Che siate professionisti che gestiscono un team o persone in cerca di lavoro che cercano di costruire la propria carriera, avere solide capacità organizzative può aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi.
Da fare non solo per migliorare lo spazio sulla scrivania, ma anche per migliorare il vostro spazio mentale, consentendovi di lavorare su più progetti mantenendo i dettagli in ordine. 🧘
Ulteriori informazioni sulle capacità organizzative, tra cui cinque abilità chiave per il vostro sviluppo professionale. Imparerete anche a mettere in evidenza queste competenze quando vi candidate per un lavoro e a migliorare le vostre capacità.
Che cosa sono le competenze organizzative?
Le competenze organizzative sono capacità che aiutano a tenere sotto controllo le attività, ad allocare il tempo e a sviluppare processi per stabilire le priorità e massimizzare i lavori richiesti. Sono considerate soft skills, attributi personali piuttosto che competenze tecniche che consentono di gestire il lavoro, interagire con i colleghi e prendere decisioni. ✅
Le competenze organizzative comprendono la gestione del tempo, la definizione delle priorità e l'automotivazione. Queste competenze vi rendono un dipendente più efficace e migliorano le vostre capacità di comunicazione e negoziazione, che possono essere utili in tutti gli ambiti della vostra vita.
In effetti, in un sondaggio, quasi 45% dei responsabili delle assunzioni ha dichiarato di ricercare le capacità organizzative quando esamina i candidati per le posizioni di lavoro.
Una buona capacità organizzativa consente di lavorare su più progetti senza perdersi. È possibile individuare quali lavori richiedono la massima attenzione e quali richiedono più tempo rispetto a un'altra attività.
Queste informazioni vi permettono di stabilire le priorità e di strutturare il vostro programma in modo da ottimizzare il vostro tempo.
5 Capacità organizzative per far crescere la vostra carriera
Migliorare le vostre capacità organizzative può aiutarvi a diventare un dipendente migliore e più efficace in tutto ciò che fate. Se state cercando di sviluppare queste abilità per essere più organizzati nel lavoro o gettare le basi per una crescita professionale in un nuovo lavoro, considerate questi cinque elementi.
1. Gestione del tempo
La gestione del tempo è un'abilità organizzativa che aiuta ad assegnare la giusta quantità di tempo ad attività specifiche. Questa abilità trasferibile può comportare la suddivisione delle attività su base giornaliera, settimanale o mensile. Può anche significare l'impostazione del programma giornaliero e la suddivisione del lavoro da fare in porzioni di tempo gestibili. ⏰
La gestione del tempo non consiste solo nel programmare la giornata e nel gestire efficacemente i propri impegni. Significa sapere quando dire di no se si ha già troppo da fare. Significa anche delegare quando qualcuno del vostro team o del vostro reparto è in grado di gestire meglio un'attività.
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Nell'era digitale di oggi, la gestione del tempo implica anche la creazione di sistemi per utilizzarlo al meglio. A volte questo significa utilizzare automazioni e modelli, come i modelli di project management, per velocizzare attività specifiche. Può anche significare l'iscrizione a un programma di strumento di project management (ciao, ClickUp!) che ottimizza i flussi di lavoro.
2. Impostazione degli obiettivi
È facile distrarsi, soprattutto se non si hanno degli oggetti da raggiungere. Senza obiettivi chiaramente definiti, potreste arrivare in ufficio senza sapere a cosa dovreste lavorare. Gli obiettivi cancellati sono una chiave organizzativa che vi permette di concentrare i vostri lavori richiesti dove sono più importanti. 🏆
Tuttavia, non basta impostare un semplice obiettivo per andare avanti. Gli obiettivi devono essere perseguibili, raggiungibili e misurabili. Questi obiettivi devono rientrare in un arco di tempo logico e dovete stabilire le metriche che userete per monitorare lo stato.
Ecco alcuni esempi di obiettivi misurabili:
- Sviluppare e lanciare un nuovo prodotto per il vostro traguardo entro la fine dell'anno
- Migliorare i tassi di conversione dei clienti di una certa percentuale entro i prossimi tre mesi
- Aumentare le vendite di un importo specifico entro il trimestre
- Ottenere una determinata percentuale di conversioni attraverso le campagne email di questo mese
3. Prendere decisioni
Il processo decisionale è una delle abilità organizzative più importanti. Non si possono prendere buone decisioni se non si è organizzati, perché non si hanno tutte le informazioni necessarie. 🤔
Per prendere decisioni informate, è necessario conoscere il più possibile il problema. Per istanza, se lavorate nel settore manifatturiero e avete a che fare con risorse insufficienti, dovete sapere qual è la causa della carenza e perché. Per i product manager, potrebbe trattarsi di un problema nella catena di fornitura o di un problema di mercato, in cui i clienti non hanno più bisogno di un prodotto a cui state lavorando.
Dovrete prendere decisioni in quasi tutti i lavori, sia che siate l'amministratore delegato sia che siate un dipendente di voce. Queste decisioni includono la valutazione dei rischi prima di lanciare una nuova iniziativa o la richiesta di informazioni agli altri membri del team prima di apportare modifiche al calendario delle attività. ⚖️
La costruzione di solide capacità decisionali rende più facile la riunione delle scadenze, la delega delle attività e il raggiungimento degli obiettivi. Inoltre, vi rende un leader più efficace e una persona a cui i membri del team si rivolgeranno per avere consigli quando prenderanno le loro decisioni.
4. Risoluzione dei problemi
Sia che siate a un colloquio di lavoro o che vogliate essere più efficaci nel ruolo che già ricoprite, dimostrare capacità di problem solving è un modo per distinguersi dalla massa. Queste abilità richiedono tempo e lavoro richiesto per essere padroneggiate, ma Da fare, sarete in grado di gestire meglio le situazioni difficili sul lavoro. ⚠️
Il problem solving consiste nel pensare strategicamente a uno scenario e nello sviluppare diverse soluzioni. Lo scenario può includere un rischio che minaccia di far deragliare un progetto o un blocco tecnico che impedisce di completare il lavoro. Il modo in cui si pensa al problema e si sviluppano le risposte è noto come problem solving.
Non esiste un solo modo di procedere. In sostanza, un buon problem solver è in grado di considerare tutti i fattori, fare un brainstorming delle potenziali soluzioni e quindi identificare l'opzione migliore per andare avanti. 💡
5. Lavoro di squadra
La collaborazione e il lavoro di squadra sono abilità chiave che consentono di lavorare bene con i colleghi. Queste includono capacità di comunicazione efficace, comprensione delle diverse stili di lavoro e l'applicazione di tecniche di gestione dei conflitti. Il lavoro di squadra implica la creazione di un ambiente di lavoro piacevole, che riduca gli errori di comunicazione e motivi i membri del team a raggiungere obiettivi specifici. 🤝
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Il lavoro di squadra può anche significare la delega di attività e di gestire le relazioni del team . Ad esempio, se sorge un problema tra due membri del team, sarete incaricati di appianare le cose.
Il pensiero creativo e la visualizzazione del problema da più angolazioni possono offrire spunti più profondi rispetto all'approccio alla sfida dalla prospettiva di una sola persona. Da fare, dovrete costruire relazioni efficaci con tutti coloro con cui lavorate.
Come mostrare ed evidenziare Le capacità organizzative nel curriculum
Le capacità organizzative non si limitano alla gestione del tempo, all'impostazione degli obiettivi, al processo decisionale, alla risoluzione dei problemi e al lavoro di squadra. (Anche se quelle sono VIP! 🏅)
C'è anche l'organizzazione fisica, che comprende la capacità di riordinare e rendere presentabile ai client la propria area di lavoro, nonché il piano, l'attenzione ai dettagli e il multi-tasking.
Una volta acquisite queste capacità organizzative, mettetele in mostra nella luce migliore. In questo modo, i potenziali datori di lavoro e i reclutatori potranno capire subito che avete le carte in regola per avere successo. Ecco alcuni modi per mettere in evidenza le vostre capacità organizzative quando scrivete il vostro curriculum. ✨
1. Evidenziate le competenze organizzative che corrispondono alla descrizione del lavoro
La maggior parte delle capacità organizzative sono molto ambite per i ruoli in qualsiasi settore, quindi includetele nel vostro curriculum. Assicuratevi di includere competenze organizzative specifiche in base alla descrizione del lavoro, poiché alcuni datori di lavoro potrebbero essere alla ricerca di una serie di competenze specifiche. Nella vostra lettera di presentazione, potete evidenziare i modi in cui avete utilizzato particolari capacità organizzative per avere un impatto nei ruoli precedenti. 🙌
Alcune aziende utilizzano strumenti di IA quali sistemi di monitoraggio dei candidati (ATS) per analizzare i curriculum alla ricerca di frasi specifiche. Quando elencate le vostre capacità organizzative, fate corrispondere il più possibile la vostra formulazione a quella dell'annuncio di lavoro.
2. Quantificate la vostra esperienza utilizzando misurabili esempi
Nella sezione del curriculum dedicata all'esperienza, elencate come avete costruito abitudini di lavoro e usato le vostre capacità organizzative per ottenere risultati positivi nei ruoli precedenti. Ad esempio, invece di dire che comunicate in modo efficace, spiegate in modo più dettagliato: "Ho costruito piani di comunicazione per sette membri del team e ho gestito 15 riunioni per la risoluzione dei conflitti" 🎯
Quando possibile, includete numeri che confermino la vostra competenza. Sia che si tratti di multitasking, gestendo un certo numero di progetti contemporaneamente, sia che si tratti dell'impostazione di obiettivi specifici e misurabili, i numeri aggiungono sostanza al vostro portfolio.
Affrontate le diverse abilità organizzative, dalla creazione di sequenze di progetti alla creazione di procedure operative standard, come sistemi di archiviazione o tracker della soddisfazione dei clienti. Ogni abilità dovrebbe essere evidenziata su una riga diversa nella sezione delle esperienze, concentrandosi sul modo in cui si è fatto uso di queste abilità nell'ambito delle proprie mansioni e responsabilità lavorative.
3. Elenco delle parole chiave organizzative nell'elenco delle competenze e nella sezione riepilogo/riassunto
Se il vostro curriculum prevede un elenco di competenze, indicate chiaramente le capacità organizzative che volete mettere in evidenza. In questa sezione, mantenete le cose brevi e utilizzate gli elenchi puntati per elencare le parole chiave che il selezionatore potrebbe cercare in base all'annuncio di lavoro.
Ecco alcuni esempi di capacità organizzative da includere:
- Ascolto attivo
- Gestione del budget
- Gestione del tempo
- Gestione del calendario
- Collaborazione
- Definizione delle priorità
Nella sezione del riepilogo/riassunto, dovrete includere nuovamente le competenze organizzative, ma trasformandole in affermazioni attive piuttosto che in un elenco. Ad esempio, potreste dire: "Pensatore strategico con comprovata esperienza di lavoro nel definire le priorità dei progetti e nel consegnarli in modo tempestivo"
Come migliorare Competenze organizzative
Ecco alcuni suggerimenti rapidi per migliorare queste importanti capacità organizzative. Dall'ottenimento di certificazioni alla creazione di piani attuabili, troverete nuovi modi per sviluppare le vostre capacità organizzative e diventare più efficaci sul lavoro. 🛠️
Valutate i vostri livelli di competenze organizzative e create un piano
Prima di migliorare le vostre capacità organizzative, dovete sapere cosa fate già bene e cosa potete migliorare. Dedicate un po' di tempo al brainstorming delle vostre abilità esistenti e costruite un piano di miglioramento piano di lavoro per raggiungere gli oggetti.
Per massimizzare il tempo e la convenienza, utilizzate uno strumento come La lavagna online di ClickUp per annotare un elenco di competenze e aggiungere un contesto a ciascuna di esse. Pensate a esempi di ogni abilità organizzativa e a dove potete migliorare. Scrivete le situazioni in cui avete applicato efficacemente un'abilità organizzativa e fate un secondo elenco di abilità che non avete usato o che volete sviluppare ulteriormente. 🌱
Brainstorming e collaborazione con ClickUp Whiteboard per arrivare a un piano di gestione del rischio che si adatti al meglio alle esigenze dell'organizzazione
Una volta identificate le competenze da fare e gli esempi chiari, si può fare riferimento all'elenco di brainstorming quando si partecipa a un colloquio di lavoro o si compila una domanda. Potete anche creare un elenco di competenze da fare per migliorarle e costruire una Sequenza per fare progressi su ciascuna di esse durante la ricerca di lavoro.
Gestione e monitoraggio del tempo
Da fare quando si lavora in modo dettagliato, è facile perdere il monitoraggio del tempo. A volte, questo significa dedicare troppo tempo a un'attività quando invece ci si dovrebbe concentrare su qualcosa di più importante.
Usare ClickUp per tenere d'occhio ritardi e dipendenze con una sola Bacheca
Utilizzare Monitoraggio del tempo di ClickUp per monitorare il tempo dedicato a ciascuna attività. A matrice di gestione del tempo può anche aiutare a distribuire i lavori richiesti in modo più efficiente.
Aggiungete note allo strumento di monitoraggio del tempo per evidenziare perché qualcosa ha richiesto più tempo del previsto. Utilizzate le reportistiche per visualizzare il tempo trascorso su qualsiasi progetto o attività e rivedetele regolarmente per creare piani migliori per lavori di alta qualità e automatizzare il resto.
Fissare obiettivi chiari e perseguibili
L'impostazione di obiettivi raggiungibili e misurabili è la chiave per migliorare le vostre capacità organizzative. Invece di impostare il vostro obiettivo come un'affermazione generica come "Gestisco meglio il mio tempo", siate specifici.
Ad esempio, "Creare un calendario delle attività e una Sequenza per completare [progetto X] entro [data]" Impostando un obiettivo chiaro con dei risultati (in questo caso un calendario delle attività e una sequenza temporale), è più probabile che vi organizziate e misuriate direttamente il vostro stato. 📈
Allineare gli obiettivi del team, promuovere la collaborazione e garantire la visibilità dello stato con ClickUp Obiettivi Obiettivi di ClickUp può aiutarvi a stabilire gli oggetti per migliorare le vostre capacità organizzative. Utilizzate traguardi numerici, attività e Vero/Falso per monitorare lo stato. Create cartelle per i diversi obiettivi organizzativi e utilizzate la visualizzazione degli obiettivi in corso per visualizzare l'esito positivo di ogni metrica in un'unica posizione.
Ripartire il lavoro in attività gestibili
Per alcune persone è difficile iniziare se il progetto è troppo grande o vago. Semplificate il vostro approccio suddividendo i progetti più grandi in attività gestibili. Questo non solo implica l'assegnazione di tempo per ogni passaggio, ma significa anche dividere il lavoro e stabilire una priorità in base all'importanza. Attività di ClickUp è il modo perfetto per fare un piano strategico e creare un elenco di cose da fare per migliorare le proprie capacità organizzative. È facile suddividere il lavoro in attività più piccole e le Dipendenze consentono di evidenziare le relazioni tra le attività correlate. Aggiungete i flag di priorità per evidenziare i lavori da fare per primi e utilizzate i campi personalizzati per aggiungere dettagli rilevanti per ogni attività. 🔖
ClickUp Tasks offre visualizzazioni personalizzabili, integrazione API con altri strumenti e piattaforme, monitoraggio del tempo, accessibilità mobile, strumenti di collaborazione e controllo degli accessi
Utilizzate diverse viste di ClickUp, tra cui bacheche, elenchi e calendari, per evitare di non rispettare le scadenze. Con una struttura consolidata per migliorare le vostre capacità, avrete meno probabilità di soccombere alla procrastinazione.
Iscriviti alle certificazioni o ai corsi
Tutti abbiamo bisogno di aiuto prima o poi, e la classe, sia essa online o di persona, può aiutarvi a migliorare le vostre capacità organizzative. Iscrivetevi a corsi per acquisire competenze come la risoluzione dei problemi, le tattiche di negoziazione e la risoluzione dei conflitti. Per esempio, Coursera offre corsi online con certificazioni per migliorare soft skills come l'ascolto attivo e la risoluzione dei problemi.
Mantenere la vostra area di lavoro pulita
Sia che lavoriate da remoto o che abbiate uno spazio dedicato nell'ufficio dell'azienda, mantenere pulita l'area di lavoro favorisce una migliore organizzazione, riduce la probabilità di perdere documenti importanti nella confusione e consente di individuare più facilmente ciò che vi serve per prendere decisioni migliori. 📌
Memorizzazione di politiche, procedure e valutazioni dei rischi nella vista Documento di ClickUp
Lo stesso vale per l'area di lavoro digitale. Utilizzate uno strumento come ClickUp Documenti per conservare tutte le procedure operative standard (SOP) in un unico posto. Create cartelle per archiviare informazioni simili e utilizzate le autorizzazioni di condivisione per migliorare la collaborazione con i membri del team.
Costruisci le tue Capacità organizzative Con ClickUp
Una buona capacità organizzativa vi aiuterà a impostare una migliore mappa della carriera sia che stiate cercando un nuovo lavoro, sia che vogliate crescere nel vostro ruolo attuale. Dal miglioramento della comunicazione con il team alla collaborazione più efficace tra i vari reparti, fino a una migliore gestione del proprio tempo, l'organizzazione vi aiuterà a raggiungere i vostri obiettivi. Iscrivetevi a ClickUp e avrete accesso a strumenti gratis come calendari integrati, strumenti di monitoraggio del tempo e attività personalizzabili che vi daranno tutto ciò di cui avete bisogno per migliorare le vostre capacità organizzative. Inoltre, ClickUp offre automazioni, assistenza IA e molto altro ancora, per un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
Frequenze comuni
Volete saperne di più sulle capacità organizzative e crescere professionalmente? Ecco le risposte ad alcune domande frequenti.
1. Perché le competenze organizzative **sono importanti?
Le competenze organizzative sono importanti perché creano una struttura per i processi aziendali, fanno risparmiare tempo e migliorano l'allocazione delle risorse. Essere organizzati significa che le aziende perdono meno tempo in attività non importanti e possono raggiungere gli obiettivi più velocemente senza distrarsi.
2. Che cosa sono le forte capacità organizzative ?
Le forti capacità organizzative includono:
- Comunicazione efficace
- Gestione del tempo
- Definizione delle priorità
- Piano strategico
- Calendario e calendarizzazione
- Impostazione degli obiettivi
- Attenzione ai dettagli
- Processo decisionale
- Collaborazione e lavoro di squadra
3. Da fare per descrivere le capacità organizzative ?
Le competenze organizzative si riferiscono alla capacità di una persona di tenere sotto controllo aspetti quali le scadenze, la definizione delle priorità delle attività e la gestione del tempo. Queste abilità implicano la creazione di sistemi per destreggiarsi tra più ruoli e progetti complessi senza perdere di vista l'obiettivo principale. 🤹