In molte organizzazioni odierne, il reparto risorse umane opera ancora in modo reattivo. Molte attività e azioni vengono avviate solo dopo che si sono verificati determinati eventi. Non è l'ideale, soprattutto in un mondo del lavoro in rapida evoluzione e digitale. Ma non è perché il tuo team HR non se ne cura. È solo troppo oberato da attività amministrative o concentrato sulla programmazione dei colloqui, l'elaborazione dei documenti, l'invio di promemoria e altre attività ripetitive.
Gli strumenti di IA per le risorse umane possono contribuire a migliorare la situazione. Possono occuparsi delle attività quotidiane, tra cui la gestione delle retribuzioni e dei benefit, i flussi di reclutamento, la fidelizzazione dei dipendenti, ecc. Ciò consente ai vostri team delle risorse umane di concentrarsi su attività chiave, come l'analisi del feedback dei dipendenti, lo sviluppo dei talenti e il miglioramento dei processi aziendali. L'utilizzo di questi strumenti di automazione delle risorse umane aiuta le organizzazioni a risparmiare tempo e denaro. Inoltre, riduce l'impatto degli errori umani e dei pregiudizi personali sul posto di lavoro e promuove un ambiente stimolante.
Ma l'IA può davvero usufruire di nuove possibilità per i tuoi processi relativi alle risorse umane? In questa guida esploreremo come utilizzare l'IA nelle risorse umane per creare un reparto HR a prova di futuro e un ambiente di lavoro fiorente.
Comprendere l'IA nelle risorse umane
L'intelligenza artificiale (IA) comprende una serie di tecnologie che consentono alle macchine di simulare l'intelligenza umana. L'IA è in grado di analizzare grandi quantità di dati, identificare modelli e effettuare l'automazione di attività, consentendo ai team delle risorse umane di concentrarsi su iniziative strategiche. Ciò sta creando una sorta di cambiamento epocale.
L'IA viene utilizzata per automatizzare processi manuali noiosi e ripetitivi, consentire un processo decisionale basato sui dati e creare un'esperienza positiva per i dipendenti.
Ciò comporta alcuni vantaggi chiave per le aziende, tra cui:
- Miglioramento del processo di acquisizione dei talenti: grazie agli strumenti di IA per il reclutamento, puoi cercare in un bacino di candidati più ampio e identificare quelli con le competenze più rilevanti. Ciò si traduce in cicli di assunzione più rapidi, costi ridotti e una forza lavoro di qualità superiore.
- Maggiore fidelizzazione dei dipendenti: una forza lavoro felice e coinvolta è una forza lavoro produttiva. L'IA può aiutarti a identificare potenziali rischi di abbandono e ad affrontare in modo proattivo le loro preoccupazioni. Inoltre, gli strumenti basati sull'IA possono personalizzare i piani di sviluppo dei dipendenti e promuovere una cultura dell'apprendimento continuo, aumentando la soddisfazione dei dipendenti, la fidelizzazione e lo sviluppo della carriera. Molte organizzazioni oggi utilizzano anche strumenti di IA per coinvolgere i dipendenti e effettuare controlli regolari.
- Pianificazione della forza lavoro basata sui dati: la tecnologia HR basata sull'intelligenza artificiale è in grado di analizzare le prestazioni dei dipendenti in base alle loro competenze, ai risultati ottenuti e ad altri parametri. Questo approccio proattivo consente di sviluppare strategie mirate di acquisizione dei talenti e programmi di aggiornamento professionale, comprendendo le aspettative dei dipendenti derivanti da queste attività.
- Riduzione degli oneri amministrativi: le tecnologie di IA possono sostituirsi alle attività HR di base e ripetitive come la pianificazione dei colloqui, la ricerca dei candidati, l'inserimento dei dipendenti, ecc. I team delle risorse umane possono quindi concentrarsi maggiormente sul coinvolgimento dei dipendenti, sul miglioramento delle competenze e sulla creazione delle strategie di acquisizione e fidelizzazione con esito positivo.
- Ridurre i pregiudizi nei processi HR: i pregiudizi inconsci possono insinuarsi in varie funzioni HR, ostacolando il lavoro richiesto per la diversità e l'inclusione. L'IA può aiutare a ridurre i pregiudizi valutando le persone sulla base di criteri oggettivi, portando a un ambiente di lavoro più diversificato ed equo.
Come utilizzare l'IA nelle risorse umane per diversi casi d'uso
È importante ricordare che l'IA non sostituisce le competenze umane. I professionisti delle risorse umane apportano qualità umane inestimabili come empatia, capacità di giudizio e pensiero critico. Secondo un recente sondaggio, il 49% delle organizzazioni utilizza l'IA nelle risorse umane e la considera un fattore abilitante per la propria forza lavoro umana.
Sfruttando l'IA come potente strumento, i professionisti delle risorse umane possono concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: costruire relazioni con i dipendenti, promuovere una cultura lavorativa positiva e guidare iniziative strategiche che fanno progredire l'azienda. Ecco alcuni dei processi fondamentali delle risorse umane in cui la tecnologia HR e l'intelligenza artificiale formano una combinazione vincente:
Processi di reclutamento
Un'area importante in cui l'IA viene utilizzata per la pianificazione delle risorse umane è il processo di assunzione e reclutamento. È in grado di semplificare notevolmente il processo concentrandosi su aree specifiche quali:
- Selezione dei curriculum e abbinamento dei candidati: gli strumenti di selezione dei curriculum basati sull'IA sono in grado di analizzare i curriculum alla ricerca di parole chiave, competenze e livelli di esperienza, filtrando i candidati non qualificati e facendo risparmiare innumerevoli ore ai professionisti delle risorse umane. Pensateli come un ATS potenziato! Questi strumenti possono anche sfruttare algoritmi avanzati per abbinare i candidati a specifiche descrizioni di lavoro, garantendo una maggiore corrispondenza tra qualifiche e requisiti. In questo modo, i responsabili delle assunzioni possono concentrarsi sulle decisioni chiave piuttosto che esaminare ogni singolo curriculum.
- Creare un pool di talenti diversificato: l'IA può eliminare i pregiudizi inconsci dal reclutamento valutando i candidati in modo obiettivo sulla base della descrizione del lavoro. Ciò consente ai team delle risorse umane di attrarre un pool più diversificato di candidati qualificati.
- Esperienza coinvolgente per i candidati: i chatbot basati sull'IA possono gestire le richieste iniziali dei candidati e rispondere alle domande più frequenti. Possono anche programmare automaticamente i colloqui tramite la sincronizzazione con gli strumenti di riunione basati sull'IA. Ciò consente ai professionisti delle risorse umane di interagire con i candidati selezionati e creare una prima impressione positiva dell'organizzazione.
- Analisi predittiva per il successo delle assunzioni: l'intelligenza artificiale può esaminare i dati storici relativi alle assunzioni per individuare le tendenze e effettuare una previsione su quali candidati avranno un esito positivo in una determinata posizione. Ciò consente ai professionisti delle risorse umane di prendere decisioni basate sui dati e di concentrare i propri sforzi di reclutamento sui candidati ad alto potenziale.
Unilever, leader mondiale nel settore dei beni di consumo, è stata protagonista delle cronache per il suo utilizzo dell'IA nei processi HR, in particolare in aree come il reclutamento e le valutazioni. L'azienda, che ha dovuto vagliare 250.000 candidature per selezionare 3500 persone per le fasi finali, ha deciso di utilizzare l'IA per le valutazioni. Per migliorare la propria metodologia di valutazione e test, ha utilizzato l'IA per:
- Valutazioni gamificate: Unilever ha collaborato con Pemetrics per utilizzare la sua piattaforma basata sul gioco per valutare le capacità di problem solving, logica e assunzione di rischi dei candidati attraverso giochi divertenti e interattivi. Questo non solo ha messo in luce le capacità naturali dei candidati, ma ha anche ridotto significativamente lo stress per loro, consentendo loro di mostrare il loro vero potenziale.
- Analisi video per i colloqui: Unilever ha collaborato con Higher View per creare una piattaforma di video intelligence che analizza i segnali non verbali dei candidati, come il linguaggio del corpo e il tono di voce. Questo ha aiutato Unilever ad andare oltre i curriculum e a prendere decisioni di assunzione più informate.
Il risultato? Unilever ha risparmiato ben 50.000 ore di colloqui con i candidati in un periodo di 18 mesi. Ciò ha consentito all'azienda di ottenere un risparmio sui costi pari a 1 milione di sterline all'anno. Inoltre, ha registrato un notevole aumento del 16% nella diversità delle assunzioni. Con un tasso di completamento dei candidati del 96% (rispetto al tradizionale 50%), è chiaro che il nuovo approccio è stato efficiente e coinvolgente per tutte le parti coinvolte!
Il modello ClickUp per il reclutamento e l'assunzione è un toolkit completo che può aiutarti a semplificare i tuoi processi di ricerca dei candidati. Con funzionalità che consentono di pubblicare facilmente annunci di lavoro, effettuare in modo efficiente il monitoraggio dei candidati, standardizzare le schede di valutazione dei colloqui e semplificare i moduli di candidatura, questo modello rende le tue procedure di assunzione più semplici ed efficienti.
Processi di inserimento e formazione
L'inserimento dei dipendenti è un processo cruciale per qualsiasi organizzazione, poiché definisce il tono dell'esperienza e delle aspettative di un nuovo dipendente nei confronti dell'azienda. Oltre alla base di conoscenze e ai flussi di lavoro di inserimento, l'IA può rendere questo percorso più personalizzato ed entusiasmante. Ciò può includere:
- Programmi di inserimento personalizzati: l'IA può sfruttare i dati dei profili dei dipendenti e dei ruoli lavorativi per creare esperienze di inserimento personalizzate. Ciò potrebbe includere l'adattamento dei materiali didattici al ruolo del candidato, l'organizzazione di presentazioni con i colleghi e la fornitura di risorse mirate per garantire una transizione senza intoppi.
- Formazione e sviluppo personalizzati: l'IA è in grado di analizzare le competenze, le lacune di conoscenza e gli obiettivi di carriera di un dipendente per consigliare opportunità di formazione personalizzate. Ciò garantisce che i dipendenti ricevano la formazione necessaria per eccellere nei loro ruoli e sviluppare continuamente le loro competenze.
Con ClickUp Brain, tutto il tuo team può avvalersi di un assistente basato sull'IA che fornisce risposte accurate e immediate in base al contesto. Questo assistente è in grado di scansionare le informazioni contenute in tutti i file e i documenti della tua organizzazione, inclusi wiki, Docs, progetti, attività e altre aree. Pertanto, quando i tuoi nuovi assunti hanno domande specifiche, l'assistente IA è in grado di fornire risposte accurate, facendo risparmiare tempo ai membri del tuo team.
Gestione delle prestazioni
Le valutazioni tradizionali delle prestazioni adottano spesso un approccio reattivo, in cui i dipendenti ricevono un feedback solo alla fine dell'anno o immediatamente prima delle valutazioni. Questo processo può spesso sembrare dispendioso in termini di tempo e avere un impatto negativo sia sui dipendenti che sui manager.
Con gli strumenti di IA, questo processo può essere reso più fluido ed efficiente concentrandosi su aspetti quali:
- Feedback basato sui dati e miglioramento continuo: l'IA è in grado di analizzare i dati, inclusi gli indicatori di performance, lo stato degli obiettivi e le autovalutazioni dei dipendenti. Questi dati possono essere utilizzati per generare report oggettivi e approfonditi, evidenziando i punti di forza dei dipendenti e le aree di miglioramento. Ad esempio, l'IA potrebbe lanciare un allarme tempestivo se rileva uno scostamento significativo dal raggiungimento degli obiettivi previsti. Queste informazioni basate sui dati consentono ai manager di fornire un feedback più mirato e concreto, eliminando qualsiasi possibilità di parzialità nelle valutazioni.
- Coaching e feedback in tempo reale: i sistemi di gestione delle prestazioni basati sull'IA possono facilitare un ciclo di feedback più frequente. Immagina di ricevere feedback in tempo reale sulle prestazioni durante tutto l'anno, invece di aspettare un'unica valutazione annuale. Questo favorisce una cultura del miglioramento continuo e aiuta i dipendenti a correggere la rotta e ad adattare i propri comportamenti in base alle necessità.
Attività amministrative e gestione del carico di lavoro
I professionisti delle risorse umane si trovano spesso sommersi da attività amministrative. L'IA può automatizzare questi processi ripetitivi, liberando tempo prezioso da dedicare a iniziative più strategiche:
- Pianificazione e gestione dei colloqui: gli strumenti di pianificazione basati sull'IA possono automatizzare la pianificazione dei colloqui, riducendo le comunicazioni avanti e indietro sia per i candidati che per i responsabili delle assunzioni.
- Gestione delle ferie e amministrazione dei benefit: i chatbot basati sull'IA possono rispondere alle domande dei dipendenti relative alle politiche in materia di ferie e ai benefit, riducendo il carico amministrativo dei team delle risorse umane.
Acme ha rinnovato il proprio processo di assunzione con una piattaforma di reclutamento basata sull'IA, sostituendo il sistema manuale obsoleto che costava loro i migliori talenti. Questa soluzione innovativa ha automatizzato attività come la selezione dei curriculum e la programmazione dei colloqui, portando a risultati impressionanti:
- I candidati qualificati sono aumentati del 63%
- Il tempo necessario per l'assunzione è diminuito del 55%.
- I tassi di accettazione delle offerte sono aumentati del 47%.
Coinvolgimento e fidelizzazione dei dipendenti
I responsabili delle risorse umane devono comprendere e sostenere il sentiment e i livelli di coinvolgimento dei dipendenti. Tuttavia, le risorse umane possono trovarsi ad affrontare un divario comunicativo con i dipendenti nelle grandi organizzazioni o nei team distribuiti. Per colmare questo divario, i team delle risorse umane possono utilizzare l'apprendimento automatico per analizzare i dati provenienti da sondaggi a 360 gradi o moduli di feedback anonimi.
Suggerimento professionale: Utilizza il modello di feedback dei dipendenti su ClickUp per creare un forum di discussione aperta tra manager e personale. Con questo modello puoi:
- Raccogli feedback significativi dai dipendenti
- Monitora il sentiment dei dipendenti nel tempo con potenti visualizzazioni
- Crea una cultura di trasparenza e fiducia tra dipendenti, dirigenti e team delle risorse umane
Grazie a un'analisi più approfondita, i team delle risorse umane possono valutare il sentiment dei dipendenti e apportare le modifiche necessarie. Ciò consente loro di affrontare in modo proattivo le preoccupazioni dei dipendenti e coltivare una cultura lavorativa più positiva.
L'IA può anche consentire una comunicazione più personalizzata con i dipendenti in base ai loro interessi, alle loro esigenze, ecc. Ad esempio, può scansionare i database dei dipendenti per individuare compleanni, anniversari e altri eventi importanti in programma. Può quindi inviare messaggi mirati ai rispettivi membri del team. Questo aiuta il team responsabile delle risorse umane a riconoscere i contributi individuali e a migliorare i processi di coinvolgimento dei dipendenti.
Benessere e salute mentale dei dipendenti
Il benessere e la salute mentale dei dipendenti non sono più una preoccupazione secondaria per le organizzazioni. Oggi, i team delle risorse umane devono anche lavorare su politiche e procedure che hanno un impatto sulla salute generale dei dipendenti. Implementando strumenti di IA con software per il benessere dei dipendenti, le organizzazioni possono migliorare il benessere dei dipendenti in diversi modi, ad esempio:
- Identificare i primi segni di burnout: l'IA può analizzare i modelli di comunicazione dei dipendenti, le ore lavorate e la produttività per identificare potenziali segni di burnout. Ciò consente ai professionisti delle risorse umane e ai manager di intervenire tempestivamente e fornire risorse e supporto ai dipendenti in difficoltà. I team possono anche prendere decisioni proattive e incoraggiare i dipendenti oberati di lavoro a prendersi delle pause. Questo aiuta ad affrontare le preoccupazioni relative all'equilibrio tra vita lavorativa e vita privata.
- Risorse personalizzate per la salute mentale: analizzando i dati demografici dei dipendenti, gli stili di lavoro e le preferenze individuali, l'IA può consigliare risorse personalizzate per la salute mentale e programmi di supporto. Ciò potrebbe includere suggerimenti di app per la mindfulness, la connessione dei dipendenti con workshop pertinenti o l'accesso a programmi di assistenza ai dipendenti (EAP).
Utilizzo di software IA per le risorse umane
Le potenziali applicazioni dell'IA nelle risorse umane sono in continua evoluzione. Con il continuo sviluppo degli strumenti di IA, possiamo aspettarci che in futuro emergano casi d'uso ancora più innovativi. Tuttavia, l'adozione dell'IA non riguarda solo la tecnologia; la gestione delle risorse umane deve anche garantire un uso corretto di queste tecnologie avanzate.
Ecco alcune tendenze chiave nell'automazione delle risorse umane alimentate dall'IA, che possono migliorare i processi relativi alle risorse umane:
1. Da risorse umane reattive a predittive
Grazie agli strumenti di gestione delle risorse umane basati sull'IA, le organizzazioni possono passare da una gestione reattiva a una gestione predittiva delle risorse umane, usufruendo dell'IA per svelare informazioni cruciali nascoste nei dati dei propri dipendenti.
Prendiamo ad esempio la piattaforma basata sull'IA di Praisidio, che aiuta i team delle risorse umane nella pianificazione e nell'analisi della forza lavoro. La piattaforma raccoglie i tuoi dati e ti consente di utilizzare informazioni predittive sulla pianificazione della forza lavoro per prendere le decisioni giuste. Puoi porre domande al chatbot basato sull'IA, verificare i tuoi processi con un drill-down di ogni problema o questione e ottenere prestazioni migliori. Utilizzando l'IA nelle risorse umane, lo strumento ha aiutato le organizzazioni a:
- Ottieni tempi di risposta 100 volte più rapidi rispetto ai processi manuali.
- Riduci i costi a 1/10 rispetto al costo dei software legacy di analisi delle risorse umane.
- Fornisci risposte immediate alle domande aziendali relative ai talenti
In questo modo, le organizzazioni possono passare da un approccio reattivo a uno proattivo utilizzando correttamente i propri dati e le informazioni sui dipendenti. È qui che entra in gioco una piattaforma all-in-one come ClickUp. Si tratta di una soluzione completa che integra perfettamente l'IA con potenti funzionalità di gestione delle attività progettate per potenziare i team delle risorse umane.
ClickUp for Human Resources Teams è un software completo per la gestione delle risorse umane che offre ai team HR la possibilità di:
- Promuovi e effettua il monitoraggio delle prestazioni, del coinvolgimento e dello sviluppo dei dipendenti con visualizzazioni e dashboard personalizzabili.
- Semplifica il processo di reclutamento utilizzando funzionalità avanzate per organizzare le candidature, filtrare quelle rilevanti e applicare l'automazione ai processi.
- Personalizza il sistema HR aggiungendo campi personalizzati a qualsiasi visualizzazione, stati personalizzati per le tue attività, flussi di lavoro automatizzati, promemoria, liste di controllo, modelli e altro ancora.
- Raccogli feedback e suggerimenti dai tuoi dipendenti per capire cosa si aspettano dai tuoi processi HR. Utilizza ClickUp Forms per acquisire queste informazioni e archiviarle nel tuo sistema. Grazie a moduli di feedback interattivi e coinvolgenti, puoi aumentare i tassi di risposta e garantire che i dipendenti possano fornire le loro opinioni in un formato ben definito. Puoi anche consentire ai dipendenti di fornire suggerimenti su determinate sezioni in modo anonimo, garantendo la riservatezza delle loro informazioni.
Creando uno spazio sicuro in cui i dipendenti possano far sentire la propria voce, le risorse umane possono prendere decisioni basate sui dati che portano a una forza lavoro più coinvolta, con una maggiore produttività e fiorente.
2. Crea esperienze di inserimento positive
La prima impressione è importante e quella che il dipendente ha della tua azienda determina il tono dell'intera esperienza lavorativa. L'IA e gli strumenti di gestione delle risorse umane possono aiutarti a personalizzare il percorso di inserimento dei dipendenti e a migliorare l'esperienza complessiva.
Ad esempio, invece di una semplice panoramica di tutti i tuoi documenti e politiche HR, puoi creare un modello di inserimento e formazione. Questo fornirà ai tuoi dipendenti una visione più standardizzata dell'intera base di conoscenze HR. Ciò include il manuale delle risorse umane, i documenti sulle politiche, le domande frequenti e altri materiali. Con ClickUp Docs e ClickUp Clips, puoi creare guide dettagliate e conservare tutti i tuoi documenti di inserimento in un unico posto, rendendo facile per tutta la tua organizzazione accedere a questi dati.
Puoi utilizzare il modello ClickUp Knowledge Base per creare la knowledge base della tua organizzazione. Il modello è progettato per aiutarti a documentare e effettuare il monitoraggio delle politiche, delle procedure e dei processi delle risorse umane, con la possibilità di:
- Crea una fonte di informazioni centralizzata a cui possano accedere l'intero reparto risorse umane e tutti i team.
- Assicuratevi che tutti i responsabili delle risorse umane e i membri del team siano aggiornati sulle ultime modifiche alle politiche e alle normative in materia di risorse umane.
Suggerimento professionale: Sfrutta le attività di ClickUp per assegnare le attività di onboarding e effettuare il monitoraggio dei progressi senza intoppi, creando una transizione fluida per i nuovi assunti.
3. Automatizza e semplifica le attività delle risorse umane
Sebbene esistano diversi modi per semplificare le attività amministrative e ripetitive, le organizzazioni spesso hanno difficoltà a gestirle, richiedendo l'intervento umano anche con flussi di lavoro basati sull'automazione. In questo caso, gli strumenti di IA possono essere di aiuto, rendendo più efficienti i team delle risorse umane e consentendo di risparmiare tempo nel processo.
Ad esempio, se desideri scrivere un'email a tutta l'azienda su una nuova iniziativa, perché non utilizzare un assistente di scrittura basato sull'IA per aiutarti a perfezionare la tua comunicazione?
Con ClickUp Brain, un assistente IA integrato, puoi semplificare le attività che richiedono molto tempo, ottimizzare i processi e ottenere informazioni preziose per migliorare l'efficienza dei tuoi team HR.
Queste potenti funzionalità/funzioni di IA possono essere sfruttate in diverse attività HR, consentendo ai tuoi team di:
- Aumenta l'efficienza: riduci il carico di lavoro manuale con le funzionalità di automazione di ClickUp Brain. Automatizza attività come l'invio di promemoria di onboarding, la pianificazione delle valutazioni delle prestazioni o l'inoltro delle richieste al membro del team appropriato.
- Prendete decisioni basate sui dati: analizzate i dati delle risorse umane all'interno della piattaforma ClickUp per identificare tendenze e modelli. Può diventare il vostro secondo cervello, consentendovi di utilizzare prompt specifici per ogni ruolo per scoprire informazioni approfondite. Potete utilizzarlo per identificare potenziali rischi di fuga, dipendenti ad alte prestazioni o lacune nelle competenze all'interno della vostra forza lavoro. Queste informazioni consentono ai professionisti delle risorse umane di prendere decisioni informate in merito al reclutamento, alle strategie di fidelizzazione e ai programmi di sviluppo dei talenti, migliorando i risultati complessivi delle risorse umane.
- Personalizza la comunicazione: utilizza l'IA generativa per modificare automaticamente il tono di voce e lo stile dei messaggi o delle istruzioni relative alle attività, garantendo che la tua comunicazione sia accurata ed empatica.
Inoltre, ClickUp offre diversi modelli HR gratis e facili da usare, che ti consentono di lavorare in modo più rapido e intelligente. Ad esempio, il modello ClickUp HR Handbook Template può aiutarti a creare un manuale HR completo con pochi clic.
Il modello ti aiuta a:
- Accedi a informazioni aggiornate sulle politiche e le procedure delle risorse umane.
- Effettua il monitoraggio del comportamento e delle prestazioni dei dipendenti
- Fornisci chiarezza su benefit, ferie e altri dettagli
ClickUp: la piattaforma all-in-one per i moderni team delle risorse umane
L'adozione dell'IA nei processi HR consente alle organizzazioni di migliorare significativamente la loro efficienza e il loro processo decisionale e di personalizzare l'esperienza dei dipendenti. Con strumenti di project management basati sull'IA come ClickUp, tutti i processi organizzativi diventano più semplici ed efficaci.
ClickUp aiuta i team delle risorse umane a stare al passo con le esigenze organizzative in continua evoluzione e a prosperare in un ambiente dinamico. Sfruttando l'intelligenza artificiale e una suite completa di funzionalità/funzioni di gestione delle risorse umane, i professionisti delle risorse umane diventano partner strategici, promuovendo una forza lavoro più coinvolta, produttiva e pronta per il futuro.
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