Con l'espansione dell'accesso a Internet a livello globale, l'uso quotidiano dell'email è aumentato costantemente dal 2017. Si stima che nel 2022 ci saranno 333 miliardi di email sono state inviate e ricevute ogni giorno in tutto il mondo. Si prevede che questo numero salirà a 392,5 miliardi di email giornaliere entro il 2026.
Questi numeri in crescita portano a una domanda. Da fare per catturare l'attenzione in un mare di email dal suono simile? La risposta è: Personalizzare meglio.
Tuttavia, è più facile da dire che da fare. Con scadenze ravvicinate da rispettare e un centinaio di altre cose da fare in una tipica settimana lavorativa, è difficile dedicare tempo alla creazione di email personalizzate per ogni contatto.
Ma cosa succederebbe se si potessero riutilizzare contenuti già scritti e dedicare più tempo allo sviluppo del messaggio e alla comunicazione strategica?
Riducete i follower e gli aggiornamenti ripetitivi utilizzando i modelli di email in Outlook. Questi modelli vi aiutano a concentrarvi sui dettagli essenziali senza bisogno di un lavoro manuale richiesto. Il risultato sono email professionali e ben strutturate ogni volta che si preme il pulsante Invia.
Oggi parleremo di come creare modelli di email in Outlook, dei limiti di questo metodo e dei migliori metodi di lavoro alternativa a questo strumento di Microsoft .
**Che cos'è un modello di email?
Un modello di email è un messaggio di posta elettronica pre-scritto e pre-formattato che serve come schema per creare email simili in modo efficiente. È come uno stencil riutilizzabile per le vostre comunicazioni, che consente di risparmiare tempo e lavoro richiesto e di garantire la coerenza del marchio e del messaggio.
Un tipico modello di email include saluti, introduzioni, un messaggio centrale, una chiusura e segnaposti per informazioni variabili come nomi, aziende o date.
Ecco alcuni elementi di un modello di email in Outlook:
- Formattazione: Stili predefiniti per font, colori, layout ed elementi di branding
- Segnaposti: marcatori come Nome o Azienda che vengono sostituiti con informazioni specifiche per ogni destinatario
- Contenuto a tema: A volte, i modelli includono un testo adatto al tema, come ad esempio un'email di ringraziamento.
Importanza dei modelli di email
Volete ridurre al minimo gli errori di battitura e le incongruenze di formattare? I modelli di email aiutano in questo senso. Non dovrete occuparvi di attività ripetitive come digitare gli stessi dettagli o formattare l'email di nuovo ogni volta. Microsoft Outlook facendo parte della suite Microsoft, si integra automaticamente con Word, Excel e altri strumenti. Questo è utile quando il flusso di lavoro prevede il trasferimento di dati o il mantenimento di una formattazione coerente tra documenti ed email. La riduzione del tempo dedicato alla creazione di email ripetitive si traduce in una maggiore concentrazione sulle attività ad alta priorità, contribuendo a Finestra In Arrivo Zero obiettivi.
Il contenuto e la formattazione pre-scritti vi risparmiano la fatica di ricominciare ogni volta da zero.
E se si usa Outlook principalmente per l'email personale, la funzione di modello integrata è gratis con un account Microsoft.
Come creare modelli di email in Outlook
Guida ai modelli di email migliorare la produttività delle email . Microsoft Outlook consente di creare e salvare modelli utilizzando il web o l'app desktop/mobile.
Seguite questa guida con passaggi per imparare a creare modelli di email in Outlook:
Parte 1: Creazione di modelli di email in Outlook [web]
Seguire questi passaggi per creare un modello di email in Outlook.com nella versione web:
Passaggio 1: accedere al proprio account di posta elettronica di Outlook
Recarsi all'indirizzo https://outlook.live.com/ e accedere al proprio account. Fare clic su Nuova posta nell'angolo in alto a sinistra.
Creare una nuova mail in Outlook
Passo 2: Creare un nuovo modello
Fare clic sul menu Altre opzioni (tre punti) nell'angolo in alto a destra, quindi scorrere verso il basso e selezionare I miei modelli.
Per accedere o creare una cartella di modelli, fare clic su '+ Modello'
Passo 3: registrare il modello
Verrà visualizzata una finestra di messaggio con una nuova casella di prompt in cui digitare il titolo del modello e il suo tipo. Dare un nome alla nuova finestra di dialogo del modello e digitare il messaggio.
Una volta terminata l'impostazione del modello, fare clic su Salva.
Nota: Questo metodo lavora solo nell'app web, non nell'app desktop o mobile.
Parte 2: Creazione di modelli di email nell'app di Outlook
Seguite questi passaggi per creare un modello di email nell'app:
Passo 1: aprire Outlook
Accedere al menu Home e selezionare Nuovo messaggio.
Una barra degli strumenti di accesso rapido per gli utenti di Outlook
Passo 2: comporre e formattare
Progettare l'email come desiderato. Outlook non offre strumenti di progettazione dedicati come i costruttori drag-and-drop delle piattaforme di email marketing.
Tuttavia, è possibile trovare alcune opzioni per personalizzare l'aspetto visivo delle email:
- Modelli incorporati: Outlook dispone di una piccola collezione di modelli predefiniti con formattazione e temi di base, ma può mancare di varietà e opzioni personalizzate
- **Applicare sfondi e schemi di colore predefiniti per creare un aspetto visivamente coerente in tutte le email. Questo può aiutare a mantenere un'identità primaria del marchio
- Opzioni di formattazione: Utilizzare le funzioni di formattazione all'interno del corpo dell'email per personalizzare i font, le dimensioni dei caratteri e i colori del testo. Applicare stili di formattazione di base come il grassetto, il corsivo, la sottolineatura, i punti o i numeri per enfatizzare e organizzare il testo
- Immagini e loghi: Inserite immagini e loghi nelle email per migliorare l'aspetto visivo e il riconoscimento del marchio. Assicuratevi che le immagini siano ottimizzate per la visualizzazione delle email e che abbiano un testo alt appropriato per l'accessibilità
- Modifica HTML: Per gli utenti avanzati, Outlook offre capacità di modifica HTML dirette e limitate all'interno dell'origine del messaggio di posta. Tuttavia, ciò richiede conoscenze tecniche e non è consigliato ai principianti a causa di potenziali problemi di formattazione
Passo 3: salvare come modello
Andare su File > Salva con nome e scegliere Outlook Template come tipo di file.
Salvataggio del modello di Outlook
Passo 4: dargli un nome
Inserite un nome chiaro per il modello nella casella Nome file.
Passaggio 5: fare clic su Save
Fate clic sul pulsante di salvataggio e il vostro modello è pronto!
**Per saperne di più Modelli di newsletter
Svantaggi e limiti della creazione di modelli email con Outlook
Ora sapete come creare modelli di email in Outlook. Tuttavia, siete sicuri che non ci sia un modo migliore Da fare?
Sebbene i modelli di Outlook offrano opzioni di personalizzazione di base come l'aggiunta di segnaposto, la modifica dei font e l'incorporazione di loghi, lo strumento manca di funzionalità/funzioni avanzate. Ecco una panoramica dei suoi limiti:
1. Funzioni limitate
I modelli di Outlook supportano principalmente la formattazione di base del testo, come font e stili. Le funzionalità avanzate, come la formattazione a condizioni, le tabelle o gli oggetti incorporati, sono limitate.
È possibile includere segnaposti per informazioni statiche, ma la creazione di contenuti dinamici basati sui dati del destinatario o su origini dati esterne non è possibile nei modelli nativi.
I modelli integrati di Outlook offrono opzioni di formattazione e personalizzazione limitate. I modelli vengono memorizzati localmente, rendendo difficile la condivisione e l'aggiornamento tra team. È necessario inserire manualmente le variabili ogni volta, aumentando il rischio di errori e l'inefficienza.
Inoltre, sebbene Outlook supporti l'unione dei dati degli elenchi di contatti tramite Mail Merge, si tratta di un processo separato e non ha la flessibilità delle piattaforme di email marketing dedicate.
2. Sfide della personalizzazione
I modelli di Outlook portano rapidamente a messaggi generici e impersonali. Questo ha potenzialmente un impatto sul coinvolgimento e sulla percezione dei destinatari. Tuttavia, l'aggiunta manuale di tocchi personalizzati richiede tempo, soprattutto per grandi volumi di email.
Sebbene sia possibile aggiungere saluti o informazioni personalizzate, la personalizzazione complessa basata sul comportamento o sulle preferenze del destinatario è impegnativa.
3. Scalabilità e gestione
Man mano che si crea un numero maggiore di modelli in Outlook, la gestione e l'aggiornamento degli stessi può diventare complicata durante la scalabilità, con conseguenti problemi di controllo delle versioni e informazioni non aggiornate.
Anche la condivisione dei modelli nei file system tra team o reparti diventa difficile senza integrare strumenti o processi specifici.
Alla fine, per l'integrazione dei modelli degli utenti nei file con i sistemi di gestione dei dati, è necessario ricorrere a soluzioni alternative o esterne flussi di lavoro o strumenti di scrittura per le email .
4. Sicurezza e conformità
È difficile monitorare le modifiche e tornare alle versioni precedenti, se necessario. I modelli salvati localmente sono suscettibili di attacchi malware e la condivisione dei modelli è rischiosa a causa della mancanza di un controllo granulare degli accessi.
L'invio di email da un modello non garantisce che le informazioni del mittente siano corrette o coerenti, con un potenziale impatto sulla consegna e sulla conformità. Inoltre, i modelli potrebbero non adattarsi ai vostri specifici requisiti di conformità, includendo opzioni di annullamento dell'iscrizione o esclusioni legali in ogni email.
Inoltre, le informazioni sensibili contenute nei modelli devono essere gestite con attenzione e con misure di sicurezza, soprattutto se condivise tra team diversi.
5. Funzionalità/funzione avanzate e integrazioni
Monitoraggio delle prestazioni di diversi modello di newsletter le variazioni o la misurazione dell'efficacia di nuove campagne tramite test A/B e analisi dettagliate non sono supportate dai modelli nativi di Outlook.
Inoltre, non è possibile integrarsi con le piattaforme di automazione del marketing per funzionalità avanzate come il lead nurturing. La generazione di reportistica o l'estrazione di informazioni sulle prestazioni delle email basate su modelli richiede strumenti aggiuntivi o lavoro manuale.
6. Problemi di formattazione e rendering
I vari client di email visualizzano i modelli in modo diverso, ma si vuole evitare un aspetto poco professionale se si intende implementare funzioni CSS. Il complesso formattamento CSS potrebbe non essere reso correttamente o del tutto. Anche le immagini di sfondo o i loghi incorporati nell'interfaccia potrebbero essere visualizzati in modo incoerente.
ClickUp: Una migliore alternativa ai modelli email di Outlook
I modelli di email di Outlook offrono una soluzione di base per semplificare la comunicazione, ma presentano dei limiti in termini di personalizzazione, scalabilità e funzionalità/funzioni avanzate. La piattaforma ClickUp per il project management delle email risolve tutti questi problemi e altri ancora. Ecco come:
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-45.gif ClickUp Brain /$$$img/
Sfruttate ClickUp Brain per scrivere brief, inviare proposte, redigere email e pitch e molto altro ancora per i vostri team di marketing
Personalizzazione e collaborazione
Sfruttare ClickUp Brain di AI Writer for Work per generare automaticamente modelli e schemi di email, scrivere email nel vostro stile, riepilogare contenuti lunghi, suggerire righe di oggetto e altro ancora, facendovi risparmiare tempo e lavoro richiesto per creare email accattivanti.
È inoltre possibile utilizzare i modelli precostituiti di ClickUp per diverse esigenze di email marketing.
Il modello di pubblicità via email di ClickUp offre linee guida concrete per padroneggiare la pubblicità via email
ClickUp ha creato il modello di pubblicità via email per aiutarvi a raccogliere idee per le email, a creare un'email pubblicitaria persuasiva e a raggiungere alti tassi di clic. Utilizzate questo modello di documento preformattato per creare e monitorare le vostre email di promozione.
Costruite e pianificate campagne email di esito positivo con il modello per campagne email di ClickUp
Se state lavorando con un client per generare lead, migliorare l'esposizione del marchio o aumentare il coinvolgimento, provate Modello di campagna email di ClickUp .
Vi aiuterà a pianificare, eseguire, ottimizzare e monitorare le vostre campagne email in modo strutturato. Non solo tutte le email avranno un aspetto professionale e in linea con il marchio, ma risparmierete anche tempo e lavoro richiesto.
Il modello per l'email marketing di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a rimanere organizzati nella gestione delle vostre campagne email.
Avete bisogno di inviare email personalizzate a una base ampia? Utilizzate Modello per l'email marketing di ClickUp e con campi personalizzati basati sui dati del progetto, che vengono automaticamente personalizzati per ogni destinatario. Vi aiuta a creare flussi di lavoro email per annunci aziendali e altre importanti email.
Integrazione facile delle email
Trasformate le vostre email in attività dettagliate direttamente dalla vostra finestra In arrivo di ClickUp. Non è necessario fare copia-incolla
Redigete, inviate e rispondete alle email direttamente dalla vostra casella di posta elettronica Attività di ClickUp e mantenere tutte le comunicazioni centralizzate e organizzate.
Catturate i dettagli chiave dalle e-mail e trasformateli in attività, assegnate le responsabilità e fissate le scadenze, tutto dall'e-mail, senza passare da uno strumento all'altro.
Trasformate rapidamente le email di Outlook in attività sulla piattaforma di produttività numero uno.
Discutete e collaborate sulle attività direttamente all'interno del thread dell'email, eliminando la necessità di canali di comunicazione separati. Rimanete informati con notifiche istantanee per gli aggiornamenti delle attività, le risposte e le menzioni, e tenete tutti nel giro.
Il Integrazione ClickUp Outlook consente inoltre di includere senza problemi gli allegati email durante la creazione delle attività, per garantire che tutte le informazioni pertinenti rimangano all'interno del progetto di ClickUp.
Funzioni avanzate e intelligenza
- Automazioni intelligenti: Utilizzate ClickUp per automatizzare attività ripetitive come l'invio di email di follower o dil'assegnazione di attività email con l'IA *Reportistica e analisi dettagliate: Ottenete informazioni preziose grazie a reportistica dettagliata con l'opzioneModello di reportistica per l'email marketing. Accedi alle valutazioni su tassi di apertura, click-through e altro ancora
Il modello di reportistica sull'email marketing di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a monitorare e analizzare l'efficacia delle vostre campagne email.
Oltre a semplificare la creazione di contenuti email e la gestione delle campagne, ClickUp può aiutarvi a mantenere l'organizzazione del lavoro.
Visualizzate il flusso di lavoro dell'email marketing con schede Kanban, elenchi e mappe mentali per una panoramica immediata del progetto. Monitorate il completamento delle attività, le scadenze e le dipendenze del vostro team, assicurandovi che il progetto rimanga in linea. Assegnate attività, impostate commenti e collaborate con il vostro team in tempo reale, favorendo la trasparenza e la responsabilità.
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Personalizzare la comunicazione e risparmiare risorse con ClickUp
I modelli di Microsoft Outlook aiutano a creare un aspetto più coerente per le email. Tuttavia, hanno i loro svantaggi e limiti. Se desiderate costruire un sistema di email marketing professionale e scalabile, vi consigliamo ClickUp, che dispone di centinaia di modelli e di un sistema più robusto gestione della finestra In arrivo funzionalità/funzione che facilitano la comunicazione con i client.
ClickUp è il vostro negozio unico per la gestione delle campagne di marketing senza stress; vi consente di pianificare, monitorare, gestire e controllare il vostro lavoro senza soluzione di continuità.
Risparmia tempo e lavoro richiesto, aumenta la collaborazione del team e snellisce i processi di email marketing, il tutto all'interno di una piattaforma di facile utilizzo. ClickUp vi aiuta a prendere il controllo, a lavorare in modo efficiente e a ottenere un esito positivo nel marketing. Iniziare con ClickUp gratis.
Frequenze comuni
**1. Da fare per creare un'email di parte rapida in Outlook?
Redigere il testo che si desidera riutilizzare spesso, compresi i saluti, le introduzioni, il testo principale e la chiusura. Formattatelo come desiderate. Dopodiché, selezionare il contenuto, accedere alla scheda Inserisci e fare clic su Parti rapide > Salva selezione in Galleria parti rapide. Assegnare un nome chiaro e fare clic su OK.
Quando si ha bisogno di quel contenuto, è sufficiente accedere alla Galleria di parti rapide (scheda Inserisci > Parti rapide) e inserire lo snippet salvato con un clic. È così semplice! Ricordate che potete creare più Parti rapide per diversi tipi di email, risparmiando tempo e garantendo un messaggio coerente.
2. Da fare per salvare un modello di email in passaggi rapidi?
Redigete il vostro messaggio riutilizzabile con segnaposti per informazioni variabili come Nome o Azienda. Formattate e personalizzate secondo le vostre esigenze. Fare clic su Home, quindi su Crea nuovo nella galleria dei passaggi rapidi. Scegliere Nuovo messaggio e personalizzare i dettagli. Incollare il contenuto del modello nella finestra del nuovo messaggio o nel campo del corpo e configurare impostazioni aggiuntive come il destinatario o l'oggetto. Fare clic su Finish per salvare il passaggio rapido.
Scegliete il passaggio rapido corrispondente dalla galleria per inviare l'email. Il modello si aprirà precompilato, pronto per essere personalizzato con dettagli specifici prima dell'invio.
3. Da dove si crea un modello di email a passaggio rapido in Outlook?
Redigere il contenuto dell'email riutilizzabile con segnaposti come Nome per la personalizzazione. Formattate e personalizzate come desiderate. Selezionate il contenuto, fate titolo alla scheda Inserisci e fate clic su Parti rapide - Salva selezione in Galleria parti rapide. Assegnate un nome chiaro e fate clic su OK.
Nella scheda Home, fare clic su Crea nuovo all'interno della scheda file sotto Pasti rapidi, fare clic su Apri la galleria e scegliere Nuovo messaggio. Personalizzare i dettagli e incollare il contenuto del modello salvato nel campo del corpo.
Fate clic su Finish per salvare il vostro Passo rapido. Ora, ogni volta che avrete bisogno di un'email, basterà scegliere il passaggio rapido dalla galleria, personalizzarlo e inviarlo!