Sapevi che quando i manager danno un feedback quotidiano, i dipendenti sono 3,6 volte più motivati a fare un lavoro eccezionale?
Il feedback è uno strumento potente che svolge un ruolo significativo nel progresso e nell'esito positivo di qualsiasi organizzazione. Contribuisce a creare un ambiente di lavoro in cui ogni voce viene ascoltata, ogni idea viene valorizzata e ogni individuo ha l'opportunità di crescere e prosperare.
Una sessione di feedback ti consente di comunicare in modo aperto e franco con il tuo team e aumenta il coinvolgimento. Puoi fornire spunti di riflessione sulle aree da migliorare, elogiare i loro punti di forza e aiutarli a sviluppare un piano che favorisca la crescita personale e professionale.
Tuttavia, organizzare una sessione di feedback di esito positivo non significa semplicemente convocare una riunione. Sia le valutazioni annuali delle prestazioni che le sessioni di feedback ad hoc richiedono una certa formazione e preparazione. In questo articolo vi illustreremo i vantaggi e le sfide delle sessioni di feedback e i passaggi necessari per organizzarne una di successo.
Vantaggi delle sessioni di feedback dei dipendenti
Organizzare sessioni di feedback regolari può far crescere rapidamente la tua crescita e il coinvolgimento dei membri del team. Diamo un'occhiata ad alcuni dei vantaggi delle sessioni di feedback.
Motiva i dipendenti
Il feedback regolare non riguarda solo la condivisione delle aree di miglioramento e dei punti deboli, ma anche l'elogio e il riconoscimento dei punti di forza e dei risultati raggiunti dai dipendenti. Questo contribuisce a motivare i dipendenti, li fa sentire apprezzati e migliora la loro autostima.
Promuove uno sviluppo a tutto tondo
Le sessioni di feedback consentono lo sviluppo a tutto tondo dei dipendenti. Il feedback giusto al momento giusto li aiuta ad analizzare le loro prestazioni, i loro punti di forza e le aree di crescita. Un feedback costruttivo promuove anche lo sviluppo personale e professionale.
Risolve i conflitti
Un altro vantaggio del feedback regolare è la sua capacità di risolvere i conflitti prima che diventino problemi significativi.
Sessioni di feedback regolari consentono ai membri del tuo team di condividere le loro opinioni e di affrontare conversazioni difficili tra loro, compresa la risoluzione di piccoli malintesi che a prima vista potrebbero sembrare insignificanti. Ciò impedisce che si trasformino in conflitti veri e propri.
Aumenta il coinvolgimento
Tutti vogliono sapere cosa hanno fatto bene e come possono migliorare dopo aver lavorato a un progetto. Lo stesso vale per il tuo team. Secondo Gallup, l'80% dei dipendenti afferma che un feedback significativo li aiuta a impegnarsi pienamente.
I dipendenti coinvolti sono più dediti ed entusiasti del proprio lavoro, migliorando così i tassi di esito positivo e di fidelizzazione.
Comunicazione aperta
Un feedback frequente sviluppa una cultura di comunicazione aperta sul posto di lavoro. Incoraggiarlo crea un ambiente in cui i membri del tuo team possono esprimere liberamente le loro preoccupazioni e idee.
Questo aiuta anche i dipendenti ad aprirsi alle critiche e ad apprezzare i feedback positivi. E questo, in ultima analisi, migliora la collaborazione e le dinamiche del team.
Migliora le prestazioni
Senza un feedback costruttivo, il tuo team non saprà cosa sta facendo bene e cosa deve essere migliorato. Un processo di feedback regolare li aiuta a migliorare le loro prestazioni e ad essere più motivati nel lavoro.
Allo stesso modo, il feedback è fondamentale per determinare l'efficacia della tua strategia di leadership . Comunicando con i membri del tuo team, puoi migliorare le tue capacità e scegliere la strategia più efficace.
Sfide nell'implementazione di sessioni di feedback efficaci
Esitazione, pregiudizi, scarse capacità comunicative e obiettivi poco chiari sono tutte sfide che ostacolano l'implementazione di sessioni di feedback efficaci. Parliamo di come farlo.
1. Mancanza di feedback specifici
Uno degli esempi di sfida più significativa è la mancanza di feedback specifici. Ad esempio, dire "La tua presentazione deve essere migliorata" non chiarisce quale aspetto debba essere migliorato. Ciò può lasciare il destinatario del feedback confuso.
Come superare questa sfida:
Concentrati su comportamenti o risultati specifici per fornire un feedback chiaro e attuabile. Invece di affermazioni vaghe, offri esempi e suggerimenti concreti.
Un esempio di feedback migliore nello scenario sopra descritto sarebbe dire: "La tua presentazione è stata informativa, ma ci sono alcuni aspetti che potresti migliorare. Alcune delle tue diapositive erano troppo piene di testo, il che ha reso difficile seguire i punti chiave".
Questo riguarda quali parti della presentazione necessitano di miglioramenti.
2. Paura di reazioni negative o confronti
Un'altra sfida che i manager devono spesso affrontare è il timore di reazioni negative da parte dei membri del team. Potresti preoccuparti di demotivare i tuoi dipendenti o di danneggiare le relazioni. Allo stesso modo, la paura del confronto ostacola una comunicazione onesta e aperta.
Adottare un approccio equilibrato nel fornire feedback è una competenza di leadership che è necessario sviluppare. Fornire solo feedback negativi può abbassare il morale dei dipendenti e influire sulla loro voglia di lavorare. D'altra parte, fornire solo feedback positivi può avere come risultato il compiacimento e ostacolare la crescita.
Come superare questa sfida:
Bilanciate il rinforzo positivo e la critica costruttiva per promuovere una cultura di miglioramento e sviluppo continui. Un approccio rispettoso ed equilibrato può favorire una conversazione produttiva.
3. Scarse capacità comunicative
Sia chi fornisce che chi riceve il feedback potrebbero non possedere adeguate capacità comunicative. Scarse capacità comunicative rendono difficile esprimere pensieri in modo costruttivo o comprendere il feedback senza mettersi sulla difensiva.
Il feedback potrebbe essere troppo personale. Ad esempio, invece di affrontare le competenze come un problema, potrebbe affrontare i dipendenti stessi come un problema.
Al contrario, il feedback potrebbe essere troppo impersonale. Potresti fornire un feedback generico all'intero team invece di rivolgerti a ogni singolo individuo e alle sue sfide specifiche.
Come superare questa sfida:
- Valuta la possibilità di investire in programmi di formazione per migliorare le capacità comunicative di chi fornisce e riceve feedback.
- Offri una guida sulle tecniche di comunicazione efficace, sull'ascolto attivo e su come fornire feedback in modo costruttivo ed empatico.
4. Pregiudizi e soggettività
I pregiudizi inconsci e la microgestione dei membri del team spesso influenzano il feedback, portando a valutazioni ingiuste o inaccurate. Un esempio di ciò è il pregiudizio di conferma. Se un manager ritiene che un dipendente manchi di iniziativa, potrebbe notare in modo selettivo gli episodi che supportano questa convinzione, ignorando le prove contrarie.
Inoltre, le opinioni soggettive possono anche oscurare le osservazioni oggettive. Ciò influisce sulla qualità e sulla validità del feedback.
Come superare questa sfida:
- Crea una cultura della sicurezza e dell'assenza di giudizi per le sessioni di feedback.
- Aiuta a creare consapevolezza dei pregiudizi inconsci e incoraggia criteri di valutazione oggettivi nelle sessioni di feedback.
- Assicurati che il feedback sia basato sul merito e sulle prestazioni piuttosto che sulle preferenze personali.
Limiti di tempo
A volte i manager sono troppo occupati per fornire un feedback regolare e frequente ai membri del team, rimandando tutto alla discussione finale sulla valutazione delle prestazioni. La condivisione del feedback molto tempo dopo che una situazione è passata non porta in genere alcun beneficio. I membri del tuo team potrebbero non ricordare chiaramente la situazione.
La condivisione del feedback deve avvenire al momento giusto e con la giusta frequenza per essere costruttivo. Ritardare la condivisione del feedback può influire sulle prestazioni del dipendente.
Ad esempio, se un progetto è stato completato, è necessario apprezzare tempestivamente il risultato raggiunto dal dipendente. Allo stesso modo, se un membro del team ha commesso un errore durante il lavoro, è necessario affrontarlo tempestivamente per evitare che commetta lo stesso errore.
Come superare questa sfida:
Organizza sessioni periodiche per valutare le prestazioni dei dipendenti e affrontare eventuali problemi. Ciò contribuirà anche a incoraggiare una mentalità orientata alla crescita e un impegno verso il miglioramento e l'apprendimento continui. Puoi utilizzare un software di valutazione delle prestazioni per programmare tempestivamente queste sessioni.
Impostazione di obiettivi e aspettative poco chiari
È fondamentale stabilire obiettivi e aspettative chiari per le sessioni di feedback. Obiettivi poco chiari possono confondere i dipendenti riguardo allo scopo e ai risultati attesi dalla sessione. Potrebbero dare e ricevere feedback poco chiari e non attuabili.
Come superare questa sfida:
Definisci obiettivi chiari per ogni sessione di feedback. Delinea ciò che deve essere discusso, lo scopo del feedback e i risultati desiderati. È meglio fissare gli obiettivi in modo collaborativo, assicurandosi che siano in linea con gli obiettivi e gli scopi dell'organizzazione.
Come pianificare una sessione di feedback efficace?
Ora che sei pronto con le strategie per condurre le sessioni di feedback, ecco i prossimi passaggi da seguire per organizzarne una:
Definisci gli obiettivi
Il primo passaggio è definire i tuoi obiettivi. Stai pianificando una riunione di feedback completa o una breve sessione individuale? Stai fornendo feedback sulle prestazioni, supporto continuo e coaching per il miglioramento delle competenze o affrontando problemi o sfide specifiche?
Identifica obiettivi, risultati e aree di interesse specifici da discutere. I tuoi obiettivi possono dipendere dal contesto della sessione di feedback, come l'autovalutazione, la valutazione delle prestazioni, il debriefing di un progetto o lo sviluppo delle competenze.
Quando definisci gli obiettivi della conversazione di feedback, assicurati che siano specifici e misurabili. Inoltre, è necessario tenere in considerazione le esigenze, le preferenze e gli obiettivi di sviluppo delle persone coinvolte nella sessione di feedback. Questo ti aiuterà a fornire un feedback pertinente e significativo a ciascun partecipante.
Scegli il formato giusto
Determina chi dovrebbe partecipare alla sessione di feedback in base agli obiettivi e alle persone coinvolte. Ciò può includere manager, supervisori, colleghi o altre parti interessate.
Una volta che i partecipanti hanno deciso il formato e il luogo della sessione, questa può essere una riunione individuale, una discussione di gruppo, una presentazione formale o una conversazione informale.
Infine, programma la sessione in base alle esigenze di tutti.
Fornisci contesto e linee guida
Comunica chiaramente a tutti i partecipanti le aspettative relative alla portata e agli obiettivi della sessione di feedback. Fornisci il contesto della sessione spiegandone lo scopo, l'importanza e i risultati attesi.
Inoltre, stabilisci delle linee guida per dare e ricevere feedback, sottolineando il rispetto, l'onestà e la critica costruttiva. Utilizza software come ClickUp per effettuare la condivisione delle informazioni e assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
💡Suggerimento: ClickUp Docs offre modifiche in tempo reale, potenti funzionalità di formattazione, pagine nidificate, facile ricercabilità e condivisione sicura. Puoi condividere facilmente le linee guida con tutti i partecipanti, taggare le pagine in aree specifiche, aggiungere commenti e gestire le autorizzazioni.
Prepara chi fornisce e chi riceve il feedback
Se stai pianificando una sessione di feedback di team, offri indicazioni a chi fornisce il feedback su come farlo in modo efficace. Puoi effettuare la condivisione di esempi di feedback costruttivo e incoraggiarli a concentrarsi su comportamenti specifici, osservazioni e suggerimenti attuabili.
Inoltre, prepara i partecipanti a ricevere feedback dando un'impostazione e incoraggiandoli ad ascoltare, porre domande chiarificatrici e ad essere aperti.
Se stai pianificando sessioni individuali, prepara esempi e prove a supporto del feedback che stai fornendo. Utilizza dati e obiettivi pertinenti a supporto delle tue parole.
Facilita la sessione
Il passaggio successivo è facilitare la sessione. Assicurati che rimanga focalizzata, con una buona produttività e rispetto. I tuoi compiti più importanti sono mantenere la conversazione in carreggiata, incoraggiare la partecipazione di tutti i partecipanti e gestire eventuali conflitti o malintesi che potrebbero sorgere.
Inizia con una nota positiva e crea un ambiente accogliente. Stabilisci delle regole di base e incoraggia la partecipazione attiva chiedendo ai membri del team di effettuare una condivisione aperta delle loro esperienze e dei loro feedback.
Crea opportunità affinché tutti possano contribuire alla discussione. Incoraggia i dipendenti alla condivisione della loro autovalutazione e ascolta attivamente le loro opinioni. Guida la discussione ponendo domande pertinenti, riepilogando i punti chiave e reindirizzando la conversazione se devia dall'argomento.
Documenta e dai seguito
Prendete appunti durante la sessione di feedback per documentare i punti chiave, le attività da intraprendere e le attività di follow-up. Condividete il resoconto della riunione con tutti i partecipanti, compreso il riepilogo della sessione e i piani d'azione. Un documento scritto assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
💡Suggerimento: puoi utilizzare un blocco note condivisibile online come ClickUp Notepad per registrare rapidamente i verbali della riunione. Utilizza le ricche funzionalità di modifica per formattare i tuoi appunti, condividerli con il tuo team e accedervi da qualsiasi dispositivo.
Incoraggia la riflessione e un piano d'azione
Dopo aver discusso il feedback, incoraggia i partecipanti a dedicare un po' di tempo all'auto-riflessione. Chiedi loro di considerare il feedback che hanno ricevuto e di riflettere sui loro punti di forza, sulle aree di miglioramento e su eventuali intuizioni preziose acquisite dalla discussione.
Fai un passo avanti aiutando i membri del tuo team a sviluppare piani d'azione basati sul feedback ricevuto. Per semplificare questo processo, utilizza uno strumento come ClickUp Brain. Brain ti consente di riepilogare discussioni, documenti, thread di attività e aggiornamenti. Puoi anche ottenere punti d'azione e approfondimenti dalla tua discussione per aiutarti a sviluppare il piano d'azione.
Una volta pronto il piano, aiuta i membri del tuo team a identificare azioni specifiche che possono intraprendere per affrontare le aree di miglioramento o sfruttare i loro punti di forza. Ciò comporta anche la definizione di sequenze chiare per l'implementazione.
Inoltre, offre risorse come coaching, mentoring, opportunità di sviluppo professionale e accesso a strumenti pertinenti.
💡Suggerimento: usa le mappe mentali in ClickUp per organizzare e visualizzare i tuoi pensieri.
Ricordati di programmare sessioni di follow-up o check-in per verificare lo stato dei piani d'azione e fornire ulteriore supporto, se necessario. Puoi anche sfruttare queste opportunità per celebrare gli esiti positivi e modificare i piani d'azione.
Chiedi il loro feedback
Infine, incoraggia il tuo team a condividere il proprio feedback dopo la sessione. Chiedi informazioni sull'efficacia, il formato e la facilitazione della sessione. Utilizza questo feedback per perfezionare le future riunioni di feedback e migliorare il processo complessivo. Puoi anche utilizzare il software 360 Feedback per condurre sondaggi completi e raccogliere i contributi dei partecipanti.
Puoi utilizzare domande aperte. Ad esempio, chiedi: "Quali aspetti della sessione di feedback hanno funzionato bene per te?" per stimolare la riflessione e la discussione. Ascolta attentamente le loro risposte, convalida i loro contributi e ringraziali per il loro apporto.
💡Suggerimento: con la visualizzazione modulo di ClickUp, puoi creare moduli personalizzabili, aggiungere campi personalizzati per strutturare le tue risposte e effettuare la distribuzione dei moduli alle persone giuste.
Modelli per sessioni di feedback
Raccogliere feedback prima o dopo una sessione può richiedere molto tempo. Tuttavia, l'utilizzo di modelli di moduli di feedback può ridurre significativamente questo tempo. I modelli giusti contengono tutti i campi e le domande necessari per raccogliere feedback dai membri del tuo team.
Ecco i tre modelli migliori da utilizzare:
Modello di modulo di feedback
Il modello di modulo di feedback ClickUp è un modulo completamente personalizzabile che raccoglie i feedback degli utenti e dei partner. Puoi raccogliere dati significativi, progettare sondaggi su misura per le tue esigenze e analizzare rapidamente le risposte. Il modello ti consente di acquisire e visualizzare tutti i feedback in un unico posto.
Puoi effettuare il monitoraggio del feedback in modo efficiente utilizzando stati personalizzati, tag, promemoria e altro ancora.
Fornisce anche campi personalizzati come Valutazione complessiva, Suggerimenti per il miglioramento, Data di acquisto, ecc. , in modo da poter segmentare e analizzare correttamente le risposte al feedback. Inoltre, sei visualizzazioni personalizzate, come la vista Tabella di valutazione dei fornitori, la vista Bacheca delle raccomandazioni complessive, ecc. , consentono di visualizzare i dati in diversi modi.
Modello di feedback dei dipendenti
Il modello di feedback dei dipendenti ClickUp ti consente di raccogliere e effettuare il monitoraggio del feedback dei dipendenti in modo rapido e accurato. Puoi utilizzarlo per capire cosa pensano i membri del tuo team della cultura e della gestione dell'organizzazione, oltre che del suo ambiente.
Include 16 campi personalizzati per acquisire dettagli quali opportunità di sviluppo, cultura aziendale, chiarezza dei ruoli, ecc., in modo da poter ricevere un feedback specifico e dettagliato. Con 6 diverse visualizzazioni, tra cui la visualizzazione Start Here Lavagna Online, puoi analizzare e interiorizzare meglio questo feedback. Tieni traccia del feedback facilmente con tag, reazioni ai commenti e automazione.
Il modello è perfetto per favorire conversazioni aperte e ottenere feedback in modo strutturato e tempestivo.
Modello di valutazione delle prestazioni
Il modello di valutazione delle prestazioni rende le valutazioni delle prestazioni, solitamente dispendiose in termini di tempo, semplici ed efficaci. Con questo modello è possibile monitorare e valutare le prestazioni, organizzare le valutazioni e fissare obiettivi chiari. È inoltre possibile assicurarsi che il proprio team sia sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Questo modello Docs è facilmente integrabile nei tuoi flussi di lavoro; è dotato di opzioni di stato e campi personalizzati, in modo da poterlo personalizzare e effettuare il monitoraggio come desideri. Oltre alle recensioni dei manager, può essere utilizzato anche per valutazioni a 360° da parte di datori di lavoro e colleghi.
Il ruolo delle sessioni di feedback nel migliorare la fidelizzazione e le prestazioni dei dipendenti
Le sessioni di feedback regolari svolgono un ruolo significativo nel migliorare la fidelizzazione dei dipendenti e la soddisfazione sul lavoro. In un recente sondaggio, il 41% dei dipendenti ha affermato che, se potesse scegliere, aumenterebbe il proprio impegno nell'attuale posto di lavoro per migliorarlo.
Tassi più elevati di coinvolgimento, fidelizzazione e soddisfazione sono direttamente collegati a sessioni di feedback regolari. Questo perché le riunioni di feedback affrontano le preoccupazioni, riconoscono i risultati raggiunti e promuovono un senso di appartenenza all'organizzazione.
Il feedback offre ai dipendenti preziose informazioni sulle loro prestazioni, sulla progressione di carriera e sulle aree di sviluppo professionale, contribuendo anche ad aumentare la soddisfazione sul lavoro e l'impegno. Migliora la produttività fornendo ai dipendenti la guida, il supporto e le risorse necessarie per avere successo.
I dipendenti che si sentono supportati, valorizzati e apprezzati sono più propensi a rimanere coinvolti e fedeli all'organizzazione.
Rendi produttive le sessioni di feedback con ClickUp
Le sessioni di feedback sono molto più che semplici discussioni di routine: sono opportunità importanti per promuovere la crescita, migliorare la collaborazione e favorire un esito positivo. Pertanto, è fondamentale condurle regolarmente e dare a ogni dipendente la possibilità di sentirsi ascoltato e valorizzato.
Tuttavia, organizzare e gestire manualmente il feedback può essere difficile, soprattutto quando si hanno molti membri del team. ClickUp per i team delle risorse umane aiuta a eliminare queste difficoltà e ad automatizzare la raccolta e il monitoraggio del feedback. Con ClickUp puoi monitorare le prestazioni e il coinvolgimento dei dipendenti e creare un hub centrale per tutte le informazioni sui dipendenti.
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Domande frequenti (FAQ)
Come rendere efficace una sessione di feedback?
Per rendere efficace una sessione di feedback, definisci obiettivi chiari, crea un ambiente sicuro e rispettoso, incoraggia la partecipazione attiva, fornisci feedback specifici e attuabili, ascolta attivamente, offri supporto e risorse per il miglioramento delle prestazioni e dai seguito ai piani d'azione concordati.