Vi siete mai chiesti come si svolge una giornata nella vita di un responsabile degli acquisti? È un ruolo che può sembrare misterioso e confuso se non lo si vive in prima persona, ma oggi vi sveliamo com'è e cosa comporta la vita di un responsabile degli acquisti.
In questa guida approfondita spiegheremo cos'è un responsabile degli acquisti, cosa comporta la sua attività quotidiana, le sue competenze e le sue tecniche e come si può costruire una carriera di esito positivo nel settore degli acquisti. 💼
Che cos'è un manager degli acquisti?
Il ruolo di un responsabile degli approvvigionamenti è quello di supervisionare la gestione della catena di approvvigionamento e il modo in cui l'azienda acquista (o procura) materiali, servizi o forniture. Il suo lavoro consiste nel trovare i fornitori giusti, negoziare i costi dei contratti o degli ordini di acquisto e procurarsi i migliori servizi o materiali al miglior valore.
Anche se in questo articolo parleremo di responsabili degli acquisti, è possibile che il ruolo venga descritto anche come responsabile degli acquisti o specialista degli acquisti. Il titolo specifico dipenderà dalle politiche aziendali, ma il ruolo è lo stesso: approvvigionare in modo efficiente l'organizzazione.
La giornata tipica di un responsabile degli acquisti
Entriamo subito nel merito di ciò che un responsabile degli acquisti fa giorno per giorno. Queste attività sono spesso menzionate nelle descrizioni delle mansioni, ma solo in modo vago; ecco quindi un'analisi più approfondita di ciò che comporta, in modo che possiate decidere se è il ruolo giusto per voi.
Lavorare sui contratti di acquisto
Gran parte del ruolo di un responsabile degli approvvigionamenti consiste nel procurare grandi affari per l'azienda. Ciò include il lavoro sui contratti d'acquisto: contratti in cui si accetta di acquistare una certa quantità di prodotti o servizi in cambio di uno sconto. 🤝
La gestione dei contratti e dei contratti d'acquisto richiede tempo, il che significa che molti manager dedicano una parte della giornata alla negoziazione, alla revisione dei contratti e alla finalizzazione degli accordi, ma queste attività possono essere terminate su base settimanale o mensile.
Una volta concordati, questi accordi garantiscono uno sconto sui servizi o sulle forniture nel tempo, rendendo più facile per tutti la previsione dei costi e il mantenimento dei bilanci.
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Contratto commerciale e di acquisto ClickUp
per costruire il proprio contratto da zero
Garantire la conformità
In qualità di manager degli acquisti è necessaria una buona comprensione dei processi e delle procedure per assicurarsi di essere conformi. Parte del ruolo prevede la creazione e il rispetto di politiche e procedure di approvvigionamento, la gestione dei rischi e l'esecuzione di audit per garantire la conformità. ⚖️
Attenersi alle proprie politiche interne di approvvigionamento è essenziale, perché da fare altrimenti ci si espone a contestazioni da parte di potenziali fornitori o ad accuse di favoritismi o corruzione. Oltre a mantenere le vostre politiche, dovete verificare che i vostri fornitori abbiano politiche adeguate, soprattutto se siete beneficiari di finanziamenti o sovvenzioni governative che vi impongono di farlo.
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per il piano e la gestione della conformità, compresa la valutazione dei requisiti, la misurazione dello stato di avanzamento e l'azione correttiva
Valutazione dei fornitori
Prima di firmare un contratto di acquisto con un fornitore, è necessario trovare quello giusto. Il ruolo di uno specialista degli acquisti comprende l'esplorazione di potenziali fornitori, la creazione di un elenco e la valutazione di quelli più adatti.
A meno che non si tratti di un'organizzazione di piccole dimensioni, questa attività coinvolgerà altri membri del team e potrebbe dover essere portata a livello di consiglio di amministrazione per una decisione finale. Il team acquisti lavorerà insieme per trovare i fornitori, verificare le credenziali, ottenere preventivi con i fornitori modelli di richiesta di preventivo e utilizzare un quadro di riferimento o un metodo di valutazione per metterli a confronto tra loro o con l'intera catena di fornitura.
Tenere traccia di tutti i venditori e i fornitori attuali e potenziali utilizzando il modello
Modello di elenco fornitori ClickUp
Gestione e coordinamento del personale
Se ricoprite il ruolo di responsabile degli acquisti o degli approvvigionamenti, spesso vi troverete al fianco di un team del supporto che vi aiuterà a ottenere le migliori condizioni per la vostra organizzazione. Il ruolo di un manager consiste nel coordinare il personale e metterlo in condizione di lavorare al meglio. 🎉
In un'organizzazione più grande, potreste gestire un intervallo di ruoli di supporto e di responsabili degli acquisti. A seconda della struttura del team, il suo ruolo può essere quello di assegnare attività, supervisionare la formazione, offrire assistenza e fungere da leader per guidare il team verso l'esito positivo.
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Modello di elenco dello staff di ClickUp
Mantenere i dati aggiornati
Il mondo degli acquisti e degli approvvigionamenti comporta una grande quantità di dati. C'è di tutto, dal vostro
per conoscere l'esatto prezzo unitario di ogni materiale o fornitura che si possa desiderare di acquistare. 📝
Se lavorate da soli o all'interno di un piccolo team, una parte delle vostre attività quotidiane consisterà nel mantenere questi dati e assicurarvi che siano aggiornati e accurati. In un team più grande, questo ruolo può essere svolto da un responsabile degli acquisti o da un assistente.
Competenze chiave per un Success Manager degli Approvvigionamenti
Ora che conosciamo alcune delle attività quotidiane o settimanali di un manager degli acquisti, diamo un'occhiata più da vicino alle competenze e alle conoscenze necessarie per avere un esito positivo.
Capacità di negoziazione
Gli eccellenti professionisti degli acquisti sono brillanti negoziatori. È un'abilità su cui farete ripetutamente affidamento per ottenere sconti favorevoli e concludere accordi di acquisto con i fornitori più richiesti.
Se al momento questa non è una delle vostre aree di forza, seguite un corso in abilità di negoziazione oppure cercate di fare un'esperienza di lavoro in un ambiente che utilizza molto queste capacità, come quello commerciale. Per farcela nel settore degli acquisti è necessario essere in grado di articolare il proprio punto di vista, negoziare e ottenere un accordo migliore di quello che si può trovare altrove, quindi questo dovrebbe essere in cima al vostro elenco di competenze. 💡
Capacità analitiche
I responsabili degli acquisti prendono molte decisioni, il che significa che dovete saper analizzare i dati per prendere la decisione più informata possibile in quel momento.
I responsabili degli acquisti sanno come interpretare i dati, Da fare e come usarli per informare le loro scelte. Sono in grado di utilizzare i dati in loro possesso, di sapere dove chiedere informazioni che non hanno e di combinare tutte le loro conoscenze per scegliere il fornitore giusto. ✅
Capacità di gestione delle relazioni con i fornitori
Potrebbe sembrare che il procurement sia tutto una questione di dati e di forniture, ma in realtà implica molte capacità di gestione delle relazioni e di comunicazione. Se non riuscite a costruire connessioni forti, difficilmente riuscirete a creare partnership a lungo termine con altri.
Gli aspiranti manager degli approvvigionamenti devono concentrarsi sulla comunicazione, sull'ascolto e sulle capacità umane se vogliono avere un esito positivo nel settore. Dovete saper conoscere le persone, capire i loro desideri e le loro esigenze ed essere in grado di comunicare efficacemente in tutti i punti del processo di approvvigionamento. 💬
Capacità di controllo dell'inventario
Non è possibile sapere di cosa si ha bisogno per fare un ordine se non si è sicuri dei livelli delle scorte. Per questo motivo, una forte capacità di controllo dell'inventario è un requisito indispensabile nel settore degli approvvigionamenti.
I bravi responsabili degli approvvigionamenti sanno come sono le scorte e i livelli di magazzino in ogni momento. Pensano in anticipo, ordinano con una quantità sufficiente di prodotti lead Time di mantenere le forniture e di adattarsi a eventuali cambiamenti in caso di nuovi progetti o contratti. 📋
Conoscenza ERP
Per fortuna, non ci si aspetta che sappiate a memoria se state esaurendo una certa fornitura o se avete bisogno di aumentarla in un'area specifica. Per questo esistono strumenti di gestione del piano Enterprise (ERP).
Quante e quali risorse dovete gestire dipende dal vostro ruolo all'interno del team di approvvigionamento. Di base, dovreste sapere come gestire l'inventario e programmare la disponibilità del vostro team, ma potreste dover gestire anche i budget o gli appaltatori. 📊
Comprensione economica
Sebbene siate concentrati sulla sicurezza delle forniture e dei contratti per la vostra azienda, non potete ignorare il quadro economico più ampio.
I responsabili degli acquisti devono conoscere a fondo i dettagli finanziari e i piani di crescita della loro azienda, ma anche essere consapevoli di ciò che accade nel mondo circostante. Fattori come la recessione, i problemi politici e le sfide della catena di approvvigionamento possono influenzare la facilità di approvvigionamento e il costo, quindi vale la pena prestare molta attenzione al quadro economico generale. 🌍
Capacità di gestione del rischio
Idealmente, i vostri fornitori possono soddisfare le vostre esigenze, voi potete evadere gli ordini dei clienti in tempo e i vostri progetti si svolgono senza problemi. Ma non è sempre così: per questo i responsabili degli acquisti devono essere abili nella gestione dei rischi e nell'identificare gli ostacoli prima che diventino un problema.
I migliori responsabili degli acquisti sanno come calcolare i rischi, monitorare i cambiamenti e anticipare i piccoli problemi prima che diventino più grandi. La gestione del rischio è una parte intrinseca del vostro lavoro quotidiano, piuttosto che un aspetto da considerare quando le cose vanno male. ❌
Strumenti e tecniche utilizzati dai responsabili degli approvvigionamenti
Il processo di approvvigionamento è lungo e dettagliato e la gestione di tante aspettative, budget, scadenze e requisiti può risultare a volte stressante. Ma non è qualcosa che dovete affrontare da soli. Esistono numerosi strumenti e tecniche di approvvigionamento che possono accelerare i processi, semplificare le attività e introdurre modi più semplici per gestire il flusso di lavoro dall'inizio alla fine.
Ecco alcuni dei più popolari strumenti software per la gestione degli acquisti e tecniche che i responsabili degli acquisti utilizzano per lavorare in modo più efficace. 🤖
Quadri di gestione degli acquisti
Svolgere un lungo processo di approvvigionamento per ogni singolo progetto o necessità di fornitura non è realistico e sottrae tempo ad altre preziose attività. Un modo per ovviare a questo problema è l'impostazione o l'adesione a un quadro di gestione degli acquisti esistente.
Questi framework rappresentano un percorso pronto per l'accesso a fornitori e servizi di qualità, senza dover ricorrere a una gara d'appalto o a un processo di approvvigionamento completo. Affinché questi framework abbiano senso per tutti i soggetti coinvolti, è necessario disporre di elevati volumi di ordini o di quantità, per cui sono tipicamente utilizzati da grandi organizzazioni e agenzie governative.
Strumenti di project management
Anche se i gestori del team non sono direttamente responsabili della gestione dei progetti, una solida conoscenza del project management e l'utilizzo degli strumenti del loro team possono dare loro un vantaggio e facilitare il processo.
Cercate, impostate o ordinate gli stati delle attività di ClickUp nella vista Elenco per visualizzare il lavoro in corso (WIP)
Strumenti come
semplificare il project management e rendere tutto più accessibile all'intera organizzazione. Con
ClickUp la gerarchia dei progetti
il sistema ClickUp consente di vedere rapidamente lo stato di avanzamento di un progetto, di identificare gli ostacoli, di comunicare con i project management in merito alle loro esigenze di approvvigionamento e di creare un sistema interno che aiuti tutti a essere più organizzati quando si tratta di approvvigionamenti.
A differenza di molti strumenti generici di project management, ClickUp ha funzionalità/funzione dedicate che lo rendono facilmente adattabile alla gestione degli acquisti. Ad esempio, la funzione
Modello di approvvigionamento di ClickUp
consente di gestire l'intero processo dall'inizio alla fine, con tutti i progetti, le attività e le informazioni in un'unica posizione.
Strumenti per il coinvolgimento dei fornitori
Gran parte del vostro lavoro quotidiano consiste nel parlare con i fornitori e mantenere una buona relazione con loro. I giusti strumenti di coinvolgimento e strumenti software di gestione dei fornitori possono fare un'enorme differenza, trasformando un'attività che può richiedere molto tempo in un processo molto più rapido.
I thread dei commenti mantengono le conversazioni organizzate all'interno di un'attività, in modo che gli utenti non debbano scorrere tutti i commenti
ClickUp semplifica il processo di coinvolgimento dei fornitori tenendo tutto in un unico posto. Non solo potete comunicare con i membri del team attraverso attività, commenti e modifiche in tempo reale, ma potete anche gestire email esterne, il tutto senza lasciare la vostra piattaforma di project management.
Trovate le informazioni di cui avete bisogno utilizzando uno dei numerosi
e quindi controllare i vostri fornitori in modo più efficiente.
Strumenti di gestione del rischio
La gestione dei rischi è parte integrante del ruolo di un responsabile degli acquisti. Dal verificare che i vostri fornitori siano in grado di tenere il passo con le vostre
alla gestione del budget per poter pagare i fornitori in tempo, ci sono molte possibilità che le cose vadano storte.
Semplificate l'intero processo utilizzando strumenti e funzionalità per creare il vostro sistema di gestione del rischio. Utilizzate il
Modello di registro dei rischi per la gestione dei rischi di ClickUp
per iniziare a costruire un database interno che faciliti l'identificazione, la mitigazione e la riflessione sui rischi
strumento di mappatura dei processi
per creare un flusso di lavoro per la gestione del rischio.
Abbinate questo strumento a ClickUp
e funzionalità di project management per tenere tutto il lavoro quotidiano in un unico posto.
Strumenti di pianificazione delle risorse aziendali
È quasi impossibile gestire efficacemente gli acquisti se non si conosce l'aspetto dell'inventario, il confronto tra le scorte e i dati del sistema POS, il numero di membri del team disponibili e i vincoli di budget con cui si lavora. È per questo che la pianificazione delle risorse aziendali e i sistemi di software di logistica è così vantaggioso.
I migliori responsabili degli acquisti capiscono come Strumenti software ERP lavoro e come utilizzarli a proprio vantaggio. Gli strumenti ERP coprono ogni aspetto, dalla programmazione dei dipendenti all'acquisto dell'inventario, e le aree di cui si è responsabili dipendono dalla dimensione dell'organizzazione.
Personalizzate il vostro flusso di lavoro, visualizzate tutti i dettagli del progetto con i membri del team assegnati in un'unica piattaforma e condividete le risorse con il Project Management di ClickUp
Incoraggiate la vostra organizzazione a iniziare a utilizzare uno strumento come ClickUp per semplificare la gestione dei progetti
in modo da poter controllare non solo i materiali e le forniture, ma anche la disponibilità dei membri del team.
Con tutti i vostri
la pianificazione e la gestione delle risorse avvengono in un unico sistema, è più facile controllare rapidamente di avere tutto ciò che serve o prendere decisioni in base a ciò che servirà in futuro.
Lezioni chiave e suggerimenti da parte di professionisti esperti di approvvigionamento
Essere un professionista degli acquisti di esito positivo non significa solo analizzare dati e negoziare accordi con potenziali fornitori. Se volete sfondare nel settore, considerate i consigli di esperti che hanno già fatto carriera in questo spazio.
Frequentate gli eventi del settore
Dedicarsi alla conoscenza della propria organizzazione è utile, ma è anche utile passare fuori dall'ufficio e immergersi nel settore in generale.
La partecipazione a eventi di settore presenta molteplici vantaggi. Avete l'opportunità di riunirvi con altre persone nella vostra stessa posizione o più avanti nella carriera e di imparare da loro. Potete incontrare potenziali contatti, fornitori o persino reclutatori per un ruolo futuro. Potete partecipare a seminari e workshop per rinfrescare le vostre competenze o apprenderne di nuove.
Frequentare gli eventi del settore è un must se si vuole fare qualcosa di più che essere semplicemente bravi nel proprio lavoro. 💻
Accrescere la vostra rete di contatti
Una delle competenze chiave di cui avrete bisogno come professionisti del procurement è la capacità di comunicare bene. Un ottimo modo per esercitarla è il networking e la crescita della vostra comunità personale.
Iniziate a costruirvi una presenza su una piattaforma come LinkedIn e fate crescere il vostro elenco di follower diventando un leader di pensiero o un membro di supporto della comunità. Mettetevi in connessione con potenziali fornitori o stakeholder, sia digitalmente che di persona, utilizzando i meetup e gli eventi di settore come ponte perfetto per costruire relazioni solide e durature. 📣
Cercare un mentore
Un altro modo per beneficiare dell'esperienza e della competenza degli altri è trovare un mentore. Ci sono molte persone che hanno già aperto la strada nel settore degli acquisti e sono felici di aiutare anche gli altri ad avere successo.
Chiedete prima all'interno della vostra organizzazione per vedere se c'è una persona che hanno in mente, oppure rivolgetevi alla vostra rete. Se non c'è nessuno all'interno della vostra rete, provate ad ampliarla o a contattare le persone che ammirate per chiedere se offrono questa possibilità. 🏆
Iniziare o proseguire la carriera di manager degli acquisti
Essere un manager degli acquisti implica abilità e competenza, ma anche sapere quando delegare attività o processi a strumenti e software. La scelta del software giusto può aiutarvi a snellire i flussi di lavoro, ad automatizzare attività semplici e a ottenere un quadro più chiaro per prendere decisioni più strategiche.
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