Come redigere una politica aziendale efficace [con esempi]

Le politiche aziendali aiutano a costruire una cultura organizzativa efficace, a gestire gli incidenti sul posto di lavoro, a garantire la conformità, a gestire i rischi e a promuovere un ambiente di lavoro positivo.

Ma la stesura delle politiche aziendali può essere scoraggiante: bisogna verificare i requisiti legali, allineare le politiche alla cultura e ai valori dell'azienda, considerare le esigenze dei diversi stakeholder e fare molto altro.

Quindi, se siete un responsabile delle risorse umane o un titolare d'azienda alla ricerca di metodi dettagliati ma semplici per creare politiche aziendali efficaci, siete nel posto giusto.

Abbiamo creato una guida per la stesura delle politiche che prevede passaggi, esempi di politiche aziendali, suggerimenti e strumenti che vi aiuteranno a velocizzare il processo di definizione delle politiche.

Ma prima parliamo di cosa sono le politiche aziendali.

Che cosa sono le politiche aziendali?

Le politiche aziendali sono un quadro di riferimento per le norme e i regolamenti del luogo di lavoro. Definiscono pratiche e linee guida per gestire potenziali problemi aziendali. Le politiche aziendali definiscono il modo in cui i dipendenti e i datori di lavoro devono interagire e stabiliscono le aspettative per le loro azioni in diverse impostazioni.

• Delineando il galateo e i confini professionali, le politiche aziendali prevengono gli incidenti sul posto di lavoro e aiutano i dipendenti e i datori di lavoro a gestire le crisi
• Queste politiche assicurano anche la protezione dei dati sensibili, promuovono l'equità, facilitano la gestione del cambiamento e consentono di prendere decisioni informate
• Quando un'azienda si espande, le politiche aziendali assicurano chela standardizzazione dei processi e una maggiore efficienza. Chiariscono le procedure e fanno capire ai dipendenti come fornire un valore costante ai personalizzati
• Le politiche aziendali migliorano anche la conformità ai valori organizzativi e alle normative legali

Con queste politiche in atto, è possibile rivedere l'ambiente di conformità esistente, tra cui conformità del progetto e modificare le politiche in base alle leggi aggiornate e alle best practice del settore.

Panoramica dei tipi di politiche aziendali

Ecco alcune politiche standard che devono essere messe per iscritto:

Salute e sicurezza sul posto di lavoro

Le procedure e le politiche per la salute e la sicurezza sul luogo di lavoro stabiliscono le procedure per prevenire gli infortuni sul luogo di lavoro. La Amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro (OSHA) agenzia federale degli Stati Uniti, imposta le linee guida per la protezione dei lavoratori e la creazione di un luogo di lavoro sicuro. Ad esempio, fornisce i passaggi per la gestione dei materiali pericolosi, la presentazione di un reclamo, la segnalazione di infortuni gravi e mortali e altro ancora.

Codice di condotta per i dipendenti

Il codice di condotta dei dipendenti stabilisce il comportamento dei dipendenti sul posto di lavoro. Esso delinea regole specifiche riguardanti il codice di abbigliamento, la responsabilità, la conformità alle leggi, la sicurezza dei dati, la riservatezza, le molestie sessuali, l'abuso di sostanze e persino l'uso dei social media durante l'orario di lavoro.

Suggerimento: Se non avete ancora stabilito una solida politica sul codice di condotta all'interno della vostra organizzazione, utilizzate modelli di codice di condotta per stabilire linee guida corrette per il comportamento dei dipendenti e pratiche di lavoro rispettose e in linea con i valori dell'azienda.

Politica sulle pari opportunità

Una politica di pari opportunità si applica a tutti i dipendenti attuali e futuri dell'azienda. Evidenzia il compromesso dell'azienda di fornire pari opportunità di lavoro senza discriminazioni.

Questa politica aderisce alla normativa statunitense Pari opportunità di impiego (EEO) leggi che impediscono la discriminazione sul posto di lavoro basata su razza, religione, colore, sesso, nazionalità o disabilità. La politica delle pari opportunità è essenziale per garantire l'inclusione e la diversità all'interno dell'azienda.

Azione disciplinare dei dipendenti

Una politica disciplinare delinea le azioni disciplinari appropriate che i datori di lavoro possono intraprendere in risposta a comportamenti scorretti, scarso rendimento o violazioni delle regole da parte dei dipendenti. Copre vari tipi di rimproveri, dagli avvisi per le infrazioni minori alle azioni gravi come la retrocessione, la sospensione e il licenziamento per le violazioni più gravi.

Politica sulle presenze e sui permessi

La politica sulle presenze e sui permessi descrive in dettaglio la quantità di permessi che i dipendenti ricevono in base alla loro posizione lavorativa, le modalità di richiesta dei permessi, le persone da contattare e il processo di approvazione. Le politiche sui permessi includono anche dettagli sui tipi di permessi aziendali, sulla loro maturazione, sui permessi obbligatori, sui permessi a rotazione e altro ancora. La politica sulle presenze e sui permessi garantisce il rispetto degli orari da parte dei dipendenti.

Politica per il lavoro ibrido e da remoto

Questa politica ottimizza il modo in cui i dipendenti lavorano da casa e sul posto di lavoro. In base alla Reportistica del sondaggio Gallup 2024 il 27% dei dipendenti statunitensi lavora da remoto e il 53% lavora in ambienti ibridi. È quindi necessario disporre di un sistema di gestione remota e ibrida politica di lavoro ibrida e remota che risponde a domande come:

• Come possono i dipendenti operare dal vostro ufficio a casa?
• Quando devono collegarsi?
• Ognuno può impostare il proprio orario di lavoro?
• Come verrà misurato il lavoro da remoto?
• Quale supporto sarà disponibile per il lavoro da remoto?
• Quali sono i diritti legali dei dipendenti a distanza?

Come creare una politica aziendale? Redazione di politiche e procedure richiede un piano chiaro su cosa includere, come esprimere ai partecipanti, chi deve seguire la politica e quando questa entra in vigore.

Ecco tutti i dettagli relativi alle politiche per aiutarvi a redigere le politiche aziendali perfette.

Passaggi per creare una politica aziendale

Ecco un processo di passaggio per aiutarvi a creare una politica aziendale.

1. Definire le esigenze della politica e identificare gli stakeholder

Iniziate con l'identificare l'esigenza della politica, sia che vogliate implementare una politica per soddisfare i requisiti legali o impostare procedure standard sul posto di lavoro per migliorare l'efficienza. Mettetevi in contatto con i diversi team e gestori per comprendere i requisiti completi della policy.

2. Coinvolgere tutte le parti

Il primo passaggio consiste nell'ottenere un supporto unanime per la politica proposta da parte della direzione e dei dipendenti. Spiegate loro perché la politica è necessaria, chiedete loro suggerimenti e cancellate i loro dubbi. Una volta che tutti sono d'accordo, si può iniziare il piano vero e proprio.

3. Riunite il vostro team per la creazione della politica

Che si tratti della stesura di una politica aziendale o di una politica di modello di documentazione dei processi la collaborazione è d'obbligo. Riunite l'intero team e utilizzate le idee di tutti per creare un messaggio politico più unificato.

Assicuratevi di coinvolgere manager, dirigenti e altro personale esperto nell'argomento specifico della policy. Ad istanza, se state creando una policy IT per l'azienda, chiedete il contributo del team IT.

**Un brainstorming con le parti interessate può aiutare a catturare tutte le aspettative e i risultati ideali in un unico luogo. Collaborare su Lavagne online di ClickUp per raccogliere i contributi di tutti i team interessati.

usare le lavagne online di ClickUp per fare un brainstorming di idee per la politica aziendale

4. Strutturare la politica

Le strutture delle politiche aziendali variano in base alle esigenze aziendali. Tuttavia, è necessario garantire una struttura standardizzata. Ad esempio, se avete in programma di scrivere un manuale per i dipendenti che descriva in dettaglio tutte le politiche e le procedure, assicurandosi di scrivere le politiche in un formato standard.

Ecco alcuni elementi da includere in una politica:

• Dichiarazione sullo scopo: Spiegare l'oggetto della politica
• Scopo della politica: Fornire una panoramica di ciò che la politica copre e di chi deve rispettarla
• Dichiarazione sulla politica: Quali sono gli obiettivi e gli scopi della politica? Descrivere regole e istruzioni specifiche
• Ruoli e responsabilità: Includere ulteriori dettagli sull'applicabilità della politica, sulle modalità di applicazione e monitoraggio e sui comitati responsabili della sua revisione
• Procedure: CostruireModelli di procedure operative standard per fornire istruzioni passo dopo passo per lavori di routine
• Data di entrata in vigore: Menzione della data di entrata in vigore della politica
• Comportamento consentito: Scrivere le linee guida specifiche per il comportamento accettabile
• Comportamento vietato: Includere le restrizioni sulla condotta dei dipendenti
• Requisiti per la reportistica: Dettagliare cosa devono fare i dipendenti per segnalare un incidente
• Glossario: Includere un elenco dei termini di utilizzo comune con le relative definizioni. Questo chiarirà la politica e vi eviterà problemi legali

Ecco un campione di politica aziendale come riferimento:

via Keka Suggerimento professionale: Standardizzare la struttura delle politiche non è un'impresa facile. Utilizzate i modelli già pronti di ClickUp modelli di politica aziendale già pronti per risparmiare tempo e lavoro richiesto.

5. Iniziare la ricerca

Da fare prima di iniziare a scrivere la policy. Raccogliete dati sulla vostra azienda e sull'argomento della policy per creare una policy solida e rispettata da tutti. Una ricerca accurata può anche aiutare a colmare le lacune delle politiche esistenti con informazioni pertinenti. Ecco alcuni modi per raccogliere informazioni:

• Consultare campioni di politiche come punto di partenza
• Condurre sondaggi in tutta l'organizzazione e intervistare i dipendenti
• Fare un brainstorming con il vostro team per la definizione delle politiche e coinvolgere esperti in materia
• Ottenere le informazioni più recenti sulle leggi statali e federali rilevanti per la vostra politica e crearla o aggiornarla di conseguenza

Suggerimento pro: Usare Visualizzazione del modulo ClickUp per creare sondaggi e moduli per raccogliere input dai vostri dipendenti.

6. Scrivere e rivedere la prima bozza

La politica aziendale non sarà perfetta al primo tentativo. Dopo aver creato la prima bozza, raccogliete il feedback di esperti, leader e dipendenti. Utilizzate il feedback per ottenere preziose intuizioni e apportare modifiche fino a quando tutti non l'avranno approvata. Infine, chiedete l'approvazione del team legale e della direzione per implementare la politica.

Suggerimento professionale: Usare il feedback dei dipendenti per ottenere informazioni preziose e apportare modifiche Documenti ClickUp per redigere facilmente le vostre politiche e collaborare con altri per ottenere un feedback in tempo reale

usate ClickUp Docs per collaborare con il vostro team e creare una politica aziendale_

7. Pubblicare la bozza finale

Condividete la vostra politica aziendale in un sistema centralizzato e facilmente accessibile, come ad esempio un sito web software per i manuali dei dipendenti . Queste piattaforme aiutano a creare, personalizzare e distribuire le politiche e le procedure aziendali e rendono l'inserimento dei dipendenti un gioco da ragazzi, facilitano la collaborazione e la comunicazione e si allineano ai regolamenti e ai valori aziendali.

Esempi di politiche aziendali

Scrivere politiche aziendali efficaci aiuta a creare un ambiente di lavoro coeso. Ma prima di darvi i consigli per creare politiche efficaci, ecco alcuni esempi di politiche aziendali reali:

Politica per la salute e la sicurezza sul posto di lavoro

via Unilever La politica di sicurezza sul lavoro di Unilever istruisce i dipendenti dei siti Unilever su come lavorare in sicurezza con le sezioni "deve" e "non deve". La politica indica anche quando e come segnalare un incidente.

Codice di condotta dei dipendenti

via Starbucks Il codice di condotta di Starbucks promuove un ambiente di lavoro libero da molestie, bullismo e discriminazione. Spiega i moduli della discriminazione e fornisce un esempio di come ci si deve comportare quando si subiscono molestie sul posto di lavoro.

Azioni disciplinari per i dipendenti

via Servizi Web Amazon La politica sulle azioni disciplinari dei dipendenti di AWS stabilisce le misure correttive che il manager o il supervisore di un dipendente può adottare per ripristinare la disciplina sul posto di lavoro. Copre moduli di rimprovero come sessioni di consulenza, avvisi verbali, licenziamenti e rimproveri scritti.

Politica sulle presenze e sui permessi

via Qutrix.io La politica di Qutrix in materia di congedi riguarda i tipi di congedi a cui i dipendenti hanno diritto e l'ammissibilità per ciascun tipo. La politica include anche i giorni festivi, la procedura per richiedere i permessi e le persone responsabili della loro approvazione.

Politica sul lavoro ibrido e da remoto

via HubSpot Questo non è il tipico esempio di politica aziendale. La policy di HubSpot sul lavoro ibrido copre tre opzioni di lavoro per i dipendenti di HubSpot - casa, ufficio e flessibilità - e indica ciò che i dipendenti ottengono in ciascuna modalità di lavoro. La policy presenta anche schede separate per il funzionamento del sistema ibrido, il codice di cultura aziendale e le FAQ.

Consigli e best practice per la stesura delle politiche aziendali

Anche se gli esempi di politiche aziendali vi aiuteranno a capire e a scrivere politiche migliori, l'applicazione di alcune best practice perfezionerà ulteriormente le vostre politiche. Vediamo quali sono queste best practice.

• Usare un linguaggio flessibile e diretto: Scrivete in modo che sia coinvolgente e facile da capire per tutte le parti interessate. In questo modo, potete guidare il comportamento dei dipendenti senza essere troppo severi
• Mantenere le politiche concise: Suddividete le politiche in sezioni e utilizzate i punti elenco, ove possibile, per una rapida comprensione
• Fornite scenari di vita reale: Spiegate come la policy sia applicabile in situazioni pratiche. Illustrate con scenari ed esempi reali per promuovere una migliore comprensione e applicazione
• Coinvolgere esperti legali: Quando si creano le politiche aziendali, è opportuno avvalersi del contributo di esperti legali. Questo assicura l'allineamento con le leggi e i regolamenti pertinenti
• Utilizzare modelli: Sia che si tratti di modelli di policy o dimodelli di manuali per i dipendentivi rendono sempre la vita facile. I modelli standardizzano le politiche e riducono il lavoro di costruzione delle politiche da zero

Utilizzo di ClickUp per creare le politiche aziendali

Ma questi suggerimenti sono sufficienti per aiutarvi a redigere le politiche senza essere sopraffatti? Potete semplificare il processo di creazione delle politiche utilizzando un software di collaborazione e project management come ClickUp.

Ecco come ClickUp, abbinato alle best practice, può aiutarvi a creare le politiche più efficaci. La gestione delle risorse umane di ClickUp vi aiuta a creare un hub centrale per le informazioni sui dipendenti e le politiche aziendali. Consente di monitorare l'impegno e le prestazioni dei dipendenti e di risparmiare tempo con modelli di onboarding, assunzione e definizione delle politiche.

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la piattaforma di gestione delle risorse umane ClickUp è in grado di semplificare le operazioni di gestione delle risorse umane e dell'azienda e di creare la migliore esperienza di onboarding

Utilizzo Documenti ClickUp per collaborare con il vostro team di creazione delle policy. I membri del team possono suggerire idee, modificare le policy in tempo reale, taggare gli altri membri nei commenti, assegnare attività e aggiornare i flussi di lavoro all'interno dell'editor Docs per accelerare il processo.

ClickUp Documenti offre lo spazio perfetto per pubblicare le politiche aziendali. È possibile creare wiki centralizzati e manuali per i dipendenti dove i dipendenti possono visualizzare gli ultimi aggiornamenti delle politiche.

Grazie al controllo avanzato della versione, è possibile gestire chi può accedere, visualizzare e modificare i documenti. In questo modo si garantisce che le informazioni riservate, compresi i dettagli sulla proprietà intellettuale dell'azienda, siano disponibili solo per pochi eletti.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Docs-gif-7.gif Scrivere, modificare e pubblicare le politiche aziendali con ClickUp Docs /$$$img/

scrivere, modificare e pubblicare politiche aziendali con ClickUp Docs

Non è tutto; Modello di manuali, politiche e procedure per i dipendenti di ClickUp semplifica la definizione delle politiche grazie al suo contenuto completo. Questo modello vi aiuta a creare un manuale completo per i dipendenti.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-Employee-Handbooks-Policies-Procedures-Template.png Modello di manuali, politiche e procedure per i dipendenti di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6171484&department=hr-recruiting Scarica questo modello /$$cta/

Con questo modello è possibile:

• Impostare linee guida chiare
• Garantire la coerenza delle politiche e delle procedure
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Con ClickUp Brain è possibile snellire il processo di creazione delle policy, soprattutto se si hanno in mente più policy. Tuttavia, una volta generata la policy, è possibile perfezionarne il contenuto per soddisfare le esigenze aziendali specifiche.

Costruire una solida base con politiche aziendali strutturate

La stesura delle politiche aziendali richiede molto tempo e lavoro richiesto, soprattutto se è la prima. Vi consigliamo di esaminare i passaggi e gli esempi di politiche aziendali e di trovare quello che funziona meglio per voi. L'utilizzo di strumenti come ClickUp può ridurre notevolmente il lavoro manuale.

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