Con l'espansione dell'accesso a Internet a livello globale, l'uso quotidiano delle email è aumentato costantemente dal 2017. Nel 2022, si stima che siano state inviate e ricevute ogni giorno 333 miliardi di email in tutto il mondo. Si prevede che questo numero salirà a 392,5 miliardi di email al giorno entro il 2026.
Questi numeri in crescita portano a una domanda. In un mare di email dal tono simile, come attirare l'attenzione? La risposta: personalizzando meglio.
Tuttavia, è più facile a dirsi che a farsi. Con scadenze strette da rispettare e centinaia di altre cose da fare in una tipica settimana lavorativa, è difficile dedicare tempo alla creazione di email personalizzate per ogni comunicazione.
Ma cosa succederebbe se potessi riutilizzare contenuti già scritti e dedicare più tempo allo sviluppo dei messaggi e alla comunicazione strategica?
Riduci i follow-up e gli aggiornamenti ripetitivi utilizzando i modelli di email in Outlook. Ti aiutano a concentrarti sui dettagli essenziali senza lavoro richiesto. Il risultato sono email professionali e ben strutturate ogni volta che premi il pulsante Invia.
Oggi parleremo di come creare modelli di email in Outlook, dei limiti di questo strumento e della migliore alternativa a questo strumento Microsoft.
Che cos'è un modello di email?
Un modello di email è un messaggio email precompilato e preformattato che funge da modello per creare email simili in modo efficiente. È come uno stencil riutilizzabile per le tue comunicazioni, che ti fa risparmiare tempo e lavoro richiesto garantendo al contempo un branding e una messaggistica coerenti.
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Un tipico modello di email include saluti, introduzioni, un messaggio centrale, una chiusura e segnaposto per informazioni variabili come nomi, aziende o date.
Ecco alcuni elementi di un modello di email in Outlook:
- Formattazione: stili predefiniti per font, colori, layout ed elementi di branding.
- Segnaposto: indicatori come Nome o Azienda che vengono sostituiti con informazioni specifiche per ciascun destinatario.
- Contenuti a tema: a volte i modelli includono un testo adatto al tema, come ad esempio un'email di ringraziamento.
L'importanza dei modelli di email
Vuoi ridurre al minimo gli errori di battitura e le incongruenze di formattazione nelle bozze? I modelli di email ti aiutano in questo. Non dovrai più occuparti di attività ripetitive come digitare gli stessi dettagli o formattare ogni volta la tua email.
Microsoft Outlook, essendo parte della suite Microsoft, si integra automaticamente con Word, Excel e altri strumenti. Ciò è utile quando il tuo flusso di lavoro prevede il trasferimento di dati o il mantenimento di una formattazione coerente tra documenti ed e-mail. Meno tempo dedicato alla creazione di e-mail ripetitive si traduce in una maggiore concentrazione sulle attività ad alta priorità, contribuendo agli obiettivi di Inbox Zero.
I contenuti e la formattazione predefiniti ti evitano di dover ricominciare da zero ogni volta.
E se utilizzi Outlook principalmente per le email personali, la sua funzione di modelli integrata è gratis con un account Microsoft.
Come creare modelli di email in Outlook
I modelli di email aiutano a migliorare la produttività della tua posta elettronica. Microsoft Outlook ti consente di creare e salvare modelli utilizzando il web o l'app desktop/mobile.
Segui questa guida passo passo per imparare a creare modelli di email in Outlook:
Parte 1: Creazione di modelli di email in Outlook [web]
Segui questi passaggi per creare un modello di email in Outlook.com nella versione web:
Passaggio 1: accedi al tuo account di posta Outlook
Vai su https://outlook. live. com/ e accedi al tuo account. Clicca su Nuova email nell'angolo in alto a sinistra.
Passaggio 2: crea un nuovo modello
Clicca sul menu Altre opzioni (tre puntini) nell'angolo in alto a destra, quindi scorri verso il basso e effettua la selezione di I miei modelli.
Se non l'hai ancora fatto, attiva I miei modelli e fai clic su +Modello.
Sebbene la versione web di Outlook offra funzionalità simili a quelle dell'app desktop per la creazione di email, le sue opzioni di progettazione sono più limitate. Ecco una panoramica di ciò che puoi fare:
- Opzioni di formattazione: personalizza l'aspetto delle tue email nell'app web Outlook: modifica la dimensione, lo stile e il colore del font del testo; applica formattazioni di base come grassetto, corsivo, sottolineato, elenchi puntati e numerati; utilizza diversi allineamenti del testo.
- Modifica la dimensione, lo stile e il colore del font del testo
- Applica formattazioni di base come grassetto, corsivo, sottolineato, elenchi puntati e numerati.
- Usa diversi allineamenti del testo
- Carta intestata e temi: applica sfondi e combinazioni di colori predefiniti alle tue email
- Immagini e loghi: inserisci immagini e loghi nelle tue email, ma tieni presente che le opzioni di modifica e formattazione sono limitate rispetto all'app desktop.
- Modifica la dimensione, lo stile e il colore del carattere del testo
- Applica formattazioni di base come grassetto, corsivo, sottolineato, elenchi puntati e numerati.
- Usa diversi allineamenti del testo
Passaggio 3: registra il tuo modello
Verrà visualizzata una finestra di messaggio con un nuovo prompt in cui digitare il titolo e il tipo del modello. Assegna un nome alla nuova finestra di dialogo nel modello e digita il messaggio.
Una volta completata l'impostazione del modello, fai clic su Salva.
Nota: questo metodo funziona solo nell'app web, non nell'app mobile o desktop.
Parte 2: Creazione di modelli di email nell'app Outlook
Segui questi passaggi per creare un modello di email sull'app:
Passaggio 1: apri Outlook
Vai al menu Home e effettua la selezione di Nuova email.
Passaggio 2: Componi e formattare
Progetta la tua email come desideri. Outlook non offre strumenti di progettazione dedicati come i builder drag-and-drop delle piattaforme di email marketing.
Tuttavia, troverai comunque alcune opzioni per personalizzare l'aspetto visivo delle tue email:
- Modelli integrati: Outlook offre una piccola raccolta di modelli predefiniti con formattazione e temi di base, ma potrebbe mancare di varietà e opzioni di personalizzazione.
- Carta intestata e temi: applica sfondi e combinazioni di colori predefiniti per creare un aspetto visivamente coerente in tutte le tue email. Questo può aiutarti a mantenere un'identità di marca primaria.
- Opzioni di formattazione: utilizza le funzionalità di formattazione all'interno del corpo dell'email per personalizzare i caratteri, le dimensioni dei caratteri e i colori del testo. Applica stili di formattazione di base come grassetto, corsivo, sottolineato e elenchi puntati o numerati per enfatizzare e organizzare il testo.
- Immagini e loghi: incorpora immagini e loghi nelle tue email per migliorare l'appeal visivo e il riconoscimento del marchio. Assicurati che le immagini siano ottimizzate per la visualizzazione nelle email e che abbiano un testo alternativo appropriato per l'accessibilità.
- Modifica HTML: per gli utenti esperti, Outlook offre funzionalità limitate di modifica diretta dell'HTML all'interno del messaggio di posta. Tuttavia, ciò richiede conoscenze tecniche e non è consigliato ai principianti a causa di potenziali problemi di formattazione.
Passaggio 3: salva come modello
Vai su File > Salva con nome e scegli Modello Outlook come tipo di file.
Passaggio 4: assegnagli un nome
Inserisci un nome chiaro per il tuo modello nella casella Nome file.
Passaggio 5: fai clic su Salva
Clicca sul pulsante Salva e il tuo modello è pronto!
Per saperne di più: Modelli di newsletter
Svantaggi e limiti della creazione di modelli di email con Outlook
Ora sai come creare modelli di email in Outlook. Tuttavia, sei sicuro che non ci sia un modo migliore per farlo?
Sebbene i modelli di Outlook offrano opzioni di personalizzazione di base come l'aggiunta di segnaposto, la modifica dei font e l'inserimento di loghi, lo strumento non dispone di funzionalità avanzate. Ecco una panoramica dei suoi limiti:
1. Funzioni limitate
I modelli di Outlook offrono principalmente il supporto per la formattazione di testo di base, come font e stili. Le funzionalità avanzate come la formattazione condizionale, le tabelle o gli oggetti incorporati sono limitate.
Puoi includere segnaposto per le informazioni statiche, ma non è possibile creare contenuti dinamici basati sui dati dei destinatari o su origini dati esterne all'interno dei modelli nativi.
I modelli integrati in Outlook offrono opzioni di personalizzazione e formattazione limitate. I modelli sono archiviati localmente, rendendo difficile la condivisione e l'aggiornamento tra i team. È necessario inserire manualmente le variabili ogni volta, aumentando il rischio di errori e l'inefficienza.
Inoltre, sebbene Outlook supporti l'unione dei dati dagli elenchi di contatti utilizzando Mail Merge, si tratta di un processo separato che non offre la flessibilità delle piattaforme dedicate all'email marketing.
2. Sfide legate alla personalizzazione
I modelli di Outlook portano rapidamente a messaggi generici e impersonali. Ciò può influire sul coinvolgimento e sulla percezione dei destinatari. Tuttavia, aggiungere tocchi personalizzati manualmente richiede tempo, soprattutto per grandi volumi di email.
Sebbene sia possibile aggiungere saluti o informazioni personalizzati, una personalizzazione complessa basata sul comportamento o sulle preferenze del destinatario è piuttosto difficile.
3. Scalabilità e gestione
Man mano che crei più modelli su Outlook, gestirli e aggiornarli può diventare complicato durante il ridimensionamento, causando problemi di controllo delle versioni e informazioni obsolete.
Anche la condivisione di modelli nei file system tra team o reparti diventa difficile senza l'integrazione di strumenti o processi specifici.
Alla fine, avrai bisogno di soluzioni alternative o esterne quando integri i modelli utenti in file con flussi di lavoro email o strumenti di scrittura.
4. Sicurezza e conformità
È difficile effettuare il monitoraggio delle modifiche e ripristinare le versioni precedenti, se necessario. I modelli salvati localmente sono vulnerabili agli attacchi malware e la condivisione dei modelli è rischiosa a causa della mancanza di un controllo granulare degli accessi.
L'invio di email da un modello non garantisce che le informazioni del mittente siano corrette o coerenti, con potenziali ripercussioni sulla consegna e sulla conformità. Inoltre, i modelli potrebbero non adattarsi ai tuoi specifici requisiti di conformità, incluse le opzioni di annullamento dell'iscrizione o le dichiarazioni di non responsabilità legali in ogni email.
Inoltre, le informazioni sensibili contenute nei modelli richiedono un trattamento accurato e misure di sicurezza, soprattutto in caso di condivisione tra i team.
5. Funzionalità avanzate e integrazioni
Il monitoraggio delle prestazioni delle diverse varianti dei modelli di newsletter o la misurazione dell'efficacia delle nuove campagne tramite test A/B e analisi dettagliate non ricevono supporto dai modelli nativi di Outlook.
Inoltre, non è possibile integrare piattaforme di automazione del marketing per funzionalità avanzate come il lead nurturing. La generazione di report o l'estrazione di informazioni dettagliate sulle prestazioni delle email basate su modelli richiede strumenti aggiuntivi o un lavoro richiesto.
6. Problemi di formattazione e rendering
I vari client di email visualizzano i modelli in modo diverso, ma se intendi implementare le funzioni CSS è meglio evitare un aspetto poco professionale. La complessa formattazione CSS potrebbe non essere visualizzata correttamente o non essere visualizzata affatto. Anche le immagini di sfondo o i loghi incorporati nell'interfaccia potrebbero essere visualizzati in modo non uniforme.
ClickUp: un'alternativa migliore ai modelli di email di Outlook
I modelli di email di Outlook offrono una soluzione di base per semplificare la comunicazione, ma presentano alcune limitazioni in termini di personalizzazione, scalabilità e funzionalità avanzate. La piattaforma di project management via email di ClickUp risolve tutti questi problemi e molto altro ancora. Ecco come:
📮 ClickUp Insight: il 54% dei professionisti si affida alle e-mail per trovare informazioni relative al lavoro, ma le e-mail tendono a finire sepolte, le conversazioni si perdono e i dettagli chiave sfuggono. Con ClickUp Email Project Management, puoi inviare, ricevere e effettuare il monitoraggio delle e-mail direttamente all'interno delle attività, trasformando le caselle di posta sparse in un lavoro organizzato e fruibile. Niente più ricerche, solo un'esecuzione senza intoppi.
Personalizzazione e collaborazione
Sfrutta AI Writer for Work di ClickUp Brain per generare automaticamente modelli e schemi di email, scrivere email nel tuo stile, riepilogare contenuti lunghi, suggerire oggetti e altro ancora, risparmiando tempo e lavoro richiesto nella creazione di email accattivanti.
Puoi anche utilizzare i modelli predefiniti di ClickUp per varie esigenze di email marketing.
ClickUp ha creato il modello di pubblicità via e-mail per aiutarti a trovare idee per le tue e-mail, creare pubblicità persuasive e ottenere alti tassi di clic. Utilizza questo modello Docs preformattato per creare e effettuare il monitoraggio delle tue e-mail di promozione.
Se stai lavorando con un cliente per generare lead, migliorare l'esposizione del marchio o aumentare il coinvolgimento, prova il modello di campagna email di ClickUp.
Ti aiuterà a pianificare, eseguire, ottimizzare e monitorare le tue campagne email in modo strutturato. Non solo tutte le email avranno un aspetto professionale e in linea con il tuo marchio, ma risparmierai anche tempo e lavoro richiesto.
Hai bisogno di inviare email personalizzate a un ampio bacino di utenti? Utilizza il modello di email marketing di ClickUp con campi personalizzati basati sui dati del progetto, che vengono automaticamente personalizzati per ogni destinatario. Ti aiuta a creare flussi di lavoro email per annunci aziendali e altri scopi importanti.
Integrazione delle email senza sforzo
Scrivi, invia e rispondi alle email direttamente dalle tue attività di ClickUp e mantieni tutte le comunicazioni centralizzate e organizzate.
Cattura i dettagli chiave dalle email e trasformali in attività, assegna responsabilità e imposta scadenze, il tutto direttamente dall'email, senza dover passare da uno strumento all'altro.
Discuti e collabora sulle attività direttamente all'interno del thread dell'email, eliminando la necessità di canali di comunicazione separati. Rimani informato con notifiche istantanee per aggiornamenti sulle attività, risposte e menzioni e mantieni tutti aggiornati.
L'integrazione di ClickUp con Outlook ti consente anche di allegare facilmente file alle email quando crei attività, in modo che tutte le informazioni rilevanti rimangano all'interno del tuo progetto ClickUp.
Funzionalità avanzate e intelligenza artificiale
- Automazione intelligente: utilizza ClickUp per automatizzare attività ripetitive come l'invio di email di follow-up o l'assegnazione di attività via email con l'IA.
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Oltre a semplificare la creazione di contenuti email e la gestione delle campagne, ClickUp può aiutarti a mantenere tutto organizzato sul lavoro.
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Correlato: Come implementare flussi di lavoro di automazione delle email
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I modelli di Outlook ti aiutano a creare un aspetto più coerente per le tue e-mail. Tuttavia, presentano alcuni svantaggi e limitazioni. Se desideri creare un sistema di email marketing professionale e scalabile, ti consigliamo ClickUp. Offre centinaia di modelli e funzionalità di gestione della posta in arrivo più robuste che semplificano la comunicazione con i tuoi clienti.
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Domande frequenti
1. Come posso creare un'email con parti rapide in Outlook?
Scrivi il testo che desideri riutilizzare spesso, inclusi saluti, introduzioni, testo principale e chiusura. Formattalo come desideri. Dopodiché, seleziona il contenuto, vai alla scheda Inserisci e fai clic su Parti rapide > Salva selezione nella raccolta parti rapide. Assegna un nome chiaro e fai clic su OK.
Quando hai bisogno di quel contenuto, accedi semplicemente alla Galleria parti rapide (scheda Inserisci > Parti rapide) e inserisci il frammento salvato con un clic. È semplicissimo! Ricorda che puoi creare più parti rapide per diversi tipi di email, risparmiando tempo e garantendo la coerenza dei messaggi.
2. Come posso salvare un modello di email in pochi semplici passaggi?
Crea il tuo messaggio riutilizzabile con segnaposto per informazioni variabili come Nome o Azienda. Formatta e personalizza secondo necessità. Fai clic su Home, quindi su Crea nuovo nella galleria Azioni rapide. Scegli Nuovo messaggio e personalizza i dettagli. Incolla il contenuto del modello nella finestra del nuovo messaggio o nel campo del corpo e configura impostazioni aggiuntive come il destinatario o l'oggetto. Fai clic su Fine per salvare la tua azione rapida.
Scegli il Quick Step corrispondente dalla galleria per inviare l'email. Il modello si aprirà già compilato, pronto per essere personalizzato con i dettagli specifici prima dell'invio.
3. Come posso creare un modello di email quick-step in Outlook?
Crea il contenuto riutilizzabile delle tue e-mail con segnaposto come Nome per personalizzarle. Formattale e personalizzale come desideri. Seleziona il contenuto, vai alla scheda Inserisci e fai clic su Parti rapide - Salva selezione nella raccolta parti rapide. Assegna un nome chiaro e fai clic su OK.
Nella scheda Home, fai clic su Crea nuovo nella scheda file sotto Azioni rapide, fai clic su Apri galleria e seleziona Nuovo messaggio. Personalizza i dettagli e incolla il contenuto del modello salvato nel campo del corpo del messaggio.
Fai clic su Fine per salvare il tuo Quick Step. Ora, ogni volta che ti serve quell'email, ti basterà selezionare il Quick Step dalla galleria, personalizzarlo e inviarlo!