di acquisto.
3. Modello Excel semplice per il grafico del confronto dei prezzi commerciali di WPS
Decidere quale fornitore sia più adatto al tuo budget è un processo che richiede tempo. Tuttavia, il modello Excel per il confronto semplice dei prezzi commerciali di WPS rende il processo un gioco da ragazzi.
Questo modello di listino prezzi fornitori include colonne separate per il prezzo e la quantità di ciascun fornitore presente nel tuo elenco approvato. Utilizzali per comprendere i costi associati a ciascuno dei tuoi attuali fornitori.
Cosa ti piacerà di più ✨
- Calcola il costo parziale di tutti gli elementi di un fornitore, insieme alle tasse e alle spese di spedizione.
- Confronto tra provider in base a prezzi e quantità per i servizi forniti
- Ti aiuta a identificare e selezionare i fornitori con cui la tua organizzazione dovrebbe collaborare.
Caso d'uso ideale ☑️Questo modello di elenco fornitori è ideale per i team di approvvigionamento, i team finanziari e i titolari di piccole imprese. Li aiuta a confrontare i prezzi e le quantità dei fornitori e a identificare le opzioni migliori per il loro budget.
4. Tabella comparativa dei fornitori di WPS
Come suggerisce il nome, la Tabella di confronto dei fornitori di WPS offre un modo efficiente e organizzato per valutare i fornitori uno accanto all'altro.
Questo modello personalizzabile ti consente di valutare i fornitori in base a criteri chiave, tra cui la descrizione del prodotto/servizio, il mercato di consumo, il numero di uffici e stabilimenti di produzione e il tipo di titolarità!
Cosa ti piacerà di più ✨
- Consente di prendere decisioni consapevoli in merito alla selezione dei fornitori e ai processi di approvvigionamento.
- Dettagli personalizzabili come prezzi, qualità dei prodotti/servizi, ecc.
- Funziona bene su vari dispositivi, inclusi Windows, MAC e Android.
Caso d'uso ideale ☑️Questo modello è utile per i responsabili dei fornitori, i responsabili delle risorse umane e le aziende che desiderano valutare e confrontare i fornitori in base a criteri chiave per prendere decisioni sulla selezione dei fornitori.
5. Modello di database fornitori di Weproc
Gestisci i tuoi fornitori con facilità grazie al modello di database fornitori di Weproc. Completamente personalizzabile e intuitivo, questo modello ti consente di mantenere un registro centralizzato di tutte le informazioni cruciali sui tuoi fornitori.
Cosa ti piacerà di più ✨
- Indicatori statistici per monitorare le prestazioni dei fornitori e limitare i rischi della catena di approvvigionamento
- Colonna dedicata alla valutazione di ogni fornitore
- Campi personalizzati per una facile panoramica della gestione dei contratti per i fornitori
Caso d'uso ideale ☑️Questo modello è un'ottima opzione per i responsabili degli acquisti e i manager aziendali che desiderano mantenere un registro centralizzato delle informazioni sui fornitori e delle valutazioni delle prestazioni.
6. Modello di inventario di magazzino di Microsoft
Il modello di inventario di magazzino di Microsoft è uno strumento utile per le aziende che necessitano di gestire l'inventario e i fornitori.
Identifica e individua le scorte in pochi secondi con campi quali unità di stoccaggio (SKU), numero di contenitore, posizione e valore delle scorte.
Cosa ti piacerà di più ✨
- Recupero dei dati su particolari contenitori di magazzino quando e dove è più conveniente.
- Promemoria per i riordini
- Personalizzabile con foto, font, animazioni, video e altri elementi grafici.
Caso d'uso ideale ☑️Questo modello è perfetto per i responsabili dell'inventario e degli acquisti che desiderano gestire l'inventario insieme alle relazioni con i fornitori e ottimizzare i processi di monitoraggio delle scorte e di riordino.
7. Modello per la gestione dei fornitori all'ingrosso di BlueCart
Il modello di gestione dei fornitori all'ingrosso di BlueCart offre una soluzione completa per i grossisti che desiderano migliorare l'efficienza della gestione dei fornitori.
Per una gestione dei fornitori gratis, utilizza uno dei quattro fogli allegati a questo modello basato su Fogli Google: modulo di registrazione fornitori, modello di contratto fornitori, richiesta di proposta fornitori o modulo di modifica ordine fornitori.
Cosa ti piacerà di più ✨
- Modulo unico per la modifica degli ordini dei fornitori per modificare le quantità degli ordini
- Modulo integrato per la registrazione di nuovi fornitori
- Modello incluso per la creazione di contratti con i fornitori.
Caso d'uso ideale ☑️Questo modello è ideale per i grossisti che desiderano ottimizzare i propri processi di gestione dei fornitori, dalla registrazione dei fornitori alla gestione dei contratti.
Limiti dell'utilizzo di Microsoft Excel/Fogli Google per la gestione dei fornitori
Sebbene i modelli di fogli di calcolo gratis si rivelino spesso utili per gestire diversi aspetti delle informazioni sui fornitori, presentano alcuni limiti. Eccone alcuni:
- Problemi di prestazioni con set di dati di grandi dimensioni: man mano che l'elenco dei fornitori cresce, la gestione dei dati in Excel diventa complessa. I fogli di calcolo di grandi dimensioni in Excel o Sheets rallentano i tempi di caricamento, rendendo difficile trovare rapidamente le informazioni necessarie. Oltre ai ritardi nelle prestazioni, i fogli di calcolo di grandi dimensioni aumentano il rischio di danneggiamento dei dati.
- Mancanza di funzionalità di controllo degli errori: a differenza dei software premium per la gestione dei fornitori, la maggior parte dei modelli di fogli di calcolo ha capacità limitate di individuare gli errori. Se un membro del team commette un semplice errore in una formula o aggiunge erroneamente un valore errato per il prezzo totale di costo dei prodotti o dei servizi, questi errori non verranno segnalati. Tali sviste portano a gravi conseguenze finanziarie e decisioni errate.
- Mancanza di funzionalità di automazione: un altro svantaggio significativo dei modelli Excel/Sheets per i fornitori è la loro incapacità di automatizzare attività semplici. Ciò significa che dovrai aggiornare manualmente lo stato degli ordini, le date dei contratti e altri dati critici, il che è noioso e richiede tempo, lasciandoti poco tempo per altre attività importanti.
- Misure di sicurezza inadeguate: un modello di elenco fornitori basato su Excel fornirà funzionalità di sicurezza di base come la crittografia dei file e la protezione con password. La mancanza di funzionalità di sicurezza avanzate rende il tuo database fornitori vulnerabile a violazioni, tentativi di hacking e altre minacce informatiche, compromettendo la riservatezza dei tuoi dati sensibili.
- Assenza di funzionalità avanzate: Excel e Sheets non dispongono delle funzionalità avanzate essenziali per una gestione efficace dei fornitori. A differenza dei software dedicati, Excel non offre supporto per gli avvisi automatici per il rinnovo dei contratti di approvvigionamento, dashboard di monitoraggio delle prestazioni o analisi approfondite dei dati, compromettendo la tua capacità di gestire i processi e prendere decisioni oculate.
Modelli Excel alternativi per elenchi di fornitori
Se desideri gestire i fornitori senza i limiti dei tipici fogli di calcolo, sono disponibili diverse alternative migliori. Un esempio è rappresentato dai modelli forniti dalla piattaforma di project management ClickUp.
L'ampia gamma di modelli altamente personalizzabili di ClickUp, dai modelli per la registrazione dei fornitori e le richieste di informazioni ai modelli per gli elenchi dei fornitori e gli ordini di acquisto, migliora la tua efficienza operativa. Inoltre, ClickUp offre strumenti scalabili, da ClickUp Docs a ClickUp Brain e Automazioni, per aiutarti a ottimizzare la gestione dei fornitori.
Scopriamo alcuni dei migliori modelli di fornitori offerti da ClickUp a cui puoi accedere gratis:
1. Modello di elenco fornitori ClickUp
Monitorare le informazioni chiave su ogni fornitore può diventare facilmente un compito arduo, quindi è un'ottima idea sfruttare strumenti come il modello di elenco fornitori ClickUp. Questo modello ti consente di registrare, organizzare e archiviare informazioni importanti in un unico posto senza perdere tempo a consultare diversi fogli di calcolo obsoleti.
Cerca un fornitore specifico per nome, recapiti, settore, ecc. Inoltre, hai anche la possibilità di collaborare con i membri del tuo team alle attività di gestione dei fornitori.
Cosa ti piacerà di più ✨
- Ti aiuta a creare un database centralizzato per la gestione dei fornitori.
- Ottimizza il tuo processo di gestione dei fornitori
- Facilita il processo decisionale relativo alla selezione dei potenziali fornitori.
- Fornisce visibilità sulla spesa dei fornitori
Caso d'uso ideale ☑️Questo modello è perfetto per i responsabili della gestione dei fornitori, le piccole imprese e le aziende di piccole dimensioni, nonché per le grandi aziende che desiderano creare un database dei fornitori strutturato e centralizzato che migliori la visibilità e faciliti la selezione strategica dei fornitori.
2. Modello di approvvigionamento ClickUp
I processi di approvvigionamento richiedono un attento piano e si articolano in diverse fasi, a partire dalla fase di approvvigionamento dei materiali fino alla fase di ricezione della nota. Il modello di approvvigionamento ClickUp semplifica la gestione di ogni fase.
Questo modello ti consente di creare un processo di approvvigionamento standardizzato, equo e trasparente. Ti aiuta a monitorare e effettuare il monitoraggio di tutte le attività di approvvigionamento, migliorare la comunicazione con i tuoi fornitori e ridurre le possibilità di errori.
Cosa ti piacerà di più ✨
- Offre opzioni di personalizzazione per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda.
- Garantisce il corretto funzionamento dell'intero processo di gestione della catena di fornitura.
- Facilita la collaborazione con i membri del team e i fornitori per ottimizzare le consegne.
- Organizza tutto in un database senza codice con visualizzazioni
Caso d'uso ideale ☑️Questo modello è ottimo per i team di approvvigionamento, i responsabili degli acquisti e le organizzazioni che desiderano gestire l'intero ciclo di approvvigionamento, dall'approvvigionamento alla consegna, per garantire i prodotti giusti ai prezzi giusti.
3. Modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori ClickUp
Il modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp ti aiuta a valutare più fornitori e a utilizzare metriche chiave di performance per identificare quelli con cui dovresti collaborare.
Facile da usare e personalizzabile, questo modello di lista di controllo simile a un foglio di calcolo ti consente di confrontare i fornitori in base a campi specifici, quali la redditività dell'azienda, il reparto logistico, la gestione delle date di consegna e la puntualità, la risposta del servizio e l'adempimento dei requisiti.
Cosa ti piacerà di più ✨
- Assicurati che i fornitori rispettino le normative applicabili.
- Raccolta di feedback per identificare le aree di miglioramento
- Onboarding semplificato dei fornitori
- Funzionalità quali monitoraggio del tempo, tag, avvisi dipendenza ed email per valutare i rischi.
Caso d'uso ideale ☑️Questo modello è ideale per i responsabili dei fornitori, i responsabili delle risorse umane e le aziende che desiderano valutare e confrontare più fornitori per identificare le migliori partnership e accelerare il loro processo di onboarding.
4. Modello di contratto con i fornitori ClickUp
Definisci senza sforzo i termini di un accordo tra la tua azienda e i fornitori con il modello di accordo con i fornitori di ClickUp. Con la sua funzione evidente già dal nome, questo modello garantisce che il fornitore e l'organizzazione siano sulla stessa lunghezza d'onda e previene malintesi.
Con questo modello gratis, specifica i diritti, le responsabilità e gli obblighi di ciascuna parte e definisci i termini relativi a prezzi, consegne e altre aspettative di base.
💡 Suggerimento professionale: utilizza strumenti basati sull'intelligenza artificiale come ClickUp Brain per semplificare il processo di redazione dei contratti. Sulla base dei prompt forniti, ClickUp Brain genera contenuti dettagliati e personalizzati per i tuoi contratti con i fornitori, utilizzando il tono e il linguaggio appropriati alle tue esigenze aziendali.
. Cosa ti piacerà di più ✨
- Aiuta a redigere un contratto con i fornitori legalmente vincolante che tuteli entrambe le parti.
- Riduci il rischio di disaccordi e controversie legali.
- Mantieni la trasparenza tra entrambe le parti
- Garantisce la conformità alle normative pertinenti
Caso d'uso ideale ☑️Questo modello è eccellente per i team legali delle organizzazioni e i titolari di piccole imprese che desiderano stabilire accordi chiari e infallibili che descrivano i diritti, le responsabilità e i termini tra loro e i fornitori.
5. Modello ClickUp Vendor Retro
Il modello ClickUp Vendor Retro ti consente di creare retrospettive o casi di studio su ogni fornitore e determinare quali contratti rinnovare e quali rescindere.
Questo modello ti aiuta a valutare i fornitori in base a costi, qualità, supporto clienti, ecc. Inoltre, ti consente di identificare e seguire le tendenze relative a metriche chiave come i tempi di consegna, ottenere informazioni dettagliate sulle prestazioni dei fornitori, individuare le aree di miglioramento e fornire feedback costruttivi ai fornitori.
💡 Suggerimento professionale: ClickUp Dashboard fornisce una panoramica delle prestazioni e delle tendenze dei provider. Questo strumento presenta i dati in vari grafici e tabelle visivamente accattivanti, consentendo agli utenti di cogliere le informazioni e i modelli chiave in pochi secondi.
Cosa ti piacerà di più ✨
- Collega i SOW (Statement of Work) e i risultati finali dei fornitori in modo da poter vedere quali relazioni con i fornitori funzionano meglio per la tua attività.
- Aiuta a progettare strutture efficienti per affrontare i problemi e definire le impostazioni.
- Consolida le informazioni su fattori quali costo, qualità, servizio clienti e altro ancora.
- Facilita decisioni informate sui rinnovi dei contratti
Caso d'uso ideale ☑️Questo modello è ideale per le aziende che hanno utilizzato più fornitori nel proprio libro paga e hanno bisogno di ottimizzare le operazioni. Aiuta a valutare in modo completo le prestazioni di ciascun fornitore e favorisce il rinnovo dei contratti in modo consapevole.
6. Modello di attività di audit dei fornitori ClickUp
Il modello di attività di audit dei fornitori ClickUp è uno strumento intuitivo per semplificare i processi di audit dei fornitori. Garantisce la conformità agli standard e alle normative di settore pertinenti e riduce la possibilità di errori e problemi costosi.
Utilizza questo modello per organizzare le informazioni relative agli audit dei fornitori, creare e assegnare rapidamente le attività di audit alle persone giuste e monitorarne lo stato di avanzamento.
💡 Suggerimento professionale: semplifica ulteriormente il processo di gestione delle attività di audit con le attività di ClickUp. Questo strumento ti aiuta a creare attività tracciabili, raggrupparle per tag e stati, impostare scadenze e priorità e portare a termine tutto il tuo lavoro in tempo.
Cosa ti piacerà di più ✨
- Consente la creazione di criteri di verifica dei fornitori
- Aiuta a garantire che le attività di audit vengano eseguite correttamente.
- Consente di valutare se i fornitori soddisfano le tue aspettative.
- Fornisce una traccia di audit chiara e trasparente per riferimenti futuri.
Caso d'uso ideale ☑️Questo modello è utile per i team addetti agli acquisti e alla gestione della qualità, poiché li aiuta a semplificare gli audit e le ispezioni dei fornitori e a garantire la conformità agli standard e alle normative del settore.
Gestisci in modo efficiente i processi di approvvigionamento e fornitura con ClickUp
Una gestione efficace dei fornitori è fondamentale per mantenere buone relazioni con loro e garantire i prodotti giusti entro il budget assegnato.
Sebbene strumenti come i modelli di elenco fornitori in Sheets ed Excel facilitino la gestione dei fornitori, presentano alcuni limiti. Ecco perché è necessario esplorare opzioni alternative come gli strumenti forniti da ClickUp, che risolvono efficacemente questi limiti e ottimizzano i processi di approvvigionamento.
I modelli dedicati, intuitivi e personalizzabili di ClickUp per la gestione dei fornitori rendono semplice la gestione di tutto, dagli elenchi dei fornitori ai moduli d'ordine. Ti consentono di gestire e effettuare il monitoraggio di più fornitori, contratti e ordini.
Iscriviti a ClickUp e migliora oggi stesso l'efficienza complessiva della gestione dei fornitori!