Come proprietari di una piccola impresa, probabilmente vi affidate a blocchi per appunti, note adesive e semplici fogli di calcolo per gestire la vostra attività e tenere traccia di chi compra cosa, quanto e quando.
Questi strumenti vi aiutano a raccogliere informazioni vitali sui clienti, a gestire l'inventario e molto altro ancora. Tuttavia, con la crescita dell'azienda, i foglietti e gli appunti non saranno più sufficienti per memorizzare i dati importanti. Ecco che entra in gioco il software di gestione delle relazioni con i clienti.
Uno strumento CRM trasformerà le operazioni aziendali e le comunicazioni con i clienti esistenti e con i nuovi potenziali clienti. Può favorire solide relazioni con i clienti e aumentare l'efficienza complessiva.
Tuttavia, se non siete ancora pronti a scegliere un software CRM dedicato, provate un modello CRM in Excel. Molte aziende in fase iniziale optano per un CRM basato su Excel perché è familiare, personalizzabile e quasi gratuito.
Questa guida completa vi mostrerà come funziona un CRM in Excel, come costruirne uno e come iniziare con alcuni modelli di CRM gratuiti.
Che cos'è un CRM Excel?
Un CRM Excel è un sistema di gestione delle relazioni con i clienti che sfrutta le funzionalità di Microsoft Excel per organizzare e gestire i dati dei clienti, le interazioni e i processi di vendita.
Excel CRM è una piattaforma flessibile e personalizzabile che le piccole imprese possono utilizzare per mantenere le relazioni con i clienti e ottimizzare le pipeline di vendita.
L'utilizzo di un CRM Excel consente di organizzare il percorso di vendita in modo efficiente e di gestire i dati dei clienti con facilità.
Voi o il vostro team di vendita potete aggiornare regolarmente i dati del CRM, aggiungere fasi e fonti di lead personalizzate ed esportare i dati. Tutte queste informazioni vitali sono facilmente accessibili anche ai vostri interlocutori.
Vantaggi dell'uso di Excel come CRM
Familiarità e accessibilità
Dagli studenti ai professionisti, tutti sanno usare Excel, il che rende il passaggio a un CRM Excel senza problemi.
Excel è ampiamente accessibile e non richiede una formazione specifica. Microsoft Excel e le sue alternative sono facili da imparare e dispongono di numerosi tutorial online gratuiti.
Costo-efficacia
Le piccole imprese spesso non possono investire in soluzioni software a causa dei loro prezzi elevati. Il prezzo non è un problema con Microsoft Excel, poiché l'applicazione web è gratuita. Anche se è necessaria la versione desktop a pagamento, è più conveniente di un normale CRM.
L'applicazione desktop di Microsoft Excel è disponibile come abbonamento in bundle con la suite Microsoft Office. Questo elimina la necessità di software aggiuntivi e aiuta a ridurre i costi.
Personalizzazione
Microsoft Excel è noto per le sue funzioni pratiche e consente di personalizzare il CRM in base alle proprie esigenze. Volete definire campi personalizzati per clienti specifici? Procedete pure a crearli. Volete rinominare le fasi della pipeline di vendita in base al vostro modo di lavorare? Effettuate la modifica e procedete.
Potete anche utilizzare le numerose opzioni disponibili Modelli di CRM per progettare un foglio di calcolo CRM perfettamente in linea con i vostri processi e requisiti.
Integrazione con altre applicazioni di Microsoft Office
MS Excel si integra perfettamente con altre applicazioni di Microsoft Office come MS Word e Outlook. Ciò consente di avere un approccio olistico alla gestione delle relazioni con i clienti.
Che siate rappresentanti o imprenditori, le integrazioni di Excel vi aiutano a creare un'interfaccia straordinaria e personalizzata per i vostri dati, senza costi aggiuntivi.
Modelli precostituiti
Data la popolarità di Excel come CRM, sono disponibili diversi modelli di CRM Excel precostituiti, come ad esempio il modello modello di contabilità e altri ancora.
È sufficiente clonare i modelli disponibili, inserire i dati pertinenti nei campi personalizzati e il gioco è fatto. Da modelli di pianificazione delle risorse a modelli di gestione del cliente scegliete quelli che meglio si adattano alle vostre esigenze aziendali.
Come creare un CRM in Excel: Passi e suggerimenti
La creazione di un CRM in Excel richiede un'attenta pianificazione e organizzazione. Ecco i passi e i suggerimenti essenziali per guidarvi attraverso il processo.
Fase 1: Definire i propri obiettivi
Definite chiaramente gli obiettivi del vostro CRM e ciò che volete ottenere con questo strumento. L'obiettivo potrebbe essere quello di migliorare la gestione dei lead, mantenere le relazioni con i clienti o snellire i processi di vendita.
Fase 2: Creare fogli Excel
Una volta che voi e il vostro team siete allineati sugli obiettivi futuri, utilizzate diversi fogli Excel per categorizzare le informazioni. Per costruire Modelli di CRM è necessario disporre dei seguenti fogli:
- Creare un foglio elenco Contatti per archiviare e visualizzare facilmente le informazioni sui contatti
- Creare un foglio Azienda dedicato alla gestione dei dati dei vostri clienti e lead di vendita B2B
- Sviluppare un foglio di calcolo Pipeline per tracciare le comunicazioni con i clienti, seguire i clienti e aggiornare lo stato dei lead per un efficace monitoraggio delle vendite
- Utilizzate un foglio Impostazioni per incorporare dettagli come i tipi di contatto, le fasi della pipeline, lo stato della trattativa e la fonte del lead
Fase 3: Identificare i punti di dati
Conservare e mantenere i dati di contatto in un unico posto può essere un efficace risparmio di tempo quando si comunica con i potenziali clienti. Questo vi aiuterà anche a evitare di smarrire i dati, risparmiandovi un lungo processo di recupero.
Passate alla scheda Contatti nel modello CRM. Assicuratevi che, per tutti i vostri clienti, monitorate costantemente i dettagli essenziali come nome, numero di telefono, indirizzo, e-mail, dettagli dell'acquisto, cronologia degli acquisti, registri delle comunicazioni e qualsiasi altro dato rilevante CRM B2B dati. È anche il momento di definire i campi o i dati personalizzati che si desidera raccogliere e monitorare.
Inserite tutti i dati disponibili per ogni cliente nella cartella di lavoro Excel per facilitare la comunicazione futura.
Fase 4: Immissione dei dati
Una volta che il database dei clienti è pronto, inserite le informazioni sulle opportunità di trattativa e altri dati correlati nella pipeline di vendita predefinita. Potete collegarla ai vostri processi di vendita per massimizzare l'accuratezza e la coerenza e mantenere l'integrità del vostro sistema CRM.
I rappresentanti utilizzano campi personalizzati nel CRM di vendita per classificare e tenere traccia delle opportunità e aggiungere il tipo di vendita o servizio richiesto dai potenziali clienti.
Identificate i vostri progressi con gli aggiornamenti del Dashboard che vi avvisano dei movimenti della pipeline. Se il vostro processo di vendita è già predefinito o il modello di pipeline di vendita non è adatto alle vostre esigenze, potete personalizzarlo facilmente.
Fase 5: Implementare formule e funzioni
Sfruttate le formule e le funzioni di Excel per automatizzare i calcoli, analizzare i dati e ottimizzare i processi. Ad esempio, è possibile utilizzare SUMIFS per tenere traccia dei totali delle vendite e COUNTIFS per analizzare le interazioni con i clienti. Il modello di CRM è un processo di vendita personalizzabile che può evolvere in base all'espansione dell'azienda.
È inoltre possibile creare tabelle pivot per ordinare e filtrare rapidamente la pipeline per gestire e analizzare i dati.
Ordinate la vostra pipeline di vendita in base al valore stimato di un'opportunità, oppure selezionate il menu a discesa e ordinate i dati dalla A alla Z.
Fase 6: progettare dashboard visivamente accattivanti
All'interno del vostro CRM basato su Excel, create dashboard visivamente accattivanti che forniscano una rapida panoramica delle metriche chiave. Utilizzate grafici e diagrammi per rappresentare efficacemente le tendenze dei dati.
Alcuni suggerimenti rapidi da ricordare quando si utilizza un modello di CRM in Excel sono:
- Aggiornare regolarmente il CRM per garantire l'accuratezza e la pertinenza
- Formare il proprio team sull'uso efficiente del CRM Excel
- Eseguire frequentemente il backup dei file Excel per evitare la perdita di dati
5 Modelli di CRM in Excel: Caratteristiche e utilizzo
1. Modello di CRM in Excel per i registri dei contatti
tenete traccia dei vostri contatti con questo modello di CRM di Vertex42 Vertex42 Registrate i dettagli di ogni contatto con un cliente o un prospect, la modalità di contatto, lo scopo e le azioni di follow-up in un modello Excel di CRM dei contatti.
Questo modello CRM gratuito aiuta a gestire l'elenco dei contatti e a raggiungere il cliente giusto al momento giusto. In questo modo, si evita di inviare comunicazioni indesiderate a un cliente attuale.
2. Modello di CRM in Excel per l'imbuto di vendita
registra e tieni traccia delle tue opportunità di vendita con questo modello CRM per Excel di_ Salesflare La gestione dell'imbuto di vendita è fondamentale per qualsiasi azienda. Un modello di CRM per l'imbuto di vendita è utile quando i professionisti e i proprietari di piccole imprese desiderano inserire semplicemente i dettagli di base per tenere traccia degli accordi imminenti, delle date di chiusura previste e dell'avanzamento del punto di contatto (PoC) con un potenziale cliente.
Questo modello aiuta anche a tenere traccia dei progressi nella pipeline, delle dimensioni dell'affare e così via.
3. Modello di Excel CRM per il registro delle vendite
tieni sotto controllo i costi, gli sconti offerti ai tuoi clienti e le vendite con questo modello CRM di Vertex42 Vertex42 Un modello di registro delle vendite gratuito vi aiuta a registrare ogni vendita effettuata con dettagli aggiuntivi come il costo, gli sconti offerti e i numeri di fattura. Questo modello consente di tenere sotto controllo le vendite giornaliere, settimanali e mensili.
Eseguire rapporti di vendita sulle dimensioni medie dei biglietti, sulle vendite totali e altro ancora con questo modello di CRM Excel gratuito e facile da usare.
4. Modello di CRM Excel per il rapporto sulle opportunità
esaminate i vostri contatti che hanno il potenziale per diventare clienti utilizzando il modello CRM di Close /%img/ _Close.com In qualità di responsabile delle vendite, è necessario esaminare frequentemente le opportunità che possono convertire i potenziali clienti in clienti contrattuali. Un semplice modello di report CRM per le opportunità vi aiuta a rimanere aggiornati sulle prestazioni di ciascun rappresentante, a tenere traccia degli affari persi, a intervenire negli affari in fase avanzata e a dare priorità alle vostre migliori opportunità di vendita.
5. Modello di CRM Excel per le previsioni di vendita
ottenere previsioni di vendita per pianificare meglio le decisioni di acquisto e di inventario utilizzando il modello CRM di_ foglio di diffusione Per un imprenditore, la prevedibilità delle vendite è la chiave per una migliore pianificazione e per previsioni di vendita più accurate.
Utilizzate un modello di previsione delle vendite CRM Excel per prevedere le vendite in arrivo. È possibile prevedere le entrate dell'azienda e filtrarle in base al tipo di azienda, al venditore e alla fase dell'affare.
Limitazioni di un CRM Excel
Sebbene i CRM Excel offrano diversi vantaggi, hanno anche alcuni limiti che vale la pena considerare:
Scalabilità limitata
Excel non è stato progettato per gestire database estesi e, con la crescita dell'azienda, potrebbe essere difficile gestire un grande volume di dati sui clienti utilizzando un foglio di calcolo CRM.
Sfide di collaborazione
Con la crescita del team, la collaborazione sui file Excel potrebbe diventare complicata, con conseguenti problemi di controllo delle versioni e potenziali discrepanze nei dati. I diritti di accesso limitati a Excel per gli utenti rendono estremamente dispendioso il monitoraggio e l'identificazione delle modifiche.
Mancanza di automazione
Un foglio Excel CRM richiede più input manuali rispetto a un software CRM dedicato. Quando si creano i database dei clienti, è necessario inserire manualmente i dati per garantire che tutte le informazioni sui clienti siano archiviate e registrate correttamente. Questo può potenzialmente rallentare i processi aziendali, oltre a far correre il rischio di errori umani che portano alla perdita di dati.
Problemi di sicurezza
I file Excel potrebbero non fornire lo stesso livello di sicurezza delle piattaforme CRM dedicate, rendendo i dati essenziali vulnerabili all'accesso non autorizzato o alla perdita. I file Excel possono bloccarsi in qualsiasi momento e i backup potrebbero non essere una soluzione efficace. Chiunque acceda alla cartella di lavoro Excel può facilmente copiare i dati o, peggio, cancellarli.
Nessuna traccia di controllo
È difficile tenere traccia delle modifiche apportate a un file Excel. Nella maggior parte dei casi, i file Excel sono accessibili a più membri del team con l'accesso e le autorizzazioni necessarie per apportare modifiche. Questo rende il monitoraggio e la verifica un processo difficile.
La migliore alternativa a un CRM Excel
ClickUp è uno strumento potente con solide funzionalità CRM che si integrano perfettamente con i flussi di lavoro esistenti. Modello CRM di ClickUp vi aiuta a far crescere le vostre relazioni con i clienti grazie a strumenti immediati per tenere traccia di tutti i vostri contatti e opportunità. Fornisce una rappresentazione visiva della vostra pipeline e aiuta a prendere decisioni efficienti.
utilizzate il Template CRM di ClickUp per massimizzare le relazioni con i clienti, tracciare i lead e le opportunità con le pipeline_
Il Le funzioni CRM di ClickUp aiutano a centralizzare le informazioni di contatto cruciali in un database dedicato ai dati di vendita. Questo vi permette di dare priorità alle attività di vendita team in base alla fase di vendita, aumentando così la velocità di vendita.
Le aziende che utilizzano Excel per i loro processi CRM possono passare senza problemi a ClickUp importando i dati esistenti
ClickUp consente di personalizzare le visualizzazioni delle attività per aiutare a gestire i processi di vendita e di marketing. Oltre alla vista Elenco predefinita, è possibile visualizzare i dati in una vista Vista Consiglio raggruppati per stato, oppure un Vista calendario con le riunioni e gli altri eventi programmati.
Si può anche scegliere la Vista tabella, che presenta tutti i dati in una semplice griglia.
trascinate un'attività nella colonna successiva per aggiornarne automaticamente lo stato con la visualizzazione a tabellone di ClickUp, simile a quella di Kanban
Con ClickUp è possibile assegnare compiti ai membri del team e monitorare i loro progressi. È inoltre possibile impostare i permessi degli utenti in base ai ruoli.
Grazie alle menzioni, ai commenti e alle funzioni di comunicazione incorporate, ClickUp offre un ambiente collaborativo per team per lavorare insieme Inoltre, Automazioni in ClickUp aiutano a semplificare le attività ripetitive e a risparmiare tempo e fatica.
Che si tratti di una piccola impresa o di un grande gruppo, ClickUp offre una soluzione completa per le vostre esigenze di CRM.
Dalla gestione dei contatti al monitoraggio delle transazioni e alla visualizzazione delle attività, le funzioni intuitive di ClickUp lo rendono un software CRM robusto per incrementare la vostra attività.
Migliorare la gestione delle relazioni con i clienti con ClickUp
Nel pianificare la vostra strategia CRM, considerate le vostre esigenze aziendali e valutate la scalabilità della soluzione CRM scelta. Questo vi aiuterà a decidere se creare un CRM in Excel o optare per una soluzione dedicata come ClickUp.
Se da un lato i CRM in Excel offrono agli imprenditori una soluzione economica e personalizzabile, dall'altro i loro svantaggi possono ostacolare la crescita.
ClickUp, invece, si presenta come un'alternativa efficace in grado di scalare con la vostra azienda.
Modelli di CRM robusti, funzionalità avanzate quali ClickUp AI integrazione perfetta con più strumenti, Cruscotti ClickUp e le funzionalità di collaborazione ne fanno una soluzione CRM migliore rispetto a Excel o Google Sheets.
Con il CRM di ClickUp, le aziende di tutte le dimensioni possono gestire le relazioni con i clienti, snellire i processi e lavorare in modo collaborativo per aumentare la soddisfazione dei clienti.
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