Come creare e utilizzare un grafico RASIC per l'esito positivo del progetto

La responsabilità si ferma qui

Il cartello sulla scrivania del Presidente Harry S. Truman

In qualsiasi impresa di gruppo, tutti devono sapere esattamente di cosa sono responsabili, loro e gli altri. Nel project management, la chiarezza sui ruoli e sulle responsabilità è essenziale. Capire chi è responsabile di cosa può fare la differenza tra l'esito positivo del progetto e il caos completo. Il famoso cartello del Presidente Truman ci promemoria che la responsabilità non è negoziabile.

Se avete mai fatto parte di un progetto in cui le attività sono state disattese o le scadenze sono saltate, vi sarete chiesti: "Aspettate, chi è responsabile di queste attività?"

A pensava che fosse responsabilità di B, mentre B presumeva che fosse C a doverlo fare. 🤔

Quando i team lottano per delimitare ruoli e responsabilità, dalle startup alle grandi aziende, un grafico RASIC può essere d'aiuto. Che siate gestori del team, team leader o analisti aziendali, questo grafico può snellire la comunicazione e migliorare la qualità del lavoro la governance del progetto .

Vediamo cos'è un grafico RASIC, come crearlo e come usarlo in modo efficace. 🚀

Che cos'è un grafico RASIC?

Un grafico RASIC è una matrice di assegnazione delle responsabilità che aiuta i team del progetto a chiarire e a comunicare il ruolo di responsabilità degli individui nelle varie attività .

Questo grafico offre un modo strutturato per mappare questi ruoli in relazione a specifiche attività o decisioni, garantendo chiarezza e riducendo eventuali sovrapposizioni o confusione. 🤝

I grafici RASIC si basano sui popolari Piano RACI aggiungendo una nuova dimensione con l'inclusione di "Assistenza" per aiutare a gestire meglio progetti complessi. Definendo chi fa cosa, un grafico RASIC promuove l'efficienza, la responsabilità e la collaborazione, tutti ingredienti essenziali per un esito positivo.

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Componenti del grafico RASIC

Per comprendere appieno il lavoro di un grafico RASIC per capacità , vediamo di suddividere le componenti chiave:

Responsabile (R)

Il responsabile (o il team) incaricato di svolgere il lavoro è il principale esecutore dell'attività ed è responsabile di portarla a termine. In molti casi, più di una persona può essere responsabile di diverse parti dell'attività.

📌 Per istanza, nel lancio di un prodotto, il product manager è molto probabilmente la persona responsabile del coordinamento del rilascio.

Responsabile (A)

La persona che assicura che l'attività venga completata. Ha la titolarità finale e risponde dei risultati. Per evitare confusione, di solito solo una persona è responsabile di ogni attività.

📌 Il responsabile del prodotto può essere responsabile dell'esito positivo del lancio, assicurandosi che il prodotto rispetti gli standard e le scadenze aziendali.

Assistenza (S)

Persone che partecipano attivamente al completamento dell'attività. Pur non essendo direttamente responsabili dell'attività o della decisione, il loro ruolo è quello di fornire supporto e garantire l'esito positivo dell'attività.

📌 Un graphic designer supporta la campagna del team di marketing con risorse visive.

Informato (I)

Queste persone devono essere informate sullo stato delle attività e sui risultati. Non sono obbligate ad agire, ma vengono aggiornate sullo stato.

📌 Il team commerciale deve essere informato sul lancio di un nuovo prodotto per preparare la sua presentazione.

Consultato (C)

Le persone che forniscono input o consigli prima che un'attività sia completata. Offrono intuizioni o competenze, ma non sono responsabili dell'esecuzione dell'attività.

📌 Il team legale potrebbe essere consultato per garantire la conformità alle normative.

💡Pro Tip: responsabili e Account possono sembrare simili, ma non lo sono. La responsabilità consiste nel portare a termine le attività assegnate; l'account consiste nel possedere i risultati di tali attività. Un individuo è tenuto a rispondere delle attività che sono di competenza dei membri del suo team.

Queste componenti si uniscono per fornire un quadro chiaro di chi svolge quale ruolo in un progetto, garantendo che non ci siano lacune o sovrapposizioni di responsabilità durante il ciclo di vita del progetto.

RASIC vs RACI

Prima di capire come creare un grafico RASIC, affrontiamo una domanda comune: Qual è la differenza tra un grafico RASIC e uno RACI? Modello RACI ? 📝

Il grafico RACI è ampiamente utilizzato in project management, per la gestione dei tempi di lavoro . RASIC fa un ulteriore passaggio aggiungendo il ruolo di supporto. Questo elemento aggiuntivo è particolarmente utile per i progetti più grandi, dove le attività sono complesse e possono richiedere un aiuto supplementare oltre a quello dell'esecutore e del decisore.

L'aggiunta di un ruolo di "assistenza" può chiarire chi deve dare una mano. In questo modo si evita di duplicare i lavori richiesti o di lasciare inutilizzate le attività di supporto necessarie.

In sostanza, RASIC offre ai team di progetto maggiore flessibilità e chiarezza nella distribuzione delle responsabilità.

Leggi anche: 15 Tecniche di gestione del tempo per aumentare la produttività del team

Come creare grafici RASIC

Ora che sappiamo cos'è un grafico RASIC, vediamo come crearne uno. 🛠️.

In questa guida, vedremo come impostare un Grafico RASIC in uno strumento di project management come ClickUp . Questo strumento consente di organizzare e monitorare visivamente le responsabilità del team.

$$$a Passaggio 1: Creare un nuovo spazio ed elencare le responsabilità

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-146-1400x422.png Nuovo spazio ed elenco: grafico rasico /$$$img/

via ClickUp Iniziare creando un nuovo spazio per il progetto. Quindi, creare un Elenco specifico per il grafico RASIC. Per chiarezza, chiamatelo "Grafico RASIC del progetto".

Passaggio 2: Aggiungere le colonne rilevanti

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-147-1400x563.png Aggiungere la colonna pertinente: grafico rasic /$$$img/

Una volta creato l'elenco, è necessario impostare le colonne per il grafico RASIC.

Personalizzare i campi delle colonne per includere:

• Responsabile: La persona o il team che Da fare il lavoro effettivo
• Account: L'individuo che risponde in ultima istanza dell'attività
• Supporto: Coloro che offrono assistenza o risorse aggiuntive
• Informati: Persone che devono essere tenute aggiornate
• Consultare: Esperti o stakeholder il cui contributo è necessario per prendere decisioni

Passaggio 3: Definire ruoli e responsabilità

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-148-1400x534.png Definizione dei ruoli e delle responsabilità: grafico rasic /$$$img/

Una volta che le colonne sono al loro posto, è il momento di definire i ruoli specifici per ogni attività. Iniziate identificando le attività o le decisioni chiave del progetto. Per ogni attività, assegnate le persone alle colonne Responsabile, Account, Supporto, Informato e Consultato.

Questo processo assicura che ogni attività abbia una chiara titolarità e che nessun passaggio venga trascurato.

Esempio: Se il vostro progetto è la costruzione di un nuovo sito web aziendale, assegnate "Responsabile" allo sviluppatore web, "Responsabile" al project manager, "Assistenza" al grafico, "Consultato" allo specialista SEO e "Informato" al team del marketing. In questo modo, ognuno conosce il proprio ruolo fin dall'inizio.

Passaggio 4: Aggiungere gli obiettivi delle attività

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-149-1400x474.png Aggiungere gli obiettivi delle attività: grafico rasic /$$$img/

Utilizzare il Campi personalizzati per monitorare ulteriori dettagli, come scadenze, livelli di priorità o fasi del progetto. L'aggiunta di questi campi aiuta a monitorare lo stato di ogni attività, assicurando che nulla venga dimenticato.

Leggi anche: 11 modelli gratuiti di impostazione e monitoraggio degli obiettivi per Excel e ClickUp

Passaggio 5: visualizzare con grafici e viste Gantt

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-150.png Visualizzazione con i grafici e le viste Gantt /$$$img/

Utilizzate il Grafici Gantt di ClickUp per visualizzare la Sequenza delle attività, le dipendenze e la titolarità.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-151.png Grafici di Gantt di ClickUp: grafico rasic /$$$img/

Inoltre, il Vista Tabella ClickUp e Vista Bacheca possono aiutare a monitorare le attività da diverse prospettive, assicurando che ognuno conosca le proprie responsabilità e le aspettative di consegna.

La Vista Tabella visualizza anche:

• Una panoramica chiara: Presenta le attività in un formato tabellare, rendendo facile vedere i dettagli di ogni attività a colpo d'occhio
• Personalizzazione: Possibilità di personalizzare le colonne per visualizzare esattamente le informazioni necessarie per il grafico RASIC.
• Filtraggio e ordinamento: Filtrare e ordinare le attività in base a vari criteri, come Responsabile, Accountable, data di scadenza o stato. In questo modo è facile identificare le attività che richiedono attenzione immediata o analizzare il carico di lavoro dei diversi membri del team
• Gestione del team: Creare nuove attività, assegnarle ai membri del team, impostare le date di scadenza e monitorare il loro stato direttamente all'interno della vista
• Integrazione con altre visualizzazioni: Utilizzare la vista Tabella in combinazione con altre visualizzazioniVisualizzazioni ClickUpcome la Vista Bacheca e la Vista Gantt Chart

Passaggio 6: monitoraggio dello stato e adeguamento dei ruoli

Il monitoraggio dello stato di avanzamento e gli aggiustamenti necessari sono fondamentali per mantenere il grafico RASIC efficace per tutto il ciclo di vita del progetto.

Monitorare lo stato di avanzamento delle attività: Usare il diagramma Attività di ClickUp visualizzata per avere un aggiornamento dettagliato sullo stato di ogni attività, assicurando che le responsabilità siano riunite e le scadenze siano rispettate. Le barre di stato e gli stati di completamento della piattaforma forniscono indicatori visivi per tenere tutti informati. Inoltre, in ClickUp è possibile aggiungere persone selezionate come 'osservatori' di un'attività, per coloro che devono essere tenuti 'informati' o 'consultati'"

Adattare i ruoli in base alle necessità: I progetti si evolvono e le responsabilità del team possono cambiare. Rivedete regolarmente il grafico RASIC e aggiornate i ruoli per adattarli ai cambiamenti dei requisiti del progetto. Ad esempio, se un'attività diventa più complessa e richiede un contributo aggiuntivo, aggiornate di conseguenza i ruoli di Consultazione o Assistenza per mantenere chiarezza ed efficienza.

Utilizzare le Automazioni: Semplificate le regolazioni dei ruoli impostando un'automazione che notifichi ai membri del team le modifiche apportate. In questo modo si riduce la comunicazione manuale e si garantisce che tutti siano allineati.

Passaggio 7: Collaborare e comunicare efficacemente

ClickUp offre diverse funzionalità/funzione per favorire la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team:

Commenti e discussioni sulle attività: Aggiungete commenti direttamente alle attività per fornire aggiornamenti, feedback o chiarimenti in tempo reale. Taggate i membri del team per coinvolgerli nelle discussioni, assicurando risposte rapide e riducendo la necessità di strumenti di comunicazione esterni.

Menzioni e notifiche: Usate le @notifiche nei commenti per notificare immediatamente a singoli individui o gruppi la loro attenzione su aggiornamenti cruciali.

Allegati e collegamenti alle attività: Allegate file, documenti o collegamenti rilevanti direttamente alle attività per fornire ai membri del team tutte le informazioni necessarie in un unico posto, riducendo al minimo il back-and-forth per le risorse.

Notifiche personalizzate: Impostate notifiche personalizzate in modo che i ruoli Consultati e Informati sappiano quando è necessario il loro contributo. Automazioni per garantire che i ruoli di assistenza siano impegnati nelle fasi giuste del progetto.

$$$aPro Tip: Create una promemoria ricorrente all'interno di ClickUp per rivedere il vostro grafico RASIC settimanalmente o bisettimanalmente, assicurandovi che tutti siano consapevoli delle proprie responsabilità e di ogni potenziale aggiornamento.

Passaggio 8: Ottimizzare il grafico RASIC per l'efficienza

L'ottimizzazione del grafico RASIC aiuta a mantenere la chiarezza e a migliorare il flusso di lavoro durante il progetto.

Dipendenze dalle attività: Definite e mappate le dipendenze tra le attività per indicare come i diversi ruoli (come Consulente o Supporto) devono interagire. Questo approccio proattivo può prevenire i colli di bottiglia e far sì che il progetto proceda senza intoppi.

Dashboard personalizzati per i KPI: Progettate dashboard che visualizzino gli indicatori di prestazione chiave (KPI) relativi al vostro grafico RASIC. Include widget come:

Grafici di burnup e burndown: Tracciate lo stato di avanzamento rispetto alla Sequenza del progetto.

Widget per il monitoraggio del tempo: Monitorano il tempo assegnato alle attività e identificano se sono necessari aggiustamenti.

Stato dell'attività: Visualizzare quali ruoli stanno contribuendo in modo efficace e identificare le aree di miglioramento.

Automazioni per i promemoria del flusso di lavoro: Implementate l'automazione che notifica ai membri del team le scadenze imminenti o quando è necessario il loro contributo. Ad esempio, impostare avvisi per i membri del team nel ruolo Informed per garantire che ricevano aggiornamenti tempestivi.

Rivedere e perfezionare: Rivedere periodicamente la struttura generale del grafico RASIC per identificare eventuali inefficienze. Regolate le colonne, le visualizzazioni delle attività o i campi personalizzati per rendere il grafico più chiaro e funzionale.

Modello di piano RACI di ClickUp

Se si desidera risparmiare tempo utilizzando un grafico RASIC già pronto, è possibile utilizzare una serie di modelli di pianificazione RACI modelli di grafici RACI gratuiti . Per istanza, date un'occhiata all'utile Modello di piano RACI di ClickUp che può essere facilmente personalizzato per adattarsi alle vostre esigenze.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-152.png Modello di piano RACI di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-1631005&department=pmo Scarica questo modello /$$$cta/

Questo modello di grafico RACI aiuta a definire il progetto ruoli e responsabilità del progetto che può essere adattato anche ai grafici RASIC.

Consente di impostare stati personalizzati che rappresentano i diversi ruoli in un grafico RASIC: Responsabile, Account, Assistenza, Informazione e Consulenza.

In questo modo è più facile assegnare e monitorare le responsabilità di ogni persona in qualsiasi attività.

💡Consigli rapidi:

• Utilizzate stati chiari e distinti per ogni ruolo per evitare confusione. Assegnare le responsabilità durante la fase di pianificazione del progetto per garantire che ogni membro del team conosca il proprio ruolo in ogni attività
• Creare campi personalizzati come "Consultato", "Assistenza" o "Informato" per aggiungere maggiore granularità al grafico. Aggiornate regolarmente questi campi con lo stato delle attività per mantenere il team allineato
• Utilizzate la Vista Elenco per una ripartizione dettagliata delle responsabilità individuali e la Vista Gantt per individuare colli di bottiglia o sovrapposizioni nella titolarità delle attività. Questo può aiutare a snellire il flusso di lavoro, identificando le lacune o le eccedenze di responsabilitàresponsabilità del team Evidenziate come ruoli diversi (come Consulente o Assistenza) debbano interagire prima che un'attività vada avanti utilizzando le *Dipendenze dell'attività. Mappare queste dipendenze all'inizio del ciclo di vita del progetto
• Impostare un'automazione che notifichi ai membri del team del progetto 'consultati' o 'informati' quando è necessario un input per evitare ritardi. Inoltre, automatizzate le promemoria per coloro che ricoprono un ruolo di assistenza, per tenerli impegnati nelle fasi giuste del progetto
• Utilizzate i commenti per fornire aggiornamenti o feedback in tempo reale ai membri del team responsabile e di supporto. In questo modo, non sono necessarie riunioni o comunicazioni aggiuntive al di fuori di ClickUp, mantenendo tutte le informazioni rilevanti in un unico luogo
• Personalizzate i dashboard per monitorare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) legati ai ruoli e alle attività del vostro grafico RASIC

Migliori casi d'uso per i grafici RASIC

Il grafico RASIC è ampiamente utilizzato per il project management in tutti i settori. Ecco alcuni esempi:

1. Costruzione

Nei progetti di costruzione, il coordinamento tra più parti interessate (architetti, ingegneri, appaltatori e funzionari pubblici) è fondamentale. Supponiamo che stiate costruendo un complesso commerciale.

Il grafico potrebbe avere questo aspetto:

Grafico RASIC per la costruzione

2. Assistenza sanitaria

L'implementazione di nuove tecnologie nel settore sanitario richiede un'attenta riunione per soddisfare gli standard normativi, tecnici e di cura del paziente.

Ad esempio, ecco il grafico RASIC se si vuole implementare un sistema di cartelle cliniche elettroniche:

Grafico RASIC per la sanità

3. Sviluppo IT e software

I progetti di sviluppo software richiedono che i team assegnino ogni particolare attività in modo chiaro e non ambiguo per garantire risultati positivi del progetto.

Consideriamo un esempio di progetto: lo sviluppo di software per un'app bancaria. Il grafico RASIC potrebbe essere il seguente:

Grafico RASIC per l'IT

💡Pro Tip: Evidenziate le interazioni tra i ruoli con le attività di ClickUp per mappare i passaggi critici. 🤝

4. Marketing e pubblicità

Facciamo un esempio di come approcciare RASIC per un progetto di marketing. Supponiamo che stiate lanciando una nuova campagna di marketing.

Ecco il vostro grafico RASIC:

Grafico RASIC per il marketing

Per i team che hanno già familiarità con il modello RACI, l'adattamento a un grafico RASIC può fornire una profondità ancora maggiore includendo il ruolo di assistenza. Sebbene il modello RACI sia un quadro eccellente per la definizione dei ruoli, la dimensione aggiunta di RASIC aiuta i team a gestire meglio progetti complessi e ad assegnare in modo efficace i ruoli di supporto.

Leggi anche: 10 modelli gratuiti di piano delle risorse in Excel e ClickUp

Creare un piano per l'esito positivo del progetto con i grafici RASIC

L'ambiguità può rallentare i team, creare inutili tensioni o portare a costosi errori. Il grafico RASIC elimina questi rischi offrendo un approccio strutturato e visivo ai ruoli e alle responsabilità.

Definendo chi è responsabile, responsabile, supportato, informato e consultato, il team può operare in modo più preciso, assicurando che le attività siano completate in tempo e che tutti conoscano il proprio posto nel processo di project management. 📋

Consente inoltre una comunicazione più fluida e piano di produttività ogni membro del team sa esattamente a chi rivolgersi per ottenere decisioni, feedback o aggiornamenti.

L'utilizzo di uno strumento come ClickUp per creare e gestire i grafici RASIC amplifica questi vantaggi. I modelli personalizzabili, le funzionalità/funzione di collaborazione in tempo reale e le visualizzazioni intuitive (come i grafici Gantt) consentono di adattare facilmente i principi RASIC a qualsiasi progetto, indipendentemente dalle dimensioni e dalla complessità.

Usando ClickUp, vi assicurate che il vostro grafico RASIC si evolva con il progetto, permettendovi di regolare i ruoli, monitorare lo stato e ottimizzare i flussi di lavoro. Provate ClickUp oggi stesso e lavora in modo più intelligente! ✨