Il mondo aziendale si trova al crocevia di diversi eventi cruciali. La pandemia ha cambiato il modo di concepire il lavoro: i modelli remoti e ibridi sono diventati mainstream. L'intelligenza artificiale ha raggiunto un livello pratico di maturità con la GenAI. La tecnologia è diventata parte integrante delle aziende.
Come risultato, le organizzazioni di tutto il mondo sono in uno stato di costante trasformazione digitale. Non c'è da meravigliarsi se il mercato della trasformazione digitale è proiettato a raggiungere 4907 miliardi di dollari entro il 2030 .
Tuttavia, è importante notare che la trasformazione digitale non riguarda solo l'adozione di nuove tecnologie. Rappresenta un cambiamento fondamentale nel ruolo della tecnologia in ambito aziendale. È una trasformazione organizzativa che richiede la reimmaginazione delle operazioni aziendali, la razionalizzazione dei processi e il cambiamento dei comportamenti per fornire valore sul mercato.
Il framework People Process Technology (PPT) è stato progettato per consentire proprio questo. Il PPT adotta un approccio olistico alla trasformazione digitale, andando oltre la tecnologia. In effetti, nel PPT la tecnologia viene per ultima!
Se siete curiosi di sapere come il modello PPT può aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi strategici di trasformazione digitale, continuate a leggere.
**Che cos'è il People, Process, and Technology Framework?
Il framework People, Process, Technology (PPT) è un modello per valutare e migliorare l'efficacia organizzativa. Si concentra su tre elementi chiave.
🧑🏻 People: Le risorse umane all'interno dell'organizzazione, compresi i dipendenti, gli appaltatori e gli stakeholder. Questa parte del framework enfatizza le competenze, le conoscenze, i ruoli, le responsabilità e la cultura.
➡️ Process: Flussi di lavoro, procedure e metodi utilizzati per gestire le aziende. Questo include i processi formali e informali, che vanno dalla richiesta di ferie al controllo qualità.
🛠️ Tecnologia: Strumenti, sistemi e infrastrutture che supportano l'esito positivo delle operazioni aziendali. Include software, hardware e altre risorse tecniche.
Sebbene la trasformazione digitale abbia preso piede negli anni 2000, il quadro di riferimento del TPP ha la sua storia nel modello dello psicologo gestionale Harold Leavitt del 1965. Il modello Diamond di Leavitt si concentrava su quattro componenti chiave: persone, attività, struttura e tecnologia.
Secondo Leavitt, questi elementi sono interconnessi e i cambiamenti in un'area avranno inevitabilmente un impatto sulle altre. Nel corso del tempo, il modello Diamond si è evoluto, e le componenti "struttura" e "attività" sono state reinterpretate o unificate in quelli che oggi chiamiamo "processi"
Questo cambiamento rifletteva il crescente riconoscimento della necessità di formalizzare e ottimizzare i flussi di lavoro man mano che la tecnologia veniva integrata nelle pratiche aziendali. Questo è particolarmente vero quando si tratta dei processi di un'organizzazione strategia di trasformazione digitale di un'organizzazione .
Ricordate che il framework people process technology non si limita a questi tre elementi, ma riguarda anche la loro interconnessione e le loro interazioni.
Per istanza, non si tratta solo dello strumento di project management che l'organizzazione paga, ma anche di come i team lo usano e di come forma le loro prestazioni.
Lo analizzeremo nel prossimo paragrafo.
L'interazione di persone, processi e tecnologie nelle aziende
Uber, la più grande compagnia di taxi al mondo, non possiede veicoli. Facebook, il più popolare titolare di media al mondo, non crea contenuti. Alibaba, il rivenditore di maggior valore, non ha inventario. E Airbnb, il più grande provider di alloggi al mondo, non possiede immobili. Sta accadendo qualcosa di interessante. Tom Goodwin , , oratore, autore e leader aziendale
Questo cambiamento nel mondo aziendale crea anche una nuova interazione tra gli aspetti delle persone, dei processi e della tecnologia. Ecco come.
Persone
Le persone sono il cuore di qualsiasi iniziativa di trasformazione digitale. Le loro conoscenze, competenze, creatività, passione e leadership eseguono e sostengono il cambiamento.
La loro capacità di seguire i processi può portare a efficienza, velocità, coerenza e conformità. D'altro canto, se sono riluttanti a usare la tecnologia, potrebbero perdere l'opportunità di lavorare in modo più semplice, veloce e conveniente.
I dipendenti coinvolti comprendono l'intento del processo e lo seguono con giudizio. Sono meglio attrezzati per sfruttare la tecnologia in modo efficace, il che porta a un'organizzazione più agile e reattiva.
Processo
I processi si riferiscono al modo in cui le persone di un'organizzazione eseguono i cambiamenti. Comprendono i flussi di lavoro, le procedure e i metodi seguiti dalle persone. Può trattarsi di qualsiasi cosa, dalla gestione di un cliente agitato alla scrittura di un documento personalizzato alle lettere di bambini di sette anni .
I processi ben progettati assicurano che le operazioni siano efficienti, scalabili e allineate agli obiettivi strategici dell'azienda. Aiutano le persone a svolgere un lavoro coerente, spesso riducendo la fatica decisionale. Aiutano inoltre i team tecnologici a standardizzare e automatizzare i processi per migliorare la produttività.
Tecnologia
La tecnologia comprende gli strumenti, i sistemi e le infrastrutture utilizzati nell'organizzazione. Può trattarsi di qualsiasi cosa, dal software all'hardware, dai sistemi di gestione dei dati alle piattaforme di comunicazione.
La tecnologia che usiamo forma il nostro modo di pensare. Quando si vede solo un foglio di calcolo, si è portati a pensare per righe e colonne. Scegliendo la tecnologia giusta, si possono potenziare o ostacolare le prestazioni dei dipendenti. Allo stesso modo, si possono migliorare o complicare i processi.
Ogni giorno, persone, processi e tecnologie interagiscono tra loro in una miriade di modi. Sappiamo che un'interazione ottimale di questi tre elementi può creare risultati straordinari.
Vediamo come potete facilitarne la realizzazione.
Implementazione del framework PPT nel mondo reale
La semplicità del framework PPT può spesso mascherare la sua intricata struttura. Qualsiasi organizzazione farebbe male a ignorare le decine, se non centinaia, di modi in cui i tre elementi interagiscono e si influenzano a vicenda.
L'utilizzo del framework PPT come parte di una strategia di project management o di trasformazione digitale richiede un approccio ponderato. Ecco una guida con un passaggio che utilizza un sistema di project management come ClickUp .
1. Mappare il paesaggio di persone, processi e tecnologia
Se questa sembra un'attività enorme, è così. Quindi, iniziate a delineare l'ambito del vostro progetto. Ad esempio, nell'ambito della vostra iniziativa di trasformazione digitale, se state implementando uno strumento di automazione dei test, ecco cosa potreste fare:
Persone: Pensate a tutte le parti interessate dallo strumento, non solo ai suoi utenti diretti. Tra questi potrebbero esserci analisti aziendali, sviluppatori, DevOps, team di assistenza clienti, ecc.
Processo: Mappare gli attuali processi di test che si stanno seguendo. Identificate le lacune e i punti critici.
Tecnologia: Anche se l'automazione dei test è uno strumento completamente nuovo che non avete ancora, pensate a tutte le tecnologie che utilizzate nel processo. Ad esempio, potreste usare un sistema di monitoraggio dei bug. O semplicemente elencare i difetti in un foglio di calcolo. Verificateli tutti, anche se sembrano tangenziali.
mappare i processi con le lavagne ClickUp
Utilizzate una mappa del processo strumento come ClickUp Lavagne online per rendere il tutto visivo e collaborativo. Portate le varie parti interessate sulla stessa pagina, discutete gli elementi, lasciate commenti, affrontate le preoccupazioni e agite, tutto in un unico luogo.
⚡️ Archivio di modelli: Per i principianti, ecco alcuni modelli di mappa dei processi per salvarvi dagli orrori di una pagina vuota.
Il framework PPT in azione: L'ecosistema PPT integrato di Apple
L'esemplare processo di sviluppo dei prodotti Apple dimostra la fondamentale interazione tra persone, processi e tecnologia. Come filosofia, Apple integra strettamente hardware, software e servizi per migliorare il controllo della qualità e la UX.
Per raggiungere questo obiettivo, l'azienda assume i migliori talenti ingegneristici, coltiva una cultura del design d'eccellenza e investe in tecniche di produzione avanzate, creando un ecosistema senza soluzione di continuità all'interno dell'organizzazione.
2. Avere una visione chiara
Il progetto di trasformazione digitale deve avere una visione chiara. Impostate obiettivi aziendali specifici e metriche di esito positivo per ciascuno dei tre elementi: persone, processi e tecnologia.
Cristallizzate la visione del vostro progetto con ClickUp Documenti
Documentate la vostra visione sotto forma di manuale o di carta del progetto con Documenti ClickUp . Sfruttate le capacità di IA di ClickUp Brain per riepilogare, creare attività, notificare agli utenti, ecc.
3. Fare un piano di allocazione delle risorse bilanciato
Una trasformazione di esito positivo richiede un investimento equilibrato tra persone, processi e tecnologia. Allocate le risorse in modo ponderato, evitando di investire eccessivamente in un'area a scapito di altre, perché le conseguenze possono essere catastrofiche.
🚫 Eccessiva enfasi sulla tecnologia: Dare priorità alla tecnologia rispetto alle persone e ai processi può portare a sistemi complessi che i dipendenti non amano usare o a processi che non sono in linea con la tecnologia.
Ciò può risultare in strumenti sottoutilizzati, resistenza del personale e, in ultima analisi, in uno scarso ritorno sull'investimento.
Per istanza, se implementate un complesso strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e i vostri team commerciali lo odiano, costringerli a usarlo non produrrà i risultati che cercate.
Per evitare questo problema, investite nella formazione dei vostri dipendenti su ogni nuova tecnologia che implementate. Allineate la tecnologia alle esigenze e alle capacità effettive della forza lavoro dell'organizzazione
🚫 Eccessiva enfasi sulle persone: Concentrarsi molto sull'aspetto umano senza prestare attenzione ai processi e alla tecnologia può risultare in risultati incoerenti, inefficienze e mancanza di scalabilità. I dipendenti potrebbero creare processi convenienti solo per loro o svolgere troppe attività manuali, con conseguente burnout.
Per evitare tutto ciò, è necessario bilanciare l'attenzione alle persone con processi ben definiti e strumenti tecnologici adeguati che aiutino a raggiungere l'efficienza e la coerenza dell'organizzazione.
dire no alle attività manuali con ClickUp Automation
Per istanza, utilizzare Automazioni di ClickUp per ridurre i carichi di lavoro manuali e il tempo dedicato ad attività meccaniche di routine.
Non sapete da dove cominciare? Vi aiutiamo noi. Date un'occhiata a esempi di automazione dei processi aziendali per aiutarvi a snellire i vostri processi.
🚫 Eccessiva enfasi sui processi: Concentrarsi in modo sproporzionato sui processi può portare alla rigidità, dove i dipendenti si sentono vincolati invece che responsabilizzati. I processi eccessivamente complessi o non supportati dalla giusta tecnologia possono creare frustrazione.
Quindi, riesaminate e aggiornate regolarmente i processi per assicurarvi che siano flessibili e allineati con le capacità delle persone e con i progressi tecnologici. Usate modelli di miglioramento dei processi per determinare i margini di miglioramento e agire di conseguenza. Cercate attivamente il feedback dei dipendenti per perfezionare i processi.
🚫 Sottoinvestimento in una sola area: Trascurare un qualsiasi aspetto del quadro di riferimento del TPP può portare al collasso dell'intero sistema.
Ad esempio, un sottoinvestimento nella tecnologia può portare a strumenti obsoleti, mentre un sottoinvestimento nelle persone può risultare in un deficit di competenze
Mantenete un approccio equilibrato, valutando e regolando regolarmente gli investimenti in tutte e tre le aree. Questo non significa che si debba dare a tutte la stessa importanza.
In base alla maturità, alle esigenze, ai budget, alla cultura, ecc. un elemento potrebbe richiedere più attenzione dell'altro. Assicuratevi che ogni elemento riceva le risorse e l'attenzione necessarie per supportare efficacemente gli altri.
🚫 Mancanza di integrazione tra gli elementi del TPP: Se non si integrano in modo efficace persone, processi e tecnologie, possono risultare operazioni disgiunte, errori di comunicazione e mancanza di allineamento con gli oggetti. Questa frammentazione può rallentare il processo decisionale e ridurre l'efficacia complessiva.
Promuovete un'integrazione significativa incoraggiando la collaborazione interfunzionale. Assicuratevi che i cambiamenti in un'area (ad esempio, gli aggiornamenti tecnologici) siano comunicati e allineati con i processi e le persone. Eseguite revisioni periodiche per valutare il grado di integrazione di questi elementi e apportate le modifiche necessarie.
Per evitare di essere influenzati dalle maree del progetto, create un piano in anticipo. Modello di strategia e piano di trasformazione digitale di ClickUp può essere incredibilmente utile in questo caso. Questo modello, facile da usare per i principianti, aiuta a mappare gli obiettivi, a suddividerli in elementi d'azione gestibili e a monitorare lo stato di avanzamento verso un'implementazione positiva.
4. Prepararsi a gestire il cambiamento
I progetti di trasformazione digitale riguardano essenzialmente il cambiamento. Anche i cambiamenti con le migliori intenzioni sono dirompenti. Pertanto, una certa resistenza da parte dei membri del team è naturale. Creare una solida strategia di gestione del cambiamento per affrontare il problema.
educare: Investite nella gestione delle conoscenze. Creare una strategia di gestione delle conoscenze completa guida alla gestione del cambiamento prima di modificare i processi esistenti. Preparare, assistere e guidare i singoli e i team durante la trasformazione.
✅ Abilitare: Utilizzare software di gestione delle modifiche coinvolgere le parti interessate fin dalle prime fasi del processo. Offrite formazione e supporto, spiegate i passaggi successivi e incoraggiateli ad adottare attivamente le nuove soluzioni tecnologiche digitali.
✅ Operativizzare: Sulla base della vostra esperienza, create modelli di gestione del cambiamento che possono essere applicati a progetti futuri o ad altri team.
Il framework PPT in azione: L'efficace strategia di gestione del cambiamento di Netflix
La strategia di gestione del cambiamento di Netflix durante il passaggio allo streaming è un ottimo esempio. L'azienda ha investito per garantire che i suoi team avessero le competenze e la mentalità necessarie per supportare il passaggio dal noleggio di DVD allo streaming.
Ha reingegnerizzato i processi di distribuzione dei contenuti, l'esperienza di streaming e gli algoritmi di raccomandazione dei contenuti e ha creato una cultura del processo decisionale basato sui dati.
Il risultato è stato che Netflix ha aperto la strada a un modo completamente nuovo di consumare i media e si è trasformata con successo nel servizio di streaming leader a livello mondiale.
5. Comunicare. Comunicare. Comunicare
Quando si implementano progetti di trasformazione digitale, comunicare una volta sola inizialmente non è sufficiente. È necessario mantenere conversazioni continue con tutti gli stakeholder per ribadire lo scopo, promuovere l'allineamento e migliorare l'adozione.
Attivate un software di collaborazione in tempo reale come ClickUp Chattare per facilitare le conversazioni asincrone. Questo non solo elimina la necessità di riunioni/interruzioni, ma consente anche ai membri del team di collaborare in un forum comune senza alcuno sforzo.
collaborazione asincrona e senza sforzo con ClickUp_
6. Piano per gli effetti a monte e a valle
L'esito positivo del PPT Framework sta nel considerare persone, processi e tecnologia come elementi interconnessi. Ciò significa che qualsiasi modifica apportata a uno di essi avrà sicuramente un impatto sugli altri due.
- Identificare dipendenze e connessioni
- Misurare il livello di impatto
- Prepararsi a mitigare eventuali rischi o punti di fallimento
L'implementazione di una strategia strutturata di gestione dei processi aziendali può aiutarvi a prepararvi all'impatto a monte e a valle. Consultate questi esempi di gestione dei processi aziendali per trarre ispirazione.
7. Osservare e adattare
La trasformazione digitale non è una cosa terminata, soprattutto in un mondo in cui la tecnologia si evolve così rapidamente. Utilizzate il quadro PPT come un sistema in evoluzione. Rivedete e perfezionate il quadro di riferimento man mano che acquisite nuove informazioni.
Promuovete una cultura del miglioramento continuo, affrontate attivamente i feedback e ottimizzate tutti gli aspetti aziendali.
Il quadro PPT in azione: Toyota e Kaizen
La cultura del miglioramento continuo (Kaizen) di Toyota ne è un esempio.
- Persone: L'azienda ha posto l'accento sulla formazione e sulla responsabilizzazione dei dipendenti nell'identificare e risolvere i problemi, favorendo anche il controllo della qualità e l'innovazione
- Processo: Hanno sviluppato un processo di produzione snello per ridurre gli sprechi e migliorare l'efficienza attraverso tecniche come il Just-In-Time (JIT) e il Kanban
- Tecnologia: Hanno integrato l'automazione e la robotica per migliorare la precisione, la coerenza e la velocità
Oggi Toyota è uno dei produttori automobilistici più efficienti e redditizi al mondo. Il Sistema di produttività Toyota è adottato a livello globale in tutti i settori industriali.
Costruire organizzazioni resilienti con ClickUp
Il cambiamento è inevitabile. Le organizzazioni resilienti non solo si adattano bene al cambiamento, ma ne abbracciano attivamente le opportunità
Costruiscono punti di forza tra le persone, i processi e la tecnologia per evolvere di pari passo con i venti contrari del mercato. Gestiscono con facilità l'interconnessione di questi tre elementi, bilanciando le esigenze di ciascuno e passando a colmare le lacune quando le circostanze cambiano.
Le organizzazioni costruite per durare sono sempre alla ricerca di modi per migliorare l'efficienza, promuovere l'innovazione e affrontare il cambiamento in modo più efficace.
Si avvalgono di una serie completa di strumenti per la gestione delle risorse umane strumenti aziendali per creare questa resilienza. Una suite di strumenti come ClickUp.
Con funzionalità che supportano la gestione dei progetti, la programmazione, la reportistica, l'allocazione delle risorse e il monitoraggio del tempo, nonché il brainstorming creativo, la collaborazione in tempo reale e altro ancora, ClickUp ha tutto ciò che serve a un'azienda per la trasformazione digitale. Provate gratis ClickUp oggi stesso !