Se il tuo processo OKR sta causando più confusione che chiarezza, è tempo di premere il pulsante di pausa e rivalutare. ⏸️
Lo capiamo. Il monitoraggio degli OKR può essere opprimente, soprattutto se lo fai per la prima volta. Ci sono decine di priorità aziendali tra cui scegliere, condensare in risultati chiave e misurare. Spesso, i membri del team hanno parecchie domande quando vengono presentati gli obiettivi e i risultati chiave (OKR).
Ad esempio: "Perché gli OKR sono più importanti dei normali indicatori chiave di prestazione (KPI) presenti nella nostra scheda di valutazione?" Se le metriche degli OKR differiscono dai KPI aziendali abituali del team, potrebbero sorgere dubbi su quali siano le priorità da stabilire.
Se può essere di consolazione, non sei l'unico ad affrontare sfide relative allo stato di avanzamento degli OKR del tuo team o a quali OKR misurare. Secondo il Global State of OKRs Report 2023, il 55,8% dei team ha valutato "troppi OKR" come una delle principali preoccupazioni.
In definitiva, tutto si riduce a come monitorare gli OKR per:
- Fornisci un percorso chiaro dagli obiettivi generali ai risultati chiave e misura lo stato di avanzamento
- Suddividi gli OKR del team in metriche o KPI specifici
In questo blog approfondiremo come monitorare efficacemente gli OKR, le sfide che potresti dover affrontare e gli strumenti e le best practice per il monitoraggio automatizzato dello stato di avanzamento e la gestione degli OKR.
Ti sembra un buon piano? Iniziamo.
Che cos'è il monitoraggio degli OKR?
Il monitoraggio degli OKR ti dice se il tuo team è sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi aziendali. Analizzando metriche specifiche e risultati chiave quantitativi, puoi valutare se il tuo team è concentrato sulle attività giuste e se ci sono problemi che lo ostacolano.
Sulla base dei dati OKR, è possibile riallineare i team, ottimizzare i flussi di lavoro e adeguare o iterare gli obiettivi aziendali. Un sistema efficace di monitoraggio degli OKR o di gestione degli OKR aumenta le probabilità di raggiungere gli obiettivi generali dell'azienda, fornendo al contempo informazioni preziose per i cicli futuri e il miglioramento continuo.
È possibile monitorare manualmente lo stato di avanzamento delle varie iniziative OKR oppure utilizzare uno strumento OKR per centralizzare e automatizzare il monitoraggio dei progressi OKR.
Perché è importante il monitoraggio degli OKR?
Considerando l'elenco delle aziende che utilizzano la definizione e il monitoraggio degli obiettivi OKR, tra cui Google, Netflix e Adobe, i vantaggi del monitoraggio OKR non possono essere trascurati. Tra questi figurano:
Dare priorità alle aree di interesse
Il framework OKR consente ai team di identificare le attività da svolgere per raggiungere l'obiettivo. Ciò consente ai dipendenti di stabilire meglio le priorità delle attività come team per affrontare le complessità aziendali.
Aumentare la titolarità e l'iniziativa
Gli OKR hanno lo scopo di stimolare e motivare i team a dare il meglio di sé. Consentono ai singoli dipendenti di vedere come il loro lavoro influisce sull'azienda. Inoltre, assegnando la responsabilità di OKR specifici a persone diverse, è possibile motivarle a lavorare in team e creare allineamento verso gli obiettivi aziendali di alto livello.
Migliorare la collaborazione
Gli OKR mettono i team interfunzionali sulla stessa pagina, allineando le metriche o i KPI e facendo sì che tutti lavorino nella giusta direzione. Svolgono un ruolo chiave nell'abbattere i silos e aumentare la collaborazione, poiché tutti lavorano per il completamento degli OKR.
Ottimizzazione dei flussi di lavoro
Il monitoraggio degli OKR aiuta a individuare le lacune nel flusso di lavoro identificando le inefficienze. Ciò consente di iterare e migliorare gli OKR aziendali nel tempo.
Vantaggi strategici e tattici del monitoraggio degli OKR
Con il monitoraggio degli OKR, puoi promuovere una crescita incrementale attraverso:
Gestione strategica
Gli OKR forniscono un quadro di riferimento per allineare gli obiettivi del team/reparto con gli obiettivi strategici dell'azienda. Ciò include la suddivisione degli obiettivi in metriche, la loro valutazione e la definizione delle priorità delle attività.
Fornisce visibilità su come ogni attività si inserisce nel piano generale, al di là dei normali metodi di gestione delle prestazioni. Il feedback raccolto attraverso i check-in OKR consente alla leadership di fissare obiettivi a lungo termine, mentre i manager elaborano strategie incrementali per raggiungerli.
Impostazione degli obiettivi
Le metriche autonome forniscono solo una reportistica lineare e indicano se gli obiettivi di performance sono stati raggiunti. Tuttavia, gli OKR li collegano a KPI e iniziative specifiche in un periodo predefinito (di solito 90 giorni). Inoltre, quantificano l'obiettivo in termini specifici, rendendolo misurabile.
Ad esempio, in qualità di titolare di un OKR, devi aumentare le vendite ripetute del 10% nel terzo trimestre del 2024. Stabilire una linea di base delle prestazioni ti consente di fissare obiettivi chiari per uno o più risultati chiave e aumentare le probabilità di raggiungerli.
Sviluppo agile di software
Grazie al monitoraggio degli OKR, i team di sviluppo software sono più propensi a chiudere i progetti nei tempi previsti e nel rispetto del budget.
Esempio calzante: come il monitoraggio degli OKR rende più efficaci i team agili.
Supponiamo che tu sia un project manager in un team di sviluppo software agile. Con l'aiuto degli OKR agili, puoi mappare i flussi di lavoro di sviluppo a risultati specifici.
Analizzando gli incidenti o i fallimenti nella fase di test, è possibile aiutare i team di sviluppo a ottimizzare i tempi di implementazione.
I dati OKR consentono di dare priorità alle attività di test chiave, definire sequenze temporali, monitorare lo stato di avanzamento e garantire la soddisfazione dei clienti.
Esempio di OKR per lo sviluppo di software
Obiettivo: Sviluppare una versione mobile del software entro [trimestre e anno]
Risultati chiave:
- Sviluppare un prototipo funzionale dell'app mobile entro [data]
- Assicurarsi che ogni funzionalità/funzione superi almeno il 90% dei casi di test predefiniti
- Raccogliere feedback dalle sessioni di test degli utenti con almeno 30 partecipanti prima del lancio
Comprendere il framework OKR
Gli OKR consentono alle organizzazioni di concentrarsi maggiormente sui risultati, migliorare la trasparenza e facilitare l'allineamento strategico degli obiettivi generali dell'azienda con gli OKR del team.
Tuttavia, i team di leadership possono fissarsi sul monitoraggio delle attività completate piuttosto che sui risultati effettivamente raggiunti, il che può rendere gli OKR molto simili alle metriche tradizionali delle scorecard. Il pericolo in questo caso è che gli OKR possano iniziare a confondersi con le attività quotidiane, perdendo di vista il loro vero scopo: ottenere risultati significativi.
Il framework OKR ha lo scopo di aiutare a strutturare gli obiettivi e i risultati chiave in una gerarchia senza soluzione di continuità. In uno scenario ideale, gli OKR dovrebbero consentire ai manager di vedere come collegarli in modo da favorire la crescita aziendale, aiutandoli a orientare il proprio pensiero verso i risultati.
Ma senza un solido sistema di monitoraggio degli OKR, la tua azienda potrebbe perdere tempo e risorse lavorando su obiettivi irrealistici. Inoltre, i membri del team non riusciranno a vedere come le loro prestazioni influiscono sulle priorità aziendali.
Un sistema efficace di monitoraggio degli OKR consente alle organizzazioni di definire obiettivi significativi, monitorare lo stato di avanzamento in modo coerente, tenere informati tutti gli stakeholder e creare slancio verso il raggiungimento di obiettivi specifici basati su decisioni guidate dai dati.
Per saperne di più: I 10 migliori software OKR per le startup per monitorare gli obiettivi nel 2024
Come utilizzare la pianificazione strategica quando si impostano gli OKR?
L'impostazione degli OKR comporta la definizione di obiettivi aziendali di alto livello e la loro riduzione a tre-cinque risultati chiave.
Ad esempio, se l'obiettivo è aumentare la soddisfazione dei clienti, ci si concentrerà naturalmente su risultati chiave come la risoluzione al primo contatto, il tempo di risposta, il Net Promoter Score (NPS), il Customer Satisfaction Score (CSAT), ecc.
Se esistono più priorità aziendali, la pianificazione strategica può sequenziarle in modo che ogni ciclo si basi su quello successivo fino al raggiungimento dell'obiettivo. Da fare:
- Inizia identificando e scrivendo gli OKR nelle aree più critiche
- Allinea i risultati chiave tra i team per creare una strategia coerente per l'esecuzione. L'obiettivo è creare attività cardine misurabili che abbiano un impatto diretto sul risultato
- Stabilisci una gerarchia chiara che colleghi gli obiettivi aziendali più ampi alle prestazioni individuali
La pianificazione strategica aiuta a scomporre gli obiettivi in metriche specifiche e successivamente in attività, garantendo visibilità e collaborazione.
Utilizzo degli indicatori di prestazione per definire i risultati chiave
I KPI sono metriche specifiche che indicano la crescita all'interno di un determinato aspetto dell'azienda. Ad esempio, i tassi di abbandono dei dipendenti sono direttamente correlati alle tue prestazioni come datore di lavoro ideale.
È possibile utilizzare un KPI specifico per confrontare le prestazioni tra due o più cicli OKR. È quindi possibile misurare la variazione percentuale tra i KPI e combinare i risultati con il feedback del team per capire cosa ha funzionato bene e cosa no.
Dal punto di vista della pianificazione strategica, le tendenze storiche possono fornire informazioni utili sui risultati chiave da raggiungere.
Ad esempio, nel software OKR, confrontando i tassi di conversione tra il primo e il secondo trimestre, è possibile eseguire il drill-down sulle campagne pubblicitarie specifiche che hanno generato un incremento delle vendite commerciali e decidere se continuare con le stesse campagne nel terzo trimestre.
Come monitorare gli OKR: consigli pratici e strategie
1. Assegnazione della titolarità nel monitoraggio degli OKR
Come membro del team dirigenziale o OKR, dovrai definire gli obiettivi in base alle esigenze aziendali generali. Ciò include l'impostazione dei risultati chiave per i diversi reparti che supervisioni. Dovrai anche designare dei campioni OKR per supportare i team a livello operativo.
Una volta avviato il processo, i responsabili OKR condivideranno con te gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento, programmeranno controlli regolari con i team e forniranno feedback. A livello di team, dovrai anche valutare la possibilità di fornire coaching e supporto individuali, in particolare ai nuovi dipendenti, per garantire che tutti comprendano gli OKR.
Il campione OKR assegnerà quindi la titolarità di risultati chiave specifici a una o più persone di ciascun team. Questi titolari hanno il compito di aiutare il team a rimanere sulla strada giusta per il raggiungimento dei propri obiettivi.
Ecco una best practice: nomina dei campioni OKR all'interno del tuo reparto. Dovrebbero avere familiarità con il flusso di lavoro del reparto ed essere in grado di fornire un feedback specifico e pertinente.
I check-in OKR sono in genere programmati ogni settimana per valutare le prestazioni del team e raccogliere feedback. Durante questi check-in, avrai l'opportunità di interagire con il campione OKR, i gestori del team e altre persone rilevanti.
Insieme, potete condurre un'analisi SWOT per identificare punti di forza, punti deboli, opportunità e minacce. Sulla base del feedback e dell'analisi, potete adeguare le sequenze, gli obiettivi o qualsiasi altro elemento per ottimizzare il vostro approccio.
Che tu faccia parte di una startup alla guida di un piccolo team o che gestisca più reparti in un'organizzazione più grande, valuta l'utilizzo di un software OKR come ClickUp per automatizzare il monitoraggio degli OKR.
Ad esempio, ClickUp dispone di modelli OKR che forniscono un quadro strutturato per assegnare i titolari degli OKR, monitorare le loro responsabilità e garantire che tutti siano sulla stessa pagina.
I due modelli più comunemente utilizzati dai team agili sono:
Modello di cartella OKR di ClickUp
A livello organizzativo, il modello di cartella OKR di ClickUp è uno strumento di pianificazione completo che aiuta i leader a definire e raggiungere obiettivi ad alte prestazioni.
Il modello personalizzabile ha una cadenza di pianificazione che delinea la struttura di base per lo sviluppo degli OKR.
Gli elenchi OKR suddividono gli obiettivi in parti più piccole, consentono ai manager di monitorare lo stato di avanzamento e garantiscono che tutti rimangano in linea con gli obiettivi durante tutto l'anno.
Modello di struttura OKR di ClickUp
Il modello di struttura OKR di ClickUp garantisce che tutti i team dell'organizzazione siano concentrati sugli stessi obiettivi.
Ecco come i manager utilizzano questo modello OKR per impostare e monitorare gli obiettivi e i risultati chiave:
- Crea e monitora lo stato di avanzamento dei tuoi obiettivi generali con la visualizzazione OKR globale
- Ottieni un quadro chiaro dello stato di avanzamento di ciascun team rispetto agli obiettivi con la vista Bacheca OKR
- Pianifica e monitora le sequenze temporali per ciascun obiettivo utilizzando la visualizzazione Sequenza
2. Pianificazione dei check-in per il monitoraggio dei risultati
La pianificazione di check-in OKR regolari e frequenti garantisce che i gestori del team monitorino lo stato e ti informino.
Da parte loro, i gestori del team possono anche condividere il feedback delle sessioni di coaching individuali e identificare gli ostacoli a livello di OKR individuale prima che questi abbiano un impatto sugli OKR del team.
- Idealmente, le riunioni OKR non dovrebbero durare più di 15 minuti, preferibilmente di venerdì, per evitare sovrapposizioni con le riunioni di routine del team
- In secondo luogo, è necessario creare una dashboard OKR per condividere gli aggiornamenti. Per facilitarne l'accesso, assicurati che disponga di filtri per ruoli lavorativi, risultati chiave, punteggi, ponderazione, stato delle attività, ecc
Man mano che i dipendenti aggiornano i propri OKR, le informazioni possono essere sincronizzate in tempo reale con il dashboard. Ciò semplifica la raccolta dei dati tra i team e facilita l'analisi.
3. Garantire la trasparenza degli OKR
Una volta assegnati i titolari, il responsabile OKR deve assicurarsi che tutti i membri e i gestori del team abbiano accesso al piano OKR.
Ogni membro del team dovrebbe avere accesso agli OKR in base al proprio ruolo e alla propria funzione. Il project manager (champion) deve assicurarsi che tutti comprendano come gli OKR a livello aziendale siano allineati con gli OKR individuali.
Sebbene gli OKR possano essere condivisi tramite un documento Google o un foglio di lavoro, ciò può rappresentare un problema per i team più grandi con più risultati chiave.
Ad esempio, i dati potrebbero essere inseriti in modo errato se sono presenti più righe all'interno di un foglio di calcolo. Molto spesso, il foglio potrebbe non mostrare immediatamente ogni aggiornamento. Questo problema peggiora con l'aumentare delle dimensioni.
È qui che entra in gioco il software OKR di ClickUp.
Puoi impostare e monitorare gli OKR in tempo reale utilizzando gli Obiettivi di ClickUp, apportare modifiche secondo necessità e notificare a tutti le modifiche, garantendo trasparenza al ciclo OKR.
È anche possibile impostare dipendenze tra attività, aggiungere membri del team e sequenze temporali e automatizzare il monitoraggio dello stato di avanzamento. Oppure suddividere obiettivi più grandi in traguardi più piccoli che possono essere affrontati singolarmente.
4. Assegnare priorità ai risultati chiave attraverso il punteggio OKR
In base agli OKR che ti sei prefissato, puoi assegnare un livello di priorità a ciascun risultato chiave. A tal fine, puoi stimare il peso relativo di ciascuna metrica o adottare un metodo di punteggio con criteri predefiniti.
- Il punteggio binario è un approccio di tipo "superato/non superato" in cui un risultato chiave viene raggiunto o non raggiunto. Non esiste una via di mezzo per esiti parzialmente positivi o negativi. Si tratta di un modello di punteggio semplice e veloce. Tuttavia, può influire sul morale del team in quanto non riconosce le vittorie parziali
- Un modello di punteggio basato sul valore assegna un punteggio compreso tra 0,0 e 1,0 a ciascun risultato chiave in base al livello di stato. Qualsiasi punteggio inferiore a 0,4 è considerato un fallimento, mentre un punteggio compreso tra 0,4 e 0,6 è considerato un esito parzialmente positivo. Un punteggio pari o superiore a 0,7 significa che l'obiettivo è stato raggiunto. Questo modello riconosce i successi parziali, assegnando un punteggio compreso tra 0,4 e 0,6
- Utilizza un punteggio basato su percentuali, in cui il modello misura la percentuale di completamento per determinare se i risultati chiave sono stati raggiunti. Ad esempio, se il risultato chiave era quello di chiudere 10 nuovi clienti aziendali nel prossimo trimestre e ne hai raggiunti solo 7, il punteggio OKR sarebbe 70% (7/10*100)
5. Discutere le lezioni apprese
Ogni ciclo OKR offre lezioni che puoi integrare nel ciclo successivo. La chiave è condividere il feedback in modo costruttivo e senza giudizi. Ricorda, l'idea non è raggiungere il 100% dei tuoi obiettivi. Gli OKR hanno lo scopo di spingere il tuo team oltre la propria zona di comfort per raggiungere obiettivi e traguardi ambiziosi.
Tuttavia, se riesci a registrare regolarmente lo stato di avanzamento degli OKR, motiverai il tuo team a impegnarsi ancora di più. Quando fai il punto con il team, assicurati di apprezzare le piccole vittorie e di riconoscere il lavoro richiesto.
Superare gli ostacoli nel monitoraggio degli OKR
1. Sfida: silos di dati
Se ogni team della tua organizzazione utilizza un sistema o un foglio di calcolo diverso per acquisire e gestire gli OKR, questi dati rimarranno isolati durante il monitoraggio degli obiettivi aziendali.
I leader potrebbero non essere in grado di monitorare le prestazioni aziendali con i dati disponibili sparsi su più fogli di calcolo. L'ideale sarebbe che i leader potessero esaminare le prestazioni aziendali e organizzative in modo trasparente, in un unico posto.
Soluzione
Un software OKR centralizza i dati individuali, di team, di reparto e dell'organizzazione, offrendo a tutti una visione olistica dello stato di avanzamento dell'organizzazione in qualsiasi momento.
2. Sfida: monitoriamo i KPI, non abbiamo bisogno degli OKR
Ti suona familiare? La differenza chiave tra KPI e OKR è che i KPI misurano la matrice del business-as-usual , mentre gli OKR sono obiettivi ambiziosi e audaci. Non possono essere utilizzati in modo intercambiabile, ma piuttosto lavorano in sinergia.
Soluzione
Vuoi utilizzare uno strumento OKR come ClickUp per monitorare KPI e OKR.
Ad esempio, i dirigenti di alto livello o i project manager possono utilizzare ClickUp Dashboard per creare una dashboard OKR per monitorare lo stato di avanzamento degli obiettivi e riepilogare/riassumere grandi volumi di dati per ottenere informazioni utili.
Il dashboard di ClickUp suddivide gli OKR in iniziative tracciabili, rendendo il progetto più comprensibile e assicurando che tutti comprendano i propri contributi e ruoli.
Il modello KPI di ClickUp, invece, consente ai membri del team di monitorare le metriche di esito positivo che contribuiranno al raggiungimento degli OKR. Tutti sono allineati sugli obiettivi e possono monitorare le prestazioni nel tempo utilizzando immagini di facile lettura.
3. Sfida: gli OKR diventano "imposta e dimentica"
Una sfida chiave con gli OKR è quando gli obiettivi vengono fissati con entusiasmo all'inizio del trimestre, ma con il cambiamento delle priorità e l'avvicinarsi delle scadenze, il monitoraggio diventa un ripensamento.
L'approccio "imposta e dimentica" distrugge l'allineamento, poiché il lavoro viene scollegato dagli obiettivi aziendali e l'attenzione del team si restringe.
Soluzione
Le attività cardine di ClickUp offrono visibilità a livello aziendale sullo stato di avanzamento in tempo reale. I team sono connessi tramite OKR in continua evoluzione, che consentono di tenere sotto controllo gli obiettivi e visualizzare i progressi compiuti nel loro raggiungimento.
4. Sfida: mancanza di accesso centralizzato alla documentazione pertinente o alla collaborazione
Gli OKR vengono pianificati trimestralmente a livello di team. A livello organizzativo, tendono a funzionare in cicli e possono essere in qualche modo iterativi. Ciò significa che ogni trimestre, in qualità di gestore del team, hai la possibilità di rimappare i tuoi OKR.
A questo punto, tutti i membri del tuo team hanno accesso ai dati raccolti? Tutti conoscono i successi e gli insuccessi?
Hai una documentazione su ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato? Vuoi ottimizzare il processo di monitoraggio degli OKR con dati in tempo reale e documentarlo piuttosto che basarti su supposizioni o intuizioni?
Soluzione
ClickUp Docs è un repository centralizzato in cui i membri del team, i project manager, i team leader e i dirigenti possono archiviare tutte le informazioni relative agli OKR. Queste possono includere dati sui cicli OKR precedenti, le cause di successo e fallimento, le procedure operative standard, le modalità di monitoraggio degli obiettivi, ecc.
Le opzioni di modifica in tempo reale e di formattazione avanzata di ClickUp Docs garantiscono che i documenti siano collaborativi, intuitivi e aggiornati con le informazioni più recenti.
Semplifica il monitoraggio degli OKR con ClickUp
Anche una mappa ben progettata può creare confusione senza una bussola. Allo stesso modo, strumenti di monitoraggio inadeguati possono ostacolare un solido processo OKR.
Se la tua organizzazione è in crescita, il monitoraggio manuale dello stato degli OKR e l'analisi limitata dei dati possono causare punti ciechi strategici o, peggio, perdite di fatturato.
Con ClickUp, monitorare gli OKR è semplicissimo. Dalla creazione di una gerarchia all'allineamento degli obiettivi aziendali e dei team, dall'assegnazione delle attività ai modelli OKR predefiniti e all'aggiornamento dei report sullo stato di avanzamento, ClickUp fornisce un'unica versione della realtà, aggiornata in tempo reale e facilmente scalabile.
Lascia che il software OKR di ClickUp si occupi del lavoro pesante di monitoraggio degli OKR mentre tu ti concentri sulla strategia di crescita. Per iniziare il tuo percorso di monitoraggio degli OKR, ti consigliamo di registrarti gratuitamente su ClickUp e provarlo.