Vi è mai capitato di iniziare un progetto per poi vederlo andare fuori rotta? Questo è lo scope creep in azione ed è una trappola comune alla maggior parte dei progetti, dallo sviluppo di software e marketing alle costruzioni, ai macchinari pesanti e persino alle iniziative del settore pubblico.
McKinsey ha rilevato che solo un progetto IT su 200 ha riunito tutti e tre i criteri per l'esito positivo del progetto (budget, tempi e benefici).
Ma c'è una soluzione. Un piano di scope management ben fatto può mantenere il progetto in carreggiata e far risparmiare denaro.
Volete evitare le costose conseguenze dei ritardi del progetto e instabilità dell'ambito ? Questa pratica lista di controllo illustra i passaggi per creare la dichiarazione dell'ambito del progetto perfetta per qualsiasi settore.
Comprendere la dichiarazione dell'ambito del progetto
La dichiarazione dell'ambito del progetto è un documento formale che delinea i confini di un progetto e definisce ciò che è incluso o meno. Assicura che il team del progetto comprenda gli obiettivi, i risultati e i vincoli.
Una dichiarazione dell'ambito del progetto contiene in genere quattro elementi chiave:
- Obiettivi del progetto: Obiettivi e risultati specifici che il progetto intende raggiungere
- Deliverables: Risultati "tangibili" che saranno prodotti
- Inclusioni (ed esclusioni) del progetto: Attività, compiti o componenti specifici che sono (e non sono) inclusi nel progetto
- Vincoli: Limiti o restrizioni che possono avere un impatto sul progetto
La creazione di una dichiarazione dell'ambito del progetto ben definita può aiutare a prevenire la dispersione dell'ambito e a mantenere il progetto in carreggiata. Una dichiarazione dell'ambito del progetto serve a questi scopi:
- Riduce i rischi: Definendo chiaramente i confini del progetto, aiuta a mitigare i rischi associati allo scope creep, agli sforamenti dei costi e ai ritardi nei tempi
- Migliora l'efficienza: sapendo cosa è cruciale fin dall'inizio, è possibile allocare le risorse e gestire meglio il budget
- Mantiene le parti interessate soddisfatte: Poiché tutti sono d'accordo fin dall'inizio sui risultati del progetto, è possibile ridurre al minimo i conflitti e lo scope creep lungo la linea
- Serve come punto di riferimento: quando sorgono incertezze o cambiano i membri del team, la dichiarazione dell'ambito del progetto può essere una fonte affidabile di verità
In breve, una dichiarazione dell'ambito del progetto fornisce chiarezza, direzione e controllo, consentendo di completare il progetto nei tempi e nei costi previsti.
Come scrivere una dichiarazione dell'ambito del progetto (con esempi)
Ora che abbiamo visto cos'è una dichiarazione dell'ambito del progetto e perché ne avete bisogno, vediamo come crearne una per ottenere una direzione più precisa del progetto e un migliore allineamento del team. Esamineremo anche come strumenti di project management quali ClickUp può supportare il processo, aiutando i team a organizzare le attività, a monitorare lo stato di avanzamento e a collaborare in modo efficiente.
Ecco un riepilogo/riassunto dei passaggi chiave:
Lista di controllo per la creazione di una dichiarazione dell'ambito del progetto
- Determinare lo scopo del progetto
- Preparare un piano delle risorse
- Elencare i prodotti da consegnare
- Identificare i vincoli del progetto
- Redigere la dichiarazione dell'ambito del progetto
- Implementare un processo di controllo delle modifiche
Ora analizziamo questo aspetto in dettaglio.
Leggi anche: lista di controllo del project management in 9 punti per i manager
1. Capire i "cosa" e i "perché"
La comprensione dello scopo del progetto è fondamentale per creare una dichiarazione di scopo chiara e convincente (e per l'esito positivo del progetto). Ciò comporta l'identificazione degli oggetti del progetto, delle esigenze aziendali e dei risultati desiderati.
Ecco alcune domande che potete porvi in questa fase:
- Quale problema risolve il progetto?
- Quali sono i risultati o i benefici desiderati?
- Da fare in modo che il progetto sia in linea con gli obiettivi generali dell'organizzazione?
Questo passaggio è la stella polare che orienta le scelte e le decisioni mentre si forma il piano del progetto. In questa fase, coinvolgete l'intero team del progetto (o almeno i principali stakeholder del progetto). Non solo i diversi membri del team apporteranno prospettive diverse alla discussione, ma quando coinvolgerete qualcuno fin dall'inizio, si sentirà anche più coinvolto nel risultato del progetto.
Utilizzate uno strumento di lavagna online virtuale per rendere la discussione più interattiva (soprattutto se siete un team remoto o ibrido). Ad esempio, lo strumento Modello di lavagna online per l'ambito del progetto ClickUp può aiutarvi a fare brainstorming in team e a creare una bozza dell'ambito del progetto.
Fate un brainstorming sull'ambito del progetto con il modello di lavagna online di ClickUp Project Scope
Il modello è uno strumento visivo e collaborativo progettato per organizzare e gestire tutti gli aspetti dell'ambito del progetto. Fornisce uno spazio centralizzato per monitorare le attività, le risorse, le consegne e le sequenze del progetto, assicurando che nulla venga trascurato. È dotato di Box separati per ogni passaggio del piano di progetto:
- **Raccogliere tutti i dati e i fatti rilevanti che daranno forma al progetto. Questo assicura che tutti, compreso il project manager, abbiano accesso alle stesse informazioni fondamentali
- Giustificazione: Spiegare le motivazioni alla base di ogni decisione presa nel corso del progetto. Questo aiuta ad allineare i membri del team con lo scopo e la direzione del progetto
- Ambito di applicazione: Definire l'ambito del progetto, ovvero ciò che è incluso ed escluso dal progetto. Questo assicura chiarezza sui confini e previene i malintesi
- Obiettivi: Dichiarare i risultati e gli obiettivi desiderati del progetto. Questo aiuta a guidare lo stato del progetto e a misurarne l'esito positivo
- **Specificare i risultati tangibili che il progetto produrrà. Servono come parametri di riferimento per monitorare lo stato e il completamento del progetto
- **EsclusioniDelineare ciò che non fa parte del progetto per evitare la dispersione dell'ambito. Questa sezione imposta le aspettative su ciò che non sarà affrontato o consegnato
- **Identificare le ipotesi di fondo e i potenziali pregiudizi che influiscono sul progetto. Riconoscerli aiuta ad anticipare i rischi e a pianificare gli imprevisti
In questo modo si impostano solide fondamenta per il resto della processo di pianificazione del progetto per avere maggiore chiarezza nell'allocazione delle risorse e nella definizione del piano del progetto.
📌Esempio:
Supponiamo che siate un'impresa di costruzioni che deve ristrutturare un edificio per uffici. Ecco quali sono i vostri "perché" (oggetti):
Migliorare l'efficienza energetica, la funzione e l'estetica dell'edificio per soddisfare le riunioni con gli inquilini e ridurre i costi operativi._
2. Preparare un piano delle risorse
Una volta definiti gli oggetti del progetto, è il momento di valutare le risorse necessarie per raggiungerli. Il vostro requisiti del progetto possono includere l'identificazione di persone, attrezzature, materiali e budget necessari.
Durante la stesura del piano, coinvolgete le principali parti interessate per garantire che tutti siano ascoltati, soprattutto se lavorate con team interfunzionali. Un'altra best practice è il piano per gli imprevisti. Può trattarsi di un semplice account per un dipendente in ferie durante il periodo del progetto o di qualcosa di più grave come ritardi nell'approvazione governativa o nella logistica dei materiali.
Inoltre, pianificando in anticipo i costi e le risorse del progetto, avrete una comprensione più chiara dei suoi requisiti, aiutandovi a rispettare il budget.
Leggi anche: 20 ruoli chiave per i progetti e il loro impatto sull'esito positivo del progetto 📌Esempio:
Per l'esempio della ristrutturazione di un edificio per uffici per renderlo efficiente dal punto di vista energetico, ecco cosa dovrebbe includere il piano di allocazione delle risorse:
- Risorse umane: architetti, idraulici, elettricisti, operai, direttori dei lavori e così via
- Attrezzature e materiali: Attrezzature da costruzione, materiali da costruzione, forniture elettriche e così via
- Budget: Costi di costruzione, onorari di architetti e ingegneri, costi dei materiali, costi di manodopera e fondi di emergenza
- Sequenza: Attività cardine, piani di spostamento e altro ancora
3. Elenco degli elementi da consegnare
Sono i risultati concreti che verranno consegnati agli sponsor e ai client alla fine del progetto. Sono anche il punto di riferimento per misurare l'esito positivo del progetto e se è sulla buona strada. Due cose importanti da tenere a mente quando si definiscono i deliverable del progetto sono:
- Assicurarsi che i deliverable siano realistici e realizzabili all'interno dei vincoli del progetto
- Associare ogni deliverable a una scadenza o a un calendario specifici, ovvero ad attività cardine del progetto che possono essere utilizzate per monitorare se il progetto sarà consegnato in tempo
Definire le attività specifiche incluse (in-scope) ed escluse (out-of-scope) dal progetto in questa fase.
📌Esempio:
Ecco alcuni risultati di cui avrebbe bisogno il vostro edificio per uffici rinnovato e ad alta efficienza energetica:
- Approvazione dei permessi: Ottenere i permessi e le autorizzazioni necessarie dalle autorità locali (un mese)
- Miglioramento dell'efficienza energetica: Illuminazione, costruzione sostenibile, pannelli solari, ecc
- Aggiornamento degli interni: Arredamento moderno, miglioramento delle stanze e modifiche al layout (due mesi)
- Certificato di completamento: Ottenere un certificato di completamento dall'ispettore edilizio (una settimana)
I lavori fuori campo possono includere l'arredamento dello spazio dell'ufficio, la cura del paesaggio e simili, anche se legati alla ristrutturazione dell'ufficio, non fanno parte del progetto.
Sebbene questo sia un elenco di base, suggeriamo di approfondire la lista di controllo del project management. È possibile utilizzare uno strumento come Lista di controllo di ClickUp per creare elenchi gerarchici, in modo da non lasciare nulla di intentato e da non perdere nessuna attività.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-16.gif Lista di controllo ClickUp: Dichiarazione dell'ambito del progetto /$$$img/
Documentate i vostri risultati con le liste di controllo di ClickUp
La cosa migliore di liste di controllo delle attività è che sono più di un semplice elenco. È possibile:
- Assegnare un particolare elemento dell'elenco a qualcuno
- Usare commenti per aggiungere più contesto agli elementi
- Annidare gli elementi dell'elenco per una migliore categorizzazione
E soprattutto, salvare le liste di controllo come modelli per riutilizzarle in progetti futuri.
💡 Pro Tip: Perché fermarsi alle sole liste di controllo per i vostri deliverable? È possibile creare anche una lista di lista di controllo modello il team può duplicare e utilizzare per ogni dichiarazione dell'ambito del progetto, snellendo e standardizzando la del progetto processo e struttura.
4. Identificare i vincoli del progetto
Sapete quali sono i vostri risultati. È ora di scoprire cosa vi blocca dal realizzarli. Può trattarsi di un limite di tempo (pressione per terminare un progetto entro un limite di tempo senza compromettere la qualità del lavoro), di un limite di budget (dare al client ciò di cui ha bisogno ma rispettando il budget assegnato), o anche di un limite di risorse (trovare il team giusto per il lavoro).
Identificando questi problemi fin dalle prime fasi del progetto, è possibile sviluppare strategie per mitigarne l'impatto durante il ciclo di vita del progetto e garantirne il completamento con successo.
📌Esempio:
All'inizio del progetto di ristrutturazione dell'ufficio potreste incontrare alcuni vincoli.
- La necessità di completare la ristrutturazione in orari non aziendali per ridurre al minimo i disagi per gli inquilini
- Limitata disponibilità di operai edili qualificati nella zona
- Resistenza da parte degli inquilini a un trasferimento temporaneo durante i lavori di ristrutturazione
- Conformità agli standard e alle normative sulla bioedilizia
5. Redigere la dichiarazione di portata del progetto
Dopo aver stabilito gli obiettivi, le risorse e le potenziali sfide del progetto, è il momento di consolidare i risultati in una dichiarazione formale dell'ambito del progetto. Questo documento servirà da tabella di marcia per il progetto, delineandone i parametri, i risultati, la Sequenza e altro ancora.
Il documento sull'ambito del progetto includerà sezioni separate per gli oggetti, i risultati (con le sequenze), le esclusioni, le ipotesi e i vincoli. Ecco alcuni suggerimenti per la stesura della dichiarazione dell'ambito:
- Utilizzare un linguaggio chiaro e conciso per evitare ambiguità
- Definire con chiarezza i termini tecnici o gli acronimi che potrebbero risultare poco familiari agli stakeholder
- Suddividere l'ambito in componenti più piccoli e gestibili
Infine, condividete la bozza di dichiarazione dell'ambito con le parti interessate e ottenete il loro feedback.
Ecco cosa ha detto un cliente su come ClickUp migliora il piano del progetto:
ClickUp può essere adattato a quasi tutti i tipi di progetto qualsiasi esigenza di project management _. È sufficientemente tecnico per gestire grandi progetti interdipartimentali di durata annuale, ma personalizzabile per funzionare come una semplice lista di controllo giornaliera
Kaylee Hatch, Brand Manager, Home Care Pulse
Se è la prima volta che si crea una dichiarazione di scopo o se si vuole migliorarla, la Modello di piano di gestione dell'ambito di ClickUp può essere utile.
È sufficiente compilare il modello di piano di Scope Management di ClickUp per ottenere un ambito di progetto ordinato e standardizzato
Questo modello di ambito del progetto fornisce un approccio strutturato alla creazione e alla gestione della dichiarazione dell'ambito e comprende sezioni per:
- Obiettivi del progetto: Definire gli oggetti del progetto per mantenere tutti concentrati sui risultati desiderati
- Dichiarazione del problema: Identificare il problema centrale che il progetto affronterà per giustificarne la necessità
- Attività incluse o escluse dal progetto: chiarire quali attività sono incluse o escluse per evitare l'estensione del progetto
- Deliverables: Elencare i risultati tangibili attesi in ogni fase del progetto
- Approvazione: Impostazione dei criteri per ottenere le firme degli stakeholder per garantire una convalida formale
Questo modello di ambito del progetto organizza tutte le informazioni relative all'ambito in un unico posto, aiutando i manager a gestire le modifiche in modo efficiente e assicurando che i progetti rispettino i tempi e il budget.
Inoltre, Funzionalità/funzione di ClickUp per la collaborazione -commenti, tag e modifiche in tempo reale, consentono al team di lavorare facilmente sul documento.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-216.png Funzionalità/funzione di ClickUp per la collaborazione /$$$img/
La comunicazione del team è asincrona e contestuale con le funzionalità/funzione di ClickUp
📌Esempio:
Ecco come si presenterebbe la dichiarazione finale dell'ambito del progetto:
Titolo del progetto: Progetto di ammodernamento dell'edificio per uffici
Obiettivi del progetto:
- Migliorare l'efficienza energetica dell'edificio
- Migliorare la funzione dell'edificio per soddisfare le esigenze dei moderni inquilini
Risultati attesi:
- Spazi per uffici ristrutturati con finiture e layout aggiornati
- Illuminazione a efficienza energetica migliorata
- Sistema di sicurezza migliorato
- Aree comuni aggiornate (ad esempio, atrio, servizi igienici)
Inclusioni dell'ambito:
- Riparazioni strutturali
- Miglioramenti della sostenibilità
- Design e finiture interne
**Esclusioni dall'ambito di applicazione
- Acquisto di mobili e attrezzature
- Attività di marketing e leasing
Assunzioni:
- I permessi e le approvazioni necessari saranno ottenuti prontamente
- L'integrità strutturale dell'edificio è solida
- Sono disponibili fondi adeguati per completare il progetto
Vincoli:
- Tempi stretti di sei mesi
- Mancanza di manodopera qualificata
**Criteri di accettazione
- L'edificio supera l'ispezione e riunisce gli standard di efficienza energetica
- Il progetto è completato nel rispetto del budget e della Sequenza specificati
ecco un altro esempio di organizzazione di un evento: una conferenza annuale.
Titolo del progetto: Conferenza annuale dell'industria
Obiettivi del progetto:
- Organizzare un evento che promuova il marchio e la vostra dichiarazione di mission
- Creare opportunità per i partecipanti di connettersi e fare rete tra loro
Deliverables:
- Sede della conferenza
- Programma della conferenza
- LineUp dei relatori
- Sistema di registrazione e biglietteria
- Gestione dell'evento in loco
- Reportistica di valutazione post-congressuale
Inclusioni della portata:
- Selezione e prenotazione della sede
- Selezione e gestione dei relatori
- Sollecitazione e gestione delle sponsorizzazioni
- Piano e coordinamento dell'evento
- Logistica in loco (ad esempio, registrazione, cibo e bevande, attrezzature AV)
**Esclusioni dall'ambito di applicazione
- Attività di marketing e promozione in corso dopo la conferenza
- Eventi di networking post-congressuale
- Pubblicazione degli atti della conferenza
Presupposti:
- Sono disponibili fondi adeguati per coprire tutti i costi
- Saranno ottenuti i permessi e le approvazioni necessarie
- Sarà disponibile uno staff sufficiente per gestire la conferenza
Vincoli:
- Budget limitato
- Scadenze strette
- Disponibilità della sede
**Criteri di accettazione
- Feedback positivo dei partecipanti sull'esperienza della conferenza
- L'evento è completato nel rispetto del budget e della Sequenza specificata
Leggi anche: 15 modelli gratuiti per il project management
6. Implementare un processo di controllo delle modifiche
Infine, è necessario creare una struttura per rivedere, approvare o rifiutare le modifiche proposte, in modo che siano in linea con gli oggetti del progetto e non ne compromettano l'ambito, il calendario o il budget.
Da fare creando un sistema di controllo delle modifiche. Ecco come funziona:
- Innanzitutto, create un comitato (tre è un buon numero) che esamini tutte le richieste di modifica
- Poi, stabilire un processo attraverso il quale gli altri membri del team possono richiedere una modifica all'ambito del progetto
- Infine, analizzate se la modifica proposta si adatta all'ambito esistente del progetto
Usare un modulo tipo Moduli ClickUp -per automatizzare questo processo. I membri del team possono proporre la modifica e giustificarla. Il comitato può quindi esaminarla e condividere la sua decisione e le sue motivazioni, snellendo l'intero processo.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-217.png Moduli di ClickUp /$$$img/
Standardizzate il vostro processo di controllo delle modifiche con ClickUp Modulo
Implementando un processo di controllo delle modifiche, è possibile gestire efficacemente le modifiche al progetto, ridurre al minimo i rischi ed evitare costi inutili.
Mantenete il progetto in carreggiata con una dichiarazione d'ambito (e ClickUp)
Definire l'ambito di lavoro è il primo passaggio per impostare il progetto in modo che venga consegnato con esito positivo e nei tempi previsti. Per questo motivo, la dichiarazione dell'ambito è la migliore amica dei project manager, in quanto fornisce loro una chiara tabella di marcia che indica cosa deve essere terminato, quali rischi devono essere evitati e come.
Allo stesso tempo, l'ambito del progetto vive in un documento, mentre il progetto vero e proprio viene monitorato nello strumento di project management. Per un flusso di lavoro più completo (e olistico), si può prendere in considerazione l'utilizzo di una soluzione all-in-one come ClickUp.
Con ClickUp potete redigere la dichiarazione dell'ambito del progetto, convertire le consegne in attività realizzabili e persino monitorare il tempo. Si tratta di una soluzione completa per gestire tutto, dalla dichiarazione dell'ambito del progetto alle attività e ai lavori richiesti per ridurre i rischi. Iscrivetevi gratuitamente a ClickUp e scoprite come semplifica la gestione e l'esecuzione del project management.