I team più performanti hanno bisogno di software di prim'ordine per raggiungere i loro obiettivi.
Secondo lo studio Cisco 2023 Global Networking Trends, il 66% delle organizzazioni ospita oltre il 40% dei propri carichi di lavoro su più cloud. La maggior parte delle organizzazioni utilizza più di dieci applicazioni SaaS, tra cui collaborazione in team, CRM, gestione delle attività, videoconferenze e automazione, solo per citarne alcune.
La gestione e la sicurezza di queste applicazioni diventano estremamente cruciali, ma presentano diverse sfide, tra cui ostacoli all'implementazione, shadow IT, problemi di migrazione dei dati e costi imprevisti.
Quindi, come superare queste sfide e gestire in modo efficace un enorme stack di applicazioni? La risposta sta nella gestione delle operazioni SaaS.
In questo articolo imparerai:
- Che cos'è la gestione delle operazioni SaaS
- Come affrontare le operazioni SaaS in vari reparti
- Quali sfide potresti affrontare e come superarle, e
- Come condurre con successo la gestione delle operazioni SaaS
Entriamo nel dettaglio. 👇
Cosa sono le operazioni SaaS?
Le operazioni SaaS o SaaSOps si riferiscono a una serie di processi operativi che includono la governance, la gestione, l'acquisto e l'ottimizzazione dell'utilizzo degli strumenti SaaS da parte di un'organizzazione.
Coprono l'intero ciclo di vita dell'attività delle applicazioni SaaS, dalla scoperta e dall'approvvigionamento all'onboarding e all'offboarding e tutto ciò che sta in mezzo.
Con una gestione adeguata, è possibile implementare una solida strategia di gestione delle operazioni SaaS che aumenta la produttività, migliora la sicurezza dei dati e la conformità, ottimizza i costi e supporta la crescita dell'organizzazione.
Perché le operazioni SaaS sono molto più efficaci delle operazioni tradizionali
Non esiste una vera concorrenza tra il SaaS e le operazioni tradizionali, che prevedono l'installazione del software direttamente sull'hardware aziendale.
Tuttavia, è necessario comprendere la differenza tra i due per ottenere una visione completa della gestione SaaSOps e dei vantaggi che offre alla vostra azienda.
Cerchiamo di capire meglio con una tabella. 👇
| Funzionalità/funzione | SaaS | Software tradizionale |
| Accessibilità e convenienza | Principalmente basato su cloud, accessibile da qualsiasi luogo con una connessione Internet; non sono necessarie installazioni o aggiornamenti manuali | Richiede l'acquisto di licenze, l'installazione di software su macchine locali e aggiornamenti manuali regolari |
| Soluzioni convenienti | Il modello basato sulla sottoscrizione include tutti i costi in un'unica tariffa; conveniente | Costi iniziali per licenze, hardware e infrastruttura; spese correnti per manutenzione, aggiornamenti e assistenza |
| Scalabilità e flessibilità | Scalabilità senza sforzo; aggiunta o rimozione di utenti in modo semplice; vari piani e funzionalità/funzioni su misura per esigenze specifiche | Scalabilità e personalizzazione limitate, espansione o personalizzazione costose e dispendiose in termini di tempo |
| Aggiornamenti e manutenzione automatici | Il provider di servizi si occupa degli aggiornamenti e della manutenzione, liberando tempo e risorse | Gli utenti sono responsabili dell'aggiornamento e della manutenzione dell'applicazione, attività che richiedono tempo e sono fastidiose |
| Collaborazione e integrazione | Progettato per una perfetta integrazione con altre applicazioni, consente flussi di lavoro semplificati e collaborazione in tempo reale | Spesso richiede ulteriore lavoro di sviluppo e risorse per l'integrazione con altre applicazioni |
| Sicurezza e protezione dei dati avanzate | I provider SaaS gestiscono la crittografia, i controlli di accesso e gli audit di sicurezza regolari, garantendo una sicurezza di prim'ordine | Le singole organizzazioni responsabili dell'implementazione delle misure di sicurezza potrebbero non essere in grado di garantire il livello di sicurezza offerto dai provider SaaS |
| Disaster Recovery e ridondanza | Ospitati in data center sicuri con ridondanze multiple e sistemi di backup, garantiscono l'integrità e la disponibilità dei dati | Potrebbero non disporre delle stesse opzioni di ridondanza e ripristino di emergenza; vulnerabili alla perdita di dati e ai tempi di inattività |
| Rapida implementazione | Consente una rapida implementazione. Gli utenti possono accedere e iniziare a utilizzare il software immediatamente | Comporta un lungo processo di installazione e configurazione, con conseguenti tempi di inattività |
| Accesso globale e lavoro da remoto | È accessibile da qualsiasi luogo con una connessione Internet, il che è ideale per il lavoro da remoto | Legati a macchine o luoghi specifici, ostacolano la flessibilità nel lavoro da remoto |
| Aggiornamenti regolari delle funzionalità/funzioni | Frequenti aggiornamenti delle funzionalità/funzioni per garantire che il software rimanga pertinente e competitivo | Aggiornamenti poco frequenti, con il rischio che gli utenti perdano funzionalità/funzioni importanti e miglioramenti |
Costruire, testare e fornire costantemente miglioramenti al codice software e agli ambienti degli utenti attraverso lo sviluppo continuo (CD) è diventato essenziale per soddisfare le richieste dei clienti.
I sistemi tradizionali on-premise non sono in grado di stare al passo con le esigenze in continua evoluzione. Ecco perché le operazioni SaaS sono fondamentali per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.
Il quadro operativo SaaS
Il SaaS Operational Framework è una struttura che ti aiuterà a massimizzare il valore delle tue operazioni SaaS.
Il framework può essere suddiviso in due parti principali:
- Componenti delle operazioni SaaS (cosa comporta farlo) e
- Ciclo di vita del SaaS (come si evolve nel tempo)
Componenti delle operazioni SaaS
Quando si gestiscono operazioni SaaS, è necessario tenere a mente alcuni componenti chiave.
Sono:
1. Obiettivi SaaS:
Gli obiettivi includono obiettivi e risultati chiari per l'implementazione SaaS e le operazioni di più sottocomponenti, quali:
- Visibilità delle applicazioni e gestione della spesa: ciò comporta una visualizzazione completa delle applicazioni, compreso il loro utilizzo, la spesa, i contratti e il ROI. Grazie a questa visibilità, è possibile monitorare sia le app approvate che quelle non approvate insieme alle spese dei reparti
- Gestione dell'infrastruttura: Questo aspetto copre tutto, dall'impostazione dei server alla verifica che siano correttamente aggiornati e dotati delle patch necessarie. Strumenti SaaS dedicati semplificano queste attività, consentendo configurazioni più rapide e aggiornamenti regolari
- Gestione delle applicazioni: include la determinazione delle app essenziali per le operazioni aziendali e di quelle che possono essere disattivate in base al loro utilizzo e al comportamento degli utenti
- Gestione degli utenti: ciò comporta tenere traccia degli utenti, assisterli nelle loro attività aziendali e monitorare le tendenze degli utenti
- Sicurezza e conformità: Ciò comporta l'implementazione di misure rigorose per la sicurezza e la conformità dei dati, come Single Sign-On (SSO), autenticazione a più fattori (MFA) e controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC). Queste misure aiutano a gestire l'accesso dei dipendenti alle applicazioni e a proteggere i dati
- Onboarding e offboarding: si tratta di gestire l'adozione o la graduale eliminazione di vari servizi software.
2. Stakeholder coinvolti:
Questo componente copre i vostri stakeholder chiave e i loro ruoli nelle operazioni SaaS.
Una gestione efficace delle operazioni SaaS dipende da una collaborazione e una formazione efficaci tra il reparto IT, le unità aziendali e i fornitori SaaS.
3. Processi SaaSOps:
Ciò comporta la standardizzazione dei flussi di lavoro SaaS per l'implementazione e l'utilizzo.
Copre anche le procedure di gestione del cambiamento, necessarie quando gli sviluppatori rilasciano nuovi aggiornamenti o quando si apportano modifiche alle applicazioni SaaS.
4. Misurazione costante:
Questa sezione del piano descrive i KPI in base agli obiettivi SaaS e allo strumento di gestione delle operazioni SaaS utilizzato per monitorarli.
Le metriche importanti includono l'utilizzo del software, l'adozione e il ROI, ma è necessario scegliere quelle più adatte alle esigenze aziendali.
5. Responsabilità:
Questo componente si concentra sulla responsabilità condivisa per le applicazioni e i processi SaaS.
Ciò include l'assegnazione di ruoli chiari in materia di manutenzione, sicurezza e conformità e la garanzia che gli individui e i team siano responsabili del raggiungimento degli obiettivi e dei KPI, come monitorato attraverso i sistemi di monitoraggio. Tutto ciò fa parte della garanzia di responsabilità.
✏️ Nota: Questi sono solo alcuni dei componenti principali di SaaSOps, ma ce ne sono molti altri, a seconda delle dimensioni e del tipo di settore in cui si lavora.
Ciclo di vita delle operazioni SaaS
Il ciclo di vita delle operazioni SaaS inizia con la pianificazione dell'implementazione e termina con un offboarding di esito positivo.
Possiamo riepilogare/riassumere il ciclo di vita delle operazioni SaaS come una serie di attività sequenziali:
- Scegliete potenziali applicazioni SaaS in linea con i vostri obiettivi aziendali
- Implementare le applicazioni più adatte e coinvolgere tutti gli stakeholder interessati
- Gestisci l'accesso dei dipendenti a queste applicazioni e garantisci la responsabilità di ogni processo e operazione
- Monitorare KPI quali il tasso di utilizzo, le tendenze degli utenti e le prestazioni delle applicazioni
- Affronta eventuali problemi che potrebbero sorgere durante il processo
- Creare, fornire e revocare account
- Gestisci i tuoi costi utilizzando i dati accumulati
Sfide operative del SaaS
Gestire le operazioni SaaS è come camminare su una corda tesa: è necessario trovare il proprio equilibrio.
Scegli con attenzione la piattaforma di gestione delle operazioni SaaS più adatta, investi nella formazione del team e cancella le sottoscrizioni che non soddisfano le tue esigenze.
Esaminiamo alcune delle sfide più comuni nelle operazioni SaaS, in modo da essere preparati ad affrontarle se dovessero presentarsi.
Sfida 1: Conformità alle leggi sulla protezione dei dati
Il rispetto delle varie normative di settore e degli standard di conformità, come SOC 2, GDPR, CPAA, HIPAA e PCI DSS, complica le operazioni SaaS. Richiede un monitoraggio e aggiornamenti continui del software SaaS, soprattutto in settori come quello sanitario o finanziario.
La mancata conformità può comportare multe salate e problemi legali, oltre a danneggiare la reputazione del marchio.
Nel 2017, Zenefits, un'azienda SaaS che aveva raggiunto una valutazione di 2 miliardi di dollari, ha fallito clamorosamente perché non è riuscita a stare al passo con gli standard di conformità e normativi. Un altro esempio è l'accordo da 16 milioni di dollari raggiunto da Anthem Inc. qualche anno fa, causato da una violazione dei dati dovuta ad attacchi informatici.
Sfida 2: Processi di onboarding e offboarding inefficienti
Il SaaS potenzia i vostri dipendenti, ma il suo potenziale rimane inutilizzato se essi non sono a conoscenza del software disponibile e del suo utilizzo. Pertanto, una comunicazione chiara durante l'onboarding del software è fondamentale.
Crea una lista di controllo per l'onboarding SaaS che includa:
- informare i dipendenti sugli strumenti SaaS disponibili nello stack
- spiegando come ogni strumento si applica al proprio ruolo specifico
- fornire documentazione e assistenza
- offrendo esperienza pratica e
- controlli regolari e assistenza
La creazione di un catalogo di app semplifica l'accesso sia per i dipendenti nuovi che per quelli esistenti. Centralizza le informazioni sul software standard e sulle procedure di acquisto.
L'offboarding è fondamentale quanto l'onboarding, ma spesso viene trascurato nonostante i rischi che comporta.
È necessario gestire i dati in modo sicuro durante l'offboarding, garantire il trasferimento o la rimozione corretti e terminare le licenze software in conformità con gli standard legali.
Pratiche di offboarding inadeguate possono comportare violazioni della conformità. Ad esempio, consentire agli ex dipendenti di mantenere l'accesso a dati sensibili può violare normative come HIPAA o GDPR, con conseguenti multe salate e azioni legali.
Sfida 3: Shadow IT
Lo Shadow IT si riferisce ai dipendenti che utilizzano applicazioni SaaS non autorizzate senza l'approvazione dell'IT. Ciò può comportare rischi per la sicurezza, problemi di conformità e frammentazione dei dati, ostacolando la produttività.
Per combattere lo shadow IT, la tua organizzazione deve:
- Utilizza un efficace SaaS discovery per ottenere visibilità e informazioni dettagliate sul tuo intero portfolio SaaS
- Concentrati sulla creazione di relazioni con i tuoi acquirenti SaaS non autorizzati e sulla comprensione delle loro esigenze
- Definire una strategia di governance SaaS per prevenire future istanze di shadow IT. Questa strategia dovrebbe controllare ciò che entra nel vostro stack tecnologico, definire i livelli di gestione IT e distribuire le responsabilità di gestione SaaS
Sfida 4: costi nascosti e spese eccessive
Secondo un rapporto del 2024, le organizzazioni destinano circa 45 milioni di dollari all'anno alle spese SaaS. Tuttavia, una parte consistente di questo budget (circa 18 milioni di dollari) viene sprecata in licenze inutilizzate.
Senza un efficace monitoraggio dei costi e strategie di ottimizzazione, si rischia di spendere troppo per sottoscrizioni, licenze e servizi SaaS, prosciugando le risorse finanziarie e ostacolando le iniziative strategiche.
Una soluzione efficace consiste nel razionalizzare le applicazioni e rimuovere quelle non necessarie dal proprio stack.
Un altro approccio è il rightsizing, ovvero l'acquisto solo della quantità e della durata delle licenze necessarie e non di più. Entrambi richiedono informazioni dettagliate su come, dove e perché il SaaS viene utilizzato nel vostro stack.
Sfida 5: Gestire il budget SaaS per identificare potenziali risparmi
Le sottoscrizioni SaaS incontrollate e le spese impreviste possono mettere a dura prova le risorse finanziarie e compromettere i piani di budget.
Per evitare spese eccessive, concentrati su una gestione efficace dei costi. In questo modo, potrai prevedere le spese, allocare le risorse in modo oculato e massimizzare il ritorno sull'investimento.
Best practice per l'ottimizzazione delle operazioni SaaS
Ecco alcune best practice da utilizzare per ottimizzare le operazioni SaaS: 👇
1. Centralizzare la gestione dei database
Ogni volta che si consulta qualcuno in merito a SaaSOps, il primo consiglio è quello di centralizzare le applicazioni SaaS in un unico database.
Questo sistema centralizzato offre una visibilità ottimale dello stack SaaS dell'organizzazione, fornendo una visione completa dell'identità degli utenti e dell'accesso alle applicazioni e alle risorse.
2. Analizza i dati di utilizzo del SaaS
Analizza accuratamente i dati di utilizzo esaminando ogni applicazione per determinare se tutti i dipendenti con licenza ne hanno realmente bisogno.
Queste informazioni sono disponibili nel pannello di amministrazione di molte applicazioni o consolidate all'interno di una piattaforma di gestione SaaS. Inoltre, identifica i dipendenti che potrebbero beneficiare di licenze ridotte o gratuite invece di quelle premium.
3. Optare per l'accesso in modalità SaaS
Il provisioning nel SaaS comporta la concessione di accesso e risorse ai nuovi utenti, la gestione degli account utente e l'assegnazione di livelli di accesso e autorizzazioni.
Questo passaggio ti fornisce gli strumenti e i diritti di accesso necessari per svolgere il tuo ruolo in modo efficiente.
4. Implementare il Single Sign-On (SSO)
Il Single Sign-On (SSO) nelle impostazioni aziendali consente di utilizzare un unico set di credenziali per accedere una sola volta e accedere a tutte le app SaaS aziendali, ai siti web e ai dati consentiti.
SSO affronta le sfide aziendali chiave fornendo:
- Maggiore sicurezza e conformità
- Migliore usabilità e soddisfazione
- Riduzione dei costi IT
Implementare il SaaS nel mondo reale
Lasciati guidare passo dopo passo nella realizzazione di un'implementazione efficace del SaaS nella tua azienda.
Passaggio 1: pianifica il tuo progetto
In questa fase di pre-implementazione, decidete i fattori chiave di controllo del vostro project management. Questi includono:
- Creare il team SaaS ideale
- Definizione dell'ambito del progetto tracciando una mappa temporale e impostando le attività cardine
- Stabilire canali di comunicazione chiari tra le parti interessate coinvolte
- Preparazione di una strategia di migrazione dei dati per ridurre al minimo i tempi di inattività e mitigare la perdita di dati
Passaggio 2: personalizza la configurazione
Personalizza il software SaaS in base alle tue esigenze specifiche. Assicurati una comunicazione chiara tra la tua organizzazione e il provider SaaS di terze parti per definire con precisione i tuoi requisiti.
Passaggio 3: migrazione dei dati
Questo è il passaggio più critico del percorso di implementazione del SaaS. Comporta il trasferimento dei dati riducendo al minimo il rischio di perdita, che potrebbe causare gravi perdite finanziarie.
Per ridurre al minimo i rischi, è necessario pulire, formattare e preparare i dati per la nuova destinazione e rimanere vigili contro potenziali minacce alla sicurezza. Inoltre, è necessario disporre di un backup pronto in caso di problemi durante il processo.
Passaggio 4: integrare il software esistente
Integra le applicazioni esistenti e altri software utili nel nuovo sistema SaaS per garantire un flusso di lavoro fluido.
Passaggio 5: testare il sistema
Non ignorare la fase di test. Testa accuratamente le funzionalità del software per assicurarti che funzioni bene sotto carichi pesanti e in condizioni stressanti.
Passaggio 6: Formare il team
Istruisci i membri del tuo team su come utilizzare il nuovo software. L'implementazione non avrà successo se il tuo team non è in grado di utilizzare il software in modo efficace.
Leggi anche: Le migliori conferenze SaaS da seguire per il successo aziendale
Passaggio 7: Distribuire il software
Implementa il software con attenzione in tutta l'organizzazione. Puoi anche farlo in lotti per limitare gli attriti. Sii proattivo e vigile riguardo a qualsiasi problema che possa sorgere nel sistema durante questa fase e cerca di risolverlo immediatamente.
Durante l'implementazione, fornire un controllo degli accessi basato sui ruoli per aiutare a mantenere un ambiente di lavoro sicuro.
Passaggio 8: implementare il controllo degli accessi basato sui ruoli
Il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) consente di gestire le autorizzazioni degli utenti all'interno di un sistema in base a ruoli predefiniti. In qualità di amministratore SaaSOps, è possibile assegnare ruoli specifici agli utenti, limitando così il loro accesso solo ai dati e alle funzionalità necessarie per le loro mansioni specifiche.
Ciò migliora drasticamente la sicurezza dei dati mitigando i rischi di accesso non autorizzato e di violazione dei dati. È possibile gestire queste autorizzazioni attraverso un sistema centrale e modificarle in qualsiasi momento, secondo necessità.
Passaggio 9: Monitorare e ottimizzare
La fase post-implementazione è altrettanto importante, se non di più. È necessario verificare regolarmente le prestazioni del sistema e apportare le modifiche necessarie. La raccolta dei feedback degli utenti e il monitoraggio dei KPI come il tasso di adozione, il CSAT, l'NPS, il tasso di abbandono, ecc. sono aspetti essenziali di questo passaggio.
Quali sono i vantaggi di operazioni SaaS ottimizzate?
Le operazioni SaaS ottimizzate sono come una macchina ben oliata. Garantiscono il corretto funzionamento delle attività aziendali su più livelli.
Ecco alcuni dei vantaggi:
- Maggiore efficienza del lavoro: Uno stack SaaS ben ottimizzato semplifica i flussi di lavoro e aiuta i team ad adattarsi rapidamente ai processi, migliorando in ultima analisi la loro produttività
- Riduzione dei costi di acquisizione dei clienti: riduce significativamente i costi di acquisizione dei clienti creando un funnel di marketing semplificato, implementando l'automazione del marketing e riducendo al minimo il coinvolgimento umano nel processo
- Migliore esperienza del cliente: Offrendo un'esperienza priva di ostacoli, sarete in grado di aumentare i tassi di soddisfazione dei clienti e fidelizzarne un numero maggiore
- Maggiore visibilità delle app: Funge da base per semplificare il portfolio di applicazioni, adeguare le licenze in base alle esigenze degli utenti e garantire che i team utilizzino solo app sicure e approvate
- Riduzione degli sprechi e dei costi operativi: Si traduce in una riduzione delle spese SaaS superflue grazie all'identificazione e alla rimozione delle licenze sottoutilizzate
- Maggiore sicurezza dei dati: Migliora la protezione dei dati aumentando la visibilità sulle app utilizzate dai team
Leggi anche: Il miglior software CRM SaaS per team
Strumenti e risorse per le operazioni SaaS
Abbiamo parlato molto di come è possibile ottimizzare le operazioni SaaS per garantire risultati migliori. Ma come avete visto, i semplici passaggi possono diventare rapidamente opprimenti. È qui che abbiamo un trucco per voi.
Gli strumenti e le risorse per le operazioni SaaS possono facilitare il processo di ottimizzazione. Introducono elementi utili come IA, automazione, interfacce unificate e altro ancora.
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Cosa riserva il futuro al SaaS?
Oltre il 70% delle organizzazioni in tutto il mondo utilizza una combinazione di strumenti SaaS. Se a questo aggiungiamo il fatto che il lavoro da remoto sta guadagnando popolarità, con il 12,7% dei dipendenti a tempo pieno che lavora da remoto e il 28,2% che segue un modello di lavoro ibrido, il settore SaaS sta registrando una crescita massiccia
Pertanto, mantenere uno stack SaaS solido diventa fondamentale. Man mano che la vostra organizzazione cresce, questo framework diventa ancora più cruciale per voi in qualità di responsabili delle operazioni e leader aziendali. Mantiene le vostre operazioni senza intoppi e garantisce che il vostro team rimanga produttivo, indipendentemente da dove lavori. Il giusto software di gestione delle operazioni SaaS può essere un punto di svolta in questo senso.
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Sebbene le aziende spesso sottolineino l'importanza dell'utilizzo del SaaS, a volte trascurano le insidie derivanti dalla mancata ottimizzazione delle operazioni SaaS. È importante non cadere in questa trappola.
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Domande frequenti (FAQ)
1. Cosa si intende per operazioni SaaS?
Le operazioni SaaS, o SaaSOps, si riferiscono all'insieme completo di regole che disciplinano la governance, la gestione, l'acquisto e l'ottimizzazione dell'utilizzo dei prodotti SaaS.
2. Cosa significa SaaS?
SaaS è l'acronimo di Software as a Service, un modello di distribuzione di software basato su cloud in cui le applicazioni sono ospitate da un provider di terze parti e rese disponibili agli utenti tramite Internet.
3. Che cos'è un modello operativo SaaS?
Un modello operativo SaaS comprende il ciclo di vita delle applicazioni SaaS, dalla scoperta e dall'approvvigionamento all'onboarding e all'offboarding, compresa la gestione e l'ottimizzazione durante tutto il processo. Comprende la visibilità delle applicazioni, la gestione dell'infrastruttura, la gestione degli utenti, la sicurezza, la conformità, l'automazione e altro ancora.