Che cos'è una richiesta di modifica e come può essere gestita dal vostro team?

In un mondo ideale, tutti i progetti si svolgerebbero esattamente secondo il piano, ma in realtà anche i progetti meglio pianificati a volte richiedono modifiche. In qualità di gestore del progetto, il vostro compito è quello di gestire qualsiasi richiesta di modifica, in modo che il vostro team possa continuare a lavorare senza interruzioni per la riunione dei progetti oggetti del progetto . 🎯

Con queste premesse, analizziamo il motivo per cui è così importante mantenere il controllo del processo di gestione delle modifiche. Impareremo anche a creare e gestire moduli di richiesta di modifica per garantire l'esito positivo del progetto, nei tempi e nel budget previsti.

**Che cos'è una richiesta di modifica?

Una richiesta di modifica è una proposta per modificare un sistema, un prodotto o, come ci concentreremo oggi, un piano di progetto già esistente. Di solito viene avviata dalle parti interessate al progetto, ad esempio un client o un membro del team.

La modifica può riguardare qualsiasi aspetto del progetto, dai cambiamenti più importanti, come lo spostamento dei tempi concordati, a quelli più importanti i prodotti da consegnare o i processi aziendali coinvolti, fino ad aggiustamenti più piccoli, come la stessa tabella di marcia del progetto.

Una richiesta di modifica è spesso necessaria quando le esigenze del cliente cambiano a causa di cambiamenti interni o esterni che interessano la sua azienda, le risorse diventano indisponibili o le fasi di un progetto richiedono più tempo del previsto. 🐌

Importanza delle Richieste di modifica nel Project management

Mentre le piccole modifiche possono spesso essere apportate con facilità, le grandi modifiche che riguardano l'ambito del progetto sono un'altra cosa. Se non vengono gestite con attenzione, e a volte anche se lo sono, una richiesta di modifica del progetto può causare gravi disagi. 🚧

A seconda della portata della modifica, possono:

• Richiedere risorse aggiuntive sotto forma di personale o attrezzature, con un effetto a catena sulla disponibilità di tali risorse per altri progetti
• Aumentare in modo sostanziale il budget pianificato, cosa che dovrete giustificare ai client o al management di livello esecutivo
• Prolungare la Sequenza ben oltre la data di scadenza originaria, con possibili ripercussioni sul lancio del progetto o su altri progetti per i quali le risorse sono impegnate
• Iniziare una serie di continui spostamenti di ambito, che possono sfuggire presto di mano
• Impattare il flusso di lavoro e il morale del team del progetto, soprattutto se il cambiamento non è ben comunicato

Confrontate visivamente i carichi di lavoro del team e seguite lo stato di avanzamento con la vista Carico di lavoro di ClickUp

Questi sono solo alcuni dei motivi per cui è così importante avere un processo formale per gestire e monitorare le richieste di modifica.

Benefici dei processi formali Processi di richiesta di modifica

Un processo di richiesta di modifica documenta formalmente le richieste di modifica e garantisce che venga seguita sempre la procedura corretta. Rende più facile la valutazione dell'impatto potenziale della modifica sulla vostra azienda progetto nonché le risorse, il budget e la Sequenza.

Poi potete decidere se approvare o meno la richiesta di modifica. Se invece l'approvazione spetta a qualcun altro, il sistema fornisce le informazioni necessarie e aiuta a monitorare il processo di approvazione. ✅

Ma non finisce qui. Una volta che è giunto il momento di implementare una modifica approvata, i moduli di richiesta di modifica forniscono le informazioni necessarie per adeguare il sistema piano di project management .

Visualizzate lo stato dei progetti e le attività rimanenti in tutto il team o il reparto con le dashboard di ClickUp 3.0

Infine, ma non per questo meno importante, un buon processo di richiesta di modifica tiene informati tutti gli stakeholder, in modo che tutti capiscano di che cosa si tratta, perché si tratta e che impatto avrà su di loro.

Esempi di Richieste di modifica

i project manager devono gestire diversi tipi di richieste di modifica. Le modifiche proposte possono includere:

• Modifiche ai deliverable originali o all'ambito del progetto per tenere il passo con i cambiamenti del mercato, la disponibilità dei prodotti o la richiesta di risorse aggiuntive
• Miglioramenti o aggiornamenti per migliorare l'esperienza dell'utente in base alla disponibilità di nuove tecnologie
• Rielaborazione di sistemi o elementi di design in seguito all'evoluzione del marchio o dell'offerta di prodotti di un'azienda
• Miglioramenti che snelliscono i processi interni e fanno risparmiare tempo o denaro
• Correzioni di errori o guasti del sistema che sono stati scoperti
• Misure preventive per ridurre l'impatto dei rischi che sono stati identificati in ritardo nel processo
• Adeguamenti dei sistemi per allinearsi alle ultime novitàBiblioteca dell'infrastruttura informatica (ITIL), le migliori pratiche

Come creare una Richiesta di Cambiamento

Quando si tratta di creare una richiesta di modifica, ci sono due passaggi principali: il brainstorming e l'invio della richiesta di modifica. Vediamo ciascuna di esse.

1. Fare un brainstorming sull'ambito della modifica

Iniziate con un brainstorming di tutto ciò che dovete considerare in merito alla nuova funzionalità/funzione e all'ambito della modifica. Una volta fatto il brainstorming, si avranno tutti i dettagli necessari per presentare una richiesta di modifica completa. 🤔

Utilizzate questo tempo di preparazione per assicurarvi di aver cancellato esattamente la nuova funzionalità e il suo lavoro. Quindi, approfondite il valore aggiunto e l'importanza di questa novità.

La collaborazione è fondamentale con ClickUp 3.0 Docs, per cui è possibile condividere, impostare autorizzazioni o esportare rapidamente i documenti a utenti interni o esterni

Per massimizzare le possibilità di ottenere l'approvazione della richiesta di modifica, può essere utile mettersi nei panni di chi approva la modifica durante questo passaggio. Pensate a cosa li spingerebbe ad accettare la vostra proposta. Ad esempio, questa modifica migliorerà la funzione, attirerà nuovi clienti, snellirà i processi interni, farà risparmiare o guadagnare denaro?

Create una panoramica del processo di implementazione e dei tempi del cambiamento, nonché delle risorse aggiuntive di cui avrete bisogno e di quanto costerà questo cambiamento. Considerate anche l'impatto che potrebbe avere su altri elementi del vostro sito web.

Per ottenere informazioni più dettagliate, potrebbe essere necessario consultare colleghi con competenze specifiche, ad esempio il reparto IT.

Strumenti utili per il passaggio del brainstorming

Da fare alla vecchia maniera, con un foglio di carta e una penna o lavorando elettronicamente su un documento Word. Oppure potreste risparmiare tempo e lavoro richiesto e utilizzare ClickUp .

Collaborare visivamente con gli altri membri del team all'interno delle lavagne online di ClickUp per fare brainstorming e trasformare le idee in elementi attuabili

Questa piattaforma online di project management e produttività offre diversi strumenti utili per questo passaggio:

• Documenti:Documenti ClickUp forniscono uno spazio per raccogliere i vostri pensieri e organizzarli in una struttura che abbia senso
• Lavagne online: Se pensate meglio con strumenti visivi, provate a usare una lavagna onlineLavagna online ClickUp per generare idee e connetterle in modo da vedere il quadro generale
• **ClickUp semplifica la collaborazione con i colleghi. Potete lavorare insieme sui documenti in tempo reale, anche se non siete nella stessa stanza (o nello stesso Paese). Taggate i vostri colleghi in modo che possano aggiungere i loro pensieri quando si collegano più tardi
• **Per risparmiare ancora più tempo, ClickUp vi permette di prendere un testo da uno qualsiasi di questi strumenti e di trasformarlo direttamente in un documento tracciabileAttività di ClickUpe assegnarlo a un membro del team
• **Tutti i documenti, le lavagne online e le attività collegate al progetto sono sempre reperibili

2. Creare e inviare il modulo di richiesta di modifica

Ora siete pronti a creare la vostra richiesta di modifica vera e propria. 📝

Utilizzate tutte le informazioni raccolte per compilare un modulo formale di richiesta di modifica. Molto probabilmente dovrete fornire informazioni come queste:

• Nome del progetto
• Posizione del progetto
• Teams dei membri del team (includere ruoli come il gestore del progetto, l'appaltatore o l'ingegnere)
• Una descrizione esaustiva della modifica richiesta (includere tutte le funzionalità/funzioni coinvolte)
• Motivi della modifica dell'ambito, fornendo sufficienti dettagli per incoraggiare chi approva la richiesta a firmare
• Livello di priorità della modifica (quanto si ritiene urgente e importante la modifica o se sarebbe semplicemente bello averla)
• Impatto sull'ambito di lavoro e su come influirà sul progetto in generale
• Il costo della modifica e il suo impatto sul budget del progetto
• Impatto sulla Sequenza del progetto, ad esempio se influirà su eventuali dipendenze e/o sulla data di completamento del progetto
• Impatto sulle risorse del progetto, come ad esempio se sono necessarie risorse aggiuntive e le specifiche di ciò che sarà esattamente necessario
• Impatto sui membri del team che sono parti interessate al progetto
• Qualsiasi altro impatto o informazione importante

Quando siete pronti, inviate la richiesta di modifica.

Strumenti utili per creare e inviare la richiesta di modifica

Anche in questo caso ClickUp può essere d'aiuto, con due modi per creare una richiesta di modifica:

• Generatore di richieste di modifica: Il fileGeneratore di richieste di modifica del progetto ClickUp utilizza funzioni avanzate di IA per aiutarvi a generare e gestire le richieste di modifica. Modelli predefiniti e campi personalizzabili assicurano l'acquisizione di tutte le informazioni necessarie
• Modello di richiesta di modifica: In alternativa, si può andare direttamente al fileModello di richiesta di modifica di ClickUpe aggiungerlo all'area di lavoro. Questo modulo di richiesta di modifica già pronto è gratis e facile da usare. Basta compilarlo e inviarlo

Il modello di richiesta di modifica di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a monitorare le richieste di modifica dei progetti.

Quando si invia una richiesta di modifica sulla piattaforma ClickUp utilizzando uno di questi metodi, la richiesta viene aggiunta all'area di lavoro e archiviata in base al progetto specificato. Ogni sezione del modulo di richiesta di modifica crea un campo personalizzato contenente le informazioni pertinenti, in modo da poter visualizzare sempre i dettagli della richiesta. 🔎

3 Suggerimenti per la creazione di una richiesta di modifica

Ora che avete acquisito le nozioni di base, vediamo alcuni modi per portare il processo di richiesta di modifica al livello successivo.

1. Scrivere come un professionista

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/AI-Tools\_PMO-Project-Brief.gif Scrittura di un brief di progetto con lo strumento ClickUp AI /$$$img/

ClickUp AI è in grado di generare infiniti tipi di documenti come brief di progetto, piani di studio e altri documenti per accelerare il vostro flusso di lavoro

Il Assistente di scrittura ClickUp AI aiuta a scrivere in modo più chiaro e conciso, quindi utilizzatelo per perfezionare il contenuto del vostro invio.

2. Personalizzare e condividere il modulo di richiesta di modifica

Il modello di richiesta di modifica di ClickUp è completamente personalizzabile. 🪄

È possibile modificare i campi, rimuoverli dal modulo se non sono necessari o aggiungere altri campi che si desidera visualizzare. Ad esempio, è possibile includere campi per il reparto, il ruolo o il numero di telefono del richiedente.

Una volta che il modulo è stato completato, è possibile condividerlo con il proprio team o caricarlo sul proprio sito web per consentirne l'accesso a chiunque.

3. Ottimizzare continuamente il processo

Ogni volta che completate una richiesta di modifica, cercate modi per migliorare il processo ulteriormente. L'obiettivo è creare un format e un processo standard che voi e il vostro team possiate seguire ogni volta che pensate di apportare un cambiamento.

Come gestire Le richieste di modifica

Tenere sotto controllo i moduli per le richieste di modifica richiede un certo lavoro richiesto e, se vi destreggiate tra più richieste di modifica, può diventare opprimente. 👀

Potreste provare a gestirle utilizzando un documento Word o Excel. Tuttavia, se il progetto o la modifica proposta sono significativi, i metodi manuali diventano presto impraticabili.

Per fortuna i software di project management e le strumenti di automazione dei processi semplificano ogni aspetto del processo di richiesta di modifica, indipendentemente dalle dimensioni del progetto.

Anche in questo caso ClickUp si fa valere, fornendo una visualizzazione chiara di tutte le richieste di modifica. Inoltre, vi aiuta a monitorare lo stato di avanzamento di ciascuna richiesta e a comunicarlo al vostro team.

Una scelta di formati di visualizzazione

Con ClickUp potete vedere e gestire tutte le richieste di modifica che voi o il vostro team avete presentato. Potete anche scegliere il formato in cui vederle.

Controlla le attività e i progetti con un solo sguardo e trascina e rilascia le attività, le ordina e le filtra con una visualizzazione Kanban Bacheca completamente personalizzabile

Ad esempio:

• La visualizzazione Modulo di richiesta di modifica consente di inviare nuove richieste
• La vista Elenco richieste visualizza tutte le richieste di modifica in corso, ordinate per progetto
• La visualizzazione Bacheca fornisce lo stato di avanzamento in tempo reale di ogni richiesta, ordinata per stato
• La vista Tabella delle richieste visualizza tutte le richieste di modifica per priorità e consente di accedere a informazioni dettagliate sulle richieste
• La visualizzazione Posizione del progetto indica la posizione di ogni richiesta 🌎

Stati per monitorare lo stato di avanzamento

Una volta inviata la richiesta di modifica, è importante tenere traccia del suo stato durante le fasi del processo di approvazione. Da fare aggiornando il suo stato nel formato di visualizzazione desiderato.

Le opzioni di stato in ClickUp includono:

• Nuova richiesta
• Revisore assegnato
• Revisione in corso
• Rifiutato
• Per l'implementazione
• Attuato

È anche possibile creare stati personalizzati per adattarli al proprio processo.

Creazione di stati personalizzati in ClickUp

Quando una richiesta di modifica viene approvata, è sufficiente utilizzare le informazioni già presenti nel sistema per creare attività di ClickUp per l'implementazione. Quindi monitorare lo stato di avanzamento dei lavori fino al completamento.

Comunicazione cancellata

ClickUp semplifica la comunicazione del progetto, Da fare a meno di email e altri documenti che si perdono facilmente, in modo che il team possa rimanere sulla stessa pagina.

Le opzioni di visualizzazione e di stato di cui abbiamo parlato sopra consentono al team e agli altri stakeholder di essere sempre aggiornati sulle richieste di modifica. È inoltre possibile impostare notifiche automatiche che si triggerano quando lo stato cambia.

E con Ruoli e autorizzazioni degli utenti è possibile scegliere chi vede cosa. Ad esempio, i membri del team possono accedere a tutte le richieste di modifica su cui si sta lavorando, mentre i client possono accedere solo ai progetti in cui sono coinvolti.

**Che cos'altro può fare ClickUp?

Le capacità di ClickUp non finiscono qui. In quanto strumento di produttività e project management di prim'ordine, ottimizza ogni aspetto della vostra azienda, facendovi risparmiare energia, tempo e denaro. 💸

Stabilire obiettivi misurabili per attività e progetti con progressione automatica per raggiungere più efficacemente gli oggetti con sequenze definite e traguardi quantificabili

Ad esempio:

• ImpostareObiettivi ClickUp e usarli per sviluppare la strategia e il piano del progetto, monitorando poi lo stato di avanzamento rispetto ad essi
• Sfruttate l'estensione della libreria di modelli per scrivere il vostro piano di lavorol'ambito del progetto,pianificare la comunicazione o il budget, oaggiornare gli stakeholder sullo stato di avanzamento del progetto
• Utilizzate l'assistente di scrittura ClickUp AI per redigere egestire le vostre proposte o per creare contenuti mirati per i social media
• Automazioni per tutti i progetti conmodelli di project management che vi aiutano a pianificare, stabilire le priorità, implementare e monitorare lo stato di avanzamento
• Chattare con il vostro team in tempo reale o in modo asincrono, indipendentemente da dove si trovi
• Rimanete al corrente di tutti i vostriprogetti e attività con il programma personalizzabileClickUp dashboard* Collegate ClickUp ad altri elementi del vostro stack tecnologico con un ampio intervallo di integrazioni, tra cui Asana, Google Drive, Teams, HubSpot o Microsoft Outlook

Streamline Richieste di modifica Con gli strumenti giusti

Le richieste di modifica sono proposte per modificare il piano di un progetto, un prodotto o un sistema. Sono quasi inevitabili in qualsiasi progetto o azienda e possono avere un impatto sulla portata, sul budget e sui tempi del progetto.

Per assicurarsi che tali impatti siano positivi anziché dirompenti, è necessario un sistema di richieste di modifica ben gestito. Un sistema che semplifichi l'inoltro delle richieste, ne monitori lo stato e mantenga chiare le responsabilità e la trasparenza.

ClickUp fa tutto questo e molto di più. Dal modulo di richiesta di modifica personalizzabile fino all'approvazione e all'implementazione, ClickUp semplifica il flusso di lavoro della gestione delle modifiche, facendovi risparmiare tempo, denaro e problemi. 🤩 Iscrivetevi gratis a ClickUp .