La gestione di progetti che coinvolgono più dipartimenti spesso implica la gestione di diversi fogli di calcolo, con conseguente potenziale confusione e inefficienza.
Se Microsoft Excel è da tempo uno strumento di riferimento per l'organizzazione dei dati, Smartsheet offre funzioni simili a quelle di Excel con capacità di project management migliorate.
In questo blog esploreremo i punti di forza e di debolezza di Smartsheet rispetto a Excel per aiutarvi a decidere quale strumento si adatta meglio alle vostre esigenze di project management.
Presenteremo anche una soluzione alternativa che potrebbe offrire una flessibilità e una facilità d'uso ancora maggiori.
Che cos'è Smartsheet?
via Smartsheet Smartsheet è una piattaforma di project management basata su cloud con più funzionalità/funzione del tipico strumento di foglio di calcolo.
È un mix tra Excel e uno strumento dedicato al project management, ma con flussi di lavoro più fluidi e meno problemi di collaborazione tra team.
Tra le sue numerose funzionalità vi sono i grafici di Gantt, i flussi di lavoro automatizzati e i modelli personalizzabili.
Funzionalità/funzione di Smartsheet
Smartsheet ha tutte le funzionalità/funzione necessarie per semplificarvi la vita. Esploriamole insieme:
1. Collaborazione in tempo reale
via Smartsheet Smartsheet consente a voi e al vostro team di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, senza incubi di controllo delle versioni.
Tutti possono apportare aggiornamenti, lasciare commenti e monitorare lo stato di avanzamento senza la confusione di infiniti allegati email.
Inoltre, è possibile assegnare compiti, aggiungere allegati, impostare le dipendenze delle attività e seguire i membri del team per mantenere il progetto in carreggiata (particolarmente utile se si lavora su più progetti).
Nota: Siete curiosi di conoscere altre alternative a Excel? Date un'occhiata al nostro elenco di Le 11 migliori alternative e concorrenti di Excel !
2. Flussi di lavoro automatizzati
via Smartsheet Invece di perdere tempo in attività ripetitive (invio di promemoria, aggiornamento dei campi di stato, ecc.), è possibile impostare trigger intelligenti con i flussi di lavoro automatizzati di Smartsheet.
Pensate a un'impostazione come quella del domino: un'azione ne triggera un'altra fino a quando tutto si incastra perfettamente.
Volete notificare al vostro team l'avvicinarsi di una scadenza? Smartsheet invierà un avviso.
Avete bisogno di aggiornare un campo quando un'attività è completata? Da fare. Automaticamente.
La parte migliore?
Potete personalizzare questi flussi di lavoro per adattarli ai processi specifici del vostro team, risparmiando tempo e assicurandovi che nulla vada perso.
3. Grafici Gantt e gestione delle risorse
via Smartsheet Se amate vedere i vostri progetti disposti in una sequenza temporale di facile comprensione, i grafici di Gantt possono diventare il vostro nuovo strumento di produttività.
I grafici di Gantt in Smartsheet consentono di mappare ogni attività, scadenza e dipendenza, in modo da avere sempre un quadro chiaro dello stato del progetto. Non dovrete più cercare di capire quali sono le scadenze: potrete vedere tutto in una volta sola.
Smartsheet fornisce anche gli strumenti per allocare il tempo del team ed è molto utile per la gestione delle risorse.
È possibile tenere traccia delle ore, gestire i budget, coordinare i team e fare molto altro, il tutto senza dover affrontare il solito caos.
Leggi anche: Come creare un grafico di Gantt in Fogli Google (con modelli)
4. Integrazione perfetta
via Microsoft La perfetta integrazione di Smartsheet con strumenti come l'area di lavoro di Google, Microsoft Teams e Power BI porta il flusso di lavoro a un nuovo livello.
Invece di passare da un'app all'altra, Smartsheet riunisce tutti i dati in un unico luogo, consentendo una facile collaborazione e un'ottima gestione del lavoro una migliore visualizzazione dei dati .
È inoltre possibile estrarre i dati da origini dati esterne, rendendo più facile la sincronizzazione e l'aggiornamento di tutti i dati.
5. App mobili e spazio di archiviazione cloud
via Smartsheet Avete bisogno di gestire i vostri progetti in movimento? Le app mobili di Smartsheet vi permettono di farlo, offrendovi un controllo completo dei vostri progetti da remoto.
Che siate in riunione o fuori ufficio, potete controllare rapidamente lo stato delle attività, aggiornare gli stati o apportare modifiche con pochi tocchi.
I servizi di archiviazione cloud di Smartsheet mantengono tutti i dati al sicuro e accessibili: niente più file persi o versioni obsolete.
Prezzi SmartSheet
- Pro: $9 per membro/mese (fatturati annualmente) per 1-10 membri, visualizzatori illimitati. Include viste Gantt, griglia, tabellone, calendario, fogli illimitati, 250 automazioni/mese
- Business: $19 per membro/mese (fatturati annualmente) per 3+ membri, ospiti/visitatori illimitati. Aggiunge la visualizzazione della sequenza temporale, il monitoraggio del team, gli strumenti per gli amministratori, automazione illimitata e uno spazio di archiviazione di 1 TB
- Azienda: Prezzo personalizzato. Include tutte le funzionalità aziendali, più formule IA, SAML SSO, WorkApps, spazio di archiviazione illimitato e integrazioni avanzate
Che cos'è Excel?
via Microsoft Per decenni, Microsoft Excel è stato lo strumento di foglio di calcolo preferito per tutto, dalla creazione di grafici all'analisi delle finanze e all'organizzazione dei dati aziendali.
Excel offre potenti capacità di analisi dei dati. Questo lo rende uno strumento essenziale della suite Microsoft Office per chiunque si occupi di calcoli complessi, dati strutturati o gestione di database.
Si concentra molto sulla manipolazione e sulla visualizzazione dei dati. È possibile creare formule complesse, eseguire calcoli complessi e organizzare grandi quantità di informazioni attraverso il layout a griglia che firma.
Inoltre, Excel si integra con le altre applicazioni di Microsoft Office. Questo lo rende fondamentale per i flussi di lavoro che richiedono transizioni fluide tra altri strumenti MS, come le presentazioni di PowerPoint e i documenti di Word.
Leggi anche: 25 Migliori software gratuiti per il project management
Funzionalità/funzione di Excel
Se avete usato Excel solo come strumento per i fogli di calcolo, vi state perdendo molto!
Excel è un programma potente che semplifica le attività di gestione dei dati e dei progetti. Gestisce qualsiasi cosa, dalla visualizzazione avanzata dei dati ai progetti su larga scala (ad esempio, le revisioni annuali dell'azienda) senza problemi.
Ecco perché Excel rimane uno degli strumenti più conosciuti del settore:
1. Calcoli e formule complesse
Consolidamento dei dati con la formula VLOOKUP in Excel
Immaginate di gestire il budget annuale del team di marketing. Utilizzando la funzione 'SUMIF', potete calcolare la spesa totale per campagne specifiche in base a criteri come il mese o il canale.
Avete bisogno di suddividere ulteriormente i costi per trimestre? Basta inserire un 'VLOOKUP' per estrarre i dati esatti di cui avete bisogno da più fogli.
Grazie a un'estesa libreria di formule, Excel permette agli utenti di snocciolare numeri, automatizzare attività e persino condurre analisi finanziarie senza difficoltà.
Inoltre, le formule di Excel possono essere integrate in più fogli. Questo aiuta a organizzare e monitorare i dati del progetto o a visualizzarli in un formato più facile da capire.
2. Strumenti per la visualizzazione dei dati e dei grafici
via Microsoft Gli strumenti grafici incorporati di Excel sono una salvezza quando si tratta di visualizzare i dati.
È possibile convertire facilmente righe di dati in grafici a barre, grafici a torta o grafici Gantt per una visualizzazione efficace dei dati, semplificando progetti su larga scala e dati complessi.
Ma non è tutto!
Excel può anche integrarsi con Power BI per un'esperienza di business intelligence e analisi ancora più potente.
3. Automazione delle attività con le macro
via Microsoft La funzionalità/funzione di automazione delle attività di Excel, nota anche come macro, è un'innovazione per chi vuole aumentare la propria produttività.
Siete stanchi di incollare i dati delle vendite mensili in dieci fogli diversi?
Basta impostare una macro, premere un pulsante e il gioco è fatto (sì, è così facile).
Dovete colorare infinite righe? Impostate la vostra macro, fate clic e il vostro foglio di calcolo è ora organizzato (sì, è così semplice).
Con le macro è possibile automatizzare attività ripetitive come la formattazione, la voce e persino la generazione di reportistica. È come avere un assistente personale per il vostro foglio di calcolo.
Una volta impostate le macro, saranno loro a fare le cose più noiose, in modo che voi possiate concentrarvi su cose importanti come l'analisi dei dati e la gestione del team.
Le macro sono particolarmente utili quando si tratta di attività di project management o di insiemi di dati estesi, per risparmiare tempo e ridurre gli errori.
4. Collaborazione in tempo reale (Excel Online)
via Microsoft Excel può non avere il fascino della collaborazione integrata di Smartsheet, ma con Excel Online il team può comunque modificare lo stesso foglio di calcolo.
Niente più grattacapi: "Su quale versione siamo?!".
Basta condividere il link e tutti possono partecipare, modificare e commentare come se fosse una chat di gruppo.
Inoltre, è possibile trasformare i dati in una presentazione PowerPoint in qualsiasi momento. O inserire alcuni approfondimenti in una discussione di Microsoft Teams.
Leggi anche: 10 migliori strumenti di IA per Excel per ottimizzare il flusso di lavoro dei fogli di calcolo
5. Integrazione con altri strumenti di Microsoft Office
via Microsoft Avete bisogno di inserire qualche colonna in più nella vostra presentazione PowerPoint prima dell'ultima riunione settimanale? Incollate pure le tabelle di Excel.
Dovete collegare alcuni dati in tempo reale alla vostra reportistica in Word?
Nessun problema. Cambiate i dati in Excel e il documento Word si aggiornerà automaticamente.
Avete bisogno di una collaborazione in tempo reale ancora maggiore? Basta collegarsi a Microsoft Teams, condividere il foglio di calcolo e fare brainstorming con il team senza dover cambiare app.
Non solo, Excel supporta anche i servizi di archiviazione cloud, consentendo di archiviare i file Excel e di lavorarci da qualsiasi luogo.
Prezzi di Excel
- Excel 2019 (acquisto una tantum): $159,99
- Microsoft 365 Personal: A partire da $6,99/mese
- Microsoft 365 Business Standard: $12,50/utente/mese (commit annuale)
- Microsoft 365 Family (fino a 6 persone, include Excel e altre app Microsoft): $9,99/mese
Leggi anche: Le 10 migliori alternative e concorrenti a Fogli Google
Smartsheet vs. Excel: Funzionalità/funzione a confronto
È il momento della battaglia!
Sia Smartsheet che Excel sono ottimi strumenti, ma Da fare a confronto? Abbiamo analizzato il confronto tra Excel e Smartsheet, funzionalità/funzione per funzionalità.
Funzionalità/funzione #1: collaborazione in tempo reale
Vincitore: Smartsheet
Nel primo round del dibattito tra Smartsheet ed Excel, abbiamo esaminato la collaborazione in tempo reale e Smartsheet è chiaramente in vantaggio.
A differenza di Excel, che richiede la condivisione di più versioni o l'accesso a Excel Online, Smartsheet permette a voi e al vostro team di collaborare in tempo reale, sia che stiate assegnando attività, facendo aggiornamenti o lasciando commenti.
Tutti sono sulla stessa pagina, letteralmente! Excel Online offre alcune funzionalità/funzione di collaborazione, ma sono un po' più complicate rispetto all'automazione del flusso di lavoro integrata e fluida di Smartsheet.
Funzionalità/funzione #2: Strumenti per la visualizzazione dei dati e dei grafici
Vincitore: Pareggio
Non c'è un chiaro vincitore in questo aspetto della battaglia tra Smartsheet ed Excel. Entrambi offrono solide funzionalità di visualizzazione dei dati.
Con i suoi strumenti per la creazione di grafici e l'integrazione con Power BI, Excel è fantastico per la creazione di grafici a barre, a torta e altro ancora. È stato a lungo il preferito per la visualizzazione dei dati.
Tuttavia, Smartsheet non è da meno e offre viste versatili come grafici Gantt, calendari e griglie che rendono più facile la visualizzazione e la gestione dei dati dei progetti.
Se dovete gestire progetti su larga scala, entrambe le piattaforme sono in grado di terminare il lavoro, ma la scelta dipende dalla vostra preferenza per lo stile di presentazione.
Funzionalità/funzione #3: Flussi di lavoro automatizzati
Vincitore: Smartsheet
Abbiamo poi confrontato i flussi di lavoro automatizzati e Smartsheet ha preso facilmente il comando.
L'automazione di Smartsheet aiuta a gestire attività ripetitive come l'invio di promemoria o l'aggiornamento dei campi dello stato e rende la gestione delle attività molto più fluida.
Excel non ha questa funzionalità/funzione integrata, anche se è possibile utilizzare macro per automatizzare le attività. Ma siamo onesti: le macro richiedono una curva di apprendimento più ripida e non sono così intuitive come gli strumenti di automazione di Smartsheet.
Funzionalità/funzione #4: Integrazione perfetta
Vincitore: Excel
Per quanto riguarda l'integrazione, Excel ha la meglio sulla concorrenza.
Grazie ai suoi profondi legami con l'ecosistema Microsoft Office, Excel può essere integrato senza problemi con le presentazioni di PowerPoint, i documenti di Word e Microsoft Teams. È possibile collegare i dati in tempo reale tra le app ed effettuare aggiornamenti su tutta la linea.
Smartsheet si integra anche con strumenti come l'area di lavoro di Google e Power BI. Tuttavia, la posizione dominante di Excel nello spazio delle applicazioni di Microsoft Office gli consente di avere la meglio sugli utenti che hanno già investito in quella suite.
Funzionalità/funzione #5: curva di apprendimento
Vincitore: Excel
Ammettiamolo: la maggior parte di noi è stata introdotta ad Excel molto presto, ed è praticamente uno dei primi programmi che molti di noi hanno imparato.
Le basi di Excel sono facili da imparare e anche le funzionalità più avanzate, come le formule complesse e il filtraggio dei dati, diventano naturali con un po' di pratica.
Smartsheet, invece, pur essendo intuitivo per la gestione dei progetti, può richiedere un po' più di tempo per essere appreso, soprattutto quando si vogliono utilizzare gli strumenti avanzati come i flussi di lavoro automatizzati e la gestione delle risorse.
Se fate parte di un piccolo team o siete alle prime armi con gli strumenti di project management, potreste trovare la curva di apprendimento di Smartsheet più ripida di quella di Excel.
Leggi anche: 20 delle migliori alternative e concorrenti di Smartsheet per il project management
Smartsheet vs. Excel su Reddit
Gli utenti di Reddit hanno molto da dire sul dibattito Smartsheet vs. Excel: Un utente frustrato ha condiviso le proprie difficoltà con Smartsheet:
Sento che ad ogni passo mi imbatto in un limite di Smartsheet che è molto più facile da gestire in altri software.
Bcrosby25
Hanno anche evidenziato problemi con le funzionalità di scripting, la copia delle colonne e la progettazione dei moduli.
Tuttavia, non tutti la pensano allo stesso modo. Un utente ha detto :
_...Smartsheet è migliore in termini di collaborazione, ma Excel è ancora il mio strumento preferito per l'analisi
Striking_Winner_4195
Alcuni utenti hanno trovato una via di mezzo, utilizzando entrambi gli strumenti per attività diverse. Come ha spiegato un utente di Redditor,
Smartsheet è ottimo per le automazioni, i report, le dashboard, ecc. ma è migliore per le piccole impostazioni di dati... Lavorare con impostazioni di dati più grandi in Smartsheet può essere frustrante a causa dei suoi limiti di riga/cella/riferimento.
nomeè_quello_cheè
Il consenso generale di Reddit?
Smartsheet eccelle (senza giochi di parole) nel project management e nella collaborazione, ma Excel rimane il preferito per l'analisi dei dati e la gestione di grandi insiemi di dati.
ClickUp: la migliore alternativa a Smartsheet vs. Excel
Ora che abbiamo confrontato Smartsheet ed Excel sotto diversi aspetti, è giunto il momento di riunire un nuovo strumento che offre il meglio di entrambi i mondi e nessuno dei loro limiti.
Più integrazioni, funzionalità IA incorporate, collaborazione in tempo reale, funzioni di automazione e più di 1000 modelli per tutte le esigenze di project management.
Salutate ClickUp .
Ecco come ClickUp combina il meglio dei punti di forza di Smartsheet ed Excel (insieme ad alcune funzionalità/funzione aggiuntive).
ClickUp #1: ClickUp Vista Tabella
trasforma i dati in informazioni utili con la Vista Tabella di ClickUp
Immaginate tutta la potenza dei fogli di calcolo di Excel, ma con il fascino degli strumenti di project management integrati.
Con Vista Tabella di ClickUp non si limita a gestire i dati, ma li trasforma in informazioni utili per portare avanti i progetti.
Ad esempio, supponiamo che stiate gestendo una campagna di marketing con diversi obiettivi, scadenze e collaboratori.
Con Vista Tabella, potete facilmente assegnare attività, tenere traccia delle scadenze e monitorare lo stato di avanzamento in un'unica visualizzazione strutturata, gestendo al contempo il budget della campagna e i dettagli dei fornitori, il tutto senza dover passare da uno strumento all'altro.
Nota: Date un'occhiata alle nostre ultime novità Confronto tra Smartsheet e ClickUp per saperne di più sullo strumento perfetto per voi.
ClickUp è un passo avanti #2: Modelli di fogli di calcolo
Saltate le seccature e godetevi una gestione organizzata dei dati con i modelli di foglio di calcolo di ClickUp
Non avete tempo di costruire il vostro sistema da zero?
Nessun problema.
Il Modello di foglio di calcolo ClickUp è qui per farvi iniziare. Dalla gestione dell'analisi finanziaria all'organizzazione del vostro prossimo grande progetto, con questo modello potrete saltare la configurazione e passare direttamente all'azione.
A differenza di Excel, dove costruire un modello da zero può sembrare un processo elaborato, ClickUp lo rende rapido, semplice e, osiamo dire, divertente!
Se si desidera una maggiore flessibilità, il template Modello di foglio elettronico modificabile ClickUp offre un'esperienza completamente personalizzabile.
💡 Suggerimento: Se siete nuovi agli strumenti di project management, I modelli di ClickUp sono il modo perfetto per iniziare. I modelli sono suddivisi in base ai dipartimenti, ai settori e ai casi d'uso. Volete un foglio per monitorare la vostra spesa? Da fare. Cercate un foglio di pianificazione del budget per il vostro prossimo progetto? Da fare.
ClickUp AI #3: Automazioni e IA
gestire le attività e risparmiare fatica con l'automazione dei flussi di lavoro di ClickUp AI_
Le attività ripetitive vi rallentano? Non più. Automazioni di ClickUp rende la semplificazione dei flussi di lavoro una passeggiata nel parco. Abbinato a ClickUp Brain è l'assistente a cui delegare le attività quotidiane standard. Da fare è descrivere l'automazione e l'IA la imposta istantaneamente, senza bisogno di programmazione.
Che si tratti di inviare promemoria, aggiornare stati o triggerare azioni in base a condizioni, ClickUp si occupa delle cose ripetitive in modo che il team possa concentrarsi sul quadro generale.
Leggi anche: 10 migliori strumenti di IA per Fogli Google per ottimizzare i vostri fogli di calcolo
ClickUp's one up #4: Gestione di attività del team
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semplificate la gestione del team e delle attività con i solidi strumenti di project management di ClickUp.
La gestione del team non è mai stata così semplice, grazie a La soluzione ClickUp per il project management . Grafici di Gantt, monitoraggio delle risorse e delega delle attività: il tutto in modo semplice.
Immaginate di essere a capo di un team di sviluppo di un prodotto.
Con i grafici di Gantt di ClickUp potete vedere a colpo d'occhio l'intera Sequenza del progetto, mantenendo chiare le priorità, le dipendenze e il monitoraggio dello stato.
E quando è il momento di entrare nei dettagli, Attività di ClickUp sono la soluzione ideale per organizzare e assegnare i lavori più impegnativi.
Potete gestire facilmente i carichi di lavoro, assicurandovi che nessuno sia sopraffatto, mentre utilizzate Documenti ClickUp per memorizzare tutti i dettagli e i file del progetto. Lavagne online ClickUp permettono di organizzare sessioni di brainstorming, mentre I moduli ClickUp raccogliere feedback o richieste dagli stakeholder, il tutto all'interno della stessa piattaforma. E se avete bisogno di uno sguardo personalizzato sul vostro progetto, potete contare su Visualizzazioni ClickUp -compresi i grafici Gantt, per organizzare il vostro dashboard esattamente come vi serve.
Leggi anche: Smartsheet vs ClickUp: Quale strumento di project management è il migliore?
Scegliete lo strumento più intelligente di Excel: ClickUp
Quindi, quale di questi sistemi di gestione dei database dovreste scegliere: Smartsheet, Excel o ClickUp?
Se l'analisi dei dati è il vostro obiettivo principale, Excel è difficile da battere. Microsoft Excel è ancora il software di foglio di calcolo preferito per l'elaborazione dei numeri e l'analisi dei dati, soprattutto quando si tratta di calcoli complessi.
D'altra parte, Smartsheet è un'ottima scelta se volete concentrarvi maggiormente sulla collaborazione e sull'automazione.
Ma se cercate il meglio di entrambi i mondi, ClickUp è la scelta perfetta.
ClickUp combina una potente gestione dei dati con la collaborazione in tempo reale e l'automazione basata sull'IA per ottimizzare la produttività del team in tutti i progetti.
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