Se il tuo processo OKR sta causando più confusione che chiarezza, è il momento di premere il pulsante di pausa e rivalutare la situazione. ⏸️
Lo capiamo. Il monitoraggio degli OKR può essere impegnativo, soprattutto se lo si fa per la prima volta. Ci sono decine di priorità aziendali tra cui scegliere, sintetizzare in risultati chiave e misurare. Spesso, i membri del team hanno parecchie domande quando vengono presentati gli obiettivi e i risultati chiave (OKR) .
Ad esempio: "Perché gli OKR sono più importanti dei normali indicatori chiave di prestazione (KPI) presenti nella nostra scheda di valutazione?" Se le metriche OKR differiscono dai KPI abituali del team, potrebbero sorgere dubbi su cosa dare la priorità.
Se può essere di consolazione, non siete i soli ad affrontare sfide relative ai progressi degli OKR del vostro team o a quali OKR misurare. Secondo il Global State of OKRs Report 2023, il 55, 8% dei team ha effettuato una valutazione di " troppi OKR " come una delle principali preoccupazioni.
In definitiva, tutto si riduce al modo di effettuare il monitoraggio degli OKR per:
- Fornire un percorso chiaro dagli obiettivi generali ai risultati chiave e misurare i progressi
- Suddividere gli OKR del team in metriche specifiche o KPI
In questo blog approfondiremo come monitorare gli OKR in modo efficace, le sfide che potresti dover affrontare e gli strumenti e le best practice per il monitoraggio automatico dei progressi e la gestione degli OKR.
Ti sembra un buon piano? Cominciamo.
Che cos'è il monitoraggio degli OKR?
Il monitoraggio degli OKR ti consente di capire se il tuo team è sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi aziendali. Analizzando metriche specifiche e risultati chiave quantitativi, puoi valutare se il tuo team è concentrato sulle attività giuste e se ci sono problemi che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi.
Sulla base dei dati OKR, è possibile riallineare i team, ottimizzare i flussi di lavoro e adeguare o iterare gli obiettivi aziendali. Un sistema efficace di monitoraggio o gestione degli OKR aumenta le probabilità di raggiungere gli obiettivi generali dell'azienda, fornendo al contempo informazioni preziose per i cicli futuri e il miglioramento continuo.
È possibile monitorare manualmente lo stato di avanzamento delle varie iniziative OKR oppure utilizzare uno strumento OKR per centralizzare e automatizzare il monitoraggio dei progressi OKR.
Perché è importante il monitoraggio degli OKR?
Considerando l'elenco delle aziende che utilizzano la definizione e il monitoraggio degli obiettivi OKR, tra cui Google, Netflix e Adobe, i vantaggi del monitoraggio OKR non possono essere trascurati. Tra questi vi sono:
Dare priorità alle aree di interesse
Il framework OKR consente ai team di identificare le attività da fare per raggiungere l'obiettivo. Ciò permette ai tuoi dipendenti di stabilire meglio le priorità delle loro attività come team per affrontare le complessità aziendali.
Aumentare la titolarità e l'iniziativa
Gli OKR hanno lo scopo di stimolare e motivare i team a dare il meglio di sé. Consentono ai singoli dipendenti di vedere come il loro lavoro influisce sull'azienda. Inoltre, assegnando la responsabilità di OKR specifici a persone diverse, è possibile motivarle a lavorare in squadra e creare allineamento verso gli obiettivi aziendali di alto livello.
Migliorare la collaborazione
Gli OKR mettono d'accordo i team interfunzionali, allineando le metriche o i KPI e facendo sì che tutti lavorino nella giusta direzione. Svolgono un ruolo fondamentale nell'abbattere i silos e aumentare la collaborazione, poiché tutti lavorano per il completamento degli OKR.
Ottimizzazione dei flussi di lavoro
Il monitoraggio degli OKR aiuta a individuare le lacune nel flusso di lavoro identificando le inefficienze. Ciò consente di iterare e migliorare gli OKR aziendali nel tempo.
Vantaggi strategici e tattici del monitoraggio degli OKR
Con il monitoraggio degli OKR, puoi promuovere una crescita incrementale attraverso:
Gestione strategica
Gli OKR forniscono un quadro di riferimento per allineare gli obiettivi del team/reparto con gli obiettivi strategici dell'azienda. Ciò include la suddivisione degli obiettivi in metriche, la loro valutazione e la definizione delle priorità delle attività.
Fornisce visibilità su come ogni attività si inserisce nel piano generale, al di là dei normali metodi di gestione delle prestazioni. Il feedback raccolto attraverso i check-in OKR consente alla leadership di fissare obiettivi a lungo termine, mentre i manager elaborano strategie incrementali per raggiungerli.
Definizione degli obiettivi
Le metriche autonome forniscono solo reportistica lineare e indicano se gli obiettivi di performance sono stati raggiunti. Tuttavia, gli OKR li collegano a KPI e iniziative specifici in un periodo predefinito (di solito 90 giorni). Inoltre, quantificano l'obiettivo in termini specifici, rendendolo misurabile.
Ad esempio, in qualità di titolare degli OKR, devi aumentare le vendite ripetute del 10% nel terzo trimestre del 2024. Stabilire una base di riferimento per le prestazioni ti consente di fissare obiettivi chiari per uno o più risultati chiave e aumentare le probabilità di raggiungerli.
Sviluppo agile di software
Monitorando gli OKR, i team di sviluppo software hanno maggiori probabilità di portare a termine i progetti nei tempi e nei limiti di budget previsti.
Esempio calzante: come il monitoraggio degli OKR rende più efficaci i team agili.
Supponiamo che tu sia un project manager in un team di sviluppo software agile. Con l'aiuto degli OKR agili, puoi mappare i flussi di lavoro di sviluppo a risultati specifici.
Analizzando gli incidenti o i fallimenti nella fase di test, è possibile aiutare i team di sviluppo a ottimizzare i tempi di implementazione.
I dati OKR consentono di dare priorità alle attività di test chiave, definire la sequenza delle tempistiche, effettuare il monitoraggio dello stato e garantire la soddisfazione dei clienti.
Esempio di OKR per lo sviluppo di software
Obiettivo: sviluppare una versione mobile del software entro [trimestre e anno]
Risultati chiave:
- Sviluppare un prototipo funzionale dell'app mobile entro il [data]
- Assicurarsi che ogni funzionalità/funzione superi almeno il 90% dei casi di test predefiniti
- Raccogliere feedback dalle sessioni di test degli utenti con almeno 30 partecipanti prima del lancio
Comprendere il quadro degli OKR
Gli OKR consentono alle organizzazioni di concentrarsi maggiormente sui risultati, migliorare la trasparenza e facilitare l'allineamento strategico degli obiettivi generali dell'azienda con gli OKR del team.
Tuttavia, i team dirigenziali possono concentrarsi sul monitoraggio delle attività completate piuttosto che sui risultati effettivamente raggiunti, il che può rendere gli OKR molto simili alle tradizionali metriche delle scorecard. Il pericolo in questo caso è che gli OKR possano iniziare a confondersi con le attività quotidiane, perdendo di vista il loro vero scopo: ottenere risultati significativi.
Il framework OKR ha lo scopo di aiutare a strutturare gli obiettivi e i risultati chiave in una gerarchia senza soluzione di continuità. In uno scenario ideale, gli OKR dovrebbero consentire ai manager di capire come collegarli in modo da favorire la crescita aziendale, aiutandoli a orientare il proprio pensiero ai risultati.
Tuttavia, senza un solido sistema di monitoraggio degli OKR, la tua azienda potrebbe perdere tempo e risorse lavorando su obiettivi irrealistici. Inoltre, i membri del team non riusciranno a vedere come le loro prestazioni influiscono sulle priorità aziendali.
Un sistema efficace di monitoraggio degli OKR consente alle organizzazioni di fissare obiettivi significativi, monitorare i progressi in modo coerente, tenere informati tutti gli stakeholder e creare lo slancio necessario per raggiungere obiettivi specifici sulla base di decisioni basate sui dati.
Per saperne di più: I 10 migliori software OKR per le startup per il monitoraggio degli obiettivi nel 2024
Come utilizzare la pianificazione strategica quando si impostano gli OKR?
La definizione degli OKR comporta la selezione degli obiettivi aziendali di alto livello e la loro riduzione a tre-cinque risultati chiave.
Ad esempio, se l'obiettivo è aumentare la soddisfazione dei clienti, ci si concentrerà naturalmente su risultati chiave come la risoluzione al primo contatto, il tempo di risposta, il Net Promoter Score (NPS), il Customer Satisfaction Score (CSAT), ecc.
Se esistono più priorità aziendali, la pianificazione strategica può sequenziarle in modo che ogni ciclo si basi su quello successivo fino al raggiungimento dell'obiettivo. Da fare:
- Inizia identificando e scrivendo gli OKR nelle aree più critiche
- Allineare i risultati chiave tra i team per creare una strategia coerente per l'esecuzione. L'obiettivo è quello di creare attività cardine misurabili che abbiano un impatto diretto sul risultato finale.
- Stabilire una gerarchia chiara che colleghi gli obiettivi aziendali più ampi alle prestazioni individuali
La pianificazione strategica aiuta a scomporre gli obiettivi in metriche specifiche e, successivamente, in attività, favorendo la visibilità e la collaborazione.
Utilizzo degli indicatori di prestazione per definire i risultati chiave
I KPI sono metriche specifiche che indicano la crescita all'interno di un determinato aspetto dell'attività aziendale. Ad esempio, i tassi di abbandono dei dipendenti sono direttamente correlati alle vostre prestazioni come datore di lavoro ideale.
È possibile utilizzare un KPI specifico per confrontare le prestazioni tra due o più cicli OKR. È quindi possibile misurare la variazione percentuale tra i KPI e combinare i risultati con il feedback del team per capire cosa ha funzionato bene e cosa no.
Dal punto di vista della pianificazione strategica, le tendenze storiche possono fornire indicazioni sui risultati chiave da raggiungere come traguardo.
Ad esempio, nel tuo software OKR, confrontando i tassi di conversione tra il primo e il secondo trimestre, puoi eseguire il drill-down sulle campagne pubblicitarie specifiche che hanno generato un aumento delle vendite e decidere se continuare con le stesse per il terzo trimestre.
Come effettuare il monitoraggio degli OKR: consigli pratici e strategie
1. Assegnare la titolarità nel monitoraggio degli OKR
Come membro del team dirigenziale o OKR, dovrai definire gli obiettivi in base alle esigenze aziendali generali. Ciò include l’impostazione dei risultati chiave per i diversi reparti di cui sei responsabile. Dovrai anche designare dei campioni OKR per fornire supporto ai team a livello operativo.
Una volta avviato il processo, i responsabili degli OKR effettueranno la condivisione degli aggiornamenti sui progressi con voi, programmeranno controlli regolari con i team e forniranno feedback. A livello di team, dovrete anche valutare la possibilità di fornire coaching e supporto individuali, soprattutto ai nuovi dipendenti, per garantire che tutti comprendano gli OKR.
Il responsabile degli OKR assegnerà quindi la titolarità di specifici risultati chiave a una o più persone di ciascun team. Questi titolari hanno il compito di aiutare il team a rimanere sulla strada giusta per il raggiungimento dei propri obiettivi.
Ecco una best practice: nominate dei campioni OKR all'interno del vostro reparto. Dovrebbero avere familiarità con il flusso di lavoro del reparto ed essere in grado di fornire un feedback specifico e pertinente.
I check-in OKR sono in genere programmati ogni settimana per valutare le prestazioni del team e raccogliere feedback. Durante questi check-in, avrai l'opportunità di interagire con il campione OKR, i gestori del team e altre persone rilevanti.
Insieme, potete condurre un'analisi SWOT per identificare punti di forza, punti deboli, opportunità e minacce. Sulla base del feedback e dell'analisi, potete adeguare le sequenze, gli obiettivi o qualsiasi altro aspetto per ottimizzare il vostro approccio.
Che tu faccia parte di una startup alla guida di un piccolo team o che gestisca più reparti in un'organizzazione più grande, valuta l'utilizzo di un software OKR come ClickUp per automatizzare il monitoraggio degli OKR.
Ad esempio, ClickUp dispone di modelli OKR che forniscono un quadro strutturato per assegnare i titolari degli OKR, effettuare il monitoraggio delle loro responsabilità e garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
I due modelli più comunemente utilizzati dai team agili sono:
Modello di cartella OKR di ClickUp
A livello organizzativo, il modello di cartella OKR di ClickUp è uno strumento di pianificazione completo che aiuta i leader a fissare e raggiungere obiettivi di alto rendimento.
Il modello personalizzabile ha una cadenza di piano per delineare la struttura di base per lo sviluppo degli OKR.
Gli elenchi OKR suddividono gli obiettivi in parti più piccole, consentono ai manager di monitorare lo stato dei progressi e garantiscono che tutti rimangano in linea con gli obiettivi durante tutto l'anno.
Modello di struttura OKR di ClickUp
Il modello di framework OKR di ClickUp garantisce che tutti i team dell'organizzazione siano concentrati sugli stessi obiettivi.
Ecco come i manager utilizzano questo modello OKR per impostare e effettuare il monitoraggio di obiettivi e risultati chiave:
- Crea e effettua il monitoraggio dello stato relativo ai tuoi obiettivi generali con la Visualizzazione OKR globale
- Ottieni un quadro chiaro dello stato dei progressi compiuti da ciascun team verso il raggiungimento dei propri obiettivi con la vista Bacheca dei progressi OKR.
- Pianifica e effettua il monitoraggio delle tempistiche per ciascun obiettivo utilizzando la vista Sequenza
2. Pianificare controlli periodici per il monitoraggio dei risultati
Pianificare controlli regolari e frequenti degli OKR garantisce che i gestori dei team monitorino lo stato e effettuino la reportistica.
Da parte loro, i gestori del team possono anche effettuare la condivisione del feedback delle loro sessioni di coaching individuali e identificare gli ostacoli a livello di OKR individuali prima che questi abbiano un impatto sugli OKR del team.
- Idealmente, le riunioni OKR non dovrebbero durare più di 15 minuti, preferibilmente di venerdì, per evitare sovrapposizioni con le riunioni di routine del team.
- In secondo luogo, è necessario creare un dashboard OKR per la condivisione degli aggiornamenti. Per facilitarne l'accesso, assicurarsi che disponga di filtri per ruoli lavorativi, risultati chiave, punteggi, ponderazioni, stato delle attività, ecc.
Man mano che i dipendenti aggiornano i propri OKR, la sincronizzazione delle informazioni avviene in tempo reale con il dashboard. Ciò semplificherà la raccolta dei dati tra i team e faciliterà l'analisi.
3. Garantire la trasparenza degli OKR
Una volta assegnati i titolari, il campione degli OKR deve assicurarsi che tutti i membri del team e i manager abbiano accesso al piano OKR.
Ogni membro del team dovrebbe avere accesso agli OKR in base al proprio ruolo e alla propria funzione. Il project manager (champion) deve assicurarsi che tutti comprendano come gli OKR a livello aziendale si allineino con gli OKR individuali.
Sebbene gli OKR possano essere condivisi tramite documenti Google o un foglio di calcolo, ciò può rappresentare un problema per i team più grandi con più risultati chiave.
Ad esempio, i dati potrebbero essere inseriti in modo errato se si dispone di più righe all'interno di un foglio di calcolo. Molto spesso, il foglio potrebbe non mostrare immediatamente ogni aggiornamento. Questo problema peggiora con l'aumentare delle dimensioni.
È qui che entra in gioco il software OKR di ClickUp.
È possibile impostare e effettuare il monitoraggio degli OKR in tempo reale utilizzando ClickUp Obiettivi, apportare le modifiche necessarie e notificare a tutti le modifiche, garantendo la trasparenza del ciclo OKR.
È anche possibile impostare le dipendenze delle attività, aggiungere membri del team e scadenze e effettuare l'automazione del monitoraggio dei progressi. Oppure suddividere gli obiettivi più grandi in traguardi più piccoli che possono poi essere affrontati.
4. Assegnare priorità ai risultati chiave attraverso il punteggio OKR
In base agli OKR che ti sei prefissato, puoi assegnare un livello di priorità a ciascun risultato chiave. A tal fine, puoi stimare il peso relativo di ciascuna metrica o adottare un metodo di punteggio con criteri predefiniti.
- Il punteggio binario è un approccio di tipo "pass/fail" in cui un risultato chiave viene raggiunto o non raggiunto. Non esiste una via di mezzo per esiti positivi o fallimenti parziali. Si tratta di un modello di punteggio semplice e veloce. Tuttavia, può influire sul morale del team poiché non riconosce gli esiti positivi parziali.
- Un modello di valutazione basato sul valore assegna un punteggio compreso tra 0,0 e 1,0 a ciascun risultato chiave in base allo stato. Qualsiasi punteggio inferiore a 0,4 è considerato un fallimento, mentre un punteggio compreso tra 0,4 e 0,6 è considerato un esito positivo parziale. Un punteggio pari o superiore a 0,7 significa che l'obiettivo è stato raggiunto. Questo modello riconosce gli esiti positivi parziali, assegnando un punteggio compreso tra 0,4 e 0,6.
- Utilizza un punteggio basato su percentuali, in cui il modello misura la percentuale di completamento per determinare se i risultati chiave sono stati raggiunti. Ad esempio, se il risultato chiave era quello di acquisire 10 nuovi clienti aziendali nel prossimo trimestre e ne hai acquisiti solo 7, il punteggio OKR sarebbe del 70% (7/10*100).
5. Discutere le lezioni apprese
Ogni ciclo OKR offre lezioni che puoi integrare nel ciclo successivo. La chiave è la condivisione di feedback in modo costruttivo e senza giudizi. Ricorda, l'idea non è raggiungere il 100% dei tuoi obiettivi. Gli OKR hanno lo scopo di spingere il tuo team oltre la propria zona di comfort per raggiungere obiettivi e traguardi ambiziosi.
Tuttavia, se riesci a compiere progressi regolari negli OKR, questo motiverà il tuo team a impegnarsi ancora di più. Quando fai il punto della situazione con il team, assicurati di apprezzare le piccole vittorie e di riconoscere il lavoro richiesto.
Superare gli ostacoli nel monitoraggio degli OKR
1. Sfida: silos di dati
Se ogni team della vostra organizzazione utilizza un sistema o un foglio di calcolo diverso per acquisire e gestire gli OKR, questi dati rimarranno isolati durante il monitoraggio degli obiettivi organizzativi.
I leader potrebbero non essere in grado di effettuare il monitoraggio delle prestazioni aziendali con i dati disponibili sparsi su più fogli di calcolo. L'ideale sarebbe che i leader potessero esaminare le prestazioni aziendali e organizzative in modo trasparente, in un unico posto.
Soluzione
Un software OKR centralizza i dati individuali, di team, di reparto e organizzativi, offrendo a tutti una visione olistica dello stato dell'organizzazione in qualsiasi momento.
2. Sfida: abbiamo il monitoraggio dei KPI, non abbiamo bisogno degli OKR
Vi suona familiare? La differenza fondamentale tra KPI e OKR è che i KPI misurano la matrice del business-as-usual, mentre gli OKR sono obiettivi ambiziosi e audaci. Non possono essere utilizzati in modo intercambiabile, ma piuttosto lavorare in sinergia.
Soluzione
Vuoi utilizzare uno strumento OKR come ClickUp per effettuare il monitoraggio di KPI e OKR.
Ad esempio, i dirigenti di alto livello o i project manager possono utilizzare ClickUp Dashboard per creare un dashboard OKR per monitorare lo stato degli obiettivi e riassumere grandi volumi di dati per ottenere informazioni utili.
La dashboard di ClickUp suddivide gli OKR in iniziative tracciabili, rendendo il progetto più comprensibile e assicurando che tutti comprendano i propri contributi e ruoli.
Il modello KPI di ClickUp, invece, consente ai membri del team di effettuare il monitoraggio delle metriche di successo che aiuteranno a raggiungere gli OKR. Tutti sono allineati sugli obiettivi e possono effettuare il monitoraggio delle prestazioni nel tempo utilizzando immagini di facile lettura.
3. Sfida: gli OKR diventano "impostati e dimenticati"
Una delle sfide principali con gli OKR è che quando gli obiettivi vengono fissati con entusiasmo all'inizio del trimestre, ma con il mutare delle priorità e l'avvicinarsi delle scadenze, il monitoraggio diventa un ripensamento.
L'approccio "imposta e dimentica" distrugge l'allineamento, poiché il lavoro si disconnette dagli obiettivi aziendali e l'attenzione del team si restringe.
Soluzione
ClickUp Milestones offre visibilità in tempo reale sui progressi a livello aziendale. I team sono collegati attraverso OKR in continua evoluzione, mantenendo gli obiettivi ben chiari e visualizzando i progressi compiuti nel loro raggiungimento.
4. Sfida: mancanza di accesso centralizzato alla documentazione pertinente o alla collaborazione
Gli OKR vengono pianificati trimestralmente a livello di team. A livello organizzativo, tendono a funzionare in cicli e possono essere in qualche modo iterativi. Ciò significa che ogni trimestre, in qualità di gestore del team, avete la possibilità di rimappare i vostri OKR.
A questo punto, tutti i membri del tuo team hanno accesso ai dati che hai raccolto? Tutti conoscono i successi e gli insuccessi?
Hai una documentazione su ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato? È importante ottimizzare il processo di monitoraggio degli OKR con dati in tempo reale e documentarlo, piuttosto che basarsi su supposizioni o intuizioni.
Soluzione
ClickUp Docs è un repository centralizzato in cui i membri del team, i project manager, i team leader e i dirigenti possono archiviare tutte le informazioni relative agli OKR. Queste possono includere dati sui cicli OKR precedenti, le cause dell'esito positivo e dell'esito negativo, le procedure operative standard, le modalità di monitoraggio degli obiettivi, ecc.
Le opzioni di modifica in tempo reale e di formattazione avanzata di ClickUp Docs garantiscono che i documenti siano collaborativi, intuitivi e aggiornati con le informazioni più recenti.
Semplifica il monitoraggio degli OKR con ClickUp
Anche una mappa ben progettata può creare confusione senza una bussola. Allo stesso modo, strumenti di monitoraggio inadeguati possono ostacolare un solido processo OKR.
Se la vostra organizzazione è in fase di crescita, il monitoraggio manuale degli stati degli OKR e la limitazione dell'analisi dei dati possono causare punti ciechi strategici o, peggio ancora, perdite di fatturato.
Con ClickUp, il monitoraggio degli OKR è semplicissimo. Dalla creazione di una gerarchia all'allineamento degli obiettivi aziendali e di team, dall'assegnazione dei compiti ai modelli OKR predefiniti, fino all'aggiornamento dei rapporti sullo stato di avanzamento, ClickUp fornisce un'unica versione della realtà, aggiornata in tempo reale e facilmente scalabile.
Lascia che il software OKR di ClickUp si occupi del lavoro di routine di monitoraggio degli OKR mentre tu ti concentri sulla strategia di crescita. Per iniziare il tuo percorso di monitoraggio degli OKR, ti consigliamo di registrarti gratis su ClickUp e provarlo.