15 funzionalità/funzione principali di Microsoft Teams per migliorare la produttività del team nel 2025

Immagina il tuo team alle prese con risposte ritardate e comunicazioni errate, che portano a progetti bloccati e frustrazione crescente.

Ora, immagina una svolta in cui la conoscenza completa di Teams ne consente l'uso completo, migliorando la comunicazione e semplificando i flussi di lavoro.

Con oltre 320 milioni di utenti attivi al mese, Microsoft Teams offre una serie di funzionalità progettate per aumentare la produttività. Comprendendo le solide capacità di questo strumento, dall'integrazione perfetta alla collaborazione in tempo reale, puoi trasformare il modo in cui opera il tuo team.

Questo blog illustrerà le principali funzionalità/funzioni di Microsoft Teams in grado di ridefinire la produttività del tuo team.

Come Teams di Microsoft migliora la comunicazione sul posto di lavoro

Microsoft Teams rivoluziona la comunicazione sul posto di lavoro fornendo una piattaforma unificata che integra chat, riunioni online, chiamate e modifica collaborativa dei documenti. Diamo un'occhiata ad alcuni dei vantaggi di questo strumento completo:

Hub di comunicazione centralizzato

Microsoft Teams consolida tutti i canali di comunicazione (chat, riunioni, chiamate di gruppo e condivisione di documenti) in un'unica piattaforma. Questa centralizzazione elimina la necessità di passare da un'applicazione all'altra, semplificando l'accesso e l'interazione.

Collaborazione in tempo reale

MS Teams consente a più utenti di lavorare contemporaneamente sui documenti. Questa collaborazione in tempo reale garantisce che tutti siano sulla stessa pagina, riducendo i ritardi e migliorando la produttività.

Perfetta integrazione con Office 365

Microsoft Teams si integra perfettamente con le applicazioni di Office 365 come Word, Excel e PowerPoint. Questa integrazione facilita un flusso di lavoro più fluido, consentendoti di accedere e effettuare le modifiche ai file direttamente all'interno di Teams.

Esperienze di riunione migliorate

Le riunioni di Teams offrono funzionalità quali assistenza nella pianificazione, presa di appunti durante le riunioni e registrazione e trascrizione dello schermo in tempo reale. Questi strumenti rendono i programmi delle riunioni più efficienti e attuabili.

Canali di comunicazione personalizzabili

Puoi creare canali dedicati a progetti o argomenti specifici, semplificando il monitoraggio delle discussioni e mantenendo flussi di comunicazione organizzati.

15 funzionalità fondamentali di Microsoft Teams che devi conoscere

Sfruttando l'intera suite di funzionalità di Teams puoi aumentare notevolmente la produttività del tuo team.

Sfruttando appieno queste funzionalità/funzioni, potrai velocizzare il processo decisionale e completare i progetti in modo più efficiente all'interno del tuo team.

Diamo un'occhiata alle 15 funzionalità/funzioni principali di Microsoft Teams:

Funzionalità di comunicazione

Microsoft Teams offre una solida serie di strumenti di comunicazione progettati per migliorare l'interazione e la collaborazione tra i membri del team. Queste funzionalità/funzioni includono:

1. Chattare

Teams Chat è uno strumento dinamico per la messaggistica istantanea che consente uno scambio rapido di idee e informazioni senza la formalità delle email. Questa funzionalità/funzione supporta sia le conversazioni individuali che di gruppo e consente ai membri del team di risolvere rapidamente le domande e condividere gli aggiornamenti in tempo reale.

Puoi aggiungere messaggi importanti, formattare i loro testi ed esprimere i tuoi pensieri attraverso un'ampia gamma di emoji e GIF. La funzione di chat è particolarmente utile in un ambiente frenetico in cui le risposte tempestive sono fondamentali per mantenere la continuità del flusso di lavoro.

2. Videochiamate

Le videochiamate in Microsoft Teams, con impostazioni audio e video migliorate, sono ideali per mantenere le connessioni umane, in particolare in contesti di lavoro remoti e ibridi. Queste chiamate supportano varie funzionalità/funzioni come la condivisione dello schermo, la sfocatura dello sfondo, gli sfondi personalizzati e la modalità insieme, che possono rendere le riunioni virtuali più coinvolgenti.

Teams può ospitare fino a 1.000 partecipanti in una singola chiamata, rendendolo adatto a riunioni o presentazioni di grandi dimensioni. Le funzionalità di registrazione delle sessioni live, i sottotitoli in tempo reale e i layout regolabili migliorano ulteriormente l'esperienza dell'utente e creano spazio per una collaborazione virtuale efficiente.

3. Chiamate vocali

Le chiamate vocali all'interno di Microsoft Teams sono ideali per rapidi aggiornamenti o discussioni. Le app Teams integrano perfettamente le chiamate vocali con altre funzionalità/funzioni, consentendoti di avviare una chiamata direttamente da una chat o da una conversazione in un canale.

Inoltre, la funzione di chiamata vocale include segreteria telefonica, inoltro di chiamata e l'opzione di trasferire le chiamate o pianificare appuntamenti virtuali. Questi elementi rendono la gestione delle comunicazioni in un ambiente aziendale un gioco da ragazzi.

Funzionalità di collaborazione in team

La collaborazione di gruppo in Microsoft Teams facilita le conversazioni organizzate e la condivisione delle risorse. Assicura che tutti rimangano allineati e informati, aumentando la produttività complessiva e l'efficienza dei progetti.

4. Canali

I canali in Microsoft Teams sono spazi dedicati ad argomenti, reparti o progetti specifici, che rendono più facile trovare discussioni e risorse pertinenti.

Questi canali possono essere pubblici per l'intera organizzazione o privati per team selezionati, il che aiuta a mantenere la pertinenza e la riservatezza delle discussioni. Gli utenti di Teams possono utilizzare questa funzionalità/funzione per pubblicare messaggi, effettuare la condivisione di file e condurre riunioni virtuali all'interno di un canale, semplificando la comunicazione e garantendo che tutte le informazioni rilevanti siano facilmente accessibili.

5. File

La funzionalità File in Microsoft Teams funge da repository centralizzato in cui voi e i membri del vostro team potete archiviare, condividere e collaborare su documenti direttamente all'interno della piattaforma. Integrata con SharePoint e OneDrive, fornisce potenti strumenti per la co-creazione e il controllo delle versioni.

Ciò garantisce che il tuo team abbia sempre accesso alle versioni più recenti dei documenti senza il rischio di duplicazioni o conflitti tra le versioni. I file possono essere consultati e modificati contemporaneamente da più utenti, con la sincronizzazione delle modifiche in tempo reale.

6. Schede

Le schede in Microsoft Teams migliorano la funzionalità dei canali consentendoti di integrare e accedere a documenti, strumenti o servizi di terze parti utilizzati di frequente direttamente all'interno di un canale. Ciò significa che tutto ciò che è necessario per un progetto, dalle app Microsoft Office come Excel e PowerPoint alle soluzioni di terze parti come Trello o GitHub, può essere aggiunto come scheda.

Questa configurazione non solo consente di risparmiare tempo, ma mantiene anche il flusso di lavoro snello e mirato. Le schede possono essere personalizzate per ogni canale, garantendo ai membri del team l'accesso immediato agli strumenti e alle informazioni più rilevanti per le loro esigenze specifiche.

Miglioramenti alla produttività e al flusso di lavoro

Microsoft Teams aumenta la produttività semplificando la gestione delle attività e migliorando i processi di pianificazione e follow-up. Queste funzionalità/funzioni sono progettate per mantenere i team esistenti in linea con gli obiettivi, ridurre al minimo le ridondanze e garantire che ogni membro sia allineato con le tempistiche e gli obiettivi del progetto.

7. Attività e pianificatori

Le attività e i pianificatori all'interno di Microsoft Teams Premium ti aiutano a organizzare e dare priorità ai carichi di lavoro attraverso strumenti integrati di gestione delle attività come Planner e To Do. Puoi utilizzare questa funzionalità per creare attività, impostare scadenze, assegnare responsabilità e monitorare lo stato dei progressi direttamente dall'interfaccia di Teams.

Facilita una chiara visibilità delle tempistiche dei progetti e delle responsabilità individuali, consentendo ai team di gestire le scadenze in modo più efficace.

8. Integrazione del Calendario

L'integrazione del calendario in Microsoft Teams semplifica la gestione delle riunioni grazie alla sincronizzazione con il calendario di Microsoft Outlook. Questa funzionalità/funzione consente di visualizzare gli appuntamenti importanti a colpo d'occhio, organizzare riunioni e ricevere promemoria, il tutto all'interno della piattaforma Teams.

È possibile accedere al Calendario direttamente da Teams, dove puoi anche rispondere agli inviti e partecipare alle riunioni con un solo clic. Questa perfetta integrazione garantisce che i membri del team siano sempre informati sugli impegni imminenti.

9. Riepiloghi delle riunioni

I riepiloghi delle riunioni in Microsoft Teams sono una potente funzionalità che consente di migliorare il follow-up dopo le riunioni. Generati automaticamente, questi riepiloghi includono registrazioni, trascrizioni, cronologia delle chat di gruppo, file condivisi e altro ancora, tutti accessibili dalla scheda della chat della riunione o dal Calendario di Teams.

Ciò consente ai partecipanti e a coloro che non hanno potuto partecipare di recuperare rapidamente le discussioni perse e gli elementi da intraprendere. I riassunti delle riunioni garantiscono che le decisioni e le attività emerse dalle riunioni siano documentate e attuabili. Ciò porta a una migliore responsabilità e continuità nel project management.

Funzionalità di sicurezza e conformità

La sicurezza e la conformità sono componenti fondamentali di Microsoft Teams, progettato per garantire che la comunicazione e la collaborazione avvengano in un ambiente sicuro e regolamentato. Questo aspetto di Teams è particolarmente importante per le organizzazioni che devono rispettare specifici standard di settore e requisiti legali.

10. Protezione dei dati e privacy

Microsoft Teams garantisce la sicurezza dei dati in transito e inattivi utilizzando protocolli di crittografia avanzati. Tutti i messaggi, i verbali delle riunioni e i file condivisi sono crittografati, fornendo una solida difesa contro gli accessi non autorizzati.

Teams è inoltre dotato di una serie di strumenti di conformità che supportano standard normativi quali ISO 27001, HIPAA e GDPR. Questi strumenti includono registri di audit, funzionalità eDiscovery e ricerca di contenuti conformi, che aiutano le organizzazioni a gestire e monitorare i propri dati in modo efficace.

11. Controllo e gestione degli accessi

I criteri di accesso condizionale nel centro di amministrazione di Teams aiutano a proteggere le informazioni sensibili applicando controlli di accesso basati sulla posizione dell'utente, sullo stato del dispositivo e sull'identità. Inoltre, l'autenticazione a più fattori (MFA) migliora significativamente la sicurezza degli account utente richiedendo più forme di verifica prima di concedere l'accesso.

12. Protezione avanzata dalle minacce

Microsoft Teams consente alle organizzazioni di collaborare con persone esterne alla propria azienda mantenendo il controllo sul proprio ambiente. L'accesso sicuro per gli ospiti garantisce che i collaboratori esterni possano partecipare a Teams con autorizzazioni chiaramente definite.

Inoltre, Teams è integrato con le tecnologie di sicurezza avanzate di Microsoft, tra cui funzionalità anti-malware e anti-phishing, che scansionano attivamente gli allegati e i link condivisi all'interno delle conversazioni.

Supporto mobile e multipiattaforma

Microsoft Teams è progettato per supportare una forza lavoro diversificata e mobile, garantendo che i membri del team possano rimanere connessi e produttivi indipendentemente dal dispositivo o dalla posizione.

13. Funzionalità dell'app Teams Mobile

L'app Teams, accessibile dalla barra delle applicazioni Teams, offre funzionalità di messaggistica complete che consentono agli utenti di inviare testi, immagini e file proprio come farebbero nella versione desktop.

14. Sincronizzazione tra dispositivi

Teams è progettato per offrire un'esperienza senza soluzione di continuità su tutti i dispositivi, consentendoti di passare dal desktop al cellulare senza perdere il contesto o la produttività. Puoi configurarlo per ricevere notifiche e avvisi su tutti i dispositivi, assicurandoti di non perdere nessun aggiornamento importante, indipendentemente dal dispositivo attualmente in uso.

15. Integrazione della piattaforma

Le integrazioni di Microsoft Teams includono servizi Microsoft come Outlook, OneDrive e SharePoint, oltre a numerose applicazioni di terze parti. Queste integrazioni sono coerenti su tutte le piattaforme, garantendo agli utenti l'accesso a un'ampia gamma di strumenti e servizi che migliorano la produttività.

Tutto quello che devi fare è scaricare Teams, trovare le tue integrazioni e iniziare.

Puoi personalizzare le impostazioni su un dispositivo e vedere tali modifiche riflesse su tutte le piattaforme. Questa coerenza nell'esperienza utente riduce gli attriti e aumenta l'efficienza, poiché non è necessario regolare le preferenze ogni volta che si cambia dispositivo.

ClickUp: una potente alternativa a Microsoft Teams

ClickUp è una piattaforma di produttività all-in-one che rappresenta una potente alternativa a Microsoft Teams, in particolare per chi dà priorità alle funzionalità di gestione delle attività e del project management.

A differenza di Teams, che si concentra sulla comunicazione e la collaborazione, ClickUp integra queste funzionalità con strumenti completi per la gestione delle attività. Ciò include viste personalizzabili del flusso di lavoro come Elenco, Bacheca e Calendario e funzionalità avanzate di monitoraggio delle attività.

Questo lo rende altamente adattabile a varie metodologie di project management come Agile, Lean, Waterfall o Scrum. Inoltre, ClickUp offre strumenti integrati di documentazione, monitoraggio degli obiettivi e reportistica che migliorano la visibilità e offrono un controllo granulare sui progetti.

Funzionalità di ClickUp che rivaleggiano con Microsoft Teams

ClickUp offre una suite completa di funzionalità che rivaleggiano con quelle di Microsoft Teams, concentrandosi sul miglioramento della comunicazione, della produttività e del project management all'interno dei team. Queste includono:

1. Chat integrata per una migliore collaborazione

ClickUp Chat è più di un semplice strumento di messaggistica: è uno spazio di lavoro collaborativo progettato per semplificare il project management dei tuoi progetti. L'integrazione di attività, documenti, commenti e chat in un'unica piattaforma elimina la necessità di passare da uno strumento all'altro.

Con funzionalità come FollowUps e sincronizzazione delle threads con le attività, puoi facilmente convertire i commenti in attività concrete e mantenere le conversazioni allineate con gli aggiornamenti del progetto. Per organizzare meglio la tua comunicazione, ClickUp Chat ti consente anche di creare spazi che rispecchiano la struttura del tuo team.

Per annunci o aggiornamenti importanti, i Post forniscono una piattaforma centralizzata per garantire chiarezza. Che si tratti di chat individuali, impostazione di promemoria o videochiamate, ClickUp Chat offre una soluzione completa per rimanere connessi e aumentare la produttività.

2. ClickUp riunioni per garantire un migliore follow-up

ClickUp Meetings offre un approccio integrato e senza soluzione di continuità per gestire e effettuare il monitoraggio delle riunioni del tuo team direttamente all'interno della piattaforma ClickUp. Grazie alle funzionalità progettate per semplificare l'intero processo di riunione, puoi:

Questa gestione centralizzata aiuta a garantire che nessun dettaglio venga trascurato e che i follow-up vengano eseguiti in modo efficace. La possibilità di assegnare commenti e creare attività dalle note delle riunioni garantisce il follow-up e mantiene le tue attività fluide e operative.

3. Clip per la registrazione video

Clips di ClickUp consente agli utenti di registrare brevi video per spiegare le attività o fornire aggiornamenti, che possono essere condivisi direttamente all'interno delle attività o delle chat. Questo strumento è particolarmente utile per dimostrazioni visive o per trasmettere informazioni complesse che potrebbero essere troppo macchinose da digitare.

4. IA per prendere appunti durante le riunioni

ClickUp Brain aiuta a portare la produttività a un livello superiore generando automaticamente note delle riunioni, riepiloghi delle chat e azioni da intraprendere.

Questo strumento di IA elimina le attività manuali come la presa di appunti da parte dell'organizzatore della riunione durante le riunioni e garantisce che tutti i partecipanti comprendano chiaramente i punti di discussione e le azioni di follow-up.

5. ClickUp Lavagne online per mappare idee e flussi di lavoro

ClickUp Whiteboards offre uno strumento di collaborazione visiva dinamico che trasforma le idee del tuo team in attività concrete, il tutto all'interno di un'unica piattaforma intuitiva.

Gli utenti possono anche sfruttare i modelli di lavagna online per fare brainstorming, elaborare strategie e mappare i flussi di lavoro in tempo reale, indipendentemente dalla loro posizione fisica. Con le lavagne ClickUp, puoi vedere i contributi di tutti man mano che vengono inseriti.

Integra ClickUp e Microsoft Teams per un flusso di lavoro ottimale

L'integrazione di ClickUp con Microsoft Teams semplifica il project management e la comunicazione, garantendo che gli aggiornamenti e lo stato delle attività siano perfettamente sincronizzati tra le due piattaforme.

Questa integrazione ti consente di creare attività, condividere link con ricche funzionalità di visualizzazione e ricevere notifiche in tempo reale sugli aggiornamenti delle attività direttamente nei tuoi canali Teams. Puoi mantenere le conversazioni contestualizzate e le attività allineate alle tue discussioni, rendendo più facile il monitoraggio dei progressi e il mantenimento del coinvolgimento del team.

Vai oltre Microsoft Teams con ClickUp

Microsoft Teams è una piattaforma completa che migliora significativamente la comunicazione, la collaborazione e la produttività dei team in vari ambienti aziendali. Le sue capacità di integrazione, le solide misure di sicurezza e le funzionalità estese, dalle videochiamate alla gestione delle attività, lo rendono uno strumento indispensabile per le organizzazioni moderne.

Nel frattempo, ClickUp rappresenta una valida alternativa, soprattutto per chi si occupa di project management e flussi di lavoro creativi, offrendo funzionalità esclusive come lavagne online, chat integrate e assegnazione automatica delle attività.

Le aziende possono ottenere un'efficienza ottimale del flusso di lavoro sfruttando i punti di forza sia di Microsoft Teams che di ClickUp. Inizia oggi stesso a utilizzare ClickUp per promuovere un ambiente di lavoro più connesso e di alta produttività!