Slack è diventata la piattaforma di riferimento per la comunicazione interna dei team, tanto che sta lentamente diventando un verbo, come Google. Ma questa connessione costante e sempre attiva ha un costo: la stanchezza da Slack. I team non solo sono sommersi da una marea di notifiche Slack, ma sono anche sottoposti alla pressione di essere sempre raggiungibili.
Ecco dove gli stati possono aiutarti. Con l'impostazione di uno stato Slack, fornisci informazioni chiare sulla tua disponibilità, così i colleghi sanno quando possono contattarti e quando è meglio evitare. È l'equivalente online di indossare le cuffie in ufficio per far sapere ai colleghi che non vuoi essere disturbato.
Inoltre, gli stati possono anche aiutarti a stabilire confini chiari tra lavoro e vita privata. Indicando chiaramente quando sei fuori servizio o in vacanza, puoi evitare interruzioni inutili durante il tuo tempo libero.
In questo post del blog, esploriamo come impostare (e automatizzare) i tuoi stati Slack per ridurre al minimo le distrazioni e recuperare il tuo tempo di lavoro intenso.
Come effettuare l'impostazione del tuo stato e della tua disponibilità su Slack
Con pochi clic, puoi facilmente aggiungere uno stato personalizzato e comunicare la tua disponibilità al tuo team. In questa sezione ti spiegheremo come gestire le impostazioni relative al tuo stato e alla tua disponibilità su Slack.
Impostazione (e cancellazione) dello stato Slack
Sull'app desktop Slack
Per impostare il tuo stato su Slack, clicca sulla tua immagine del profilo nell'angolo in basso a sinistra dello schermo, quindi clicca su "Aggiorna il tuo stato". Si aprirà la finestra di dialogo "Imposta uno stato". Preferisci le scorciatoie da tastiera? Usa CMD+MAIUSC+Y su Mac o CTRL+MAIUSC+Y su Windows.
Ora basta digitare il tuo stato e scegliere un'emoji che rispecchi il tuo umore. L'emoji apparirà accanto al nome del tuo profilo e i colleghi potranno passarci sopra con il mouse per visualizzare il tuo stato. Gli amministratori dell'area di lavoro possono anche offrire opzioni di stato predefinite come "a pranzo" o "in riunione" per aggiornamenti rapidi e facili.
Nota: puoi effettuare la modifica del tuo stato in qualsiasi momento toccando lo stato attuale.
Dopo aver aggiornato lo stato su Slack, puoi aggiungere facoltativamente un timer per cancellarlo automaticamente dopo un determinato periodo di tempo. Questo ti permette di impostare il tuo stato e dimenticartene, invece di doverlo modificare manualmente più volte.
Questo è davvero utile per evitare quei momenti imbarazzanti in cui ci si chiede "dove sono finiti?". Come quando la tua pausa caffè di 15 minuti nella vita reale si trasforma in una "pausa caffè" di 5 ore su Slack perché hai dimenticato di aggiornare il tuo stato.
Hai un programma imprevedibile? Puoi rimuovere manualmente il tuo stato invece di affidarti alla sincronizzazione dello stato di Slack cliccando sulla tua immagine del profilo e selezionando l'opzione "Cancella stato" dall'elenco a discesa.
Sull'app mobile Slack
Il processo è lo stesso sia che tu sia un utente iOS o Android. Tutto quello che devi fare è toccare la tua immagine del profilo, inserire il messaggio di stato desiderato nella barra di stato e aggiungere un'emoji opzionale: il gioco è fatto.
Gestire la tua disponibilità su Slack
Altrettanto importante quanto il tuo "messaggio di stato personalizzato scritto" è il puntino verde accanto alla tua immagine del profilo che segnala ai colleghi che sei online. Ecco un breve ripasso su come funziona la "disponibilità" in Slack:
- Un punto verde indica che sei online
- Un punto grigio, invece, indica che non sei disponibile
- Una "Z" sopra uno dei due puntini indica che hai messo in pausa le notifiche e non risponderai ai messaggi
Per aggiornare la tua disponibilità, clicca sulla tua immagine del profilo nella barra laterale e poi scegli "Impostati come assente" o "Impostati come attivo. '
Il processo è praticamente lo stesso sull'app mobile di Slack. Tocca la tua immagine del profilo (nell'angolo in alto a destra) e poi imposta te stesso come assente o attivo.
Automazioni degli aggiornamenti di stato in Slack e integrazioni
Ora che abbiamo trattato le nozioni di base, è il momento di esplorare come automatizzare il tuo stato Slack personalizzato in base al tuo programma. Per cominciare, Slack lo fa già (in una certa misura) modificando il tuo stato in "In una riunione" quando sei impegnato in una chiamata vocale o videochiamata tramite Slack.
Ma puoi farlo anche per le tue riunioni non Slack integrando Slack con Google Calendar o Microsoft Outlook Calendar. Se è presente nel tuo calendario, verrà aggiornato anche su Slack.
Ecco come funziona con Google Calendar:
- Per prima cosa, vai alla pagina Google Calendar o Outlook Calendar nella directory delle app di Slack.
- Quindi, clicca su "Aggiungi a Slack", seguito da "Consenti" per collegare il tuo Calendario a Slack.
- Ora torna alla tua area di lavoro Slack, dove troverai un messaggio dal bot di Google. Fai clic sul pulsante "Attiva" per abilitare gli aggiornamenti automatici dello stato.
Ecco altri due modi per impostare automaticamente il tuo stato:
- Utilizzo di software di automazione: strumenti come Zapier e Officely sono dotati di flussi di lavoro predefiniti che consentono di impostare un programma giornaliero di disponibilità/offline.
- Utilizzo dei bot di Slack: sfrutta bot come Statusly che non solo garantiscono la sincronizzazione del tuo stato Slack con il tuo Calendario, ma analizzano anche il tuo programma per creare routine e effettuare l'automazione degli stati.
Rimani online (anche quando non lo sei) grazie alle automazioni.
Slack ha l'abitudine di impostare il tuo stato su "Assente" se rimani inattivo per più di 30 minuti. Quindi, se sei immerso nella lettura di un rapporto di settore sul tuo telefono mentre il tuo laptop entra in modalità di sospensione, i tuoi colleghi potrebbero erroneamente credere che tu non sia disponibile quando in realtà sei presente.
Le automazioni possono aiutarti non solo ad aggiornare automaticamente il tuo stato, ma anche a mantenere la tua disponibilità come "Attiva" in tali situazioni.
Il modo più semplice da fare è mantenere attivo il tuo computer o dispositivo mobile: in questo modo, Slack ti considera online e mantiene attivo il puntino verde.
Ma se stai cercando un trucco Slack più sicuro, puoi provare un'app come Presence Scheduler, che utilizza l'API Slack per impostare il tuo stato come attivo ogni quindici minuti.
Come migliorare la gestione del tuo stato
Nonostante le impostazioni di stato e disponibilità, il modello di collaborazione in tempo reale di Slack può talvolta creare l'aspettativa di una disponibilità immediata. Lo stato "attivo" della piattaforma rafforza questa aspettativa, portando i dipendenti a controllare costantemente i loro telefoni per eventuali notifiche nel caso in cui perdano qualcosa di importante.
Questo rende Slack una piattaforma complessa per le aziende che danno priorità alla collaborazione asincrona e per i dipendenti che amano dedicarsi al lavoro approfondito. Quello che devi fare è creare una cultura lavorativa che normalizzi e incoraggi l'uso degli aggiornamenti di stato su Slack, rendendoli parte integrante della tua strategia di comunicazione. Questo favorisce una comunicazione aperta sulla disponibilità e sulle aspettative, aiutandoti a creare un ambiente di lavoro che rispetti i programmi individuali dei dipendenti e i loro diversi stili di lavoro.
Tuttavia, se preferisci uno strumento di comunicazione interna che bilancia sia la collaborazione in tempo reale che quella asincrona (e impostazioni di stato più granulari), ClickUp può essere una buona alternativa a Slack. Si tratta di una piattaforma di gestione del lavoro all-in-one che consente a team di tutte le dimensioni di gestire i propri progetti, le comunicazioni interne, la knowledge base e persino il CRM da un unico posto.
In parte retrospettiva, in parte roadmap, il modello di strategia di comunicazione interna di ClickUp ti consente di valutare l'efficacia del tuo attuale piano di comunicazione e di creare un piano d'azione per migliorarlo.
Il modello include cinque progetti principali:
- Mappatura dell'organizzazione: per analizzare la struttura e le posizioni della tua azienda, insieme a dettagli quali il numero di dipendenti in ciascuna posizione.
- Analisi della comunicazione esistente: per valutare le tue attuali strategie di comunicazione, come il numero di canali che hai e la frequenza con cui vengono utilizzati.
- Valutazione delle esigenze degli stakeholder: per identificare i diversi stakeholder (dirigenti, team leader, collaboratori) e le loro esigenze di comunicazione.
- Sfide comunicative: Elenca (e dai priorità) eventuali problemi di comunicazione che incontri. A questo punto, puoi aggiungere una nota per rendere gli aggiornamenti di stato parte integrante del galateo di Slack, ad esempio
- Piano di comunicazione interna: per creare una sequenza visiva dei tuoi obiettivi di comunicazione e del piano per raggiungerli.
Nel complesso, questo modello può aiutarti ad analizzare le lacune nel tuo piano di comunicazione e a creare un ambiente di lavoro più collaborativo (ed empatico).
ClickUp vs. Slack: i diversi approcci alla comunicazione interna
Confrontiamo entrambi gli strumenti per determinare quale funziona meglio per te.
Chat in ClickUp vs. Chat in Slack: come funziona
Slack è un'app di messaggistica istantanea progettata per comunicazioni immediate e in tempo reale. È ottima per la condivisione di aggiornamenti del team e per la chat breve. Tuttavia, le informazioni importanti possono perdersi in un mare di conversazioni, con risultato di frammentazione delle informazioni e perdita di contesto.
La vista Chat di ClickUp , invece, è integrata con le altre funzionalità/funzioni di ClickUp: progetti, attività, documenti e così via. Ciò significa che, oltre ai messaggi diretti, puoi anche creare chat di gruppo contestualizzate direttamente da un'attività o da un documento. In questo modo la conversazione rimane strutturata, contestualizzata e pertinente per tutti i partecipanti.
Se si confronta l'approccio di Slack con quello di ClickUp, si nota una differenza fondamentale: il primo privilegia l'interazione in tempo reale, rispecchiando le conversazioni in ufficio. Allo stesso tempo, ClickUp si concentra sul lavoro asincrono e sugli strumenti di collaborazione per i progetti.
Ecco un modo in cui questa differenza forma il loro approccio alla collaborazione: la scelta degli strumenti di supporto alla collaborazione. Mentre Slack, con le sue riunioni giornaliere, punta tutto sulla comunicazione in tempo reale, ClickUp offre tre diversi strumenti di collaborazione per supportare diversi stili di comunicazione: commenti, video e lavagne online.
📮 ClickUp Insight: La metà dei nostri intervistati ha difficoltà con l'adozione dell'IA; il 23% non sa da dove iniziare, mentre il 27% ha bisogno di più formazione per fare cose avanzate. ClickUp risolve questo problema con un'interfaccia di chat familiare che ricorda quella dei messaggi di testo. I team possono iniziare subito con domande e richieste semplici, per poi scoprire naturalmente funzionalità di automazione e flussi di lavoro più potenti man mano che procedono, senza la curva di apprendimento intimidatoria che frena così tante persone.
Commenti
Sia ClickUp Progetti che ClickUp Documenti sono dotati di una funzionalità di commenti che ti aiuta a intrattenere conversazioni contestualizzate, asincrone e organizzate in thread. Puoi @menzionare i colleghi in modo che ricevano una notifica e non perdano mai un messaggio importante. Inoltre, lasciando dei commenti, elimini la pressione che i colleghi hanno di rispondere immediatamente (a differenza dei messaggi istantanei).
Video clip
Un'altra funzionalità utile per la collaborazione asincrona è ClickUp Clips, la soluzione di registrazione dello schermo integrata in ClickUp. Puoi utilizzarla per registrare rapidamente un video (con o senza voce fuori campo) e condividere le tue idee con il tuo team e i tuoi clienti. È perfetta per spiegare qualcosa in modo visivo, come fornire un feedback su un progetto.
La parte migliore è che puoi aggiungere queste clip alle tue chat e ai tuoi commenti per fornire ai colleghi un contesto più ampio.
Lavagne bianche
Infine, c'è ClickUp Whiteboard, una lavagna online dove puoi ospitare collaborazioni in tempo reale e asincrone e sessioni di brainstorming. Puoi usare post-it, forme, connettori e altro per dare vita alle tue idee, rendendo le riunioni virtuali più coinvolgenti.
Puoi anche creare attività di ClickUp direttamente dalle tue lavagne online per tradurre le idee in passaggi concreti e portarle a termine.
Impostazione (e gestione) degli stati in ClickUp
Ora che abbiamo esplorato le differenze tra chat e collaborazione in Slack e ClickUp, esaminiamo come funzionano gli stati in ClickUp.
Come Slack, ClickUp segnala la disponibilità con un punto verde (visualizzato accanto all'avatar dell'utente). Anche in ClickUp, un punto grigio indica che qualcuno è offline. Se passi con il mouse sul loro avatar e vedi una "Z", significa che hanno posticipato le notifiche.
Inoltre, quando aggiungi uno stato ClickUp, questo è visibile ovunque, non solo nelle chat ma in tutto il tuo spazio di lavoro. Questa visibilità aiuta i tuoi colleghi non solo a pianificare la comunicazione, ma anche a programmare il lavoro in base alla tua disponibilità.
Vediamo come impostare uno stato ClickUp:
- Clicca sul tuo avatar nell'angolo in alto a destra.
- Clicca su "Imposta stato". Apparirà la finestra di dialogo Imposta stato.
- Digita il tuo stato nella casella di testo "A cosa stai pensando?" e, se lo desideri, aggiungi un'emoji di stato.
- Imposta un tempo di rimozione dello stato per cancellare automaticamente lo stato dopo un determinato periodo di tempo.
- Seleziona la casella di controllo "Fuori sede" se ti stai prendendo una pausa.
- Seleziona la casella di controllo "Sospendi notifiche" se desideri interrompere la ricezione delle notifiche durante la durata di tale stato. Ad esempio quando sei in vacanza o in modalità concentrazione!
Questo stato apparirà nei seguenti luoghi:
- Commenti alle attività e alla finestra In arrivo
- @menzioni
- Profili
- Pulse
- Gestisci le persone
Puoi anche cancellare manualmente il tuo stato ClickUp cliccando sul tuo avatar e selezionando "Cancella stato".
Ulteriori informazioni sui modelli di lavoro dei dipendenti con ClickUp.
In ClickUp, gli stati non solo forniscono visibilità sulla disponibilità di un utente, ma anche una panoramica dei modelli di attività online del tuo team. Tutto quello che devi fare è installare Pulse ClickApp per ottenere un report di alto livello su quando il tuo team è online.
Puoi anche utilizzare gli elenchi a discesa "Online" e "Offline" per ottenere un elenco di chi è online e chi non lo è. Non solo, puoi anche vedere su cosa stavano lavorando gli utenti quando erano online. Questo può fornire ai manager informazioni preziose sulle prestazioni e la produttività del loro team, senza dare l'impressione di essere microgestiti.
Passare da Slack a ClickUp
Se utilizzi già Slack e desideri scoprire i vantaggi dell'hub centralizzato di ClickUp, perché non integrare ClickUp con il tuo spazio di lavoro Slack? Questa integrazione ti consente di aggiungere una funzione di project management a Slack, creando e gestendo le attività di ClickUp dall'interno di Slack e trasformando i messaggi Slack in commenti in ClickUp.
Sebbene questo sia solo un piccolo aspetto della proposta di valore di ClickUp, può mostrarti come riunire tutti i tuoi canali di lavoro e collaborazione possa favorire una migliore collaborazione. E quando sarai convinto, potrai passare a ClickUp. 🚀
Sei pronto a passare a ClickUp?
Gestendo in modo efficace gli aggiornamenti di stato nelle app di comunicazione interna del team come Slack e ClickUp, i team possono migliorare significativamente la comunicazione, la produttività e la soddisfazione lavorativa complessiva. I recenti sviluppi nell'IA possono sicuramente aiutare in questo senso con funzionalità/funzioni come i suggerimenti di stato basati sugli eventi del calendario, sul contenuto delle email o persino sui modelli di comportamento in tempo reale.
Allo stesso tempo, è importante creare una cultura di comunicazione aperta in cui tutti (soprattutto i nuovi assunti) siano incoraggiati a utilizzare gli aggiornamenti di stato fin dall'inizio per promuovere un ambiente di lavoro collaborativo e trasparente.
Se abbiamo suscitato il tuo interesse per l'approccio centralizzato alla collaborazione di ClickUp, puoi registrarti gratis a ClickUp e provarlo tu stesso.
Domande frequenti (FAQ)
1. Come posso mantenere attivo Slack?
Per mantenere attivo il tuo stato su Slack, assicurati che l'app sia aperta sul tuo desktop e che il tuo stato sia impostato manualmente su "attivo". Inoltre, non lasciare che il tuo laptop entri in modalità di sospensione per evitare che Slack ti mostri come inattivo.
2. Slack può effettuare il monitoraggio dell'attività degli utenti?
Sì, come la maggior parte delle piattaforme online, anche Slack raccoglie dati sul comportamento degli utenti, con l'obiettivo dichiarato di migliorare l'esperienza utente. Raccoglie principalmente informazioni su quando e come utilizzi la sua piattaforma per potenziare funzionalità/funzioni come lo stato di attività.
Le funzionalità IA di Slack leggono anche le tue conversazioni per fornire riassunti, traduzioni e supporto. Se preferisci mantenere private le tue conversazioni, contatta il team di Slack per disattivare questa funzione.
3. Come posso rimanere attivo su Slack tramite il mio iPhone?
Gli utenti iOS possono impedire a Slack di andare in standby disattivando il blocco automatico. In questo modo l'app Slack continuerà a funzionare in background, mantenendo il tuo stato online. Tuttavia, ricordati di riattivare il blocco automatico per risparmiare la batteria quando non stai utilizzando attivamente Slack.
4. Come si effettua l'impostazione dell'auto-away in Slack?
Puoi impostare la tua assenza automatica tramite la sincronizzazione della tua app di calendario (come Google Calendar o Apple Calendar) o del software HR con Slack. Ogni volta che imposti un evento di calendario "fuori sede", il tuo stato cambierà automaticamente in "Assente".
5. Come posso modificare automaticamente il mio stato su Slack?
Puoi aggiornare automaticamente il tuo stato su Slack in due modi. Innanzitutto, puoi integrarlo con la tua app Calendario e consentirgli di modificare il tuo stato in base al tuo programma. In secondo luogo, puoi impostare stati basati sul tempo in Slack, in modo che il tuo stato predefinito diventi attivo dopo quel lasso di tempo. Puoi anche utilizzare uno strumento di automazione come Zapier per impostare automaticamente il tuo stato come inattivo durante le ore non lavorative.
6. È possibile vedere se qualcuno è online su Slack?
Sì, un puntino verde accanto alla foto del profilo di una persona indica che è online.