Vi è mai capitato di scrivere un'e-mail al vostro team e di ricevere risposte confuse perché il messaggio non era chiaro? O forse avete inviato un messaggio solo per rendervi conto in seguito che gli errori di battitura lo inficiavano e potevano portare a malintesi?
Secondo Forbes, ben 40% dei lavoratori dichiara che la scarsa comunicazione riduce la fiducia nella leadership e nel proprio team. Per i lavoratori a distanza, la percentuale si attesta al 54%.
La perdita di tempo è una delle conseguenze peggiori della cattiva comunicazione, e contrastarla è più importante di qualsiasi altra cosa.
Una comunicazione scritta efficace è necessaria sia che si cerchi di creare cameratismo all'interno di un team, sia che si creino campagne di marketing. Dagli ingegneri che trasmettono specifiche tecniche agli operatori sanitari che documentano la cura dei pazienti, una scrittura chiara garantisce l'accuratezza ed evita errori costosi.
I contratti legali e i rapporti finanziari si basano su un linguaggio preciso per evitare malintesi. Anche i settori creativi, come il design, si affidano alla comunicazione scritta per le proposte, le presentazioni e i colloqui con i clienti. La comunicazione scritta colma i divari culturali e supera i fusi orari.
Scopriamo come migliorare le capacità di comunicazione scritta sul lavoro ed eliminare i temuti "Cosa intendevi dire?".
Perché le abilità di comunicazione scritta sono importanti?
Considerate questo scenario: Michael è un dipendente eccellente che dimostra un rendimento esemplare. Ha una straordinaria capacità di fare ricerche sul mercato e di reperire informazioni che nessun altro è in grado di fare. La sua esperienza nel settore e le sue capacità di ricerca lo rendono una risorsa preziosa per l'azienda.
Tuttavia, quando traduce le sue scoperte in un rapporto, spesso genera confusione. Le informazioni sono raramente strutturate, ci sono errori grammaticali e manca la coerenza.
Perché succede? Perché la comunicazione scritta non è il suo forte.
Ecco come una forte capacità di comunicazione scritta può aiutare Michael:
- Dimostrare capacità di leadership: Capacità di articolare idee e soluzioni in modo semplice e comprensibile, evidenziando la capacità di guidare un team
- Migliorare l'efficienza operativa: Riduce al minimo le possibilità di fraintendimenti ed errori, snellendo e velocizzando i processi
- Migliori relazioni professionali: Costruisce fiducia e soddisfazione all'interno dei team e con gli stakeholder esterni
- Facilita la crescita collettiva: Favorisce la crescita complessiva e il successo all'interno di un'organizzazione attraverso una comunicazione efficace e relazioni reciproche migliorate
Vediamo i diversi tipi di comunicazione scritta che possono aiutare i dipendenti come Michael a trasmettere meglio le loro scoperte e ad avere un impatto maggiore con il loro lavoro.
Tipi di comunicazione scritta
Tutto ciò che viene consegnato per iscritto a un'altra persona costituisce una comunicazione scritta.
Può essere una comunicazione formale o informale e può avere scopi diversi.
Comunicazione formale
Decisioni, proposte e accordi fanno parte della comunicazione formale che supporta l'interazione professionale. La comunicazione formale scritta comprende:
- E-mail: Secondo le ultime statistiche sulle e-mail,300.4 miliardi di e-mail di lavoro vengono inviate e ricevute ogni giorno. Le comunicazioni interne tra colleghi, team e dipartimenti, così come la corrispondenza esterna con clienti, fornitori e stakeholder, avvengono tramite e-mail
- Memori e avvisi: Fanno parte della comunicazione interna e riguardano questioni come gli annunci di riunioni e le modifiche alle politiche
- Rapporti: I rapporti aziendali sono documenti completi utilizzati per presentare dati, risultati finanziari, prestazioni individuali o di gruppo, progressi e risultati di un progetto
- Proposte: Le proposte commerciali, le proposte di progetto e la documentazione sono una fonte integrale di condivisione di idee con i clienti esistenti e potenziali
Comunicazione informale
Non è necessario redigere sempre un'e-mail o redigere un rapporto. A volte, è sufficiente scambiare semplici messaggi, soprattutto per comunicazione in uno spazio di lavoro ibrido . Tali tipi di comunicazione scritta informale includono:
- Messaggi di testo: L'interazione meno formale tra colleghi avviene tramite messaggi di testo istantanei per ottenere risposte più rapide
- Newsletter interne: Oltre alle newsletter inviate agli abbonati esterni, le aziende talvolta diffondono newsletter interne con aggiornamenti casuali e annunci su eventi o operazioni aziendali
Quindi, come si può migliorare la scrittura al lavoro? Continuate a leggere per scoprirlo!
Come migliorare la comunicazione scritta al lavoro
Padroneggiare la comunicazione scritta non è così noioso se si hanno le giuste linee guida. Abbiamo creato una guida passo passo per aiutarvi a coprire tutte le basi e a comprendere l'impatto della comunicazione scritta.
1. Iniziate dalle basi: Rivedere la grammatica e l'ortografia
Il requisito fondamentale per una comunicazione chiara e facile da seguire è la correttezza grammaticale.
Una frase come la seguente può creare confusione:
john sta preparando la presentazione della scorsa settimana
Non è chiaro se la presentazione è stata preparata la settimana scorsa ed è completa o se è in corso di preparazione.
Allo stesso modo, basta un errore ortografico per cambiare completamente il significato della frase. Prendiamo ad esempio,
assicurarsi che tutti i file personali siano aggiornati entro venerdì contro _Assicurarsi che tutti i file personali siano aggiornati entro venerdì.
Mentre i file personali possono riferirsi alla documentazione personale, la parola personale si riferisce ai file relativi alle persone impiegate in un'organizzazione.
Strumenti come Grammarly aiutano a correggere gli errori di grammatica e ortografia. È possibile utilizzare L'integrazione di Grammarly di ClickUp per comunicare in modo coerente e senza errori sulla piattaforma. Non solo vi aiuterà a comunicare in modo impeccabile, ma anche a semplificare la collaborazione.
2. Garantire chiarezza, concisione e coerenza (le 3 C della comunicazione)
Una comunicazione efficace si basa sulle 3 C della comunicazione:
- Chiaro: Assicura che i messaggi siano compresi senza alcuna confusione, interpretazione errata o dubbio
- Conciso: Elimina la verbosità non necessaria per garantire che il messaggio sia diretto al punto
- Consistente: Stabilisce un flusso di comunicazione affidabile per interazioni fluide ed efficaci
Dovreste puntare a scrivere ogni messaggio sulla base di questi pilastri della comunicazione, da una breve e-mail a un lungo rapporto di progetto.
In questo modo, la parola scritta catturerà l'attenzione, aiuterà il processo decisionale, rispetterà il tempo dedicato dal destinatario alla lettura della relazione e impedirà interpretazioni errate.
3. Strutturare i messaggi in modo efficace
Il vostro messaggio può anche essere chiaro nella grammatica, nell'ortografia e nella concisione, ma può comunque risultare inefficace.
Come? Il flusso del messaggio potrebbe non essere corretto.
Ogni forma di comunicazione scritta, come ogni storia, ha una struttura dedicata: un inizio, una parte centrale e una fine.
Un'informazione organizzata fornisce un flusso logico che aiuta il lettore a capire più velocemente.
A seconda dell'argomento della comunicazione, si può scegliere di presentare le informazioni e le opinioni utilizzando un approccio basato su causa/effetto, problema/soluzione, ordine cronologico e altri fattori.
4. Nella comunicazione scritta, il vocabolario e il tono sono diversi
Un vocabolario vario aiuta a scegliere la parola più adatta per descrivere qualcosa. Questo non solo rende la scrittura commerciale più comprensibile, ma anche più concisa. Si possono dire le cose con meno parole e con maggiore impatto.
Usare il tono giusto può fare la differenza tra conquistare un cliente ambito e rovinare per sempre un rapporto d'affari. Un tono armonioso, educato e premuroso crea un'impressione positiva e garantisce che la vostra comunicazione rimanga fedele ai vostri valori organizzativi.
Cerchiamo di capire l'importanza del vocabolario e del tono giusto attraverso un esempio.
**Vocabolario
- **Immaginate un'e-mail a un cliente che parla di un ritardo nel progetto. Invece di dire "Il progetto è in ritardo indefinito", potreste usare "Stiamo affrontando un ostacolo imprevisto che ha avuto un impatto sulle tempistiche del progetto" In questo modo si trasmette la serietà senza negatività e si ottiene una spiegazione più professionale
- **Usare termini generici come "roba" o "cosa" può rendere la scrittura poco chiara. Ad esempio, invece di dire "Dobbiamo spostare alcune cose", siate specifici: "Dobbiamo spostare alcune attrezzature essenziali"
Allo stesso modo, anche il gergo può essere un problema. L'uso di termini troppo tecnici con un cliente che potrebbe non capirli crea solo confusione
Tono:
- Tono positivo: In una valutazione delle prestazioni, evidenziare le "aree di sviluppo" di un dipendente con suggerimenti per il miglioramento suona più incoraggiante che dire semplicemente che il dipendente è "sottoperformante"
- **Un tono aggressivo in un'e-mail di negoziazione, come "Abbiamo bisogno di una decisione ora", potrebbe ritorcersi contro. Un approccio più collaborativo, come "discutiamo i prossimi passi per raggiungere un accordo reciprocamente vantaggioso", favorisce un rapporto di lavoro migliore
Utilizzando un vocabolario solido e mantenendo un tono professionale, la comunicazione scritta diventa chiara, concisa e d'impatto, portando in ultima analisi a migliori rapporti di lavoro e a risultati aziendali più solidi.
5. Leggere spesso: Consigli per migliorare le capacità di comprensione
Un modo eccezionale per migliorare le capacità di scrittura è leggere di più. Questo migliora naturalmente la vostra capacità di scrittura, esponendovi a diversi stili, prospettive, vocaboli e argomentazioni.
Ecco alcuni consigli per migliorare le vostre capacità di comprensione:
- Prendere appunti e riassumere i punti chiave del materiale letto per elaborarli nella scrittura
- Spezzare le informazioni in parti intelligenti per presentarle in modo più completo
- Create nella vostra testa uno scenario di domande e risposte e includete le risposte a tutte le domande che pensate possano sorgere nella mente del lettore
6. Scrivere in modo efficace: La pratica rende perfetti
Non c'è insegnante migliore della pratica: più ti eserciti, più velocemente raggiungerai la perfezione. Se ogni volta che scrivete qualcosa vi viene risposto con un "non sono sicuro di aver capito", c'è qualcosa da imparare.
Potete capire dai vostri errori e anche da come comunicano gli altri. Per esempio, nota un'e-mail ben strutturata e redatta ogni volta che la vedi. Provate a emularne l'approccio.
Di conseguenza, impegnarsi regolarmente in una comunicazione scritta di qualità migliorerà il vostro vocabolario, la grammatica, la presentazione e lo stile di scrittura.
Ecco alcuni dei principali libri consigliati dal nostro team per migliorare le vostre capacità di scrittura aziendale:
- Tutti scrivono di Ann Handley: Copre un'ampia gamma di argomenti, tra cui la scrittura di e-mail chiare e concise, la creazione di post convincenti per i blog e la creazione di contenuti efficaci per i social media
- The Elements of Style di William Strunk Jr. e E.B. White: offre consigli chiari e concisi su grammatica, punteggiatura e stile
- HBR Guide to Better Business Writing di Bryan A. Garner: Fornisce consigli pratici su come scrivere documenti aziendali chiari, concisi e persuasivi. Garner offre suggerimenti su come strutturare la scrittura, usare verbi forti ed evitare il gergo
7. Cercare critiche e feedback costruttivi: Uno strumento di crescita
Il feedback fornisce indicazioni sulle aree di miglioramento, aiutando le persone a perfezionare la loro chiarezza, coerenza e impatto.
Ad esempio, potete chiedere un feedback a chi ha avuto difficoltà a comprendere la vostra e-mail o l'ha interpretata male. Capire cosa ha causato la confusione può aiutarvi a evitare questi casi in futuro.
Ricevendo feedback e agendo di conseguenza, potete rafforzare la comunicazione con il vostro team e creare fiducia.
Ciò contribuisce allo sviluppo personale e a un ambiente di lavoro più produttivo, dove una comunicazione chiara ed efficace è fondamentale per raggiungere gli obiettivi organizzativi.
8. Correggere le bozze per una comunicazione scritta di successo
A volte un errore non è dovuto a errori ortografici o grammaticali, ma a una svista. È meglio identificare questi piccoli errori da soli, prima che qualcun altro ve li faccia notare.
Come si può fare? Correggendo i vostri scritti.
La correzione delle bozze aiuta a identificare gli errori di grammatica, punteggiatura, ortografia e formattazione, che possono avere un impatto significativo sul modo in cui viene percepito il messaggio
Un altro vantaggio della correzione di bozze è che vi permette di mettervi nei panni del lettore e di verificare se il messaggio ha senso.
Di conseguenza, è sempre consigliabile leggere ciò che si è scritto prima di inviare il messaggio.
9. Utilizzare strumenti di scrittura e software come ClickUp
E se aveste un assistente di scrittura in grado di gestire tutta la vostra comunicazione scritta, di redigere le e-mail da zero, di correggere gli errori e di garantire una comunicazione efficace?
Intelligente strumenti per la scrittura di e-mail rendono questo sogno una realtà, suggerendo potenti correzioni grammaticali e solide strutture di frase. Inoltre, con l'aiuto dell'intelligenza artificiale, è possibile creare automaticamente da zero una proposta scritta, un'e-mail o un messaggio completo.
Non dovrete più passare ore a finalizzare un documento aziendale prima di inviarlo. L'intelligenza artificiale risponde a tutte le vostre esigenze di scrittura, sia che abbiate bisogno di una esempio di messaggio fuori ufficio o una proposta commerciale.
ClickUp, un software all-in-one per la gestione dei progetti e la comunicazione sul posto di lavoro, lo rende possibile grazie al suo copilota AI, ClickUp Brain . Il suo AI Writer for Work aiuta a gestire tutte le comunicazioni e perfeziona la scrittura al lavoro grazie al controllo ortografico integrato e alle qualità di miglioramento della scrittura.
Curate una comunicazione scritta efficace con e-mail, messaggi, proposte e relazioni con ClickUp Brain
Sia che dobbiate rispondere a un'e-mail, convertire un mucchio di dati grezzi in tabelle comprensibili, redigere risposte a domande frequenti attraverso una strumento di creazione della guida o di redigere istantaneamente riassunti e relazioni di progetto, fa il lavoro per voi. È sufficiente scrivere una richiesta che descriva dettagliatamente ciò che si desidera per ottenere una risposta ben scritta in un batter d'occhio.
Siete già eccitati? Il meglio deve ancora venire! È anche possibile creare trascrizioni di comunicazioni verbali e rispondere rapidamente alle domande delle riunioni con questo programma strumento di comunicazione sul posto di lavoro .
Avete bisogno di inviare frequentemente e-mail o rapporti? ClickUp Brain vi aiuta a creare un modello di piano di comunicazione e anche modelli di promemoria istantaneamente per risparmiare tempo e mantenere la coerenza.
ClickUp, inoltre, vi avvicina ai vostri colleghi e membri del team grazie alla funzione di chat. Non dovrete più destreggiarvi tra diverse piattaforme per coordinarvi e rimanere in contatto con le attività quotidiane, sessioni di feedback o comunicazioni con i clienti. Vista Chat di ClickUp riunisce tutto sotto un unico tetto, semplificando enormemente la comunicazione e la gestione complessiva delle attività.
Migliorare la comunicazione e la collaborazione all'interno dei team con ClickUp Chat View
Con ClickUp Chat View è possibile:
- assegnare punti d'azione e migliorare il coordinamento del team con canali di chat in tempo reale
- Facilitare l'accesso rapido alle informazioni chiave condividendo link al progetto e incorporando allegati
- Garantire la chiarezza visiva delle comunicazioni scritte formattando i messaggi con blocchi di codice, punti elenco e banner
- Collegarsi a tu per tu con colleghi e clienti attraverso messaggi diretti, quando necessario
- Rimanere nel giro sintonizzandosi sui canali dell'intera organizzazione per gli aggiornamenti in tempo reale e gli annunci generali
ClickUp può rendere molto più semplice la comunicazione scritta. Tuttavia, per evitare incoerenze, è necessario tenere conto delle barriere comunicative quotidiane.
Sfide nella comunicazione scritta
Diverse barriere ostacolano una comunicazione scritta efficace, dalla garanzia di chiarezza e concisione alla gestione del tono e del contesto. Esse rendono la comunicazione confusa, inefficace o addirittura ridondante.
Esaminiamo le sfide di comunicazione nello spazio di lavoro e condividere i modi per aiutarvi a superarle.
1. Superare gli ostacoli più comuni
I tre ostacoli principali nella comunicazione scritta sono ambiguità, ridondanza e gergo. Non fornire un contesto sufficiente può rendere la comunicazione ambigua, non conoscere lo scopo e gli obiettivi della comunicazione può renderla ridondante e non scrivere in modo chiaro e semplice può esporre a un gergo eccessivo.
Soluzione_: Usate un linguaggio chiaro e diretto, definendo i termini necessari ed eliminando quelli superflui
2. Comprendere il pubblico
I diversi interlocutori hanno aspettative, preferenze e livelli di comprensione diversi. Non considerare i tratti e le caratteristiche uniche del pubblico a cui ci si rivolge mentre si scrive è l'errore più grande che si possa commettere, con conseguenti incomprensioni, confusione o disimpegno.
Soluzione_ : Adattate la vostra comunicazione e il messaggio chiave al livello di conoscenza, all'interesse e all'obiettivo di comunicazione del vostro pubblico per ottenere chiarezza e coinvolgimento.
3. Contestualizzare la comunicazione scritta
La mancanza di contesto spesso genera confusione. Anche se si includono tutte le informazioni, il team non riesce ad agire a causa di una mancata contestualizzazione. Tutti gli sforzi vanno sprecati se non si chiarisce lo scopo della comunicazione.
Soluzione_ : Assicurare una contestualizzazione chiara e mirata della comunicazione scritta per evitare confusione e facilitare un'azione efficace.
Esempio di scenario: Siete un responsabile marketing e avete bisogno che il team di progettazione crei una grafica per i social media per il lancio di un prodotto imminente.
**Senza contesto
oggetto: Necessità di grafica per i social media
{\an8}Ciao Team,{\an8}
abbiamo bisogno di una grafica per i social media per l'imminente lancio di un prodotto. Fatemi sapere se avete domande
Con il contesto:
oggetto: Grafica per i social media necessaria per il lancio di un prodotto
{\an8}Ciao Team,{\an8}
siamo entusiasti di annunciare il lancio del nostro nuovo prodotto, [nome del prodotto], il [data di lancio]!
per generare entusiasmo, abbiamo bisogno di una grafica accattivante per i social media da utilizzare sulle nostre piattaforme (Facebook, Instagram, Twitter)
ecco alcuni dettagli chiave da tenere in considerazione quando si progetta la grafica
- target di riferimento: {\code(0144)}[Descrizione del pubblico di riferimento]{\code(0144)}
- voce e tono del marchio: [Descrizione della voce e del tono del marchio]\code(0144)[Descrizione della voce e del tono del marchio]
- messaggi chiave: _[Messaggi chiave che volete trasmettere]_
- data di lancio: [Data di lancio]_
fatemi sapere se avete domande o se avete bisogno di ulteriori chiarimenti
Esempi di comunicazione scritta efficace sul lavoro
Ora che sappiamo cosa si intende per comunicazione scritta efficace e come ottenerla, analizziamo tre scenari comuni di comunicazione sul posto di lavoro e come affrontarli in modo efficace:
1. Proposte di progetto
Una proposta di progetto ben scritta funge da tabella di marcia, descrivendo in dettaglio lo scopo, gli obiettivi e il piano di esecuzione del progetto. In genere include:
- Introduzione: Spiega brevemente il concetto di progetto e il suo significato
- Obiettivi: delinea chiaramente i risultati desiderati
- **Campo di applicazione: definisce i confini del progetto e i suoi risultati
- Metodologia: Spiega l'approccio per raggiungere gli obiettivi
- Risorse: Identifica le persone, gli strumenti e il budget necessari
- Benefici: Sottolinea l'impatto positivo del progetto sull'organizzazione
- Valutazione dei rischi: Riconosce le sfide potenziali e i piani di mitigazione
- Conclusione: Riassume la proposta e ribadisce la proposta di valore
Fornendo una panoramica completa, una proposta di progetto ottiene il consenso degli stakeholder e pone le basi per un progetto di successo.
2. E-mail di follow-up
Le e-mail di follow-up efficaci assicurano che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda dopo le riunioni o le discussioni. Un'e-mail ben strutturata dovrebbe includere:
- L'oggetto chiaro: Identifica lo scopo dell'e-mail (ad esempio, "Follow-up sulla riunione del team - Punti d'azione")
- Riassunto della riunione: Riassume brevemente i punti chiave discussi
- Punti d'azione: Elencare compiti specifici con proprietari e scadenze assegnate
- Passi successivi: Delineare il piano per andare avanti
- Invito all'azione: Incoraggia i destinatari a confermare la ricezione e a sollevare eventuali domande
Le e-mail di follow-up chiare promuovono la responsabilità, mantengono i progetti in carreggiata e migliorano la produttività generale del team.
Ecco un esempio di e-mail di follow-up ben scritta:
Oggetto: Seguito dei punti d'azione della riunione del team
Caro team,
Spero che questa e-mail vi trovi bene. Volevo dare un seguito alla nostra recente riunione del team tenutasi il [data]. Di seguito sono riportati i punti chiave dell'azione e le rispettive scadenze:
Azione 1: Ricerca sulle tendenze del mercato
Assegnato a: [Nome del membro del team]
Scadenza: [Data specifica]
Punto d'azione 2: Aggiornamento della tempistica del progetto
Assegnato a: [Nome del membro del team]
Scadenza: [Data specifica]
Si prega di confermare la ricezione di questa e-mail e di farmi sapere se sono necessarie sfide o aggiustamenti in merito a questi compiti. La prossima riunione del team è prevista per [data] per esaminare i progressi e discutere eventuali aggiornamenti.
Grazie per la vostra attenzione a questi problemi. Lavoriamo insieme per garantire il raggiungimento degli obiettivi in modo efficiente.
Cordiali saluti,
[Nome]
[La tua posizione]
[Le vostre informazioni di contatto]
3. Rapporti sullo stato di avanzamento
I rapporti periodici sullo stato di avanzamento tengono informati gli stakeholder e dimostrano i progressi del progetto. Un rapporto ben scritto di solito include:
- Riepilogo esecutivo: Evidenzia in modo conciso i risultati principali e gli eventuali ostacoli incontrati
- Compiti del progetto: Dettagli dei compiti completati e delle tappe future
- Sfide: Identifica qualsiasi problema che impatta sui progressi e le soluzioni proposte
- Passi successivi: Delinea chiaramente il piano d'azione per il prossimo periodo di rendicontazione
I rapporti di avanzamento promuovono la fiducia, identificano le aree di miglioramento e assicurano il successo del progetto fornendo una panoramica trasparente dei progressi del progetto.
Seguendo questi principi di chiarezza, scopo e azione, è possibile creare una comunicazione scritta efficace che porti risultati in qualsiasi ambiente di lavoro.
Migliorare la comunicazione scritta con ClickUp
Una comunicazione scritta efficace è la spina dorsale di una collaborazione fluida, di un flusso di lavoro ininterrotto e di relazioni di squadra sane. Potete migliorare la vostra comunicazione scritta seguendo questa guida passo passo e perfezionando un componente alla volta. Più leggete e scrivete, più migliorerete le vostre capacità di comunicazione scritta.
Le funzioni di comunicazione scritta di ClickUp, come ClickUp Brain e Chat View, possono semplificare la collaborazione del team e garantire una comunicazione senza errori. Con questo strumento esterno e software di comunicazione interna il software di comunicazione interna di A.S.I. consente di perfezionare la copia dei messaggi esistenti, di scrivere memo, rapporti, e-mail e altro ancora partendo da zero e di creare modelli per il futuro, il tutto in un'unica soluzione. Iscriviti a ClickUp per rendere la comunicazione scritta sul posto di lavoro più veloce, facile ed efficace.