Le piccole e medie imprese devono affrontare una sfida difficile nella gestione delle scorte, indipendentemente dal settore. Da fare per soddisfare la domanda dei clienti riducendo al minimo i costi associati all'eccesso di scorte o alle giacenze di magazzino?
Essendo la linfa vitale delle operazioni di vendita al dettaglio e all'ingrosso, la gestione delle scorte assicura che le aziende possano operare in modo efficiente.
In un panorama sempre più competitivo, in cui le aspettative dei clienti sono elevate e le condizioni di mercato cambiano rapidamente, un piano di scorte inadeguato può portare a ripercussioni finanziarie significative, come l'aumento dei costi di trasporto e la perdita di opportunità commerciali.
Tuttavia, l'ottimizzazione delle scorte assicura la disponibilità dei prodotti, riduce le scorte in eccesso e libera il capitale, migliorando il flusso di cassa e la soddisfazione dei clienti. È chiaro che la pianificazione e la gestione delle scorte sono aspetti critici per la gestione di un'azienda e per determinarne l'esito positivo.
Questo articolo analizza come migliorare e padroneggiare il processo di pianificazione delle scorte. Ma prima di tutto, stabiliamo le basi.
Capire il piano di inventario
Immaginate questo: avete sviluppato un prodotto di esito positivo e, non appena lo lanciate, siete certi che andrà a ruba. Fate scorte, lo commercializzate e aspettate che appaia il cartello "tutto esaurito". Tuttavia, si presenta un problema inaspettato e i tempi di consegna sono più lunghi del previsto.
Il risultato è che i clienti iniziano a cancellare gli ordini e a chiedere il rimborso. Il prolungamento dei tempi di consegna ha messo in ombra la produttività del prodotto, lasciandovi con un inventario invenduto e senza acquirenti.
Un successo e una sconfitta, letteralmente!
Fare scorte di prodotti senza valutare attentamente la domanda può portare a un eccesso di scorte, a un aumento dei costi di stoccaggio e a potenziali sprechi. L'effetto a valle incide pesantemente sulla redditività e sull'efficienza operativa della vostra azienda.
D'altra parte, la comprensione e l'implementazione di strategie intelligenti possono aiutarvi a essere all'avanguardia. Una corretta gestione delle scorte è una questione di stratificazione. A lungo termine, software di gestione dell'inventario può rendere l'intero lavoro richiesto molto più semplice e affidabile.
Che cos'è il piano d'inventario?
La pianificazione dell'inventario comporta la gestione e l'organizzazione della produttività che un marchio intende vendere per generare profitti. Comprende varie logistiche e strategie che devono essere attuate quotidianamente per garantire il buon funzionamento di un'azienda.
Il piano delle scorte varia da azienda a azienda. Una strategia non può essere applicata a tutti.
Ad esempio, non è possibile fare scorte per periodi più lunghi se si tratta di un'azienda di moda o di alimenti deperibili. L'obiettivo principale di una casa di moda è vendere le scorte prima che vadano fuori moda. Per un'azienda alimentare, immagazzinare troppo senza un'apparente necessità potrebbe causare danni alle scorte.
L'inventario ha valore solo se continua a muoversi e dà luogo a un flusso di cassa redditizio.
Vantaggi del piano di inventario
Un piano d'inventario efficiente consente all'azienda di ottenere ricavi senza complicazioni. Questa è la vostra linea di base.
Ecco i quattro benefici chiave di una corretta pianificazione e gestione del magazzino.
Aumento della redditività
Ogni dollaro di inventario che un'azienda trattiene oltre il livello ideale genera dal 20% al 30% di costi aggiuntivi Dany Couillard , Direttore presso BDC Un accurato piano delle scorte vi permette di realizzare profitti, migliorare le opportunità ed espandere le vendite stagionali. Il monitoraggio delle prestazioni e l'analisi dei dati storici commerciali vi permetteranno di negoziare con i fornitori, gli imballatori e i trasportatori in modo che le scorte siano sempre a livelli ottimali.
Soddisfazione del cliente
Prendiamo l'esempio di una libreria chiamata Forgotten Chapter. La libreria inizia come un'azienda di libri classici, con pile di romanzi in sconto e gente che si accalca per comprarli.
Qualche mese dopo, Forgotten Chapter decide di evolversi con la tendenza e vende gli ultimi romanzi in rapida evoluzione. I magazzini si riempiono e l'attività aziendale raddoppia. Nel frattempo, perdono di vista il monitoraggio dei classici d'epoca, la loro specialità. Alla fine, gli ingressi dei clienti diminuiscono, i clienti abituali si fermano e le vendite commerciali crollano.
Da fare: qual è il problema?
Da un lato, l'azienda ha messo in stock le ultime novità, migliorando le vendite commerciali iniziali, ma dall'altro, facendo ciò, ha perso la sua proposta di vendita unica (USP). Erano le loro impostazioni classiche che li distinguevano veramente.
Da fare significa che le aziende non dovrebbero evolversi con le tendenze? Assolutamente no: devono farlo. Tuttavia, ciò che Forgotten Chapter ha trascurato è stata l'analisi dei KPI e la gestione degli ordini. Questo è un classico caso di pianificazione delle scorte sbagliata. Software di gestione degli ordini può aiutarvi a tenere traccia degli ordini passati, consentendovi di pianificare e scalare di conseguenza.
Il piano delle scorte è direttamente collegato alla soddisfazione dei clienti. Analizzate i dati commerciali passati, prevedete le tendenze future delle vendite e implementate una strategia adatta alla vostra azienda. Sfruttate il vostro punto di vendita unico per attirare clienti fedeli.
Riduzione dei costi di stoccaggio
Molte startup tendono ad accumulare scorte in eccesso, il che comporta l'impiego di preziosi fondi iniziali. La pianificazione dell'inventario, invece, libera il capitale. Le domande chiave da porsi sono: Da dove si vende il prodotto? Da dove si vende? Chi è il cliente ideale?
Rispondendo a queste domande, è possibile iniziare a ridurre efficacemente i costi di gestione.
Per fare questo è necessario pianificare e conoscere le capacità aziendali. Si tratta di esaminare i dati, calcolare le scorte attuali e prevedere le tendenze future, riducendo così i costi di detenzione delle scorte immobili. Potete guidare la vostra azienda mostrando loro il piano della capacità produttiva con l'aiuto di semplici fogli Excel e di facili modelli per la pianificazione dell'inventario .
Migliorare l'efficienza della catena di approvvigionamento
Il piano delle scorte Just-In-Time (JIT) è una pratica estremamente efficace per evitare l'eccesso di scorte. Consiste nel ricevere merci e materie prime dai fornitori solo quando sono necessarie.
Il piano di inventario JIT è noto anche come TPS o Toyota Production System, dal nome della famosa azienda automobilistica che ha adottato questo modus operandi all'inizio degli anni '70. Toyota ordina i pezzi di ricambio per i suoi veicoli solo quando sono necessari o quando riceve ordini per nuove auto.
Anche questo è un risultato di un'efficace gestione della catena di fornitura.
Qui, Modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp consente di creare fogli di calcolo che rendono la gestione dell'inventario gratis.
Scoprite come semplificare i fogli di calcolo ricchi di contenuti con il modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp
Questo modello può aiutarvi a valutare e selezionare i migliori fornitori per la vostra produttività, a raccogliere feedback per monitorare le loro prestazioni e a migliorare la comunicazione e la collaborazione.
Con questo modello è possibile
- Aggiungere campi personalizzati per separare i fornitori in base alla redditività, alla logistica, alle tempistiche e alla reattività
- Usare 16 diversi attributi personalizzati, come Osservazioni, Numero di contatto, Email del fornitore, Tempestività e Marchi, per salvare le informazioni sui fornitori e visualizzare facilmente i dati dei venditori
- Aprire quattro diverse visualizzazioni in diverse configurazioni di ClickUp, come Valutazioni del fornitore, Guida introduttiva, Informazioni sul fornitore e Modulo di valutazione del fornitore, per accedere facilmente e organizzare tutte le informazioni
Leggi anche: 10 modelli di elenco fornitori gratis per gestire i contatti
Sfide del processo di pianificazione dell'inventario
L'aspetto più complesso del piano di inventario è la gestione e il senso di grandi volumi di dati.
Ogni ordine deve essere firmato, i dettagli del trasporto menzionati, i dettagli del magazzino o dello stoccaggio elaborati e i costi per ogni piccolo aspetto dell'azienda devono essere fatturati e contabilizzati.
Tutto questo richiede un sistema di inventario impeccabile e facile da usare, per non menzionare un sistema avanzato di gestione delle scorte piano logistico avanzato .
Alcune altre sfide che possono sorgere sono
- Mancanza di affidabilità dei fornitori e scarsa comunicazione
- Previsioni imprecise che portano a cali non pianificati della domanda dei consumatori
- La visibilità delle scorte può essere limitata anche con ore di piano
- I processi di pianificazione delle scorte che non si basano su dati, tendenze e analisi di mercato possono saltare
- Una cattiva gestione delle risorse umane; un cambiamento del personale, interno o presso un rivenditore, potrebbe influenzare la pianificazione dell'inventario
Metodi di pianificazione dell'inventario
Sebbene esistano diversi modelli di pianificazione delle scorte, abbiamo scelto di concentrarci su alcuni importanti.
Quantità d'ordine economica (EOQ)
È la quantità ideale di scorte che un'azienda deve avere per ridurre i costi di gestione. Se un marchio è in grado di raggiungere questo obiettivo, è un significativo passaggio in avanti.
EOQ = √(2 * D * S) / H
Questa è la formula che dovete adattare al vostro modulo aziendale, dove:
S è il costo d'ordine o il costo fisso
D è la quantità annua richiesta
H è il costo di mantenimento o costo variabile
Questa formula vi indicherà l'inventario di cui avete bisogno in un dato momento per consentire alla vostra azienda di funzionare senza problemi. Se ritenete che sia difficile da gestire, potete utilizzare una formula di tipo strumento di gestione degli acquisti per semplificare l'attività.
Modello dei punti di riordino
Il punto di riordino è il punto suggestivo in cui un'azienda deve riordinare l'inventario per evitare di correre il rischio di una scarsa disponibilità.
Prendiamo ad esempio un panificio. L'azienda è specializzata in brioche e le esaurisce subito dopo aver sfornato un lotto fresco. I clienti e il titolare sono soddisfatti. Improvvisamente sorgono problemi con l'approvvigionamento del burro. Il fornitore ha problemi di alimentazione e questo influisce sul processo di cottura. Il panificio subisce un ritardo nelle forniture. Questo porta a un notevole calo dei clienti.
Che cosa è successo in questo caso? Non esisteva un modello di punto di riordino adeguato.
Per evitare incidenti di questo tipo, è necessario disporre di un modello di sistema di note sulla merce ricevuta è saggio. In questo modo è possibile monitorare i fornitori e il processo della catena di approvvigionamento, aiutandovi a stabilire quando è necessario ordinare altre scorte.
Piano delle scorte sicuro
Questa pratica di gestione dell'inventario vi garantisce di mantenere una quantità sicura di scorte nello spazio di archiviazione, in modo da non rimanere senza durante un'impennata della domanda. Questa pratica lavora come una polizza assicurativa per tenervi a galla.
Dovete sfruttare l'analisi della catena del valore per aumentare la longevità aziendale e garantire una gestione delle scorte il più efficiente possibile. Questo processo vi dà un vantaggio sulla concorrenza.
Un piano di scorte sicuro, supportato dall'analisi della catena del valore, aiuta a prevedere le tendenze future della domanda.
Analisi ABC
L'analisi ABC è il processo di categorizzazione delle scorte in tre gruppi.
- A contribuisce al 20% della produttività, da cui risulta il 70% delle vendite
- B contribuisce al 30% medio dei prodotti, che risulta nel 20% delle vendite commerciali
- C rappresenta il 50% inferiore dei prodotti, che risulta nel 10% delle vendite
Questa analisi accelera la pianificazione e la gestione delle scorte. Aiuta le aziende a decidere cosa immagazzinare e quanto immagazzinare. Quando si analizzano le esigenze di spazio di archiviazione in base all'ABC, si stabiliscono meglio le priorità.
Ora impariamo a creare ed eseguire un piano di inventario!
Come sviluppare e attuare un piano di inventario
Sviluppare e implementare un piano di inventario nella vostra azienda è una sfida formidabile. Ma ecco una rapida guida con passaggi rapidi per affrontarla.
Passaggi per sviluppare un piano di inventario ed eseguirlo
- Prendete un elenco dei vostri prodotti e classificateli in categorie
- Fate una ricerca approfondita e un'analisi accurata dei dati. Dovete conoscere a fondo il vostro prodotto e sapere esattamente dove viene venduto
- Elencate i potenziali fornitori in base a preferenze, posizione, qualità e accessibilità. Analizzate le loro prestazioni con un periodo di prova
- Utilizzare un sistema di gestione degli ordini e delle forniture integrato e facile da usare per i principianti
- Creare un sistema semplice ed efficiente
- Formare i dipendenti a seguire il sistema. Monitoraggio delle prestazioni regolarmente
- Monitorate il rapporto di rotazione dell'inventario. Questa sarà la vostra base, che potrete modificare man mano in base ai dati
- Creare un modello di punti di riordino e pratiche di stoccaggio sicure
- Cercate di migliorare continuamente con un'analisi e un monitoraggio approfonditi dei dati
- Una volta ottenuto tutto questo, automatizzare ogni volta che è possibile
Seguendo questi passaggi e utilizzando sistemi affidabili software di pianificazione dell'inventario per il commercio elettronico è possibile pianificare l'inventario in modo corretto e alimentare la crescita aziendale.
Utilizzo di ClickUp per pianificare e gestire i sistemi di inventario ClickUp aiuta a gestire e ordinare l'inventario in modo efficiente, offrendo funzionalità altamente personalizzabili che possono essere adattate a qualsiasi azienda.
Prendete il Modello di gestione dell'inventario ClickUp ad esempio. È in grado di gestire e personalizzare efficacemente le vostre esigenze. Inoltre, è uno strumento di pianificazione dell'inventario estremamente user-friendly.
Utilizzate il modello di gestione dell'inventario di ClickUp per avviare il piano di gestione dell'inventario della vostra azienda
Questo modello può aiutarvi in diversi modi:
- Semplifica l'organizzazione. È possibile fare un elenco delle scorte, tenere traccia delle consegne dei fornitori e delle spedizioni dei clienti
- È possibile controllare con precisione lo stato degli ordini e i punti di riordino
- È possibile creare fogli di inventario di facile accesso da condividere con dipendenti e fornitori per gestire in modo efficiente la catena di approvvigionamento
- Il modello è personalizzabile. Ciò significa che è possibile modificare e creare campi personalizzati per la gestione dell'inventario, come Prossimo ordine, Ops Manager, Ordinato, Inventario corrente e Quantità dell'ordine
- È inoltre possibile migliorare il monitoraggio con automazioni e tag di ricerca specifici
- Dispone di sette viste personalizzate: tabella, elenco, sequenza, aggiornamenti degli ordini e valore, per una migliore comprensione e pianificazione dell'inventario
Tenete sotto controllo l'intero inventario e il suo impatto sulla vostra catena di fornitura con il modello di inventario di ClickUp
Supply chain e gestione dell'inventario vanno di pari passo. E Il modello di inventario di ClickUp rende il monitoraggio dell'intera catena di fornitura veloce, facile ed efficiente.
Con questo modello è possibile:
- Gestire in tempo reale i livelli delle scorte e degli ordini
- Monitorare le spedizioni e le date di consegna in più magazzini
- Analizzare le tendenze per migliorare il processo decisionale
Questo modello può snellire il processo di inventario e ridurre gli errori umani, consentendo una migliore previsione e visibilità dei livelli di inventario per identificare potenziali problemi.
È possibile aggiungere stati personalizzati (Aperto e Completato) per monitorare lo stato di ogni elemento dell'inventario. Inoltre, è possibile utilizzare 15 diversi attributi personalizzati, come Richiesto da, Quantità necessaria, Posizione del fornitore, Punto di riordino e Costo unitario, per salvare informazioni sull'inventario e visualizzare facilmente i dati di magazzino.
È anche possibile aprire sei visualizzazioni in diverse configurazioni di ClickUp, come Inventario, Per fornitore, Posizione del fornitore, Modulo d'ordine, Inizia qui e altre ancora, per aiutarvi a gestire l'inventario.
Superare le sfide della gestione dell'inventario con ClickUp
La gestione dell'inventario è un processo continuo, non un lavoro richiesto una tantum. Costruite un elenco di fornitori affidabili, comunicate chiaramente le vostre esigenze, formate i vostri dipendenti sul sistema, monitorate e monitorate lo stato, automatizzate e migliorate continuamente.
Ma non sottovalutate l'importanza di adottare un software di pianificazione dell'inventario come ClickUp, che semplifica tutti i passaggi sopra descritti, rendendo la pianificazione dell'inventario più prevedibile, sicura e un vantaggio per l'azienda. Iniziare con ClickUp oggi stesso!