Asana è uno dei primi operatori nel mercato degli strumenti di gestione delle attività e nel corso degli anni ha sviluppato una solida base di clienti. Da allora sono emersi molti nuovi e potenti strumenti software per l'ambiente di lavoro, come ClickUp.
La tua attività potrebbe essersi ampliata e evoluta, spingendoti a cercare alternative ad Asana. Tuttavia, se i dati relativi a diversi anni di attività sono archiviati in Asana, l'idea di trasferirli tutti su un'altra piattaforma potrebbe farti venire i brividi. Non temere, siamo qui per aiutarti!
In questo post del blog, esploriamo come esportare i tuoi dati aziendali da Asana. Continua a leggere per saperne di più!
Come esportare dati da Asana ad altre app (procedura manuale)
Indipendentemente dalla quantità di dati che desideri esportare, puoi farlo in due modi: manualmente e automaticamente, utilizzando software di terze parti. Ecco come esportare manualmente da Asana.
Passaggio 1: accedi al tuo account Asana e seleziona un'attività o un progetto da esportare
Prima di esportare qualsiasi cosa, assicurati di utilizzare l'ultima versione di Asana. In caso contrario, dedica qualche minuto all'aggiornamento della versione attuale.
Quindi, apri l'app e vai al tuo account Asana. Si aprirà la tua dashboard. Seleziona il progetto che desideri esportare da Asana. Puoi farlo dall'hub centrale o dalla barra laterale in cui sono elencati i progetti.
Tieni presente che Asana ti consente di esportare manualmente le attività da un solo progetto alla volta.
Passaggio 2: accedi al menu del progetto, scegli il tipo di file e scaricalo.
Una volta caricato il progetto, clicca sull'elenco a discesa accanto al titolo del progetto per aprire un menu con le opzioni di importazione, esportazione, spostamento, archiviazione, ecc. Clicca su esporta/stampa. Puoi scegliere se esportare un file JSON o CSV.
JSON: se esporti in formato JSON, un link al file si aprirà in una nuova scheda. Puoi convertire il file JSON in altri formati a seconda delle tue preferenze.
CSV: se scegli l'esportazione in formato CSV, il file verrà scaricato sul tuo computer dal browser. Una volta scaricato, puoi trascinare il file in formato CSV in Excel, che lo aprirà come foglio di calcolo.
Passaggio 3: controlla i dati e salva il file
I dati esportati da Asana conterranno i dettagli del progetto, come l'ID attività, la data di creazione, la data di completamento, la data dell'ultima modifica, il nome, l'assegnatario, la data di scadenza, ecc. Controlla i dati per verificare che non ci siano discrepanze o incongruenze.
Assegna un nome appropriato al file e salvalo in una cartella a tua scelta. Et voilà! L'esportazione è completata. Ora puoi caricare i dati esportati su qualsiasi strumento di tua scelta.
Tuttavia, se utilizzi Asana da molto tempo o gestisci più progetti contemporaneamente, questo processo può diventare estremamente noioso. Inoltre, le esportazioni CSV hanno un limite di 140.000 righe per progetto, creando lacune nei dati. E, se esporti in formato CSV, potrebbe essere necessaria una pulizia dei dati.
È possibile evitare alcuni dei limiti con un processo automatico.
Come esportare dati da Asana ad altre app (processo automatizzato)
Se stai scaricando i tuoi dati per passare a un software di project management alternativo, risparmierai molto tempo ed energia grazie all'esportazione automatizzata. Ti mostreremo come farlo utilizzando l'esempio dell'esportazione da Asana a ClickUp.
Passaggio 1: configura l'area di lavoro di ClickUp
Prima di esportare i progetti da Asana, configura l'area di lavoro su ClickUp in base alle tue esigenze. Utilizza la gerarchia di ClickUp per suddividere il tuo lavoro in cartelle, progetti, attività e attività secondarie.
Crea campi personalizzati e stati personalizzati che riflettano la struttura che hai seguito su Asana (o la struttura che preferisci). Ad esempio, se stai gestendo un progetto di contenuti, puoi impostare stati quali scrittura, modifica, ottimizzazione della ricerca, correzione di bozze, caricamento, distribuzione, ecc.
Una volta impostata la base di ClickUp project management, passa ad Asana per l'esportazione.
Passaggio 2: configura Asana per l'esportazione
Controlla i tuoi progetti Asana e assicurati che tutto sia in ordine. Se hai attività indipendenti, assegnale ai progetti prima di esportarle. Valuta la possibilità di aggiungere note alle attività secondarie, in modo da facilitare il follow-up una volta completato il processo di esportazione.
Aggiungi una nota anche alle attività condivise tra i progetti. Devi riconfigurarlo manualmente in ClickUp. Prendi nota anche delle attività ricorrenti.
Passaggio 3: avvia un'esportazione da Asana
L'integrazione di Asana con ClickUp è uno strumento potente per automatizzare l'esportazione dei dati dei tuoi progetti. Per utilizzare questo strumento, segui questi passaggi.
- Accedi al tuo account ClickUp
- Clicca sull'avatar della tua area di lavoro in basso a sinistra nella dashboard e seleziona le impostazioni.
- Seleziona Importa/Esporta
- Seleziona Asana
- Autorizza ClickUp a importare le tue attività Asana
Passaggio 4: seleziona l'area di lavoro e i progetti da esportare
Dopo l'autorizzazione, vedrai un menu a tendina. Seleziona i progetti che desideri esportare. Puoi esportare tutti i progetti Asana direttamente in ClickUp o personalizzarli in base alle tue esigenze. Mappa gli utenti Asana agli utenti ClickUp per assicurarti di coinvolgere tutto il tuo team.
Passaggio 5: personalizza l'importazione
Seleziona una delle opzioni per importare da Asana. L'importatore di ClickUp ti guiderà attraverso le opzioni disponibili per importare attività chiuse/completate, allegati, attività cardine, ecc. Una volta completata l'importazione, verifica che tutti i dati siano stati inseriti correttamente e che non ci siano errori. Il gioco è terminato!
Ok, sembra abbastanza facile, ma perché dovrei esportare da Asana, vi chiederete? Ecco alcuni possibili motivi.
Perché esportare i dati da Asana?
Asana potrebbe essere uno dei primi strumenti di project management. Da allora, però, sono cambiate molte cose. Sono stati lanciati sul mercato prodotti più recenti con funzionalità e integrazioni più potenti. Ecco alcuni dei limiti di Asana.
Personalizzazione
Asana non consente agli utenti di creare una gerarchia scalabile con ruoli personalizzati, stati personalizzati, ecc. Non è possibile assegnare commenti o aggiungere più assegnatari alle attività su Asana. Tale personalizzazione è fondamentale per un project management agile al giorno d'oggi.
Project management per i progetti software
Asana non è del tutto adatto al project management per progetti software. Ad esempio, non include funzionalità per gestire gli sprint, eseguire calcoli con formule o incorporare fogli di calcolo. Non offre i comandi slash, indispensabili per gli sviluppatori.
Scalabilità
Quando si affrontano progetti complessi con molteplici parti in movimento, Asana potrebbe non essere lo strumento più adatto. La gerarchia di Asana, ad esempio, non offre livelli oltre il primo livello di nidificazione. C'è anche una mancanza di coerenza nella struttura.
Parità di funzionalità
Non include funzionalità di base, come documenti, blocco note, mappe mentali, email incorporate, ecc., che esistono da tempo nelle alternative ad Asana, come ClickUp.
A pagamento o gratis
Molte delle funzionalità di Asana sono disponibili solo per gli utenti a pagamento. Ad esempio, Asana ha dei limiti per quanto riguarda l'assegnazione delle attività, le funzionalità delle liste di controllo, ecc. nel piano Free. Per altre funzioni complesse, potrebbe essere necessario un software aggiuntivo per il flusso di lavoro.
💡Suggerimento professionale: se non sei sicuro del tuo strumento attuale, leggi questa guida sul project management di Asana.
ClickUp: un'alternativa migliore ad Asana
Il project management, soprattutto tra team distribuiti, richiede un'ampia gamma di funzionalità di pianificazione delle attività, comunicazione e collaborazione. La piattaforma di gestione dell'ambiente di lavoro ClickUp offre tutto questo e molto altro ancora.
Project management
ClickUp è un potente strumento di project management. Offre funzionalità per la gestione delle attività, obiettivi e OKR, automazioni, monitoraggio del tempo, moduli, ecc.
Le oltre 15 visualizzazioni personalizzate di ClickUp, inclusa una funzione di foglio di calcolo dettagliata, consentono un project management altamente flessibile rispetto alle sei visualizzazioni offerte da Asana.
La capacità di gestire attività complesse è solo l'inizio di ciò che ClickUp può fare. Essendo l'app completa per il lavoro, ClickUp è l'unico strumento di cui avrai mai bisogno.
ClickUp Obiettivi ti consente di effettuare il monitoraggio in tempo reale dei KPI relativi alla project management. Anche il piano Free include potenti funzionalità, come lavagne online per il brainstorming, documenti per la documentazione (con collaborazione in tempo reale), chat per la comunicazione e moduli per l'acquisizione dei dati.
Al contrario, ClickUp è ricco di piccole ma estremamente utili funzionalità, come liste di controllo ricorrenti, punti scrum, priorità, promemoria, webhook, ecc. per i ninja della produttività tra noi.
Automazioni
Uno degli obiettivi principali di ClickUp è quello di liberare quanto più tempo possibile per il lavoro creativo. ClickUp Automations ti aiuta a semplificare i flussi di lavoro e a gestire i passaggi di consegne dei progetti.
Con oltre 100 automazioni e modelli di flusso di lavoro predefiniti, puoi automatizzare qualsiasi cosa, dalle attività ricorrenti alle modifiche di stato, alle e-mail di follow-up, alle tabelle orarie e altro ancora.
Funzionalità IA
ClickUp Brain è progettato per essere la prima rete neurale al mondo in grado di stabilire connessioni tra tutte le conoscenze della tua organizzazione, sia che siano documentate formalmente sia che siano archiviate come dati non strutturati all'interno delle attività di ClickUp.
Con ClickUp Brain, puoi anche automatizzare le seguenti operazioni per ottimizzare efficacemente il flusso di lavoro.
- Risposte alle domande relative al lavoro
- Note StandUp e aggiornamenti sullo stato
- Compilazione dei dati e pianificazione delle attività secondarie
- Controllo ortografico, trascrizioni e riassunti
Reportistica
Con ClickUp, ottieni tutta la visibilità di cui hai bisogno in un unico posto. I dashboard personalizzabili di ClickUp ti forniscono informazioni utili per migliorare la gestione del team e i risultati dei progetti.
Che tu abbia un interesse per la produttività del team o per le metriche di ingegneria relative ai sprint, ClickUp può gestire tutto.
Risorse
La ruota del project management è stata inventata molto tempo fa e nessuno ha bisogno di perdere tempo su questo. Proprio per questo motivo gli esperti di ClickUp hanno creato decine di modelli altamente personalizzabili per una serie di casi d'uso specificamente progettati per le aziende moderne e agili.
⚡️Archivio modelli: dalle linee guida del marchio alla reportistica del consiglio di amministrazione, ClickUp offre modelli per ogni situazione. Non sai da dove iniziare? Non preoccuparti. Prova i migliori modelli di project management e di definizione degli obiettivi che i nostri autori hanno selezionato per te.
Esporta da Asana, gestisci meglio i progetti con ClickUp
Lo capiamo, cambiare è difficile. Se utilizzi Asana da tempo, tutti i tuoi dati sono archiviati lì. Hai impostato i flussi di lavoro. I tuoi strumenti sono integrati con Asana. I tuoi team ci sono abituati.
Anche se sei convinto del valore del passaggio a un'altra piattaforma, potresti preoccuparti dei disagi che tale cambiamento potrebbe comportare. Ma quando si tratta di Asana vs. ClickUp, non c'è motivo di preoccuparsi.
L'integrazione dei dati di ClickUp con Asana ti consente di trasferire tutti i tuoi dati con pochi clic. Le sue automazioni e le funzionalità IA accelerano i flussi di lavoro. Le sue oltre 1000 integrazioni aiutano a riunire tutte le conoscenze della tua organizzazione, che puoi sfruttare con ClickUp Brain.
Infine, la sua interfaccia semplice, intuitiva e facile da usare garantisce che la curva di apprendimento per utilizzare lo strumento di collaborazione per il project management sia minima.
Sei pronto a provarlo? Registrati gratis su ClickUp oggi stesso!