Ti è mai capitato di avviare un progetto e vederlo poi deviare selvaggiamente dalla rotta? La causa potrebbe essere lo slittamento dell'ambito, un errore comune nella maggior parte dei progetti, dallo sviluppo di software e marketing all'edilizia, ai macchinari pesanti e persino alle iniziative del settore pubblico.
Ma c'è una soluzione. Un piano di gestione dell'ambito ben strutturato può mantenere il tuo progetto in linea con gli obiettivi e farti risparmiare denaro.
Questa pratica lista di controllo delinea i passaggi necessari per creare una dichiarazione dell'ambito del progetto perfetta per qualsiasi settore.
Comprendere la dichiarazione dell'ambito del progetto
Una dichiarazione dell'ambito di progetto è un documento formale che delinea i confini di un progetto e definisce cosa è incluso e cosa non lo è. Assicura che il team di progetto comprenda gli obiettivi, i risultati attesi e i vincoli.
Una dichiarazione dell'ambito del progetto contiene in genere quattro elementi chiave:
- Obiettivi del progetto: obiettivi e risultati specifici che il progetto mira a raggiungere.
- Risultati attesi: output "tangibili" che saranno prodotti
- Inclusioni (ed esclusioni) dell'ambito: attività, compiti o componenti specifici del progetto che sono (e non sono) inclusi nel progetto.
- Vincoli: limitazioni o restrizioni che possono influire sul progetto.
La creazione di una dichiarazione ben definita dell'ambito del progetto può aiutare a prevenire lo slittamento dell'ambito e a mantenere il progetto in linea con gli obiettivi. Una dichiarazione dell'ambito del progetto serve a questi scopi:
- Riduce i rischi: definendo chiaramente i confini del progetto, contribuisce a mitigare i rischi associati a scostamenti dall'ambito, superamento dei costi e ritardi nella pianificazione.
- Migliora l'efficienza: sapendo fin dall'inizio quali sono gli aspetti cruciali, puoi allocare le risorse e gestire meglio il tuo budget.
- Mantiene soddisfatti gli stakeholder: poiché tutti concordano in anticipo sui risultati finali del progetto, è possibile ridurre al minimo i conflitti e gli scostamenti dall'ambito nel corso del progetto.
- Funge da punto di riferimento: quando sorgono incertezze o cambiano i membri del team, la dichiarazione dell'ambito del progetto può essere una fonte affidabile di verità.
In breve, una dichiarazione dell'ambito del progetto fornisce chiarezza, direzione e controllo, consentendo il completamento del progetto nei tempi e nei limiti di budget previsti.
Come redigere una dichiarazione dell'ambito del progetto (con esempi)
Ora che abbiamo visto cos'è una dichiarazione dell'ambito di progetto e perché è necessaria, vediamo come crearne una per ottenere una direzione più precisa del progetto e un migliore allineamento del team. Esamineremo anche come gli strumenti di project management come ClickUp possono supportare il processo, aiutando i team a organizzare le attività, effettuare il monitoraggio dei progressi e collaborare in modo efficiente.
Ecco un breve riepilogo dei passaggi chiave:
Lista di controllo TL;DR per la creazione di una dichiarazione dell'ambito del progetto
- Determina lo scopo del progetto
- Crea un piano delle risorse
- Elenca i risultati finali
- Identifica i vincoli del progetto
- Redigi la tua dichiarazione sull'ambito del progetto
- Implementa un processo di controllo delle modifiche
Ora, esploriamo questo argomento in dettaglio.
1. Capire i "cosa" e i "perché"
Comprendere lo scopo del tuo progetto è fondamentale per creare una dichiarazione chiara e convincente dell'ambito (e per un esito positivo del progetto). Ciò comporta l'identificazione degli obiettivi del progetto, delle esigenze aziendali e dei risultati desiderati.
Ecco alcune domande che puoi porti durante questa fase:
- Quale problema risolve il progetto?
- Quali sono i risultati o i vantaggi desiderati?
- In che modo questo progetto è in linea con gli obiettivi generali dell'organizzazione?
Questo passaggio è la tua stella polare, che guida le tue scelte e decisioni mentre dai forma al tuo piano di progetto. Coinvolgi l'intero team di progetto (o almeno i principali stakeholder coinvolti) durante questa fase. Non solo i diversi membri del team apporteranno prospettive diverse alla discussione, ma quando coinvolgi qualcuno sin dall'inizio, questi si sentirà anche più coinvolto nel risultato del progetto.
Utilizza uno strumento di lavagna online per rendere la discussione più interattiva (in particolare se sei un team remoto o ibrido). Ad esempio, il modello di lavagna online per l'ambito del progetto ClickUp può aiutarti a fare brainstorming insieme al tuo team e a creare una bozza dell'ambito del tuo progetto.
Il modello è uno strumento visivo e collaborativo progettato per organizzare e gestire tutti gli aspetti dell'ambito del tuo progetto. Fornisce uno spazio centralizzato per il monitoraggio delle attività, delle risorse, dei risultati finali e delle tempistiche del progetto, assicurando che nulla venga trascurato. È dotato di caselle separate per ciascun passaggio del piano dell'ambito del tuo progetto:
- Informazioni: raccogli tutti i dati e i fatti rilevanti che daranno forma al progetto. In questo modo tutti, compreso il project manager, avranno accesso alle stesse informazioni fondamentali.
- Giustificazione: spiega le motivazioni alla base di ogni decisione presa durante il progetto. Questo aiuta ad allineare i membri del team con lo scopo e la direzione del progetto.
- Ambito: definisci l'ambito del progetto, ovvero cosa è incluso e cosa è escluso dal progetto. Ciò garantisce chiarezza sui confini ed evita malintesi.
- Obiettivi: indica i risultati e gli obiettivi desiderati del progetto. Questo aiuta a guidare lo stato di avanzamento del progetto e a misurarne l’esito positivo.
- Risultati attesi: specifica i risultati tangibili che il progetto produrrà. Questi fungono da parametri di riferimento per il monitoraggio dei progressi e del completamento.
- Esclusioni: descrivete ciò che non fa parte del progetto per evitare lo slittamento dell'ambito. Questa sezione definisce le aspettative relative a ciò che non verrà affrontato o consegnato.
- Ipotesi: identifica le ipotesi sottostanti e i potenziali pregiudizi che influenzano il progetto. Riconoscerli aiuta ad anticipare i rischi e a pianificare il piano per le contingenze.
Questo costituisce una solida base per il resto del processo di pianificazione del progetto, offrendoti maggiore chiarezza nell'allocazione delle risorse o nella definizione del piano di progetto.
📌Esempio:
Supponiamo che tu sia un'impresa edile che deve ristrutturare un edificio adibito a uffici. Ecco quali sarebbero i tuoi "perché" (obiettivi):
Migliorare l'efficienza energetica, la funzionalità e l'estetica dell'edificio per soddisfare le mutevoli esigenze degli inquilini e ridurre i costi operativi.
2. Elaborare un piano delle risorse
Una volta definiti gli obiettivi del progetto, è il momento di valutare le risorse necessarie per raggiungerli. I requisiti del progetto possono includere l'identificazione delle persone, delle attrezzature, dei materiali e del budget necessari.
Coinvolgi le parti interessate chiave nella stesura di questo piano per garantire che tutti siano ascoltati, in particolare se lavori con team interfunzionali. Un'altra best practice è pianificare le contingenze. Potrebbe trattarsi semplicemente di tenere conto di un dipendente in ferie durante il periodo del progetto o di qualcosa di più grave come ritardi nell'approvazione da parte delle autorità o nella logistica dei materiali.
Inoltre, pianificando in anticipo i costi e le risorse del progetto, avrai una comprensione più chiara dei suoi requisiti, aiutandoti a mantenerlo entro il budget.
📌Esempio:
Per l'esempio della ristrutturazione di un edificio adibito a uffici per renderlo efficiente dal punto di vista energetico, ecco cosa dovrebbe includere il tuo piano di allocazione delle risorse:
- Risorse umane: architetti, idraulici, elettricisti, operai edili, responsabili di cantiere e così via.
- Attrezzature e materiali: attrezzature edili, materiali da costruzione, forniture elettriche e così via.
- Budget: costi di costruzione, onorari di architetti e ingegneri, costi dei materiali, costi della manodopera e fondo di emergenza.
- Sequenze: attività cardine, piani di turno e altro ancora
3. Elenca i risultati finali
Questi sono i risultati concreti che saranno consegnati agli sponsor e ai clienti del progetto al termine dello stesso. Sono anche il tuo punto di riferimento per misurare l’esito positivo del progetto e verificare se è sulla buona strada. Due aspetti importanti da tenere a mente quando si definiscono i risultati finali del progetto sono:
- Assicurarsi che i risultati finali siano realistici e raggiungibili entro i limiti del progetto.
- Associare ogni risultato finale a una scadenza o a un periodo di tempo specifico: le attività cardine del progetto che puoi utilizzare per verificare se un progetto sarà consegnato in tempo.
Definisci le attività specifiche incluse (nell'ambito) ed escluse (fuori dall'ambito) dal progetto in questa fase.
📌Esempio:
Ecco alcuni risultati che il tuo edificio per uffici ristrutturato ed efficiente dal punto di vista energetico dovrebbe garantire:
- Approvazione dei permessi: ottenere i permessi e le approvazioni necessari dalle autorità locali (un mese)
- Miglioramento dell'efficienza energetica: illuminazione, edilizia sostenibile, pannelli solari, ecc. (tre mesi)
- Interni rinnovati: arredamento moderno, camere rinnovate e modifiche al layout (due mesi)
- Certificato di completamento: Ottenere un certificato di completamento dall'ispettore edile (una settimana)
Il lavoro fuori ambito può includere l'arredamento dello spazio degli uffici, la sistemazione del giardino e simili: sebbene siano correlati alla ristrutturazione degli uffici, non fanno parte del tuo progetto.
Sebbene si tratti di un elenco di base, ti consigliamo di approfondire la tua lista di controllo per il project management. Puoi utilizzare uno strumento come ClickUp Checklists per creare elenchi gerarchici, assicurandoti che nulla venga tralasciato e che nessuna attività venga dimenticata.
Il vantaggio delle liste di controllo delle attività è che sono molto più di un semplice elenco. È possibile:
- Assegna un elemento specifico dell'elenco a qualcuno
- Utilizza i commenti per aggiungere ulteriori informazioni sul contesto dell'elemento.
- Nidifica gli elementi dell'elenco per una migliore categorizzazione
Ma soprattutto, salva le liste di controllo come modelli per riutilizzarle in progetti futuri.
💡 Suggerimento professionale: perché limitarsi alle liste di controllo per i tuoi risultati finali? Puoi anche creare un modello di lista di controllo che il tuo team può duplicare e utilizzare per ogni dichiarazione dell'ambito del progetto, semplificando e standardizzando il processo e la struttura dell'ambito del progetto.
4. Identifica i vincoli del progetto
Sai quali sono i tuoi obiettivi. È ora di scoprire cosa ti impedisce di raggiungerli. Potrebbe trattarsi di un vincolo di tempo (la pressione di portare a termine un progetto entro un periodo di tempo limitato senza compromettere la qualità del lavoro), un vincolo di budget (fornire al client ciò di cui ha bisogno, ma entro il budget assegnato) o persino un vincolo di risorse (trovare il team giusto per il lavoro).
Identificando questi problemi nelle prime fasi del progetto, puoi sviluppare strategie per mitigarne l'impatto durante il ciclo di vita del progetto e garantire che venga completato con esito positivo.
📌Esempio:
Potresti incontrare alcuni ostacoli all'inizio del tuo progetto di ristrutturazione dell'ufficio.
- La necessità di completare la ristrutturazione al di fuori dell'orario di lavoro per ridurre al minimo i disagi per gli inquilini.
- Disponibilità limitata di operai edili qualificati nella zona
- Resistenza degli inquilini al trasferimento temporaneo durante i lavori di ristrutturazione
- Conformità agli standard e alle normative in materia di edilizia sostenibile
5. Redigi una bozza della dichiarazione dell'ambito del progetto
Ora che hai stabilito gli obiettivi, le risorse e le potenziali sfide del tuo progetto, è il momento di consolidare i tuoi risultati in una dichiarazione formale dell'ambito del progetto. Questo documento fungerà da roadmap per il tuo progetto, delineandone i parametri: risultati finali, tempistiche e altro ancora.
Il documento relativo all'ambito del progetto includerà sezioni separate per obiettivi, risultati attesi (con Sequenze), esclusioni, ipotesi di esclusione e vincoli. Ecco alcuni suggerimenti per redigere la dichiarazione dell'ambito:
- Utilizza un linguaggio chiaro e conciso per evitare ambiguità.
- Definisci chiaramente eventuali termini tecnici o acronimi che potrebbero risultare poco familiari agli stakeholder.
- Suddividi l'ambito in componenti più piccoli e più gestibili.
Infine, effettua la condivisione della bozza della dichiarazione di ambito con le parti interessate e ottieni il loro feedback.
Ecco cosa ha detto un cliente su come ClickUp migliora la pianificazione dei progetti:
ClickUp può essere adattato a quasi qualsiasi esigenza di project management . È sufficientemente tecnico da gestire grandi progetti interdipartimentali su base annuale, ma anche personalizzabile per funzionare come una semplice lista di controllo giornaliera.
ClickUp può essere adattato a quasi qualsiasi esigenza di project management . È sufficientemente tecnico da gestire grandi progetti interdipartimentali su base annuale, ma anche personalizzabile per funzionare come una semplice lista di controllo quotidiana.
Se è la prima volta che crei una dichiarazione di ambito o desideri migliorarla, il modello di piano di gestione dell'ambito di ClickUp può esserti utile.
Questo modello di ambito di progetto fornisce un approccio strutturato alla creazione e alla gestione della dichiarazione di ambito e include sezioni relative a:
- Obiettivi del progetto: definisci gli obiettivi del progetto per mantenere tutti concentrati sui risultati desiderati.
- Descrizione del problema: identifica il problema fondamentale che il progetto affronterà per giustificarne la necessità.
- Attività incluse/escluse dall'ambito: chiarisci quali attività sono incluse o escluse per evitare lo slittamento dell'ambito.
- Risultati attesi: elabora l'elenco dei risultati tangibili previsti in ogni fase del progetto.
- Approvazione: stabilisci i criteri per ottenere l'approvazione delle parti interessate al fine di garantire la convalida formale.
Questo modello di ambito di progetto organizza tutte le informazioni relative all'ambito in un unico posto, aiutando i manager a gestire i cambiamenti in modo efficiente e garantendo che i progetti rispettino i tempi e il budget previsti.
Inoltre, le funzionalità di collaborazione di ClickUp (commenti, tag e modifica in tempo reale) facilitano il lavoro di squadra sul documento.
📌Esempio:
Ecco come dovrebbe apparire la tua dichiarazione finale sull'ambito del progetto: Titolo del progetto: Progetto di modernizzazione dell'edificio adibito a uffici
Obiettivi del progetto:
- Migliorare l'efficienza energetica dell'edificio
- Migliora la funzionalità dell'edificio per soddisfare le esigenze degli inquilini moderni
Risultati attesi:
- Spazi ufficio rinnovati con finiture e layout aggiornati
- Illuminazione a maggiore efficienza energetica
- Sistema di sicurezza potenziato
- Aree comuni rinnovate (ad es. hall, servizi igienici)
Elementi inclusi nell'ambito:
- Riparazioni strutturali
- Aggiornamenti di sostenibilità
- Interior design e finiture
Esclusioni dall'ambito:
- Acquisizione di mobili e attrezzature
- Attività di marketing e leasing
Ipotesi:
- I permessi e le approvazioni necessari saranno ottenuti in modo prompt.
- L'integrità strutturale dell'edificio è solida
- Sono disponibili finanziamenti adeguati per completare il progetto.
Vincoli:
- Scadenza ravvicinata di sei mesi
- Mancanza di manodopera qualificata
Criteri di accettazione:
- L'edificio supera l'ispezione e soddisfa gli standard di efficienza energetica.
- Il progetto viene completato entro il budget e i tempi previsti.
📌Ecco un altro esempio di organizzazione di un evento: una conferenza annuale.
Titolo del progetto: Conferenza annuale di settore
Obiettivi del progetto:
- Organizza un evento che promuova il marchio e la tua missione aziendale.
- Crea opportunità per i partecipanti di stabilire connessioni e fare rete tra loro
Risultati attesi:
- Sede della conferenza
- Programma della conferenza
- LineUp dei relatori
- Sistema di registrazione e biglietteria
- Gestione degli eventi in loco
- Rapporto di valutazione post-conferenza
Elementi inclusi nell'ambito:
- Selezione e prenotazione della sede
- Reclutamento e gestione dei relatori
- Richiesta e gestione delle sponsorizzazioni
- Pianificazione e coordinamento di eventi
- Logistica in loco (ad es. registrazione, cibo e bevande, attrezzature audiovisive)
Esclusioni dall'ambito:
- Attività di marketing e promozione continuative dopo la conferenza
- Eventi di networking post-conferenza
- Pubblicazione degli atti del convegno
Ipotesi:
- Sono disponibili finanziamenti adeguati a coprire tutti i costi.
- Verranno ottenuti i permessi e le approvazioni necessari.
- Sarà disponibile personale sufficiente per gestire la conferenza.
Vincoli:
- Budget limitato
- Scadenze ravvicinate
- Disponibilità della sede
Criteri di accettazione:
- Feedback positivo dei partecipanti sull'esperienza della conferenza
- L'evento è completato entro il budget e la Sequenza prevista.
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6. Implementare un processo di controllo delle modifiche
Infine, è necessario creare un quadro di riferimento per la revisione, l'approvazione o il rifiuto delle modifiche proposte, in modo che siano in linea con gli obiettivi del progetto e non ne compromettano l'ambito, la tempistica o il budget.
Puoi farlo creando un sistema di controllo delle modifiche. Ecco come funziona:
- In primo luogo, crea un comitato (tre persone sono un numero adeguato) che esaminerà tutte le richieste di modifica.
- Quindi, stabilisci una procedura attraverso la quale gli altri membri del team possono richiedere una modifica all'ambito del tuo progetto.
- Infine, analizza se la modifica proposta si adatta all'ambito esistente del tuo progetto.
Utilizza un modulo, come ClickUp Forms, per automatizzare questo processo. I membri del team possono proporre la modifica e giustificarla. Il comitato può quindi esaminarla e condividere la sua decisione e la motivazione, semplificando l'intero processo.
Implementando un processo di controllo delle modifiche, puoi gestire in modo efficace le modifiche al tuo progetto, ridurre al minimo i rischi ed evitare costi inutili.
Mantieni il tuo progetto in carreggiata con una dichiarazione di ambito (e ClickUp)
Definire l'ambito di lavoro è il primo passo per impostare il tuo progetto in modo che venga completato con esito positivo e nei tempi previsti. Questo rende la dichiarazione dell'ambito il miglior alleato dei project manager, fornendo loro una roadmap chiara che indica cosa deve essere fatto, quali rischi devono essere evitati e come.
Allo stesso tempo, l'ambito del progetto è riportato in un documento, mentre il progetto vero e proprio viene monitorato nel tuo strumento di project management. Per un flusso di lavoro più fluido (e olistico), puoi prendere in considerazione l'utilizzo di una soluzione all-in-one come ClickUp.
Con ClickUp, puoi redigere la dichiarazione dell'ambito del progetto, convertire i risultati finali in attività concrete e persino effettuare il monitoraggio del tempo. Si tratta di una soluzione completa per la gestione di tutto, dalle dichiarazioni dell'ambito del progetto alle attività e alle misure di mitigazione dei rischi.
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