Google Workspace è il toolkit ideale per molti!
Ma quanto sei bravo a usarlo?
La maggior parte di noi non sfrutta appieno Google Workspace. Ci limitiamo alle funzioni di base, ma ci perdiamo alcuni trucchi davvero interessanti per aumentare la produttività in Workspace. Ma oggi tutto questo cambia grazie a questi 25 suggerimenti per Google Workspace.
Diamoci da fare per aumentare la produttività, che ne dici?
Cos'è Google Workspace?
Google Workspace è una raccolta di strumenti di produttività e collaborazione basati sul cloud. Era noto come G Suite (Google Suite) prima che Google lo rinominasse nel 2020.
In cosa consiste Google Workspace?
Google Workspace riunisce diverse app per la produttività sotto lo stesso tetto. Tra queste figurano:
- Gmail per le email
- Google Drive per lo spazio di archiviazione cloud
- Documenti Google per l'elaborazione di testi
- Fogli Google per i fogli di calcolo
- Google Slides per le presentazioni
- Google Calendar per appuntamenti, attività ed eventi
- Google Meet per le videoconferenze
- Google Chat per la messaggistica
- Google Forms per sondaggi e raccolta dati
Come utilizzare Google Workspace
Per utilizzare Google Workspace:
- Crea un account (potrebbe essere fornito anche dalla tua organizzazione)
- Accedi alle app di Google Workspace (icona a forma di griglia nell'angolo in alto a destra)
- Utilizza le app singolarmente o insieme. Ad esempio, puoi preparare un documento in Documenti Google, effettuare la condivisione tramite Gmail e pianificare una riunione in Google Meet per discuterne dal vivo.
Una volta varcata la soglia, il passaggio successivo è sfruttare appieno il potenziale di Google Workspace.
È qui che entrano in gioco i suggerimenti di G Suite. Esistono trucchi per ogni app Google, come Documenti Google e Moduli Google: ti diremo tutto al riguardo.
Le sfide della gestione di tutti gli strumenti di Google Workspace
Google Workspace è eccellente per gli utenti individuali. Tuttavia, presenta alcuni limiti, in particolare per le organizzazioni. Vediamone alcuni:
1. Gestione delle risorse e licenze
Le organizzazioni spesso devono affrontare problemi legati a licenze non ottimali, spreco di risorse e inefficienze finanziarie.
2. Sicurezza e conformità
La conformità alle normative sulla protezione dei dati rappresenta una sfida, poiché le organizzazioni devono garantire il rispetto di leggi come il GDPR gestendo al contempo i dati degli utenti in modo efficace.
3. Formazione e supporto agli utenti
Senza una guida adeguata, gli utenti potrebbero avere difficoltà a sfruttare appieno le potenzialità della piattaforma.
4. Tenersi aggiornati
Google Workspace è in continua evoluzione e le organizzazioni potrebbero avere difficoltà a rimanere aggiornate sulle nuove funzionalità e modifiche.
5. Sfide nella gestione dei dati
La raccolta e la gestione dei dati all'interno di Google Workspace possono essere complesse, soprattutto quando si ha a che fare con diverse versioni di documenti generati dagli utenti.
Ti senti sopraffatto? Non preoccuparti. Come utente, tutto ciò di cui hai bisogno sono questi 25 suggerimenti su Google Workspace. Continua a leggere.
Come sfruttare appieno il potenziale di G-Suite
Per trarre il massimo vantaggio da Google Workspace, è importante esplorarne le funzionalità oltre quelle di base. In questo modo migliorerai la comunicazione e la collaborazione all'interno del team, la gestione del tempo e il flusso di lavoro.
25 suggerimenti su Google Workspace per te
Ecco 25 suggerimenti per aiutarti a utilizzare al meglio Google Workspace. Li abbiamo organizzati in quattro categorie per aiutarti a concentrarti su specifiche aree di miglioramento:
Categoria n. 1: Comunicazione e collaborazione
Senza una comunicazione chiara, la collaborazione non è possibile. Fortunatamente, Google Workspace può aiutarti.
1. Pianifica le riunioni più rapidamente con "Trova un orario"
Organizzare una riunione di gruppo non dovrebbe comportare lo scambio di numerose e-mail. Google Calendar offre un approccio più semplice con la funzione Trova un orario.
Crea un nuovo Evento, Trova un orario e Aggiungi ospiti. Vedrai gli orari di tutti uno accanto all'altro, rendendo facile individuare quando sono liberi.
2. Raccogli rapidamente le informazioni con Google Forms
Gestire le risposte provenienti da più fonti può diventare complicato.
Google Forms semplifica questo processo. Prepara un modulo con delle domande e invia il link del modulo ai tuoi partecipanti. Tutte le risposte vengono raccolte automaticamente in un foglio Google Sheet, rendendo facile la visualizzazione e l'analisi dei dati.
Per iniziare, vai su forms. google. com e clicca sul segno più (+) per creare un nuovo modulo. Quindi, aggiungi le domande, personalizza l'aspetto del modulo e aggiungi la logica per mostrare domande diverse in base alle risposte precedenti.
3. Rendi le riunioni produttive con le breakout room
Le riunioni video con un numero elevato di partecipanti possono talvolta risultare impersonali. Può essere difficile per tutti partecipare e contribuire in modo significativo.
Puoi dividere una riunione di grandi dimensioni in gruppi più piccoli con le breakout room di Google Meet, incoraggiando una partecipazione più attiva.
Durante una riunione, fai clic su Attività > Sale di discussione. Puoi scegliere quante sale creare e assegnare i partecipanti a ciascuna sala. Al termine della sessione di discussione, tutti possono ricongiungersi alla riunione principale per effettuare la condivisione delle proprie opinioni.
4. Migliora la collaborazione del team con gli spazi di Google Chat
La gestione dei progetti di gruppo richiede Gmail per i messaggi e Drive per i file. Pertanto, il monitoraggio delle informazioni relative al progetto può risultare complicato.
Google Chat offre un luogo centrale per la collaborazione in spazi, dove puoi aggiungere membri del team, assegnare attività e avviare conversazioni.
Per creare uno spazio in Google Chat, clicca su Crea o trova uno spazio, assegna un nome al tuo spazio e aggiungi i membri.
5. Promuovi riunioni inclusive con i sottotitoli in tempo reale di Google Meet
Durante le riunioni, le barriere linguistiche, i problemi di qualità audio o le difficoltà di ascolto possono talvolta rendere difficile per i membri del team seguire il discorso.
La funzionalità di sottotitoli in tempo reale di Google Meet può aiutarti ad affrontare queste sfide.
Durante una riunione, fai clic sul pulsante Attiva sottotitoli (CC) nella parte inferiore dello schermo. Verranno visualizzate le trascrizioni di ciò che viene detto in tempo reale.
6. Migliora la qualità delle chiamate con la cancellazione del rumore di Google Meet
Il rumore di fondo è sempre una grande distrazione durante le videochiamate.
La funzionalità di cancellazione del rumore di Google Meet è in grado di filtrare i rumori. Durante la riunione, fai clic sui tre puntini (⋮), Impostazioni > Audio e attiva Cancellazione del rumore.
Categoria n. 2: Gestione del tempo e produttività
Questa sezione offre strategie per una migliore gestione del tempo e per aumentare la produttività quotidiana con Google Workspace.
7. Lavora offline con Google Drive
Internet non è sempre affidabile. Inoltre, potresti non riuscire a ricevere il segnale WiFi. In questi casi, non poter accedere ai file può essere stressante.
La modalità offline di Google Drive può aiutarti.
Quando hai una connessione a Internet, vai alle impostazioni di Drive e attiva l'opzione Offline. Quindi, scegli ciò a cui desideri accedere offline.
Con l'accesso offline abilitato, puoi visualizzare e effettuare le modifiche ai file senza Internet. Le modifiche verranno aggiornate automaticamente quando tornerai online.
8. Registra ogni idea con Google Keep
Le buone idee sono difficili da trovare.
Google Keep è la soluzione. Si tratta di un'app per prendere appunti digitali per il tuo computer o telefono che ti aiuta a catturare rapidamente le note.
Per creare una nuova nota basta semplicemente premere il pulsante "+". Puoi anche aggiungere colori o etichette per abbozzare le tue idee.
9. Apri rapidamente i documenti con i modelli
Google Workspace offre una varietà di modelli per aiutarti a iniziare.
Per utilizzare un modello, apri Documenti Google, Fogli Google o Slides e clicca su Galleria modelli nella parte superiore della pagina.
Sfoglia le opzioni dei modelli: proposte di progetto, budget e presentazioni.
10. Scrivi email più velocemente con Smart Compose
La funzionalità Smart Compose di Gmail apprende il tuo stile di scrittura nel tempo, aiutandoti a comporre rapidamente le email e garantendo la coerenza nel tono.
Mentre digiti, ti suggerisce frasi per completare le tue frasi. Se il suggerimento corrisponde a ciò che stavi per dire, puoi accettarlo premendo Tab.
Per utilizzare Smart Compose, abilitalo nelle impostazioni di Gmail nella scheda Generale. Quindi, mentre scrivi le email, presta attenzione al testo grigio che appare davanti al cursore: si tratta dei suggerimenti di Smart Compose.
11. Gestisci le assenze in modo efficiente con la funzione "Fuori sede" di Calendario
Prepararsi per un periodo di assenza dal lavoro significa solitamente impostare risposte automatiche alle e-mail, rifiutare riunioni e avvisare i colleghi. La funzionalità Fuori ufficio di Google Calendar semplifica questo processo.
In Calendario, seleziona Fuori sede e imposta le date. Puoi anche impostare risposte automatiche e trigger di rifiuto per email e riunioni.
Inoltre, il Calendario mostrerà il tuo stato di assenza dall'ufficio, aiutando i tuoi colleghi a pianificare il lavoro in base alla tua assenza.
12. Ottimizza i tempi di comunicazione con la funzione "Invia in modo programmato" di Gmail
Far sì che le tue email vengano notate e lette può essere complicato, soprattutto quando hai a che fare con colleghi che si trovano in fusi orari diversi. È fondamentale inviare l'email al momento giusto, in modo che possano vederla e leggerla non appena sono disponibili.
Con la funzione "Pianifica invio" di Gmail, puoi programmare l'invio delle tue email. Dopo aver scritto l'email, clicca sulla freccia accanto al pulsante "Invia" e seleziona "Pianifica invio". Quindi, scegli un orario suggerito o impostane uno personalizzato.
13. Fai un salto di qualità con le nuove scorciatoie *.
Per creare un nuovo documento, foglio o presentazione su Google Drive sono necessari diversi clic. Puoi saltare questo passaggio con la nuova scorciatoia: basta aprire una nuova scheda e digitare documento. new, foglio. new o slide. new: è semplicissimo.
Sono disponibili anche scorciatoie per i moduli (form. new), i siti (site. new) e persino per avviare una nuova riunione su Google Meet (meet. new).
Categoria n. 3: Gestione di documenti e file
Questi suggerimenti e trucchi ti aiutano a organizzare, trovare e gestire i tuoi documenti e file all'interno di Google Workspace.
14. Garantire l'accuratezza dei dati con la convalida dei dati
L'inserimento delle voci richiede la massima accuratezza. Un piccolo errore o un refuso possono compromettere i calcoli e l'analisi dei dati.
Fogli Google dispone della funzione di convalida dei dati per questo tipo di problemi. Puoi impostare regole per il tipo di dati inseriti in celle specifiche.
Seleziona le celle a cui desideri applicare la regola, quindi vai su Dati > Convalida dati nel menu in alto e scegli un criterio di convalida, come intervalli di numeri, testo contenuto o formule personalizzate.
Puoi anche aggiungere utili messaggi di errore per guidare gli utenti quando inseriscono dati errati.
Leggi anche: Come applicare la convalida dei dati in Excel
15. Trova rapidamente i file con la ricerca avanzata di Drive
Google Drive si riempie rapidamente. Pertanto, i file possono perdersi in un mare di file assortiti. Ma con la ricerca avanzata di Drive, puoi individuarli (o almeno restringere i risultati).
Vai alla barra di ricerca di Drive e clicca su Ricerca avanzata. Si aprirà una finestra di dialogo in cui potrai scegliere il tipo di file, il titolare, la data di modifica e altro ancora.
La ricerca avanzata è, in definitiva, un filtro. Migliore è la definizione del filtro, migliori saranno i risultati della ricerca. Perché complicarsi la vita? Basta dedicare 10 minuti al giorno all'organizzazione del tuo drive: è il miglior trucco per Google Drive che ci sia.
16. Estendi le funzioni con un componente aggiuntivo
Le app di Google non hanno tutte le funzionalità/funzioni integrate. Potrebbe essere necessario eseguire parallelamente un'app di terze parti, il che può essere fastidioso a causa del continuo passaggio da un'app all'altra. Fortunatamente, diverse app di Google possono ottenere componenti aggiuntivi, noti anche come estensioni. *
Ad esempio, puoi aggiungere un'estensione per la firma elettronica in Documenti Google andando su Estensioni > Componenti aggiuntivi. Anche altre app Google, come Fogli Google, Presentazioni e Google Calendar, dispongono di questa funzionalità/funzione.
17. Condividi i file con le unità condivise
L'accesso ai file condivisi può diventare complicato, soprattutto quando i membri del team vanno e vengono. La funzionalità Drive condiviso di Google Drive può semplificare questo processo.
A differenza dei file in My Drive che appartengono a singoli individui, i file in un drive condiviso appartengono al team. Ciò significa che quando qualcuno lascia il team, i suoi file rimangono al team.
Per preparare un'unità condivisa, clicca su Unità condivise nella barra laterale sinistra, quindi su +Nuova. Aggiungi i membri del team e tutti avranno accesso a tutti i file presenti in quell'unità.
Categoria n. 4: Funzionalità e strumenti avanzati
Qui esploreremo ulteriori funzionalità/funzioni delle app di Google Workspace.
18. Digitazione vocale nei Documenti Google
Digitare può rallentarti. È meglio evitarlo con la funzionalità di digitazione vocale dei documenti Google.
Apri un nuovo documento (ricorda documento. nuovo)? Quindi vai su Strumenti > Digitazione vocale nel menu in alto, fai clic sull'icona del microfono e inizia a parlare. Le parole appariranno sullo schermo mentre parli.
Ricordati di parlare chiaramente e di controllare la bozza finale quando sei terminato per verificare che non ci siano errori di battitura e grammaticali.
19. Organizza la tua finestra In arrivo con i filtri di Gmail
I messaggi e i programmi importanti possono perdersi in una finestra In arrivo ingombra.
Perché non abilitare i filtri di Gmail per organizzare automaticamente i messaggi in arrivo? Cerca Filtri e indirizzi bloccati nelle impostazioni di Gmail e crea delle regole per le email.
Ad esempio, puoi impostare regole relative all'ID email del mittente o alle parole chiave nell'oggetto per contrassegnare con una stella le e-mail del tuo responsabile o reindirizzarle a una cartella specifica.
20. Coinvolgi il tuo pubblico con la funzionalità Domande e risposte di Slides
Presentare a un gruppo numeroso può talvolta sembrare un'attività unilaterale. Google Slides dispone di una funzionalità di domande e risposte che può rendere le tue presentazioni più coinvolgenti.
Durante la presentazione, clicca sul triangolo accanto alla freccia giù del pulsante di presentazione e attiva gli strumenti per il pubblico. Ciò consentirà al tuo pubblico di inviare domande in tempo reale, alle quali potrai rispondere durante o dopo la presentazione.
Il pubblico può anche votare le domande, aiutandoti a identificare e dare priorità agli argomenti più popolari. Questa funzionalità/funzione può rendere le tue presentazioni più interattive e assicurarti di affrontare i punti che interessano maggiormente al tuo pubblico.
21. Scrivi email professionali con la funzione "Aiutami a scrivere" di Gmail
La funzione "Aiutami a scrivere" di Gmail fa esattamente quello che dice: ti aiuta a scrivere con un tono coerente.
Quando scrivi un'email, clicca sul pulsante "Aiutami a scrivere" (ha l'aspetto di una bacchetta magica). Quindi, descrivi brevemente ciò che desideri dire. L'IA genererà una bozza basata sui tuoi input, che potrai perfezionare.
Per accedere a questa funzionalità, devi registrarti a Google Workspace Labs. Visita Google Workspace Labs, registrati e iscriviti alla lista d'attesa. Una volta iscritto alla lista d'attesa, riceverai un invito quando la funzionalità sarà disponibile.
22. Abbatti le barriere linguistiche con Google Translate in Documenti Google
Parlare lingue diverse ostacola una comunicazione efficace in team eterogenei e collaborazioni transfrontaliere. Documenti Google dispongono di una funzione di traduzione integrata per superare questa sfida. (In effetti, molti trucchi di Documenti Google migliorano la collaborazione).
Per utilizzarlo, vai su Strumenti > Traduci documento. Puoi quindi scegliere di tradurre l'intero documento in un'altra lingua.
Questa funzionalità/funzione è utile anche quando devi comprendere rapidamente un documento in una lingua che non conosci bene.
23. Crea facilmente risorse per il team con Google Sites
La creazione di un hub centrale per le informazioni del team richiede spesso competenze tecniche o l'assistenza del reparto IT. Google Sites semplifica la progettazione di siti web interni senza conoscenze di codice.
Vai su sites. google. com e clicca su "+". Utilizza l'interfaccia drag-and-drop per aggiungere testo, immagini, calendari e persino incorporare altri elementi di Google Workspace.
Questo strumento è eccellente per creare dashboard delle attività del progetto, manuali per il team o basi di conoscenza che il tuo team può facilmente consultare e aggiornare.
24. Analizza i dati con le tabelle pivot di Fogli
I dati sono utili solo se consentono di ricavarne informazioni significative. Tuttavia, più grande è il set di dati, più difficile è estrarre informazioni significative.
Non temere: le tabelle pivot di Fogli Google possono aiutarti a riepilogare/riassumere e analizzare tali dati. E ci sono molti altri trucchi simili per Fogli Google.
In un foglio, vai su Inserisci > Tabella pivot*. Seleziona l'intervallo di dati e scegli come riassumerli. Trascinando e rilasciando i campi, puoi ristrutturare rapidamente i tuoi dati per rivelare diverse informazioni.
25. Gestisci la tua disponibilità con gli orari di lavoro di Calendario
Non è sempre chiaro quando tu o i tuoi colleghi siete disponibili. Per gestire le aspettative di disponibilità, basta impostare il tuo orario di lavoro in Google Calendar.
Nelle impostazioni di Calendario, vai su Orario di lavoro e posizione e specifica il tuo orario di lavoro tipico. Quando qualcuno cerca di fissare una riunione al di fuori di questi orari, riceverà una notifica.
Questa funzionalità/funzione può aiutarti a mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata e ridurre la probabilità che le riunioni vengano programmate in orari scomodi, soprattutto se lavori con persone che si trovano in fusi orari diversi.
Bonus: rispondi a questo quiz di 5 minuti sulla produttività per scoprire quanto è produttiva la tua organizzazione!
Alternativa a Google Workspace che ti aiuta a risparmiare tempo
Passare continuamente da uno strumento all'altro di Google Workspace rimane un problema. Ciò comporta una perdita di tempo e una dispersione dell'attenzione.
Esiste quindi un'alternativa?
Beh, c'è ClickUp, una potente piattaforma per la produttività e il project management. Ecco perché ti suggeriamo di prenderla in considerazione.
- Piattaforma unificata: integra la creazione di documenti, la gestione delle attività e il monitoraggio del tempo in un unico ambiente.
- Migliore collaborazione: collabora simultaneamente su documenti, attività e progetti per promuovere il lavoro di squadra e garantire l'allineamento dei progetti.
- Automazioni personalizzate: crea flussi di lavoro personalizzati per gestire attività ripetitive con ClickUp Automations, liberando potenzialmente tempo per lavori più importanti.
- Opzioni di visualizzazione multiple: visualizza il tuo lavoro nello stile che preferisci o in base alle esigenze del progetto con una varietà di visualizzazioni.
- Impostazioni di priorità: personalizza le priorità delle attività (Alta, Media, Bassa) per assicurarti che il lavoro più importante venga svolto per primo.
- Monitoraggio del tempo integrato: monitora la tua produttività annotando le ore dedicate alle attività e ai progetti con ClickUp Time Tracking. Tieni traccia del tempo da qualsiasi dispositivo, crea fogli presenze personalizzati e visualizza report dettagliati.
Tuttavia, ciò che distingue ClickUp da Google Workspace è il suo assistente AI integrato, ClickUp Brain, accessibile da qualsiasi punto all'interno di ClickUp.
Sfrutta la potenza dell'IA
Con così tante cose da fare, è consigliabile migliorare la tua produttività utilizzando un assistente di intelligenza artificiale. ClickUp Brain può:
- Crea bozze di contenuti e genera idee all'interno di ClickUp Documenti
- Ti aiutano a impostare il contesto delle tue attività, suggeriscono attività secondarie e suddividono progetti complessi in passaggi gestibili.
- Automatizza i processi di routine come gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento, i standup e i rapporti sullo stato di avanzamento.
- Scrivi e-mail chiare nella finestra In arrivo di ClickUp o crea risposte rapide per le tue chat.
- Trova informazioni specifiche nei tuoi documenti, nelle attività o persino nelle conversazioni passate.
- Interpreta i dati del tuo progetto e ottieni suggerimenti per migliorare i tuoi flussi di lavoro.
Inoltre, offre una funzionalità/funzione rivoluzionaria per i team: Connected AI. Connected AI integra tutti i tuoi strumenti in un unico posto, garantendo che tutte le tue conoscenze siano accessibili e utilizzabili, indipendentemente da dove siano archiviate. Ecco cosa offre:
- Grazie alla profonda integrazione con tutti gli aspetti dell'area di lavoro di ClickUp (attività, documenti e chat), ottieni una panoramica completa del tuo lavoro, consentendo approfondimenti più precisi e fruibili.
- AI Writer for Work, AI Knowledge Manager e AI Project Manager sono stati progettati per svolgere attività ripetitive, consentendoti di concentrarti su attività più creative.
- ClickUp Brain si integra perfettamente anche con strumenti di terze parti. In questo modo puoi estenderne l'uso anche al di là di ClickUp e effettuare la sincronizzazione di tutte le modifiche all'interno di ClickUp e delle app di terze parti in tempo reale.
Sfrutta le comunicazioni asincrone
ClickUp porta la collaborazione a nuovi livelli con la sua suite di strumenti di comunicazione. E può farti risparmiare un sacco di tempo grazie alla comunicazione asincrona. Ecco come:
- Elimina le riunioni consecutive: tieni aggiornato il tuo team con ClickUp Chat.
- Assegna commenti e crea attività importanti per i tuoi team con le attività di ClickUp.
- Attiva promemoria ClickUp personalizzata per obiettivi e attività cardine ClickUp ad alta priorità.
Modelli ClickUp per la produttività
Ora che hai a disposizione gli strumenti ClickUp e l'assistente IA, qual è il tuo piano per aumentare la produttività?
Non ne hai uno?
Ci pensiamo noi con i modelli ClickUp! Ecco due modelli perfetti per la produttività che ti consentiranno di essere subito operativo.
Innanzitutto, il modello di produttività ClickUp è ottimo per ottimizzare i flussi di lavoro di privati e aziendali.
Puoi:
- Ottieni diverse visualizzazioni, come Elenco, Bacheca e Calendario, per visualizzare le attività.
- Esegui l'automazione per la creazione e la gestione delle attività
- Utilizza gli elenchi a discesa a selezione singola per classificare le attività o assegnarle a team specifici.
- Segna le date importanti e le date di scadenza su un calendario per effettuare il monitoraggio degli eventi critici.
- Utilizza le visualizzazioni all'interno dell'area di lavoro per collaborare, scambiare idee e raccogliere dati.
Infine, il modello di produttività personale ClickUp è pensato per i professionisti autonomi motivati e per coloro che desiderano organizzare la propria vita personale.
Aumenta la tua produttività con ClickUp
La produttività è una questione di equilibrio, concentrazione e strumenti che consentono di lavorare più velocemente.
Mentre Google Workspace ti aiuta a organizzarti, ClickUp ti dà una marcia in più quando hai bisogno di un aiuto in più per rimanere in carreggiata e fare di più.
Sei pronto a portare la tua produttività al livello successivo? Prova ClickUp e scopri com'è avere una piattaforma creata per mantenerti concentrato, efficiente e motivato. Prova ClickUp.