25 trucchi di Microsoft Word per ottimizzare il lavoro

Che tu sia uno studente che svolge compiti, un professionista che redige relazioni o semplicemente qualcuno che organizza documenti personali, probabilmente hai già utilizzato Microsoft Word.

Gli strumenti Microsoft sono noti per la loro interfaccia intuitiva, le funzionalità complete e la compatibilità universale. Tutte le interfacce di Microsoft Office sono semplici da usare e rendono il lavoro più facile, veloce e sicuro.

Ma per arrivare alle versioni attuali e perfezionarle ci sono voluti decenni. Microsoft Word è stato lanciato nel 1983. Nel corso degli anni ha subito diversi aggiornamenti e miglioramenti, conquistando il gigante tecnologico oltre 750 milioni di utenti attivi al mese!

Questo esito positivo può essere attribuito alla facilità d'uso della piattaforma, che la rende accessibile sia ai principianti che agli utenti avanzati.

Ma pochi conoscono i seguenti trucchi e scorciatoie di Microsoft Word che possono farti risparmiare un sacco di tempo e lavoro richiesto!

25 trucchi di Microsoft Word per diventare un super utente

Sappiamo che Microsoft Word ti aiuta a fare molte cose. E questi trucchi ti consentiranno di fare molto di più con il tempo che risparmierai. Questi suggerimenti per Microsoft Word sono più efficaci su un computer Windows.

1. Utilizzo delle scorciatoie da tastiera per l'allineamento e lo spazio dei paragrafi

Se sei un fan della digitazione veloce e della scrittura snella, adorerai queste scorciatoie da tastiera che ti aiuteranno ad allineare e formattare l'intero documento in base alle tue esigenze.

È uno dei trucchi più basilari di Word.

Oltre alle comuni funzioni copia/incolla, annulla/ripristina e grassetto/corsivo, le seguenti scorciatoie ti consentiranno di redigere il riassunto del progetto (o quel libro a lungo rimandato) molto più rapidamente.

2. Aggiungere una password al tuo file Word

Non vuoi che i tuoi dati riservati vengano divulgati? Imposta una chiave di accesso in modo che solo tu o altre persone autorizzate possano accedere al file. Ecco come fare:

3. Modifica dell'accesso in lettura/modifica del file

Se non ti piace impostare una password, ma desideri comunque proteggere il tuo documento da eventuali manomissioni, puoi rimuovere le autorizzazioni di modifica dal file. In questo modo il file sarà di sola lettura per gli altri utenti. Puoi farlo procedendo come segue:

4. Aggiungere o rimuovere filigrane

Se desideri personalizzare il tuo documento, indicarne lo scopo o proteggerne la riservatezza, segui questi passaggi:

Per rimuovere una filigrana, torna alla scheda "Progettazione", seleziona "Filigrana", quindi scegli "Nessuna filigrana".

5. Utilizzo dello strumento Cronologia appunti di Word

Quando sei impegnato a lavorare su un documento, probabilmente avrai bisogno di copiare e incollare alcuni elementi. Word supporta scorciatoie di uso frequente come Ctrl+X, Ctrl+C e Ctrl+V, ma questo ingegnoso strumento chiamato Appunti di Office può memorizzare fino a 24 elementi (testo e immagini) contemporaneamente.

Accedere agli Appunti di Office è facile:

Una volta terminato il tuo progetto, puoi cliccare su "Cancella tutto" per svuotare gli appunti. Questo non solo mantiene privato il tuo lavoro, ma ti offre anche una tabula rasa per la tua prossima attività.

6. Esportazione di un file Word in formato PDF

I PDF sono molto utili per la condivisione di file mantenendo il layout e la formattazione esattamente come desiderato dall'utente originale. Ma come convertire un file Word in PDF? Segui questi semplici passaggi:

7. Importare un file PDF in un file Word

Esportare un file Word in formato PDF è facile. Ma cosa succede se vuoi modificare il tuo lavoro all'interno di un file PDF? Sebbene siano disponibili molti software per la modifica dei documenti, puoi modificare il tuo PDF importando il file in Word.

Ecco come importare un file PDF in Word:

In alternativa, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sul file PDF e aprirlo con Word.

Non preoccuparti se Word ti avvisa di potenziali limiti tramite una finestra di dialogo. Basta effettuare delle modifiche al documento in Word, salvarlo ed esportarlo nuovamente in PDF, se necessario.

8. Riorganizzare documenti lunghi

La funzionalità Visualizzazione struttura può tornare utile quando si lavora con documenti lunghi in Word. Ti offre un pratico elenco puntato del contenuto del documento senza immagini, mostrando i diversi livelli di titolo e sottotitoli.

È perfetto per comprendere il contenuto del documento senza dover scorrere all'infinito più pagine.

Segui questi passaggi per abilitarlo:

9. Recuperare vecchie versioni di file non salvati

È davvero fastidioso quando il computer si blocca mentre stai lavorando su Word e perdi tutti i tuoi preziosi dati perché ti sei dimenticato di cliccare su Salva!

Ma non temere. Microsoft Word ci viene in aiuto con un'elegante opzione di recupero file. Ecco come utilizzarla:

10. Attivare il salvataggio automatico in Word

C'è un altro modo per evitare di perdere il lavoro di una vita in Word. Ora puoi collegare il tuo account Word al cloud e attivare la funzionalità di salvataggio automatico.

Ora, se il tuo computer decide di smettere di funzionare, tutto quello che devi fare è effettuare la connessione tra OneDrive e MS Word per recuperare i dati.

Oppure puoi farlo regolando le impostazioni di recupero automatico:

11. Comprimere le immagini in Word

Ti è mai capitato di sentirti infastidito mentre aspetti che i tuoi file Word si carichino? Ti chiedi perché siano così lenti. Il più delle volte è perché le immagini nel documento sono pesanti!

Se desideri che il tuo file si apra più velocemente, devi ridurne le dimensioni riducendo le immagini. Fallo in due semplici passaggi:

Tieni presente che il ridimensionamento delle immagini può influire anche sulla loro qualità. È quindi fondamentale trovare il giusto equilibrio!

Bonus: converti Word in Excel!

12. Riorganizzazione della barra di accesso rapido

Ora parliamo della barra di accesso rapido che si trova proprio sotto la barra del titolo in Word. È una delle barre multifunzione più utilizzate che contiene tutte le funzioni chiave come Salva, Annulla, Ripeti e persino salvataggio automatico nelle versioni più recenti di Word.

La parte divertente è che puoi personalizzare facilmente questa barra multifunzione per rendere più accessibili le tue funzioni e i tuoi comandi preferiti: basta cliccare sulla piccola freccia nell'angolo destro della barra degli strumenti.

Puoi anche trascinare e rilasciare questa barra degli strumenti in qualsiasi punto della finestra, ad esempio appena sotto la barra multifunzione, per godere di un'area di lavoro più organizzata.

13. Personalizzazione della barra di stato

Hai mai notato la barra nella parte inferiore della finestra di Word? Si chiama barra di stato e funziona come un assistente personale del tuo documento, tenendoti informato sulle funzionalità del documento e sulle modalità di lettura, oltre a contenere un pratico cursore di zoom.

Ecco alcune cose da fare con la barra di stato:

14. Attivare la modalità scura

Se sei un fan della modalità scura perché è più riposante per gli occhi, Microsoft ha quello che fa per te. Questa utile funzionalità ti consente di passare dalla brillante (e spesso abbagliante) tela bianca di Word a un rilassante grigio scuro.

Ecco come attivarlo:

15. Passare dalla modalità scura a quella chiara e viceversa

E se ti va, puoi sempre tornare alla modalità chiara. Passare da una modalità all'altra è piuttosto semplice. Tutto quello che devi fare è:

16. Ottenere un punteggio di leggibilità

Vuoi che i tuoi lettori comprendano meglio il tuo testo? Controlla il punteggio di leggibilità del tuo documento. Un punteggio più alto è migliore e garantisce che il tuo testo sia semplice e chiaro.

Ecco una breve panoramica su come conoscere il punteggio di leggibilità del tuo testo:

Per Microsoft 365, procedi come segue:

Questo punteggio ti aiuta a capire quanto sia facile leggere il tuo testo.

In MS Word esistono due tipi di punteggi di leggibilità:

17. Rimuovere gli spazi extra tra il testo

Fino a pochi anni fa, i "processori di testo" aggiungevano spazi doppi per migliorare la leggibilità del testo di un documento stampato. Con il passaggio all'online di tutto ciò che ci circonda, questa pratica è diventata obsoleta. Nonostante ciò, alcuni di noi continuano ad attenersi ai vecchi metodi.

Ma non preoccuparti! Possiamo rimediare seguendo quattro passaggi:

18. Rimuovere gli spazi extra tra i paragrafi

Se hai problemi con gli spazi extra dopo i paragrafi e desideri ridurli a una sola riga, esiste un modo semplice per risolvere il problema.

Elimina i doppi spazi tra i paragrafi seguendo questi passaggi:

Puoi fare questa operazione più volte per rimuovere tutti i doppi spazi fino a quando tra i paragrafi rimarranno solo spazi singoli.

Bonus: scopri come convertire Word in Excel!

19. Controllo delle opzioni di incollaggio

Cosa fare se desideri incollare del testo da un altro file ma non riesci a formattarlo? Come risolvere questo problema? Ecco come:

20. Espandere le funzioni taglia-copia-incolla utilizzando Spike

Per la maggior parte di noi, Ctrl+C e Ctrl+V sono le nostre amate scorciatoie da tastiera! Ma solo poche persone conoscono questa funzionalità meno nota di Word, Spike.

Si tratta di uno spazio di archiviazione per diversi frammenti che possono essere incollati una o più volte nel tuo file. Questo è un trucco utile per spostare sezioni separate di testo mentre riorganizzi un file di grandi dimensioni.

Ecco come puoi usare Spike in Word:

Se desideri vedere i tuoi snippet in Spike, da fare è il seguente:

21. Navigare in Internet con Word

Mentre lavori al tuo documento, non dovrai più aprire il browser per effettuare ricerche su Internet. Puoi farlo facilmente utilizzando la funzionalità Ricerca intelligente in Word.

Ecco come fare:

Sul lato apparirà una nuova finestra che mostrerà i risultati della ricerca su Internet relativi al testo selezionato. Troverai tutto, dalle definizioni e spiegazioni alle immagini. E la parte migliore è che puoi cliccare su quei risultati di ricerca per trovare ulteriori informazioni o contenuti correlati.

22. Visualizzazione dei caratteri nascosti in Word

Ogni volta che il tuo file Word inizia a dare problemi e l'allineamento del testo va in tilt, è probabile che ci siano molti caratteri nascosti in gioco. Per rivelare quegli spazi, tabulazioni e segni di paragrafo nascosti in Microsoft Word, procedi come segue:

23. Rimuovere i caratteri nascosti in Word

È anche possibile eliminare contemporaneamente questi caratteri nascosti! Puoi utilizzare la funzionalità "Trova e sostituisci" per trovare e sostituire i caratteri nascosti. Ecco come fare:

24. Aggiungere una scorciatoia da tastiera per il tuo comando preferito

Se c'è un comando che ti piace usare di tanto in tanto, tutto quello che devi fare è creare una scorciatoia da tastiera!

Per assegnare una scorciatoia da tastiera preferita al tuo comando preferito in Microsoft Word, procedi come segue:

25. Utilizzo della tastiera per navigare sullo schermo

Uno dei trucchi più semplici di MS Word è quello di utilizzare il tasto Alt, che consente una navigazione rapida e l'accesso a diversi comandi. Rende sicuramente la vita più facile, poiché migliora l'efficienza in Word fornendo un accesso rapido ai comandi e alle opzioni di navigazione.

Ecco come puoi fare:

Limiti dell'utilizzo di Microsoft Word

Sebbene Microsoft Word sia uno dei migliori software di elaborazione testi, presenta comunque alcuni limiti. Alcune di queste sono:

Il futuro dell'elaborazione di testi

Sebbene i tradizionali programmi di elaborazione testi come Microsoft Word rimangano popolari, il futuro della creazione di testi risiede in strumenti di scrittura integrati, collaborativi e basati sull'IA.

E uno di questi è ClickUp!

ClickUp Docs offre varie funzionalità di creazione e modifica dei documenti, che puoi utilizzare direttamente all'interno di ClickUp. Va oltre l'esperienza isolata dei tradizionali programmi di elaborazione testi, offrendo la co-modifica in tempo reale, la condivisione dei documenti e una comunicazione fluida all'interno dei team.

ClickUp Docs non si limita al solo testo. Puoi incorporare facilmente immagini, video e altri elementi multimediali, creando documenti ricchi e accattivanti che vanno oltre la pagina statica. Questa versatilità rende ClickUp Docs adatto a varie esigenze di creazione di contenuti, dai rapporti e dalle proposte alle presentazioni e ai materiali di marketing.

Ad esempio, se stai preparando una proposta di progetto, puoi utilizzare le pagine nidificate per organizzare le informazioni in modo intuitivo, aggiungere assegnazioni di attività all'interno del documento per ottenere informazioni utili e persino creare allegati di riferimento.

E quando abbini Docs a ClickUp Brain, puoi godere di superpoteri nell'elaborazione di testi e nel brainstorming! Immagina suggerimenti intelligenti per la formulazione, la grammatica e persino idee di contenuto su misura per il tuo stile di scrittura e il tuo pubblico di destinazione. ClickUp Brain potrebbe diventare un assistente prezioso, migliorando la chiarezza, il flusso e la qualità complessiva dei tuoi lavori scritti.

Utilizza AI Writer for Work di ClickUp Brain per:

Si tratta di un pratico strumento di scrittura tecnica che ti aiuterà a risparmiare tempo e a concentrarti sul lavoro che ti interessa.

È evidente che ClickUp non si limita alla creazione e alla modifica di testi, ma riguarda anche il project management e la collaborazione in team.

Impara a muoverti in Word

Sappiamo che Word è spesso la scelta preferita per la scrittura semplice e le esigenze di elaborazione testi complesse. Comprendere questi trucchi può semplificare la tua vita (di lavoro), trasformandoti in un guru di Microsoft Word!

Ma perché limitarsi a Word quando è possibile integrare la creazione di documenti con la gestione delle attività in un unico strumento? Con strumenti all-in-one come ClickUp, non ti limiterai a digitare parole su una pagina, ma creerai elementi utilizzabili che potranno essere monitorati e gestiti all'interno del flusso di lavoro del tuo team.

Grazie all'accesso a funzionalità/funzioni quali un assistente di scrittura basato sull'IA, la modifica collaborativa, modelli per il brainstorming, ecc., la tua scrittura passerà da buona a ottima in pochissimo tempo.

E la parte migliore? Puoi usufruire di tutte queste funzionalità gratis!

Iscriviti oggi stesso a ClickUp!

Domande frequenti

1. Come posso rendere Microsoft Word più attraente?

Migliora l'aspetto di Word scegliendo font eleganti, palette di colori e immagini o grafici accattivanti. Mantieni un layout pulito e coerente per un aspetto raffinato.

2. Come posso migliorare le mie competenze di elaborazione testi?

Migliora le tue competenze correggendo attentamente gli errori, organizzando i contenuti con titoli chiari ed elenchi puntati e imparando utili scorciatoie da tastiera per lavorare più velocemente.

3. Come posso aggiungere creatività ai miei documenti Word?

Dai sfogo alla tua creatività esplorando stili di carattere unici, incorporando forme, SmartArt o elementi visivi e sperimentando con i bordi delle pagine. Valuta l'utilizzo dei modelli di Word per dare al tuo documento un tocco distintivo e creativo.