Il mondo aziendale si trova al bivio di diversi sviluppi fondamentali. La pandemia ha cambiato il nostro modo di vedere il lavoro: i modelli da remoto e ibridi sono diventati la norma. L'intelligenza artificiale ha raggiunto un livello pratico di maturità con GenAI. La tecnologia è diventata una parte ancora più integrante delle aziende.
Di conseguenza, le organizzazioni di tutto il mondo sono in uno stato di costante trasformazione digitale. Non c'è da stupirsi che il mercato della trasformazione digitale dovrebbe raggiungere i 4907 miliardi di dollari entro il 2030.
Tuttavia, è importante notare che la trasformazione digitale non riguarda solo l'adozione di nuove tecnologie. Rappresenta un cambiamento fondamentale nel ruolo che la tecnologia svolge nell'ambito aziendale. Si tratta di una trasformazione organizzativa che richiede di ripensare le operazioni aziendali, semplificare i processi e modificare i comportamenti per fornire valore al mercato.
Il modello People Process Technology (PPT) è stato progettato proprio per consentire questo. Il PPT adotta un approccio olistico alla trasformazione digitale, andando oltre la tecnologia. Infatti, nel PPT, la tecnologia viene per ultima!
Se sei curioso di sapere come il modello PPT può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi strategici di trasformazione digitale, continua a leggere.
Che cos'è il modello People, Process, Technology?
Il modello People, Process, Technology (PPT) è un modello per valutare e migliorare l'efficacia organizzativa. Si concentra su tre elementi chiave.
🧑🏻 Persone: le risorse umane all'interno della tua organizzazione, inclusi dipendenti, collaboratori e stakeholder. Questa parte del quadro sottolinea competenze, conoscenze, ruoli, responsabilità e cultura.
➡️ Processo: flussi di lavoro, procedure e metodi utilizzati per gestire le attività aziendali. Ciò include i processi formali e informali, che vanno dalla richiesta di ferie al controllo qualità.
🛠️ Tecnologia: gli strumenti, i sistemi e le infrastrutture che forniscono il supporto per un esito positivo delle operazioni aziendali. Ciò include software, hardware e altre risorse tecniche.
Sebbene la trasformazione digitale abbia guadagnato terreno negli anni 2000, il modello PPT affonda le sue radici nel modello dello psicologo manageriale Harold Leavitt del 1965. Il modello Diamond di Leavitt si concentrava su quattro componenti chiave: persone, attività, struttura e tecnologia.
Secondo Leavitt, questi elementi sono interconnessi e i cambiamenti in un'area avranno inevitabilmente un impatto sulle altre. Nel corso del tempo, il modello Diamond si è evoluto, con le componenti "struttura" e "attività" che sono state reinterpretate o unite in ciò che oggi chiamiamo "processi".
Questo cambiamento rifletteva una crescente consapevolezza della necessità di formalizzare e ottimizzare i flussi di lavoro man mano che la tecnologia diventava sempre più integrata nelle pratiche aziendali. Ciò è particolarmente vero quando si tratta della strategia di trasformazione digitale di un'organizzazione.
Ricorda che il modello People Process Technology non riguarda solo questi tre elementi, ma anche la loro interconnessione e interazione.
Ad esempio, non si tratta solo dello strumento di project management che l'organizzazione acquista, ma anche di come i team lo utilizzano e di come questo influisce sulle loro prestazioni.
Lo vedremo nel prossimo capitolo.
L'interazione tra persone, processi e tecnologia nel contesto aziendale
Uber, la più grande compagnia di taxi al mondo, non possiede veicoli. Facebook, il social media più popolare al mondo, non crea contenuti. Alibaba, il rivenditore più prezioso, non ha inventario. E Airbnb, il più grande provider di alloggi al mondo, non possiede immobili. Sta succedendo qualcosa di interessante.
Uber, la più grande compagnia di taxi al mondo, non possiede alcun veicolo. Facebook, il social media più popolare al mondo, non crea contenuti. Alibaba, il rivenditore più prezioso, non ha alcun inventario. E Airbnb, il più grande provider di alloggi al mondo, non possiede alcun immobile. Sta succedendo qualcosa di interessante.
Questo cambiamento nel mondo aziendale crea anche una nuova interazione tra gli aspetti relativi a persone, processi e tecnologia. Ecco come.
Persone
Le persone sono il cuore di qualsiasi iniziativa di trasformazione digitale. Le loro conoscenze, competenze, creatività, passione e leadership attuano e sostengono il cambiamento.
La loro capacità di seguire i processi può portare a efficienza, rapidità, coerenza e conformità. D'altra parte, se sono riluttanti a utilizzare la tecnologia, potrebbero perdere modi di lavorare più semplici, veloci e convenienti.
I dipendenti coinvolti comprendono lo scopo del processo e lo seguono con giudizio. Sono meglio attrezzati per sfruttare efficacemente la tecnologia, rendendo l'organizzazione più agile e reattiva.
Processo
I processi si riferiscono al modo in cui le persone all'interno di un'organizzazione attuano il cambiamento. Comprendono i flussi di lavoro, le procedure e i metodi seguiti dalle persone. Può trattarsi di qualsiasi cosa, dal gestire un cliente agitato al redigere risposte ponderate alle lettere di bambini di sette anni.
Processi ben progettati garantiscono che le operazioni siano efficienti, scalabili e in linea con gli obiettivi strategici dell'azienda. Aiutano le persone a svolgere un lavoro coerente, spesso riducendo l'affaticamento decisionale. Aiutano inoltre i team tecnologici a standardizzare e automatizzare i processi per migliorare la produttività.
Tecnologia
La tecnologia comprende gli strumenti, i sistemi e le infrastrutture utilizzati nell'organizzazione. Può trattarsi di qualsiasi cosa, dal software e dall'hardware ai sistemi di gestione dei dati e alle piattaforme di comunicazione.
La tecnologia che utilizziamo dà alla nostra forma di pensiero una forma specifica. Quando tutto ciò che vedi è un foglio di calcolo, sei portato a pensare in termini di righe e colonne. Scegliendo la tecnologia giusta, puoi potenziare o ostacolare le prestazioni dei dipendenti. Allo stesso modo, puoi anche migliorare o complicare i processi.
Ogni giorno, persone, processi e tecnologia interagiscono tra loro in mille modi diversi. Quello che sappiamo è che un'interazione ottimale tra questi tre elementi può portare a risultati straordinari.
Vediamo come puoi facilitare questo processo.
Implementare il modello PPT nel mondo reale
La semplicità del modello PPT spesso può nascondere la sua complessa struttura. Qualsiasi organizzazione commetterebbe un errore ignorando le decine, se non centinaia, di modi in cui i tre elementi interagiscono e si influenzano a vicenda.
Sfruttare il framework PPT come parte di qualsiasi strategia di project management o di trasformazione digitale richiede un approccio ponderato. Ecco una guida passo passo che utilizza un sistema di project management come ClickUp.
1. Mappa il panorama delle persone, dei processi e delle tecnologie della tua azienda
Se ti sembra un'attività ardua, lo è. Quindi, inizia delineando l'ambito del tuo progetto. Ad esempio, nell'ambito della tua iniziativa di trasformazione digitale, se stai implementando uno strumento per l'automazione dei test, ecco cosa potresti fare:
Persone: pensa a tutti gli stakeholder dello strumento, non solo ai suoi utenti diretti. Questi potrebbero includere analisti aziendali, sviluppatori, DevOps, team di assistenza clienti, ecc.
Processo: mappa i processi di test attuali che stai seguendo. Identifica le lacune e i punti critici.
Tecnologia: sebbene l'automazione dei test sia uno strumento completamente nuovo che ancora non possiedi, pensa a tutte le tecnologie che utilizzi nel processo. Potresti utilizzare un sistema di monitoraggio dei bug, ad esempio. Oppure semplicemente creare un elenco dei difetti in un foglio di calcolo. Controllali tutti, anche se sembrano tangenziali.
Utilizza uno strumento di mappatura dei processi come ClickUp Whiteboards per rendere il tutto visivo e collaborativo. Riunisci i vari stakeholder, discuti gli elementi, lascia commenti, affronta le preoccupazioni e agisci, tutto in un unico posto.
⚡️ Archivio modelli: per i principianti, ecco alcuni modelli di mappe di processo che vi salveranno dall'orrore della pagina bianca.
Il modello PPT in azione: l'ecosistema PPT integrato di Apple
L'esemplare processo di sviluppo dei prodotti Apple dimostra la abile interazione tra persone, processi e tecnologia. Come filosofia, Apple integra strettamente hardware, software e servizi per un migliore controllo della qualità e UX.
Per raggiungere questo obiettivo, assumono i migliori talenti ingegneristici, coltivano una cultura dell'eccellenza nel design e investono in tecniche di produzione avanzate, creando un ecosistema senza soluzione di continuità all'interno dell'organizzazione.
2. Avere una visione chiara
Per il tuo progetto di trasformazione digitale, definisci una visione chiara. Stabilisci obiettivi aziendali specifici e metriche di successo per ciascuno dei tre elementi: persone, processi e tecnologia.
Documenta la tua visione in un manuale o in una carta del progetto con ClickUp Docs. Sfrutta le funzionalità di IA di ClickUp Brain per riassumerla, creare attività, avvisare gli utenti, ecc.
3. Elaborare un piano equilibrato di allocazione delle risorse
Un esito positivo richiede investimenti equilibrati in termini di persone, processi e tecnologia. Alloca le risorse con attenzione, evitando di investire eccessivamente in un'area a scapito delle altre, poiché le conseguenze potrebbero essere catastrofiche.
🚫 Eccessiva enfasi sulla tecnologia: dare priorità alla tecnologia rispetto alle persone e ai processi può portare a sistemi complessi che i dipendenti non amano utilizzare o a processi non in linea con la tecnologia.
Il risultato può essere un sottoutilizzo degli strumenti, resistenza da parte del personale e, in ultima analisi, uno scarso ritorno sull'investimento.
Ad esempio, se implementi uno strumento complesso di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e i tuoi team di vendita lo detestano, costringerli a utilizzarlo non produrrà i risultati che desideri.
Per evitare questo, investi nella formazione dei tuoi dipendenti su qualsiasi nuova tecnologia che implementi. Allinea la tecnologia alle esigenze e alle capacità effettive della forza lavoro dell'organizzazione.
🚫 Eccessiva enfasi sulle persone: concentrarsi eccessivamente sull'aspetto umano senza prestare la dovuta attenzione ai processi e alla tecnologia può portare a risultati incoerenti, inefficienze e mancanza di scalabilità. I dipendenti potrebbero creare processi convenienti solo per loro o svolgere troppe attività manuali, con conseguente esaurimento.
Evita questo problema bilanciando l'attenzione alle persone con processi ben definiti e strumenti tecnologici adeguati che aiutano a raggiungere l'efficienza e la coerenza organizzativa.
Ad esempio, utilizza ClickUp Automations per ridurre i carichi di lavoro manuali e il tempo dedicato alle attività meccaniche di routine.
Non sai da dove iniziare? Ti aiutiamo noi. Dai un'occhiata agli esempi di automazione dei processi aziendali per semplificare i tuoi processi.
🚫 Eccessiva enfasi sui processi: concentrarsi in modo sproporzionato sui processi può portare a una rigidità che fa sentire i dipendenti limitati anziché responsabilizzati. Processi eccessivamente complessi o non supportati dalla tecnologia adeguata possono creare frustrazione.
Quindi, riesamina e aggiorna regolarmente i processi per garantire che siano flessibili e in linea con le capacità delle persone e i progressi tecnologici. Utilizza modelli di miglioramento dei processi per determinare dove c'è margine di miglioramento e agisci di conseguenza. Richiedi attivamente il feedback dei dipendenti per perfezionare i processi.
🚫 Investimenti insufficienti in una qualsiasi delle aree: trascurare qualsiasi aspetto del modello PPT può portare al collasso dell'intero sistema.
Ad esempio, un investimento insufficiente nella tecnologia può portare a strumenti obsoleti, mentre un investimento insufficiente nelle persone può avere come risultato un divario di competenze.
Mantieni un approccio equilibrato valutando e adeguando regolarmente gli investimenti in tutte e tre le aree. Ciò non significa che devi attribuire la stessa importanza a tutte.
A seconda della maturità, delle esigenze, dei budget, della cultura, ecc., un elemento potrebbe richiedere maggiore attenzione rispetto agli altri. Assicurati che ogni elemento riceva le risorse e l'attenzione necessarie per fornire il supporto efficace agli altri.
🚫 Mancanza di integrazione tra gli elementi PPT: se non integri efficacemente persone, processi e tecnologia, il risultato potrebbe essere operazioni disorganizzate, errori di comunicazione e mancanza di allineamento con i tuoi obiettivi. Questa frammentazione può rallentare il processo decisionale e ridurre l'efficacia complessiva.
Promuovi un'integrazione significativa incoraggiando la collaborazione interfunzionale. Assicurati che i cambiamenti in un'area (ad esempio, gli aggiornamenti tecnologici) siano comunicati e allineati con i processi e le persone. Effettua revisioni periodiche per valutare il grado di integrazione di questi elementi e apportare le modifiche necessarie.
Per proteggerti dall'influenza delle vicissitudini del progetto, crea un piano in anticipo.
Il modello di strategia e piano di trasformazione digitale di ClickUp può essere incredibilmente utile in questo caso. Questo modello, adatto ai principianti, ti aiuta a definire i tuoi obiettivi, suddividerli in elementi gestibili e effettuare il monitoraggio dello stato verso un'implementazione di successo.
4. Preparati a gestire il cambiamento
I progetti di trasformazione digitale riguardano, in sostanza, il cambiamento. Anche i cambiamenti più ben intenzionati sono dirompenti. Quindi, una certa resistenza da parte dei membri del team è naturale. Crea una solida strategia di gestione del cambiamento per anticipare questa situazione.
✅ Formare: investire nella gestione delle conoscenze. Creare una guida completa alla gestione del cambiamento prima di modificare i processi esistenti. Preparare, fornire supporto e guidare le persone e i team attraverso la trasformazione.
✅ Abilita: utilizza un software di gestione del cambiamento per coinvolgere gli stakeholder sin dalle prime fasi del processo. Offri formazione e supporto, spiega i passaggi successivi e incoraggiali ad adottare attivamente le nuove soluzioni tecnologiche digitali.
✅ Operatività: sulla base della tua esperienza, crea modelli di gestione del cambiamento che possano essere applicati a progetti futuri o ad altri team.
Il modello PPT in azione: L'efficace strategia di gestione del cambiamento di Netflix
La strategia di gestione del cambiamento adottata da Netflix durante la transizione allo streaming è un ottimo esempio. L'azienda ha investito per garantire che i propri team avessero le competenze e la mentalità necessarie per fornire il supporto al passaggio dal noleggio di DVD allo streaming.
Hanno riprogettato i loro processi di distribuzione dei contenuti, l'esperienza di streaming e gli algoritmi di raccomandazione dei contenuti e hanno creato una cultura del processo decisionale basato sui dati.
Come risultato, Netflix ha aperto la strada a un modo completamente nuovo di fruire dei media e si è trasformata con esito positivo nel servizio di streaming leader a livello mondiale.
5. Comunicare. Comunicare. Comunicare.
Quando si implementano progetti di trasformazione digitale, non è sufficiente comunicare una sola volta all'inizio. È necessario mantenere una conversazione costante con tutti gli stakeholder per ribadire lo scopo, favorire l'allineamento e migliorare l'adozione.
Abilita software di collaborazione in tempo reale come ClickUp Chat per facilitare le conversazioni asincrone. Questo non solo elimina la necessità di riunioni/interruzioni, ma crea anche un forum comune in cui i membri del team possono collaborare senza sforzo.
6. Crea un piano per gli effetti a monte e a valle
L'esito positivo del modello PPT risiede nel considerare le persone, i processi e la tecnologia come elementi interconnessi. Ciò significa che qualsiasi cambiamento apportato a uno di essi avrà sicuramente un impatto sugli altri due.
- Identifica dipendenze e connessioni
- Misura il livello di impatto
- Preparati a mitigare eventuali rischi o punti di fallimento.
L'implementazione di una strategia strutturata di gestione dei processi aziendali può aiutarti a prepararti all'impatto a monte/a valle. Dai un'occhiata a questi esempi di gestione dei processi aziendali per trarne ispirazione.
7. Osserva e adattati
La trasformazione digitale non è un processo terminato, soprattutto in un mondo in cui la tecnologia evolve così rapidamente. Utilizza il framework PPT come un sistema in continua evoluzione. Rivedi e perfeziona il framework man mano che acquisisci maggiori informazioni.
Promuovi una cultura del miglioramento continuo, gestisci attivamente il feedback e ottimizza tutti gli aspetti aziendali.
Il modello PPT in azione: Toyota e Kaizen
La cultura del miglioramento continuo (Kaizen) di Toyota ne è un esempio eccellente.
- Persone: hanno posto l'accento sulla formazione e sulla responsabilizzazione dei dipendenti affinché fossero in grado di identificare e risolvere i problemi, il che ha anche favorito il controllo della qualità e l'innovazione.
- Processo: hanno sviluppato un processo di produzione snello per ridurre gli sprechi e migliorare l'efficienza attraverso tecniche come Just-In-Time (JIT) e Kanban.
- Tecnologia: hanno integrato automazione e robotica per migliorare precisione, uniformità e velocità.
Oggi Toyota è uno dei produttori automobilistici più efficienti e redditizi al mondo. Il Toyota Production System è adottato a livello globale in tutti i settori industriali.
Crea organizzazioni resilienti con ClickUp
Il cambiamento è inevitabile. Le organizzazioni resilienti non solo si adattano bene al cambiamento, ma ne colgono attivamente le opportunità.
Sviluppano punti di forza nelle persone, nei processi e nella tecnologia per evolversi di pari passo con le difficoltà del mercato. Gestiscono con facilità l'interconnessione di questi tre elementi, bilanciando le esigenze di ciascuno e intervenendo per colmare le lacune al mutare delle circostanze.
Le organizzazioni costruite per durare nel tempo sono sempre alla ricerca di modi per migliorare l'efficienza, promuovere l'innovazione e gestire il cambiamento in modo più efficace.
Per creare questa resilienza, utilizzano una suite completa di strumenti aziendali. Una suite di strumenti come ClickUp.
Con funzionalità che supportano il project management, la pianificazione, la reportistica, l'allocazione delle risorse e il monitoraggio del tempo, oltre al brainstorming creativo, la collaborazione in tempo reale e altro ancora, ClickUp ha tutto ciò di cui un'azienda ha bisogno per la trasformazione digitale.