Se state leggendo questo articolo, è probabile che abbiate sentito parlare o provato almeno una volta il quadro RACI sul lavoro. È stato perché il vostro manager ha cercato di vendervi l'idea per i suoi numerosi vantaggi? O forse avete letto un articolo su RACI navigando su Internet per conoscere le tecniche efficaci di project management.
In ogni caso, per rinfrescarvi la memoria, la matrice RACI o matrice di assegnazione delle responsabilità è una struttura che consente ai Teams di terminare il lavoro in modo più efficiente definendo chiaramente i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team.
Quando vi chiedete come delegare le attività nel lavoro, potete usare la matrice RACI per determinare i diversi livelli di titolarità che ogni membro del team avrà su un'attività durante un progetto.
L'acronimo RACI sta per: Responsabile, Account, Consulente e Informato.
Con la matrice RACI, ogni attività viene assegnata a una o più persone che saranno responsabili della sua esecuzione, a una persona che sarà accountable per garantire che venga svolta in tempo, a una o più persone che saranno consultate durante il percorso e a una persona che sarà informata sull'esecuzione dell'attività, sul suo stato e su quando sarà terminata.
bonus letto: Esempi di matrici RACI sono disponibili online se volete provarli. ClickUp, ad esempio, offre gratuitamente un modello di matrice RACI pronto all'uso per organizzare il vostro team.
Evitate gli errori di comunicazione legati alle attività definendo chiaramente le responsabilità con il modello di matrice RACI di ClickUp
Modello di matrice RACI di ClickUp è un modello altamente personalizzabile che aiuta i team:
- Assegnare le attività e la titolarità dei compiti
- Migliorare la comunicazione, l'account e la collaborazione
- Evitare ritardi nel completamento delle attività dovuti a errori di comunicazione
Il modello di matrice RACI di ClickUp non è solo uno strumento di organizzazione. È un modo efficace per tenere sotto controllo i progetti e assicurarsi che tutti conoscano il proprio ruolo nel processo. I vantaggi dell'utilizzo di questo modello includono:
- Maggiore visibilità e chiarezza su chi è responsabile per cosa
- Una migliore comprensione di chi ha l'autorità decisionale
- Riduzione degli errori di comunicazione e dei ritardi nelle attività
- Capacità di assegnare le attività in modo rapido ed efficiente
Sebbene la matrice RACI tradizionale sia facile da implementare e definisca chiaramente i ruoli di ciascuno in un progetto, presenta delle sfide. Le lamentele più comuni che i professionisti hanno sollevato nei confronti del modello RACI sono:
- Può essere troppo rigido
- Può essere un lavoro troppo impegnativo per i progetti più piccoli
- Complica le cose per i team più piccoli in cui una persona indossa più cappelli
- Il project manager potrebbe finire con l'essere account di tutte le attività da fare
Ma il punto è che le responsabilità cancellate nel project management sono cruciali come il caffè del lunedì mattina. Senza di esse, si sta praticamente allevando i gatti e la situazione è caotica, improduttiva e rischia di finire con dei graffi. Quindi, se il RACI non fa per voi, cosa deve fare un project manager esperto?
Fortunatamente, nel corso degli anni, i responsabili delle decisioni hanno ideato diverse alternative al RACI che si adattano meglio alla natura dinamica dei team.
Esplorare le alternative alla matrice RACI
Non è che la RACI non sia utile, è solo che la dimensione unica non si adatta a tutti nel mondo del lavoro del project management software.
I grafici RACI si concentrano più sulle responsabilità individuali che sul lavoro di squadra. Non creano spazio per ambienti di lavoro cooperativi in cui più membri del team devono collaborare strettamente.
Comunicare le responsabilità del team utilizzando il modello RACI tradizionale sarà difficile se lavorate con team globali sparsi in diversi fusi orari.
Ecco perché la scelta del giusto quadro decisionale per il team non è solo un esercizio. Si tratta di impostare il progetto e il team in modo da ottenere un esito positivo. Ogni metodo decisionale ha un impatto diverso sui risultati del progetto.
Supponiamo che dobbiate andare in un nuovo ristorante in cui non siete mai stati e non sapete come arrivarci. L'uso di un GPS o di una mappa cartacea possono entrambi portarvi a destinazione, ma uno dei due potrebbe essere più veloce, più efficiente o più adatto al vostro viaggio specifico.
Allo stesso modo, mentre RACI è utile per assegnare ruoli e responsabilità, RAPID può essere utile per accelerare il processo decisionale per un progetto sensibile ai tempi. Oppure PACSI può fornire la granularità necessaria per progetti con più parti in movimento.
Esploriamo quindi queste alternative RACI, che potrebbero essere perfette per il vostro stile di project management.
Alternative guidate dalle decisioni: RAPID e DACI
Per prima cosa, abbiamo alcuni modelli che rendono il processo decisionale più semplice e veloce. Perché, diciamocelo, metà del project management consiste nel prendere le decisioni giuste, no?
RAPID
RAPID è l'acronimo di Recommend, Agree, Perform, Input, and Decide. Ecco come si articola:
- Raccomandare: Questa o queste persone raccomandano una linea d'azione
- Accettare: Devono essere d'accordo con la raccomandazione per andare avanti
- Eseguire: Sono coloro che attuano la decisione presa
- Input: Forniscono informazioni o input per la raccomandazione
- Decidere: Il decisore, colui che prende la decisione finale
💡 RAPID brilla nelle situazioni in cui le decisioni devono essere prese in modo rapido ed efficiente, con un account cancellato. È il metodo ideale per startup, team di sviluppo agile e gestori del team in caso di crisi
DACI
La matrice DACI sta per Driver, Approver, Contributors e Informed. È simile a RAPID, ma con un focus leggermente diverso:
- Driver: Questa persona guida il progetto e spinge tutti a garantire che le decisioni vengano prese
- Approva: Ha l'ultima parola sulle decisioni
- Collaboratori: Sono esperti che forniscono input al processo decisionale
- Informati: Devono essere a conoscenza della decisione finale, ma non sono coinvolti nel processo decisionale
💡DACI aiuta a mappare in modo chiaro gli stakeholder ed è perfetto per chi ha bisogno di una chiara catena di comando. È come una catena di montaggio ben oliata in cui tutti conoscono il proprio ruolo e il processo si svolge senza intoppi. È ideale per grandi aziende, progetti governativi e industrie regolamentate
**Se non sapete cos'è la mappatura degli stakeholder, ecco un blog che ne descrive le caratteristiche con 10 modelli per aiutarvi con la mappatura degli stakeholder nella vostra organizzazione.
Alternative guidate dalle attività: RASCI e ARPA
RASCI
RASCI è una versione ampliata di RACI, che aggiunge un ulteriore livello di granularità all'assegnazione dei ruoli. Include i seguenti ruoli:
- Responsabile: La persona che fa il lavoro per completare l'attività
- Accountable: la persona che risponde in ultima istanza del corretto completamento dell'attività
- Assistenza: Persone che forniscono risorse o svolgono un ruolo di supporto per completare il compito
- Consultazione: Persone di cui si chiede l'argomento, in genere esperti della materia
- Informati: Persone che dovrebbero essere tenute aggiornate sullo stato di avanzamento, spesso solo al momento del completamento
La differenza chiave tra i modelli RASCI e RACI è l'aggiunta del ruolo di "Assistenza". Questo riconosce che alcuni membri del team possono assistere la persona responsabile senza essere direttamente responsabili del completamento dell'attività.
💡 La matrice RASCI è particolarmente utile nei progetti complessi in cui le attività richiedono l'intervento di più persone o presentano molte interdipendenze e ruoli di supporto. È ideale per i team interfunzionali, i progetti IT su larga scala e i progetti di costruzione
ARPA
L'ARPA adotta un approccio leggermente diverso, concentrandosi sul flusso di autorità e partecipazione:
- Accountable: La persona che ha l'autorità di approvare o porre il veto sul lavoro
- Responsabile: La persona che effettivamente esegue il lavoro
- Partecipante: Persone attivamente coinvolte nel processo, ma non responsabili del suo completamento
- Advisor: Persone che forniscono input in base alla loro esperienza ma non sono attivamente coinvolte
È particolarmente utile quando è necessario chiarire la catena di comando e distinguere tra chi fa il lavoro e chi lo supervisiona. Riconosce anche il ruolo dei partecipanti che sono coinvolti attivamente ma non sono responsabili in ultima analisi.
💡 Per i progetti in cui è necessario distinguere tra chi ha autorità, chi fa il lavoro e chi fornisce competenze o assistenza, è possibile utilizzare la matrice ARPA. È la soluzione migliore per società di consulenza, progetti di ricerca e iniziative strategiche.
Altre alternative RACI
PACSI
PACSI è l'acronimo di Perform, Accountable, Control, Suggest e Informed. È un'alternativa RACI con i seguenti ruoli:
- Performare: Da fare il lavoro
- Accountable: sono responsabili del risultato
- Controllano: Rivedono e possono mettere il veto alle decisioni
- Suggeriscono: Forniscono input e raccomandazioni
- Informati: Hanno bisogno di sapere cosa sta succedendo
💡PACSI è ideale per progetti con più parti interessate e processi di approvazione complessi. È come una torta a più strati; ogni strato ha il suo sapore e il suo scopo. Le grandi aziende, le agenzie governative e i progetti multinazionali trovano il modello PACSI più efficace.
RACI-VS
RACI-VS aggiunge due nuovi ruoli a RACI: Verificatore e Firmatario
- Verificatore: Colui che controlla che il lavoro soddisfi i requisiti
- Firmatario: Colui che approva il prodotto finale
💡 Questo modello è perfetto per i progetti che richiedono un controllo di qualità rigoroso o requisiti normativi e per i settori con esigenze di conformità molto severe. Per questo è ideale per aziende farmaceutiche, industria aerospaziale e servizi finanziari.
DCI
Il DCI è una versione semplificata del RACI che attribuisce maggiore importanza ai driver del progetto. Sta per:
- Decisore/Driver: Dirige il modo in cui l'attività verrà terminata
- Consultato: Chiede input, suggerimenti o opinioni
- Informato: Non direttamente coinvolto nell'attività, ma deve essere informato quando l'attività è terminata
💡 Il modello DCI è più adatto per un project management semplificato in team più piccoli o per progetti meno complessi, cosa che manca alla matrice RACI. È ideale per piccole aziende, startup e singoli dipartimenti all'interno di grandi organizzazioni.
RATSI
Il modello RATSI aggiunge ulteriori sfumature all'assegnazione delle attività. Aiuta a costruire un quadro chiaro dei ruoli di autorità e di supporto in un progetto. Include:
- Responsabilità: Responsabile di far terminare l'attività e non di farla
- Autorevolezza: Prende le decisioni e possiede l'attività. Non è coinvolto nelle attività quotidiane
- Compito: Responsabile da fare dell'attività
- Assistenza: Fornisce supporto o suggerimenti, se necessario
- Informa: Verrà informato dell'attività una volta completata
💡 La matrice RATSI è utile quando è necessario separare chi ha l'autorevolezza per prendere decisioni da chi è responsabile delle attività. È la soluzione migliore per le **organizzazioni a matrice, i progetti interfunzionali e le società di consulenza
Grafici di Gantt e Struttura di ripartizione del lavoro
Pur non essendo alternative dirette al RACI, i grafici di Gantt e le strutture di ripartizione del lavoro offrono ai gestori del team modi visivi per assegnare le responsabilità tra i membri del team e monitorare lo stato delle attività. Sono come le infografiche del project management: presentano informazioni complesse in un formato facile da digerire.
Un grafico Gantt è un'ottima alternativa visiva alla matrice RACI, che mostra la quantità di lavoro completato dal team in un periodo di tempo rispetto al tempo previsto per completarlo. Collega le persone direttamente alle attività, evidenziando le dipendenze e la Sequenza.
Monitoraggio delle dipendenze e visualizzazione dello stato di avanzamento del progetto in un'unica posizione con I grafici Gantt di ClickUp I grafici Gantt sono ideali per visualizzare le Sequenze e le Dipendenze di un progetto e sono ideali per progetti sensibili al tempo con attività sequenziali.
Potreste già utilizzare una struttura di ripartizione del lavoro (WBS). Si tratta di un diagramma che suddivide progetti grandi e complessi in porzioni o sezioni di lavoro più piccole e di facile comprensione per tutti. Questo aiuta a mantenere lo slancio di un progetto, organizza tutti e assicura che tutte le attività essenziali siano completate.
via Forbes Questo approccio è ideale per progetti di costruzione, sviluppo di software e lancio di prodotti.
Fattori da considerare per la selezione del framework giusto
Scegliere la giusta alternativa al grafico RACI è come scegliere l'abito perfetto: bisogna scegliere quello che è ideale per l'occasione, le proprie preferenze e i propri obiettivi.
Ecco alcuni fattori da considerare nella scelta del giusto quadro decisionale:
- Dimensione e complessità del progetto
- Struttura e dinamiche del team
- Cultura decisionale dell'organizzazione
- Coinvolgimento degli stakeholder
- Sequenza e urgenza del progetto
- Requisiti normativi o di conformità
Il quadro migliore è quello che funziona per il vostro team e il vostro progetto. Non si tratta di seguire l'ultima tendenza, ma di trovare ciò che meglio si adatta alle vostre esigenze.
Implementazione di alternative RACI
Finora abbiamo parlato delle numerose alternative al RACI. Ora parliamo di come potete implementare perfettamente questi framework nel vostro lavoro!
Ecco ClickUp!
ClickUp è un programma di software gratuito per il project management con funzionalità/funzione che possono aiutare qualsiasi team di progetto a implementare qualsiasi alternativa RACI.
Ecco le principali funzionalità/funzione di ClickUp che potete utilizzare per implementare le alternative RACI:
ClickUp Lavagne online
Quando si implementa un modello come RASCI, i team possono usare Lavagne online di ClickUp per disegnare un diagramma di flusso che mostri come le attività passano attraverso i diversi ruoli o per creare una matrice di responsabilità con codice a colori. Questo approccio visivo aiuta i membri del team a capire rapidamente qual è il loro posto nel processo e a lavorare sulle loro attività.
ClickUp Whiteboards offre strumenti come note adesive, forme, evidenziatori e penne di vari colori per consentire una collaborazione visiva ininterrotta su una tela digitale estesa. È anche possibile collegare le lavagne online ai documenti e ai file di Attività di ClickUp per seguire i ruoli assegnati durante l'implementazione dei framework di project management scelti.
Collaborare, fare brainstorming e innovare sulle lavagne online di ClickUp
ClickUp Documenti
Dopo aver fatto un brainstorming di idee e piani d'azione sulle lavagne online, utilizzate Documenti ClickUp per creare, archiviare e condividere una documentazione dettagliata sul framework scelto, l'ambito di lavoro , guide di ruolo, piano del progetto e altro ancora.
Per istanza, se avete scelto il modello DACI, potreste creare un documento che descriva in dettaglio le responsabilità del responsabile, tra cui come avviare le decisioni, chi coinvolgere e come comunicare i risultati. Questi documenti fungono da punto di riferimento centrale, assicurando la coerenza nell'applicazione del framework in progetti o team diversi.
Registrate tutta la documentazione relativa al progetto in un unico posto su ClickUp Docs
Campi personalizzati ClickUp Campi personalizzati di ClickUp consentono di popolare le attività di ClickUp con **tutte le informazioni rilevanti necessarie per completare bene l'attività. Quando si implementa il RACI o i suoi framework alternativi, è possibile aggiungere alle attività dettagli quali ruoli, responsabilità chiave, KPI, Sequenze, ecc. per mantenere tutti sulla stessa pagina.
Per istanza, per il modello DACI è possibile creare campi personalizzati per ogni attività che indichino chi è il motore, l'approvatore, il collaboratore e l'informato. In questo modo i membri del team possono identificare rapidamente i loro ruoli per ogni attività, semplicemente guardando i dettagli della dashboard o dell'attività. Questo aiuta a semplificare il processo decisionale e a ridurre i colli di bottiglia.
Visualizzazioni personalizzate in ClickUp
I diversi stakeholder hanno bisogno di prospettive diverse sullo stato del progetto e sulle responsabilità. Visualizzate le attività, gli assegnatari e lo stato di avanzamento in un modo che sia sensato per i principali stakeholder del vostro team con Visualizzazioni ClickUp . Scegliete tra oltre 15 viste, tra cui Kanban Boards, Elenchi, Grafici Gantt, Vista Calendario, Vista Tabella e Vista Team.
Tenete traccia delle vostre attività nel modo più produttivo per voi con ClickUp Views
Ad esempio, nel modello ARPA, la persona Accountable potrebbe utilizzare la vista Calendario o Gantt che mostra lo stato generale del progetto, mentre i responsabili delle singole attività potrebbero utilizzare una vista più dettagliata come quella Elenco.
Dipendenze delle attività di ClickUp
Molte alternative RACI prevedono processi decisionali o di approvazione sequenziali. Per tali strutture, Dipendenze dalle attività di ClickUp mostrano l'ordine delle operazioni e chi è responsabile di cosa.
Per istanza, in un modello RACI-VS, è possibile impostare le dipendenze per i processi esistenti, per garantire che le attività passino attraverso le fasi Responsabili, Accountable, Verificatori e Firmatari nell'ordine corretto. In questo modo si evita che il lavoro sia in corso prima di essere approvato o verificato, eliminando revisioni e rielaborazioni costose.
ClickUp Chattare Visualizza e commenta
Comunicate in tempo reale direttamente all'interno delle attività grazie a La visualizzazione della chat di ClickUp o monitorare lo stato di avanzamento attraverso i Commenti per una collaborazione senza soluzione di continuità.
La visualizzazione della chat di ClickUp è ideale per:
- Query rapide: Cercare risposte immediate a domande senza interrompere i flussi di lavoro
- Sessioni di brainstorming: Generare idee e soluzioni in modo collaborativo all'interno di una chat dedicata
- Discussioni informali: favorire una comunicazione aperta e la condivisione delle conoscenze tra i membri del team
I commenti sono più adatti per discussioni su attività specifiche e per fornire feedback. Utilizzateli per:
- Fornire un feedback dettagliato: Offrire critiche costruttive o suggerimenti direttamente sulle attività
- Documentare le decisioni: Registrare le discussioni e i risultati importanti relativi a un'attività
- Monitorare lo stato di avanzamento: Monitorare gli aggiornamenti delle attività e fornire suggerimenti se necessario
Combinando efficacemente Vista Team e Commenti, i team possono snellire la comunicazione, migliorare la collaborazione e garantire che tutte le discussioni siano catturate e organizzate in modo appropriato all'interno del progetto.
Nel modello RASCI, ad esempio, i ruoli Assistenza e Consulenza possono utilizzare i Commenti per fornire input direttamente su attività specifiche. In questo modo tutte le comunicazioni sono contestualizzate e il responsabile ha a portata di mano tutte le informazioni necessarie.
Chatta istantaneamente con il tuo team per rimanere sulla stessa pagina e risparmiare tempo con ClickUp Chat
ClickUp Notifiche
Un project management intelligente richiede l'aggiornamento di tutti sullo stato di avanzamento e sulle modifiche Notifiche di ClickUp sono perfette per questo lavoro.
Nel modello RAPID, i membri del team possono impostare notifiche che li avvisino quando è il loro turno di agire. Ad esempio, la persona Agree può ricevere una notifica non appena la persona Recommend completa la sua parte, assicurando un rapido processo decisionale.
Con ClickUp è possibile implementare qualsiasi alternativa RACI e farla funzionare con il minimo sforzo. Avete bisogno di seguire il modello RAPID? Utilizzate campi personalizzati per indicare chi raccomanda, chi accetta e così via. Volete implementare il modello DACI? Impostate un flusso di lavoro che mostri chiaramente chi è il Responsabile e chi approva per ogni attività.
La flessibilità di ClickUp come strumento di project management consente di adattarlo a qualsiasi contesto si scelga. Può diventare uno strumento di software di delega delle attività vi aiuterà con esecuzione del progetto e molto altro ancora!
L'ABC del project management
Da RAPID a RASCI, da DACI ad ARPA, qui abbiamo esplorato un intero alfabeto di alternative RACI.
Il risultato chiave?
Non esiste una soluzione unica per il project management. Il quadro migliore per l'esito positivo di un progetto è quello che si adatta al vostro team, al vostro progetto e ai vostri obiettivi come un guanto.
Ed è qui che entra in gioco ClickUp.
Indipendentemente dall'alternativa RACI scelta, ClickUp ha le capacità per farla funzionare senza problemi. È come una bacchetta magica per il project management: qualsiasi cosa vi serva, ClickUp può farla funzionare. Iscrivetevi a ClickUp per una versione di prova gratuita.