Le piccole e medie imprese devono affrontare una sfida difficile nella gestione dell'inventario, indipendentemente dal settore. Come soddisfare la domanda dei clienti riducendo al minimo i costi associati all'eccesso di scorte o all'esaurimento delle scorte?
Essendo la linfa vitale delle operazioni di vendita al dettaglio e all'ingrosso, la gestione dell'inventario garantisce che le aziende possano operare in modo efficiente.
In un panorama sempre più competitivo, dove le aspettative dei clienti sono elevate e le condizioni di mercato cambiano rapidamente, una pianificazione inadeguata delle scorte può portare a ripercussioni finanziarie significative, come l'aumento dei costi di trasporto e la perdita di opportunità commerciali.
Tuttavia, l'ottimizzazione dell'inventario garantisce la disponibilità dei prodotti, riduce le scorte in eccesso e libera capitale, portando a un miglioramento del flusso di cassa e della soddisfazione dei clienti. È evidente che la pianificazione e la gestione dell'inventario sono aspetti fondamentali per la gestione di un'azienda e per determinarne il successo.
Questo articolo esplora come migliorare e padroneggiare il processo di pianificazione dell'inventario. Ma prima, stabiliamo le basi.
Comprendere la pianificazione delle scorte
Immagina questo: hai sviluppato un prodotto di successo e, non appena viene lanciato, sei sicuro che andrà a ruba. Fai scorta, lo commercializzi e aspetti che appaia il cartello "esaurito". Tuttavia, sorge un problema imprevisto e ora i tempi di consegna sono più lunghi del previsto.
Di conseguenza, i tuoi clienti stanno iniziando a cancellare gli ordini e a richiedere rimborsi. I tempi di consegna prolungati hanno oscurato la domanda del prodotto, lasciandoti con un inventario invenduto e senza acquirenti.
Un successo o un fallimento, letteralmente!
Fare scorta di prodotti senza valutare attentamente la domanda può portare a un eccesso di inventario, a un aumento dei costi di spazio di archiviazione e a potenziali sprechi. L'effetto a valle ha un impatto negativo sulla redditività e sull'efficienza operativa della tua azienda.
D'altra parte, comprendere e implementare strategie intelligenti può aiutarti a rimanere al passo con i tempi. Una corretta gestione dell'inventario si basa sulla stratificazione. A lungo termine, un software di gestione dell'inventario può ridurre notevolmente il lavoro richiesto e rendere l'intero processo molto più semplice e affidabile.
Che cos'è la pianificazione dell'inventario?
La pianificazione dell'inventario comporta la gestione e l'organizzazione dei prodotti che un marchio intende vendere per generare profitti. Comprende varie logistiche e strategie che devono essere implementate quotidianamente per garantire il buon funzionamento di un'azienda.
La pianificazione dell'inventario varia da azienda ad azienda. Non esiste una strategia valida per tutti.
Ad esempio, fare scorte per periodi più lunghi non è un'opzione se hai un'attività nel settore della moda o dei prodotti alimentari deperibili. L'obiettivo principale di una casa di moda è vendere le proprie scorte prima che passino di moda. Per un'azienda alimentare, immagazzinare quantità eccessive senza un'apparente necessità potrebbe portare al deterioramento delle scorte.
L'inventario è prezioso solo se continua a muoversi e dà luogo a un flusso di cassa redditizio.
Vantaggi della pianificazione dell'inventario
Una pianificazione efficiente delle scorte consente alla tua azienda di generare ricavi senza complicazioni. Questo è il tuo punto di partenza.
Ecco i quattro vantaggi principali di un corretto piano e gestione dell'inventario.
Aumento della redditività
Ogni dollaro di inventario che un'azienda detiene oltre il suo livello ideale genera dal 20% al 30% di costi aggiuntivi.
Ogni dollaro di inventario che un'azienda detiene oltre il suo livello ideale genera dal 20% al 30% di costi aggiuntivi.
Una pianificazione accurata dell'inventario consente di realizzare profitti, aumentare le opportunità e ampliare le vendite stagionali. Il monitoraggio delle prestazioni e l'analisi dei dati storici di vendita consentiranno di negoziare con fornitori, imballatori e trasportatori in modo che l'inventario sia sempre a livelli ottimali.
Soddisfazione del cliente personalizzata
Prendiamo come esempio una libreria chiamata Forgotten Chapter. La libreria nasce come un classico negozio di libri, con pile di romanzi con sconto e persone che accorrono per acquistarli.
Qualche mese dopo, Forgotten Chapter decide di adeguarsi alla tendenza e vende i romanzi più recenti e di grande successo. Riempiono i loro magazzini e il business raddoppia. Nel frattempo, perdono di vista lo stoccaggio dei classici vintage, la loro specialità. Alla fine, i clienti occasionali diminuiscono, quelli abituali smettono di venire e le vendite crollano.
Qual è secondo te il problema in questo caso?
Hanno immagazzinato le ultime uscite, migliorando le vendite iniziali, ma così facendo hanno perso la loro proposta di vendita unica (USP). Erano le loro offerte classiche a distinguerli davvero.
Questo significa che le aziende non dovrebbero evolversi con le tendenze? Assolutamente no, dovrebbero farlo. Tuttavia, ciò che Forgotten Chapter ha trascurato è stata l'analisi dei KPI e la gestione degli ordini. Questo è un classico caso di pianificazione dell'inventario andata male.
Il software di gestione degli ordini può aiutarti a effettuare il monitoraggio degli ordini passati, consentendoti di pianificare e scalare di conseguenza.
La pianificazione dell'inventario è direttamente collegata alla soddisfazione dei clienti. Analizza i dati di vendita passati, prevedi le tendenze di vendita future e implementa una strategia adatta alla tua attività. Sfrutta il tuo punto di forza unico per attirare clienti fedeli.
Riduzione dei costi di magazzinaggio
Molte startup tendono a sovrastimare le scorte, immobilizzando così preziosi fondi iniziali. La pianificazione delle scorte, invece, libera il capitale. Le domande chiave da porsi sono: come si vende il prodotto? Dove si vende? Chi è il cliente ideale?
Rispondendo a queste domande, potrai iniziare a ridurre efficacemente i costi di magazzino.
Gran parte di questo impegno richiede pianificazione e conoscenza delle capacità della tua azienda. Implica l'analisi dei dati, il calcolo delle scorte attuali e la previsione delle tendenze future, riducendo così i costi di mantenimento delle scorte immobili. Puoi guidare la tua azienda mostrando loro la pianificazione della capacità con l'aiuto di semplici fogli Excel e facili modelli di pianificazione delle scorte.
Migliora l'efficienza della catena di approvvigionamento
La pianificazione delle scorte Just-In-Time (JIT) è una pratica molto efficace per evitare l'eccesso di scorte. Consiste nel ricevere merci e materie prime dai fornitori solo quando sono necessarie.
La pianificazione delle scorte JIT è nota anche come TPS o Toyota Production System, dal nome della rinomata casa automobilistica che ha adottato questo modus operandi all'inizio degli anni '70. Toyota ordina i ricambi per i propri veicoli solo quando necessario o quando riceve ordini per nuove auto.
Questo è anche il risultato di un'efficace gestione della catena di approvvigionamento.
Qui, il modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp ti consente di creare fogli di calcolo che semplificano la gestione dell'inventario.
Questo modello può aiutarti a valutare e effettuare la selezione dei migliori fornitori per i tuoi prodotti, raccogliere feedback per monitorarne le prestazioni e migliorare la comunicazione e la collaborazione.
Con questo modello, puoi
- Aggiungi campi personalizzati per separare i fornitori in base a fattibilità, logistica, tempistiche e reattività.
- Utilizza 16 diversi attributi personalizzati, come Note, Numero di contatto, E-mail del fornitore, Tempestività e Marchi, per salvare le informazioni sui fornitori e visualizzare facilmente i dati relativi ai fornitori.
- Apri quattro diverse visualizzazioni in diverse configurazioni di ClickUp, come Valutazioni dei fornitori, Guida introduttiva, Informazioni sui fornitori e Modulo di valutazione dei fornitori, per accedere facilmente e organizzare tutte le informazioni.
Sfide del processo di pianificazione dell'inventario
L'aspetto più complesso della pianificazione dell'inventario è la gestione e l'interpretazione di grandi volumi di dati.
Ogni ordine deve essere firmato, devono essere effettuate menzioni dei dettagli di trasporto, devono essere elencati in modo dettagliato i dettagli relativi al magazzino o allo stoccaggio delle scorte e devono essere fatturati e contabilizzati i costi di ogni piccolo aspetto dell'attività.
Tutto ciò richiede un sistema di inventario impeccabile e facile da usare, per non parlare di una pianificazione logistica avanzata.
Altre sfide che possono presentarsi sono
- Mancanza di affidabilità dei fornitori e scarsa comunicazione
- Previsioni anticipate inaccurate che portano a cali imprevisti della domanda dei consumatori
- La visibilità dell'inventario può diventare limitata anche dopo ore di piano
- I processi di pianificazione dell'inventario che non si basano su dati, tendenze e analisi di mercato potrebbero fallire.
- Cattiva gestione delle risorse umane; un cambiamento nel personale, sia interno che presso un rivenditore, potrebbe influire sulla pianificazione dell'inventario.
Metodi di pianificazione dell'inventario
Sebbene esistano diversi modelli di piano dell'inventario, abbiamo scelto di concentrarci su alcuni dei più importanti.
Quantità economica di ordine (EOQ)
Questa è la quantità ideale di inventario che un'azienda deve avere per ridurre i costi di magazzino. Se un marchio riesce a raggiungere questo obiettivo, compie un passaggio significativo.
EOQ = √(2 D S) / H
Questa è la formula che devi adattare al tuo modello aziendale, dove:
S è il costo dell'ordine o il costo fisso
D è la quantità richiesta annualmente
H è il costo di detenzione o costo variabile
Questa formula ti indicherà le scorte di cui hai bisogno in un dato momento per consentire alla tua attività di funzionare senza intoppi. Se ritieni che sia difficile da gestire, puoi utilizzare uno strumento di gestione degli acquisti per semplificare l'attività.
Modello del punto di riordino
Il punto di riordino è il momento consigliato in cui un'azienda deve riordinare le scorte per evitare il rischio di esaurimento delle forniture.
Prendiamo ad esempio una panetteria. L'attività è specializzata in brioche e vende tutto il prodotto appena sfornato. I clienti e il titolare sono soddisfatti. Improvvisamente, però, sorgono problemi con l'approvvigionamento del burro. Il fornitore deve affrontare problemi di alimentazione elettrica, che influiscono sul processo di cottura. La panetteria subisce un ritardo nella fornitura. Questo alla fine porta a un calo considerevole dei clienti.
Cosa è successo in questo caso? Non era stato implementato un modello adeguato per il punto di riordino.
Per evitare tali incidenti, è consigliabile disporre di un sistema di note di merce in entrata. Ciò consente il monitoraggio dei fornitori e del processo della catena di approvvigionamento, aiutandoti a determinare quando effettuare un ordine per più scorte.
Piano di pianificazione delle scorte di sicurezza
Questa pratica di gestione dell'inventario ti garantisce di mantenere una quantità sicura di scorte in spazio di archiviazione, in modo da non rimanere senza durante un picco della domanda. Funziona proprio come una polizza assicurativa che ti permette di rimanere a galla.
È necessario sfruttare l'analisi della catena del valore per aumentare la longevità dell'azienda e garantire una gestione delle scorte il più efficiente possibile. Questo processo offre un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza.
Una pianificazione sicura delle scorte, supportata dall'analisi della catena del valore, aiuta a prevedere le tendenze future della domanda.
Analisi ABC
L'analisi ABC è il processo di classificazione dell'inventario in tre gruppi.
- A contribuisce al 20% dei tuoi prodotti più venduti, che rappresentano il 70% delle vendite.
- B contribuisce al 30% dei tuoi prodotti, il che ha come risultato il 20% delle vendite.
- C è il 50% dei tuoi prodotti meno venduti, che hanno un risultato del 10% delle vendite.
Questa analisi accelera la corretta pianificazione e gestione dell'inventario. Aiuta le aziende a decidere cosa immagazzinare e in che quantità. Quando analizzi le tue esigenze di spazio di archiviazione in base al tuo ABC, riesci a stabilire meglio le priorità.
Ora impariamo come creare e attuare un piano di inventario!
Come sviluppare e implementare un piano di inventario
Sviluppare e implementare un piano di inventario nella tua attività è una sfida formidabile. Ma ecco una guida rapida passo dopo passo per affrontarla.
Passaggi per sviluppare un piano di inventario ed eseguirlo
- Prendi un elenco dei tuoi prodotti e classificali per categoria.
- Effettua ricerche approfondite e analizza i dati in modo accurato. Devi conoscere a fondo il tuo prodotto e sapere esattamente dove viene venduto.
- Elenca i potenziali fornitori in base a preferenze, posizione, qualità e accessibilità. Analizza le loro prestazioni attraverso un periodo di prova.
- Utilizza un sistema di gestione degli ordini e delle forniture integrato e intuitivo anche per i principianti.
- Crea un sistema semplice ed efficiente
- Forma i dipendenti affinché seguano il sistema. Monitora regolarmente le prestazioni.
- Effettua il monitoraggio del tuo indice di rotazione delle scorte. Questo sarà il tuo punto di partenza, che potrai modificare man mano in base ai dati raccolti.
- Crea un modello di punto di riordino e pratiche di stoccaggio sicure
- Cerca di migliorare continuamente attraverso un'analisi approfondita dei dati e un monitoraggio costante.
- Una volta che hai tutto questo, effettua l'automazione il più possibile.
Seguendo questi passaggi e utilizzando un software affidabile per la pianificazione dell'inventario e-commerce, potrai mettere in carreggiata la pianificazione dell'inventario e alimentare la crescita del tuo business.
Utilizzo di ClickUp per pianificare e gestire i sistemi di inventario
ClickUp ti aiuta a gestire e ordinare le scorte in modo efficiente, offrendo al contempo funzionalità/funzioni altamente personalizzabili che possono essere adattate a qualsiasi attività aziendale.
Prendiamo ad esempio il modello di gestione dell'inventario ClickUp. È in grado di gestire e personalizzare efficacemente le tue esigenze. Inoltre, è uno strumento di pianificazione dell'inventario estremamente intuitivo.
Questo modello può aiutarti in diversi modi:
- Semplifica l'organizzazione. Puoi creare un elenco delle scorte, effettuare il monitoraggio delle consegne dei fornitori e effettuare il monitoraggio delle spedizioni dei clienti.
- Puoi controllare lo stato degli ordini e i punti di riordino con precisione.
- Puoi creare fogli di inventario di facile accesso per la condivisione con dipendenti e fornitori per gestire in modo efficiente la catena di approvvigionamento.
- Il modello è personalizzabile. Ciò significa che puoi modificare e creare campi personalizzati per gestire il tuo inventario, come Prossimo ordine, Responsabile operativo, Ordinato, Inventario attuale e Quantità dell'ordine.
- Puoi anche migliorare il monitoraggio grazie all'automazione e a tag di ricerca specifici.
- Dispone di sette visualizzazioni personalizzate (tabella, Sequenza, elenco, aggiornamenti degli ordini e valore) per comprendere e pianificare meglio il tuo inventario.
La gestione della catena di approvvigionamento e dell'inventario vanno di pari passo. Il modello di inventario di ClickUp rende il monitoraggio dell'intera catena di approvvigionamento veloce, facile ed efficiente.
Con questo modello puoi:
- Gestisci i livelli delle scorte e gli ordini in tempo reale
- Effettua il monitoraggio delle spedizioni e delle date di consegna in più magazzini
- Analizza le tendenze per prendere decisioni migliori
Questo modello può semplificare il processo di inventario e ridurre gli errori umani, consentendo una migliore previsione e visibilità dei livelli di inventario per identificare potenziali problemi.
Puoi aggiungere stati personalizzati (Aperto e Completato) per monitorare lo stato di avanzamento di ogni elemento nell'inventario. Inoltre, puoi utilizzare 15 diversi attributi personalizzati, come Richiesto da, Quantità necessaria, Posizione del fornitore, Punto di riordino e Costo unitario, per salvare le informazioni sul tuo inventario e visualizzare facilmente i dati relativi.
Puoi anche aprire sei visualizzazioni in diverse configurazioni di ClickUp, come Inventario, Per fornitore, Posizione fornitore, Modulo d'ordine, Inizia qui e altro ancora, per aiutarti a gestire il tuo inventario.
Supera le sfide della gestione dell'inventario con ClickUp
La gestione dell'inventario è un processo continuo, non un lavoro richiesto una tantum. Crea un elenco di fornitori affidabili, comunica chiaramente le tue esigenze, forma i tuoi dipendenti sul sistema, effettua il monitoraggio e il tracciamento dello stato e implementa l'automazione e migliora continuamente.
Ma non sottovalutare l'importanza di adottare un software di pianificazione dell'inventario come ClickUp. Semplifica tutti i passaggi sopra indicati, rendendo la pianificazione dell'inventario più prevedibile, sicura e un vantaggio per l'azienda.
Inizia oggi stesso con ClickUp!