Le riunioni sono come buchi neri della produttività: una volta che se ne è svolta una, il tempo scompare, soprattutto quando si tratta di monitorare ciò che è stato detto.
Ci siamo passati tutti: la riunione informale che sfugge al controllo o quella formale in cui i verbali rivaleggiano con un romanzo. Prendere le note è metà della battaglia, ma organizzarle dopo? Questo è un altro livello di divertimento (o meno).
Fortunatamente, con ChatGPT, potete abbandonare il metodo vecchio stile, che fa perdere tempo, e lasciare che sia l'IA a occuparsi del lavoro. Quindi, niente più scarabocchi, stress o ricerca di elementi d'azione.
Trasformiamo ChatGPT nel vostro nuovo assistente preferito per i verbali e le note delle riunioni. Siete pronti a generare note per le riunioni in pochi secondi?
📌 Lo sapevate? Quasi 200 milioni di persone utilizzano un chatbot IA ogni settimana.
Che cos'è ChatGPT?
Abbiamo chiesto a ChatGPT: "Che cos'è ChatGPT?" Ed ecco cosa ci ha risposto.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/chatgpt-1400x700.png Per sapere come utilizzare ChatGPT per le note delle riunioni è necessario capire cos'è ChatGPT /$$$img/
via ChatGPT Si tratta essenzialmente di uno strumento di intelligenza artificiale che comprende e genera testi in base a ciò che viene digitato.
Pensate a un assistente di riunione IA super intelligente che vi aiuta:
- Generare attività di follower per le riunioni per garantire che nulla vada perso
- Generare riepiloghi/riassunti delle riunioni catturando gli elementi chiave e le azioni da intraprendere
- Redigere email o report basati sulle note
- Rispondere rapidamente alle domande con informazioni pertinenti e cancellate
- Organizzare le note delle riunioni in categorie come Programma, Decisioni e Attività
Voi gli date un contesto e lui risponde con informazioni utili e chiare, rendendo molto più semplici attività come la presa di note.
Benefici dell'uso di ChatGPT per le note delle riunioni
L'uso di ChatGPT per le note delle riunioni libera le mani dalla digitazione frenetica e semplifica l'intero processo, dalla cattura dei dettagli chiave all'organizzazione dei follow-up.
Ma al di là dell'ovvio, ecco alcuni vantaggi che probabilmente non avete considerato:
1. Risparmio di tempo ed energia ⏳
Le note delle riunioni sono molto più stratificate di una semplice annotazione verbale di riunione .
Ecco come si presenta il processo:
- Prendere nota durante la riunione
- Riepilogare/riassumere la discussione per cogliere le chiavi di lettura
- Individuare gli elementi d'azione e assegnare le attività alle persone interessate
- Elencare le decisioni prese dal team per riferimenti futuri
Affidare l'intera attività a ChatGPT, con solo un input di base da parte vostra, libera un'enorme quantità di tempo ed energia.
2. Vi impedisce di pensare troppo 🧘
ChatGPT genera riepiloghi/riassunti delle riunioni senza impantanarsi in dettagli inutili. Invece di preoccuparvi di cosa includere o tralasciare, potete concentrarvi sui dettagli chiave. In questo modo si evita di ripensare alle scelte di annotazione e si evita la stanchezza mentale.
3. Mantiene l'umore professionale 📝
L'IA non interpreta male il tono o le intenzioni, assicurando che le note rimangano oggettive e non vadano a finire in un territorio di parte. L'IA genera trascrizioni accurate delle riunioni senza interpretazioni personali di ciò che è stato detto, evitando così la disinformazione.
4. Gestisce senza problemi formati diversi 🗂️
Le riunioni producono tutti i tipi di dati: elementi d'azione, decisioni, idee e attività future. ChatGPT si adatta perfettamente a questi formati, ordinandoli in sezioni organizzate. Che si tratti di un riepilogo IA conciso, di punti puntati o di un elenco di follower, lo strumento struttura le note di conseguenza.
5. Elimina il problema "Chi ha detto questo?" 💭
Dimenticate la confusione di cercare di ricordare chi ha fatto punti specifici durante le riunioni. Guidate ChatGPT per attribuire le dichiarazioni chiave alle persone giuste, assicurando che nessuna intuizione vada persa o attribuita in modo errato.
6. Migliora la coerenza tra le riunioni 📈
L'uso di ChatGPT assicura che tutti note della riunione seguono un formato uniforme, che li rende facilmente confrontabili tra le varie sessioni. Si ottiene sempre una documentazione strutturata e affidabile, evitando di perdere tempo a mettere insieme note disorganizzate o a cercare di ricordare decisioni critiche.
Come usare ChatGPT per le note delle riunioni: Una guida passo a passo
I vantaggi dell'uso di ChatGPT per le note delle riunioni sono entusiasmanti, ma c'è una leggera curva di apprendimento. Vediamo come procedere:
Passo 1. Impostazione del programma della riunione
Prima di iniziare, create un ordine del giorno strutturato programma della riunione che delinea gli argomenti chiave. Inseritelo in ChatGPT per ottenere il contesto necessario per le note della riunione. Il programma aiuta a guidare la presa di nota dello strumento, assicurando che si concentri sui punti più rilevanti.
Passaggio 2. Registrare o catturare l'audio/trascrizioni della riunione
Assicurarsi di utilizzare un sistema di strumento di trascrizione per registrare e trascrivere le riunioni. Dopo la riunione, la trascrizione della riunione viene inserita in ChatGPT per essere elaborata oppure si possono usare gli strumenti di sintesi vocale per generare testo per ChatGPT.
Se la riunione si svolge di persona, è necessario che qualcuno rediga un verbale dettagliato della riunione.
➡️ Per saperne di più: Esplorare il sito 15 Migliori strumenti di IA per prendere nota per migliorare la produttività e semplificare il processo di annotazione.
Passaggio 3: inserire le chiavi di lettura in ChatGPT
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Feed-key-points-into-ChatGPT-1400x719.png Come utilizzare ChatGPT per le note delle riunioni integrando i punti chiave di Focus in chatgpt /%img/
Dopo la riunione, inserite la trascrizione o i punti chiave della discussione in ChatGPT. Per rendere più fluida l'elaborazione, Da fare in pezzi o sezioni, concentrandosi su parti specifiche della riunione (come elementi all'ordine del giorno, decisioni o punti d'azione).
Passaggio 4: Chiedere a ChatGPT i riepiloghi/riassunti della riunione
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Ask-ChatGPT-for-meeting-summaries-1400x821.png Sapere come usare ChatGPT per le note delle riunioni chiedendo a ChatGPT i riepiloghi/riassunti delle riunioni /$$$img/
Utilizzate ChatGPT per generare riepiloghi/riassunti delle riunioni e condensare i principali argomenti discussi, oppure per evidenziare le intuizioni e le decisioni importanti prese. Lo si guida con prompt come "Riepilogare/riassumere i punti chiave" o "Quali sono stati i principali risultati di questa riunione?"
Passaggio 5: Estrarre gli elementi di azione
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Extract-action-items-1400x806.png Come utilizzare ChatGPT per le note delle riunioni estraendo gli elementi d'azione /$$$img/
Una volta ottenuto il riepilogo/riassunto della riunione, chiedete a ChatGPT di identificare gli elementi d'azione. Utilizzate un prompt come "Elencate le attività o i punti d'azione di questa riunione" o "Quali azioni di follower sono necessarie?" ChatGPT presenterà le attività o le responsabilità assegnate ai diversi membri del team.
Passo 6: Organizzare le note e i follower
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Organize-notes-and-follow-ups-1400x764.png Sapere come utilizzare ChatGPT per le note delle riunioni organizzando note e follower /$$$img/
Infine, chiedete a ChatGPT di di organizzare le note in un formato logico, suddividendoli in sezioni quali elementi all'ordine del giorno, decisioni prese, azioni, attività di follow-up e punti da affrontare nella riunione successiva. Si possono anche chiedere punti elenco per una migliore leggibilità. Da qui, condividete le note utilizzando lo strumento che preferite.
Esempi di ChatGPT in azione
ChatGPT trasforma le trascrizioni disordinate delle riunioni in riepiloghi/riassunti chiari, identifica gli elementi chiave e assegna le attività in base alla discussione.
Ecco alcuni esempi di come lavora in tempo reale:
1. Riunione di avvio del progetto
Un buon inizio assicura operazioni più fluide. Una riunione iniziale aiuta a dare il via a un progetto e ChatGPT riepilogherà facilmente gli obiettivi, i risultati e le sequenze del progetto, oltre ad assegnare i ruoli.
Potete modificarlo a vostro piacimento o portarlo avanti. Si tratta di un passaggio in meno da fare quando ci si immerge nel progetto.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Project-kickoff-meeting-1400x718.png Sapere come usare ChatGPT per le note della riunione di inizio progetto /$$$img/
2. Riunioni con i client
La comunicazione con i client deve essere sempre coerente e tempestiva. Utilizzate ChatGPT per redigere rapidamente le email che riportano tutto ciò che avete discusso nelle email con i clienti e per mantenere una documentazione adeguata.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Client-meetings-1400x742.png Sapere come usare ChatGPT per le note delle riunioni con i client /$$$img/
3. Sessioni di brainstorming
Le sessioni di brainstorming generano un ampio intervallo di idee, non tutte immediatamente attuabili. ChatGPT aiuta a organizzare le idee generando per ciascuna di esse dei passaggi attuabili. Questo vi permette di scegliere le opzioni migliori per il vostro team e la vostra azienda.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Brainstorming-sessions-1400x698.png Come usare ChatGPT per le note delle riunioni e le sessioni di brainstorming? /%img/
Limiti dell'uso di ChatGPT per prendere le note delle riunioni
Quando si si usa l'IA per generare le note delle riunioni è necessario fornire molto contesto. ChatGPT non è diverso. Richiede di fornire un contesto dettagliato e di incollare manualmente gli output nei punti giusti. Se si incollano le bozze sbagliate, si crea un'inutile frustrazione.
Ecco alcuni limiti dell'uso di ChatGPT per le note delle riunioni:
1. Perdita nella traduzione
Sebbene ChatGPT sia in grado di gestire discussioni semplici, potrebbe faticare a cogliere pienamente argomenti complessi o sfumati, in particolare quelli che coinvolgono il gergo specifico del settore o intricati processi decisionali chiave. Riesce a catturare bene le idee generali, ma può perdere i dettagli più fini che gli esseri umani colgono naturalmente.
2. Mancanza di un tocco umano
Per quanto l'IA sia addestrata, sarà accurata solo nel contesto aziendale e di settore. Il ChatGPT potrebbe non cogliere alcuni gerghi o linguaggi specifici del settore, rendendo necessaria la supervisione umana come passaggio aggiuntivo nel flusso di lavoro.
3. Problemi di integrazione
Le riunioni sono una parte importante del project management e purtroppo ChatGPT non può integrarsi con gli strumenti di project management.
Per quanto si possa essere bravi a sollecitare l'IA, spesso si commettono errori perché è necessario copiare e incollare manualmente le note negli strumenti di project management. Un passaggio in più nel flusso di lavoro che, a lungo andare, potrebbe risultare stancante.
È qui che uno strumento come l'intelligenza artificiale ClickUp entra in gioco. ClickUp è una piattaforma di produttività all-in-one ricca di funzionalità avanzate per la produttività (IA) che rendono ogni aspetto del flusso di lavoro più agevole e semplice.
Esploriamo come ClickUp si confronta con ChatGPT e perché è migliore per semplificare il processo di gestione delle riunioni.
Come ClickUp eleva la gestione delle note delle riunioni
In poche parole, ClickUp è una piattaforma di project management che fa di tutto, dalla gestione delle attività assegnate e la supervisione dei progetti, al miglioramento della gestione delle riunioni con il suo modelli per le note delle riunioni .
Dal momento che ClickUp conosce il contesto aziendale, può fornire soluzioni contestualizzate. Questa integrazione rende il monitoraggio delle attività, l'assegnazione delle responsabilità e il follow-up dello stato molto più semplice della semplice presa di nota.
Ecco una panoramica di alcune funzionalità/funzione chiave che ClickUp offre per la gestione delle note delle riunioni:
1. Semplificare il flusso di lavoro delle riunioni con ClickUp meetings Riunioni ClickUp offre diverse funzionalità/funzione studiate appositamente per i flussi di lavoro delle riunioni. Grazie agli strumenti integrati per le riunioni, i team possono pianificare, monitorare e seguire ogni aspetto di una riunione senza lasciare la piattaforma.
Ecco cosa si può fare con le funzionalità/funzione specifiche di ClickUp:
Scomposizione di programmi e assegnazione di attività
convertire le discussioni in attività realizzabili direttamente dalle note delle riunioni con ClickUp Comments
Con Commenti ClickUp assegna attività ai membri del team direttamente dalle note della riunione. Invece di vaghi follower, il team riceve attività chiare e attuabili, legate a discussioni specifiche, che facilitano il monitoraggio dello stato e la responsabilizzazione.
2. ClickUp Brain permette di prendere appunti e riepilogare in modo facile e veloce
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/ClickUp-Summarize-feature.jpg Funzionalità di riepilogare/riassumere ClickUp per le note delle riunioni /$$$img/
generate note precise per le riunioni, collegandole ad attività e documenti con ClickUp Brain_ ClickUp Brain un assistente IA, si integra perfettamente con il flusso di lavoro del project management. Aiuta a generare note dettagliate e accurate sulle riunioni che si allineano automaticamente alle attività, ai progetti o ai documenti. Questo Strumento di IA per le riunioni tiene tutto in un unico posto, senza dover più scavare nei vecchi thread di ChatGPT.
Con uno strumento completo di Scrittura IA la funzionalità/funzione di scrittura AI consente di creare note precise per le riunioni, facili da consultare. Collegate le note direttamente alle attività, ai progetti o ai documenti per un accesso rapido.
Aggiornate automaticamente le attività o i documenti con le informazioni relative alle riunioni per mantenere tutte le informazioni relative ai progetti organizzate e facili da trovare.
Ma c'è di più.
Potete anche ottimizzare le riunioni asincrone con ClickUp Clip ✨
Se il vostro team lavora in modo asincrono (async), significa che i membri non devono riunirsi alla stessa ora, ClickUp Clip è una soluzione perfetta.
Questa funzionalità/funzione consente di registrare video di aggiornamenti o spiegazioni e l'IA li trascrive automaticamente. In questo modo, ogni membro del team può rivedere le note o gli aggiornamenti delle riunioni secondo il proprio programma, senza dover assistere a una sessione dal vivo.
È possibile ricercare il testo trascritto e trasformare i Clip in attività, assicurando che tutti i punti chiave vengano catturati e resi operativi, anche quando il team è distribuito su diversi fusi orari.
3. Massimizzate la produttività delle riunioni con il modello di note per riunioni ClickUp
Modello per prendere le note di una riunione - 1 - e per prendere le note - Documenti Google
Come ciliegina sulla torta, ClickUp è dotato di un proprio template personalizzabile Modello per le note delle riunioni di ClickUp . Questo modello consente di impostare rapidamente una documentazione strutturata per vari tipi di riunioni. È possibile creare strutture personalizzate per i briefing con i client, le riunioni agili settimanali online, le revisioni delle prestazioni 1:1 e altro ancora.
Con questo modello:
- Acquisire programmi dettagliati e strutturare le riunioni per una migliore concentrazione
- Registrare i punti chiave della discussione e le decisioni in tempo reale
- Assegnare elementi d'azione direttamente dalle note della riunione per garantire la responsabilità
- Assicurarsi che non vengano saltati i follower collegando le note alle attività e alle scadenze
💡 Archivio di modelli: Supercaricate le vostre riunioni con i modelli di produttività di ClickUp per la gestione delle riunioni. ⚡
Il Modello di nota per le riunioni ClickUp vi aiuta a catturare facilmente elementi chiave, decisioni e azioni durante le riunioni. Il suo formato personalizzabile assicura che tutte le informazioni importanti siano organizzate e accessibili.
In alternativa, il file Modello di verbale di riunione è perfetto per creare registrazioni dettagliate e strutturate delle riunioni. Consente di documentare le discussioni, monitorare le decisioni e garantire la responsabilità assegnando attività di follow-up direttamente dal verbale della riunione.
Dal terrore al Da fare: trasformate il processo di presa nota delle riunioni con ClickUp
In ultima analisi, possiamo tornare a dire che tutte le riunioni dovrebbero essere email, non letteralmente, ma documentate. La documentazione è utile solo se è dettagliata, comprensibile e accessibile a tutte le parti interessate.
Certo, ChatGPT è un buon strumento per migliorare le note delle riunioni. Ma con ClickUp, l'intero flusso di lavoro delle riunioni è più fluido.
La prossima volta che uscirete da una riunione (o da una riunione virtuale), non dovrete pensare "E adesso?", ma avrete già le note ordinate, le attività assegnate e gli obiettivi monitorati. Chi l'avrebbe mai detto che le riunioni potessero essere davvero... produttive? Provate a partecipare a una riunione con ClickUp oggi stesso! Iscriviti gratis a ClickUp .