Chattare sulla partita di ieri sera con un collega o un manager può essere quasi una conversazione organica e facile. Ma quando si passa a discutere delle scadenze dei progetti e dei KPI, è necessaria un'altra abilità: essere professionali.
Tuttavia, molti hanno difficoltà in questo senso, soprattutto in impostazioni remote o ibride, dove spesso si perdono le indicazioni tradizionali. Le ricerche mostrano che l'86% dei dipendenti attribuire i fallimenti sul posto di lavoro alla mancanza di forti capacità di comunicazione professionale.
Di conseguenza, è necessario implementare strategie di comunicazione che favoriscano la chiarezza, l'allineamento e una maggiore produttività sul posto di lavoro. Se vi sentite un po' bloccati e cercate modi migliori per esprimere i vostri pensieri, continuate a leggere.
In questo post esploreremo in dettaglio la comunicazione professionale, compresa la definizione, le competenze chiave e i consigli da seguire. Cominciamo.
Che cos'è la comunicazione professionale?
In poche parole, la comunicazione professionale si riferisce allo scambio di informazioni, idee o messaggi in un ambiente di lavoro o aziendale utilizzando un linguaggio chiaro, rispettoso e formale.
Comprende vari moduli, compresi quelli verbali e scritti, come le interazioni faccia a faccia, la comunicazione video asincrona , la messaggistica istantanea sul lavoro e le email per ottenere una collaborazione efficace e la risoluzione dei problemi.
Perché la comunicazione professionale è importante
Avete mai lottato per rimanere coinvolti in una riunione quando un collega o un superiore parla per un periodo prolungato senza una direzione chiara? E quando finalmente hanno terminato, non avete ancora idea di quale fosse il punto o di cosa dobbiate fare.
È qui che entra in gioco la comunicazione professionale.
Una comunicazione chiara ed efficace assicura che tutte le parti trasmettano e comprendano le idee, favorendo una comunicazione solida comunicazione di team sul posto di lavoro. Essere sintetici e intenzionali con le parole fa sì che tutti si concentrino sullo stesso obiettivo, portando a una maggiore produttività in tutti i settori.
Esempi di comunicazione professionale
Anche se ci sono molti modi di chattare che si possono usare al lavoro, concentriamoci su due esempi chiave.
Immaginate di dover fornire un aggiornamento sul progetto al vostro manager via email. Il vostro messaggio potrebbe essere simile a questo:
Salve [nome del manager],
Ecco un rapido aggiornamento sul progetto:
- L'attività A è stata completata
- L'attività B è in dirittura d'arrivo per venerdì
- Stiamo incontrando alcuni ritardi con l'attività C, ma ci sto lavorando
Fatemi sapere se desiderate aggiornamenti specifici su uno di questi compiti.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
Questa struttura garantisce che l'email sia breve ma informativa e utilizza punti elenco per la chiarezza.
In secondo luogo, comunicazione client richiede ascolto attivo ed empatia, sia al telefono che di persona. Per istanza, quando si tratta di un problema del cliente, si potrebbe dire:
"Grazie per averci segnalato questo problema. Capisco perfettamente quanto possa essere frustrante. Provvederò subito a risolvere il problema e mi assicurerò che riceva un aggiornamento entro 24 ore"_
Questa risposta dimostra professionalità riconoscendo le preoccupazioni del cliente e offrendo una soluzione chiara e un follow-up.
Abilità chiave per una comunicazione professionale efficace
Da fare come evitare errori di comunicazione sul posto di lavoro? Concentratevi su queste abilità di comunicazione professionale:
1. Chiarezza e concisione
Nessuno vuole districarsi tra gergo o linguaggio complesso, soprattutto nelle email e nelle reportistiche, solo per capire cosa viene detto. È quindi necessario mantenere la semplicità.
In primo luogo, evitare termini tecnici o frasi specifiche del settore a meno che non siano essenziali. Puntate sempre su parole facilmente comprensibili e riducete il rischio di fraintendimenti.
cercate assolutamente di evitare affermazioni del tipo: "Per garantire l'esito positivo di questa iniziativa, è indispensabile sfruttare le sinergie interfunzionali e ottimizzare l'allineamento collaborativo durante tutto il ciclo di vita del progetto"
preferite invece frasi del tipo: "Lavoriamo tutti fianco a fianco a questo progetto e assicuriamoci che diventi un grande successo"
💡Pro Tip: Punti elenco, titoli e paragrafi brevi sono i vostri amici: rendono le informazioni facili da digerire. Completare l'email con un oggetto diretto come "Riunione per la scadenza del progetto" aiuta a definire le aspettative fin dall'inizio. Ricordate che meno è meglio.
2. Ascolto attivo
È un'abilità cruciale in qualsiasi impostazione lavorativa. Va oltre il semplice ascolto delle parole: implica la piena concentrazione, la comprensione e la risposta ponderata a ciò che viene detto.
Quando si pratica l'ascolto attivo, si dimostra rispetto ed empatia per gli altri dipendenti, il che porta a relazioni più solide e a un miglioramento della qualità del lavoro collaborazione sul posto di lavoro e meno incomprensioni.
Ecco come essere un ascoltatore migliore nelle riunioni e nelle conversazioni individuali:
- Dimostrare curiosità e disponibilità ad ascoltare le persone ponendo domande e cercando chiarimenti
- Eliminare tutte le distrazioni e concentrarsi interamente sull'interlocutore per essere pienamente presenti, senza scorrere il telefono o dare un'occhiata al portatile
- Lasciare che l'oratore finisca i suoi pensieri senza intervenire o interromperlo: questo dimostra rispetto e assicura che si stia ascoltando il messaggio nella sua interezza prima di rispondere
3. Comunicazione non verbale
Avete mai sentito l'adagio: "Non è importante quello che dici, ma come lo dici"?
Il linguaggio del corpo, il contatto visivo e persino il tono di voce possono completare il modo in cui le parole vengono ricevute e percepite.
Per istanza, se state dando un feedback costruttivo a un collega, ma avete le braccia incrociate e siete impegnati a giocherellare con il vostro telefono, è probabile che il messaggio che gli arriva non sia quello che intendevate.
Incrociare le braccia può sembrare un atteggiamento difensivo, mentre evitare il contatto visivo dimostra mancanza di interesse e disonestà.
Anche se lavorate da casa, prendetevi qualche minuto per vestirvi in modo professionale e l'impostazione sarà quella giusta. Le persone notano. Stare seduti, annuire con un cenno di assenso e magari anche sorridere (sì, le persone possono sentirlo attraverso lo schermo) dimostra che state ascoltando attivamente e siete impegnati.
Questi piccoli segnali contribuiscono a mantenere la produttività della conversazione.
Pro Tip: La padronanza della comunicazione professionale - di persona o virtualmente - migliora la vostra presenza e potenzia la vostra intelligenza emotiva. La combinazione di un linguaggio chiaro e di un linguaggio del corpo positivo crea un ambiente in cui la collaborazione può prosperare.
Come migliorare le capacità di comunicazione professionale
1. Adattare il messaggio al pubblico
Pensate sempre a chi state parlando e adattate il vostro linguaggio di conseguenza.
Per istanza, invece di dire "I KPI indicano una variazione significativa nelle nostre metriche", provate a dire "I nostri numeri mostrano che siamo fuori strada rispetto ai nostri obiettivi"
In questo modo si garantisce che tutti capiscano senza perdersi nel gergo tecnico. Se vi rivolgete agli ingegneri, l'uso di termini tecnici può andare bene, ma semplificate il messaggio quando parlate al team di marketing.
Uno dei obiettivi comuni della comunicazione è quello di fornire informazioni in un modo che risuoni con il pubblico. Modelli di piani di comunicazione possono aiutarvi a strutturare meglio i messaggi.
Con Modello di piano di comunicazione di ClickUp noterete quanto sia facile definire chiari oggetti di comunicazione, impostare obiettivi, delineare sequenze di tempo e assegnare i soggetti interessati. Inoltre, garantisce una comunicazione e un coordinamento coerenti tra tutti i reparti.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-Communication-Plan-Template.png Modello di piano di comunicazione di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-4000840&department=marketing Scaricare questo modello /$$$cta/
Utilizzando questo modello, si ottengono vantaggi chiave quali:
- Creazione di messaggi mirati per il vostro pubblico
- Identificare i canali di comunicazione più efficaci
- Organizzare il vostrostrategia di comunicazione per la massima efficacia
Inoltre, consente di monitorare e misurare l'esito positivo dei lavori richiesti.
Se il vostro obiettivo principale è alimentare la cultura aziendale, tenere informati i vostri dipendenti e aumentare il coinvolgimento del team, troverete Il modello di comunicazione interna di ClickUp uno strumento utile.
2. Riconoscere e rispettare i diversi stili di comunicazione
Ogni individuo comunica in modo diverso e la comprensione di questi stili può migliorare notevolmente la collaborazione sul posto di lavoro:
tabella che spiega le differenze tra diretto e indiretto e tra alto livello e dettagliato Diretto vs. indiretto | Alto livello vs. Dettagliato | | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Alcune persone sono dirette e dicono esattamente ciò che intendono, mentre altre possono accennare ai loro punti di vista o essere più diplomatiche. Tenetene conto, soprattutto in situazioni delicate, e adattate il vostro approccio di conseguenza. | Alcuni preferiscono riepiloghi/riassunti chiave via /href/https://clickup.com/it/blog/206146/messaggistica-istantanea-al-lavoro/instant messaggistica al lavoro/%href/, mentre altri vogliono entrare nello specifico in una Zoom call di un'ora. Imparate a identificare chi preferisce cosa osservando il modo in cui pone le domande o risponde alle informazioni. |
3. Fornite un contesto al vostro messaggio
Soprattutto nelle attività o nelle discussioni sui progetti, fornite informazioni di base prima di entrare nello specifico.
Ad esempio, invece di chiedere a qualcuno di "aggiustare il budget", spiegatene il motivo: "Attualmente stiamo spendendo troppo per il marketing e dobbiamo modificare il budget per evitare carenze in altre aree"
Legate le vostre richieste o aggiornamenti agli oggetti generali del progetto o dell'azienda. Questo aiuterà tutti a capire come il loro lavoro si inserisce in una missione più ampia e permetterà loro di agire in modo più efficiente.
4. Usare la tecnologia con saggezza
Prestate attenzione alla tecnologia che utilizzate per comunicare. Con tanti strumenti a disposizione, la selezione di quelli giusti è la chiave per evitare la confusione.
Scegliete piattaforme che soddisfino le esigenze specifiche del team, come messaggi veloci, videochiamate o project management, e assicuratevi che tutti sappiano cosa usare e quando. Ad esempio, mentre i check-in quotidiani possono avvenire su una piattaforma, le comunicazioni più formali possono beneficiare di o di alternative alle email per mantenere le cose professionali e organizzate.
ClickUp, ad esempio, offre un modo efficace per integrare la gestione delle attività e la comunicazione in un unico luogo.
ClickUp Chattare
Con ClickUp Chat il mio lavoro si basa direttamente sulle conversazioni. Invece di passare da una chat all'altra e da un'app alla gestione delle attività, è possibile trasformare i messaggi in attività da svolgere con un semplice clic. Questa funzionalità/funzione assicura che non si perda nulla e che si sia sempre in cima ai progetti.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-910-1400x933.png ClickUp Chat per la comunicazione professionale /$$$img/
Collaborate in tempo reale con le parti interessate per assegnare, monitorare e completare più velocemente le attività di ClickUp
Ogni conversazione in ClickUp Chat può essere collegata ad attività pertinenti, documenti e altre chat. È inoltre possibile utilizzare ClickUp Chat per tenere tutti al corrente di annunci e aggiornamenti importanti tramite la funzionalità Posts e utilizzare Follow Ups per rimanere in cima alle discussioni. La parte migliore? Non è più necessario attivare/disattivare le tasse; il lavoro e la chat avvengono nello stesso posto!
Documenti di ClickUp Documenti ClickUp consente di creare il documento o il wiki perfetto per qualsiasi progetto. Utilizzate pagine annidate, opzioni di stile flessibili e modelli personalizzabili per formattare i vostri documenti secondo le vostre esigenze.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/rich-formatting-and-slash-commands-in-clickup-docs.gif Utilizzate ClickUp Documenti per collaborare in tempo reale e migliorare la comunicazione professionale /$$$img/
Personalizzate i vostri ClickUp Docs per adattarli a qualsiasi tipo di documentazione
Sia che si tratti di creare roadmap dettagliate, cluster di contenuti o basi di conoscenza, è possibile incorporare segnalibri, aggiungere tabelle, convertire sezioni di testo in attività tracciabili, e Assegnazione di commenti su ClickUp per organizzare e presentare le informazioni in modo efficace.
La piattaforma garantisce inoltre la condivisione dei documenti in sicurezza. È possibile creare collegamenti condivisibili e gestire le autorizzazioni per chiunque, sia esso parte del team, ospite o pubblico. Grazie ai controlli sulla privacy e sulla modifica, potete controllare con sicurezza chi può accedere ai vostri documenti e modificarli.
ClickUp Clip
Stanchi di lunghe catene di email o di thread di commenti confusi? Utilizzate ClickUp Clip per registrare e condividere rapidamente le registrazioni dello schermo e comunicare in modo chiaro le vostre idee e i vostri pensieri.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/Clip-by-ClickUp-.gif Condividete le registrazioni dello schermo per trasmettere con precisione il vostro messaggio senza bisogno di una catena di email o di una riunione di persona con Clip by ClickUp e migliorate la comunicazione professionale /$$$img/
Eliminate i thread di commenti infiniti e la confusione con ClickUp Clip
È possibile lasciare commenti in qualsiasi punto del Clip, rendendo il feedback più mirato e aiutando ad avviare conversazioni che riguardano direttamente ciò che viene mostrato. Inoltre, ogni Clip può essere convertito in un'attività e i membri del team possono essere incaricati di seguirla.
Inoltre, ClickUp Brain l'assistente IA di ClickUp AI è in grado di trascrivere ogni Clip creato, fornendovi i timestamp e gli snippet per una facile consultazione. Questa funzionalità/funzione rende più facile rivedere il contenuto delle registrazioni e individuare rapidamente le posizioni chiave.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/Release-2.185\\_Translate\_V2.gif.gif Traducete le azioni con ClickUp Brain e migliorate la comunicazione professionale /$$$img/
Centralizzare le conoscenze organizzative con ClickUp Brain
Inoltre, può rendere ricercabili le trascrizioni dei Clip, in modo da trovare rapidamente il contenuto che si sta cercando. Infine, ogni Clip viene organizzata automaticamente nell'Hub Clip, in modo da mantenere tutti i contenuti video in un luogo facilmente accessibile.
Pro Tip: ClickUp è consapevole che voi e il vostro team potreste già utilizzare piattaforme di comunicazione esterne come Slack, Zoom o Microsoft Teams. Potete beneficiare di oltre 1000 Integrazioni ClickUp gratis, elevando il vostro stack tecnologico senza interrompere il vostro flusso di lavoro.
5. Utilizzate le immagini per supportare il vostro messaggio
Quando i dipendenti sono bombardati da email, messaggi e riunioni, le informazioni critiche possono perdersi nel rumore. Ricevete 10 email sullo stesso progetto da membri diversi del team, ognuna con dettagli diversi, che vi lasciano confusi sulle azioni da intraprendere.
Le immagini possono integrare informazioni complesse e rendere il messaggio più accessibile:
📌 Illustrare le relazioni e condensare grandi quantità di dati in un formato digeribile utilizzando rispettivamente diagrammi e infografiche
📌 Incorporare grafici, diagrammi o infografiche per semplificare le tendenze, i confronti e le chiavi di lettura
📌 Catturare l'attenzione e rinforzare i messaggi principali nelle presentazioni con immagini e diapositive ben progettate
Strumenti come Lavagne online ClickUp possono offrire un modo semplice per dare vita ai vostri concetti. Potete abbozzare una nuova idea o organizzare una strategia di progetto: vi permette di disegnare a mano libera, aggiungere forme e collegare direttamente le immagini alle attività e ai progetti del vostro team.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/ClickUp-User-Mapping-Flow-Template-Example.gif Utilizzate le lavagne online di ClickUp per migliorare la comunicazione professionale /$$$img/
Non lasciate che le vostre idee rimangano inattive: consolidate la comunicazione visiva con le lavagne online di ClickUp
Inoltre, qualsiasi cosa venga creata sulla lavagna online può essere facilmente salvata in PDF, JPG, o altri formati e caricata come file separato nelle vostre email, rendendo così la comunicazione più efficace comunicazione collaborativa ancora più conveniente.
6. Fornire un feedback costruttivo in modo positivo
Il feedback è un elemento indispensabile per favorire la crescita, ma il modo in cui lo fornite è importante quanto il contenuto. Invece di sottolineare solo ciò che è andato storto, inquadrate i vostri commenti in una luce positiva.
Ad esempio, invece di dire: "La tua presentazione è stata un po' troppo articolata e non aveva senso", provate a dire: "Penso che aggiungere una diapositiva di riepilogo/riassunto alla fine potrebbe aiutare a chiarire i tuoi punti"
Questo approccio incoraggia il destinatario a vedere il feedback come un percorso verso l'esito positivo, non come una critica. È un'abitudine quella di alzare la cresta mentre si offrono suggerimenti, per rafforzare sia la fiducia che la competenza negli altri.
7. Ridurre le barriere psicologiche con un ambiente di supporto
Le barriere psicologiche derivano da stati mentali individuali che influenzano il modo in cui i messaggi vengono inviati e ricevuti. Lo stress o l'ansia possono offuscare il giudizio e portare a malintesi.
Ad esempio, se i dipendenti sono oberati di lavoro e ricevono un feedback costruttivo dal loro manager, potrebbero percepirlo come una critica piuttosto che come una guida.
Questo fenomeno è particolarmente comune negli ambienti ad alta pressione, dove la cultura del ritmo serrato può amplificare i livelli di stress. Controlli regolari e politiche di apertura possono contribuire ad alleviare il peso psicologico.
8. Enfatizzare la partecipazione attiva
Create una cultura in cui tutti si sentano a proprio agio nella condivisione dei propri pensieri. Incoraggiate la partecipazione, sia che si tratti di uno stagista con un'idea nuova o di un membro del team che esita a parlare.
In qualsiasi modulo di comunicazione, potete dire qualcosa come "Mi piacerebbe sentire il contributo di tutti su questo argomento", per invitare idee e suggerimenti da tutti i livelli o offrire un modulo aperto come Moduli di ClickUp che consente alle persone di scrivere le proprie idee senza il timore di parlare attivamente.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/ClickUps-Forms-View.jpg Modulo ClickUp da visualizzare /$$$img/
Raccogliere feedback o idee utilizzando il modulo di visualizzazione di ClickUp
È semplicissimo: mettete in primo piano le vostre capacità di comunicazione. In questo modo, si crea la fase di apertura delle impostazioni, consentendo agli individui di parlare e di aggiungere qualcosa di significativo.
Barriere comuni alla comunicazione professionale
1. Sfumature culturali
Immaginate una riunione di team in cui un collega tedesco fornisce un feedback sincero su un progetto, mentre la sua controparte giapponese rimane in silenzio per evitare il confronto. Nessuno dei due approcci è giusto o sbagliato: sono solo modi diversi di comunicare.
In Germania si dà spesso valore alla schiettezza, promuovendo la chiarezza, mentre la cultura giapponese tende a favorire la comunicazione indiretta e l'armonia, dove la schiettezza può sembrare maleducazione. Queste differenze possono facilmente portare a frustrazioni e incomprensioni.
Ogni cultura ha le sue norme, i suoi valori e i suoi stili di comunicazione, che possono portare a malintesi. Comprendere questi sfumature e differenze culturali aiuta a prevenire gli errori di comunicazione e a migliorare la collaborazione.
2. Errata interpretazione nella comunicazione scritta
La comunicazione scritta spesso manca del tono vocale o del linguaggio del corpo, lasciando i messaggi aperti a interpretazioni errate. Ad esempio, un'email che dice: "Puoi mandarmi quella relazione?" potrebbe essere vista come una semplice richiesta da una persona ma come una pretesa da un'altra, creando potenzialmente tensione.
Questa ambiguità può portare a tensioni tra colleghi. Per attenuare il problema, nelle comunicazioni scritte è bene usare un linguaggio chiaro e fornire un contesto. Anche l'aggiunta di un saluto amichevole, di una o due emoticon o la chiusura con un semplice sorriso possono aiutare a trasmettere il tono e l'intento.
3. Problemi tecnologici
La tecnologia favorisce la comunicazione, ma può anche introdurre ostacoli. La scarsa connessione o la scarsa familiarità con gli strumenti di comunicazione possono interrompere le riunioni e frustrare i partecipanti.
Ad esempio, se un membro del team fatica a lavorare ripetutamente con il foglio di calcolo del progetto mentre gli altri si impegnano senza problemi, si può creare una dinamica imbarazzante.
Le organizzazioni possono superare queste barriere garantendo ai dipendenti l'accesso a una tecnologia affidabile e offrendo formazione su tutti gli strumenti di comunicazione software di comunicazione aziendale soluzioni utilizzate.
L'efficacia della comunicazione determina l'esito positivo dell'ambiente di lavoro
Tutto inizia con una comunicazione efficace. È necessario parlare e stabilire una connessione con le persone, cosa che richiede un lavoro richiesto maggiore in un'impostazione professionale. Ecco perché la comunicazione è lo strumento più prezioso che avete.
E indovinate un po'? Non è una scienza missilistica, ma Da fare richiede un po' di pratica e un pizzico di consapevolezza.
Che si tratti di redigere un'email o di parlare in una riunione, il modo in cui comunicate la dice lunga su di voi. La prossima volta, quindi, fermatevi a riflettere: Il mio messaggio è cancellato? Sono utile? Il mio modo di dare feedback è educato e diretto?
Un approccio ponderato rafforza le relazioni di lavoro e costruisce una cultura di rispetto e produttività. Ricordate che il modo in cui si comunica è spesso importante quanto il contenuto della comunicazione.
Sfruttando gli strumenti integrati di ClickUp, come Chattare, Documenti e Clip, insieme ai consigli per la comunicazione condivisi in questo blog, è possibile semplificare i flussi di lavoro e garantire un'espressione chiara e concisa. Iscrivetevi gratuitamente a ClickUp e iniziate a sperimentare i benefici da oggi stesso.