Un coordinamento efficace è la spina dorsale degli esiti positivi dei progetti. È il collante che tiene insieme attività, team e sequenze.
Immaginate un cantiere in piena attività, dove architetti, ingegneri e operai collaborano senza problemi per erigere un grattacielo imponente. Oppure pensate a un team di sviluppo software sparso in tutto il mondo, che lavora in perfetta armonia per lanciare la prossima app rivoluzionaria.
Cosa accomuna questi due scenari? Un efficace coordinamento del progetto.
Nello scenario odierno, i project manager si destreggiano tra più progetti simultaneamente (la maggior parte dei quali ha in corso almeno da due a cinque progetti contemporaneamente). Per questo motivo può essere difficile garantire un coordinamento perfetto dei progetti.
In questo articolo vi illustreremo ogni aspetto del coordinamento di un progetto, con consigli utili per migliorare il vostro approccio.
**Che cos'è il coordinamento del progetto?
Quasi 47% dei progetti non raggiungono gli obiettivi a causa di una scarsa gestione dei requisiti, di una comunicazione inadeguata e di aspettative non allineate, che sono fattori primari.
Con un migliore coordinamento, un project manager può aiutare i team a lavorare come una macchina ben oliata, organizzando i loro programmi, le attività quotidiane e altro ancora. I coordinatori o project manager coordinano i progetti per garantirne il corretto svolgimento.
Il coordinamento dei progetti ha molti aspetti, tra cui
- Organizzare e comunicare i dettagli del progetto alle parti interessate
- Assegnare i compiti ai diversi membri del team
- Monitorare lo stato di avanzamento del lavoro
- Documentare i flussi di lavoro chiave
- Monitoraggio del budget del progetto
- Identificare i potenziali colli di bottiglia e lavorare per eliminarli
- Rendere la comunicazione e il flusso di informazioni semplici e senza interruzioni
L'obiettivo finale del coordinamento del progetto è garantire che tutti siano sulla stessa pagina e facilitare le consegne nel rispetto del budget.
Differenza tra coordinamento e project management del progetto
È facile confondere il project coordination con il project management. Sebbene entrambi abbiano lo stesso obiettivo finale (il completamento positivo del progetto), c'è una differenza fondamentale nel contesto del ruolo del team e nel modo in cui il team intende raggiungerlo.
Un coordinamento efficace dei progetti riguarda
- Pianificare i risultati del progetto in tempo utile
- Apportare miglioramenti alle operazioni
- Programmare le riunioni e sincronizzare i risultati del team
- Gestire lo stato delle attività cardine, delle consegne e così via
- Monitoraggio di tutto ciò che riguarda un progetto, come ad esempio
- Utilizzare in modo ottimale le risorse del team
- Guidare la delega delle attività per i membri del team
- Monitoraggio del raggiungimento degli obiettivi e degli oggetti
- Assicurarsi che il lavoro venga completato in tempo
- Risolvere i problemi che si presentano durante il progetto
La distinzione più importante è che il coordinamento del progetto è parte integrante del project management, con un focus laser su attività specifiche per semplificare la comunicazione.
Il project management prevede il monitoraggio dell'intero progetto, dalla fase iniziale di pianificazione fino al completamento. A un buon project management spesso gestisce da solo l'intero progetto, mentre il coordinamento del progetto è terminato in collaborazione con l'intero team.
Un project manager può anche organizzare sessioni di pianificazione preliminare e firmare i lavori man mano che vengono completati.
Mentre i project manager possono coordinare alcuni aspetti del progetto, il ruolo di un coordinatore di progetto è più mirato. Un coordinatore di progetto si occupa esclusivamente dei processi quotidiani. Ciò include la gestione dei costi, la creazione di rapporti per le parti interessate e la reportistica per il project manager (in alcune istanze).
Altri punti critici da notare:
- A volte, il ruolo di un coordinatore di progetto può sovrapporsi a quello di un project manager
- I coordinatori di progetto possono assistere i project manager assumendo un lavoro più basato sul coordinamento
**Perché il coordinamento dei progetti è importante?
L'esito positivo di un progetto può essere determinato dall'efficacia del coordinamento e del project management. Il coordinamento del progetto mette insieme persone e processi e aiuta a raggiungere il traguardo in modo più rapido ed efficiente. Aiuta i coordinatori di progetto a:
- Facilitare la comunicazione e il flusso di dati tra team interni ed esterni
- Aiutare i team del progetto:
- Avere un dialogo aperto
- Brainstorming di idee
- Porre domande
- Sfruttare i punti di forza degli altri
- Mettetevi sulla stessa pagina e comprendete il obiettivi del progetto con maggiore chiarezza
- Rimanere organizzati e in anticipo sulla tabella di marcia
- Gestire attività, risorse e tempi del progetto per ridurre al minimo rischi e ritardi
- Semplificare i flussi di lavoro e migliorarli se necessario
- Aggiungere struttura e organizzazione all'esecuzione del progetto
- Migliorare la collaborazione e il lavoro di squadra tra persone con abilità, competenze ed esperienze diverse
- Gestire le aspettative degli stakeholder ed eliminare le incomprensioni
- Incorporare il feedback degli stakeholder sul momento
- Monitorare lo stato di avanzamento del progetto per assicurarsi che si svolga senza intoppi
Responsabilità chiave di un coordinatore di progetto
Le responsabilità di un coordinatore di progetto possono variare da azienda ad azienda e da progetto a progetto.
Tuttavia, alcune responsabilità rimangono comuni, come quelle elencate di seguito.
Definizione degli oggetti del progetto
I membri del team devono seguire gli stessi obiettivi per avere successo e funzionare senza intoppi. Una responsabilità chiave dei coordinatori di progetto è quella di stabilire obiettivi chiari e misurabili in base al budget del progetto.
Nel delineare i vostri obiettivi, seguite la struttura S.M.A.R.T (specifica, misurabile, realizzabile, realistica e limitata nel tempo) e consultatevi sempre con il team per rendere i vostri obiettivi più completi.
obiettivi chiari sono fondamentali per l'esito positivo del progetto
Considerate l'utilizzo di strumenti come ClickUp per garantire che gli obiettivi siano ben definiti e comunicati a tutto il team. In questo modo si riducono anche le possibilità di insinuazione dell'ambito e le incomprensioni.
Responsabilità individuali dello scope
Con un obiettivo unificato, i membri del team del progetto capiranno cosa ci si aspetta da loro nel corso del progetto ciclo di vita del project management . A questo punto, i coordinatori del progetto devono identificare chi è responsabile di cosa.
Questo aiuta a definire le aspettative fin dall'inizio e riduce le possibilità di confusione dovute a errori di comunicazione.
Un coordinatore di progetto effettua anche regolari follower con i membri del team per assicurarsi che comprendano il loro contributo e le loro responsabilità nel progetto.
Sviluppo di un piano di progetto completo
Un buon coordinatore di progetto crea un piano del progetto che comprende le attività quotidiane, i documenti essenziali, i rischi potenziali e le responsabilità chiave di tutti i membri del team coinvolti.
utilizzate ClickUp View per monitorare e gestire il vostro lavoro
È possibile suddividere il lavoro quotidiano in parti più piccole e gestibili, in modo da rendere le informazioni facilmente digeribili e tenere traccia dei risultati ottenuti.
I coordinatori di progetto sono anche responsabili dell'assegnazione di attività e risorse, della definizione di Sequenze e budget e dell'organizzazione di riunioni per il controllo regolare dei team di progetto. Devono anche creare i verbali delle riunioni e farli circolare per rafforzare le date di scadenza del progetto.
3 Competenze essenziali per il coordinamento dei progetti
Un project manager può leggere tutti i documenti di progetto libri di project management nel mondo, i project manager possono essere in possesso di certificazioni di project management, ma l'esperienza pratica è inestimabile. Le seguenti competenze possono contribuire a rendere il coordinamento una seconda natura per i project manager:
Abilità #1: Collaborazione per semplificare la comunicazione
Un coordinatore di progetto conosce l'importanza di una comunicazione chiara, sia essa digitale, verbale o scritta. Ma ciò che distingue i bravi coordinatori di progetto dai grandi (oltre al possesso della certificazione di project management) è l'importanza che viene data ai segnali non verbali e all'ascolto attivo.
I coordinatori di progetto efficaci sono maestri oratori che:
- Adattano il loro stile di comunicazione in base all'interlocutore in questione
- Articolano idee complesse in modo chiaro e conciso, senza lasciare spazio a fraintendimenti sugli oggetti del progetto
- Promuovono il lavoro di squadra e inculcano un atteggiamento positivo tra i membri del team
- Creare un ambiente di supporto e inclusivo in cui i membri del team si sentano ascoltati e valorizzati
- Migliorare la produttività, l'innovazione e la creatività all'interno del team del progetto
Abilità #2: Risoluzione di problemi e processi decisionali per un project management efficace
I coordinatori di progetto devono eccellere nella risoluzione dei problemi e nel processo decisionale. Una buona capacità di problem solving li aiuta a:
- Identificare le cause alla radice dei ritardi del progetto
- Raccogliere informazioni rilevanti
- Creare piani d'azione per le attività quotidiane
- Anticipare i potenziali ostacoli per il team
- Eseguire piani di emergenza per ridurre i rischi in modo proattivo
- Suddividere i problemi complessi in attività gestibili
- Adottare un approccio creativo per la risoluzione dei problemi
Che siate project manager o coordinatori di progetto, avere capacità decisionali stellari vi aiuterà:
- Soppesare i pro e i contro delle opzioni di project management
- Tenere conto della gestione del tempo, dei costi, delle attività amministrative, delle risorse, ecc.
- Mantenere un equilibrio tra atteggiamento positivo e pensiero analitico
- Realizzare un piano di progetto a 360 gradi con il consenso delle parti interessate e del team
Abilità #3: Capacità organizzative e gestione del tempo
Per gestire il tempo, è necessario concentrarsi su una chiara impostazione degli obiettivi, sull'allocazione delle risorse e sulla definizione delle priorità dello stato. Senza di essa, i project manager sarebbero sopraffatti dalle attività, con conseguenti inefficienze, scadenze non rispettate e, in ultima analisi, il fallimento del progetto.
Essere organizzati aiuta i project manager:
- Creare una pianificazione realisticaprogetti realistici e guidare una potenteanalisi dei processi* Tenere conto delle dipendenze
- Adattarsi e regolarsi secondo le necessità, in particolare di fronte al cambiamento delle priorità
Questo include anche l'uso di strumenti che rendono il coordinamento perfetto. Sia che vogliate monitorare più deliverable, snellire i processi, gestire la documentazione o assegnare le attività, l'utilizzo di strumenti per il project management semplifica la vita.
Consigli utili e best practice per il coordinamento dei progetti
Ora che avete una conoscenza di base del coordinamento dei progetti e del perché è fondamentale, passiamo alla parte migliore. Utilizzate questi consigli approvati dagli esperti consigli per il project management e tecniche quando si inizia un nuovo progetto:
Gestire le informazioni sul progetto in pochi clic
Per quanto piccolo o grande sia, un progetto non è privo di problemi minori e sfide . Uno strumento di automazione come il programma ClickUp project management può aiutare a gestire queste sfide in modo efficiente. Il project management personalizzato di ClickUp aiuta il project manager a monitorare tutti i processi e gli approcci relativi a più attività durante un progetto.
Si pensi, ad esempio, alla funzionalità/funzione Dipendenze, che aiuta a personalizzare le singole attività per ogni esigenza del team e a ogni livello.
utilizzate le dipendenze delle attività per pianificare in modo intelligente il carico di lavoro_
Per definire meglio le priorità del carico di lavoro del team e delle attività multiple, la funzionalità/funzione Priorità può aiutarvi a vedere il quadro generale per individuare ciò che è essenziale senza perdere di vista gli obiettivi a breve termine.
la definizione delle priorità è il fondamento per garantire il rispetto del budget e la puntualità dei lavori
Inoltre, potete fare dipendenza da Promemoria di ClickUp per ricordare istantaneamente tutti i dettagli dei vostri progetti. La funzione Promemoria funge da assistente per non dimenticare mai una riunione importante o un'attività.
Per una comunicazione rapida e senza interruzioni, è possibile utilizzare La funzionalità di chat di ClickUp che consente di visualizzare tutti i commenti in un unico luogo.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Chat-view-Attachment-3-1400x926.png La visualizzazione della chat memorizza tutti i vostri commenti in ClickUp /$$$img/
comunicare con fiducia in pochi clic con ClickUp Chat_
Per quanto riguarda il monitoraggio del tempo, utilizzate ClickUp project time tracking per implementare un efficace coordinamento del progetto dal piano al completamento.
il monitoraggio del tempo in ClickUp viene fornito con un'estensione per Chrome
Visualizzare il quadro generale del progetto con ClickUp Dashboard
Per garantire l'esito positivo di ogni progetto, il coordinatore deve visualizzare il progetto e il team in un'unica soluzione. Questo è possibile solo con funzionalità/funzioni quali Campi personalizzati di ClickUp e filtri che consentono la personalizzazione end-to-end.
In qualità di project manager, potete personalizzare i requisiti in base al vostro flusso di lavoro. Ad istanza, può essere utile un elenco personalizzato a discesa. Oppure aggiungere le informazioni di contatto del client o monitorare i punti di scrum. ClickUp rende possibile tutto questo e molto di più!
allineate lo stato del progetto agli obiettivi con campi personalizzati
I campi personalizzati e i filtri della dashboard di ClickUp consentono ai coordinatori di progetto di aggiungere flussi di lavoro personalizzati per i loro spazi e progetti, rendendo facile il monitoraggio del team.
Fare un piano per il coordinamento
Il piano di coordinamento del progetto deve seguire un processo definito. Prima di creare il piano per il coordinamento del progetto, create una lista di controllo degli elementi essenziali usando ClickUp Blocco note :
Ricordate di includere questi elementi nella vostra Programma di coordinamento del progetto:
- Creazione di reportistica per le parti interessate
- Condurre standUp mattutini per assicurarsi che tutti stiano dando la giusta priorità al lavoro e siano informati sulle attività del giorno
- Organizzare e personalizzare i flussi di lavoro all'interno del software di project management preferito
- Tenere sotto controllo l'ambito del progetto per ridurre le possibilità di un'estensione eccessiva del progetto, che potrebbe causare insoddisfazione da parte dei clienti e un aumento del budget
Monitorare il morale del team, non solo il tempo
Il coordinamento del progetto ha molto da fare con la gestione del personale (ovvero del team). È qui che l'affinamento delle soft skills si rivela utile. Aiuta a incoraggiare e mantenere una mentalità produttiva, a dimostrare empatia e a capire perché c'è confusione.
Una strategia che funziona bene è quella di essere disponibili a rispondere alle query. Utilizzate il ClickUp Assegnazione di commenti per dare al team visibilità a chi sta lavorando su cosa da un hub centralizzato.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Assign-Comments\_Task\_2021.gif Convertire i commenti in attività di ClickUp o assegnarli al team /$$$img/
informare tutti su cosa sta accadendo con l'attività e su chi sta lavorando a cosa_
Utilizzare strumenti di IA per il coordinamento dei progetti per velocizzare il piano
Creare un piano di progetto dettagliato richiede tempo e risorse, soprattutto se si fa tutto manualmente. L'utilizzo di un assistente di scrittura dotato di IA come ClickUp AI è un'idea intelligente, in particolare se si è impegnati in attività multi-tasking per raggiungere l'esito positivo.
Ad esempio, ecco come creare un brief per il project management in pochi secondi:
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/AI-Tools\\_PMO-Project-Brief.gif Utilizzo di ClickUp AI per scrivere un brief di progetto /$$$img/
scrivere un brief dettagliato con un semplice clic
Lo strumento dispone di un modello di Project Manager per aiutarvi a creare piani, ricevere aggiornamenti e altro ancora. È possibile utilizzare la funzione Riepilogare/riassumere per catturare rapidamente la voce dei partecipanti e le idee generali.
la funzionalità/funzione ClickUp Summarize è eccellente per riepilogare/riassumere al volo le note delle riunioni
Software di project management per semplificare i progetti stratificati Software per il project management è il più grande alleato dei coordinatori di progetti. Con uno strumento come ClickUp, è possibile usare
modelli per il project management per coprire le aree critiche come le pianificazioni, le sequenze e le carte del progetto, programmazione ecc.
Il sistema mette a punto il piano per voi, monitora con precisione il vostro budget e vi aiuta a programmare le riunioni in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo. Inoltre, semplifica la decisione di ciò che è vitale con flussi di lavoro personalizzati per tutto il team.
Gestite le attività quotidiane e coordinate i progetti come un professionista, grazie a ClickUp come tuo fidato assistente. Iscriviti oggi stesso!