La tua attività è in crescita. Lo capiamo. Ma lo stesso vale per le sfide legate alla gestione dei dati: segmentare i contatti, personalizzare i messaggi e realizzare campagne mirate.
Sei sempre nel bel mezzo di una frenesia, ma fa parte del gioco, giusto?
Non deve essere per forza così.
Ciò di cui hai bisogno è un sistema potente che ti aiuti a prendere il controllo e sfruttare al meglio i tuoi dati.
La buona notizia è che una soluzione CRM (Customer Relationship Management) può risolvere il problema e non è necessario un software costoso o complesso per iniziare.
In realtà, puoi persino creare il tuo modello CRM utilizzando strumenti semplici come Fogli Google o Excel: è più facile di quanto potresti pensare.
In questo post del blog ti guideremo passo dopo passo attraverso il processo di impostazione di un CRM su entrambe le piattaforme. Inoltre, ti presenteremo quattro modelli CRM facili da usare per i Fogli Google ed Excel che potrebbero essere proprio quello che ti serve.
Ma non è tutto. Resta con noi per scoprire un software CRM B2B bonus che porterà le tue pipeline commerciali e la costruzione delle relazioni con i clienti a un livello superiore.
Iniziamo. 🚀
Come creare un CRM utilizzando Fogli Google
1. Apri il browser web Google e digita "foglio. nuovo" per creare un nuovo foglio Google.
2. Una volta aperto il foglio di calcolo, fai clic sul campo del nome nell'angolo in alto a sinistra, sostituisci "Foglio di calcolo senza titolo" con un nome appropriato e premi "Invio".
3. Rinomina la scheda in basso cliccandoci sopra con il tasto destro del mouse (di solito si chiama "Foglio1"), selezionando "Rinomina" e assegnandole un nome pertinente.
4. Nella prima riga, imposta le intestazioni per i dati CRM che intendi monitorare. Le intestazioni suggerite potrebbero includere ID cliente, nome, informazioni di contatto, stato, fonte del lead, assegnato a e così via, come mostrato nel screenshot qui sotto.
💡Suggerimento professionale: metti in grassetto la riga dell'intestazione e assegnale un colore di sfondo per facilitarne l'identificazione.
5. Ora, blocca la riga dell'intestazione in modo che rimanga visibile anche quando scorri il foglio verso il basso. Per farlo, seleziona la prima riga, clicca su "Visualizza" nella barra dei menu, poi vai su "Blocca" e scegli "1 riga".
6. Nella colonna "ID cliente" (A), aggiungi la seguente formula nella cella A2 per generare automaticamente gli ID quando aggiungi il nome di un cliente (nella colonna C):
'=IF(C2="", "", Testo(riga(A1), "C000"))'
7. Trascinare la formula verso il basso per coprire più righe per le voci future. Quando viene aggiunto un nuovo nome al foglio, viene generato automaticamente un ID cliente.
8. Inserisci dati di campione per testare le funzioni del tuo CRM. Puoi inserire le informazioni di primo livello che hai sui tuoi clienti.
9. Successivamente, crea un nuovo foglio all'interno dello stesso file cliccando sul segno più (+) nell'angolo in basso a sinistra e chiamalo "Elenco a discesa".
10. In questo nuovo foglio, crea un elenco delle opzioni per campi come "Stato" (ad es. Nuovo lead, in corso, chiuso) e "Fonte del lead" (ad es. Segnalazione, Sito web, Evento). Compila le colonne.
11. Ora torna al foglio CRM principale e effettua la selezione della colonna che desideri sottoporre a monitoraggio. Per questo esempio, scegliamo "Stato" (ad esempio, colonna H).
12. Nel menu in alto, vai su "Dati", quindi effettua la selezione di "Convalida dati" dall'elenco a discesa.
13. Sul lato destro si aprirà un riquadro "Regole di convalida dei dati". Clicca su "Aggiungi regola".
14. Nelle impostazioni "Convalida dati", sotto "Criteri", seleziona "Elenco a discesa (da un intervallo)".
15. Per l'intervallo, digita "Dropdowns!A1:A" (questo fa riferimento alle opzioni "Stato" nel foglio "Dropdowns"). In questo modo le opzioni verranno visualizzate in un elenco a discesa. Fai clic su "Terminato".
16. Ripeti la procedura sopra descritta per la colonna "Fonte lead". Inserisci l'intervallo "Elenchi a discesa!B1:B" (che fa riferimento alle opzioni "Fonte lead" nel foglio "Elenchi a discesa").
L'elenco a discesa apparirà simile a questo nel foglio principale per "Fonte lead:".
A questo punto, il tuo CRM è pronto per la gestione di base dei clienti.
Come creare un CRM utilizzando Excel
1. Apri Microsoft Excel e effettua la selezione "Cartella di lavoro vuota" per creare un modello CRM Excel gratis.
2. Una volta aperta la cartella di lavoro, vai su File > Salva con nome e salva il file con un nome pertinente, ad esempio "Cartella di lavoro CRM".
Rinomina la scheda in basso cliccandoci sopra con il tasto destro del mouse (di solito si chiama "Foglio1"), selezionando "Rinomina" e assegnandole un nome pertinente.
3. Crea le intestazioni per i dati CRM nella prima riga del foglio.
Le intestazioni comuni possono includere ID cliente, nome, informazioni di contatto, stato, fonte del lead, assegnato a e così via, come mostrato nel screenshot qui sotto.
💡Suggerimento: formatta le intestazioni mettendo in grassetto il testo e applicando un colore di sfondo per una maggiore visibilità. Puoi farlo selezionando l'intera riga, quindi andando sull'icona "Colore di riempimento" nella barra multifunzione e utilizzando un colore a tua scelta.
4. Per mantenere visibili le intestazioni durante lo scorrimento dei dati, vai alla scheda "Visualizza" e seleziona "Blocca riquadri > Blocca riga superiore". In questo modo la riga dell'intestazione rimarrà fissa.
5. Nella colonna "ID cliente" (A), inserisci questa formula nella cella A2 per generare automaticamente un ID univoco per ogni cliente:
'=IF(B2="","","Testo(riga(A2)-1,"C000"))'
Una volta inserito il "Nome" (nella colonna B), questa formula genererà un ID cliente univoco.
6. Trascina la formula verso il basso per tutte le righe necessarie. In questo modo ogni nuovo client riceverà un ID univoco al momento dell'inserimento del proprio nome.
7. Inserisci dati di esempio per testare le funzionalità del tuo CRM. Puoi inserire le informazioni di primo livello che hai sui tuoi clienti.
8. Aggiungi un nuovo foglio alla tua cartella di lavoro cliccando sull'icona (+) in basso e chiamalo "Elenco a discesa".
9. In questo nuovo foglio, elenca l'elenco delle opzioni per i campi come "Stato" (ad es. Nuovo lead, in corso, Chiuso) e "Fonte del lead" (ad es. Segnalazione, Sito web, Evento). Compila le colonne.
10. Ora torna al foglio CRM principale e seleziona la colonna per il monitoraggio. Per questo esempio, scegliamo "Stato" (ad esempio, colonna H).
11. Passa alla scheda "Dati" e fai clic su "Convalida dati".
12. Nella finestra di dialogo "Convalida dati", nella scheda "Impostazioni", seleziona "Elenco" dall'elenco a discesa "Consenti".
13. Nel campo "Fonte", digita: "=Elenco a discesa!$A$2:$A$11. "
Questo creerà un elenco a discesa basato sui valori del foglio "Elenchi a discesa". Premi "OK".
14. Ripeti lo stesso processo per la colonna "Lead Source", ma questa volta fai riferimento all'elenco nella colonna B del foglio "Dropdowns".
Ora puoi inserire le fonti e gli stati dei lead nel foglio principale "ClickUp CRM".
Ora che abbiamo visto come creare un foglio di calcolo CRM in Excel, vediamo come i modelli CRM predefiniti possono aiutarti a raggiungere il tuo obiettivo molto più rapidamente.
Modelli CRM per Fogli Google ed Excel
1. Dashboard delle vendite mensili di HubSpot
Il dashboard delle vendite mensili di HubSpot offre una soluzione pratica se sei stanco di gestire i dati di vendita in un foglio di calcolo.
È disponibile sia per Excel che per Fogli Google e ti consente di trasformare i dati di vendita grezzi in informazioni chiare e utilizzabili senza dover effettuare il monitoraggio manuale.
Puoi impostare, raggruppare e monitorare metriche critiche per un facile confronto e analisi, organizzare la dashboard per visualizzare prima le informazioni più importanti e aggiungere funzionalità interattive, come filtri, segmenti e opzioni di drill-down, per approfondire i dati.
2. Modello CRM per Excel di Salesflare
Il modello CRM di Salesflare per Excel offre un modo chiaro e strutturato per ottimizzare il tuo processo di vendita. Puoi gestire i membri del team, impostare i KPI e scegliere quando ricevere un promemoria per ricontattare un potenziale cliente.
I dati chiave come l'entità dell'affare, la data di chiusura prevista e il rappresentante di vendita che gestisce l'affare sono integrati in questo modello di pipeline di vendita. Questo ti aiuta a effettuare la previsione delle tue entrate, mostra le prestazioni dei tuoi rappresentanti di vendita, ti aiuta a valutare le prestazioni di conversione e altro ancora.
💡Suggerimento professionale: dai un'occhiata a questi 10 modelli gratuiti di pipeline commerciale per migliorare l'efficienza commerciale e concludere più affari.
3. CRM semplice di OneSheet CRM
Un altro strumento CRM gratis creato per Fogli Google è Simple CRM di OneSheet CRM. È progettato specificamente per le piccole imprese per aiutarle a organizzare i contatti, effettuare il monitoraggio delle vendite e concludere più affari con meno lavoro richiesto.
Tutto quello che devi fare è registrarti allo strumento e inserire o incollare i tuoi dati. A differenza di alcuni modelli CRM di Excel, salverà automaticamente le modifiche, quindi non dovrai mai preoccuparti di perdere alcuna informazione.
4. Modello CRM per il tasso di conversione commerciale di ActiveCampaign
Se stai cercando un modo efficiente per aumentare rapidamente le tue vendite commerciali, il modello CRM per il tasso di conversione commerciale di ActiveCampaign non ti deluderà.
Questo strumento crea un'unica fonte di informazioni attendibili per tutti i tuoi potenziali clienti, comprese le loro informazioni di contatto, la fase del percorso di acquisto e altro ancora. In questo modo, avrai sempre a portata di mano informazioni accurate e pertinenti per concludere la vendita e analizzare metriche importanti.
Questo è uno dei modelli CRM gratis compatibili sia con Fogli Google che con Excel.
Limiti dei fogli Google Sheets ed Excel CRM
Sebbene entrambi gli strumenti siano ottimi perché gratis e semplici da usare, non sono ideali per gestire un CRM completo a lungo termine. Ecco perché:
1. Mancanza di automazione
L'inserimento manuale dei dati e gli aggiornamenti su Fogli Google ed Excel possono richiedere molto tempo. Sebbene sia possibile impostare un'automazione di base tramite formule o script, ciò richiede conoscenze tecniche. Manca l'automazione del flusso di lavoro senza soluzione di continuità fornita da un CRM dedicato e dagli strumenti presenti nello stack tecnologico di vendita.
2. Scalabilità limitata
La gestione di grandi set di dati su questi strumenti diventa lenta e macchinosa man mano che la tua base clienti cresce. La ricerca, il filtraggio e l'analisi dei dati possono essere inefficienti, soprattutto con migliaia di voci. Problemi di prestazioni come il blocco o l'arresto anomalo sono comuni quando i fogli di calcolo raggiungono i loro limiti.
3. Reportistica e analisi limitate
La creazione di report e dashboard su entrambi gli strumenti richiede una configurazione manuale. Funzionalità avanzate come la creazione di processi S&OP personalizzati, l'analisi dei dati in tempo reale e i report visivi sullo stato di avanzamento non sono disponibili o richiedono soluzioni alternative complesse, che possono risultare eccessivamente onerose.
Per saperne di più: Come creare un piano di vendita e operazioni (S&OP) (+modello)
4. Nessuna funzionalità di collaborazione nativa
Entrambi gli strumenti consentono di effettuare la condivisione di fogli di calcolo e collaborare in tempo reale, ma non offrono funzionalità specifiche per il CRM come l'assegnazione di attività e le notifiche.
Ciò rende difficile il monitoraggio delle responsabilità, specialmente in un ambiente multiutente in cui il controllo delle versioni e gli aggiornamenti in tempo reale sono essenziali.
5. Nessuno strumento di comunicazione integrato
Fogli Google ed Excel non dispongono di integrazioni native per email, telefono o messaggistica, costringendoti a registrare manualmente la cronologia delle comunicazioni. Ciò aumenta la probabilità di perdere punti di contatto, influendo sull'efficienza complessiva della comunicazione.
La migliore alternativa al foglio di calcolo CRM: ClickUp
Ora che abbiamo discusso gli aspetti in cui l'utilizzo dei Fogli Google CRM e dei fogli di calcolo Excel risulta insufficiente, la prossima attività è trovare un'alternativa intuitiva e scalabile.
Ma come scegliere un CRM perfettamente adatto alle esigenze aziendali?
Il CRM basato su cloud, noto anche come SaaS CRM (CRM Software as a Service), è molto diffuso tra le aziende moderne grazie alla sua facilità d'uso e accessibilità. Una soluzione SaaS CRM che fa ordine nel caos, evidenzia le opportunità che hanno maggiori possibilità di concretizzarsi e favorisce la crescita della tua attività è ClickUp.
Se la tua priorità è abbattere i silos e promuovere il lavoro di squadra con funzionalità/funzioni CRM collaborative, allora ClickUp CRM non ti deluderà.
ClickUp CRM è uno spazio di lavoro unificato che combina un sistema di gestione delle relazioni con i clienti basato su cloud con la gestione delle attività, la condivisione di documenti, l'archiviazione dei dati e altro ancora. Puoi creare campi personalizzati, flussi di lavoro e visualizzazioni sulla piattaforma che meglio si adatta alle tue preferenze e ai tuoi requisiti operativi.
Puoi anche definire le attività, impostare le date di scadenza e assegnarle ai membri del team con ClickUp Assign Comments in un unico posto centralizzato.
Inoltre, puoi ottenere informazioni utili con i dashboard di ClickUp. Questa funzionalità ti consente di scegliere tra oltre 50 widget personalizzabili per creare viste dettagliate delle metriche critiche, come le dimensioni medie delle transazioni, le prestazioni commerciali, il valore del ciclo di vita dei clienti e altro ancora.
Puoi invitare i clienti su ClickUp come ospiti e effettuare la condivisione di un portale clienti per aggiornamenti in tempo reale sui progetti. Integra la tua dashboard con molti dei tuoi strumenti quotidiani, come Salesforce e Zoho, migliorando ulteriormente la tua capacità di monitorare e analizzare i dati di vendita.
Vuoi ottenere informazioni dettagliate dalla tua dashboard in pochi secondi?
ClickUp Brain è in grado di rispondere rapidamente alle tue query su progetti, documenti e contatti senza che tu debba cercare attivamente le informazioni.
Puoi anche utilizzare il suo strumento AI Writer for Work per creare comunicazioni, proposte ed e-mail precise e dal tono appropriato, garantendo interazioni di alta qualità con i clienti.
Per creare un ambiente basato sui processi, hai bisogno di modelli CRM gratis che ti consentano di risparmiare tempo, garantire coerenza e rimanere sufficientemente flessibili da adattarsi a esigenze specifiche.
Il modello CRM di ClickUp, ad esempio, è progettato per aiutarti a iniziare rapidamente a gestire le relazioni con i clienti. Con sette stati per monitorare lo stato di avanzamento delle attività e cinque diversi modi per visualizzare il tuo lavoro, è un modello che ti aiuta a partire con il piede giusto.
Questo modello CRM ti consente di:
- Organizza le informazioni dei contatti in un unico database centrale
- Assegna priorità alle attività in base alle fasi commerciali, come proposte, in corso o chiuse.
- Effettua il monitoraggio dei lead e delle opportunità attraverso pipeline personalizzabili.
💡Suggerimento: puoi anche utilizzare il modello CRM di ClickUp per separare i dettagli degli account e le trattative chiuse in elenchi diversi, riducendo al minimo la confusione.
Quando si pensa al CRM, è difficile non pensare al commerciale.
Il software di project management per le vendite ClickUp ti aiuta a controllare completamente il tuo processo di vendita con visualizzazioni personalizzabili e orientate all'utente come elenchi, bacheche Kanban o calendari.
Ad esempio, puoi visualizzare tutti i dati dei tuoi clienti in un formato foglio di calcolo utilizzando la vista Tabella in ClickUp.
Inoltre, il modello CRM di ClickUp funge da struttura dinamica che semplifica l'intero ciclo di vendita, guidando il tuo team di vendita dalla generazione di lead alla chiusura delle trattative con chiarezza e personalizzazione. Integra analisi in tempo reale e follow-up automatizzati, eliminando l'inserimento manuale dei dati.
Porta il project management dei tuoi progetti commerciali a un livello superiore con questo modello che ti consentirà di:
- Categorizza e aggiungi attributi per gestire le conversazioni con i clienti e visualizzare i dati commerciali.
- Migliora il monitoraggio delle vendite con la registrazione dello schermo e l'IA
- Usa ClickUp Automazioni per programmare e-mail e notifiche
- Monitoraggio dei feedback e delle recensioni dei clienti
Migliora la gestione delle relazioni con i clienti con ClickUp
Quando mappi la tua strategia CRM, valuta attentamente le esigenze aziendali e in che misura un software CRM dedicato può crescere insieme a te. Questo ti aiuterà a decidere se è sufficiente creare un foglio di calcolo CRM o se è meglio investire in qualcosa di più efficiente, come ClickUp.
Certo, i CRM di Microsoft Excel o Fogli Google possono essere economici e piuttosto personalizzabili, ma possono anche essere limitanti man mano che la tua attività cresce.
È qui che entra in gioco ClickUp.
Con i suoi potenti modelli CRM, funzionalità come ClickUp Brain, dashboard dinamiche e strumenti di lavoro di squadra, la piattaforma supera facilmente ogni altro strumento nel settore CRM, mantenendo allo stesso tempo i tuoi clienti soddisfatti.
La parte migliore? Puoi iniziare gratis registrandoti oggi stesso su ClickUp.