Smartsheet vs. Excel: Una guida a confronto

Gestire progetti che coinvolgono più reparti spesso significa gestire diversi fogli di calcolo, con il rischio di creare confusione e inefficienze.

Mentre Microsoft Excel è da tempo uno strumento indispensabile per l'organizzazione dei dati, Smartsheet offre funzionalità simili a quelle di Excel con capacità avanzate di project management.

In questo blog esploreremo i punti di forza e di debolezza di Smartsheet ed Excel per aiutarti a decidere quale strumento si adatta meglio alle tue esigenze di project management.

Ti presenteremo anche una soluzione alternativa che potrebbe offrire una flessibilità e una facilità d'uso ancora maggiori.

Cos'è Smartsheet?

Smartsheet è una piattaforma di project management basata su cloud con più funzionalità rispetto al tipico strumento di foglio di calcolo.

Consideralo come un mix tra Excel e uno strumento dedicato al project management, ma con flussi di lavoro più fluidi e meno complicazioni nella collaborazione tra i membri del team.

Tra le sue numerose funzionalità ci sono i diagrammi di Gantt, i flussi di lavoro automatizzati e i modelli personalizzabili.

Funzionalità di Smartsheet

Smartsheet ha tutte le funzionalità/funzioni di cui hai bisogno per semplificarti la vita. Scopriamole insieme:

1. Collaborazione in tempo reale

Smartsheet consente a te e al tuo team di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, senza il problema del controllo delle versioni.

Tutti possono apportare aggiornamenti, lasciare commenti e effettuare il monitoraggio dello stato senza la confusione di infiniti allegati di email.

Inoltre, puoi assegnare attività, aggiungere allegati, impostare dipendenze tra le attività e seguire tutti i membri del tuo team per mantenere il tuo progetto in linea con gli obiettivi (particolarmente utile se stai lavorando su più progetti).

2. Flussi di lavoro automatizzati

Invece di perdere tempo in attività ripetitive (invio di promemoria, aggiornamento dei campi di stato, ecc.), puoi impostare trigger intelligenti con i flussi di lavoro automatizzati di Smartsheet.

Immagina di sistemare le tessere del domino: un'azione ne innesca un'altra fino a quando tutto va al posto giusto.

Vuoi avvisare il tuo team quando si avvicina una scadenza? Smartsheet invierà un avviso.

Hai bisogno di aggiornare un campo quando un'attività viene completata? Terminato. Automaticamente.

La parte migliore?

Puoi personalizzare questi flussi di lavoro in base ai processi specifici del tuo team, risparmiando tempo e assicurandoti che nulla sfugga al controllo.

3. Grafici di Gantt e gestione delle risorse

Se ti piace vedere i tuoi progetti disposti in una Sequenza temporale di facile comprensione, i grafici Gantt possono diventare il tuo nuovo trucco per aumentare la produttività.

I diagrammi di Gantt in Smartsheet ti consentono di mappare ogni attività, scadenza e dipendenza delle attività, in modo da avere sempre un quadro chiaro dello stato di avanzamento del tuo progetto. Non dovrai più affannarti per capire cosa deve essere fatto e quando: potrai vedere tutto in un colpo solo.

Smartsheet ti offre anche gli strumenti per allocare il tempo del tuo team ed è molto utile per la gestione delle risorse.

Puoi effettuare il monitoraggio delle ore, gestire i budget, coordinare i team e fare molto altro ancora, il tutto senza dover affrontare il solito caos.

4. Integrazione perfetta

La perfetta integrazione di Smartsheet con strumenti come Google Workspace, Microsoft Teams e Power BI porta il tuo flusso di lavoro a un livello superiore.

Anziché passare da un'app all'altra, Smartsheet raccoglie tutti i tuoi dati in un unico posto, consentendo una facile collaborazione e una migliore visualizzazione dei dati.

Puoi anche estrarre dati da origini dati esterne, rendendo più facile garantire la sincronizzazione e l'aggiornamento di tutto.

5. App mobili e archiviazione cloud

Hai bisogno di gestire i tuoi progetti mentre sei in viaggio? Le app mobili di Smartsheet ti consentono di farlo, offrendoti il controllo completo sui tuoi progetti da remoto.

Che tu sia in riunione o fuori ufficio, puoi controllare rapidamente lo stato di avanzamento delle attività, aggiornare gli stati o apportare modifiche con pochi tocchi.

I servizi di archiviazione cloud di Smartsheet mantengono tutti i tuoi dati al sicuro e accessibili: niente più file persi o versioni obsolete.

Prezzi di Smartsheet

Cos'è Excel?

Per decenni, Microsoft Excel è stato lo strumento di foglio elettronico di riferimento per tutto, dalla creazione di grafici all'analisi finanziaria, fino all'organizzazione dei dati aziendali.

Excel offre potenti funzionalità di analisi dei dati. Questo lo rende uno strumento essenziale all'interno della suite Microsoft Office per chiunque si occupi di calcoli complessi, dati strutturati o gestione di database.

Si concentra principalmente sulla manipolazione e la visualizzazione dei dati. Puoi creare formule complesse, eseguire calcoli complessi e organizzare grandi quantità di informazioni attraverso il suo caratteristico layout a griglia.

Inoltre, Excel si integra con altre applicazioni di Microsoft Office. Ciò lo rende fondamentale per i flussi di lavoro che si basano su transizioni fluide tra altri strumenti MS, come presentazioni PowerPoint e documenti Word.

Funzionalità di Excel

Se hai utilizzato Excel solo come strumento per fogli di calcolo, ti stai perdendo molto!

Excel è un programma potente che semplifica le attività di gestione dei dati e di project management. Gestisce senza problemi tutto, dalla visualizzazione avanzata dei dati ai progetti su larga scala (ad esempio, gli audit aziendali annuali).

Ecco perché Excel rimane uno degli strumenti più conosciuti del settore:

1. Calcoli e formule complessi

Immagina di gestire il budget annuale del team di marketing. Utilizzando la funzione "SUMIF", puoi calcolare la spesa totale per campagne specifiche in base a criteri quali il mese o il canale.

Hai bisogno di suddividere ulteriormente i costi per trimestre? Basta inserire un "VLOOKUP" per estrarre i dati esatti di cui hai bisogno da più fogli.

Con una vasta libreria di formule, Excel consente agli utenti di elaborare numeri, effettuare automazioni di attività e persino condurre analisi finanziarie senza difficoltà.

Inoltre, le formule di Excel possono essere integrate su più fogli. Questo aiuta a organizzare e effettuare il monitoraggio dei dati del progetto o persino a visualizzarli in un formato più facile da comprendere.

2. Strumenti di visualizzazione dei dati e creazione di grafici

Gli strumenti grafici integrati in Excel sono fondamentali per la visualizzazione dei dati.

Puoi convertire facilmente righe di dati in grafici a barre, grafici a torta o diagrammi di Gantt per una visualizzazione efficace dei dati, semplificando progetti su larga scala e dati complessi.

Ma non è tutto!

Excel può anche integrarsi con Power BI per un'esperienza di business intelligence e analisi ancora più potente.

3. Automazione delle attività con le macro

La funzionalità di automazione delle attività di Excel, nota anche come macro, è una vera rivoluzione per chi desidera aumentare la propria produttività.

Sei stanco di copiare e incollare i dati di vendita mensili in dieci fogli diversi?

Basta impostare una macro, premere un pulsante e il gioco è terminato (sì, è proprio così facile).

Devi assegnare codici colore a infinite righe? Imposta la tua macro, clicca e il tuo foglio di calcolo sarà subito organizzato (sì, è proprio così semplice).

Con le macro puoi automatizzare attività ripetitive come la formattazione, l'inserimento dei dati e persino la generazione di report. È come avere un assistente personale per il tuo foglio di calcolo.

Una volta impostate le macro, queste si occuperanno delle attività più noiose, consentendoti di concentrarti su aspetti importanti come l'analisi dei dati e la gestione dei membri del team.

Le macro sono particolarmente utili quando si tratta di attività di project management o di set di dati estesi, consentendo di risparmiare tempo e ridurre gli errori.

4. Collaborazione in tempo reale (Excel Online)

Excel potrebbe non avere le funzionalità di collaborazione integrate di Smartsheet, ma con Excel Online il tuo team può comunque effettuare le modifiche sullo stesso foglio di calcolo.

Niente più grattacapi del tipo "Quale versione stiamo usando?!"

Basta effettuare la condivisione del link e tutti potranno accedere, apportare modifiche e inserire commenti come se fosse una chat di gruppo.

Inoltre, puoi trasferire questi dati in una presentazione PowerPoint in qualsiasi momento. Oppure condividere alcune informazioni in una discussione su Microsoft Teams.

5. Integrazione con altri strumenti Microsoft Office

Hai bisogno di aggiungere alcune colonne extra alla tua presentazione PowerPoint prima della riunione settimanale finale? Procedi e incolla quelle tabelle Excel.

Devi collegare alcuni dati in tempo reale al tuo report in formato Word?

Nessun problema. Modifica i dati in Excel e il tuo documento Word si aggiornerà automaticamente.

Hai bisogno di una collaborazione ancora più in tempo reale? Passa a Microsoft Teams, effettua la condivisione del foglio di calcolo e fai brainstorming con il tuo team senza cambiare app.

Non solo, Excel supporta anche i servizi di archiviazione cloud, consentendoti di archiviare i tuoi file Excel e di lavorarci da qualsiasi luogo.

Prezzi di Excel

Smartsheet ed Excel: confronto delle funzionalità/funzioni

È ora di dare battaglia!

Sia Smartsheet che Excel sono ottimi strumenti, ma come si confrontano l'uno con l'altro? Abbiamo analizzato il confronto tra Excel e Smartsheet funzionalità per funzionalità.

Funzionalità n. 1: collaborazione in tempo reale

Nel primo round del dibattito Smartsheet vs Excel, abbiamo esaminato la collaborazione in tempo reale e Smartsheet è chiaramente in vantaggio.

A differenza di Excel, che richiede la condivisione di più versioni o l'accesso a Excel Online, Smartsheet consente a te e al tuo team di collaborare in tempo reale, sia che si tratti di assegnare attività, apportare aggiornamenti o lasciare commenti.

Tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda, letteralmente! Excel Online offre alcune funzionalità collaborative, ma risultano un po' macchinose rispetto all'automazione del flusso di lavoro integrata e fluida di Smartsheet.

Funzionalità n. 2: strumenti di visualizzazione dei dati e creazione di grafici

Non c'è un chiaro vincitore in questo aspetto della sfida tra Smartsheet ed Excel. Entrambi offrono solide funzionalità di visualizzazione dei dati.

Con i suoi strumenti di creazione di grafici e l'integrazione con Power BI, Excel è fantastico per creare grafici a barre, grafici a torta e altro ancora. È da tempo il punto di riferimento per la visualizzazione dei dati.

Tuttavia, Smartsheet non è molto indietro, poiché offre viste versatili come diagrammi di Gantt, calendari e griglie che facilitano la visualizzazione e la gestione dei dati del progetto.

Se gestisci progetti su larga scala, entrambe le piattaforme ti consentiranno di terminare il lavoro, ma la scelta dipende dalle tue preferenze in termini di stile di presentazione.

Funzionalità n. 3: flussi di lavoro automatizzati

Successivamente, abbiamo confrontato i flussi di lavoro automatizzati e Smartsheet ha preso facilmente il comando.

Le automazioni di Smartsheet aiutano a gestire attività ripetitive come l'invio di promemoria o l'aggiornamento dei campi di stato e rendono la gestione delle attività molto più fluida.

Excel non dispone di questa funzionalità integrata, anche se è possibile utilizzare le macro per automatizzare le attività. Ma siamo onesti: le macro richiedono una curva di apprendimento più ripida e non sono intuitive come gli strumenti di automazione di Smartsheet.

Funzionalità n. 4: integrazione perfetta

Quando si tratta di integrazione, Excel supera la concorrenza.

Grazie ai suoi profondi legami con l'ecosistema Microsoft Office, Excel può essere facilmente integrato con presentazioni PowerPoint, documenti Word e Teams. È possibile collegare dati in tempo reale tra le app e apportare aggiornamenti su tutta la linea.

Smartsheet si integra anche con strumenti come Google Workspace e Power BI. Tuttavia, il predominio di Excel nel spazio delle applicazioni Microsoft Office gli conferisce un vantaggio per gli utenti che hanno già investito in quella suite.

Funzionalità n. 5: Curva di apprendimento

Ammettiamolo: la maggior parte di noi ha iniziato a usare Excel sin da piccoli ed è praticamente uno dei primi programmi che molti di noi hanno imparato a utilizzare.

Le nozioni di base di Excel sono facili da apprendere e anche le funzionalità/funzioni più avanzate, come le formule complesse e il filtraggio dei dati, iniziano a sembrare naturali con un po' di pratica.

Smartsheet, d'altra parte, sebbene intuitivo per la gestione dei progetti, può richiedere un po' più di tempo per essere appreso, soprattutto quando si desidera utilizzare i suoi strumenti avanzati come i flussi di lavoro di automazione e la gestione delle risorse.

Se fai parte di un piccolo team o hai appena iniziato a utilizzare strumenti di project management, potresti trovare la curva di apprendimento di Smartsheet più ripida rispetto a quella di Excel.

Smartsheet ed Excel su Reddit

Gli utenti di Reddit hanno molto da dire sul dibattito Smartsheet vs Excel:

Un utente frustrato ha condiviso le sue difficoltà con Smartsheet:

Mi sembra che ogni volta mi imbatta in un limite di Smartsheet che è molto più facile da gestire in altri software.

Hanno anche sottolineato alcuni problemi relativi alle funzionalità di scripting, alla copia delle colonne e alla progettazione dei moduli.

Tuttavia, non tutti la pensano allo stesso modo. Un utente ha affermato:

…Smartsheet offre prestazioni migliori in termini di collaborazione, ma Excel rimane il mio strumento preferito per l'analisi.

Alcuni utenti hanno trovato un compromesso ideale, utilizzando entrambi gli strumenti per attività diverse. Come ha spiegato un utente di Reddit,

Smartsheet è ottimo per le automazioni, i report, i dashboard, ecc., ma è più adatto a piccoli set di dati... Lavorare con set di dati più grandi in Smartsheet può essere frustrante a causa delle sue limitazioni relative a righe/celle/riferimenti.

Il consenso generale su Reddit?

Smartsheet eccelle (senza giochi di parole) nel project management e nella collaborazione, ma Excel rimane il preferito per l'analisi dei dati e la gestione di grandi set di dati.

Scopri ClickUp: la migliore alternativa a Smartsheet e Excel.

Ora che abbiamo confrontato Smartsheet ed Excel sotto diversi aspetti, è il momento di scoprire un nuovo strumento che offre il meglio di entrambi senza i loro limiti.

Più integrazioni, funzionalità IA integrate, collaborazione in tempo reale, funzionalità di automazione e oltre 1000 modelli per tutte le tue esigenze di project management.

Dai il benvenuto a ClickUp.

Ecco come ClickUp combina il meglio dei punti di forza di Smartsheet ed Excel (insieme ad alcune funzionalità/funzioni extra).

Il vantaggio n. 1 di ClickUp: la vista Tabella di ClickUp

Immagina tutta la potenza dei fogli di calcolo Excel, ma con il tocco in più degli strumenti di project management integrati.

Con la vista Tabella di ClickUp, non ti limiti a gestire i dati, ma li trasformi in informazioni utili che fanno avanzare i tuoi progetti.

Ad esempio, supponiamo che tu stia gestendo una campagna di marketing con vari risultati finali, scadenze e collaboratori.

Con la vista Tabella, puoi facilmente assegnare attività, effettuare il monitoraggio delle scadenze e monitorare lo stato delle attività in un'unica vista strutturata, gestendo al contempo il budget della campagna e i dettagli dei fornitori, il tutto senza dover passare da uno strumento all'altro.

Il vantaggio n. 2 di ClickUp: modelli di fogli di calcolo

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Non hai tempo per creare il tuo sistema da zero?

Nessun problema.

Il modello di foglio di calcolo ClickUp è qui per aiutarti a iniziare. Dalla gestione delle analisi finanziarie all'organizzazione del tuo prossimo grande progetto, con questo modello puoi saltare la fase di configurazione e passare direttamente all'azione.

A differenza di Excel, dove creare un modello da zero può sembrare un processo complesso, ClickUp lo rende veloce, semplice e, oseremmo dire, divertente!

Se desideri una maggiore flessibilità, il modello di foglio di calcolo modificabile di ClickUp ti offre un'esperienza completamente personalizzabile.

Il vantaggio n. 3 di ClickUp: automazioni e IA

Le attività ripetitive ti rallentano? Non più.

ClickUp Automations semplifica notevolmente i flussi di lavoro. In combinazione con ClickUp Brain, è l'assistente a cui puoi delegare le attività quotidiane standard. Tutto quello che devi fare è descrivere la tua automazione e l'IA la configurerà istantaneamente, senza bisogno di programmazione.

Che si tratti di inviare promemoria, aggiornare stati o trigger azioni in base a determinate condizioni, ClickUp si occupa delle attività ripetitive in modo che il tuo team possa concentrarsi sul quadro generale.

Il vantaggio n. 4 di ClickUp: gestione delle attività per i team

Gestire un team non è mai stato così facile, grazie alla soluzione di project management di ClickUp. Pensa ai diagrammi di Gantt, al monitoraggio delle risorse e alla delega delle attività: tutto in modo semplice.

Immagina di essere a capo di un team di sviluppo prodotti.

Con i diagrammi di Gantt di ClickUp puoi visualizzare l'intera sequenza del progetto a colpo d'occhio, mantenendo chiare le priorità, le dipendenze e facilitando il monitoraggio dei progressi.

E quando è il momento di approfondire i dettagli, le attività di ClickUp sono la soluzione ideale per organizzare e assegnare il lavoro più minuzioso.

Puoi gestire facilmente i carichi di lavoro, assicurandoti che nessuno sia sovraccarico, mentre utilizzi ClickUp Docs per archiviare tutti i dettagli e i file relativi al progetto.

Le lavagne online di ClickUp consentono di organizzare sessioni di brainstorming, mentre i moduli di ClickUp raccolgono feedback o richieste dagli stakeholder, il tutto all'interno della stessa piattaforma. E se hai bisogno di una visione personalizzata del tuo progetto, puoi contare sulle visualizzazioni di ClickUp, inclusi i diagrammi Gantt, per organizzare la tua dashboard esattamente come ti serve.

Scegli lo strumento più intelligente di Excel: ClickUp

Quindi, quale di questi sistemi di gestione dei database dovresti scegliere: Smartsheet, Excel o ClickUp?

Se l'analisi dei dati è il tuo obiettivo principale, Excel è difficile da battere. Microsoft Excel è ancora il software di foglio elettronico di riferimento per elaborare numeri e analizzare dati, soprattutto quando si tratta di calcoli complessi.

D'altra parte, Smartsheet è un'ottima scelta se desideri concentrarti maggiormente sulla collaborazione e sulle automazioni.

Ma se stai cercando il meglio di entrambi i mondi, ClickUp è la soluzione perfetta per te.

ClickUp combina una potente gestione dei dati con la collaborazione in tempo reale e l'automazione basata sull'IA per ottimizzare la produttività del tuo team in tutti i progetti.

Sei pronto a portare a termine i tuoi progetti? Puoi iniziare a utilizzare ClickUp gratis oggi stesso!