In un mondo ideale, tutti i tuoi progetti si svolgerebbero esattamente secondo i piani, ma nella realtà anche i progetti meglio pianificati a volte richiedono delle modifiche. In qualità di project manager, il tuo compito è quello di gestire qualsiasi richiesta di modifica in modo che il tuo team possa continuare a lavorare senza intoppi per raggiungere gli obiettivi del progetto. 🎯
Tenendo presente questo, vediamo perché è così importante tenere sotto controllo il processo di gestione delle modifiche. Impareremo anche come creare e gestire i moduli di richiesta di modifica per garantire l’esito positivo del progetto, nei tempi e nei limiti di budget previsti.
Che cos'è una richiesta di modifica?
Una richiesta di modifica è una proposta di modifica di un sistema, un prodotto o, come vedremo oggi, un piano di progetto già in atto. Di solito viene avviata dagli stakeholder del progetto, ad esempio un client o un membro del team.
La modifica può riguardare qualsiasi aspetto del progetto, da cambiamenti importanti come una variazione dei risultati concordati o dei processi aziendali coinvolti, ad adeguamenti minori come il programma stesso del progetto.
Una richiesta di modifica è spesso necessaria quando le esigenze di un client cambiano a causa di cambiamenti interni o esterni che influenzano l'attività aziendale, le risorse non sono più disponibili o le fasi di un progetto richiedono più tempo del previsto. 🐌
L'importanza delle richieste di modifica nel project management
Mentre le piccole modifiche possono spesso essere apportate con estrema facilità, quelle di ampia portata che influiscono sull'ambito del progetto sono tutta un'altra questione. Se non vengono gestite con attenzione, e talvolta anche se lo sono, le richieste di modifica di un progetto possono causare gravi interruzioni. 🚧
A seconda della portata della modifica, è possibile che:
- Richiedere risorse aggiuntive sotto forma di personale o attrezzature, che possono avere un effetto a catena sulla disponibilità di tali risorse per altri progetti.
- Aggiungete una somma consistente al piano di budget, che dovrete giustificare ai clienti o alla direzione esecutiva.
- Spostare le sequenze ben oltre la data di scadenza originaria, il che potrebbe influire sul lancio del progetto o su altri progetti a cui sono destinate le risorse.
- Avviare un modello di continua espansione dell'ambito, che può presto sfuggire di mano
- Influisci sul flusso di lavoro e sul morale del tuo team del progetto, soprattutto se la modifica non è stata comunicata in modo adeguato.
Questi sono solo alcuni dei motivi per cui è così importante disporre di una procedura formale per gestire e monitorare le richieste di modifica.
Vantaggi dei processi formali di richiesta di modifica
Un processo di richiesta di modifica documenta formalmente le richieste di modifica e garantisce che venga seguita ogni volta la procedura corretta. Rende più facile valutare il potenziale impatto della modifica sui risultati del progetto, nonché sulle risorse, sul budget e sulle tempistiche.
A quel punto potrai decidere se approvare o meno la richiesta di modifica. Se invece l'approvazione spetta a qualcun altro, questo strumento fornirà a tale persona tutte le informazioni necessarie e ti aiuterà al monitoraggio del processo di approvazione. ✅
Ma non finisce qui. Una volta che è il momento di implementare una modifica approvata, i moduli di richiesta di modifica forniscono le informazioni necessarie per adeguare il piano di project management del progetto.
Infine, ma non meno importante, un buon processo di richiesta di modifica tiene informati tutti gli stakeholder, in modo che tutti comprendano in cosa consiste la modifica, perché viene apportata e in che modo li riguarderà.
Esempi di richieste di modifica
I project manager devono gestire diversi tipi di richieste di modifica. Le modifiche proposte possono includere:
- Modifiche ai risultati finali originali o all'ambito del progetto per stare al passo con i cambiamenti del mercato, la disponibilità dei prodotti o richiedere risorse aggiuntive.
- Miglioramenti o aggiornamenti per ottimizzare l'esperienza dell'utente man mano che diventano disponibili nuove tecnologie
- Sistemi o elementi di progettazione rielaborati man mano che il marchio o l'offerta di prodotti di un'azienda si evolve
- Miglioramenti che semplificano i processi interni e consentono di risparmiare tempo o denaro
- Correzioni di errori o guasti del sistema che sono stati scoperti
- Misure preventive per ridurre l'impatto dei rischi che sono stati identificati in una fase avanzata del processo
- Adeguamenti ai sistemi per allinearsi alle migliori pratiche più recenti dell'Information Technology Infrastructure Library (ITIL)
Come creare una richiesta di modifica
Quando si tratta di creare una richiesta di modifica, ci sono due passaggi principali: il brainstorming e l'invio della richiesta di modifica. Diamo un'occhiata a ciascuno di essi.
1. Rifletti sull'ambito della modifica
Inizia facendo un brainstorming su tutto ciò che devi considerare riguardo alla nuova funzionalità/funzione e alla portata della modifica. Quando fai prima un brainstorming, avrai tutti i dettagli necessari per inviare una richiesta di modifica completa. 🤔
Utilizza questo tempo di preparazione per assicurarti di avere ben chiaro cosa sia esattamente la nuova funzionalità/funzione e come funzioni. Quindi entra nel dettaglio del valore che aggiungerà e di quanto sia importante.
Per massimizzare le possibilità che la tua richiesta di modifica venga approvata, può essere utile mettersi nei panni di chi deve approvarla durante questo passaggio. Pensa a cosa potrebbe motivarlo ad accettare la tua proposta. Ad esempio, questa modifica migliorerà le funzioni, attirerà nuovi clienti, semplificherà i processi interni o consentirà di risparmiare o guadagnare denaro?
Crea una panoramica del processo di implementazione e dei tempi della modifica, nonché delle risorse aggiuntive necessarie e dei costi che tale modifica comporterà. Inoltre, valuta in che modo potrebbe influire su altri elementi del tuo sito web.
Potrebbe essere necessario consultare colleghi con competenze specifiche, ad esempio il reparto IT, per ottenere informazioni più dettagliate al riguardo.
Strumenti utili per il passaggio di brainstorming
Puoi fare brainstorming alla vecchia maniera con carta e penna o lavorare elettronicamente su un documento Word. Oppure puoi risparmiare un sacco di tempo e lavoro richiesto e usare ClickUp.
Questa piattaforma online per il project management e la produttività offre diversi strumenti utili per questo passaggio:
- Documenti: ClickUp Docs offre uno spazio in cui raccogliere le tue idee e organizzarle in una struttura logica.
- Lavagne online: se pensi meglio con strumenti visivi, prova una lavagna online ClickUp per generare idee e stabilire connessioni in modo da poter vedere il quadro generale.
- Collaborazione: ClickUp semplifica la collaborazione con i colleghi. È possibile lavorare insieme sui documenti in tempo reale, anche se non ci si trova nella stessa stanza (o nello stesso Paese). Tagga i tuoi colleghi in modo che possano aggiungere i loro commenti quando si connettono in un secondo momento.
- Attività: per risparmiare ancora più tempo, ClickUp consente di prendere il testo da uno qualsiasi di questi strumenti, trasformarlo direttamente in un'attività di ClickUp tracciabile e assegnarlo a un membro del team.
- Connessione: tutti i tuoi documenti, lavagne online e attività sono collegati al tuo progetto, così potrai sempre ritrovarli.
2. Crea e invia il modulo di richiesta di modifica
Ora sei pronto per creare la tua richiesta di modifica effettiva. 📝
Utilizza tutte le informazioni raccolte per compilare un modulo di richiesta di modifica formale. Probabilmente dovrai fornire informazioni come queste:
- Nome del progetto
- Posizione del progetto
- Nomi dei membri del team (includere ruoli come project manager, appaltatore o ingegnere)
- Una descrizione completa della modifica richiesta (includere tutte le funzionalità/funzioni coinvolte)
- Motivi della modifica dell'ambito, fornendo dettagli sufficienti per incoraggiare il responsabile dell'approvazione della richiesta a dare il proprio consenso.
- Livello di priorità della modifica (quanto ritenete che la modifica sia urgente e importante o se sarebbe semplicemente utile averla)
- Impatto sull'ambito di lavoro e su come influirà sul progetto in generale
- Il costo della modifica e il suo impatto sul budget del progetto
- Impatto sulla sequenza del progetto, ad esempio se influirà su eventuali dipendenze e/o sulla data di completamento del progetto.
- Impatto sulle risorse del progetto, ad esempio se sono necessarie risorse aggiuntive e dettagli su ciò che sarà effettivamente necessario.
- Impatto sui membri del team che sono parti interessate nel progetto
- Eventuali altri impatti o informazioni importanti
Quando sei pronto, invia la tua richiesta di modifica.
Strumenti utili per creare e inviare la tua richiesta di modifica
Ancora una volta, ClickUp può aiutarti in questo, con due modi per creare una richiesta di modifica:
- Generatore di richieste di modifica: il generatore di richieste di modifica dei progetti ClickUp utilizza funzionalità IA avanzate per aiutarti a generare e gestire le richieste di modifica. I modelli predefiniti e i campi personalizzabili ti consentono di acquisire tutte le informazioni necessarie.
- Modello di richiesta di modifica: in alternativa, puoi andare direttamente al modello di richiesta di modifica ClickUp e aggiungerlo alla tua area di lavoro. Questo modulo di richiesta di modifica già pronto è gratis e facile da usare. Basta compilarlo e inviarlo.
Quando una richiesta di modifica viene inviata sulla piattaforma ClickUp utilizzando uno di questi metodi, la richiesta viene aggiunta al tuo spazio di lavoro e archiviata in base al progetto che hai specificato. Ogni sezione del modulo di richiesta di modifica crea un campo personalizzato contenente le informazioni rilevanti, in modo da poter sempre visualizzare i dettagli della richiesta. 🔎
3 consigli per creare una richiesta di modifica
Ora che hai acquisito le nozioni di base, vediamo alcuni modi per portare il tuo processo di richiesta di modifica a un livello superiore.
1. Scrivete come dei professionisti
L'assistente di scrittura IA di ClickUp ti aiuta a scrivere in modo più chiaro e conciso, quindi utilizzalo per perfezionare il contenuto dell'invio.
2. Personalizza e condividi il modulo di richiesta di modifica
Il modello di richiesta di modifica ClickUp è completamente personalizzabile. 🪄
È possibile effettuare la modifica dei campi, rimuoverli dal modulo se non servono o aggiungere campi extra che si desidera visualizzare. Ad esempio, si potrebbero voler includere campi relativi al reparto, al ruolo o al numero di telefono del richiedente.
Una volta che sei soddisfatto del modulo, puoi effettuare la condivisione con il tuo team o caricarlo sul tuo sito web affinché chiunque possa accedervi.
3. Ottimizza continuamente il tuo processo
Ogni volta che completi una richiesta di modifica, cerca dei modi per migliorare ulteriormente il processo. Il tuo obiettivo è quello di creare un formato e un processo standard che tu e il tuo team possiate seguire ogni volta che state valutando di apportare una modifica.
Come gestire le richieste di modifica
Tenere sotto controllo i moduli di richiesta di modifica richiede un certo lavoro richiesto e, se si ha a che fare con più richieste di modifica, può diventare un compito arduo. 👀
Potresti provare a gestirli utilizzando un documento Word o Excel. Tuttavia, se il tuo progetto o la modifica proposta sono significativi, i metodi manuali diventano presto impraticabili.
Fortunatamente, i software di project management e gli strumenti di automazione dei processi semplificano ogni aspetto del processo di richiesta di modifica, indipendentemente dalle dimensioni del progetto.
Ancora una volta ClickUp si rivela utile in questo caso, offrendoti una visione chiara di tutte le tue richieste di modifica. Ti aiuta anche a tenere traccia dello stato di ciascuna di esse nel processo e a comunicarlo al tuo team.
Una scelta di formati di visualizzazione
Con ClickUp, puoi visualizzare e gestire tutte le richieste di modifica inviate da te o dal tuo team. Puoi persino scegliere il formato in cui visualizzarle.
Ad esempio:
- La vista Modulo di richiesta di modifica consente di inviare nuove richieste.
- La vista Elenco richieste mostra tutte le richieste di modifica in corso, ordinate per progetto.
- La vista Bacheca ti mostra in tempo reale lo stato di avanzamento di ogni richiesta, ordinate per stato.
- La vista Tabella richieste mostra tutte le richieste di modifica in base alla priorità e consente di accedere a informazioni dettagliate sulle richieste.
- La vista Posizione del progetto indica le posizioni del progetto di ciascuna richiesta 🌎
Stati per il monitoraggio dello stato di avanzamento
Una volta inviata la richiesta di modifica, è importante tenerne traccia mentre attraversa le varie fasi del processo di approvazione. Puoi farlo aggiornando il suo stato nel formato di visualizzazione che preferisci.
Le opzioni di stato in ClickUp includono:
- Nuova richiesta
- Revisore assegnato
- Revisione continua
- Rifiutato
- Per l'implementazione
- Implementato
È anche possibile creare stati personalizzati in base al proprio processo.
Quando una richiesta di modifica viene finalmente approvata, è sufficiente utilizzare le informazioni già presenti nel sistema per creare attività di ClickUp per l'implementazione. Quindi effettuare il monitoraggio dello stato delle attività fino al completamento.
Comunicazione chiara
ClickUp semplifica la comunicazione relativa al progetto, eliminando le email e altri documenti facilmente smarribili, in modo che il tuo team possa rimanere sempre allineato.
Le opzioni di visualizzazione e stato di cui abbiamo parlato sopra consentono al tuo team e agli altri stakeholder di rimanere aggiornati sulle richieste di modifica a colpo d'occhio. Puoi anche impostare notifiche automatiche che si attivano quando lo stato cambia.
E con i ruoli e le autorizzazioni utente, puoi scegliere chi può vedere cosa. Ad esempio, puoi dare ai membri del tuo team l'accesso a tutte le richieste di modifica su cui stai lavorando, mentre i clienti hanno accesso solo ai progetti in cui sono coinvolti.
Cos'altro può fare ClickUp?
Le funzionalità di ClickUp non finiscono qui. Essendo uno strumento di produttività e project management di prim'ordine, semplifica ogni aspetto della tua attività, facendoti risparmiare energia, tempo e denaro. 💸
Ad esempio:
- Imposta gli obiettivi ClickUp e utilizzali per sviluppare la tua strategia e il tuo piano di progetto, quindi monitora il tuo stato rispetto a essi.
- Sfrutta l'ampia libreria di modelli per definire l'ambito del tuo progetto, preparare un piano per la comunicazione o il budget, oppure aggiornare gli stakeholder sullo stato del progetto.
- Utilizza l'assistente di scrittura IA di ClickUp per redigere e gestire le tue proposte o creare contenuti mirati per i social media.
- Automatizza tutti i tuoi progetti con modelli di project management che ti aiutano a pianificare, stabilire le priorità, implementare e effettuare il monitoraggio dello stato dei progetti.
- Chattare con il tuo team in tempo reale o in modo asincrono, indipendentemente da dove si trovino.
- Tieni sotto controllo tutti i tuoi progetti e le tue attività con la dashboard personalizzabile di ClickUp.
- Collega ClickUp ad altri elementi del tuo stack tecnologico con un'ampia gamma di integrazioni, tra cui Asana, Google Drive, Slack, Teams, HubSpot o Microsoft Outlook.
Semplifica le richieste di modifica con gli strumenti giusti
Le richieste di modifica sono proposte volte a modificare un piano di progetto, un prodotto o un sistema. Sono quasi inevitabili in qualsiasi progetto o attività aziendale e possono influire sull'ambito, sui budget e sui tempi del progetto.
Per garantire che tali impatti siano positivi anziché dirompenti, è necessario un sistema di richiesta di modifica ben gestito. Un sistema che semplifichi l'invio delle richieste, ne monitori lo stato di avanzamento e mantenga una chiara responsabilità e trasparenza durante tutto il processo.
ClickUp fa tutto questo e molto altro ancora. Da un modulo di richiesta di modifica personalizzabile fino all'approvazione e all'implementazione, ClickUp semplifica il flusso di lavoro di gestione delle modifiche, consentendoti di risparmiare tempo, denaro e seccature. 🤩