Conosci il vecchio detto "A ciascuno il suo"? 🖌️
Beh, questo vale anche per il lavoro di squadra. Proprio come non esiste un modello unico di jeans che vada bene a tutti, non esiste un approccio universale al lavoro con le persone.
È qui che entra in gioco il documento "Come lavorare con me" o "Manuale di me". Si tratta di un manuale d'uso personale per i tuoi collaboratori.
Se ti senti sopraffatto dall'inserimento in un nuovo team o desideri migliorare le tue capacità di lavoro di squadra, un documento "Come lavorare con me" potrebbe essere proprio ciò di cui hai bisogno. 💡
Creare questo documento può sembrare difficile, ma è più facile di quanto pensi! Alcuni dettagli chiave possono migliorare significativamente le tue relazioni di lavoro e ti guideremo attraverso i semplici passaggi per iniziare.
Che cos'è un documento "Come lavorare con me"?
Un documento "Come lavorare con me" è una guida personalizzata che descrive in dettaglio il tuo stile di lavoro, le tue preferenze di comunicazione e le tue aspettative in materia di collaborazione.
A differenza dell'approccio tradizionale che consiste nell'apprendere le preferenze di qualcuno nel corso del tempo, un documento "Come lavorare con me":
- Chiarisce le tue preferenze lavorative, aiutando colleghi e team ad allinearsi in modo più efficace con i tuoi processi.
- Aiuta colleghi, manager e team a comprendere le interazioni di persona, migliorando i flussi di lavoro e rafforzando le relazioni professionali.
- Offre linee guida chiare per il coinvolgimento, favorendo un ambiente di lavoro più armonioso ed efficiente.
In breve, un documento "Come lavorare con me" è un promemoria che aiuta il tuo team a comprendere le tue abitudini lavorative, il tuo stile di comunicazione e le tue priorità. 📚
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un documento "Come lavorare con me"?
Ora esploriamo i vantaggi di questa guida per l'utente, evidenziando come può migliorare le interazioni individuali e le prestazioni del team.
Comunicazione migliorata
Il documento "Come lavorare con me" è pensato per consentirti di delineare le tue preferenze di comunicazione.
Ad esempio, preferisci l'email per conversazioni strutturate o ti senti più a tuo agio con messaggi informali su piattaforme di chat?
La condivisione del tuo stile di comunicazione aiuta il tuo team a scegliere i canali migliori, rendendo la collaborazione più fluida ed efficace!
Specificando i tuoi metodi di comunicazione preferiti, come canali, tempi di risposta e frequenza degli aggiornamenti, elimini ogni incertezza. Il tuo team saprà esattamente come e quando contattarti, riducendo ritardi e malintesi.
💡Suggerimento professionale: una comunicazione efficace è fondamentale in qualsiasi team e, per migliorare questo aspetto, esplora strategie di comunicazione in linea con il tuo stile.
Riduzione dei tempi di inserimento
Capire come lavorano le persone quando iniziano un nuovo lavoro o entrano a far parte di un nuovo team richiede tempo e può essere difficile.
Tuttavia, un documento "Come lavorare con me" fornisce informazioni essenziali in anticipo, aiutandoli ad adattarsi ai loro ruoli. Ciò riduce significativamente il tempo di inserimento sia per il dipendente che per il manager.
📌 Ad esempio, il documento "Come lavorare con me" del tuo manager rivela che preferisce ricevere aggiornamenti sui progetti tramite un documento condiviso e tenere riunioni individuali settimanali per discussioni approfondite. Sapere che fornisce feedback costruttivi in privato ti aiuta ad adeguare il tuo stile di comunicazione e a cercare supporto in modo più efficace, accelerando il tuo inserimento e rafforzando la tua relazione.
Aspettative allineate
Questa guida personale ti aiuta anche a definire, insieme ai membri del tuo team, aspettative chiare in merito a orari di lavoro, risultati attesi e scadenze.
📌 Ad esempio, se di solito lavori dalle 9:00 alle 17:00 e hai bisogno di concentrarti senza interruzioni dalle 10:00 a mezzogiorno per svolgere un lavoro approfondito, includi questa informazione nel modello per evitare malintesi con il tuo team.
In questo modo tutti sapranno quando e come rivolgersi a te. Questa trasparenza previene il burnout e favorisce un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.
Riunioni più produttive
Quante volte ti è capitato di partecipare a riunioni online chiedendoti se tutti fossero sulla stessa lunghezza d'onda?
Il documento "Come lavorare con me" chiarisce come interagire al meglio con te durante le riunioni. Inoltre, informa il team sul tuo formato di riunione preferito e sui tuoi stili di coinvolgimento.
📌 Ad esempio, se preferisci le presentazioni visive alle lunghe discussioni, i tuoi colleghi potranno prepararsi di conseguenza. Questo allineamento mantiene tutti concentrati e garantisce che le riunioni siano efficienti e concrete.
Promuovendo una comunicazione chiara, crei fiducia. Documentando le tue preferenze in materia di feedback e il tuo approccio decisionale, i membri del team si sentiranno più a loro agio nel collaborare con te, riducendo la tensione e favorendo relazioni solide.
Quando offri una visione trasparente del tuo stile di lavoro e delle tue preferenze, riduci i potenziali attriti e coltivi il rispetto reciproco. Nel tempo, questa chiarezza crea fiducia e migliora la coesione del team.
💡 Suggerimento professionale: condurre una ricerca e un'analisi di mercato su altre aziende di successo (e su come creano queste guide) può fornire informazioni preziose e ispirazione per strutturare la tua guida utente.
Come creare un documento "Come lavorare con me"
La creazione di un documento "Come lavorare con me" richiede introspezione e un approccio strutturato. Ecco una guida passo passo per aiutarti a definire il tuo stile di lavoro.
1. Comprendi lo scopo del documento
Innanzitutto, chiariamo cosa non è questo documento. Non è un elenco di richieste su come lavorare esattamente secondo le tue condizioni. Si tratta invece di una guida per aiutare gli altri a capire come possono collaborare con te in modo efficace e più efficiente.
Si tratta di una forma di comunicazione proattiva pensata per evitare malintesi, aumentare la produttività e coltivare le relazioni all'interno del team.
In definitiva, il documento "Come lavorare con me" garantisce trasparenza. Risponde alle domande chiave che un nuovo membro del team o collaboratore potrebbe avere, come ad esempio:
- Qual è il tuo stile di comunicazione preferito?
- Come dai e ricevi feedback positivi e negativi?
- Quali sono i tuoi orari di lavoro o i momenti in cui ti concentri maggiormente?
- Come prendi le decisioni?
Rispondere a queste domande elimina la confusione e l'ambiguità che spesso portano a conflitti all'interno dei team.
Una volta riflettuto sul tuo stile di lavoro, è il momento di mettere nero su bianco i tuoi pensieri. Ed è qui che entra in gioco ClickUp! Questo potente strumento di project management può rendere la scrittura più fluida e organizzata.
Con funzionalità come modelli personalizzabili e modifica collaborativa dei documenti, ClickUp ti consente di creare in modo efficiente il tuo documento "Come lavorare con me", garantendo al contempo che le tue intuizioni siano facilmente accessibili al tuo team.
Per iniziare a redigere il tuo documento, usa ClickUp Docs. Non è solo un altro editor sofisticato, ma uno strumento intelligente che ti aiuta a organizzare, gestire e comunicare senza intoppi. Ecco perché si distingue dagli altri.
- Pulito e flessibile: puoi strutturare il tuo documento in sezioni come orario di lavoro e preferenze di feedback senza formattazioni disordinate.
- Collaborazione in tempo reale: il tuo team può partecipare, commentare e contribuire simultaneamente: tutti danno il proprio contributo.
- Aggiornamenti dinamici: man mano che le dinamiche di lavoro cambiano (e cambieranno), puoi facilmente aggiornare il tuo documento.
- Flussi di lavoro integrati: puoi collegare direttamente attività, progetti e obiettivi al tuo documento. Questo lo rende una parte attiva del tuo flusso di lavoro invece che una semplice guida statica.
2. Inizia con il tuo stile di comunicazione
La comunicazione è il fulcro di qualsiasi relazione di lavoro di successo, e le persone comunicano in modi diversi. Alcuni di noi sono schietti e amano andare dritti al sodo, mentre altri apprezzano maggiormente il contesto o anche le chiacchiere per rompere il ghiaccio. Ma il punto è questo: ciò che funziona per una persona potrebbe essere un incubo per un'altra. Ecco perché è fondamentale iniziare con le preferenze di comunicazione nel tuo documento.
Cosa includere nel documento:
- Mezzo preferito: Indica come preferisci che i tuoi colleghi comunichino con te (testo, email, telefonate, ecc.)
- Tempi di risposta: Indica se rispondi immediatamente o se dedichi tempi specifici ai messaggi.
- Franchezza: indica se preferisci una comunicazione diretta o un approccio più sfumato.
📌 Esempio: "Sono più reattivo sulle app di messaggistica per le chat veloci e preferisco l'email per tutto ciò che richiede una riflessione approfondita, un processo di pensiero dettagliato o documentazione. Di solito controllo la mia casella di posta due volte al giorno, quindi è meglio inviare un messaggio veloce se è urgente."
Da fare: stabilirai aspettative chiare ed eviterai il continuo gioco di ipotesi che spesso si verifica quando gli stili di comunicazione non sono chiari.
3. Indica il tuo orario di lavoro e la tua disponibilità
In un ambiente di lavoro da remoto, gli orari di lavoro variano notevolmente. 🌍
Alcuni membri del team potrebbero lavorare in un ambiente tradizionale dalle 9 alle 17, mentre altri potrebbero avere orari più flessibili a causa di impegni personali o fusi orari.
Includere il tuo orario di lavoro rende più facile per i colleghi sapere quando possono aspettarsi che tu sia online, riducendo la frustrazione quando si pianificano riunioni o si attendono risposte.
Cosa includere:
- Orario di lavoro: quando sei solitamente disponibile per riunioni o lavoro collaborativo?
- Tempo di concentrazione: specifica le ore in cui preferisci non essere disturbato.
- Limiti: se sei disponibile fuori dall'orario di lavoro per le emergenze, definisci cosa si intende per emergenza. Puoi anche fare una menzione di come preferisci gestire la comunicazione asincrona tra fusi orari diversi.
📌 Esempio: "Il mio orario di lavoro è dalle 9:00 alle 18:00. Riservo la mattina, dalle 9:00 alle 11:00, al lavoro intensivo, quindi non sono disponibile per riunioni. Sentitevi liberi di programmare riunioni nel pomeriggio, idealmente dopo le 12:00."
4. Chiarisci il tuo processo decisionale
Ognuno di noi affronta le decisioni in modo diverso. Alcuni di noi amano immergersi nell'argomento, analizzare i dati e prendere decisioni rapide.
Altri preferiscono prendersi il loro tempo, fare ricerche, consultarsi con i membri del team e riflettere prima di fare una scelta. Delineare il tuo processo decisionale può aiutare gli altri a capire come possono contribuire alle discussioni e offrire un feedback in linea con il tuo stile.
Questo è particolarmente utile per i team leader, i project manager, i product manager e i dirigenti che devono promuovere la collaborazione e l'efficienza del team.
Cosa includere:
- Il tuo approccio alle decisioni: indica se hai bisogno di tutti i fatti prima di buttarti o se preferisci raccogliere i pareri degli altri. Alcune persone danno il meglio di sé quando collaborano, mentre altre preferiscono prendere decisioni in modo indipendente, senza influenze esterne.
- Tempi di risposta: specifica se prendi decisioni rapidamente o se hai bisogno di tempo per riflettere prima di commit. Conoscere il tuo ritmo aiuta gli altri a capire come interagire con te durante il processo decisionale.
📌 Esempio: "Preferisco avere il maggior numero possibile di dati e contestualizzazioni quando prendo decisioni, specialmente se riguardano il team. Anche se sono in grado di prendere decisioni rapide quando necessario, per la maggior parte delle discussioni di ampio respiro apprezzo avere 24-48 ore per riflettere e consultarmi con gli altri."
5. Delinea il tuo approccio al feedback
Questa è una parte fondamentale del documento. Il feedback può essere complicato, specialmente nei team remoti dove il linguaggio del corpo e il tono possono essere facilmente fraintesi.
Spiegando come preferisci dare e ricevere feedback, puoi evitare confusione e assicurarti che il feedback sia costruttivo e ben accolto.
Cosa includere:
- Dare feedback: dai feedback sul momento o preferisci riservarli per riunioni individuali? Tendi ad essere diretto o preferisci un approccio più diplomatico?
- Ricevere feedback: quando ricevi feedback, apprezzi la franchezza o un approccio più ponderato e scritto? Non esitare a dire se hai bisogno di tempo per elaborare il feedback prima di rispondere.
📌 Esempio: "Credo nell'importanza di fornire un feedback tempestivo, quindi di solito ti farò sapere durante o subito dopo un progetto se qualcosa deve essere migliorato. Per quanto riguarda il feedback che ricevo, preferisco punti diretti e attuabili via email o faccia a faccia".
6. Definisci il tuo stile di collaborazione
Ognuno collabora a modo suo.
Alcuni amano il brainstorming in gruppo, mentre altri preferiscono lavorare in modo indipendente e riunirsi per discutere. Questo aiuta le persone a capire come lavorare con te sui progetti e nelle riunioni.
Cosa includere:
- Lavoro di gruppo vs lavoro individuale: ti piace il caos del brainstorming di gruppo o preferisci riflettere sulle idee da solo prima di presentarle? Fai sapere al tuo team cosa stimola la tua creatività.
- Preferenze relative alle riunioni: sei un fan dei check-in frequenti o preferisci ridurre al minimo le riunioni? Ti senti a tuo agio nelle videochiamate o preferisci comunicare in modo asincrono?
📌 Esempio: "Preferisco lavorare in modo indipendente alla prima bozza di un progetto, poi la sottopongo al team per un feedback. Troppe riunioni possono essere di disturbo, quindi cerco di limitarle a una volta alla settimana, a meno che non sorga qualcosa di urgente."
E ricorda, affinare le tue capacità interpersonali e di collaborazione è la chiave per garantire un ottimo lavoro di squadra ogni volta. Dopotutto, anche le idee migliori hanno bisogno di un piccolo aiuto!
7. Includi i tuoi limiti e le tue preferenze
È essenziale anche evidenziare le tue preferenze personali e i tuoi limiti.
Che si tratti delle tue interazioni sociali con il tuo team o del tuo approccio alla risoluzione dei conflitti, tali intuizioni personali possono fornire un utile quadro di riferimento per la collaborazione.
Cosa includere:
- Interazioni sociali: ti piace chattare prima di entrare nel vivo della questione? O preferisci andare dritto al punto? Fai sapere al tuo team cosa ti aiuta a concentrarti.
- Gestione dello stress e dei conflitti: quando la tensione sale, come reagisci? Affronti i problemi a testa alta o preferisci un approccio più misurato e privato? La condivisione di questo aspetto può aiutare i tuoi colleghi ad affrontare insieme a te le situazioni più delicate.
Essere chiari sul tuo stile di comunicazione non solo aiuta il tuo team a capire come scriverti messaggi, ma favorisce anche un ambiente in cui i membri si sentono a proprio agio nel dare e ricevere feedback.
📌 Esempio: "Apprezzo le chiacchiere informali all'inizio delle riunioni: aiutano a creare un rapporto . Tuttavia, attribuisco un valore all'efficienza in termini di tempo, quindi mi piace passare al Programma entro i primi 5-10 minuti. Per quanto riguarda i conflitti, preferisco la comunicazione diretta, ma parto sempre dal presupposto che le intenzioni siano buone. "
Ricorda che non fa mai male fare ricerche e vedere cosa fanno gli altri. Esaminando ciò che funziona per gli altri, puoi trarre ispirazione e best practice da applicare al tuo documento.
💡 Suggerimento professionale: includere esempi specifici di come preferisci comunicare può colmare le differenze culturali e migliorare la consapevolezza del contesto tra i membri del team.
Ad esempio, se hai membri del team provenienti da culture che danno priorità alla formalità, potresti fare una menzione del fatto che apprezzi i saluti rispettosi e i titoli appropriati nelle email, incoraggiando al contempo un tono informale nelle discussioni di follow-up. Questa chiarezza aiuta tutti a comprendere le tue aspettative e a sentirsi a proprio agio nell'interagire in modo conforme alle loro norme culturali.
8. Rendilo un documento dinamico
Infine, questo documento dovrebbe evolversi insieme a te. Gli stili di lavoro cambiano, le culture aziendali si trasformano e sorgono nuove sfide. 🔄
Rivedi e modifica regolarmente il tuo documento "Come lavorare con me", soprattutto se stai assumendo un nuovo ruolo o entrando a far parte di un nuovo team. Mantenerlo aggiornato garantisce che rimanga uno strumento utile per migliorare la comunicazione e la collaborazione.
Se redigere questo documento ti sembra un compito arduo, non preoccuparti: ClickUp Brain è qui per aiutarti!
Questo strumento di IA può aiutarti a risparmiare un sacco di tempo:
- Redazione semplificata: ottieni suggerimenti approfonditi da ClickUp Brain per articolare chiaramente le tue preferenze di comunicazione.
- Feedback positivo: genera feedback incoraggianti e note che risuonano con il tuo team utilizzando l'assistenza dell'IA.
- Flussi di lavoro semplificati: automatizza le attività noiose come l'invio di promemoria per gli aggiornamenti e la raccolta di feedback, consentendoti di concentrarti sulla collaborazione effettiva del team e sul perfezionamento dei tuoi documenti.
- Integrazione HR: utilizza ClickUp Brain all'interno della piattaforma di gestione delle risorse umane ClickUp per garantire che lo stile di lavoro di tutti sia rispettato e in linea con gli obiettivi dell'organizzazione.
Preferisci un documento predefinito che puoi personalizzare rapidamente? I modelli "Lavora con me" di ClickUp, in arrivo prossimamente, possono costituire una solida base.
Modelli "Come lavorare con me" di ClickUp
Abbiamo due modelli per aiutarti a iniziare: uno per delineare il tuo stile di lavoro e l'altro per aiutare i manager a definire come preferiscono lavorare con i loro team.
Modello ClickUp "Come lavorare con me" [Collaboratore individuale]
Se sei un collaboratore individuale, hai bisogno del modello ClickUp Lavorare con me [Collaboratore individuale].
![Comunica il tuo stile di lavoro al tuo manager e al tuo team utilizzando il modello "Lavorare con me [Collaboratore individuale]" di ClickUp.](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-114.png)
Ecco la dura verità: i singoli collaboratori spesso sono sommersi da attività specialistiche e le interruzioni della comunicazione sono comuni.
Verifica dei fatti: uno studio ha rilevato che varie forme di comunicazione inadeguata costano alle aziende statunitensi 1,2 trilioni di dollari all'anno in termini di perdita di produttività. 📉
Quindi, la chiarezza è la chiave se vuoi evitare di far parte di quella statistica.
Questo modello illustra il tuo stile di lavoro, le tue preferenze e le tue aspettative: in sostanza, una guida per i tuoi colleghi. Quindi, descrivi le tue preferenze con questo modello:
- Orario di lavoro preferito: fai sapere agli altri quando sei disponibile, così non interromperanno il tuo flusso di lavoro.
- Stile di comunicazione: specifica come preferisci comunicare: nessuno vuole leggere un romanzo in un'email.
- Preferenze di feedback: condividi come preferisci ricevere feedback, assicurandoti che siano costruttivi e chiari.
In breve, questo modello non è solo un optional, ma è essenziale per chiunque voglia avere successo nel proprio ruolo senza sentirsi sopraffatto. Quindi, smetti di procrastinare, scarica il modello e mettiti al lavoro. Il tuo io futuro ti ringrazierà.
Modello ClickUp "Come lavorare con me" [Manager]
Che tu sia un manager esperto o alle prime armi nella gestione, hai bisogno del modello ClickUp Working With Me [Manager]. Perché? Perché gestire un team può diventare caotico.
![Fai conoscere al tuo team le tue preferenze in materia di stile di lavoro con il modello ClickUp Lavorare con me [Manager].](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-115.png)
Devi bilanciare il lavoro e gestire personalità, punti di vista e stili di lavoro diversi. Quindi, se vuoi ordine e vuoi che il tuo team abbia successo, devi stabilire aspettative chiare su come operare.
Questo modello ti consente di:
- Definisci aspettative chiare: descrivi come operi e prendi le decisioni. Quando il tuo team sa cosa aspettarsi, si sentirà più sicuro nell'avvicinarti con domande o idee.
- Promuovi la trasparenza: documentare le tue preferenze crea una cultura di inclusività e apertura. Non ci saranno più dubbi su come comunicare con te!
- Migliora i feedback: stabilisci come preferisci dare e ricevere feedback. Non si tratta solo di evitare conversazioni imbarazzanti, ma di costruire un team che prospera grazie alle critiche costruttive.
Leggi anche: 10 modelli gratis per conoscere meglio il tuo team
ClickUp: il tuo compagno di produttività e collaborazione
Creare un documento "Come lavorare con me" può sembrare un compito arduo quanto affrontare quel cassetto dei calzini a lungo ignorato: è disorganizzato ma facile da trascurare. 🤔
Ma una volta che lo avrai organizzato, ti chiederai perché hai aspettato così tanto tempo.
Questo documento è uno strumento potente per migliorare le interazioni sul posto di lavoro. Attraverso la condivisione del tuo stile di comunicazione, della tua disponibilità e delle tue preferenze in materia di feedback, dai ai tuoi colleghi la possibilità di collaborare in modo efficace, costruendo relazioni più solide basate sulla fiducia.
Ricorda, lo scopo di un documento "Come lavorare con me" è quello di rappresentare le tue preferenze attuali. Quindi consideralo uno strumento dinamico che evolve con il tuo stile di lavoro e le dinamiche del team. Aggiornamenti regolari lo mantengono pertinente e, con ClickUp, la sua stesura e manutenzione diventano semplici, consentendoti di concentrarti sul raggiungimento degli obiettivi condivisi.
Quindi, fai il primo passaggio! Creare il tuo documento "Come lavorare con me" chiarirà le tue relazioni di lavoro e aumenterà la produttività del tuo team. Il tuo io futuro e i tuoi colleghi ti ringrazieranno. 🙌