Che siate studenti che svolgono compiti, professionisti che redigono relazioni o semplicemente persone che organizzano documenti personali, probabilmente avete usato Microsoft Word.
Gli strumenti Microsoft sono noti per la loro interfaccia intuitiva, le ampie funzionalità e la compatibilità universale. Tutte le interfacce di Microsoft Office sono semplici da usare e rendono il lavoro più facile, veloce e sicuro.
Ma per arrivare alle versioni attuali e perfezionarle ci sono voluti decenni. Microsoft Word è stato lanciato nel 1983. Nel corso degli anni, ha subito numerosi aggiornamenti e miglioramenti, facendo guadagnare al gigante tecnologico oltre 750 milioni di utenti attivi al mese!
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Questo successo può essere attribuito alla facilità d'uso della piattaforma, che la rende accessibile sia ai principianti che agli utenti esperti.
Ma pochi conoscono il seguente Microsoft Word
che possono farvi risparmiare un sacco di fatica e di tempo!
25 trucchi per Microsoft Word per diventare un super utente
Sappiamo che Microsoft Word vi aiuta a fare molte cose. E questi trucchi vi permetteranno di fare molto di più con il tempo risparmiato. Questi suggerimenti per Microsoft Word si applicano al meglio su un computer Windows.
1. Uso delle scorciatoie da tastiera per l'allineamento e la spaziatura dei paragrafi
Se siete amanti della digitazione rapida e della semplificazione della scrittura, apprezzerete queste scorciatoie da tastiera che vi aiuteranno ad allineare e formattare l'intero documento secondo le vostre esigenze.
Si tratta di uno dei trucchi di base di Word.
Oltre alle comuni funzioni di copia/incolla, annullamento/ripristino e grassetto/maiuscolo, le seguenti scorciatoie vi permetteranno di scrivere con la penna
(o quel libro a lungo rimandato) molto più velocemente.
| Scorciatoia | Scopo |
|---|---|
| Allinea a sinistra | Ctrl + L |
| Allinea al centro | Ctrl + E |
| Allinea a destra | Ctrl + R |
| Giustificare il testo | Ctrl + J |
| Aumenta la dimensione del carattere | Ctrl + ] |
| Diminuire la dimensione dei caratteri | Ctrl + [ |
| Crea un elenco puntato | Ctrl + Shift + L |
Utilizzo delle scorciatoie da tastiera in MS Word
2. Aggiunta di una password al file Word
Non volete che i vostri dati riservati trapelino? Impostate una password in modo che solo voi o altre persone autorizzate possano accedere al file. Ecco come fare:
- Fare clic su "File" e poi su "Info"
- Scegliere "Proteggi documento" e fare clic su "Crittografa con password"
- Seguire le istruzioni per impostare una password. Word chiederà questa password ogni volta che si apre il documento
3. Modifica dell'accesso in lettura/modifica del file
Se l'impostazione di una chiave di accesso non fa per voi, ma volete comunque proteggere il vostro documento da manomissioni, potete rimuovere le autorizzazioni di modifica dal file. In questo modo il file diventerà di sola lettura per gli altri utenti. Per ottenere questo risultato, procedere come segue:
- Nel menu "Proteggi documento", selezionare "Limita modifica"
- Limitare gli stili di formattazione e decidere le modifiche come il tracciamento, i commenti o la sola lettura
- Se si desidera che persone specifiche modifichino il documento, selezionare il testo, aggiungere il loro nome tra le eccezioni e fare clic su "Sì, inizia a proteggere"
4. Aggiunta o rimozione di filigrane
Se si desidera personalizzare il documento, indicarne lo scopo o proteggerne la riservatezza, procedere come segue:
- Aprire il documento in Microsoft Word
- Andare alla scheda "Design
- Fare clic su "Filigrana"
- Scegliere tra le opzioni disponibili, come "Bozza", "Urgente", "Riservato" o "Top Secret", oppure utilizzare un testo o un'immagine personalizzati
- Se si utilizza un'immagine, si consiglia di renderla sbiadita utilizzando l'effetto washout. Per il testo, è meglio renderlo semi-trasparente
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Per rimuovere una filigrana, tornare alla scheda 'Design', selezionare 'Filigrana' e quindi scegliere 'Nessuna filigrana'.
5. Utilizzo dello strumento di cronologia degli appunti di Word
Quando si lavora al proprio documento, è probabile che si debba fare un po' di copia-incolla. Word supporta scorciatoie di uso frequente come Ctrl+X, Ctrl+C e Ctrl+V, ma questo strumento intelligente, chiamato Appunti di Office, può memorizzare fino a 24 elementi (testo e immagini) contemporaneamente.
Accedere agli Appunti di Office è facile:
- Fare clic sulla piccola freccia accanto all'etichetta "Appunti" nella scheda "Home" o premere due volte Ctrl+C se si attiva questa scorciatoia nel menu "Opzioni"
- Il riquadro Appunti mostra gli ultimi 24 elementi copiati da diversi programmi, come un link del browser, il testo di un'e-mail o i dati di un foglio di lavoro
- Fare doppio clic su un elemento per incollarlo, oppure fare clic su "Incolla tutto" per inserire tutti gli elementi nel documento in una sola volta
Una volta terminato il progetto, è possibile fare clic su "Cancella tutto" per svuotare gli appunti. In questo modo non solo si mantiene il lavoro privato, ma si ha anche la possibilità di fare tabula rasa per il prossimo lavoro.
6. Esportazione di un file Word in formato PDF
I PDF sono utilissimi per condividere i file mantenendo il layout e la formattazione esattamente come l'utente originale li aveva concepiti. Ma come si fa a convertire un file Word in PDF? Seguite questi semplici passaggi:
- Aprire il documento Word
- Andare su "File" e scegliere "Esporta"
- Fare clic su "Crea PDF/XPS"
- Selezionare "Opzioni" per regolare le impostazioni
- Per l'archiviazione a lungo termine, selezionare "Conforme a PDF/A"
- Per una qualità dell'immagine eccellente, selezionare "Ottimizza per la qualità dell'immagine"
- Per un font perfetto, selezionare "Testo bitmap"
- Per la protezione con password, selezionare "Crittografa il documento con una password" e impostare una password
- Salvate il PDF e voilà! Il vostro documento è sicuro e pronto
7. Importare un file PDF in un file Word
Esportare un file Word come PDF è facile. Ma cosa succede se si desidera modificare il proprio lavoro all'interno di un file PDF? Mentre molti software di modifica dei documenti sono disponibili, è possibile modificare il PDF importandolo in Word.
Ecco come importare un file PDF in Word:
- Aprite Word e andate su 'File'
- Scegliete "Apri" e sfogliate il vostro documento PDF
- Selezionare "PDF" come tipo di documento
In alternativa, è possibile fare clic con il tasto destro del mouse sul file PDF e aprirlo con Word.
Non preoccupatevi che Word vi avverta di potenziali limitazioni attraverso una finestra di dialogo. È sufficiente modificare il documento in Word, salvarlo ed esportarlo nuovamente in PDF se necessario.
8. Riorganizzare documenti lunghi
La funzione Visualizzazione contorno può essere utile quando si tratta di documenti lunghi in Word. Fornisce un bell'elenco puntato del contenuto del documento senza tutte le immagini, mostrando diversi livelli di intestazione e sottotesti.
È perfetta per comprendere il contenuto del documento senza dover scorrere all'infinito più pagine.
Seguite questi passaggi per attivarlo:
- Passare a "Vista contorno" dalla scheda "Vista" della barra multifunzione o degli strumenti di Word
- È inoltre possibile trascinare e rilasciare i documenti per rendere l'organizzazione ancora più rapida e semplice
9. Recupero delle vecchie versioni dei file non salvati
È una seccatura quando il computer si blocca mentre si lavora su Word e si perdono tutti i dati preziosi perché ci si dimentica di salvare!
Ma non temete. Microsoft Word ci ha protetto con un'interessante opzione di recupero dei file. Ecco come usarla:
- Andate su "File" e fate clic su "Info"
- Scegliere "Gestione documenti" e fare clic su "Recupera documenti non salvati"
- Viene visualizzata una finestra di dialogo con un elenco di file non salvati. Selezionare quello che si desidera recuperare
10. Attivazione del salvataggio automatico in Word
C'è un altro modo per evitare di perdere il lavoro di una vita in Word. È ora possibile collegare il proprio account Word al cloud e attivare la funzione di salvataggio automatico.
Ora, se il computer decide di smettere di funzionare, è sufficiente collegare OneDrive a MS Word per recuperare i dati.
In alternativa, è possibile farlo regolando le impostazioni di recupero automatico:
- Fare clic su "File" e poi su "Opzioni"
- Nel menu a comparsa, selezionare "Salva"
- Qui è possibile modificare le impostazioni del ripristino automatico
- Specificare la frequenza dei salvataggi automatici, specificando il numero di minuti
- Scegliere una posizione diversa per la memorizzazione dei file di auto-recupero
11. Comprimere le immagini in Word
Vi siete mai sentiti infastiditi mentre aspettavate il caricamento dei vostri file Word? Perché è così lento, vi chiederete. Per lo più, è perché le immagini nel documento sono pesanti!
Se volete che il vostro file si apra più velocemente, dovete ridurlo ridimensionando le immagini. Per farlo bastano due semplici passaggi:
- Selezionate un'immagine e andate alla scheda "Formato"
- Fare clic su "Comprimi immagini" e scegliere una risoluzione più bassa per l'immagine
Tenete presente che il ridimensionamento delle immagini può influire anche sulla loro qualità. È quindi fondamentale trovare un equilibrio!
12. Riorganizzazione della barra degli strumenti di accesso rapido
Parliamo ora della barra degli strumenti di accesso rapido che si trova proprio sotto la barra del titolo di Word. Si tratta di una delle barre multifunzione più utilizzate, che ospita tutte le funzioni chiave come Salva, Annulla, Ripeti e persino il Salvataggio automatico nelle versioni più recenti di Word.
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Il bello è che si può personalizzare facilmente questa barra multifunzione per rendere più accessibili le funzioni e i comandi preferiti: basta fare clic sulla piccola freccia nell'angolo destro della barra degli strumenti.
È inoltre possibile trascinare la barra degli strumenti in qualsiasi punto della finestra, ad esempio sotto la barra multifunzione, per ottenere un'area di lavoro più organizzata.
13. Personalizzazione della barra di stato
Avete mai notato la barra in fondo alla finestra di Word? Si chiama Barra di stato e si comporta come l'assistente personale del vostro documento: vi tiene informati sulle caratteristiche del documento e sulle modalità di lettura, oltre a contenere un pratico cursore per lo zoom.
Ecco alcune cose che potete fare con la barra di stato:
- Fare clic con il tasto destro del mouse su un punto qualsiasi della barra per personalizzarla in base ai propri gusti e preferenze
- Aggiungere altre funzioni come i numeri di pagina e il conteggio delle parole per rendere l'interfaccia più facile da usare
14. Attivare la modalità scura
Se siete fan della modalità scura perché è facile da vedere, Microsoft ha pensato a voi. Questa utile funzione consente di passare dal bianco brillante (spesso accecante) di Word a un rilassante grigio scuro.
Ecco come attivarla:
- Aprite il vostro file Word
- Andate su "File" e selezionate "Account"
- In "Tema di Office", scegliete "Nero" tra i temi disponibili
- MS Word, compresa l'area di disegno, si trasformerà in una rilassante modalità scura
15. Passare dalla modalità scura a quella chiara
E se siete in vena, potete sempre tornare alla modalità chiara. Passare da una modalità all'altra è piuttosto semplice. Tutto ciò che si deve fare è:
- Fare clic sulla scheda "Vista" nella barra multifunzione
- Selezionare "Cambia modalità", che appare quando il tema di Office è impostato su "Nero"
- Selezionare "Modalità luce"
16. Ottenere un punteggio di leggibilità
Volete che i lettori capiscano meglio il vostro testo? Controllate il punteggio di leggibilità del vostro documento. Un punteggio più alto è migliore e garantisce che il testo sia semplice e chiaro.
Ecco un rapido riepilogo su come conoscere il punteggio di leggibilità del vostro testo:
- Fare clic su "File" e selezionare "Opzioni"
- Dal menu, fare clic su "Prove"
- In "Quando si corregge l'ortografia e la grammatica in Word", assicurarsi di selezionare la casella Controlla la grammatica con il controllo ortografico
- Selezionate "Mostra statistiche di leggibilità"
- Tornare al documento
- Selezionare "Ortografia e grammatica
- Correggere o ignorare le correzioni ortografiche o grammaticali, quindi Word apre la finestra Statistiche di leggibilità con informazioni sul livello di lettura del documento
Per Microsoft 365, seguite questi passaggi:
- Aprire il documento Word
- Selezionare la scheda Home
- Scegliere "Editor", quindi andare su "Statistiche documento"
- Una finestra di dialogo informa che Word sta calcolando le statistiche del documento. Scegliere OK. Viene visualizzata una finestra di dialogo che spiega che le statistiche di leggibilità sono in fase di calcolo e potrebbero richiedere alcuni minuti. Scegliere "OK" o "Annulla"
- Word apre una finestra che mostra informazioni sulle statistiche e sul livello di lettura del documento
Questo punteggio aiuta a capire quanto è facile leggere il testo.
In MS Word esistono due tipi di punteggi di leggibilità:
- Flesch Reading Ease: I punteggi vanno da 0 a 100, con punteggi più alti che indicano una maggiore facilità di lettura. Puntate a 60-70 per la maggior parte dei documenti.
- livello di lettura Flesch-Kincaid: Questo punteggio rappresenta il livello di lettura statunitense necessario per comprendere facilmente il testo. Obiettivo 7.0-8.0 per il pubblico generale.
17. Rimozione degli spazi extra tra il testo
Fino a qualche anno fa, i "word processor" aggiungevano doppi spazi per migliorare la leggibilità del testo di un documento stampato. Oggi che tutto si muove online, questa pratica è diventata obsoleta. Ciononostante, alcuni di noi continuano ad attenersi ai vecchi metodi.
Ma non c'è da preoccuparsi! Possiamo rimediare seguendo quattro passaggi:
- Premete Ctrl + H per aprire lo strumento "Trova/Sostituisci" in Word
- Nella casella 'Trova', digitate '( ){2,}' rispetto a 'Trova cosa'
- Nella casella 'Sostituisci con', digitare '´1'
- Fare clic su "Sostituisci tutto" per eliminare gli spazi extra
18. Eliminazione degli spazi extra tra i paragrafi
Se avete problemi con gli spazi extra dopo i paragrafi e volete ridurli a uno spazio di una sola riga, c'è un modo semplice per risolvere il problema.
Eliminate gli spazi doppi tra i paragrafi seguendo questi passaggi:
- Premete Ctrl+H per aprire lo strumento "Trova/Sostituisci" in Word
- Usate lo strumento per trovare i simboli '^p^p' (che indicano un'interruzione di paragrafo)
- Sostituitelo con "^p"
- Fare clic su "Sostituisci tutto" per rimuovere gli spazi extra tra i paragrafi
È possibile eseguire questa operazione più volte per rimuovere tutti gli spazi doppi, finché non rimangono solo spazi a riga singola tra i paragrafi.
19. Controllo delle opzioni di incollaggio
Cosa succede se si vuole incollare del testo da un altro file ma questo si rifiuta di formattarlo? Come si può risolvere questo problema? Ecco come fare:
- Mentre si incolla il testo, utilizzare il pulsante "Opzioni di incollamento"
tramite
- Utilizzarlo per mantenere, unire o scartare la formattazione
- Incollare il testo facendo clic con il tasto destro del mouse e incollando o utilizzando l'opzione Ctrl+V
- Quindi, è possibile accedere a "Opzioni di incollamento" utilizzando il cursore o facendo clic su "Tab"
20. Espansione delle funzioni taglia-copia-incolla con Spike
Per la maggior parte di noi, Ctrl+C e Ctrl+V sono i nostri amati tasti di scelta rapida! Ma solo pochi conoscono una funzione di Word meno nota, Spike.
Si tratta di uno spazio di archiviazione per diversi frammenti che possono essere incollati una o più volte nel file. È un trucco utile per spostare sezioni separate di testo mentre si riorganizza un file di grandi dimensioni.
Ecco come utilizzare Spike in Word:
- Invece di tagliare e incollare il testo, evidenziare il testo che si desidera spostare
- Premete Ctrl+F3. Questo salva il testo selezionato in Spike
- Ripetere l'operazione per altri frammenti di testo che si desidera spostare. Ogni volta che si preme Ctrl + F3, si aggiunge altro testo a Spike
- Ora, posizionare il cursore nel punto in cui si desidera incollare il testo
- Premere Ctrl+Maiuscolo+F3 per incollare il testo salvato dallo Spike nel documento. Questo funziona solo una volta
- Se si desidera incollare il testo salvato più volte,
- Digitare 'Spike' nel punto in cui si desidera inserire il testo
- Premere F3. In questo modo si inserisce il testo di Spike
- Questa operazione può essere eseguita tutte le volte che si desidera
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Se si desidera vedere i propri snippet in Spike, procedere come segue:
- Andare alla scheda "Inserisci"
- Fare clic sul pulsante "Parti rapide
- Scegliere "Organizzatore di blocchi di costruzione"
- Selezionate Spike sulla sinistra per vederne il contenuto
- Inserire il contenuto direttamente nel documento da questa schermata facendo clic sul pulsante "Inserisci"
21. Navigare in Internet in Word
Mentre si lavora al documento, non è più necessario aprire il browser per cercare su Internet. È possibile farlo facilmente utilizzando la funzione Smart Lookup di Word.
Ecco come fare:
- Evidenziate la parola o la frase che desiderate approfondire
- Fare clic con il tasto destro del mouse sul testo selezionato per visualizzare un menu
- Scegliere "Ricerca intelligente" dalle opzioni del menu
Sul lato apparirà una nuova finestra che mostrerà i risultati della ricerca su Internet relativi al testo selezionato. Troverete tutto, dalle definizioni e spiegazioni alle immagini. La cosa migliore è che si può fare clic sui risultati della ricerca per trovare ulteriori informazioni o contenuti correlati.
22. Mostra i caratteri nascosti in Word
Ogni volta che il vostro file Word inizia a fare i capricci e l'allineamento del testo va in tilt, è probabile che ci siano molti caratteri nascosti in gioco. Per rivelare gli spazi, le tabulazioni e i segni di paragrafo nascosti in Microsoft Word, procedete come segue:
- Fare clic sulla scheda "Home"
- Cercate il simbolo '¶' nel gruppo 'Paragrafo' e cliccatelo per rivelare i caratteri nascosti
- Una volta cliccato, i caratteri nascosti verranno visualizzati nel documento
- Se si desidera nascondere nuovamente i caratteri, fare nuovamente clic sul simbolo '¶'
23. Rimozione dei caratteri nascosti in Word
È anche possibile eliminare i caratteri nascosti contemporaneamente! È possibile utilizzare la funzione "Trova e sostituisci" per trovare e sostituire i caratteri nascosti. Ecco come fare:
- Fare clic sulla scheda "Home
- Cercare il pulsante "Trova" nel gruppo "Modifica" e fare clic sulla piccola freccia accanto per visualizzare il menu a discesa. Selezionare quindi "Trova avanzato"
- Nella finestra di dialogo 'Trova e sostituisci', fare clic sul pulsante 'Altro >>' per visualizzare altre opzioni
- Selezionate la casella accanto a 'Speciale' e selezionate il tipo di carattere nascosto che desiderate trovare dall'elenco. Ad esempio:
- Per trovare i segni di paragrafo, selezionare 'Segno di paragrafo (^p)'
- Per trovare i caratteri di tabulazione, selezionare "Carattere di tabulazione (^t)"
- Per trovare i caratteri di spazio, selezionare 'Spazio (^s)'
- In alternativa, per sostituire il carattere nascosto con qualcos'altro, inserire il testo sostitutivo nel campo "Sostituisci con"
- Per sostituire l'istanza trovata, fare clic su 'Sostituisci' o 'Sostituisci tutto', a seconda delle preferenze
24. Aggiunta di una scorciatoia da tastiera per il comando preferito
Se c'è un comando che amate usare di tanto in tanto, non dovete fare altro che creare una scorciatoia da tastiera per esso!
Per assegnare una scorciatoia da tastiera al vostro comando preferito in Microsoft Word, seguite questi passaggi:
- Fare clic su "File" nell'angolo in alto a sinistra, quindi selezionare "Opzioni"
- Nella finestra di dialogo "Opzioni di Word", scegliere "Personalizza barra multifunzione" dalla barra laterale sinistra
- Fare clic su 'Scorciatoie da tastiera: Personalizza" in basso
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- Nella finestra di dialogo 'Personalizza tastiera', selezionare la categoria che contiene il comando e scegliere il comando dall'elenco a destra
- Fare clic sul campo "Premi nuovo tasto di scelta rapida" e premere la combinazione di tasti che si desidera assegnare come scelta rapida. Assicurarsi che non sia già in uso. È possibile verificare la presenza di conflitti nel riquadro 'Tasti correnti'
- Una volta trovata una scorciatoia unica, fare clic su "Assegna"
- Confermate e salvate le modifiche facendo clic su "OK" nella finestra di dialogo "Opzioni di Word"
25. Utilizzo della tastiera per navigare sullo schermo
Uno dei trucchi più semplici di MS Word è l'uso del tasto Alt, che consente una navigazione rapida e l'accesso a diversi comandi. Questo metodo rende la vita più facile e migliora l'efficienza di Word, consentendo un accesso rapido ai comandi e alle opzioni di navigazione.
Ecco come fare:
- Premendo una volta Alt si visualizzano i suggerimenti per i comandi della barra multifunzione
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- Le scorciatoie da tastiera con Alt semplificano le azioni, come Alt+F per il menu File
- Il tasto Alt combinato con i numeri consente di accedere ai comandi della barra degli strumenti di accesso rapido
- Alt consente la navigazione nei menu e attiva le opzioni delle finestre di dialogo
Limitazioni dell'uso di Microsoft Word
Sebbene Microsoft Word possa essere uno dei migliori
software di elaborazione testi
ma presenta ancora alcune limitazioni. Alcune di queste sono:
- Prezzo costoso: MS Office Suite è un abbonamento piuttosto costoso. Se non siete pronti a spendere troppi soldi, utilizzate uno dei numerosi alternative gratuite a Microsoft Word . È possibile anche scegliere tra Microsoft Word e Google Docs
- Complessità delle funzioni: Word ha così tante funzioni che si può a malapena scalfire la superficie. Questa complessità può risultare molto opprimente, soprattutto per i nuovi utenti
- Azioni poco intuitive: Allineare il testo o regolare le immagini in Word non è così facile come sembra. E la spaziatura dei paragrafi è un altro paio di maniche. Molte delle sue funzioni non sono le più intuitive
- Bloccaggio delle funzioni: Mail merge, Spike e automazione dei documenti sono strumenti che si possono usare o meno. È necessario avere molta pazienza e pratica per padroneggiare il loro uso in questo programma di videoscrittura
Il futuro dell'elaborazione testi
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FAQ comuni
1. Come posso rendere Microsoft Word più attraente?
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2. Come posso migliorare le mie capacità di elaborazione testi?
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3. Come posso aggiungere creatività ai miei documenti Word?
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