Secondo il World Economic Forum, nei prossimi cinque anni un quarto di tutti i posti di lavoro subirà dei cambiamenti. Ciò significa che il 25% di noi che oggi è estremamente competente nel proprio lavoro potrebbe non esserlo più entro la fine di questo decennio.
Se non lo stanno già facendo, tutte le organizzazioni dovranno presto affrontare problemi legati alle competenze. È solo una questione di tempo. Pertanto, la capacità di identificare e affrontare in modo proattivo i problemi legati alle competenze sul posto di lavoro può diventare il tuo più grande vantaggio competitivo.
Vediamo come puoi fare. 📚
Comprendere il "problema delle competenze"
Il termine "problema di abilità" ha origine nel mondo dei videogiochi, dove spesso viene usato in senso dispregiativo per indicare chi non riesce a superare i livelli più difficili. "Sembra un problema di abilità" è una battuta piuttosto sarcastica nelle comunità di videogiocatori.
Da allora, si è evoluto fino a diventare onnipresente nel mondo degli affari aziendali: una descrizione di una sfida aziendale.
Che cos'è un problema di competenze?
Sul posto di lavoro, un problema di competenze è la differenza tra le attuali capacità di un dipendente e ciò che è necessario per svolgere il proprio ruolo. Il divario può riguardare le competenze tecniche, le conoscenze, la competenza nell'uso degli strumenti, le capacità comportamentali, ecc. di una persona.
Cosa causa i problemi legati alle competenze?
Esistono diverse forze interne, esterne e di mercato che causano problemi di competenze alle organizzazioni. Eccone alcune.
Progresso tecnologico
La tecnologia evolve così rapidamente che può essere difficile stare al passo. Ad esempio, durante l'era della trasformazione digitale, c'era un enorme divario di competenze nella tecnologia cloud, anche se la competenza altamente diffusa nei mainframe stava diventando superflua.
Evoluzione aziendale
I modelli di business e le strutture operative stanno cambiando. I team remoti e i team ibridi sono ormai ovunque.
Supponiamo che qualcuno non si senta a proprio agio nell'utilizzare strumenti di collaborazione basati su testo come Slack, software di videoconferenza come Zoom o nel lavorare in modo asincrono con un team che opera principalmente da remoto. In tal caso, potrebbe avere un problema di competenze comportamentali.
L'emergere di nuovi sistemi
Un esempio calzante è GenAI. Ad esempio, con gli strumenti di IA artistici che creano progetti con una velocità e una qualità senza pari, le competenze di un designer si evolveranno verso la capacità di fornire suggerimenti efficaci. Coloro che non sono in grado di lavorare con il testo o di apprendere l'ingegneria dei suggerimenti potrebbero avere problemi di competenze.
La necessità di nuove competenze
Il lavoro intellettuale è oggi il tipo di lavoro in più rapida crescita in tutto il mondo. Il Wall Street Journal rileva che "le occupazioni nel settore del lavoro intellettuale hanno creato più posti di lavoro rispetto a qualsiasi altro anno dagli anni '80, circa 1,9 milioni all'anno".
Questo cambiamento sta creando un crescente bisogno di competenze cognitive, come il pensiero critico, il ragionamento logico, la persuasione, ecc., che non solo sono difficili da trovare, ma anche difficili da valutare. L'impatto di questi problemi relativi alle competenze sulla produttività dei dipendenti può essere enorme.
In che modo un problema di competenze influisce sull'azienda?
Fondamentalmente, se una persona non possiede le competenze necessarie per svolgere un lavoro, fallirà. Tuttavia, il dilemma aziendale relativo a un problema di competenze non è così netto.
Vediamo alcuni modi in cui ciò si manifesta.
Risultati negativi: la mancanza di una competenza in qualsiasi campo produrrà risultati scadenti. Un addetto al servizio clienti privo di capacità di problem solving rischia di creare insoddisfazione tra gli utenti. Un venditore con problemi di competenza concluderà meno affari. Uno scrittore con problemi di competenza creerà contenuti poco persuasivi o coinvolgenti.
Ritardi: i problemi relativi alle competenze possono causare ritardi nella consegna, poiché la persona in questione deve imparare come completare l'attività. Ad esempio, uno sviluppatore potrebbe sapere come scrivere codice con Python, ma non comprenderne l'applicazione nei casi d'uso della scienza dei dati. Imparare e recuperare il ritardo richiede tempo.
Problemi di qualità: senza le competenze adeguate, la qualità del risultato finale sarà inferiore all'ideale. Se il progettista di un'app non è sufficientemente competente per tradurre chiaramente le proprie intenzioni e trasmetterle allo sviluppatore, il prodotto finito sarà di qualità inferiore agli standard.
Perdita di opportunità: senza le competenze necessarie per coglierle, potreste perdere opportunità interessanti. Se un team con problemi di competenze impiega il doppio del tempo per portare a termine un progetto, potrebbe realizzare solo la metà dei ricavi potenziali.
I leader aziendali ne sono consapevoli e hanno iniziato a creare sistemi per affrontarlo. Un cambiamento chiave è quello delle metriche di rendimento.
Oltre alle tradizionali misure di produttività, la leadership organizzativa sta promuovendo l'uso di sondaggi tra i dipendenti, feedback a 360 gradi, profilazione dei ruoli, ecc. per colmare il divario di competenze. Tuttavia, questo è solo l'inizio.
Per superare efficacemente i problemi legati alle competenze, le organizzazioni devono sviluppare capacità sostenibili per identificarli e risolverli. Il primo passaggio è sapere quali tipi di problemi possono emergere.
Tipi di problemi relativi alle competenze sul posto di lavoro
Non tutti i problemi relativi alle competenze sono uguali. A seconda della natura del lavoro, i problemi relativi alle competenze possono essere di innumerevoli tipi. Abbiamo trattato quelli più comuni.
Problemi relativi alle competenze tecniche
Le competenze tecniche sono conoscenze specialistiche, esperienze o competenze fondamentali relative a una determinata attività/lavoro. Per uno scrittore, la conoscenza delle regole grammaticali e sintattiche è una competenza tecnica. Per uno sviluppatore, la padronanza di un linguaggio di programmazione sarebbe un esempio di competenza fondamentale.
Si tratta di una competenza fondamentale per qualsiasi lavoro, senza la quale non è possibile raggiungere una buona produttività.
Problemi legati al divario di conoscenze
Il divario di conoscenze si verifica quando una persona non dispone di tutte le informazioni necessarie per completare il proprio lavoro. Per essere chiari, non si tratta di un'azienda che non effettua la condivisione delle informazioni interne, ma di un dipendente che non possiede le conoscenze di base che ci si aspetterebbe da qualcuno che ricopre il suo ruolo.
Ad esempio, un responsabile marketing che non ha familiarità con Instagram o un avvocato che non conosce le ultime normative avranno problemi di competenze.
Le conoscenze necessarie per ogni ruolo costituiscono il contesto intangibile in cui opera ogni membro del team. I problemi legati alle conoscenze possono creare confusione, incomprensioni e caos, influenzando in modo significativo i risultati.
Problemi relativi alle competenze trasversali
Le competenze trasversali, note anche come competenze comportamentali, sono abilità interpersonali che consentono interazioni, collaborazioni e comunicazioni fluide e proficue. Per un project manager, scarse capacità organizzative rappresentano un problema. Per un team leader, l'incapacità di fornire feedback costruttivi potrebbe essere un problema.
Queste competenze sono il collante che tiene insieme un'organizzazione. La mancanza di competenze trasversali non è sempre un ostacolo insormontabile, ma può influire in modo significativo sulla produttività, sulla qualità, sulle prestazioni e sul morale del team.
Problemi relativi alle competenze adattive
Nel panorama aziendale odierno, soggetto a continui cambiamenti, la capacità di adattamento è fondamentale. Se non sei in grado di adattarti, sarà difficile crescere. Ciò significa che devi sviluppare competenze in vari aspetti dell'adattabilità, tra cui il pensiero critico, il ragionamento logico, il processo decisionale, l'apprendimento continuo e altro ancora.
Ad esempio, un knowledge worker privo di competenze nella gestione delle attività o un product manager che tende a essere indeciso e lento nel prendere decisioni hanno entrambi problemi di adattamento.
Le competenze adattive sono necessarie per affrontare la quotidianità sul posto di lavoro. Senza di esse, un dipendente rischia di sentirsi sopraffatto, stressato o esaurito, spesso senza mai cercare aiuto.
Ma come si può capire se qualcuno non possiede le competenze tecniche necessarie per prendere una decisione o le capacità di adattamento per immaginarne le conseguenze? Scopriamolo insieme.
Come identificare i problemi relativi alle competenze
Come abbiamo visto, i problemi relativi alle competenze sono estremamente complessi e difficili da individuare. Sono anche soggettivi ed emotivi, perché ci portano a esprimere giudizi sulle persone. Per eliminare qualsiasi tipo di pregiudizio, è necessario disporre di un processo chiaro e obiettivo per identificare i problemi relativi alle competenze.
Ecco un modello che puoi utilizzare.
Conduci un'analisi dei ruoli lavorativi: esamina ogni ruolo lavorativo all'interno dell'organizzazione. Identifica i loro obiettivi a breve e lungo termine. Crea un elenco delle competenze corrispondenti di cui ogni ruolo ha bisogno attualmente e avrà bisogno in futuro.
Ad esempio, qui puoi trovare un elenco delle competenze relative alla gestione dei prodotti. Utilizzandolo come fonte di ispirazione, puoi condurre un'analisi delle competenze necessarie per i ruoli nella tua azienda.
Per le competenze specifiche del lavoro, prova il modello di matrice delle competenze tecniche di ClickUp. Facile da usare per i principianti e altamente personalizzabile, questo modello ti consente di effettuare il monitoraggio delle competenze di ciascun dipendente e identificare regolarmente le lacune.
Raccogli i contributi degli stakeholder: chiedi ai manager e ai team leader un elenco di tutte le competenze dei loro team. Raccogli feedback qualitativi su dove individuano problemi relativi alle competenze. Se possibile, consulta i clienti e gli stakeholder esterni sui tuoi risultati per ottenere un quadro più completo.
Sondaggio tra i dipendenti: un sondaggio approfondito tra i dipendenti vi aiuterà a capire come si vedono loro stessi.
Esegui valutazioni: in caso di dubbi, somministra valutazioni delle competenze come quiz, esami pratici e simulazioni ludiche. Puoi anche utilizzare un software di monitoraggio dei dipendenti per tenere traccia del tempo o dei processi seguiti.
Organizza i tuoi risultati e ricava informazioni utili utilizzando il modello di analisi delle lacune nelle competenze di ClickUp. Questo modello di livello intermedio ti consente di classificare le competenze, assegnare un'importanza, impostare punteggi come traguardi e definire potenziali elementi da intraprendere.
Mappa queste competenze: ora confronta le competenze necessarie e quelle disponibili. Fai un elenco delle competenze che ti mancano attualmente e di quelle che potrebbero rappresentare una difficoltà in futuro.
Questo dovrebbe fornirti una visione chiara dei tuoi problemi relativi alle competenze. Ora è il momento di affrontarli. Se stai cercando di assumere personale per risolvere i problemi relativi alle competenze, prova il modello di mappatura delle competenze di ClickUp per migliorare la qualità dei candidati.
L'assunzione di nuovo personale non è però l'unica soluzione. È importante anche migliorare le competenze della forza lavoro esistente e prepararla a un esito positivo futuro. Vediamo come.
Affrontare i problemi relativi alle competenze
Se stai pensando: "So che abbiamo alcuni problemi di competenze, ma è inevitabile e stiamo andando bene", ripensaci. Il World Economic Forum calcola che affrontare il problema delle competenze potrebbe portare a un aumento del PIL di 6,5 trilioni di dollari entro il 2030.
Quindi, mettiamoci al lavoro. Una volta identificati i problemi relativi alle competenze, l'unica risposta è sviluppare tali competenze. Ecco alcune idee e modi per metterle in pratica con strumenti adeguati come ClickUp per la gestione delle conoscenze.
1. Progettare programmi di formazione mirati
La maggior parte dei problemi relativi alle competenze che hai individuato può essere risolta con una formazione mirata e un'istruzione nel formato più adatto alle tue esigenze. Di seguito sono riportati alcuni esempi.
Workshop interattivi: le sfide comunicative sul posto di lavoro possono essere risolte con dei workshop. Puoi riunire il team per una sessione collaborativa in cui i moderatori possono mostrare le risposte a vari scenari.
Linee guida organizzative: puoi definire strutture e best practice su come migliorare le competenze di comunicazione scritta sul lavoro. Potrebbe trattarsi semplicemente di creare una guida di stile o fornire al tuo team una lista di controllo da seguire nella comunicazione scritta, come email commerciali, campagne di marketing, post sui social media, ecc.
ClickUp Docs è il luogo ideale per consolidare i tuoi playbook e renderli accessibili ai membri del team interessati. Puoi anche riunire esperti in materia per collaborare alla creazione del materiale.
Certificazioni esterne: per insegnare a qualcuno come diventare un programmatore migliore, puoi iscriverlo a corsi di formazione esterni. Puoi anche iscriverlo a certificazioni su strumenti come AWS o Microsoft Azure per colmare le lacune di conoscenza.
2. Promuovere il tutoraggio
Il mentoring offre ai dipendenti un modo strutturato per ricevere guida e assistenza da colleghi più esperti. Questa relazione può aiutare i mentee a identificare le loro lacune in termini di competenze e a sviluppare strategie per superarle in modo indipendente.
Tuttavia, se stai cercando di risolvere problemi specifici relativi alle competenze con il mentoring, è importante adottare un approccio strategico. Ecco come.
Progetta il tuo programma di mentoring
Definisci chiaramente la struttura. Includi quanto segue:
- Come verranno abbinati mentori e allievi
- Con quale frequenza avranno riunioni
- Quanto durerà la riunione?
- Come si svolgeranno le riunioni, se individualmente o in gruppo
Stabilisci obiettivi e aspettative
L'obiettivo principale di questo programma di mentoring è quello di affrontare i problemi relativi alle competenze. Incoraggia quindi il mentor e il mentee a fissare dei traguardi in tal senso. Ad esempio, un traguardo potrebbe essere: "Imparare a prendere decisioni e presentarle con sicurezza al senior management entro febbraio 2025".
Sulla base di ciò, il mentore può formare il mentee nelle competenze di autogestione, nelle pratiche decisionali, nella persuasione, nella comunicazione, ecc.
Utilizza uno strumento come ClickUp Goals per rendere questi traguardi sempre visibili. Puoi anche suddividere questi traguardi in attività, il cui completamento contribuisce al raggiungimento dell'obiettivo finale.
Formare i mentori
Anche la capacità di fare da mentore può essere un problema legato alle competenze. Prevenitelo con una formazione regolare per i mentori su:
- Ascolto attivo
- Incoraggiare il feedback
- Risoluzione collaborativa dei problemi
- Condivisione di esperienze personali
- Adattare l'approccio di mentoring alle esigenze del mentee
- Misurare lo stato e ottimizzare
ClickUp Dashboards è un ottimo strumento per misurare lo stato attraverso varie metriche. Personalizza i dashboard con i widget che preferisci e monitora gli aggiornamenti in tempo reale.
3. Promuovere una cultura dell'apprendimento continuo
Secondo Deloitte, le aziende che offrono opportunità di formazione continua hanno il 92% di probabilità in più di innovare e sono il 37% più produttive. Per affrontare in modo efficace i problemi legati alle competenze, crea una cultura che valorizzi e offra supporto alla formazione continua.
Aggiungi la formazione agli obiettivi della tua azienda: includi la formazione tra i KPI dei dipendenti. Puoi destinare il 10-15% delle aree di risultato chiave di ciascuno al miglioramento delle competenze.
Incoraggiate la curiosità: create uno spazio sicuro in cui voi e i vostri dipendenti possiate porre domande, esplorare nuove idee, sperimentare e imparare dagli errori, senza alcun timore di essere giudicati. Non è necessario che questo avvenga durante riunioni o incontri con tutto il personale.
Queste conversazioni possono avvenire in tempo reale e contestualmente con uno strumento di collaborazione come ClickUp. La vista Chat di ClickUp consolida tutte le conversazioni per un facile accesso da parte dei mentori e dei mentori, che potranno così concentrare la loro attenzione in un secondo momento.
Offri opportunità di autoapprendimento: paga le sottoscrizioni alle piattaforme di e-learning o alle certificazioni in modo che i tuoi dipendenti possano imparare e sviluppare le loro competenze. È utile anche disporre di budget per l'acquisto di libri, la partecipazione a conferenze, ecc. che consentono l'apprendimento informale. Un'indennità o uno stipendio per l'apprendimento e lo sviluppo dimostra ai tuoi dipendenti che investi nella loro crescita e nella loro preparazione per il futuro.
Ad esempio, un team leader appena promosso o il responsabile tecnico proveniente da un altro settore potrebbero aver bisogno di supporto su come sviluppare le proprie competenze di leadership. In questi casi, l'autoapprendimento potrebbe essere il metodo più efficace.
4. Crea valutazioni incentrate sull'apprendimento
Le persone lavorano per ottenere ciò su cui sanno che saranno valutate. Rendi l'apprendimento e il miglioramento delle competenze una delle metriche chiave per valutare le prestazioni del tuo team.
Ad esempio, se la valutazione delle prestazioni di fine anno non include obiettivi di apprendimento, non vi è alcun incentivo per migliorare le proprie competenze. Sfrutta un software di gestione delle competenze per svolgere costantemente le seguenti attività:
- Includi gli obiettivi di apprendimento per ciascun dipendente.
- Verifica regolarmente lo stato dei progressi rispetto agli obiettivi di apprendimento.
- Fai in modo che applichino quanto appreso alla pratica e valutino il miglioramento delle prestazioni.
Quanto sopra potrebbe sembrare il lavoro a tempo pieno di un team di formazione e sviluppo. Per molti versi, lo è. Tuttavia, investire nell'affrontare i problemi legati alle competenze offre straordinari vantaggi.
Vantaggi e sfide nell'affrontare i problemi legati alle competenze
Affrontare i problemi relativi alle competenze rafforza un'organizzazione grazie a:
- Aumento della produttività grazie alla possibilità di fare il lavoro in modo più rapido ed efficiente
- Risultato di una maggiore efficienza del team grazie a una collaborazione più significativa
- Migliori capacità di risoluzione dei problemi a tutti i livelli della gerarchia aziendale
- Dipendenti più felici e motivati dalle opportunità di crescita
- Maggiore soddisfazione sul lavoro, morale più alto e riduzione del turnover
Non è tutto rose e fiori, però. Affrontare i problemi relativi alle competenze presenta anche un numero di sfide.
Per cominciare, un "problema di competenze" non è sempre un argomento piacevole da discutere. Dire a un dipendente che ha un problema di competenze suona come un rimprovero. Per superare questo ostacolo occorrono empatia e perseveranza.
Spesso le organizzazioni non dispongono delle risorse necessarie per formare/guidare le persone. Anche i manager e i dipendenti senior sono oberati di lavoro e non hanno lo spazio per aiutare gli altri.
A ciò si aggiunge il problema fondamentale di identificare il divario di competenze stesso. A questo si aggiunge l'effetto Dunning-Kruger, per cui le persone con scarse capacità o conoscenze sopravvalutano le proprie competenze. Questo pregiudizio perpetua le carenze di competenze e pone un limite alle opportunità di sviluppo.
Rendi le competenze un problema irrilevante con ClickUp
Si dice che il cambiamento sia inevitabile. La tecnologia è destinata a cambiare. Strumenti trasformazionali come GenAI continueranno a emergere. Gran parte del lavoro non creativo sarà automatizzato. Le competenze oggi più richieste diventeranno presto obsolete.
Pertanto, per qualsiasi organizzazione che voglia ottenere un esito positivo, affrontare i problemi relativi alle competenze è imprescindibile.
Ancora più importante, i problemi relativi alle competenze devono essere affrontati in modo strategico, organizzato e incentrato sulle persone. È necessario definire i piani di formazione, creare materiale didattico, elaborare progetti di apprendimento, fissare obiettivi, gestire lo stato dei progressi e altro ancora. Questo è l'unico modo per creare un percorso sostenibile per risolvere i tuoi problemi relativi alle competenze.
Da fare tutto questo e molto altro, hai bisogno di uno strumento di project management affidabile come ClickUp. Con una solida gestione delle conoscenze, delle attività e del tempo, numerosi modelli di matrici delle competenze e una potente IA, ClickUp ha tutto ciò che ti serve per prepararti al futuro.
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