Gestire più team significa tenere d'occhio eventuali ritardi o chiunque rimanga indietro.
Se sei un project manager, probabilmente ti occupi di questo ogni giorno, supervisionando più team nelle loro attività di progetto, sequenze e dipendenze.
Ti renderai subito conto di quanto sia difficile allocare le risorse senza gli strumenti e le strategie adeguati. È in questi casi che si ricorre a strumenti come Notion per creare diagrammi di Gantt. Notion consente ai manager di visualizzare una visione d'insieme delle attività, aiutandoli a definire tempistiche e attività cardine con flussi di lavoro visivi.
Un grafico Gantt in Notion combina project management e monitoraggio delle attività in un'unica dashboard. Ti consente di visualizzare le attività ed evitare colli di bottiglia. Con modelli personalizzabili e collaborazione in tempo reale, vale la pena provarlo per una gestione efficace delle risorse.
In questo articolo vedremo come creare un grafico Gantt in Notion e gestire meglio le attività.
Come creare un grafico Gantt in Notion
Segui questi semplici passaggi su come creare un grafico Gantt in Notion:
Passaggio 1: configura il tuo spazio di lavoro Notion e crea una nuova pagina
Organizza il tuo spazio di lavoro Notion per creare e gestire più pagine. Questo ti aiuterà a mantenere chiarezza e concentrazione.
- Valuta la possibilità di mantenere un'area di lavoro dedicata alla gestione dei progetti per semplificare il processo.
- Apri Notion e vai alle pagine e alle aree di lavoro attuali nella barra laterale sinistra.
- Clicca sul segno "+" vicino al pulsante privato. Questo crea una nuova pagina vuota, che puoi utilizzare come spazio di lavoro per il diagramma di Gantt.
- Assegna a questa pagina un titolo pertinente, ad esempio "Esercitazione con il grafico Gantt su Notion".
- Notion offre diversi modelli per queste pagine. Seleziona l'opzione Vuoto per iniziare da zero. Ora puoi creare un grafico Gantt in Notion senza alcun formattare preesistente.
Passaggio 2: configura il database e aggiungi le colonne
Successivamente, avrai bisogno di un database con i punti dati e i tipi di dati che popoleranno il tuo grafico Gantt.
- Utilizza la tua nuova pagina per digitare "/tabella" nell'area del contenuto.
- Notion ora visualizzerà un menu a tendina con tre opzioni
- Seleziona "vista Tabella" nella scheda del database.
Nota che la tabella è dotata di colonne predefinite. È necessario personalizzarle in base alle esigenze del progetto e di valutazione. Un buon punto di partenza è cliccare sull'intestazione di ciascuna colonna e rinominarla con un tag univoco, come richiesto.
Le proprietà di Notion ti consentono anche di migliorare il tuo database con struttura, categorizzazione e organizzazione. Ora puoi completare la creazione.
- Clicca sull'intestazione della prima colonna e rinominala "Nome attività". Puoi utilizzare questa colonna per inserire manualmente i nomi di ciascuna attività coinvolta nel tuo progetto. Assegna nomi descrittivi per comprendere meglio come vengono impiegate le tue risorse in attività specifiche.
- Clicca sull'icona "+" a destra della tabella per aggiungere una nuova colonna. Seleziona "Data" come tipo di proprietà dal menu a tendina. Assegna a questa colonna l'etichetta "Data di inizio" e utilizzala per specificare quando è previsto l'inizio di ciascuna attività.
- Aggiungi una colonna chiamata "Data di fine". Entrambe queste colonne ti consentono di visualizzare la durata delle attività.
- Aggiungi un'altra colonna e seleziona "Seleziona" come tipo di proprietà. Rinomina la colonna come "Stato" e continua definendo i diversi stati che desideri aggiungere per monitorare ogni attività. Prendi in considerazione opzioni come "Da avviare", "In corso", "Completata" e "Pubblicato".
Passaggio 3: crea il grafico Gantt in Notion aggiungendo una visualizza cronologica
Sapevi che le sequenze e i diagrammi di Gantt sono strumenti diversi per il monitoraggio dello stato? Sebbene Notion non offra supporto nativo ai diagrammi di Gantt, puoi crearne uno simile aggiungendo una vista Sequenza. Ecco come:
- Clicca sul pulsante "+" sotto il nome della tabella e scorri verso il basso per selezionare "Visualizza Sequenza". Questa visualizzazione mostra in modo intuitivo quali attività richiedono più tempo in base alle date.
- Ti verrà anche richiesto di assegnare un nome a questa visualizzazione temporale. Clicca sulla casella del titolo che recita "Senza titolo" e rinominala "Diagramma di Gantt" per indicarne lo scopo.
- Ricordati di selezionare le proprietà della data per la timeline del tuo progetto. Le colonne "Data di inizio" e "Data di fine" sono in genere sufficienti.
💡Suggerimento: puoi controllare questi modelli di progetto con grafico Gantt per verificare se sei sulla strada giusta.
Passaggio 4: inserisci attività, date e stati
Proseguendo, aggiungi le attività e le attività secondarie del tuo progetto con le rispettive date di inizio e di scadenza.
- Utilizza la colonna "Nome attività" per inserire i nomi di tutte le attività del tuo progetto. L'obiettivo è garantire precisione e chiarezza.
- Successivamente, inizia a inserire le date di inizio e le date di fine per definire la sequenza di ciascuna attività e come appare nel grafico di Gantt.
- Inoltre, aggiorna la colonna dello stato per classificare la posizione di ciascuna attività nella pipeline di sviluppo.
Passaggio 5: personalizza il tuo grafico Gantt con l'impostazione delle dipendenze
Puoi impostare delle dipendenze tra le attività su Notion per comprendere la sequenza e la relazione tra le attività del progetto. Queste dipendenze indicano quali attività devono essere completate prima che altre possano essere avviate.
- Apri le proprietà dell'attività cliccando sull'attività corrispondente nella visualizzazione Sequenza.
- Clicca su "Aggiungi una nuova proprietà" e scegli "Relazione" dai tipi di proprietà.
- Tieni presente che la relazione deve essere collegata alla stessa tabella, consentendoti di creare dipendenze all'interno del tuo grafico Gantt.
- Infine, nella proprietà di dipendenza, seleziona le attività che devono essere completate prima che l'attività corrente possa iniziare. Ciò offre un collegamento visivo tra le attività nella vista Sequenza, aiutandoti a gestire le sequenze di attività.
Passaggio 6: Assegnare le attività
Assegna le attività a membri specifici del team per supervisionare la responsabilità e rendere tutti consapevoli delle proprie responsabilità.
Clicca nuovamente sul pulsante "+", seleziona "Persona" come proprietà e aggiungi una colonna con etichetta "Assegnato a". Ora puoi aggiungere uno o più membri del team responsabili di ciascuna attività in questa colonna. Lo schermo mostra ora un classico esempio di diagramma di Gantt di Notion che può essere utilizzato per project management.
Utilizza la sezione commenti in ogni attività per comunicare le istruzioni precise relative all'attività ai rispettivi membri del team.
Prova a seguire gli 8 passaggi sopra indicati per creare grafici Gantt con proprietà diverse.
Leggi anche: 10 alternative al diagramma di Gantt per gestire il lavoro e aumentare il successo dei progetti
Limiti dei grafici Gantt di Notion
Nonostante la semplicità del processo di creazione di un grafico Gantt in Notion, esso presenta diversi limiti. Vediamoli insieme:
I problemi di scalabilità lo rendono inadatto a progetti di grandi dimensioni
Sebbene Notion sia uno strumento potente per la gestione di progetti di piccole e medie dimensioni, di solito ha difficoltà a gestire progetti più grandi e complessi. Con l'aumentare del numero di attività e dipendenze, i grafici Gantt di Notion possono diventare disordinati e più difficili da gestire.
Sebbene flessibile, l'interfaccia di Notion non è progettata per gestire le complesse esigenze di un project management di estensione.
Ad esempio, visualizzare molte attività su un'unica Sequenza può essere difficile e le prestazioni potrebbero diminuire con l'aumentare del volume dei dati.
La gestione delle dipendenze richiede un lavoro richiesto manuale da parte dei project managers.
La gestione delle dipendenze è fondamentale quando si pianificano progetti in un ambiente con più team, poiché aiuta a monitorare il lavoro richiesto e a riprogrammare automaticamente le attività in caso di ritardi. I grafici Gantt di Notion non dispongono di funzionalità di riprogrammazione automatica, rendendo più difficile l'impostazione delle dipendenze delle attività.
Ad esempio, immagina di avere una timeline di progetto composta da attività principali e secondarie collegate tra loro. Decidi di modificare il periodo della prima attività, ma la seconda attività non si adatta automaticamente. Ciò significa che le dipendenze non sono collegate su Notion, il che vanifica lo scopo dei diagrammi di Gantt funzionali.
Per modificare le sequenze dei progetti, è necessario riprogrammare manualmente tutte le attività dipendenti se quella precedente subisce un ritardo. Questo processo manuale richiede molto tempo ed è soggetto a errori nel lungo periodo, specialmente nei progetti con molte attività in dipendenza.
Notion non fornisce inoltre indicatori visivi o avvisi per i conflitti di dipendenza. La sequenza del progetto potrebbe non essere allineata se non si è in grado di identificare in modo proattivo questi problemi.
💡Suggerimento professionale: esplora le alternative alle funzioni AI di Notion prima di implementare questi strumenti nei flussi di lavoro dei tuoi progetti.
La mancanza di reportistica integrata rende difficile analizzare lo stato
Quasi tutti gli strumenti di project management dispongono di funzionalità di reportistica integrate che aiutano al monitoraggio dei progressi del tuo team e a pianificare meglio le attività. Tuttavia, Notion non dispone di questa funzionalità di base.
Le integrazioni per la reportistica sono disponibili su Notion, ma hanno un costo elevato. Fortunatamente, i dashboard di ClickUp ti aiutano a visualizzare i dati dei progetti tramite grafici Velocity, grafici burnup, grafici burndown e altro ancora senza costi aggiuntivi.
Crea grafici Gantt in ClickUp
Quando si tratta di creare grafici Gantt, ClickUp si distingue come alternativa superiore a Notion grazie al suo ampio set di funzionalità e al design incentrato sull'utente.
Sebbene Notion sia altamente personalizzabile, non è in grado di gestire esigenze complesse di project management. ClickUp, invece, supera questi limiti grazie a solide funzionalità integrate che offrono supporto a progetti complessi.
Leggi anche: Come creare grafici Gantt in ClickUp
Modelli ClickUp
Il catalogo di modelli predefiniti di ClickUp riduce significativamente i tempi di configurazione e stabilisce un quadro di riferimento per i tuoi progetti. Ciò consente di risparmiare lavoro richiesto nella creazione di tabelle e nella gestione manuale delle dipendenze tra attività coincidenti.
Funzionalità/funzione come la gestione automatizzata delle attività, la collaborazione in tempo reale e la reportistica avanzata contribuiscono inoltre a semplificare il tuo flusso di lavoro.
Il modello Gantt semplice di ClickUp automatizza la gestione delle dipendenze delle attività e migliora la produttività collettiva del tuo team.
Offre una panoramica completa dello sviluppo del tuo progetto, approfondimenti sulle sequenze specifiche delle attività, sui flussi e sulle prestazioni del tuo team rispetto alle scadenze.
I grafici Gantt di ClickUp utilizzano componenti dinamici che interagiscono con elementi quali elenchi di attività, calendari e dashboard.
Nei grafici Gantt di ClickUp, lo stato delle attività viene facilitato grazie a combinazioni di colori multiple. Dalla conversione automatica delle attività in attività cardine al riutilizzo dei modelli di attività nei grafici Gantt, ClickUp ha tutto ciò che serve.
ClickUp supporta anche l'importazione di aree di lavoro di Notion, così potrai migliorare le tue capacità di project management senza perdere i dati esistenti. L'importazione dei dati di Notion in ClickUp consente anche di accedere a funzionalità di monitoraggio del tempo e di obiettivi, integrazione con strumenti di terze parti e configurazioni di collaborazione in tempo reale.
Leggi anche: ClickUp AI Vs. Notion AI: quale strumento IA è il migliore? *
Notion vs ClickUp: quale strumento è migliore per creare grafici Gantt?
Ecco una breve tabella comparativa sull'uso di Notion rispetto a ClickUp:
| funzionalità/funzione | Notion | ClickUp |
| Facilità d'uso | Intuitivo ma richiede una configurazione manuale | Facile da usare con modelli predefiniti |
| Scalabilità | Scalabilità con limite per progetti di grandi dimensioni | Altamente scalabile per progetti complessi |
| Gestione delle dipendenze | Collegamento manuale di base | Gestione avanzata e automatizzata delle dipendenze |
| Automazioni | Funzionalità di automazione minime indispensabili | Automatizza la gestione delle attività, i promemoria, le modifiche di stato, gli adeguamenti delle dipendenze e altro ancora. |
| Capacità di integrazione | Si integra con vari strumenti, ma la configurazione è complessa e richiede un lavoro richiesto manuale. | Si integra perfettamente con strumenti come Slack, Drive, Trello, ecc. , tramite un supporto minimo e migliora l'efficienza del flusso di lavoro. |
| Personalizzato | Altamente personalizzabile, ma richiede un notevole lavoro richiesto per l'impostazione e la manutenzione. | Personalizzabile con strumenti avanzati di project management, modelli e visualizzare. |
| Collaborazione in tempo reale | Buono, ma manca di funzionalità avanzate | Eccellente con aggiornamenti in tempo reale, commenti, menzioni e notifiche. |
Ecco una visualizzazione dettagliata di come ClickUp aiuta i tuoi team a portare a termine più lavoro.
Funzionalità esclusive di ClickUp per i grafici Gantt
A differenza di Notion, la gestione avanzata delle dipendenze di ClickUp consente di apportare modifiche automatiche quando cambiano le tempistiche delle attività, garantendo che tutte le attività dipendenti vengano aggiornate di conseguenza. Ciò riduce lo sforzo manuale e il rischio di errori.
I potenti strumenti di pianificazione di ClickUp, tra cui i blocchi di tempo e le integrazioni con il calendario, consentono ai membri del tuo team di allinearsi sullo stesso programma. I promemoria e le notifiche automatici assicurano che le scadenze non vengano superate.
La scalabilità e la versatilità nel software di project management sono garantite quando si utilizza ClickUp per i grafici Gantt. Ecco alcune funzionalità/funzioni esclusive di ClickUp.
Monitoraggio del tempo con ClickUp
La funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp consente il monitoraggio su più dispositivi da qualsiasi posizione e offre reportistica dettagliata sull'attività dei dipendenti. Consente inoltre la sincronizzazione delle app di monitoraggio del tempo nella sua interfaccia, aiutandoti a filtrare, ordinare e dare un'etichetta ai risultati.
Obiettivi ClickUp
Un'altra funzionalità/funzione è ClickUp's Obiettivi, che consente di impostare traguardi misurabili e monitorare lo stato con milestone specifiche per attività e progetti. È anche possibile impostare traguardi monetari e di altro tipo con descrizioni e KPI menzionati.
ClickUp Attività ricorrenti
Inoltre, la funzionalità/funzione Attività ricorrente di ClickUp ti consente di evitare di compilare ripetutamente le schede delle attività e di automatizzare le attività quotidiane sul posto di lavoro per risparmiare tempo.
Migliora i tuoi grafici Gantt con ClickUp
Creare un grafico Gantt in Notion è estremamente semplice; la parte difficile è gestirlo e svilupparlo. Puoi sfruttare Notion come ottimo punto di partenza per l'impostazione e l'organizzazione dei progetti.
Ma man mano che le tue esigenze di project management crescono, ClickUp può soddisfare aspetti più essenziali, come la pianificazione delle attività, la gestione delle scadenze e l'individuazione dei colli di bottiglia.
La cosa migliore è che puoi usare un semplice passaggio del mouse per determinare il percorso critico e vedere in modo dinamico la percentuale di avanzamento del progetto o dell'attività. Da lì, puoi dare priorità alle attività cruciali per completare il tuo progetto.
Sei pronto a migliorare le tue competenze nel project management con ClickUp? Registrati su ClickUp gratis.