Come incoraggiare le conversazioni sul posto di lavoro ibrido

È una normale giornata in ufficio. Vi state stiracchiando sulla sedia dell'ufficio dopo una lunga riunione e sentite un gruppo di colleghi parlare energicamente. Incuriositi, vi alzate.

E prima che ve ne rendiate conto, siete impegnati in una conversazione spensierata sulla partita di calcio di ieri, sull'ultima serie di Netflix e su quel nuovo gadget di cui tutti parlano.

Questa è una chiacchierata da acquolina in bocca. 🗣️

Le conversazioni al distributore d'acqua sono chattare in modo casuale e improvvisato tra colleghi in un luogo di lavoro. Sono scambi non pianificati e non legati al lavoro che avvengono tipicamente in spazi comuni come la sala pausa o, sì, vicino a un distributore d'acqua.

Queste interazioni possono sembrare inizialmente improduttive, ma sono essenziali per creare un ambiente di lavoro coeso e positivo.

Con l'avvento del lavoro ibrido, queste conversazioni si sono trasformate. Questa trasformazione ci permette di ripensare al modo in cui parliamo, condividiamo le idee e costruiamo un team di supporto reciproco.

Ma Da fare con le conversazioni nel moderno sistema di raffreddamento dell'acqua luogo di lavoro ibrido e perché sono ancora importanti? Scopriamolo!

Capire le conversazioni a caldo

Le conversazioni nel dispenser dell'acqua sono da tempo il fondamento della cultura dell'ufficio. È il luogo in cui si creano amicizie, nascono idee innovative e si sente il polso dell'azienda

Ma cosa succede a queste conversazioni quando il vostro ufficio non è più un unico spazio fisico, ma un insieme di Home degli spazi, caffetterie e spazi di coworking sparsi per città o addirittura paesi?

Anche nei luoghi di lavoro remoti e ibridi, le conversazioni al fresco svolgono un ruolo cruciale nel creare un ambiente di lavoro positivo e nel promuovere il benessere dei dipendenti.

Secondo La ricerca di Buffer il 17% dei lavoratori remoti si sente disconnesso dai colleghi. Tra il 75% che si sente in connessione, i fattori chiave sono interazioni regolari e collaborazione efficace .

Ecco alcuni motivi chiave per cui le conversazioni sono importanti:

• Connessione sociale: Le conversazioni nel dispenser dell'acqua aiutano i dipendenti a stabilire relazioni personali, costruendo relazioni e comunità.
• Costruire la fiducia: Le interazioni informali possono portare alla fiducia tra i membri del team, che è essenziale per la collaborazione e per un lavoro di squadra efficace
• **Alleggerimento dello stress: le conversazioni informali possono fornire una pausa necessaria dallo stress del lavoro, aiutando i provider a rilassarsi e a ricaricarsi
• **Supporto sociale: la condivisione di esperienze e sfide personali può fornire supporto emotivo e senso di appartenenza
• **Abbattimento dei silos: le interazioni informali possono aiutare a rompere i silos tra team e reparti diversi, con il risultato di una migliore comunicazione e collaborazione
• Condivisione di conoscenze: Le conversazioni informali possono essere un ottimo modo per condividere informazioni e conoscere i nuovi sviluppi all'interno dell'azienda
• **Scambio culturale: le conversazioni possono consentire ai dipendenti di diversa provenienza di entrare in contatto e imparare gli uni dagli altri
• Ambiente inclusivo: Un ambiente di lavoro in cui tutti si sentono a proprio agio nella condivisione dei propri pensieri e delle proprie esperienze può essere più inclusivo e accogliente

In un'impostazione d'ufficio tradizionale, queste conversazioni avvengono in modo naturale. Ma in un ambiente di lavoro remoto o ibrido, dove i dipendenti non possono incrociarsi fisicamente, queste interazioni richiedono un lavoro consapevole.

Diamo un'occhiata più da vicino.

Stato dei refrigeratori d'acqua tradizionali e virtuali

Imitare l'autenticazione delle chattare di persona può essere difficile. La comunicazione a distanza spesso manca dell'urgenza e del tocco personale, il che può avere un impatto negativo sulla profondità della connessione e del coinvolgimento.

Ma se ci fosse un'alternativa?

In un'impostazione di lavoro da remoto, la tradizionale chattare al fresco è sostituita da piattaforme collaborative. Strumenti come Slack, Microsoft Teams e Zoom sono diventati essenziali per ricreare la natura spontanea e informale delle conversazioni di persona. Queste piattaforme offrono funzionalità/funzioni come chattare in gruppo, canali casuali e pause caffè virtuali che imitano gli scambi informali.

Esploriamo questa distinzione sottile ma così importante.

Promuovere le conversazioni virtuali e i suggerimenti per l'acqua fredda

Ecco 10 modi per incoraggiare le conversazioni al distributore d'acqua:

1. Incoraggiare le pause

Incoraggiate i dipendenti a fare regolarmente delle pause giornaliere per sgranchirsi, rilassarsi e chattare con i colleghi. Questo può contribuire a ridurre lo stress e a promuovere un ambiente di lavoro più positivo.

2. Promuovere una cultura dell'apertura

Create una cultura in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nella condivisione di pensieri, opinioni ed esperienze personali. Questo può incoraggiare conversazioni più aperte e coinvolgenti.

3. Utilizzare attività per rompere il ghiaccio

Incorporate le attività per rompere il ghiaccio nelle riunioni del team o negli eventi sociali per aiutare i dipendenti a conoscersi meglio e a stimolare le conversazioni. È possibile utilizzare modelli per rompere il ghiaccio per ottenere questo risultato.

4. Promozione di interessi condivisi

Incoraggiate i dipendenti a condividere con i colleghi i loro hobby, interessi o passioni. Questo può aiutare a creare un terreno comune e a facilitare le conversazioni.

5. Celebrare i risultati ottenuti

Festeggiate i risultati individuali e del team per creare un senso di cameratismo e incoraggiare le interazioni positive.

6. Dare l'esempio

In qualità di leader, date l'esempio impegnandovi in conversazioni informali con i membri del vostro team e incoraggiando gli altri a fare lo stesso.

7. Incoraggiare il feedback dei dipendenti

Chiedete regolarmente ai dipendenti un feedback sulle loro esperienze e identificate le aree di miglioramento nella promozione dell'interazione sociale.

8. Definire e promuovere la cultura aziendale

Mostrate e rafforzate la cultura aziendale attraverso varie iniziative, come eventi aziendali o newsletter. Ciò contribuirà a creare un terreno comune e punti di discussione tra i dipendenti.

9. Incoraggiare le iniziative dei dipendenti

Supportate le iniziative o i club guidati dai dipendenti per favorire il senso di titolarità e di comunità. Sia che si tratti di iniziative filantropiche o di interessi personali, come la lettura o lo sport, creeranno uno spazio maggiore per le persone per entrare in contatto tra loro.

10. Creare un programma di riconoscimento tra pari

Create un sistema in cui i dipendenti possano riconoscersi a vicenda per i piccoli supporti quotidiani attraverso piccoli doni o persino un'impostazione simile a una bacheca.

Leggi anche: i 10 migliori strumenti di collaborazione remota per i team virtuali nel 2024

Strategie per favorire le conversazioni a caldo

Ora che sappiamo cosa Da fare, tutto ciò che serve è capire come farlo. In un ambiente ibrido o remoto, far assomigliare le cose a quelle conversazioni informali e spontanee che avvenivano un tempo intorno al distributore d'acqua dell'ufficio richiede un lavoro un po' più richiesto.

Ecco alcune strategie per incoraggiare le conversazioni al fresco:

Pianificazione di eventi virtuali

Per mantenere viva la conversazione, prendete in considerazione l'idea di pianificare eventi virtuali regolari adatti al vostro team ibrido o remoto. Pensate a qualcosa di più delle tipiche riunioni: dovrebbero essere informali e divertenti, come pause caffè virtuali, momenti di pausa o pranzi del team. Questi eventi dovrebbero offrire a tutti un'impostazione rilassata per entrare in contatto, come in ufficio.

Utilizzo di strumenti di collaborazione per il team

Gli strumenti di collaborazione del team, come Slack o Microsoft Teams, sono indispensabili. Create canali specifici per argomenti per le conversazioni non legate al lavoro, dove i membri del team possono condividere le storie del fine settimana, le ricette preferite o semplicemente un meme divertente. Questi strumenti aiutano a replicare le soste casuali e spontanee che avvengono naturalmente in ufficio.

Incoraggiare la comunicazione tra i vari dipartimenti

In una configurazione ibrida o remota, è importante mantenere viva la comunicazione tra i vari reparti. Collaborate a progetti o partecipate a chattare a livello aziendale per imitare gli incontri casuali nei corridoi dell'ufficio. Un maggior numero di interazioni tra reparti, come le sessioni di pranzo e apprendimento, può portare a conversazioni più ricche e diversificate.

Implementazione di programmi di abbinamento

Prendete in considerazione programmi di abbinamento, come le chiamate a ciambella, in cui i dipendenti vengono abbinati in modo casuale per chattare in modo informale e virtuale. Che si tratti di una chat settimanale con caffè o di un breve check-in, questi programmi aiutano a colmare il divario tra i colleghi remoti e a creare relazioni più forti all'interno del team.

Mantenere la spontaneità nelle conversazioni

La spontaneità è la chiave, anche in un'impostazione virtuale. Incoraggiate i membri del team a chattare o a contattare i colleghi senza un motivo formale. A volte, le migliori conversazioni e idee nascono da queste interazioni inaspettate e non pianificate.

Utilizzo della tecnologia per le conversazioni al fresco

Sfruttate diverse tecnologie e strumenti per ravvivare le conversazioni spontanee in un ambiente di lavoro ibrido o remoto. Uno strumento che si distingue in questo spazio è ClickUp .

Conosciuta per le sue solide capacità di project management, ClickUp è anche una piattaforma semplice che vi aiuta a dare vita a questi progetti casuali, team-building interazioni cruciali per mantenere un team connesso e coeso.

Ecco come utilizzare alcune funzionalità/funzione di ClickUp per ricreare l'atmosfera del watercooler:

1. Visualizzazione della chat di ClickUp

Creare spazi dedicati alle conversazioni casuali in ClickUp Chat View Visualizzazione della chat di ClickUp consente di creare spazi dedicati alle conversazioni casuali. Che si tratti di un rapido check-in, della condivisione di una storia divertente o della discussione dei piani per il fine settimana, queste chat possono fungere da refrigerio virtuale. È anche possibile usare GIF, adesivi ed emoji per esprimersi e sdrammatizzare

La possibilità di taggare i membri del team con ClickUp @menzioni e mantenere organizzati i thread fa sì che queste conversazioni informali non vadano perse nella confusione.

2. Documenti ClickUp

Condivisione di idee con il team in ClickUp Docs

Avete bisogno di condividere qualcosa di più sostanzioso? I documenti di ClickUp consente di creare e condividere documenti all'interno dell'area di lavoro. È l'ideale per fare brainstorming, condividere idee o creare una divertente newsletter per il team.

Usate la formattazione dei testi, compresi banner e altri elementi stilistici per far risaltare i vostri contenuti. Poiché tutto è memorizzato in un unico luogo, tutti sono sulla stessa pagina.

3. Visualizzazione del calendario di ClickUp

Pianificate le attività virtuali e le pause caffè con ClickUp Calendar View Visualizzazione del Calendario di ClickUp semplifica il piano degli eventi virtuali. È possibile programmare attività virtuali di team-building , pause caffè o anche sincronizzazioni rapide per mantenere tutti in connessione. Inoltre, grazie alla visualizzazione integrata del calendario, non ci sono scuse per perdere i momenti cruciali della riunione.

4. Lavagne online ClickUp

Sviluppare attività di team building con le lavagne online di ClickUp Lavagne online di ClickUp sono il luogo in cui avviene il vero divertimento. Sono uno strumento eccellente per il brainstorming collaborativo, sia che stiate lavorando a un nuovo progetto sia che stiate facendo una divertente attività di team building. Utilizzatele per aggiungere note, incorporare immagini, collegare attività a idee specifiche, e collegare meglio i vostri progetti e le vostre idee divertenti nel canvas.

5. Riunioni ClickUp

Creare spazi dedicati alle riunioni con ClickUp Meetings

Anche se viene utilizzato principalmente per riunioni programmate e per prendere appunti, ClickUp Riunioni può aiutarvi a ospitare le chiamate sociali virtuali pianificando ogni dettaglio. Create un'agenda divertente con una ricca formattazione del testo, assegnate attività di gioco a persone specifiche durante la chiamata e molto altro ancora con questa pratica funzionalità/funzione.

6. Modelli ClickUp

È possibile utilizzare i modelli di ClickUp per dare il via a sessioni informali e mantenere le cose coinvolgenti.

Modello di Programma per riunioni divertenti di ClickUp

Scarica questo modello

Garantite la produttività e un ambiente di lavoro sano con il modello di programma per riunioni divertenti di ClickUp

Dite addio alle noiose e improduttive riunioni di team building! Con Il divertente modello di Programma per riunioni di ClickUp è possibile trasformare le riunioni in esperienze coinvolgenti.

Ecco come questo modello può aiutarvi a sfruttare al meglio le vostre riunioni:

• Pianificare e organizzare senza sforzo con una struttura di facile utilizzo
• Mantenere le cose vivaci con rompighiaccio ed energizzatori creativi
• Creare team ecollaborazione sul posto di lavoro attraverso attività interattive

Ecco alcuni dei vantaggi di questo modello:

• Coinvolgente e interattivo per tutti i partecipanti
• Focalizzato e ben strutturato per rimanere in tema
• Allineato con gli obiettivi e le finalità del team
• Motivante e stimolante per tutti i partecipanti

Modello di lavagna online per rompere il ghiaccio di ClickUp

Conoscersi può dare un tono positivo alla riunione. I partecipanti possono rispondere visivamente alle domande e divertirsi commentando le reciproche abilità artistiche.

Scarica questo modello

Organizzate le attività visive sul modello di lavagna online di ClickUp per rompere il ghiaccio

Modello di lavagna online rompighiaccio di ClickUp è perfetto per stimolare le conversazioni e aiutare i team remoti a sentirsi in connessione e inclusi.

Ecco come utilizzare questo modello:

• Scegliete un tema: Iniziate selezionando un tema o un argomento per il vostro rompighiaccio. Può trattarsi di qualsiasi cosa, da un gioco divertente alla condivisione di hobby o interessi
• Impostazione della lavagna online: Successivamente, create la vostra lavagna online. Si può iniziare con il modello di lavagna online per il rompighiaccio o creare una lavagna personalizzata
• Aggiungere domande o prompt: Una volta che la lavagna online è pronta, aggiungere domande o prompt relativi al tema scelto. Queste dovrebbero incoraggiare i membri del team a condividere e discutere. Ad esempio, se il tema è quello degli hobby, chiedete ai membri del team di elencare i loro tre hobby principali e di spiegare perché li amano
• **Dopo aver impostato la lavagna online e aggiunto i prompt, condivideteli con il team. Potete inviare loro il collegato o proiettarlo su uno schermo se siete tutti nella stessa stanza
• Avviare l'attività: Infine, dare il via all'attività. Invitate i membri del team a rispondere alle domande e a discutere le loro risposte. Incoraggiare la creatività e il divertimento

Modello per la comunicazione e la matrice delle riunioni del team di ClickUp

Riunioni e comunicazioni efficaci tra team sono fondamentali per l'esito positivo di qualsiasi organizzazione.

Scarica questo modello

Organizzate riunioni regolari e condividete le informazioni con il modello di comunicazione e matrice delle riunioni del team di ClickUp

Modello di comunicazione e matrice di riunione del team di ClickUp semplifica l'organizzazione delle attività del team. Questo modello consente di monitorare facilmente le responsabilità delle attività, di stabilire linee di comunicazione cancellate e di impostare in modo efficiente le impostazioni delle riunioni.

Con il comunicazione del team e il modello di matrice delle riunioni, è possibile:

• Definire ruoli e responsabilità per ogni progetto o attività
• Stabilire le linee guida per i regolari check-in o standup
• Creare una Sequenza per i progetti o le attività imminenti

Modello di piano di comunicazione per lavagna online ClickUp

Trasmettete efficacemente le informazioni alle parti interessate con un piano di comunicazione ben fatto.

Scarica questo modello

Create un piano di comunicazione informale efficace con il modello di piano di comunicazione ClickUp per la lavagna online

Con Modello di lavagna online per il piano di comunicazione di ClickUp è possibile creare una strategia che delinei i messaggi chiave da trasmettere, identifichi il target di riferimento e determini i canali di comunicazione migliori per le attività di team building.

Questo modello personalizzabile e pronto all'uso modello di piano di comunicazione è in formato lavagna online. È possibile utilizzare anche stati personalizzati come "Aperto" e "Completato"

La comunicazione tra client, dirigenti e manager viene semplificata utilizzando moduli e assegnando attività ed elenchi. ClickUp è perfetto per lavorare con team di grandi dimensioni e per gestirli tutti con la funzionalità/funzione "team"._

Christian Gonzalez, Coordinatore Amministrativo, Cámara Nacional de Comercio, Servicios y Turismo de Guadalajara

Leggi anche: 13 Migliori software di comunicazione interna per il lavoro nel 2024

Benefici dell'utilizzo di ClickUp per facilitare le conversazioni

Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo di ClickUp per favorire le conversazioni:

• Piattaforma centralizzata: Fornisce una piattaforma centralizzata in cui i provider possono facilmente accedere e partecipare alle conversazioni virtuali sul water cooler
• Opzioni di personalizzazione: Offre varie opzioni di personalizzazione, consentendo ai team di creare spazi virtuali per il refrigerio dell'acqua in linea con le loro specifiche esigenze e preferenze
• Integrazione con altri strumenti: Si integra perfettamente con altri strumenti popolari, come Slack e Zoom, rendendo più semplice l'integrazione delle conversazioni virtuali nel flusso di lavoro esistente
• Accessibilità: Accessibile da qualsiasi luogo con una connessione a Internet, ideale per i team remoti e ibridi
• Analisi e approfondimenti: fornisce analisi e approfondimenti sull'utilizzo degli spazi di refrigerazione virtuale. Queste informazioni possono essere utili per identificare le tendenze, misurare il coinvolgimento e prendere decisioni basate sui dati per migliorare l'efficacia di queste conversazioni

Leggi anche: ABC del posto di lavoro (alleati, amici e colleghi): Una guida su come farsi degli amici sul lavoro

Misurare l'esito positivo delle conversazioni virtuali nel dispenser d'acqua

Prima di tutto, da fare: come si definisce l'esito positivo in questo contesto? Tutto si riduce alla partecipazione e al coinvolgimento dei dipendenti. Osservate quanto spesso i membri del team partecipano a queste chat informali

Le conversazioni fluiscono in modo naturale? Si uniscono diverse persone o ci sono sempre le stesse poche voci? Il monitoraggio della partecipazione può darvi un'idea chiara di quanto queste interazioni virtuali risuonino con il vostro team.

Misurare l'efficacia delle conversazioni virtuali richiede un mix di osservazione, dati e feedback.

Ecco un modo molto diretto di affrontarlo:

notate se vengono esplorati argomenti diversi, il che indica un interesse e un impegno diversi.

✅ Monitoraggio della partecipazione

monitorare la frequenza con cui i membri del team si uniscono alla discussione

✅ Verificare se la partecipazione è trasversale al team o concentrata

osservare la profondità e il tono delle discussioni

✅ Valutare se le conversazioni sono spontanee o se sembrano forzate.

Da fare, il modo più sensato per rendersi conto dell'impatto delle vostre iniziative di raffreddamento virtuale è quello di chiedere semplicemente ai vostri dipendenti.

Inviate sondaggi e moduli di feedback ai dipendenti e date voce al vostro team. Otterrete informazioni preziose su come si sentono nel loro ambiente di lavoro, sia per quanto riguarda gli aspetti formali che quelli informali.

Fate domande specifiche sulle chat virtuali:

• Le trovano utili?
• Da fare, si sentono più in connessione con i colleghi come risultato?

• Ci sono suggerimenti per rendere queste interazioni più significative?

  Il feedback ottenuto può aiutarvi a perfezionare il vostro approccio e ad assicurarvi che queste conversazioni servano effettivamente allo scopo.

Superare le sfide delle conversazioni virtuali nel refrigeratore d'acqua

Le conversazioni virtuali possono essere un'ancora di salvezza per la coesione del team in un ambiente di lavoro da remoto o ibrido, ma da fare con le proprie sfide.

Esaminiamo alcuni punti dolenti comuni e come affrontarli:

L'importanza di linee guida e aspettative di comunicazione chiare

Linee guida e aspettative di comunicazione cancellate sono essenziali per l'esito positivo delle conversazioni virtuali. Aiutano a stabilire una condivisione delle interazioni, dei contributi e del mantenimento di un ambiente positivo e inclusivo.

Linee guida e aspettative chiave da considerare:

• Comportamento rispettoso e inclusivo: Incoraggiare tutti a trattare gli altri con rispetto, indipendentemente dalle differenze. Evitare un linguaggio discriminatorio o offensivo
• Partecipazione attiva: incoraggiare tutti i partecipanti a contribuire ed evitare di dominare la discussione
• Gestione del tempo: Essere attenti al tempo ed evitare di andare fuori tema per periodi prolungati
• Riservatezza: Rispettare la privacy degli altri ed evitare la condivisione di informazioni riservate
• **Seguire il galateo tecnico di base, come disattivare i microfoni quando non si parla ed evitare il rumore di fondo

Stabilendo linee guida e aspettative chiare in materia di comunicazione, i team possono creare un'esperienza virtuale di raffreddamento dell'acqua più produttiva, piacevole e inclusiva.

Incoraggiare le conversazioni con ClickUp

Le conversazioni, pur essendo tradizionalmente associate a luoghi di lavoro fisici, rimangono una componente essenziale per creare un ambiente di lavoro positivo e produttivo, soprattutto per i team remoti e ibridi.

Queste interazioni informali sono fondamentali per costruire relazioni, migliorare la comunicazione, migliorare il morale e promuovere un senso di comunità. Sfruttando gli strumenti giusti e concentrandosi sulla connessione e sul coinvolgimento, le aziende possono adattarsi a questi cambiamenti mantenendo intatta l'essenza della loro cultura.

In sostanza, mentre il distributore d'acqua fisico può essere una reliquia del passato, lo spirito di quelle impostazioni casuali può prosperare in un'impostazione remota. L'importante è utilizzare strumenti come ClickUp per unire le persone, coltivare le relazioni e mantenere vivo lo spirito del team, indipendentemente dal luogo in cui si lavora. Iscrivetevi a ClickUp oggi stesso!