Comunicazione formale e informale: Differenze, somiglianze e suggerimenti per migliorare la comunicazione

Se chiedete ai dipendenti cosa li fa lavorare meglio, potrebbero dire gerarchie piatte, management di supporto o anche cultura dell'ufficio. Ma in realtà suggeriscono una comunicazione efficiente.

Dalle interazioni amichevoli e dal lavoro di squadra ai canali e ai format regolamentati, una comunicazione cancellata garantisce la condivisione efficace di idee e feedback, rendendo il lavoro di tutti più facile e d'impatto.

Secondo Grammarly Lo stato della comunicazione aziendale il 93% dei dirigenti aziendali ritiene che la loro capacità di lavorare in modo efficace dipenda dal modo in cui le persone comunicano intorno a loro.

Le comunicazioni in un'organizzazione sono formali o informali. Entrambe sono importanti all'interno dei contesti, ma le cose si complicano quando si confondono le due cose

In questo articolo parleremo di comunicazione formale e informale, spiegheremo quando usare l'una o l'altra e vi aiuteremo a migliorare le vostre capacità di comunicazione in un'impostazione organizzativa.

Capire la comunicazione formale

La maggior parte delle aree di lavoro ha protocolli di comunicazione ufficiali che rafforzano l'immagine e la cultura dell'azienda e sono progettati per ridurre gli errori e le distrazioni nelle interazioni tra i dipendenti.

per comunicazione formale si intende un modo strutturato di scambiare informazioni attraverso canali ufficiali. Queste conversazioni sono monitorate e tracciabili e seguono una gerarchia predefinita. Catene di email, richieste di attività, videoconferenze, whitepaper, aggiornamenti sui progetti e canali di chattare regolamentati dall'azienda sono alcuni esempi importanti.

Si tratta di un sistema completo e pratico, che mira a formalizzare la comunicazione per condividere le informazioni secondo le esigenze dell'azienda.

Tipi di comunicazione formale

A seconda di come vengono condivise le idee, la comunicazione formale può essere di tre tipi:

• Verticale: Quando la comunicazione formale avviene attraverso i livelli organizzativi in una catena gerarchica. I superiori possono parlare con i loro subordinati (top-down) e i subordinati possono condividere le idee con i loro superiori (bottom-up)
• **Quando dipendenti di reparti diversi che lavorano allo stesso livello comunicano tra loro. Ad esempio, i membri del team di sviluppo del prodotto comunicano tra lorocomunicazione collaborativa con i colleghi del marketing per orchestrare il lancio di un prodotto
• **Questo significa che i dipendenti di diversi reparti che lavorano a vari livelli possono comunicare in diagonale. Un esempio potrebbe essere quello di un team di prodotto che parla con un rappresentante dello sviluppo commerciale (SDR) per determinare le richieste di funzionalità/funzione a cui dare priorità nel prossimo sprint

Caratteristiche della comunicazione formale

È possibile identificare la comunicazione formale individuando alcuni tratti distintivi:

• Consistenza nei protocolli e vocabolario professionale
• Natura asincrona e basata sull'approvazione, che spesso la rende lenta e laboriosa
• Modulo scritto di esecuzione che la rende dettagliata, orientata alle attività e facilmente consultabile
• Focalizzazione sulla privacy, che rende la comunicazione formale un'opzione ideale per un approccio alla riservatezza del progetto basato sulla necessità di sapere

Esempi di comunicazione formale

Un buon modo per identificare la comunicazione formale è vedere se viene documentata ufficialmente. I documenti di supporto della matrice di comunicazione interna possono includere

• thread di email
• ordini e aggiornamenti dell'inventario
• richieste di attività
• comunicazioni video asincrone e webinar dal vivo

La comunicazione formale facilita efficacemente le operazioni interne tra reparti, colleghi e gerarchie.

Poiché questo flusso di comunicazione è basato su sistemi e linee guida, una strategia di comunicazione semplificata può aiutarvi a trasmettere le informazioni in modo più efficiente. Come piattaforma di gestione della produttività all-in-one, ClickUp si concentra molto sulla comunicazione tra team e sui modi per migliorare le interazioni nell'area di lavoro.

Per istanza, il programma Modello di comunicazione interna di ClickUp è fatto su misura per chi vuole stabilire una forte cultura aziendale all'interno.

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Impostate la vostra strategia di comunicazione interna da zero modificando obiettivi, stakeholder, viste Elenco e calendario utilizzando il modello di comunicazione interna di ClickUp

Con questo modello è possibile implementare le modalità di trasmissione delle informazioni, scalare i punti di contatto della comunicazione per tenere il passo con la complessità e rispettare le varie leggi sulla privacy dei dati, il tutto senza partire da zero.

Ecco come procedere:

• Impostazione di obiettivi, attività e sottoattività di comunicazione conObiettivi di ClickUp eAttività di ClickUp, delegare le attività ai soggetti interessati e impostare le tempistiche e le scadenze conClickUp Calendario* Impostare canali interni come email, chattare e riunioni e prescrivere regole empiriche per contenere il flusso di informazioni
• Modificare stati, campi e visualizzazioni personalizzati per vagliare gli aggiornamenti e monitorare i contenuti

Questo modello è ottimo per mantenere la trasparenza e aiutare i dipendenti a essere produttivi sul lavoro. Serve anche come hub centralizzato per tenere in un unico posto le conversazioni, gli annunci e i documenti relativi alla comunicazione a livello aziendale.

Vantaggi e svantaggi della comunicazione formale

La comunicazione formale ha punti di forza e di debolezza. Comprendere questi pro e contro è fondamentale per sapere quando utilizzare i canali ufficiali predefiniti.

Vantaggi della comunicazione formale

La comunicazione formale è una parte essenziale di un'azienda in funzione perché

• Promuove disciplina e professionalità tra i lavoratori
• Porta trasparenza ed efficienza nelle conversazioni
• Poiché la maggior parte di essa è documentata, supporta gli audit e la conformità dei dati

Svantaggi della comunicazione formale

Detto questo, i fattori che rendono la comunicazione formale così efficace la rendono anche rigida.

• Tale comunicazione ha poco spazio per l'individualità in quanto privilegia il lavoro rispetto ai sentimenti e alle opinioni personali
• I thread di lunga durata mantenuti per motivi di regolamento possono distruggere molto tempo
• Può apparire fredda e scoraggiare il legame tra i dipendenti

**Leggi anche: 10 migliori app e strumenti per la comunicazione di team nel 2024

Il ruolo della comunicazione formale nelle organizzazioni

È difficile immaginare un'azienda senza un sistema di comunicazione formale strategia di comunicazione . Il rispetto di queste regole significa che le informazioni vengono condivise in modo trasparente, senza distorsioni e con modalità che possono essere monitorate per riferimento.

In organizzazioni con gerarchie interne complesse, stabilisce anche l'autorità e favorisce la disciplina dei dipendenti.

Comprendere la comunicazione informale

Non tutte le conversazioni devono passare attraverso canali formali. Alcune conversazioni personali e istantanee permettono di terminare il lavoro risparmiando tempo.

Avrete sicuramente sentito parlare di comunicazione via telefono -I modi non ufficiali con cui i colleghi condividono le informazioni tra loro.

**La comunicazione informale è il flusso di informazioni non ufficiali basato sulle relazioni sociali condivise dai dipendenti. La comunicazione verbale sulle attività, l'aiuto a un collega di lavoro, le chat di assistenza in un linguaggio informale durante la pausa pranzo: tutto ciò che non segue i canali di comunicazione regolamentati dall'azienda fa parte della comunicazione informale.

Tipi di comunicazione informale

La comunicazione informale non segue regole o strutture rigide, rendendola altamente flessibile e dinamica. Può assumere molti moduli, ognuno dei quali serve a scopi e contesti diversi all'interno di un luogo di lavoro.

Ecco i quattro tipi principali:

• **Quando una persona dice qualcosa a un'altra e questa trasmette lo stesso messaggio a un'altra persona, la catena continua. È il tipo più naturale di comunicazione informale
• Catena a grappolo: quando qualcuno si confida con un coetaneo fidato, il quale condivide l'informazione con altre persone di cui si fida. Questo tipo di conversazione si basa sulla fiducia, ma viene fatta circolare tra gruppi selezionati di persone. Un esempio potrebbe essere il gestore del team che discute separatamente dei cambiamenti del client con il team di prodotto e i membri del team di prodotto che discutono lo stesso con il team di progettazione
• Catena di pettegolezzi: Il tipo più comune di comunicazione informale - la catena di pettegolezzi - prevede che le persone parlino con gruppi di persone e che questi gruppi condividano le informazioni con altri gruppi di persone. È il modo più veloce per diffondere informazioni in modo informale
• **A volte, un dipendente può scegliere a caso alcuni colleghi con cui condividere le informazioni, e questi colleghi continuano la tendenza trasmettendo il contenuto in modo casuale ad altri. Un esempio potrebbe essere la menzione di nuove politiche HR da parte di un collega che si è seduto alla stessa tabella a pranzo

Caratteristiche della comunicazione informale

La comunicazione informale avviene al di là di email e dashboard e presenta alcune caratteristiche chiave per essere facilmente identificata:

• È istantanea, personale e spensierata
• Essendo una modalità di comunicazione sincrona, riduce il tempo necessario per seguire la via formale, rendendo i dipendenti più produttivi
• La comunicazione informale è buona per il morale dei dipendenti, che hanno amici con cui condividere i propri sentimenti
• Nonostante la comodità dei colloqui informali, questi possono essere imprecisi poiché il contenuto non è documentato, verificato o rintracciabile
• I dipendenti scontenti spesso creanosfide di comunicazione diffondendo informazioni errate attraverso canali informali

Esempi di comunicazione informale

Tutte le conversazioni informali che non devono essere registrate nel sistema fanno parte della comunicazione informale. Può includere

• Aggiornamenti verbali su attività e progetti
• Conversazioni al fresco e saluti in corridoio
• Pranzi di gruppo e ritiri aziendali

Potreste trovare colleghi che parlano in modo informale di come hanno trascorso il fine settimana, della partita che hanno guardato ieri sera o della nuova politica del dipartimento Risorse Umane.

Vantaggi e svantaggi della comunicazione informale

La comunicazione informale può essere incredibilmente efficace, ma il suo esito positivo dipende in gran parte dal contesto in cui viene utilizzata. Capire dove la comunicazione informale eccelle e dove invece può essere carente può aiutarvi a sfruttarne i punti di forza e a mitigarne gli svantaggi.

Vantaggi della comunicazione informale

La comunicazione informale integra i limiti della comunicazione formale.

• Rende l'esperienza in ufficio più naturale e di conversazione
• aiuta i dipendenti ad aprirsi con i colleghi e crea legami che aiutano nel lavoro di squadra
• La comunicazione informale costruisce la fiducia e il senso di appartenenza, due elementi chiave dei dipendenti altamente produttivi.

Svantaggi della comunicazione informale

Tuttavia, la comunicazione informale non è priva di difetti.

• Non è regolamentata e può causare una diffusione rapida di informazioni errate
• Se i dipendenti sono troppo coinvolti in chiacchiere e pettegolezzi, ciò può avere un impatto negativo sulla cultura e sulla produttività del team
• La leadership non può monitorare le conversazioni informali, quindi non c'è alcun account

Molti difetti della comunicazione informale derivano dalla mancanza di struttura nella comunicazione interna, in quanto gli aggiornamenti vengono passati verbalmente. Uno dei modi migliori per attenuare questa situazione è utilizzare un sistema di modello di comunicazione del piano del progetto come ad esempio il modello di Modello di comunicazione con i dipendenti di ClickUp . È un modo semplice ma completo per diffondere le informazioni in modo che le persone interessate rimangano aggiornate con dettagli autentici.

Come avrete intuito, i team delle risorse umane lo trovano particolarmente utile.

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Utilizzate il modello di comunicazione per i dipendenti di ClickUp per stabilire un modo standard di condivisione delle informazioni con i dipendenti

Ecco come utilizzarlo al meglio:

• Pianificate e implementate la vostra strategia di comunicazione utilizzando la visualizzazione Strategia del piano di comunicazione
• Utilizzare la visualizzazione "Guida introduttiva" per spiegare la matrice di comunicazione e le regole di base per evitare errori di comunicazione
• Utilizzare la visualizzazione "Aggiornamenti della comunicazione" per monitorare gli aggiornamenti vecchi e futuri
• Ridurre la necessità di comunicazioni informali monitorando le interazioni inClickUp Dashboard* Create un layout visivo facile da seguire aggiungendo stati personalizzati per monitorare lo stato di attività e sottoattività secondarie all'interno del vostro piano di comunicazione

Questo modello unisce il project management alla gestione dei dipendenti per una comunicazione senza soluzione di continuità.

Il ruolo della comunicazione informale nelle organizzazioni

Al meglio, la comunicazione informale crea connessioni con gli altri dipendenti. Abbatte le gerarchie, facilita il libero flusso di informazioni e favorisce l'empatia. Una pacca sulla spalla per un buon lavoro, aiutare un giovane a risolvere un problema o prestare orecchio per far sentire i colleghi ascoltati sono gesti che non sono del tutto possibili in un'impostazione formale.

Gli studi Hawthorne, condotti da Elton Mayo, hanno dimostrato che la comunicazione informale influisce sullo sviluppo e sul rafforzamento degli standard di prestazione e delle aspettative dei membri all'interno dei gruppi di lavoro. Ciò suggerisce che che le interazioni informali possono formare la cultura organizzativa e le norme organizzative in modo più efficace della comunicazione formale

Comunicazione formale e informale

Gli ambienti di lavoro non possono scegliere un canale predefinito rispetto all'altro, poiché entrambi i tipi di comunicazione sono importanti nei contesti. Cerchiamo di capire in cosa differiscono e come passare da un canale all'altro.

Differenze chiave tra comunicazione formale e informale

Ecco una panoramica delle differenze chiave tra comunicazione formale e informale:

Similitudini tra comunicazione formale e informale

Nonostante i loro approcci nettamente diversi, la comunicazione formale e informale lavorano insieme per stabilire una cultura aziendale positiva.

• Danno alle persone la libertà di condividere idee e contesti attraverso vari canali e formati
• Sia la comunicazione formale che quella informale aiutano il processo decisionale e la produttività
• Le persone assorbono le informazioni più velocemente quando si combinano diversi canali di diffusione

Bilanciare la comunicazione formale e informale nelle impostazioni interne

Il segreto di un ambiente di lavoro altamente produttivo consiste nel bilanciare le comunicazioni formali e informali. Se avete difficoltà a capire quando usare quale formato, cercate le politiche aziendali sulla comunicazione ufficiale. Le strategie di comunicazione formale sono spesso ben documentate dalle risorse umane e dai responsabili dei team. Vi si trovano canali, sequenze, processi e regole approvati.

**Come regola generale, se qualcosa è strettamente legato al lavoro, richiede che gli altri lo sappiano ed è confidenziale, deve passare attraverso il canale formale

La differenza chiave tra canali di comunicazione formali e informali sta nel vostro spazio mentale. Dovreste usare la comunicazione informale quando vi prendete una pausa o vi mettete rapidamente in contatto con un collega. Ma ricordatevi di non esagerare con i canali informali e di non agire sulla base di informazioni che non potete verificare. Osservando quando e come gli altri utilizzano la comunicazione formale e informale, si può imparare a bilanciarle.

Esempi in cui la comunicazione formale e informale si intrecciano

Immaginate Sarah, una project manager, che nel suo lavoro quotidiano si destreggia tra comunicazione formale e informale. Inizia la sua giornata con una riunione di team strutturata, seguendo un programma rigoroso e documentando gli elementi d'azione. Più tardi, incontra Bob del marketing nella sala relax e, davanti a un caffè, discutono di una brillante idea per una campagna. Questo mix di struttura formale e interazione casuale mantiene il team allineato e stimola l'innovazione.

Nel frattempo, Alex, un nuovo assunto, sperimenta in prima persona il potere degli stili di comunicazione misti. Partecipa a una sessione formale di onboarding, per assimilare le politiche e le procedure aziendali. Ma è durante il pranzo informale con il suo mentore, Javier, che impara davvero le regole non scritte della cultura d'ufficio. Mentre Alex affronta la sua prima valutazione delle prestazioni - un processo formale - è grato per il feedback informale che Javier gli ha fornito per tutto il tempo, aiutandolo a sentirsi preparato e supportato nel suo nuovo ruolo.

Leggi anche: i 10 migliori strumenti e software per la comunicazione sul posto di lavoro nel 2024

Strumenti per una comunicazione efficace

Stabilire delle linee guida per la comunicazione è difficile, ed è ancora più difficile mantenerle nel tempo. Man mano che l'azienda cresce in termini di operazioni, forza lavoro, partner e client, iniziano a comparire piccole lacune che portano a errori di comunicazione, false informazioni e mancanza di chiarezza.

L'utilizzo di un strumento di comunicazione interna come ClickUp semplificherà il flusso di informazioni. Ecco come fare:

• UtilizzateDocumenti ClickUp per elaborare piani di comunicazione, invitare le persone a collaborare al wiki di comunicazione, aggiungere collegamenti e file pertinenti e utilizzare il rich text editor per una migliore navigazione
• Eseguire la creazione e la distribuzione di contenuti usandoClickUp Brain. Chiedete allo strumento IA di analizzare i piani di comunicazione formali e di evidenziare le aree da migliorare, di creare schemi di contenuti e di suggerire i passaggi successivi. È il vostro assistente IA che vive nel vostro spazio ClickUp, pronto a servirvi contenuti rilevanti

Utilizzate gli strumenti di IA di ClickUp Brain per scrivere, riepilogare/riassumere, correggere e tradurre qualsiasi tipo di testo in ClickUp Documenti

• UtilizzareClickUp Chattare per riunire tutte le conversazioni in tempo reale in un unico luogo. È possibile assegnare attività, condividere contenuti relativi al progetto, creare visualizzazioni individuali della chat e gestire i privilegi di accesso. Questo migliora notevolmente la velocità della comunicazione formale

Collaborazione, comunicazione, feedback e condivisione di obiettivi senza soluzione di continuità in ClickUp Chat View

• Per le conversazioni in cui i testi non sono in grado di cogliere il contesto completo, provate conClickUp Clip. Registrate lo schermo e accompagnate il vostro team attraverso istruzioni, moduli di formazione, funzionalità del software, piani di marketing, flussi di lavoro del progetto, feedback e altro ancora, con voci fuori campo di supporto

Invece di scrivere, fai clic sull'icona del video e condividi i tuoi pensieri in modo chiaro per far progredire qualsiasi conversazione in ClickUp Clip

• Passate dalle viste Gantt, Elenco, Tabella e Lavagna Kanban per aiutare le parti interessate a comprendere il lavoro in corso e a comunicare con le altre parti interessate
• Visualizzate le iniziative strategiche conLavagne online di ClickUp in modo che le parti interessate ricevano le informazioni corrette fin dall'inizio. Aggiungete idee, organizzatele con una funzionalità di drag-and-drop e trasformatele in attività individuali. È facile da seguire e riduce il tempo sprecato in catene di email

Invece di partire da zero, provate il programma Modello di piano di comunicazione ClickUp . È possibile modificare e sviluppare ulteriormente questo documento completamente personalizzabile per adattarlo ai propri casi d'uso.

Ad esempio, supponiamo che il responsabile commerciale stia implementando un programma per un nuovo gruppo demografico. In questo caso, può spiegare ai DSP come comunicare, seguire i protocolli e aggiornare lo stato delle trattative. In questo modo, i DSP sapranno cosa comporta una comunicazione formale e cosa possono discutere in modo informale.

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Create una strategia di comunicazione coerente in tutta l'organizzazione documentando gli stakeholder, i ruoli e i canali con il modello di piano di comunicazione di ClickUp

Con questo piano d'azione documentato, è possibile

• Creare un quadro di riferimento in ClickUp Docs con cui i team possono seguire una strategia di comunicazione coerente
• Stabilire ruoli e parti interessate attraverso le attività di ClickUp, in modo che le persone sappiano di cosa discutere e con chi
• Definire i canali di comunicazione formali e modificare le visualizzazioni e i campi personalizzati per una migliore visibilità
• UtilizzareAttività cardine di ClickUp per monitorare e misurare le prestazioni

L'aspetto migliore del modello è che le aziende possono utilizzarlo per organizzare la comunicazione interna e correggere i messaggi ai clienti e ai fornitori.

Migliorare la comunicazione interna con ClickUp

Conversazioni oneste, trasparenti e in tempo reale costruiscono la cultura aziendale e aiutano i dipendenti a diventare più produttivi. I canali formali e informali incoraggiano i dipendenti a dare il meglio della loro produttività.

Come un'azienda di strumento di collaborazione in azienda clickUp aiuta manager e dipendenti a comunicare in modo efficiente senza dover passare da una piattaforma all'altra. Dispone di una serie di strumenti digitali per le comunicazioni in movimento. Iscriviti a ClickUp e rafforzate la vostra comunicazione interna.