Il lavoro della conoscenza è cresciuto in modo esponenziale, più di qualsiasi altro settore, negli ultimi anni. Alcune delle aziende di maggior valore al mondo, come Apple, Alphabet, Amazon e Microsoft, sono tutte aziende tecnologiche.
La crescita dei posti di lavoro, così come i salari più alti, riguardano tutti ruoli abilitati dalla tecnologia. "I ruoli che oggi crescono più rapidamente rispetto alle loro dimensioni sono guidati dalla tecnologia, dalla digitalizzazione e dalla sostenibilità" il Forum Economico Mondiale (WEF).
In effetti, secondo lo studio del WEF le competenze cognitive come il pensiero analitico, il pensiero creativo, la resilienza, la consapevolezza di sé, la curiosità e l'alfabetizzazione tecnologica sono in cima all'elenco delle competenze più richieste.
Le competenze analitiche e comportamentali dominano la domanda di mercato (Fonte: WEF): WEF )
In sostanza, il vero valore dell'economia della conoscenza sarà, beh, la conoscenza. Solo che i dipendenti fanno regolarmente fatica ad accedervi. Gartner ha recentemente rilevato che il 47% dei dipendenti fatica per trovare le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Ben il 32% ha preso decisioni sbagliate per questo motivo.
Alcuni dei motivi più comuni sono:
Spazzatura delle applicazioni: Informazioni sparse in troppe applicazioni senza un modo consolidato per accedervi.
Dati disorganizzati: Vi è mai capitato di avere troppi fogli di calcolo per lo stesso report ma di non essere sicuri di nessuno di essi? Questo!
Accesso limitato: Il labirinto di applicazioni crea problemi di controllo degli accessi e spesso i dipendenti non si preoccupano di affrontare la burocrazia per ottenere l'accesso.
Mancanza di formazione: Le organizzazioni danno per scontato che i loro dipendenti sappiano come cercare e trovare rapidamente le informazioni. Ma si sbagliano.
Gestione della conoscenza: Soprattutto, la conoscenza organizzativa non è sempre documentata, taggata, organizzata, archiviata e aggiornata in modo efficace.
Una soluzione emergente per queste lacune è la base di conoscenza dell'IA. In questo post esploreremo il quadro generale e i dettagli più profondi dello sfruttamento dell'IA per la base di conoscenza della vostra organizzazione. Spiegheremo anche come costruirne una e come mantenerla ottimizzata.
Che cos'è una base di conoscenza IA?
Una base di conoscenza IA è un hub centralizzato delle informazioni dell'organizzazione, reso accessibile agli utenti su richiesta attraverso un'interfaccia di chat intelligente. In breve, si tratta di un chatbot in grado di rispondere alle domande degli utenti sulla base di tutti i dati, anche se distribuiti su più fonti.
Da fare una base di conoscenza IA?
Alcuni dei componenti chiave della Strumenti di IA per la gestione della conoscenza sono:
- Dati: Il consolidamento dei dati strutturati e non strutturati disponibili in tutta l'organizzazione
- Apprendimento automatico: La capacità dello strumento di elaborare, comprendere e presentare informazioni rilevanti su richiesta
- Elaborazione del linguaggio naturale (NLP): La capacità dello strumento di comprendere le domande e i prompt degli utenti presentati in linguaggio umano
- Chatbot: La base di conoscenza dell'IA è tipicamente un chatbot o un'interfaccia di conversazione con cui gli utenti interagiscono
Come lavora una base di conoscenza IA?
Nella sua essenza, una base di conoscenza dell'IA è simile a una base tradizionale. In altre parole, entrambe le basi di conoscenza raccolgono/creano, organizzano e presentano informazioni che i dipendenti possono utilizzare. Tuttavia, l'IA ne migliora esponenzialmente l'efficacia e l'usabilità.
I modelli di apprendimento automatico analizzano i dati e li organizzano automaticamente. Sulla base di parole chiave, i modelli taggano le informazioni provenienti da articoli, fogli di calcolo, documenti e altri formati per gli strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), project management, risorse umane, ecc.
Creano una rete di dati in connessione per far emergere le risposte quando viene posta una domanda.
In che modo una base di conoscenza IA è diversa da una base di conoscenza tradizionale?
La base di conoscenza IA è un aggiornamento di quella tradizionale. Ecco come.
Struttura
Per cominciare, la base di conoscenza tradizionale software di gestione della conoscenza comprende tipicamente una serie di articoli o documenti interconnessi. Il manuale di istruzioni di qualsiasi cosa abbiate mai comprato è l'esempio perfetto di una semplice base di conoscenza.
Una base di conoscenza IA è un insieme di dati organizzati e taggati in modo appropriato. Tuttavia, gli utenti non hanno bisogno di consultarle tutte per accedere alle informazioni, e questo è il punto successivo.
Accesso
Le basi di conoscenza tradizionali sono accessibili attraverso un portale o una cartella. Gli utenti devono "cercare" se i dati sono ricercabili o scansionare documenti/pagine web per ottenere ciò di cui hanno bisogno.
In una base di conoscenza, l'accesso avviene attraverso un chatbot interattivo al quale si pone una domanda e si ottiene una semplice risposta.
Elaborazione
In una base di conoscenza tradizionale, l'utente riceve le informazioni e deve elaborarle da solo. Ad esempio, se si vuole conoscere il prezzo di uno strumento per 52 utenti, la base di conoscenza tradizionale direbbe: "Il prezzo per utente è di 15 dollari fino a 50 utenti e di 12 dollari per utente dopo" Dovete fare i calcoli da soli.
Una base di conoscenza IA calcolerà il prezzo e vi darà un numero.
Quali sono alcuni tipi di contenuti della Knowledge Base?
A differenza delle basi di conoscenza tradizionali, quelle alimentate dall'IA sono in grado di elaborare un volume, una varietà e una velocità maggiori di contenuti. Alcuni tipi di contenuti comuni che supportano una base di conoscenza IA sono:
Contenuti strutturati: Si tratta in genere di ciò che le basi di conoscenza tradizionali avrebbero utilizzato. Include articoli, FAQ, manuali di istruzioni, ecc.
Contenuto non strutturato: Oltre ai contenuti strutturati, le basi di conoscenza dell'IA possono consumare informazioni provenienti da email, chat, CRM/strumenti di project management, post sui social media e così via, anche se non sono formattati in modo coerente. Alcuni strumenti di IA sono in grado di comprendere anche immagini e altri file multimediali.
Questo è il più grande vantaggio dell'utilizzo di una base di conoscenza IA. Tuttavia, non è l'unico. Vediamo altri vantaggi di una base di conoscenze alimentata dall'IA.
Benefici di una base di conoscenza alimentata dall'IA
Una base di conoscenze IA è un nuovo modo di Da fare. Cambia l'approccio dei dipendenti alla ricerca di informazioni, passando dallo scorrere articoli o guardare video al porre le domande giuste. Questo può essere dirompente strategia di gestione della conoscenza con una curva di apprendimento ripida. Quindi, perché Da fare?
Velocità
Una base di conoscenza IA rende molto più veloce l'accesso alle informazioni e la ricerca di risposte. Elimina la necessità di scorrere i documenti, provare vari termini di ricerca, valutare se si tratta delle informazioni necessarie, ecc. L'IA vi porta direttamente alla risposta.
Bonus: Otto consigli per una migliore gestione del tempo con una base di conoscenza Semplicità
Per chi ha familiarità con l'era di Internet, le basi di conoscenza dell'IA sono straordinariamente semplici da usare. Proprio come se si cercasse qualcosa su Google, si possono fare domande con la stessa naturalezza con cui si parlerebbe a un'altra persona. Le applicazioni di questo sistema in aree come l'onboarding dei dipendenti e la formazione sul posto di lavoro possono essere enormi.
Produttività
Le basi di conoscenza dell'IA consentono di risparmiare molto tempo. Riducono drasticamente la 30% del tempo che i lavoratori della conoscenza dedicano alla ricerca di informazioni, migliorando la produttività e l'efficienza del flusso di lavoro.
Esperienza dell'utente
Avete mai cercato di risolvere un problema con il vostro telefono o account email? Vi ricordate cosa si prova a sfogliare pagine e pagine di informazioni per cercare di risolvere un problema semplice?
Le basi di conoscenza IA cambieranno le cose. Offrono agli utenti un'interfaccia intelligente, facile da usare e interattiva. Mantengono la conversazione contestuale, basandosi sulle domande precedenti dell'utente. Questo tipo di personalizzazione può essere particolarmente trasformativo per il servizio clienti!
Se questi vantaggi vi hanno convinto a provare le basi di conoscenza IA, ecco alcuni dei migliori strumenti software a supporto.
Il miglior software per le basi di conoscenza IA
Il software scelto per costruire la vostra base di conoscenza fa la differenza. Ecco alcuni dei migliori software di base di conoscenza strumenti da controllare.
1. ClickUp: La migliore base di conoscenze IA per progetti
ClickUp è un software all-in-one per la gestione del posto di lavoro potenziato dalla potenza dell'IA. ClickUp Brain è la prima rete neurale che connette attività, documenti e persone in modo intelligente.
la base di conoscenza dell'IA semplice, efficace e potenziata
Il principale elemento di differenziazione di ClickUp Brain è che l'AI knowledge manager fornisce risposte istantanee da qualsiasi lavoro presente nella piattaforma o integrato in essa.
Per esempio, all'interno di ClickUp, può rispondere a domande su chi sta lavorando a cosa o su come è il burndown per questo sprint. D'altra parte, se avete integrato il vostro Google Calendar in ClickUp, l'IA può rispondere a domande sulla vostra agenda.
Oltre all'AI Knowledge Manager, ClickUp Brain automatizza anche gli aggiornamenti, gli standup, le relazioni sullo stato di avanzamento, la correzione di bozze, la creazione di trascrizioni di video, ecc.
Prezzo: È possibile aggiungere ClickUp Brain a qualsiasi piano a pagamento al costo di 7 dollari al mese per ogni membro dell'area di lavoro di ClickUp.
2. Zendesk: Il migliore per il supporto clienti
Via Zendesk Zendesk è una piattaforma di assistenza clienti che integra le comunicazioni attraverso email, chat, social media e self-service. Lo strumento di IA acquisisce informazioni da tutte queste fonti per fornire risposte contestuali.
È in grado di identificare gli argomenti che necessitano di maggiori informazioni esaminando le query, i ticket e i reclami dei clienti. Le sue funzionalità di IA generativa supportano la creazione di contenuti, creando prime bozze che gli esperti possono rivedere e modificare.
A livello di interfaccia, il chatbot di Zendesk è facile da implementare e consente di definire anche la sua persona, trasformandolo in un ottimo compagno digitale per i team del servizio clienti.
Prezzo Le funzionalità di IA sono integrate nella sottoscrizione di Zendesk, che parte da 55 dollari al mese per agente.
3. Slite: migliore per i team remoti
Via Slite Slite è una base di conoscenza IA progettata per facilitare la condivisione di informazioni tra team remoti. La sua interfaccia user-friendly consente alle aziende di creare wiki aziendali, mantenere le note delle riunioni, progettare flussi di lavoro di onboarding, documentare i processi, ecc.
Le funzionalità/funzione dell'IA migliorano la scrittura con riepiloghi/riassunti e controlli grammaticali. Supporta traduzioni in tutte le lingue. Permette di importare documenti da Notion, Documenti Google o altri formati. Si integra anche con Slack, Trello, Figma e altri strumenti per la condivisione delle informazioni.
**Prezzo I piani partono da 8 dollari per membro al mese.
4. Tettra: Il migliore per la gestione interna delle conoscenze
Via Tettra Tettra è un base di conoscenza interna per ottimizzare i dati organizzativi e supportare meglio i dipendenti. L'integrazione con Slack consente agli utenti di trovare risposte direttamente dallo strumento con cui si trovano più a loro agio.
Come la maggior parte degli strumenti, è possibile importare contenuti da Documenti Google, Notion, blocchi note, ecc. È possibile evidenziare le informazioni obsolete, identificare le lacune di conoscenza e mantenere sempre aggiornata la base di conoscenze.
Prezzo Tettra parte da 4 dollari per utente al mese per il piano base.
5. Notion: Per la collaborazione basata sulla conoscenza
Via Notion Notion combina le conoscenze di ChatGPT con le informazioni organizzative per creare un'interfaccia olistica per gli utenti. L'assistente IA integrato aiuta a ottenere risposte, creare contenuti, scrivere meglio, riepilogare documenti e molto altro.
Può anche riepilogare gli stati di avanzamento, creare elementi d'azione e identificare intuizioni per prendere decisioni importanti.
Prezzo È possibile aggiungere l'IA all'area di lavoro di Notion a partire da 8 dollari al mese per membro.
Ogni software di base di conoscenza IA offre funzionalità/funzione diverse e serve a scopi diversi. Scegliere quello giusto e costruirci sopra influisce sull'efficacia del vostro lavoro di conoscenza. Ecco un approccio completo alla costruzione della vostra base di conoscenza IA.
Come costruire una base di conoscenza IA
Costruire una base di conoscenze sull'IA significa molto di più che scegliere un software e caricare dei file. Sfruttare al meglio l'IA richiede un approccio strutturato. Il quadro che segue offre un buon punto di partenza per l'impostazione di una base di conoscenza dell'IA con una strumento di gestione della conoscenza come ClickUp .
1. Definizione degli oggetti e dell'ambito di applicazione
È possibile impostare una base di conoscenze per un numero qualsiasi di scopi, come il self-service per i clienti, il supporto degli agenti per i team, l'esperienza dei dipendenti per gli sviluppatori, le conoscenze generali per i redattori, ecc. Ognuno di questi scopi richiede input, software e formazione diversi. Quindi, prima di impostare la vostra base di conoscenze, definitene lo scopo.
Obiettivo
Delineate un obiettivo semplice per la vostra base di conoscenze sull'IA. Definite chiaramente gli obiettivi. Rendeteli ragionevoli e misurabili.
Scopo
Le basi di conoscenza IA sono potenti, ma non sono la panacea per tutti i problemi. Per renderla efficace, occorre impostare i limiti della sua applicazione. Sapere cosa è dentro e fuori dal campo di applicazione.
Utenti
Identificate chi utilizzerà la base di conoscenza e di che tipo di informazioni avrà bisogno. Utilizzate questo dato per prendere decisioni lungo il ciclo di vita.
2. Scegliere il software e i modelli di IA giusti
Una volta conosciuti i vostri oggetti, scegliete il software giusto per le vostre esigenze. Ecco alcune domande da porre al fornitore del software.
- Cosa comporta l'IA? Un buon software di base di conoscenza deve integrare l'apprendimento automatico e l'NLP per rispondere efficacemente alle domande degli utenti
- **Da fare: oltre a rispondere alle domande, è in grado di eseguire controlli ortografici, correzioni grammaticali, riepilogare/riassumere reportistica, compilare moduli e così via?
- Come si presenta l'interfaccia? Il chatbot è di facile utilizzo? Può adattarsi al tono e allo stile della vostra organizzazione?
- **Una base di conoscenza che integri e sfrutti le informazioni provenienti da vari strumenti dell'area di lavoro può essere un bonus straordinario
- È scalabile? Man mano che l'organizzazione e le informazioni crescono, lo strumento di IA può scalare con voi?
tutte le informazioni relative ai progetti sono consolidate in un unico luogo con ClickUp
Ad esempio, se avete definito il vostro oggetto come il miglioramento dell'efficienza del project management, l'ambito come la pratica ingegneristica della vostra organizzazione e gli utenti come project manager, sviluppatori e scrum master, ClickUp Brain è un ottimo strumento.
Tuttavia, la domanda più importante da porsi su qualsiasi strumento di IA è se sia in grado di fornire trasparenza e verificabilità. La maggior parte degli strumenti di IA non dichiara le proprie fonti, a differenza di ClickUp Brain.
Come come riportato da Tech Crunch all'inizio di quest'anno: "L'aspetto interessante è che ClickUp ha costruito il sistema in modo tale da non solo citare tutte le fonti, ma anche da chiedere proattivamente all'utente se deve creare documenti pertinenti in base ai risultati della query"
3. Raccogliere e organizzare i dati
Una buona gestione delle conoscenze dipende quasi interamente dai dati che le vengono forniti. Quindi, prima di implementare una base di conoscenza, preparate i dati.
Dati precisi
Raccogliete le vostre FAQ, la documentazione sui prodotti, le email di istruzione, ecc. Esaminate tutti gli strumenti che utilizzate e i dati che potrebbero contenere.
**Ad esempio, se state costruendo una base di conoscenze per i team del supporto clienti, potreste voler utilizzare i dati delle interazioni con i clienti nel CRM, nelle email, nelle chat dal vivo, ecc.
le decine di integrazioni di ClickUp rendono la raccolta e l'organizzazione dei dati un gioco da ragazzi_
Creare dati
Alcune informazioni possono essere disponibili solo nella mente delle persone. In genere, i dipendenti senior conoscono i processi e le best practice, che potrebbero non essere documentati. In questi casi, scrivetele.
- Mantenere un linguaggio semplice e accessibile ai traguardi degli utenti
- Semplificate il gergo con cui gli utenti potrebbero non avere familiarità
- Includere supporti visivi come tabelle, diagrammi, immagini, ecc.
Bonus:
Come creare un wiki
clickUp Docs per la creazione di articoli di base efficaci
ClickUp Docs è un modo pulito, facile da usare e collaborativo per creare dati per la base di conoscenza. Incorpora segnalibri, tabelle, immagini e altro ancora per rendere il documento più coinvolgente. Condividetelo con gli stakeholder per ricevere commenti e aggiornamenti. Convertite gli elementi del documento in attività e tenete d'occhio lo stato di avanzamento in tempo reale.
Organizzare i dati
Mettete le informazioni nelle cartelle giuste e taggatele in modo appropriato. Centralizzate le risorse di conoscenza nell'Hub documenti. Verificate qualsiasi documento ClickUp e convertitelo in una base di conoscenza ufficiale per la vostra azienda. Se tutto questo vi sembra un lavoro impegnativo, ClickUp dispone di un numero di strumenti che vi permettono di modelli di base di conoscenza tra cui scegliere.
Modello di Knowledge Base di ClickUp
può semplificare questo processo. Questo modello, completamente personalizzabile e adatto ai principianti, aiuta a creare e organizzare le conoscenze per categoria, dipartimento, processo e altro ancora.
Per un'organizzazione più rapida dei dati, scegliete uno strumento di IA che possa automatizzare questa operazione per voi. ClickUp Brain ottimizza senza sforzo la vostra base di conoscenze categorizzando, taggando e organizzando automaticamente le informazioni.
4. Implementare l'IA e testarla
Caricate tutti i dati raccolti nella piattaforma IA per l'addestramento. Piattaforme come ClickUp Brain sono già addestrate e sono in grado di prendere i vostri dati e generare risposte all'istante. Per un'implementazione più rapida, scegliete uno strumento simile.
Una volta impostata la base di conoscenze dell'IA, testatela. Fate le domande che vi aspettate che gli utenti facciano. Create un piccolo gruppo di beta tester tra la vostra popolazione di utenti per fare un giro. Sfruttate questa opportunità per identificare eventuali bug, lacune informative o imprecisioni.
Sebbene esistano diverse produttività fantastiche per l'implementazione della base di conoscenza dell'IA, non siete del tutto esenti da sfide. Ecco alcuni ostacoli che potreste incontrare e come superarli.
Sfide e opportunità nell'implementazione delle basi di conoscenza IA
L'implementazione di una base di conoscenza dell'IA è più semplice, più accessibile e più conveniente che mai. Ciò non significa che sia facile. Alcune delle sfide comunemente affrontate sono le seguenti.
Mancanza di dati
La maggior parte delle organizzazioni non documenta attivamente la conoscenza dei propri processi e progetti. Meno ancora sono i sistemi utilizzati da abbastanza tempo per acquisire dati sufficienti sulle attività quotidiane. Senza i dati, le basi di conoscenza alimentate dall'IA soffrono.
Investite tempo nella raccolta, creazione e organizzazione dei dati per un'implementazione più efficace delle basi di conoscenza IA.
Contenuti obsoleti
Le conoscenze organizzative necessitano di aggiornamenti regolari, senza i quali l'IA condividerebbe con gli utenti conoscenze obsolete.
Impostare impostazioni regolari per l'aggiornamento dei dati. Taggate ogni documento con l'ora di aggiornamento, in modo da poterlo rivedere quando necessario. È anche possibile automatizzare questo processo impostando promemoria di aggiornamento. Ad istanza, si potrebbe dire che tutti i documenti relativi alla conformità devono essere aggiornati ogni anno.
Strumento inadatto
Non tutti gli strumenti sono progettati per Da fare. Un software progettato per il self-service dei clienti potrebbe non essere adatto al coinvolgimento dei dipendenti interni.
Valutate con calma i vari strumenti. Scegliete quello che si adatta esattamente alle vostre esigenze. Se non è adatto alle vostre esigenze, chiedete al fornitore se può personalizzare lo strumento per voi.
Reinventare la ruota
Una base di conoscenza IA funziona bene se si aggiunge ai sistemi esistenti. Se avete già una base di conoscenza, non buttatela via e ricominciate da zero. Costruite su di essa.
Utilizzate la gerarchia delle informazioni per strutturare il contenuto della vostra base di conoscenze IA. Aggiornate i documenti e caricateli sul nuovo strumento.
Quello che vediamo oggi sul mercato è solo l'inizio delle possibilità offerte dalle basi di conoscenza dell'IA. Il futuro si prospetta più luminoso.
Il futuro delle basi di conoscenza IA
Le basi di conoscenza dell'IA stanno diventando sempre più popolari e si evolveranno fino ad avere un impatto più significativo nel prossimo futuro.
L'IA a tutto tondo
Che si tratti di un cliente che vuole acquistare un prodotto o di un dipendente che viene inserito in una nuova organizzazione, il futuro delle basi di conoscenza dell'IA consiste nel prendersi cura del processo end-to-end.
L'IA accompagnerà l'utente in tutto il suo percorso e lo supporterà in ogni passaggio, impostandolo per un esito positivo.
Niente più lavoro sul lavoro
Oggi le aziende fanno molto "lavoro sul lavoro". Ad istanza, i project manager passano il tempo a scrivere note di standup, a monitorare chi ha fatto cosa e quando, ecc. Il futuro dell'IA ridurrà al minimo tutto questo.
Generazione automatizzata di conoscenza
In futuro, le basi di conoscenza dell'IA saranno in grado di comprendere i processi e creare la relativa documentazione.
Ad esempio, se un agente risolve un reclamo specifico di un cliente in un certo modo, senza che vi sia una voce della base di conoscenza al riguardo, l'IA del futuro la creerà e la segnalerà per l'approvazione.
Transizione più fluida dalla conoscenza all'azione
Il prossimo livello di Casi di utilizzo dell'IA nella gestione della conoscenza passerebbe rapidamente dall'informazione all'azione. Ad esempio, se qualcuno chiede informazioni sulla politica aziendale in materia di prestiti ai dipendenti, l'IA è in grado di guidarlo attraverso la domanda, la documentazione necessaria, la Sequenza, ecc.
Finora la tecnologia IA ha iniziato un percorso intenso con la creazione di contenuti, l'automazione e l'elaborazione delle informazioni. La prossima fase potrebbe essere quella degli assistenti vocali e degli strumenti di codifica automatica. In futuro, l'IA sarà ciò che noi faremo di essa.
Capitalizzare le proprie conoscenze con ClickUp Brain
L'impatto del lavoro della conoscenza sul mondo cresce di giorno in giorno. L'automazione e la conoscenza stanno valutando e sostituendo rapidamente il lavoro manuale. In questo mondo, accedere, analizzare e utilizzare le informazioni è l'abilità più preziosa. Le basi di conoscenza IA lo rendono facile.
Una buona IA software di condivisione della conoscenza semplifica la complessità dei dati organizzativi per collegare i punti e offrire agli utenti un quadro più completo. Automatizza il lavoro di routine e libera il tempo e la mente per la risoluzione creativa dei problemi.
Uno strumento sufficientemente potente per ottenere tutto questo deve essere ponderato. ClickUp Brain è esattamente questo. Progettata sulla base dei dati relativi al progetto all'interno di ClickUp e di tutti gli altri strumenti che avete integrato con esso, l'IA acquisisce una comprensione contestuale dell'area di lavoro e offre risposte chiare e precise.
Da "Quali sono le mie attività di oggi?" a "Spiegami il processo di QA", ClickUp Brain è in grado di gestire qualsiasi domanda con facilità. E non solo Vi mostrerà la fonte, creando fiducia e trasparenza nella vostra relazione con l'IA.
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