Ti è mai capitato di lavorare a un progetto e di avere l'impressione che tutti siano su una pagina diversa?
La chiave per il successo di qualsiasi progetto è l'allineamento del team e una comunicazione chiara al suo interno. Un brief di progetto ti aiuta a fare proprio questo.
Un brief dettagliato del progetto funge da base per il vostro progetto, garantendo che tutti i soggetti coinvolti siano sulla stessa pagina fin dall'inizio.
Esso definisce cosa, perché e come, assicurando che tutti i soggetti coinvolti siano sulla stessa navicella spaziale (o, per così dire, sullo stesso progetto) e diretti verso lo stesso obiettivo.
Questa guida ti mostrerà come redigere un brief per mantenere tutti sincronizzati e il tuo progetto sulla strada giusta. ✅
Che cos'è un brief di progetto?
Un brief di progetto è un documento che delinea in modo chiaro e conciso i dettagli essenziali di un progetto. Guida le parti interessate, i team di progetto e i singoli collaboratori verso un obiettivo condiviso.
Il brief di progetto ti assicura di non perdere di vista i tuoi obiettivi o di deviare dalla sequenza del progetto e ti aiuta a definire l'ambito del progetto, delineandone gli elementi essenziali:
- Il "Cosa": Cosa stiamo cercando di ottenere esattamente con questo progetto?
- Il "perché": Perché questo progetto è importante? Quale problema stiamo risolvendo?
- Il "chi": Per chi lo stiamo facendo? Chi è il nostro pubblico di riferimento?
- Il "Quando": Qual è la sequenza? Quali scadenze realistiche possiamo fissare per mantenere tutti in carreggiata? ⏱️
- Il "come": quali sono i risultati attesi? Come li realizzeremo o creeremo entro la scadenza?
💡Esempio: Il fondatore della tua azienda ritiene che il tuo attuale sito web dedicato al fitness abbia bisogno di una riprogettazione prima di essere rilanciato. Ciò significa un sito web nuovo e intuitivo che metta in risalto il tuo marchio e raggiunga meglio il tuo pubblico.
Il tuo obiettivo è acquisire il 20% in più di lead qualificati entro sei mesi.
Creando un brief di progetto per la riprogettazione di un sito web. Tu:
- Definisci chiaramente il tuo pubblico di riferimento (giovani professionisti appassionati di fitness)
- Delinea gli obiettivi della campagna (aumentare i lead qualificati del 20% entro sei mesi)
- Elenca i risultati specifici (design accattivante, palette di colori migliore, ecc.)
- Stabilisci una sequenza, chiarendo date e scadenze
Utilizza modelli personalizzabili di brief di progetto per dare il via al tuo progetto. Sono pronti all'uso, ti fanno risparmiare tempo e danno struttura al tuo progetto, consentendoti di portare a termine il lavoro in modo più rapido e migliore.
Differenziare i brief di progetto da documenti simili
Spesso le persone confondono i brief di progetto con altri documenti. Diamo un'occhiata a documenti simili e vediamo cosa li distingue:
1. Brief di progetto vs. brief creativo
I brief di progetto e i brief creativi hanno molte cose in comune. Entrambi sono documenti essenziali nello sviluppo di un progetto, ma affrontano aspetti diversi.
Un brief di progetto offre una visione d'insieme: la panoramica del progetto, cosa stiamo cercando di ottenere, per chi lo stiamo realizzando e quando deve essere completato.
I brief creativi, invece, si concentrano sul lato creativo delle cose.
💡Esempio: supponiamo che tu stia lanciando una campagna sui social media per una nuova app di fitness.
Il brief del progetto delinea il pubblico di riferimento (professionisti impegnati) e l'obiettivo (aumentare i download dell'app).
Al contrario, il brief creativo approfondisce i dettagli della campagna: il tipo di contenuto (consigli divertenti per allenarsi), il tono di voce (allegro e motivazionale) e qualsiasi elemento di design specifico da incorporare.
Il brief di progetto imposta la direzione generale, mentre il brief creativo si concentra su come arrivarci.
2. Brief di progetto vs. riepilogo/riassunto esecutivo
Un riepilogo/riassunto fornisce una panoramica di alto livello di una proposta di progetto, mentre un brief di progetto approfondisce i dettagli specifici per l'esecuzione.
💡Esempio: Se stai sviluppando un'app, un brief di progetto fungerà da manuale di costruzione dettagliato, elencando tutte le informazioni necessarie agli ingegneri. Si tratta di un documento completo per il team direttamente coinvolto.
Un riepilogo/riassunto, invece, è come un comunicato stampa per il tuo progetto.
Metterà in evidenza le funzionalità/funzioni interessanti dell'app, i vantaggi che offre agli utenti e la missione generale. Si tratta di una panoramica concisa per i superiori che hanno bisogno di sapere "cosa" e "perché" senza approfondire i dettagli tecnici.
Quindi, i brief di progetto guidano il team che costruisce l'astronave, mentre i riepiloghi/riassunti entusiasmano gli investitori riguardo all'avventura spaziale.
3. Brief di progetto vs. carta del progetto
I brief e le carte dei progetti sono documenti fondamentali nel project management, ma vengono utilizzati in fasi leggermente diverse.
Una carta del progetto formalizza l'avvio del progetto, mentre una sintesi si concentra sugli aspetti operativi.
💡Esempio: Una carta di progetto autorizza un progetto, delinea le risorse necessarie e assegna un project manager responsabile per garantire il corretto svolgimento delle operazioni.
Il brief del progetto approfondisce le specifiche del progetto. Descrive in dettaglio il tipo di progetto su cui state lavorando, chi collaborerà con il project manager e i tempi di completamento.
4. Brief di progetto vs. piano di progetto
I brief e i piani di progetto possono sembrare la stessa cosa, ma affrontano le informazioni a livelli di dettaglio diversi.
Un piano di progetto descrive in dettaglio attività, risorse e dipendenze specifiche, mentre una sintesi fornisce un contesto più ampio.
💡Esempio: Una sintesi del progetto fornisce una panoramica di alto livello dell'app. Si concentra su obiettivi, ambito, risultati finali, sequenza e parti interessate. Ha lo scopo di fornire alle parti interessate una rapida comprensione dello scopo e degli obiettivi del progetto.
Il piano di progetto per l'app, invece, conterrà una ripartizione dettagliata delle attività, delle sequenze, delle risorse e dei rischi. Include azioni specifiche, responsabilità e strategie. Funge da tabella di marcia per il team di progetto per eseguire e monitorare efficacemente la campagna.
Quindi, mentre il brief del progetto stabilisce la direzione iniziale, il piano del progetto ti porta a destinazione.
Elementi di un brief di progetto di successo
Ecco alcuni aspetti fondamentali di un buon brief di progetto:
1. Impostazione del contesto
Un brief di progetto efficace inizia con una base solida: panoramica, informazioni di base e contesto. Fornisce un contesto fondamentale per tutte le persone coinvolte.
Spiegare la storia del progetto, gli obiettivi e le connessioni rilevanti con il quadro generale dell'organizzazione assicura che tutti siano sulla stessa pagina fin dall'inizio.
Avere obiettivi chiari nel brief di progetto guida il team verso il successo e delinea un quadro di ciò che tale esito positivo comporta. Questa chiarezza aiuta a stabilire le priorità delle attività e ad allocare le risorse in modo efficace.
Consente inoltre di impostare metriche per il monitoraggio dello stato di avanzamento e di festeggiare il raggiungimento degli obiettivi del progetto.
2. Selezione del pubblico di riferimento
È fondamentale sapere per chi state creando una sintesi di progetto. Quando comprendete il vostro pubblico di riferimento, potete personalizzare i risultati finali e i messaggi del vostro progetto per entrare in contatto con esso.
Un pubblico di destinazione ben definito garantisce una comunicazione efficace, un maggiore coinvolgimento e un progetto che offre un valore reale alle persone giuste.
Quindi, identifica chi stai cercando di raggiungere: clienti, una fascia d'età specifica o forse anche i tuoi dipendenti. Quali sono le loro sfide e in che modo il tuo progetto può affrontarle?
Includi queste informazioni nella tua sintesi del progetto: considerala come l'invio di inviti mirati, assicurandoti che tutti i membri del team capiscano per chi stanno creando e impostando la fase iniziale di un progetto con un obiettivo chiaro e una collaborazione fluida nel project management.
3. Definizione della sequenza del progetto
Una sequenza chiara definisce perfettamente le aspettative. I membri del team sanno quando sono previste le attività cardine e i risultati finali, garantendo trasparenza ed evitando confusione.
Ciò consente inoltre un'allocazione strategica delle risorse, garantendo che le persone giuste siano disponibili al momento giusto.
È possibile identificare potenziali ostacoli in anticipo e adeguare il percorso se necessario. Inoltre, una sequenza definita mantiene tutti motivati e concentrati sul raggiungimento delle attività cardine, celebrando ogni passaggio in avanti man mano che si procede nel progetto.
Quando redigi il brief, ricordati di includere una sequenza che descriva in dettaglio le fasi principali del progetto, le attività cardine e le scadenze specifiche delle attività.
4. Definizione delle metriche per misurare l'esito positivo
Come misurerete l'efficacia del progetto? Attraverso metriche di esito positivo.
Le metriche possono essere quantitative (ad esempio, dati commerciali e coinvolgimento degli utenti) o qualitative (ad esempio, soddisfazione dei clienti).
Le metriche di successo consentono di monitorare lo stato di avanzamento e di prendere decisioni informate, se necessario (si pensi al traffico del sito web o al coinvolgimento sui social media). Inoltre, rafforzano la responsabilità: i membri del team comprendono in che modo il loro lavoro contribuisce agli obiettivi del progetto.
5. Ruolo degli stakeholder e dei team
Due gruppi chiave utilizzano i brief di progetto: gli stakeholder e i team.
Gli stakeholder, ovvero gli investitori del progetto, hanno un interesse diretto nel suo esito positivo. Questi possono includere i clienti che finanziano il progetto, i dirigenti dell'azienda che forniscono indicazioni o persino gli utenti finali che interagiranno con il prodotto finale.
Gli stakeholder contribuiscono allo sviluppo del brief definendo gli obiettivi del progetto, identificando il pubblico di destinazione e stabilendo le metriche di successo.
I team di progetto eseguono il piano. Possono includere un project manager che guida il team e team funzionali come designer, sviluppatori, specialisti di marketing o autori di contenuti.
Incoraggiate una comunicazione aperta durante tutto il progetto: il feedback delle parti interessate e le domande dei team assicurano che tutti si sentano informati e coinvolti nel raggiungimento degli obiettivi del progetto.
6. Elenco dei risultati chiave con le relative date
Un elenco chiaro dei risultati attesi con le relative scadenze garantisce chiarezza a tutte le persone coinvolte.
Conoscere le scadenze consente ai team di pianificare il proprio lavoro in modo efficiente, dare priorità alle attività ed evitare il caos dell'ultimo minuto.
Esistono strumenti che ti aiutano a fare ordine. Questi strumenti soddisfano diverse preferenze ed esigenze e, soprattutto, sono gratuiti! Trovare uno strumento di project management adatto alle esigenze del tuo team è facile e senza problemi.
Come scrivere un brief di progetto completo
Un brief di progetto ben scritto getta solide basi per il successo del progetto. Ecco una guida passo passo per scrivere un brief di progetto completo:
Passaggio 1: riepilogare/riassumere il progetto e il suo scopo
- Titolo del progetto: Indica chiaramente il nome del progetto. Deve essere conciso e informativo (ad esempio, "Progetto di riprogettazione del sito web" o "Campagna sui social media per il lancio di un nuovo prodotto")
- Contesto: Spiega brevemente il contesto e il motivo del progetto. Rispondi alla domanda: "Perché lo stiamo facendo?" Puoi menzionare qualsiasi storia rilevante, iniziative precedenti o connessioni con gli obiettivi dell'organizzazione. Sii conciso: bastano poche frasi chiare
- Puoi menzionare qualsiasi storia rilevante, iniziative precedenti o connessioni con gli obiettivi organizzativi
- Sii conciso: bastano poche frasi chiare
- Puoi menzionare qualsiasi storia rilevante, iniziative precedenti o connessioni con gli obiettivi organizzativi
- Sii conciso: bastano poche frasi chiare
Passaggio 2: definire l'intento del progetto
- Obiettivi del progetto: definisci gli obiettivi specifici e di alto livello che intendi raggiungere. Cosa vuoi ottenere con questo progetto? Esempi: "Aumentare il traffico sul sito web del 20% entro il prossimo trimestre" o "Migliorare la consapevolezza del marchio tra i giovani professionisti. " Concentrati su risultati misurabili ed evita affermazioni vaghe
- Esempi: "Aumentare il traffico sul sito web del 20% entro il prossimo trimestre" o "Migliorare la consapevolezza del marchio tra i giovani professionisti".
- Concentrati su risultati misurabili ed evita affermazioni vaghe
- Criteri di successo: come saprete se il progetto ha avuto esito positivo? Definite metriche misurabili in linea con i vostri obiettivi. Queste potrebbero includere analisi dei dati del sito web, metriche relative al coinvolgimento sui social media, sondaggi sulla soddisfazione dei clienti o risparmi sui costi
- Ciò potrebbe includere analisi dei dati del sito web, metriche di coinvolgimento sui social media, sondaggi sulla soddisfazione dei clienti o risparmi sui costi
- Esempi: "Aumentare il traffico sul sito web del 20% entro il prossimo trimestre" o "Migliorare la consapevolezza del marchio tra i giovani professionisti. "
- Concentrati su risultati misurabili ed evita affermazioni vaghe
- Ciò potrebbe includere analisi dei dati del sito web, metriche di coinvolgimento sui social media, sondaggi sulla soddisfazione dei clienti o risparmi sui costi
Se hai bisogno di un esempio di brief di progetto per il marketing, il modello di brief di marketing di ClickUp ti aiuta a organizzare tutte le informazioni relative al progetto di marketing in un unico posto, visibile a tutti.
Il modello di brief di progetto di marketing di ClickUp aiuta tutti a essere sulla stessa lunghezza d'onda quando si elabora una strategia di marketing. Ecco come funziona:
- Chiara definizione di obiettivi e traguardi
- Sequenze impostate per ogni passaggio della tua campagna
- Attività e risorse organizzate per mantenere il team concentrato
Passaggio 3: delineare gli OKR e i risultati finali
Gli OKR (Obiettivi e Risultati Chiave) sono un framework che aiuta a tradurre i tuoi obiettivi in risultati specifici e misurabili.
- Per ogni obiettivo, definisci 2-3 risultati chiave che monitorano lo stato di avanzamento verso il raggiungimento dello stesso. Esempio: Obiettivo: aumentare la consapevolezza del marchio Risultato chiave 1: aumentare i follower sui social media del 15% in 3 mesi Risultato chiave 2: ottenere un aumento del 5% delle menzioni del marchio online
- Esempio: Obiettivo: aumentare la consapevolezza del marchio Risultato chiave 1: aumentare i follower sui social media del 15% in 3 mesi Risultato chiave 2: ottenere un aumento del 5% delle menzioni del marchio online
- Obiettivo: aumentare la consapevolezza del marchio
- Risultato chiave 1: Aumentare i follower sui social media del 15% in 3 mesi
- Risultato chiave 2: ottenere un aumento del 5% delle menzioni del marchio online
- Risultati finali: sono i risultati tangibili del progetto. Cosa verrà prodotto alla fine? Elenca tutti i risultati finali (report, prototipi, materiali di marketing, ecc.) con scadenze specifiche per il completamento. Sii il più dettagliato possibile: questo garantisce chiarezza ed evita confusione
- Elenca tutti i risultati finali (report, prototipi, materiali di marketing, ecc.) con scadenze specifiche per il completamento
- Sii il più dettagliato possibile: questo garantisce chiarezza ed evita confusione
- Esempio: Obiettivo: aumentare la consapevolezza del marchio Risultato chiave 1: aumentare i follower sui social media del 15% in 3 mesi Risultato chiave 2: ottenere un aumento del 5% delle menzioni del marchio online
- Obiettivo: aumentare la consapevolezza del marchio
- Risultato chiave 1: Aumentare i follower sui social media del 15% in 3 mesi
- Risultato chiave 2: ottenere un aumento del 5% delle menzioni del marchio online
- Obiettivo: aumentare la consapevolezza del marchio
- Risultato chiave 1: aumentare i follower sui social media del 15% in 3 mesi
- Risultato chiave 2: ottenere un aumento del 5% delle menzioni del marchio online
- Elenca tutti i risultati finali (report, prototipi, materiali di marketing, ecc.) con scadenze specifiche per il completamento
- Sii il più dettagliato possibile: questo garantisce chiarezza ed evita confusione
Il modello di reportistica di progetto di ClickUp ha una struttura chiara per assicurarti di catturare ogni dettaglio necessario sul tuo progetto: attività, spese e persino questioni in sospeso!
Con una chiara visualizzazione dello stato di avanzamento del progetto, è possibile individuare eventuali ostacoli che potrebbero richiedere un'attenzione particolare.
💡 Suggerimento:
Utilizza elenchi puntati, titoli e immagini come tabelle per migliorare la leggibilità e l'organizzazione del brief di progetto.
ClickUp Docs è uno strumento eccellente per scrivere brief di progetto. Organizza il brief del progetto, separando la panoramica, gli obiettivi, il pubblico di destinazione, i risultati finali e la sequenza del progetto in sezioni chiare.
I documenti ClickUp semplificano inoltre il processo offrendo funzionalità/funzioni quali la modifica in tempo reale e l'integrazione con alcuni dei migliori strumenti di project management.
Inoltre, ClickUp Brain è il tuo assistente IA personale, che fornisce supporto durante tutto il processo di creazione del brief di progetto.
ClickUp Brain è il tuo strumento di riferimento per generare schemi di progetti, brainstorming di idee e monitoraggio dello stato di avanzamento. Ti fa risparmiare tempo prezioso e rende l'intero processo più veloce ed efficiente.
L'importanza dei brief di progetto per un project management di successo
Con il brief di progetto, tutti sono sulla stessa pagina: niente più confusione. Il brief del progetto delinea gli obiettivi, il pubblico di destinazione, i risultati finali e le scadenze.
È possibile creare un piano solido e assegnare le persone giuste alle attività giuste, eliminando sprechi di tempo e risorse. Inoltre, quando sorgono domande, tutti possono fare riferimento al brief per garantire che le decisioni siano in linea con gli obiettivi generali. Questa responsabilità è fondamentale: delinea i ruoli e le responsabilità individuali, garantendo che tutti sappiano come contribuire al successo del progetto.
I brief di progetto aiutano a identificare potenziali problemi in anticipo. Anticipando questi ostacoli, è possibile sviluppare soluzioni e mantenere il progetto senza intoppi, raggiungendo facilmente gli obiettivi di project management.
Best practice per scrivere un brief di progetto
- Sii chiaro e semplice: non serve usare un gergo tecnico, scrivi il brief in modo che tutti possano capirlo
- Regole SMART per gli obiettivi: stabilisci obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e con scadenze precise. In questo modo, tutti sapranno esattamente cosa significa ottenere un esito positivo
- Risultati finali e scadenze: Elenca tutto ciò che deve essere prodotto entro la fine del progetto, insieme a scadenze chiare
- Chi è chi? Identifica tutte le parti interessate coinvolte nel progetto e i loro ruoli
- Rimanete connessi: impostate canali di comunicazione chiari in modo che tutti siano informati e possano porre domande
Sebbene non esista una formula magica per scrivere brief di progetto, i progetti con brief solidi raggiungeranno probabilmente i loro obiettivi nei tempi previsti e nel rispetto del budget.
Questo è il momento perfetto per esplorare i modelli di project management. Questi modelli sono schemi già pronti che fungono da migliori amici del tuo progetto, assicurando che ogni dettaglio sia preso in considerazione e organizzato.
Padroneggiare i brief di progetto con ClickUp
Un brief di progetto ben strutturato è essenziale per qualsiasi project management di successo. Fornisce chiarezza, semplifica la comunicazione e consente di lavorare in modo efficace verso obiettivi condivisi.
Incorporando gli elementi e i passaggi descritti in questa guida, potrete creare brief di progetto che prepareranno i vostri progetti al successo.
La soluzione di Project Management di ClickUp ti aiuta a gestire i progetti in modo semplice all'interno della piattaforma. ClickUp offre un hub centralizzato per una comunicazione chiara e un'esecuzione efficiente dei progetti, consentendo a tutti di raggiungere i propri obiettivi più rapidamente.
Inizia oggi stesso a usare ClickUp gratis!
Domande frequenti (FAQ)
1. Come si formatta un brief di progetto?
Non esiste un formato universale per creare un brief di progetto. Tuttavia, i brief più efficaci seguono una struttura simile, delineando gli elementi menzionati in precedenza (contesto, obiettivi, pubblico di destinazione, ecc.).
2. Come si scrive una breve descrizione di un progetto di esempio?
Una breve descrizione del progetto dovrebbe essere una panoramica concisa che catturi l'essenza del progetto. Indica brevemente la natura del progetto, gli obiettivi e il pubblico di destinazione. Ecco un esempio di brief di progetto:
Descrizione del progetto: Sviluppare un nuovo sito web per la nostra azienda per migliorare l'identità del marchio, migliorare l'esperienza utente e generare più contatti. Il pubblico di riferimento è la nostra base di clienti principale nel settore tecnologico.
3. Qual è la differenza tra brief di progetto e brief di sviluppo?
Un brief di progetto fornisce una panoramica più ampia del progetto, comprendendo gli obiettivi, il pubblico di destinazione e la strategia complessiva.
Un brief di sviluppo, spesso utilizzato nello sviluppo di software, approfondisce le specifiche tecniche e le funzionalità. Si tratta di un documento più dettagliato pensato su misura per il team di sviluppo.