Come creare un pratico documento "Lavora con me“"

Avete presente il vecchio detto: "Diversi colpi per diverse persone"? 🖌️

Ebbene, questo vale anche per il lavoro di squadra. Proprio come non esiste una taglia unica per i jeans, non esiste un approccio universale al lavoro con le persone.

È qui che entra in gioco il documento "Come lavorare con me" o "Manuale di me". È un manuale utente personale per i vostri collaboratori

Se vi sentite sopraffatti dall'inserimento in un nuovo team o se volete migliorare il vostro capacità di lavorare in gruppo un documento "Come lavorare con me" potrebbe fare al caso vostro. 💡

La creazione di questo documento può sembrare scoraggiante, ma è più facile di quanto si pensi! Alcuni dettagli chiave possono migliorare significativamente le vostre relazioni di lavoro e noi vi guideremo attraverso i semplici passaggi per iniziare.

Che cos'è un documento "Come lavorare con me"?

Un documento "Come lavorare con me" è una guida personalizzata che descrive in dettaglio il vostro stile di lavoro, le preferenze di comunicazione e le aspettative di collaborazione.

A differenza dell'approccio tradizionale che prevede l'apprendimento delle preferenze di una persona nel corso del tempo, un documento "Come lavorare con me":

• chiarisce le vostre preferenze di lavoro, aiutando i colleghi e i team ad allinearsi più efficacemente con i vostri processi
• Aiuta i colleghi, i gestori e i team a comprendere le interazioni personali, migliorando i flussi di lavoro e rafforzando le relazioni professionali
• Offre chiare linee guida per il coinvolgimento, favorendo un ambiente di lavoro più armonioso ed efficiente

In breve, il documento "Come lavorare con me" è un foglio informativo che aiuta il vostro team a comprendere le vostre abitudini di lavoro, il vostro stile di comunicazione e le vostre priorità. 📚

Quali sono i vantaggi dell'uso di un documento "Come lavorare con me"?

Esaminiamo ora i vantaggi di questa guida per l'utente, evidenziando come possa migliorare le interazioni individuali e le prestazioni del team.

Miglioramento della comunicazione

Il documento "Come lavorare con me" è stato concepito come un luogo in cui delineare le preferenze di comunicazione.

Da fare, ad esempio, per le conversazioni strutturate preferite le email o vi sentite più a vostro agio con i messaggi informali sulle piattaforme di chat?

La condivisione del vostro stile di comunicazione aiuta il team a scegliere i canali migliori, rendendo la collaborazione più fluida ed efficace!

Specificando i metodi di comunicazione preferiti, come i canali, i tempi di risposta e la frequenza di aggiornamento, si eliminano le congetture. Il team saprà esattamente come e quando raggiungervi, riducendo ritardi e incomprensioni.

💡Pro Tip: Una comunicazione efficace è fondamentale in qualsiasi team e per migliorare questo aspetto, esplorate le strategie di comunicazione che si adattano al vostro stile.

Riduzione dei tempi di inserimento

Comprensione del modo in cui le persone lavorano quando iniziare un nuovo lavoro o entrare a far parte di un nuovo team richiede tempo e può essere travolgente.

Tuttavia, un documento "Come lavorare con me" fornisce informazioni essenziali in anticipo, aiutando i dipendenti ad ambientarsi nei loro ruoli. In questo modo si riduce notevolmente il tempo di onboarding sia per il dipendente che per il manager.

📌 Ad esempio, il documento "Come lavorare con me" del vostro manager rivela che preferisce gli aggiornamenti sui progetti attraverso un documento condiviso e che organizza riunioni settimanali 1 a 1 per discussioni approfondite. Sapere che fornisce feedback costruttivi in privato aiuta il dipendente ad adattare il proprio stile di comunicazione e a cercare supporto in modo più efficace, accelerando l'inserimento e rafforzando la relazione.

Aspettative allineate

Questa guida personale per l'utente aiuta voi e i membri del vostro team a stabilire aspettative chiare su orari di lavoro, risultati e scadenze.

per istanza, se di solito lavorate dalle 9.00 alle 17.00 e avete bisogno di un tempo di concentrazione ininterrotto dalle 10.00 a mezzogiorno per un lavoro approfondito, includetelo nel modello per evitare malintesi con il vostro team.

In questo modo tutti sapranno quando e come rivolgersi a voi. Questa trasparenza previene il burnout e promuove un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

Riunioni più produttive

Quante volte vi è capitato di partecipare a riunioni online, chiedendovi se tutti fossero allineati?

Il documento "Come lavorare con me" chiarisce come interagire al meglio con voi durante le riunioni. Inoltre, informa il team sul vostro formato di riunione e sui vostri stili di coinvolgimento preferiti.

ad esempio, se preferite le presentazioni visive alle lunghe discussioni, i vostri colleghi possono prepararsi di conseguenza. Questo allineamento mantiene tutti concentrati e assicura che le riunioni siano efficienti e funzionali.

Promuovendo una comunicazione cancellata, si crea fiducia. Documentando le vostre preferenze di feedback e il vostro approccio decisionale, i membri del team si sentiranno più a loro agio nel collaborare con voi, riducendo la tensione e favorendo relazioni solide

Quando si visualizza in modo trasparente il proprio stile di lavoro e le proprie preferenze, si riducono i potenziali attriti e si coltiva il rispetto reciproco. Nel tempo, questa chiarezza crea fiducia e migliora la coesione del team.

Pro Tip: La ricerca e l'analisi del mercato di altri provider di esito positivo (e del modo in cui creano queste guide) può fornire spunti e ispirazione per la strutturazione della vostra guida per l'utente.

Come creare un documento "Lavorare con me"

La creazione di un documento "Come lavorare con me" richiede introspezione e un approccio strutturato. Ecco una guida di passaggio che vi aiuterà a definire il vostro stile di lavoro.

1. Comprendere lo scopo del documento

Innanzitutto, chiariamo cosa non è questo documento. Non è un elenco di richieste su come lavorare esattamente alle vostre condizioni. È invece una guida per aiutare gli altri a capire come collaborare con voi in modo positivo e più efficace.

È da intendersi come un modulo di comunicazione proattiva, progettato per evitare malintesi, aumentare la produttività e coltivare le relazioni del team.

In definitiva, il documento "Lavora con me" fornisce trasparenza. Risponde a domande chiave che un nuovo membro del team o un collaboratore potrebbe avere, come ad esempio:

• Qual è il tuo stile di comunicazione preferito?
• Da fare e ricevere feedback positivi e negativi?
• Quali sono gli orari di lavoro o i tempi di concentrazione?
• Da dove si prendono le decisioni?

Rispondere a queste domande elimina la confusione e l'ambiguità che spesso portano al conflitto all'interno dei team.

Dopo aver riflettuto sul vostro stile di lavoro, è il momento di mettere nero su bianco i vostri pensieri. Ed è qui che ClickUp arriva! Questo potente strumento di project management può rendere la scrittura più fluida e organizzata.

Grazie a funzionalità/funzione come i modelli personalizzabili e la modifica collaborativa dei documenti, ClickUp vi permette di creare il vostro documento "Il mio lavoro" in modo efficiente, assicurandovi che le vostre intuizioni siano facilmente accessibili al vostro team.

Strutturare ogni elemento del documento "Come lavorare con me" con ClickUp Docs

Per iniziare la stesura del documento, utilizzare ClickUp Documenti . Non è solo un altro editor di lusso, ma uno strumento intelligente che vi aiuta a organizzare, gestire e comunicare senza problemi. Ecco perché si distingue.

• Pulito e flessibile: Potete strutturare il vostro documento in sezioni come gli orari di lavoro e le preferenze di feedback senza formattare in modo disordinato
• **Collaborazione in tempo reale: il team può intervenire, commentare e contribuire simultaneamente: tutti fanno la loro parte
• Aggiornamenti dinamici: Quando le dinamiche del lavoro cambiano (e cambieranno), è possibile aggiornare facilmente il documento
• **Flussi di lavoro integrati: potete collegare direttamente attività, progetti e obiettivi al vostro documento. In questo modo il documento diventa una parte attiva del flusso di lavoro, invece di essere solo una guida statica

2. Partite dal vostro stile di comunicazione

La comunicazione è il fulcro di ogni relazione di lavoro positiva, e le persone comunicano in modo diverso.

Alcuni di noi sono diretti e amano andare subito al sodo, mentre altri apprezzano un contesto più ampio o addirittura le chiacchiere per rompere il ghiaccio.

Ma il punto è che ciò che funziona per una persona può essere una situazione da incubo per un'altra. Ecco perché è fondamentale partire dalle preferenze di comunicazione del documento.

Cosa includere nel documento:

• Mezzo di comunicazione preferito: Menzione del modo in cui preferite che i vostri colleghi comunichino con voi (testo, email, chiamata, ecc.)
• Tempi di risposta: Indicare se si risponde immediatamente o se si riservano tempi specifici per i messaggi
• Direttività: Indicare se si preferisce una comunicazione diretta o un approccio più sfumato

📌 Esempio: "Sono più reattivo sulle app di messaggistica per le chat veloci e preferisco le email per tutto ciò che richiede una riflessione profonda, un processo di pensiero dettagliato o una documentazione. Di solito controllo la mia casella di posta due volte al giorno, quindi un messaggio veloce è meglio se è urgente"

Da fare in questo modo, si cancellano le aspettative e si evita il tira e molla che spesso si verifica quando gli stili di comunicazione non sono chiari.

3. Menzionate i vostri orari di lavoro e la vostra disponibilità

In un luogo di lavoro da remoto, gli orari di lavoro variano drasticamente. 🌍

Alcuni membri del team possono lavorare in un'impostazione tradizionale dalle 9 alle 17, mentre altri possono avere impostazioni più flessibili a causa di commit personali o fusi orari.

Includere i vostri orari di lavoro rende più facile per i colleghi sapere quando possono aspettarsi che siate online, riducendo la frustrazione quando si programmano riunioni o si attendono risposte.

Cosa includere:

• Orario di lavoro: Quando siete tipicamente disponibili per riunioni o lavori in collaborazione?
• Ora di concentrazione: Specificare le ore di concentrazione in cui si preferisce non essere disturbati
• Confini: Se siete disponibili fuori orario per le emergenze, definite cosa si intende per emergenza. Si può anche menzionare il modo in cui si preferisce gestire la comunicazione asincrona attraverso i fusi orari

📌 Esempio: _"Il mio orario di lavoro va dalle 9.00 alle 18.00. Le mattine, dalle 9 alle 11, le riservo al lavoro di approfondimento, quindi non sono disponibile per le riunioni. Sentitevi liberi di programmare riunioni nel pomeriggio, idealmente dopo le 12"

4. Chiarite il vostro processo decisionale

Ognuno di noi affronta le decisioni in modo diverso. Alcuni di noi amano immergersi, analizzare i dati e prendere decisioni rapide.

Altri preferiscono prendersi del tempo, fare ricerche, consultarsi con i membri del team e riflettere prima di fare una scelta. Illustrare il vostro processo decisionale può aiutare gli altri a capire come contribuire alle discussioni e offrire un feedback in linea con il vostro stile.

Questo è particolarmente utile per i team leader, i project manager, i product manager e i dirigenti che devono promuovere la collaborazione e l'efficienza del team.

Cosa includere:

• Come affrontate le decisioni: Indicate se avete bisogno di tutti i fatti prima di immergervi o se preferite raccogliere input da altri. Alcune persone si sentono a proprio agio nella collaborazione, mentre altre amano prendere decisioni indipendenti senza influenze esterne
• Tempo di risposta: Specificate se prendete le decisioni rapidamente o se avete bisogno di tempo per riflettere prima di impegnarvi. Conoscere il vostro ritmo aiuta gli altri a capire come impegnarsi con voi durante il processo decisionale

📌 Esempio: "Preferisco disporre di quanti più dati e contesti possibili quando prendo decisioni, soprattutto se riguardano il team. Sebbene sia in grado di prendere decisioni rapide quando necessario, per la maggior parte delle discussioni di ampio respiro apprezzo 24-48 ore per riflettere e consultarmi con gli altri"

5. Delineate il vostro approccio al feedback

Questa è una parte fondamentale del documento. Il feedback può essere difficile, soprattutto nei team remoti dove il linguaggio del corpo e il tono sono facilmente fraintendibili.

Spiegando come preferite dare e ricevere il feedback, potete evitare confusione e assicurarvi che il feedback sia costruttivo e ben accolto.

Cosa includere:

• Dare feedback: Da fare: Da fare: da dare il feedback sul momento o da tenere per le riunioni a tu per tu? Da fare: propendete per la schiettezza o seguite una strada più diplomatica?
• Ricevere feedback: Quando ricevete un feedback, apprezzate la franchezza o un approccio più riflessivo e scritto? Non esitate a menzionare se avete bisogno di tempo per elaborare il feedback prima di rispondere.

📌 Esempio: "Credo nel dare feedback tempestivi, quindi di solito mi sentirete durante o subito dopo un progetto se qualcosa deve essere migliorato. Per quanto riguarda la ricezione di feedback, preferisco punti diretti e perseguibili via email o a tu per tu"

6. Definite il vostro stile di collaborazione

Ognuno collabora a modo suo.

Alcuni amano fare brainstorming in un'impostazione di gruppo, mentre altri preferiscono lavorare in modo indipendente e riunirsi per discutere. Questo aiuta le persone a capire come lavorare con voi sui progetti e nelle riunioni.

Cosa includere:

• Lavoro di gruppo vs. lavoro individuale: Vi piace il caos del brainstorming di gruppo, o Da fare, invece, per elaborare le idee da soli prima di presentarle? Fate sapere al vostro team cosa fa fluire il vostro flusso creativo
• Preferenze per le riunioni: Siete amanti delle riunioni frequenti o preferite ridurle al minimo? Da fare con le videochiamate o preferisci invececomunicare in modo asincrono?

📌 Esempio: "Preferisco lavorare in modo indipendente alla prima bozza di un progetto, per poi sottoporla al team per un feedback. Troppe riunioni possono disturbare, quindi cerco di limitarle a una volta alla settimana, a meno che non ci sia qualcosa di urgente"

E ricordate, affinare le proprie capacità interpersonali e di collaborazione è la chiave per garantire sempre un ottimo lavoro di squadra. Dopo tutto, anche le idee migliori hanno bisogno di un po' di aiuto!

Leggi anche: Strategie efficaci di gestione del lavoro collaborativo per i team

7. Includere i propri limiti e preferenze

È essenziale evidenziare anche le vostre preferenze e i vostri limiti personali.

Che si tratti delle interazioni sociali con il team o del vostro approccio alla risoluzione dei conflitti, queste informazioni personali possono fornire un quadro utile per la collaborazione.

Cosa includere:

• Interazioni sociali: Da fare: "Vi piace chattare prima di entrare nel vivo del lavoro"? O preferite andare dritti al punto? Fate sapere al vostro team cosa vi fa entrare in sintonia con la situazione
• Gestire lo stress e i conflitti: Da fare, quando la tensione sale, come reagite? Da fare per affrontare i problemi di petto o preferite un approccio più misurato e privato? La condivisione di queste informazioni può aiutare i vostri colleghi a navigare in acque difficili insieme a voi

Cancellare il vostro stile di comunicazione non solo aiuta il team a capire come scrivervi i messaggi, ma favorisce anche un ambiente in cui si sentono a proprio agio nel dare e ricevere feedback.

📌 Esempio:"Apprezzo le chiacchiere all'inizio delle riunioni, mi aiutano" a creare un rapporto . Tuttavia, do valore anche all'efficienza del tempo, quindi mi piace entrare nel programma entro i primi 5-10 minuti. Per quanto riguarda i conflitti, preferisco la comunicazione diretta, ma do sempre per scontate le buone intenzioni"_

Ricordate che non fa mai male fare ricerche e vedere cosa fanno gli altri. Esaminando ciò che funziona per gli altri, potete trarre ispirazione e best practice da applicare al vostro documento.

Pro Tip: Includere esempi specifici di come si preferisce comunicare può colmare le differenze culturali e migliorare la consapevolezza del contesto tra i membri del team.

Per esempio, se i membri del team provengono da culture che privilegiano la formalità, potreste menzionare che apprezzate saluti rispettosi e titoli adeguati nelle email, incoraggiando al contempo un tono informale nelle discussioni di follow-up. Questa chiarezza aiuta tutti a capire le vostre aspettative e a sentirsi a proprio agio nell'interagire in modo conforme alle loro norme culturali.

8. Rendetelo un documento vivente

Infine, questo documento deve evolversi da quando lo fate. Gli stili di lavoro cambiano, le culture aziendali mutano e si presentano nuove sfide. 🔄

Quindi, rivedete e rivedete regolarmente il vostro documento "Come lavorare con me", soprattutto se state passando a un nuovo ruolo o a un nuovo team. Mantenerlo aggiornato garantisce che rimanga uno strumento rilevante per migliorare la comunicazione e la collaborazione.

Se la stesura di questo documento vi sembra eccessiva, non preoccupatevi ClickUp Brain è qui per aiutarvi!

Ottenere la prima bozza del documento "Come lavorare con me" con ClickUp Brain

Questo strumento di IA può aiutarvi a risparmiare un sacco di tempo:

• Scrittura semplificata: Ricevere da ClickUp Brain suggerimenti utili per articolare in modo chiaro le vostre preferenze di comunicazione
• Feedback positivo: Generazione di feedback e note edificanti che risuonano con il team grazie all'assistenza dell'IA
• Flussi di lavoro semplificati: Automazioni di attività noiose come l'invio di promemoria per gli aggiornamenti e la raccolta di feedback, consentendovi di concentrarvi sull'effettiva collaborazione del team e sul perfezionamento del documento
• Integrazione con le risorse umane: Utilizzate ClickUp Brain all'interno del sistema di gestione delle risorse umanePiattaforma di gestione delle risorse umane ClickUp per garantire che lo stile di lavoro di ciascuno sia rispettato e allineato agli obiettivi dell'organizzazione

Integrare facilmente il documento "Come lavorare con me" nella piattaforma di gestione delle risorse umane ClickUp

Preferite un documento già pronto che potete personalizzare rapidamente? I modelli "Come lavorare con me" di ClickUp, in arrivo, possono costituire una solida base.

Modelli di "Come lavorare con me" di ClickUp

Abbiamo due modelli per iniziare: uno per delineare il vostro stile di lavoro e l'altro per aiutare i manager a definire come preferiscono lavorare con i loro team.

Modello ClickUp per il lavoro con me [Collaboratore individuale

Se siete un collaboratore individuale, avete bisogno del modello Modello ClickUp Working With Me [Collaboratore individuale] .

Ecco la cruda verità: i collaboratori individuali vengono spesso sommersi da attività specializzate e le interruzioni della comunicazione sono frequenti.

**Uno studio ha rilevato che vari moduli di scarsa comunicazione costano alle aziende americane 1.200 miliardi di dollari all'anno in perdite di produttività. 📉

La chiarezza è quindi la chiave per evitare di far parte di questa statistica.

Questo modello illustra il vostro stile di lavoro, le vostre preferenze e le vostre aspettative, in pratica una rubrica per i vostri colleghi. Quindi, delineate le vostre preferenze con questo modello:

• Orario di lavoro preferito: Fate sapere agli altri quando siete disponibili, in modo che non interrompano il vostro flusso
• Stile di comunicazione: Specificate il modo in cui vi piace comunicare: nessuno vuole leggere un romanzo in un'email
• Preferenze di feedback: Condividete il modo in cui preferite ricevere il feedback, assicurandovi che sia costruttivo e cancellato

In breve, questo modello non è solo un oggetto piacevole, ma è essenziale per chiunque voglia prosperare nel proprio ruolo senza sentirsi sopraffatto. Quindi, smettetela di procrastinare, scaricate il modello e da fare. Il vostro futuro vi ringrazierà.

Modello ClickUp Lavorare con me[Manager]

Che tu sia un manager esperto o semplicemente un iniziando a fare il manager è necessario il Modello ClickUp Lavorare con me[Manager] . Perché? Perché la gestione del team può diventare caotica.

È necessario bilanciare il lavoro e gestire personalità, punti di vista e stili di lavoro diversi. Perciò, se volete che l'ordine e il vostro team prosperino, dovete fissare delle aspettative chiare sul vostro modo di operare.

Questo modello consente di:

• Fissare aspettative chiare: delineare il modo in cui si opera e si prendono le decisioni. Quando il team sa cosa aspettarsi, si sentirà più sicuro nel rivolgersi a voi con domande o idee
• Favorire la trasparenza: Documentare le vostre preferenze crea un'atmosfera di trasparenzacultura dell'inclusività e apertura. Basta con le congetture su come comunicare con voi!
• Migliorare i cicli di feedback: Stabilite come vi piace dare e ricevere feedback. Non si tratta solo di evitare conversazioni imbarazzanti, ma di costruire un team che vive di critiche costruttive

Leggi anche: 10 modelli gratuiti per conoscermi e conoscere il tuo team

ClickUp: Il vostro compagno di produttività e collaborazione

Creare un documento su come lavorare con me può sembrare scoraggiante come affrontare quel cassetto dei calzini a lungo ignorato: è disorganizzato ma facile da trascurare. 🤔

Ma una volta organizzato, vi chiederete perché avete aspettato tanto.

Questo documento è un potente strumento per migliorare le interazioni sul posto di lavoro. Condividendo il vostro stile di comunicazione, la vostra disponibilità e le vostre preferenze in termini di feedback, metterete i vostri colleghi in condizione di collaborare in modo efficace, costruendo relazioni più solide basate sulla fiducia.

Ricordate che lo scopo del documento "come lavorare con me" è quello di rappresentare le vostre preferenze attuali. Trattatelo quindi come uno strumento vivo che si evolve con il vostro stile di lavoro e le dinamiche del team. Aggiornamenti regolari lo mantengono attuale e con ClickUp la sua stesura e manutenzione diventano semplici, permettendovi di concentrarvi sul raggiungimento degli obiettivi condivisi.

Quindi, fate il primo passaggio! La creazione del documento "Come lavorare con me" chiarirà le relazioni di lavoro e aumenterà la produttività del team. Il vostro futuro e i vostri compagni di squadra vi ringrazieranno. 🙌 Iscriviti su ClickUp oggi stesso! ✅