10 suggerimenti per la scrittura tecnica che vi aiuteranno a scomporre qualsiasi argomento complesso per il vostro pubblico

Come scrittore tecnico, il vostro lavoro principale consiste nel semplificare argomenti complessi per i lettori di tutti i giorni.

Dovete essere in grado di presentare concetti tecnici e complessi in un linguaggio semplice e comprensibile.

Lo capiamo. La scrittura tecnica è impegnativa. Richiede forti capacità di scrittura, modifica e formattazione e deve bilanciare accuratezza e semplicità.

Questa guida alla scrittura tecnica spiega come creare documenti più efficaci e migliorare le proprie capacità di scrittura tecnica, oltre agli errori più comuni da evitare.

In qualità di redattore tecnico, utilizzate queste best practice per garantire che i vostri documenti tecnici siano accurati, concisi e di facile comprensione.

Che cos'è la scrittura tecnica?

La scrittura tecnica rende accessibili a tutti, indipendentemente dalle loro competenze, informazioni, idee, processi e istruzioni complesse. Quando iniziate a creare una documentazione tecnica incentrata sul lettore, la vostra azienda/prodotto ha maggiori possibilità di acquisire e mantenere i clienti.

I documenti tecnici sono utilizzati in diversi campi tecnici per:

• Guide per l'utente
• Procedure operative standard
• Documentazione di progetto
• Documentazione del software
• Materiale didattico
• Reportistica tecnica
• Documentazione scientifica
• Documentazione API

Se volete affrontare con sicurezza le complessità della scrittura tecnica, ecco i consigli di scrittura tecnica per renderla un gioco da ragazzi.

10 consigli di scrittura tecnica per migliorare la vostra scrittura

1. Conoscere il pubblico

Il primo passaggio per scrivere documenti tecnici non è quello di scrivere davvero. È necessario invece dedicare un po' di tempo a capire chi è il vostro pubblico e a rispondere alle sue esigenze specifiche.

Anche lo scrittore tecnico più esperto non salta questo passaggio per creare una connessione umana affrontando gli argomenti tecnici chiave nei documenti.

Come si fa a capire il proprio pubblico? Ecco alcune domande da cui partire:

• Qual è il loro ruolo o funzione? Sono utenti finali, tecnici, manager o altri gruppi?
• Qual è il loro background tecnico e il loro livello di competenza sull'argomento?
• In quale contesto utilizzeranno il documento: per imparare, risolvere problemi o prendere decisioni?
• Quali attività o domande specifiche avranno?
• Che tipo di tono e di linguaggio sarebbero appropriati?

Vediamo di capirlo con un esempio.

State utilizzando una strumento di authoring della guida per scrivere una guida per l'utente di una nuova applicazione software.

Target: Utenti alle prime armi con conoscenze informatiche di base che hanno bisogno di una guida all'uso della vostra app.

Per soddisfare le loro esigenze, il documento di scrittura tecnica deve:

• Avere istruzioni di passaggio per tutte le attività chiave che dovranno eseguire
• Essere scritto in un linguaggio chiaro e conciso
• Definire i termini tecnici e le abbreviazioni
• Includere screenshot o diagrammi per guidarli visivamente nei passaggi successivi

Se adattate il messaggio alle loro esigenze e al loro livello di conoscenza, potete creare documenti tecnici che facilitino l'uso del vostro prodotto.

Al contrario, una scrittura tecnica efficace per gli utenti amministratori richiederà un linguaggio più avanzato.

2. Creare uno schema

Una volta determinate le esigenze del pubblico, create uno schema con gli argomenti principali e i sottotitoli che volete trattare. In questo modo si otterrà una struttura di base per la documentazione tecnica e si renderà più fluido il processo di scrittura.

Durante la stesura di una scaletta, si deve pensare a:

• Domande chiave: Quali sono le domande chiave a cui vogliono rispondere?
• Risoluzione del problema: Quale problema li state aiutando a risolvere?
• Scopo: Per cosa utilizzeranno il vostro documento tecnico?

Utilizzate queste informazioni per formare le sezioni principali del vostro schema, che poi suddividerete in argomenti o sottosezioni più piccoli, ognuno dei quali si concentrerà su un'esigenza o un obiettivo specifico del pubblico. Lavagne online ClickUp sono utili per fare brainstorming, annotare idee, aggiungere immagini e disegni e creare collegamenti alle attività collegate.

usate le lavagne online di ClickUp per creare i vostri schemi tecnici in un flusso logico_

Ad esempio, per la guida dell'utente di una nuova applicazione software, dovrete guidare gli utenti attraverso l'installazione, l'impostazione e l'utilizzo delle funzionalità/funzione di base del software. Lo schema comprenderà:

1. Introduzione
   • Scopo del software
   • Panoramica delle funzionalità/funzione
2. Requisiti di sistema
   • Requisiti hardware
   • Prerequisiti del software
3. Passaggi per l'installazione
   • Scaricare il software
   • Processo di installazione passo dopo passo
4. Come iniziare
   • Configurazione iniziale
   • Creazione di un account
5. Funzionalità/funzione di base
   • Panoramica della dashboard principale
   • Come navigare nel software
6. Casi d'uso
   • Attività comuni e come eseguirle
   • Esempi del mondo reale
7. Messaggi di errore comuni e come risolverli
   • Elenco dei problemi comuni
   • Guida alla risoluzione dei problemi passo dopo passo
8. Domande frequenti

Una buona scrittura tecnica inizia con la creazione di uno schema dettagliato che copra le informazioni necessarie in modo logico e completo per rendere il documento utile al lettore.

Coinvolgete le sessioni del vostro team usando diverse tecniche di ideazione come le lavagne, le mappe mentali, la prototipazione e lo storyboard.

3. Ricercare l'argomento con l'approccio 5W1H

I migliori redattori tecnici utilizzano l'approccio 5W1H (Who, What, When, Where, Why, and How) per coprire gli aspetti essenziali del contenuto scritto e garantire che il documento sia rilevante per il pubblico in campo tecnico.

Comprendere l'approccio delle 5W1H | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Chi: Identificate il vostro traguardo Considerate le loro competenze, il loro ruolo e l'uso che faranno del vostro documento. Se adattate il vostro contenuto a loro, la vostra scrittura sarà più efficace e di valore.Esempio: Si tratta di utenti finali che hanno bisogno di guide con passaggi o di sviluppatori che richiedono una documentazione dettagliata sulle API? | | Cosa: definire lo scopo e l'ambito del documentoDecidere l'obiettivo principale, gli argomenti specifici e il livello di dettaglio necessario. Questo aiuta a creare un documento mirato e completo.Esempio: Il documento deve spiegare una nuova funzionalità/funzione del software o è una guida alla risoluzione dei problemi più comuni? | | Quando: Determinare la tempistica e le relative attività cardine (se applicabile) Impostare una tempistica e delle tappe fondamentali per mantenere tutti in carreggiata e rispettare le scadenze critiche.Esempio: Quando verrà rilasciata la nuova funzionalità/funzione? Quando dovrà essere pronta la documentazione? | | Dove: Identificare le fonti migliori per le informazioniScegliere fonti affidabili e pertinenti per garantire che il documento tecnico sia accurato e credibile.Esempio: Utilizzare documenti interni di progettazione, fonti online credibili o interviste con esperti del settore. | Perché: capire l'importanza e la rilevanza del vostro argomentoPensate a come il vostro documento risolverà i problemi, migliorerà i processi o aumenterà le conoscenze del vostro pubblico.Esempio: Aiuterà gli utenti a ridurre i tempi di inattività, ad aumentare la produttività o a comprendere meglio un sistema complesso? | | Come? - Determinate il modo più efficace per presentare le informazioni Scegliete il formato migliore in base alle esigenze e alle preferenze del vostro pubblico, come un manuale per l'utente, una relazione tecnica o una guida online. Qualunque sia il formato, semplificate il linguaggio del modulo per garantire che le informazioni siano facilmente comprensibili.Esempio: Dovreste usare istruzioni passo-passo, includere supporti visivi o fornire spiegazioni dettagliate? |

l'approccio 5W1H nella scrittura tecnica

4. Creare contenuti su misura per le personas dell'utente

In base al pubblico a cui ci si rivolge, è possibile adattare la scrittura nei seguenti modi:

• Scegliere il tono e il linguaggio più appropriati
• Determinare il giusto livello di dettaglio tecnico da includere
• Anticipare e rispondere alle loro domande o preoccupazioni
• Strutturare il documento in modo che sia facile da navigare e da capire

Se state scrivendo una guida per gli utenti finali e gli amministratori, il vostro approccio sarà diverso:

scrittura tecnica per persone diverse

In questa fase, considerate la possibilità di creare una ambito di lavoro documento che descrive in dettaglio il lavoro da fare, compresi gli obiettivi, le attività, le dipendenze e qualsiasi altra informazione pertinente necessaria per guidare il progetto verso un esito positivo. ClickUp Brain , ClickUp strumento di scrittura IA incorporato vi aiuta a creare la documentazione tecnica e l'ambito di lavoro in pochi minuti. Utilizzate i menu a discesa con suggerimenti per completare le frasi, cambiare gli schemi di colore, aggiornare la tipografia, aggiungere note e riepiloghi/riassunti delle riunioni e preparare il documento in una frazione di tempo.

5. Organizzare le informazioni in modo efficace

In questa fase, chiedetevi: "Come potranno i miei lettori trovare ciò che stanno cercando in modo rapido e semplice?"

Il punto cruciale è organizzare le informazioni in modo logico e renderle scansionabili.

Ecco come fare:

• Utilizzare intestazioni e sotto-intestazioni per aiutare i lettori a individuare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno
• Incorporare elenchi e punti elenco per evidenziare i punti chiave e rendere il testo più facile da scansionare
• Includere immagini, diagrammi, tabelle e altri elementi multimediali per illustrare concetti complessi e rendere il documento più accattivante
• Utilizzare una formattazione coerente: stili di font, dimensioni, colori e spazi in tutto il documento
• Organizzare le informazioni in modo logico, partendo dai concetti più elementari e passando gradualmente ad argomenti più avanzati

Utilizzare ClickUp Docs per migliorare la vostra documentazione tecnica

Per il vostro processo di sviluppo del prodotto, che potrebbe coinvolgere più membri del team, prendete in considerazione l'uso di Documenti ClickUp per definire gli obiettivi e il pubblico, delineare i requisiti del prodotto, aggiungere la ricerca sull'utente e garantire la coerenza del progetto.

Utilizzate Teams per creare, modificare, gestire la comunicazione tecnica e collaborare con il vostro team in tempo reale. Tutti possono aggiungere commenti; i gestori del team possono taggare i membri del team e assegnare attività di ClickUp Docs.

Per presentare le informazioni in modo efficace, è possibile aggiungere sezioni, immagini e tabelle per rendere la documentazione tecnica più accattivante.

clickUp Documenti consente di lavorare in modo più efficiente con la formattazione ricca e i comandi slash_

ClickUp Docs offre varie opzioni di formattazione, tra cui stili di intestazione, scelte di colore, opzioni di font e spazi tra i paragrafi, per spezzare la monotonia e migliorare la leggibilità del documento.

Suggerimento 💡 : Utilizzare modelli di documentazione tecnica o modelli di ingegneria per delineare le funzionalità/funzione del prodotto, presentarne i dettagli e le caratteristiche e documentare la conoscenza del prodotto per i dipendenti attuali e futuri

6. Avere una guida di stile per garantire coerenza

Quando più persone lavorano a un documento tecnico, possono verificarsi incoerenze ed errori se i loro stili non sono allineati.

Una guida di stile è come una forza unificante che mantiene lo stesso standard nei documenti tecnici.

Perché una guida di stile è essenziale:

• Assicura la coerenza: Mantiene lo stile di scrittura uniforme in tutti i documenti, il che è fondamentale per la leggibilità e la professionalità
• Risparmia tempo: Con linee guida predefinite, gli scrittori passano meno tempo a decidere come formattare i contenuti, concentrandosi maggiormente sulla scrittura vera e propria
• **Riduce gli errori: una guida di stile aiuta a ridurre al minimo le incoerenze e gli errori, garantendo che tutti i documenti rispettino gli stessi standard di qualità

Ad esempio, la guida di stile Modello di processo e procedure di ClickUp consente di documentare e gestire i processi in un unico luogo. Create istruzioni passo passo per attività ripetibili per standardizzare i processi e le procedure del vostro team.

Scaricate questo modello

Evidenziate le attività necessarie per creare un documento di processo vivente con il modello di processi e procedure di ClickUp

Punti per l'utilizzo di La piattaforma di project management di ClickUp per assegnare compiti ai membri del team, consentire loro di aggiungere informazioni tecniche in modelli precostituiti e monitorare lo stato delle attività su un'unica piattaforma.

**Per saperne di più Come scrivere una relazione: dalla concettualizzazione al completamento

7. Conoscere gli elementi essenziali della documentazione tecnica

A prescindere dal tipo di documento tecnico che si sta creando, è necessario conoscere bene le basi.

Attenersi ai fatti

In tutti i documenti tecnici, presentate le informazioni in modo oggettivo. Evitate il linguaggio emotivo o le opinioni personali. Le opinioni soggettive possono influenzare la vostra scrittura e minare la vostra credibilità.

• Ad esempio, invece di dire: "Questa funzionalità vi piacerà!", dite: "Questa funzionalità può ridurre il tempo di elaborazione dei dati fino al 40%"

Evitare il linguaggio vago

Utilizzate un linguaggio preciso per garantire che i lettori sappiano esattamente cosa aspettarsi e come seguire le vostre istruzioni.

• Invece di dire "Vai al passaggio successivo", fornite dettagli specifici: clicca sul pulsante "Avanti""

Usate la voce attiva

La voce attiva rende la scrittura diretta e coinvolgente.

• Invece di scrivere "L'installazione del software dovrà essere aggiornata ogni mese", scrivete "Dovrete aggiornare il software ogni mese"

Utilizzare Generatore di specifiche tecniche di ClickUp per generare idee, processi e strutture per la documentazione di prodotti e processi.

Se fate parte del team software responsabile della documentazione di API, architettura, flusso di dati e nuovi moduli, utilizzate lo strumento di scrittura tecnica di ClickUp Brain per creare documenti tecnici completi, ridurre le incomprensioni, migliorare la collaborazione e accelerare il processo di sviluppo.

Il Assistente di scrittura IA controlla l'ortografia e la grammatica, riscrive pezzi di testo e riepiloga paragrafi lunghi per aggiungere chiarezza e precisione.

Lucidate i vostri testi, modificate il tono, lo stile e controllate l'accuratezza della grammatica e dell'ortografia con ClickUp Brain

8. Scrivere per chiarezza e concisione

Quando si scrivono contenuti, in generale, è bene essere chiari e concisi per far capire il proprio punto di vista. Ma nella scrittura tecnica è assolutamente necessario.

Comunicare idee complesse aiuta il pubblico a cogliere rapidamente i punti chiave senza perdersi o confondersi.

Quindi, come potete rendere la vostra scrittura tecnica più chiara e concisa?

Semplificando il linguaggio.

Semplificare il gergo tecnico

Ricordate che una documentazione tecnica efficace comporta iterazioni e messe a punto. Pianificate sessioni di feedback con il vostro team, che potrebbe indicare le funzionalità/funzione che vi sono sfuggite. Moduli di ClickUp vi aiuterà a raccogliere i feedback dei membri del team designati in un formato strutturato. La cosa migliore è che è integrato nella piattaforma di ClickUp, il che rende più facile tenere sotto controllo il lavoro.

9. Includere elementi multimediali

Spezzate i paragrafi e i testi lunghi utilizzando elementi visivamente coinvolgenti come diagrammi, immagini o video. Questi elementi facilitano l'illustrazione del punto di vista.

Ad esempio, aggiungete screenshot a una guida per l'utente per mostrare esattamente dove cliccare e cosa vedere a ogni passaggio.

Ricordate di aggiungere elementi multimediali di alta qualità, pertinenti e cancellati. Utilizzate le didascalie per spiegare cosa mostra ogni immagine e come si collega al testo che la circonda. Integrazione di ClickUp con strumenti come Figma, GitHub, Zoom, YouTube e altri strumenti multimediali facilita l'aggiunta di elementi visivi a supporto dei contenuti nell'area di lavoro di ClickUp.

10. Utilizzare esempi pertinenti

È necessario che i lettori percepiscano facilmente ciò che si sta dicendo in un formato accattivante.

Mostrate, non raccontate.

Questo vale anche per la scrittura tecnica.

Includete degli esempi per rendere la vostra scrittura tecnica coinvolgente, user-friendly e accessibile. Gli esempi aiutano il lettore ad afferrare rapidamente concetti complessi mostrandone il funzionamento.

Aggiunta di screenshot ai documenti tecnici

Per aggiungere valore, scegliete esempi che mettano in evidenza le funzionalità/funzione chiave, dimostrino i casi d'uso essenziali o illustrino passo dopo passo i flussi di lavoro più comuni. Utilizzate esempi dettagliati e specifici per fornire una visione chiara dell'argomento.

Pro Tip💡:_Snippet di codice, screenshot e campioni di output sono tutti esempi eccellenti nei documenti tecnici

**Per saperne di più 15 migliori modelli di studio di casi da utilizzare in ClickUp e Word

Migliorare le abilità di scrittura tecnica: Errori comuni da evitare

1. Gergo e linguaggio complesso

Il vostro documento tecnico deve essere accessibile ai client e ai lettori di qualsiasi provenienza.

**Come evitare questo errore

utilizzare strumenti di scrittura tecnica come ClickUp Brain per semplificare la scrittura

✅ Provider di esempi per illustrare concetti complessi

✅ Chiedete a un non esperto di verificare la chiarezza del vostro testo

✅ Aggiungere spiegazioni ai termini tecnici

2. Trascurare un corretto formattare

Grandi blocchi di testo ininterrotti, mancanza di titoli e scarsa organizzazione visiva rendono i contenuti tecnici difficili da navigare e da digerire.

**Come evitare questo errore

spezzare i paragrafi lunghi in parti più brevi e gestibili

usare titoli e sottotitoli descrittivi per organizzare il contenuto

incorporare elenchi, caselle di testo e punti elenco per evidenziare le informazioni chiave

assicurarsi che lo spazio bianco sia sufficiente per dare respiro al documento

3. Essere vaghi e ambigui

Un linguaggio vago e ambiguo può confondere i lettori.

Come evitare questo errore:

siate precisi nel linguaggio

✅ Evitare frasi come "forse", "generalmente" o "un po'"

✅ Definite tutti gli acronimi e le abbreviazioni utilizzate

✅ Fornite esempi concreti per illustrare i vostri punti

✅ Usare una voce attiva e istruzioni dirette

4. Ignorare le esigenze del pubblico

Se non pensate alle esigenze del vostro pubblico, i vostri documenti risulteranno poco chiari.

**Come evitare questo errore

capire il background, gli obiettivi e i punti dolenti del vostro pubblico

adattare i contenuti al livello di competenza del pubblico

concentratevi sulle informazioni più rilevanti e utili per i vostri lettori

raccogliere il feedback degli utenti e iterare in base ai loro suggerimenti

5. Trattare l'esperienza dell'utente come un ripensamento

Quando ci si concentra sulla scrittura senza considerare l'esperienza dell'utente, i documenti possono diventare confusi e non servire allo scopo.

**Come evitare questo errore

strutturare il contenuto in modo logico e intuitivo

✅ Fornite ausili alla navigazione come tabelle dei contenuti e riferimenti incrociati

✅ Includere guide di riferimento rapido e schede informative per un facile accesso alle informazioni chiave

✅ Rendere il contenuto ricercabile e facilmente scrollabile con titoli e formattare in modo chiaro

testate i documenti con utenti reali per identificare e risolvere i problemi di usabilità

Siete pronti a migliorare la vostra documentazione tecnica con ClickUp?

Immaginate se tutti i vostri documenti tecnici, come le procedure operative standard, i manuali utente, le guide all'uso e i casi d'uso, contribuissero all'esito positivo della vostra azienda o del vostro prodotto.

E se vi dicessimo che questo è possibile: con un mix di chiarezza nei contenuti e un software come ClickUp, che vi aiuta a migliorare la vostra scrittura tecnica?

Da fare, iniziando a mettere in pratica i nostri consigli di scrittura tecnica. Quindi, utilizzate ClickUp per fare un brainstorming, raccogliere i feedback dei vostri colleghi, integrare le integrazioni multimediali e sfruttare ClickUp Brain come assistente di scrittura IA.

Iniziate a creare una documentazione tecnica che i vostri utenti apprezzeranno, grazie a iscrivendosi gratuitamente a ClickUp .