Se chiedi ai dipendenti cosa li aiuta a lavorare meglio, potrebbero rispondere: gerarchie piatte, supporto del management o persino la cultura aziendale. Ma ciò che intendono realmente è una comunicazione efficiente.
Dalle interazioni amichevoli e dal lavoro di squadra ai canali e ai formati regolamentati: una comunicazione chiara garantisce che le idee e i feedback siano condivisi in modo efficace, rendendo il lavoro di tutti più facile e più incisivo.
Secondo il rapporto The State of Business Communication di Grammarly, il 93% dei leader aziendali ritiene che la propria capacità di lavorare in modo efficace dipenda dal modo in cui le persone comunicano con loro.
Le comunicazioni all'interno di un'organizzazione possono essere formali o informali. Entrambe sono importanti a seconda del contesto, ma le cose si complicano quando le persone confondono le due cose.
In questo articolo parleremo della comunicazione formale e informale, spiegheremo quando utilizzarle e ti aiuteremo a migliorare le tue capacità comunicative in un contesto organizzativo.
⏰ Riassunto in 60 secondi
La comunicazione formale è strutturata e professionale, mentre quella informale è casuale e spontanea. Entrambe sono essenziali per la collaborazione, la produttività e la cultura aziendale.
- Quando utilizzare ciascuno stile di comunicazione Comunicazione formale: ideale per politiche, reportistica, contratti, riunioni e annunci ufficiali. Comunicazione informale: perfetta per brainstorming, aggiornamenti rapidi, team building e discussioni volte alla risoluzione di problemi.
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- Comunicazione informale: perfetta per il brainstorming, gli aggiornamenti rapidi, il team building e le discussioni volte alla risoluzione dei problemi.
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- Trovare il giusto equilibrio per un ambiente di lavoro più forte La chiave è combinare efficacemente la comunicazione formale e quella informale, garantendo chiarezza, struttura ed efficienza, pur mantenendo un ambiente di lavoro collaborativo e aperto.
- La chiave è coniugare efficacemente comunicazione formale e informale, garantendo chiarezza, struttura ed efficienza, pur mantenendo un ambiente di lavoro collaborativo e aperto.
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- Migliora la comunicazione sul posto di lavoro con ClickUp: ClickUp Docs: organizza e documenta la comunicazione formale. ClickUp Chat & Comments: semplifica le discussioni informali senza perdere il contesto. ClickUp Lavagne online: fai brainstorming e visualizza le idee in tempo reale. ClickUp Notifiche & Attività di assegnazione: assicurati che gli aggiornamenti importanti non vadano persi.
- ClickUp Docs: organizza e documenta la comunicazione formale.
- Chat e commenti ClickUp: semplifica le discussioni informali senza perdere il contesto.
- Lavagne online ClickUp: fai brainstorming e visualizza le idee in tempo reale.
- Notifiche e assegnazione delle attività su ClickUp: assicurati che gli aggiornamenti importanti non vadano persi.
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Comprendere la comunicazione formale
Le aree di lavoro dispongono di protocolli di comunicazione ufficiali che rafforzano l'immagine e la cultura dell'azienda e sono progettati per ridurre gli errori e le distrazioni nelle interazioni tra i dipendenti.
La comunicazione formale si riferisce a un modo strutturato di scambiare informazioni attraverso canali ufficiali. Queste conversazioni sono monitorate e tracciabili e seguono una gerarchia predefinita. Catene di email, richieste di attività, videoconferenze, white paper, aggiornamenti sui progetti e canali di chat regolamentati dall'azienda sono alcuni esempi significativi.
È completamente pratico e mira a formalizzare la comunicazione per la condivisione delle informazioni come desidera l'azienda.
Tipi di comunicazione formale
A seconda di come avviene la condivisione delle idee, la comunicazione formale può essere di tre tipi:
- Verticale: quando la comunicazione formale avviene tra i livelli organizzativi in una catena gerarchica. I superiori possono parlare con i propri subordinati (top-down) e i subordinati possono effettuare la condivisione di idee con i propri superiori (bottom-up).
- Laterale o orizzontale: quando i dipendenti di diversi reparti che lavorano allo stesso livello comunicano tra loro. Ad esempio, i membri del team di sviluppo prodotti collaborano con i colleghi del marketing per organizzare il lancio di un prodotto.
- Diagonale o trasversale: ciò significa che i dipendenti di diversi reparti che lavorano a vari livelli possono comunicare in modo diagonale. Un esempio potrebbe essere il responsabile di un team di prodotto che parla con un rappresentante dello sviluppo commerciale (SDR) per determinare le richieste di funzionalità/funzioni da privilegiare nel prossimo sprint.
Caratteristiche della comunicazione formale
È possibile identificare la comunicazione formale individuando alcune caratteristiche distintive:
- Coerenza nei protocolli e nel vocabolario professionale
- Natura asincrona e basata sull'approvazione, che spesso la rende lenta e laboriosa.
- Modulo scritto di esecuzione, che la rende dettagliata, orientata alle attività e facilmente consultabile.
- Concentrati sulla privacy, che rende la comunicazione formale l'opzione ideale per un approccio basato sulla necessità di conoscere le informazioni riservate relative al progetto.
Esempi di comunicazione formale
Un buon modo per identificare la comunicazione formale è verificare se viene documentata ufficialmente. I documenti di supporto all'interno della matrice di comunicazione interna possono includere
- thread di email
- ordini e aggiornamenti dell'inventario
- richieste di attività
- Comunicazioni video asincrone e webinar dal vivo
La comunicazione formale facilita efficacemente le operazioni interne tra reparti, colleghi e gerarchie.
Poiché questo flusso di comunicazione riguarda esclusivamente sistemi e linee guida, una strategia di comunicazione semplificata può aiutarti a trasmettere le informazioni in modo più efficiente. In quanto piattaforma di gestione della produttività all-in-one, ClickUp si concentra principalmente sulla comunicazione all'interno del team e sui modi per migliorare le interazioni nell'area di lavoro.
Ad esempio, il modello di comunicazione interna ClickUp è pensato su misura per chi desidera creare una forte cultura aziendale al proprio interno.
Con questo modello, puoi implementare il modo in cui le informazioni devono essere trasmesse, adeguare i punti di contatto della comunicazione per stare al passo con le complessità e rispettare le varie leggi sulla privacy dei dati, il tutto senza partire da zero.
Ecco come puoi procedere:
- Imposta obiettivi di comunicazione, attività e attività secondarie con ClickUp Goals e ClickUp Tasks, delega le attività alle parti interessate e imposta scadenze e tempistiche con ClickUp Calendario.
- Crea canali interni come email, chat e riunioni e stabilisci regole generali per contenere il flusso di informazioni.
- Modifica gli stati, i campi e le visualizzazioni personalizzati per setacciare gli aggiornamenti e monitorare i contenuti.
Questo modello è ottimo per mantenere la trasparenza a tutti i livelli e aiutare i dipendenti a essere produttivi sul lavoro. Funge anche da hub centralizzato per conservare in un unico posto le conversazioni, gli annunci e i documenti relativi alle comunicazioni a livello aziendale.
Vantaggi e svantaggi della comunicazione formale
La comunicazione formale presenta punti di forza e punti deboli. Comprendere questi pro e contro è fondamentale per sapere quando utilizzare i canali ufficiali predefiniti.
Vantaggi della comunicazione formale
La comunicazione formale è una parte essenziale di un'azienda altamente funzionante perché
- Promuove la disciplina e la professionalità tra i lavoratori.
- Porta trasparenza ed efficienza nelle conversazioni.
- Poiché la maggior parte è documentata, fornisce supporto per gli audit e la conformità dei dati.
Svantaggi della comunicazione formale
Detto questo, i fattori che rendono la comunicazione formale così efficace la rendono anche rigida.
- Questo tipo di comunicazione lascia poco spazio all'individualità , poiché privilegia il lavoro rispetto ai sentimenti e alle opinioni personali.
- Le lunghe discussioni mantenute per motivi normativi possono richiedere molto tempo.
- Potrebbe apparire fredda e scoraggiare il legame tra i dipendenti.
📮ClickUp Insight: circa il 41% dei professionisti preferisce la messaggistica istantanea per la comunicazione all'interno del team.
Sebbene offra scambi rapidi ed efficienti, i messaggi sono spesso distribuiti su più canali, thread o messaggi diretti, rendendo più difficile recuperare le informazioni in un secondo momento.
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Il ruolo della comunicazione formale nelle organizzazioni
È difficile immaginare un'azienda senza una strategia di comunicazione formale. Il rispetto di queste regole garantisce che le informazioni siano condivise in modo trasparente, senza distorsioni e in modo soggetto a monitoraggio per riferimento.
Nelle organizzazioni con gerarchie interne complesse, contribuisce anche a stabilire l'autorità e a promuovere la disciplina dei dipendenti.
Comprendere la comunicazione informale
Non tutte le conversazioni devono necessariamente passare attraverso canali formali. Alcune conversazioni personali e istantanee consentono di terminare il lavoro risparmiando tempo.
Avrai sicuramente sentito parlare della comunicazione informale, ovvero il modo non ufficiale in cui i colleghi effettuano la condivisione di informazioni tra loro.
La comunicazione informale è il flusso non ufficiale di informazioni basato sulle relazioni sociali condivise dai dipendenti. È spontanea, fluida e rapida. La comunicazione verbale relativa alle attività, l'aiuto a un collega sul lavoro o le chiacchierate informali durante la pausa pranzo: tutto ciò che non segue i canali di comunicazione regolamentati dall'azienda fa parte della comunicazione informale.
Tipi di comunicazione informale
La comunicazione informale non segue regole o strutture rigide, il che la rende altamente flessibile e dinamica. Può assumere molte forme, ciascuna delle quali serve a scopi e contesti diversi all'interno di un ambiente di lavoro.
Ecco i quattro tipi principali:
- Catena a filamento singolo: quando una persona dice qualcosa a un'altra persona e quest'ultima trasmette lo stesso messaggio a qualcun altro, la catena continua. È il tipo più naturale di comunicazione informale.
- Catena di cluster: quando qualcuno si confida con un collega di fiducia e quest'ultimo condivide le informazioni con altre persone di cui si fida. Questo tipo di conversazione si basa sulla fiducia, ma viene trasmessa tra gruppi selezionati di persone. Un esempio potrebbe essere il manager che discute separatamente i cambiamenti dei clienti con il team di prodotto e i membri del team di prodotto che discutono lo stesso argomento con il team di progettazione.
- Catena del pettegolezzo: il tipo più comune di comunicazione informale, la catena del pettegolezzo coinvolge persone che parlano a gruppi di persone e questi gruppi che effettuano la condivisione delle stesse informazioni con altri gruppi di persone. È il modo più veloce per diffondere informazioni in modo informale.
- Catena di probabilità: a volte, un dipendente può scegliere casualmente alcuni colleghi con cui effettuare la condivisione di informazioni, e questi colleghi continuano la tendenza trasmettendo casualmente il contenuto ad altri. Un esempio potrebbe essere qualcuno che effettua una menzione delle nuove politiche delle risorse umane a un collega seduto allo stesso tavolo durante il pranzo.
Caratteristiche della comunicazione informale
La comunicazione informale va oltre le email e le dashboard e presenta alcune caratteristiche chiave che la rendono facilmente identificabile:
- È istantanea, personale e spensierata.
- Essendo una modalità di comunicazione sincrona, riduce il tempo necessario per seguire il percorso formale, rendendo i dipendenti più produttivi.
- La comunicazione informale è positiva per il morale dei dipendenti, poiché permette loro di effettuare la condivisione dei propri sentimenti con gli amici.
- Nonostante il comfort delle conversazioni informali, potrebbero essere inaccurate poiché il contenuto non è documentato, verificato o tracciabile .
- I dipendenti scontenti spesso creano problemi di comunicazione diffondendo informazioni errate attraverso canali informali.
Esempi di comunicazione informale
Qualsiasi conversazione informale che non richiede la registrazione nel sistema fa parte della comunicazione informale. Ciò può includere
- Aggiornamenti verbali su attività e progetti
- Chiacchierate davanti al distributore dell'acqua e saluti nei corridoi
- Pranzi di gruppo e ritiri aziendali
Potresti trovare colleghi che parlano in modo informale di come hanno trascorso il fine settimana, della partita che hanno visto la sera prima o della nuova politica del reparto Risorse umane.
Vantaggi e svantaggi della comunicazione informale
La comunicazione informale può essere incredibilmente efficace, ma l’esito positivo dipende in gran parte dal contesto in cui viene utilizzata. Capire dove la comunicazione informale eccelle e dove potrebbe fallire può aiutarti a sfruttarne i punti di forza e a mitigarne gli svantaggi.
Vantaggi della comunicazione informale
La comunicazione informale integra i limiti della comunicazione formale.
- Rende l'esperienza in ufficio più naturale e di conversazione.
- Aiuta i dipendenti ad aprirsi con i colleghi e crea legami che favoriscono il lavoro di squadra.
- La comunicazione informale rafforza la fiducia e il senso di appartenenza, due elementi fondamentali che contraddistinguono i dipendenti altamente produttivi.
Svantaggi della comunicazione informale
Tuttavia, la comunicazione informale non è priva di difetti.
- Non è regolamentata e può causare una rapida diffusione di informazioni errate.
- Se i dipendenti sono troppo coinvolti in chiacchiere e pettegolezzi, ciò potrebbe influire negativamente sulla cultura e sulla produttività del team.
- La leadership non può effettuare il monitoraggio delle conversazioni informali, quindi non c'è responsabilità.
Molti difetti nella comunicazione informale derivano dalla mancanza di struttura nella comunicazione interna, poiché gli aggiornamenti vengono trasmessi verbalmente. Uno dei modi migliori per mitigare questo problema è utilizzare un modello di comunicazione del piano del progetto, come il modello di comunicazione per i dipendenti di ClickUp. Si tratta di un modo semplice ma completo per diffondere le informazioni, in modo che le persone interessate rimangano aggiornate con dettagli autentici.
Come avrai intuito, i team delle risorse umane trovano questo argomento particolarmente utile.
Ecco come sfruttarla al meglio:
- Pianifica e implementa la tua strategia di comunicazione utilizzando la vista del piano della strategia di comunicazione.
- Utilizza la vista "Guida introduttiva" per spiegare la matrice di comunicazione e le regole di base per evitare malintesi.
- Utilizza la vista "Aggiornamenti sulla comunicazione" per effettuare il monitoraggio degli aggiornamenti passati e futuri.
- Riduci la necessità di comunicazione informale monitorando le interazioni nelle dashboard di ClickUp.
- Crea un layout visivo di facile consultazione aggiungendo stati personalizzati per monitorare lo stato di avanzamento delle attività e delle attività secondarie all'interno del tuo piano di comunicazione.
Questo modello unisce la project management alla gestione dei dipendenti per una comunicazione fluida.
Il ruolo della comunicazione informale nelle organizzazioni
Nella migliore delle ipotesi, la comunicazione informale crea connessioni con gli altri dipendenti. Abbassa le gerarchie, facilita il libero flusso di informazioni e favorisce l'empatia. Una pacca sulla spalla per un lavoro ben fatto, aiutare un collega più giovane a risolvere un problema o prestare ascolto per far sentire i colleghi ascoltati sono gesti che non sono del tutto possibili in un contesto formale.
Gli studi Hawthorne, condotti da Elton Mayo, hanno dimostrato che la comunicazione informale influisce sullo sviluppo e sul rafforzamento degli standard di rendimento e delle aspettative dei membri all'interno dei gruppi di lavoro. Ciò suggerisce che le interazioni informali possono plasmare la cultura e le norme organizzative in modo più efficace rispetto alla comunicazione formale.
Comunicazione formale vs informale
I luoghi di lavoro non possono scegliere un canale predefinito rispetto all'altro, poiché entrambi i tipi di comunicazione sono importanti in determinati contesti. Cerchiamo di capire in cosa differiscono e come passare dall'uno all'altro.
Differenze fondamentali tra comunicazione formale e informale
Ecco una panoramica delle principali differenze tra comunicazione formale e informale:
| Comunicazione formale | Comunicazione informale |
| È regolamentata, professionale e gerarchica. | È flessibile, non regolamentata e imita la diffusione delle voci di corridoio. |
| È asincrona e basata sull'approvazione, il che la rende lenta. | È sincrona, quindi veloce |
| La comunicazione formale è prevalentemente scritta | La comunicazione informale è basata sui gesti e sulla comunicazione verbale. |
| Mantiene l'accuratezza e la riservatezza dei dati, rendendoli più affidabili. | Potrebbe non essere del tutto accurata o riservata, poiché le lacune informative generano voci e mezze verità. |
| Ha lo scopo di affrontare obiettivi e attività ufficiali | L'obiettivo è migliorare il legame tra i dipendenti e la cultura del team. |
Somiglianze tra comunicazione formale e informale
Nonostante i loro approcci nettamente diversi, la comunicazione formale e quella informale collaborano per creare una cultura aziendale positiva.
- Offrono alle persone la libertà di effettuare la condivisione di idee e contesti attraverso vari canali e formati.
- Sia la comunicazione formale che quella informale aiutano nel processo decisionale e nella produttività.
- Le persone assorbono le informazioni più rapidamente quando si combinano diversi canali di diffusione.
Equilibrio tra comunicazione formale e informale in impostazioni interne
Il segreto per un ambiente di lavoro altamente produttivo è trovare il giusto equilibrio tra comunicazione formale e informale. Se hai difficoltà a capire quando utilizzare quale formato, consulta le politiche aziendali in materia di comunicazione ufficiale. Le strategie di comunicazione formale sono spesso ben documentate dalle risorse umane e dai team leader. In esse troverai canali, tempistiche, processi e regole approvati.
Come regola generale, se qualcosa è strettamente legato al lavoro, richiede la conoscenza da parte di altri ed è riservato, deve passare attraverso il canale formale.
La differenza fondamentale tra i canali di comunicazione formali e informali sta nella tua testa. Dovresti usare la comunicazione informale quando fai una pausa o quando vuoi scambiare due chiacchiere con un collega. Ma ricordati di non condividere troppo attraverso i canali informali e di non agire sulla base di informazioni che non puoi verificare. Osservando quando e come gli altri usano la comunicazione formale e informale, puoi imparare a bilanciarle.
Esempi in cui la comunicazione formale e quella informale si intrecciano
Immaginate Sarah, una project manager che nel suo lavoro quotidiano deve destreggiarsi tra comunicazione formale e informale. Inizia la giornata con una riunione di gruppo strutturata, seguendo un programma rigoroso e documentando gli elementi da intraprendere. Più tardi, incontra Bob del reparto marketing nella sala pausa e insieme, davanti a un caffè, elaborano una brillante idea per una campagna pubblicitaria. Questo mix di struttura formale e interazione informale mantiene il suo team allineato e stimola l'innovazione.
Nel frattempo, Alex, un nuovo assunto, sperimenta in prima persona il potere degli stili di comunicazione misti. Partecipa a una sessione formale di inserimento, assimilando le politiche e le procedure aziendali. Ma è durante il pranzo informale con il suo mentore, Javier, che impara davvero le regole non scritte della cultura aziendale. Mentre Alex affronta la sua prima valutazione delle prestazioni, un processo formale, è grato per il feedback informale che Javier gli ha fornito fin dall'inizio, aiutandolo a sentirsi preparato e sostenuto nel suo nuovo ruolo.
Strumenti per una comunicazione efficace
Stabilire delle linee guida per la comunicazione è difficile, e mantenerle nel tempo lo è ancora di più. Man mano che l'azienda cresce in termini di operazioni, forza lavoro, partner e clienti, iniziano ad apparire piccole lacune che portano a comunicazioni errate, informazioni false e mancanza di chiarezza.
L'utilizzo di uno strumento di comunicazione interna come ClickUp semplificherà il flusso di informazioni. Ecco come:
- Usa ClickUp Docs per elaborare piani di comunicazione strategici, invitare le persone a collaborare sul wiki dedicato alla comunicazione, aggiungere link e file pertinenti e utilizzare l'editor di testo avanzato per una migliore navigazione.
- Gestisci la creazione e la distribuzione dei contenuti utilizzando ClickUp Brain. Chiedi allo strumento di intelligenza artificiale di analizzare i piani di comunicazione formale ed evidenziare le aree di miglioramento, creare schemi di contenuti e persino suggerirti i passaggi successivi. È il tuo assistente AI che vive nel tuo spazio ClickUp, pronto a fornirti contenuti pertinenti.
- Usa ClickUp Chat per riunire tutte le conversazioni in tempo reale in un unico posto. Puoi assegnare attività, effettuare la condivisione di contenuti relativi al progetto, creare viste chat individuali e gestire i privilegi di accesso. Questo migliora notevolmente la velocità della comunicazione formale.
📮ClickUp Insight: circa il 41% dei professionisti preferisce la messaggistica istantanea per la comunicazione all'interno del team. Sebbene offra scambi rapidi ed efficienti, i messaggi sono spesso distribuiti su più canali, thread o messaggi diretti, rendendo più difficile recuperare le informazioni in un secondo momento. Con una soluzione integrata come ClickUp Chat, i thread di chat vengono mappati su progetti e attività specifici, mantenendo le conversazioni nel contesto e prontamente disponibili.
- Per le conversazioni in cui i messaggi di testo non riescono a cogliere il contesto completo, prova ClickUp Clips. Registra il tuo schermo e guida il tuo team attraverso istruzioni, moduli di formazione, funzionalità software, piani di marketing, flussi di lavoro dei progetti, feedback e altro ancora, con il supporto di voci fuori campo.
- Passa dalla visualizzazione Kanban alla visualizzazione Elenco, tabella e vista Gantt per aiutare gli stakeholder a comprendere il lavoro in corso e come comunicare con gli altri stakeholder.
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Invece di partire da zero, prova il modello di piano di comunicazione ClickUp. Puoi modificare e sviluppare ulteriormente questo documento completamente personalizzabile in base alle tue esigenze.
Ad esempio, supponiamo che il responsabile commerciale stia implementando un programma per un nuovo gruppo demografico. In tal caso, può spiegare agli SDR come comunicare, seguire i protocolli e aggiornare lo stato delle trattative. In questo modo, gli SDR sapranno cosa comporta la comunicazione formale e cosa possono discutere in modo informale.
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Il vantaggio principale di questo modello è che le aziende possono utilizzarlo per organizzare la comunicazione interna e perfezionare i messaggi destinati a clienti e fornitori.
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Conversazioni sincere, trasparenti e in tempo reale contribuiscono a costruire la cultura aziendale e aiutano i dipendenti a diventare più produttivi. Sia i canali formali che quelli informali incoraggiano i dipendenti a dare il meglio di sé in termini di produttività.
Come strumento di collaborazione per l'azienda, ClickUp aiuta manager e dipendenti a comunicare in modo efficiente senza dover passare da una piattaforma all'altra. Offre una serie di strumenti digitali pensati per comunicare mentre sei in movimento.
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