I progetti fanno girare il mondo degli affari. I professionisti del project management di solito ricevono gran parte del credito per l'esito positivo dei progetti, ma non sono gli unici a ottenere risultati. I project manager possono ricevere tutta l'attenzione, ma i project leader sono i veri protagonisti che supervisionano i progetti, sviluppano grandi idee e gestiscono le risorse.
Essere un project leader significa molto più che rispettare le scadenze e supervisionare le attività. Richiede motivare i membri del team e raggiungere gli obiettivi del progetto. Potrebbe sembrare molto simile al ruolo di project manager, ma i due lavori non sono proprio uguali.
In questa guida spiegheremo chi sono i project leader e in cosa differiscono dai project manager. Ti sveleremo anche le caratteristiche più richieste ai project leader efficaci, oltre a 10 strategie per aiutarti a diventare il miglior project leader al mondo. 🙌
Che cos'è un project leader?
Un project leader gestisce il piano generale del progetto e garantisce che i risultati siano completati entro i tempi previsti. A differenza di un project manager tradizionale, il project leader si concentra maggiormente sulla guida e sull'ispirazione del team di progetto. Il ruolo implica un livello di coinvolgimento più elevato, concentrandosi maggiormente sugli aspetti strategici e interpersonali della gestione del team.
I responsabili dei progetti solitamente si occupano di attività quali:
- Definizione dell'ambito del progetto
- Sviluppare un piano di progetto con attività, sequenze, risorse e attività cardine
- Definizione di obiettivi e traguardi
- Creare un team per un progetto
- Gestione delle risorse e dei budget
- Coordinamento con tutte le parti interessate
- Monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto
- Motivare e guidare i membri del team
- Celebrare gli esiti positivi e analizzare i fallimenti
I leader nella gestione dei progetti hanno forti capacità di leadership e sanno come creare un ambiente di lavoro positivo e di alta produttività in cui tutti si sentono parte del team. Devono avere ottime capacità interpersonali, anche se conoscere gli strumenti e le metodologie di project management, come Scrum e le linee guida PMI, non guasta.
Responsabile del progetto vs Project manager
Se stai cercando ruoli di leadership di progetto, potresti imbatterti in elenchi di annunci di lavoro sia per project manager che per project leader. Questi ruoli hanno alcune sovrapposizioni, ma in realtà sono due lavori distinti. Scopri le differenze chiave tra questi due ruoli per capire quale è più adatto alla tua esperienza e alle tue competenze.
Obiettivo principale
I project manager sono gli esecutori. Realizzano il progetto e controllano tutte le parti in movimento. Si occupano di raggiungere gli obiettivi del progetto, mantenendo tutto il lavoro entro l'ambito del progetto e assicurando che i risultati finali siano completati in tempo.
I project leader, invece, sono i visionari. Non è insolito che sia il project leader a proporre l'idea iniziale del progetto. Questi maestri nel delegare affidano la loro visione ai project manager per l'esecuzione, mentre loro si concentrano sull'esito positivo del progetto ad alto livello. 💡
Sebbene i project leader siano persone concrete e razionali, sono i geni folli del project management. Sono più disposti a correre rischi e ad accettare idee stravaganti. I project manager bilanciano questo aspetto con un approccio più misurato e orientato all'azione, assicurandosi che le idee del project leader siano effettivamente realizzabili.
Credenziali
I project manager professionisti sono certificati dal Project Management Institute come Project Management Professionals (PMP). Si tratta di una certificazione specifica che attesta la capacità di un manager di seguire diverse metodologie o strutture di lavoro.
I project leader non hanno credenziali ufficiali. Avere una certificazione PMP come project leader ha un grande valore, ma non è sempre un requisito indispensabile. Si tratta di un ruolo più generalista, quindi è più importante che il project leader abbia conoscenze istituzionali, capacità interpersonali e una sana immaginazione.
Responsabilità
I project manager supervisionano il piano di progetto, il calendario di progetto e il flusso di lavoro del team. Di solito gestiscono le risorse e i budget, anche se alcune organizzazioni affidano questa attività al project leader. I project manager assicurano inoltre che i progetti seguano le best practice PMI e siano conformi alle normative di settore.
Il project leader sostiene la visione del team e la allinea agli obiettivi del progetto. Si concentra sull'innovazione e sulla risoluzione creativa dei problemi. Poiché di solito è responsabile delle dinamiche interpersonali, il project leader gestisce la risoluzione dei conflitti. Che si tratti di un problema all'interno del team di progetto o con un client, è lui il mediatore.
Ruolo nelle dinamiche di gruppo
I project manager sono più orientati alle politiche e seguono processi decisionali strutturati. I project leader sono più flessibili e adattabili rispetto ai project manager. A tal fine, il project manager lavora più come supervisore o coordinatore di progetto. Il project leader è anche il team leader che funge da mentore. Promuove un ambiente di lavoro collaborativo e stimolante che, se ben gestito, favorisce un ottimo lavoro e una forte cultura di squadra.
Caratteristiche di un responsabile del progetto efficace
I project leader dovrebbero ispirare e guidare un team non solo per raggiungere i propri obiettivi, ma anche per crescere ed eccellere nel processo. Si tratta di un ruolo sorprendentemente impegnativo che richiede un mix di competenze trasversali, come la risoluzione dei conflitti, e competenze tecniche, come il project management. Ogni azienda ha esigenze diverse dai propri project leader, ma i professionisti con queste qualità sono una scelta sicura. ✨
Pensiero visionario
I project leader devono essere in grado di guardare al quadro generale. Mentre i project manager si concentrano sui dettagli dell'esecuzione di un piano di progetto, i project leader sono sempre due passi avanti, allineando gli obiettivi del progetto a una visione più ampia. Anticipano le sfide e le opportunità future e aiutano il loro team ad adattarsi secondo necessità per creare un prodotto finale ancora migliore.
Conoscenze tecniche o settoriali
Per quanto l'innovazione e la creatività siano utili per un project leader, sono comunque necessarie competenze tecniche. Alcune organizzazioni potrebbero richiedere una certificazione PMP per questo ruolo, mentre altre potrebbero richiedere esperienza, certificazioni o competenze specifiche del settore. Ciò che conta è che tu abbia le competenze tecniche necessarie per gestire un team esperto.
Ottime capacità comunicative
I project leader devono eccellere nella comunicazione sia verbale che scritta. Sono loro a mantenere la nave in movimento, quindi una comunicazione chiara e diretta è fondamentale. I buoni leader intervengono per chiarire malintesi e confusione, quindi è importante sapere come gestire le interruzioni della comunicazione senza frustrare il tuo team.
Intelligenza emotiva
Le persone sono complicate, quindi è essenziale che un project manager abbia un alto grado di intelligenza emotiva. Ascolto attivo, gestione dello stress, empatia e regolazione emotiva sono qualità che tutti desiderano in un project leader. Queste competenze ti aiuteranno ad affrontare i problemi spinosi che inevitabilmente sorgono nel corso di un progetto, che si tratti di un conflitto interpersonale o di una scadenza irragionevole imposta dal client.
Determinazione
Il project leader è colui che prende le decisioni, quindi dovrai essere in grado di prendere decisioni tempestive e ponderate sotto pressione. Ma non basta prendere qualsiasi decisione: devi essere in grado di fare scelte innovative e ponderate. Questo non significa che devi lavorare in isolamento. I project leader esperti sanno come raccogliere feedback, valutarli e incorporarli nei loro processi decisionali.
Flessibilità
La determinazione è importante, ma per un project leader è altrettanto importante riconoscere quando è il momento di cambiare direzione. Devi adattarti ai cambiamenti nell'ambito del progetto, alle dinamiche del team e a tutte le sfide impreviste che si presentano nel corso di un progetto.
Capacità di delegare
Non puoi fare tutto da solo. I project leader di successo comprendono i punti di forza di tutti i membri del progetto e delegano le attività di conseguenza. Questo ti alleggerisce il carico di lavoro, ma rafforza anche il team e crea una cultura di fiducia.
10 strategie per diventare un project leader di successo
Un project leader solido può fare la differenza tra un esito positivo e uno negativo. Segui queste strategie professionali per migliorare le tue competenze e guidare il tuo team verso un esito positivo.
1. Utilizza gli strumenti giusti
I progetti hanno così tante parti in movimento. È facile perdersi se non si dispone di un sistema organizzativo o di una piattaforma che ti supporti. È qui che entra in gioco un software di project management come ClickUp.
ClickUp è una piattaforma per la gestione del lavoro, dei team e dei progetti che migliora i flussi di lavoro e l'organizzazione delle attività. Tu concentrati sulle grandi idee e noi ti aiuteremo a realizzarle.
Non è necessario programmare chiamate quotidiane per aggiornamenti sullo stato dei lavori. Basta impostare il tuo progetto in ClickUp e personalizzare la dashboard come meglio credi. Scegli tra oltre 15 visualizzazioni personalizzate per supportare il tuo approccio alla leadership, i flussi di lavoro e le tue preferenze.
Ma la gestione dei progetti è solo la punta dell'iceberg. Documenti in tempo reale, un assistente di scrittura basato sull'intelligenza artificiale, tantissimi modelli e dashboard personalizzabili al 100% rendono la leadership di progetto un gioco da ragazzi in ClickUp.
2. Organizza la tua giornata
Probabilmente partecipi a molte riunioni. Questo non ti lascia molto tempo per svolgere il tuo lavoro vero e proprio. Invece di sovraccaricarti di impegni, organizza attentamente la tua giornata con uno strumento come un'agenda giornaliera. Che tu la tenga in formato digitale o cartaceo, pianificare il tuo programma con una settimana di anticipo ti renderà molto più facile bilanciare le tue attività e le tue riunioni. Ti darà anche l'opportunità di delegare il lavoro, quindi non aver paura di pianificare in anticipo!
3. Individua ciò che non funziona e risolvilo
Alcune persone sono felici di accettare lo status quo. Ma i project leader sanno che a volte il cambiamento è necessario per ottenere un esito positivo. Se sai che qualcosa non funziona per il team, risolvilo!
Il miglioramento dei processi è parte integrante di una leadership di progetto efficace. Chiedi al tuo team quali sono le inefficienze o i punti deboli dei tuoi processi, della tua tecnologia o del tuo approccio alla leadership. Puoi sempre creare un modulo di feedback anonimo per raccogliere opinioni sincere. La chiave è agire sulla base di questi suggerimenti invece di ignorarli. Agire crea fiducia nel tuo team e migliora l'azienda: è una situazione vantaggiosa per tutti!
4. Diventa un maestro nella definizione delle priorità
Hai solo una quantità limitata di risorse per questo progetto. In qualità di project leader, devi assegnare livelli di priorità appropriati e distribuire le risorse di conseguenza. Invece di prendere decisioni basate sulle tue emozioni, è importante classificare le priorità in base all'urgenza e all'importanza. Ciò potrebbe richiedere l'uso di strumenti come il modello ClickUp Priority Matrix per prendere decisioni imparziali.
5. Fissa degli obiettivi per il tuo sviluppo personale
I project leader si dedicano completamente ai loro team. Ma quando è stata l'ultima volta che hai investito nel tuo sviluppo personale? Fissa degli obiettivi di leadership e continua a migliorare le tue competenze come project leader. Fissa degli obiettivi SMART come "Seguirò un corso di leadership online entro la fine del primo trimestre" o "Aumenterò la fidelizzazione dei dipendenti del 5% entro dicembre 2024".
6. Chiarisci come lavori con i project manager
L'ultima cosa che vuoi fare è pestare i piedi a qualcuno. Tutti i membri del progetto devono avere ruoli chiari e ben definiti, senza sovrapposizioni. Evita di dover rifare il lavoro e di creare risentimento specificando chiaramente chi è responsabile di cosa. Puoi sempre assegnare le attività automaticamente con uno strumento come ClickUp per ridurre al minimo la confusione.
7. Migliora le tue capacità di team building
E no, non stiamo parlando di esercizi di fiducia o ritiri nel fine settimana. Il team building non avviene solo durante eventi annuali, ma ogni giorno. Le interazioni quotidiane hanno un impatto maggiore sulla cultura del tuo team rispetto a qualsiasi altra cosa, quindi se vuoi promuovere un ambiente di lavoro più produttivo, diventa un maestro nel team building. Ciò potrebbe significare:
- Offrire opportunità di formazione e apprendimento al tuo team
- Dare ai dipendenti autonomia e potere decisionale
- Gestire efficacemente le riunioni di team
- Prendere sul serio il feedback dei membri del team
- Riconoscere gli esiti positivi del team
- Essere tu stesso un giocatore di squadra, sia che ciò richieda orari di lavoro più lunghi o l'assunzione di attività che nessun altro vuole fare.
Niente di tutto questo sembra divertente come un esercizio di fiducia, ma queste strategie faranno davvero la differenza e favoriranno la coesione del team del progetto.
8. Motiva e ispira il tuo team
Il burnout e la mancanza di entusiasmo possono compromettere lo stato del progetto e minare il morale del team. In qualità di team leader, spetta a te mantenere alto il livello di coinvolgimento di tutti. Riconosci il duro lavoro del tuo team con ricompense tangibili, condividi le metriche che dimostrano che il loro impegno sta dando i suoi frutti e agisci sulla base dei suggerimenti o dei feedback dei dipendenti.
9. Rimani aggiornato sulle ultime tendenze
I project leader sono innovatori e sognatori. In qualità di project leader, le persone si aspettano che tu porti una nuova prospettiva e nuove idee. Leggi le notizie, prova le ultime tecnologie e informati su ciò che accade nel tuo settore. Dedica almeno 10 minuti al giorno a informarti sulle tendenze, in modo da poter pensare fuori dagli schemi.
10. Costruisci una rete diversificata
Se passi tutto il tuo tempo con persone del tuo settore o della tua azienda, probabilmente non sentirai molte idee interessanti o nuove. Per trovare idee innovative, devi uscire dalla tua zona di comfort e entrare in contatto con persone nuove. Ascolta podcast, leggi libri e partecipa a eventi di networking per altri settori o gruppi di interesse. Non si sa mai da dove potrà arrivare la tua prossima grande idea!
ClickUp rende la gestione dei progetti un gioco da ragazzi
I project leader mantengono i progetti in carreggiata, ma sono molto più di questo. Sono allo stesso tempo geni folli, visionari e pacificatori. Forse non hanno la stessa visibilità dei project manager, ma l'innovazione non può avvenire senza i project leader al timone. 🏎️
Che tu stia pensando a una carriera nella leadership di progetto o che tu sia già sulla buona strada per diventare un project leader, hai bisogno degli strumenti giusti al tuo fianco. ClickUp ti supporta in ogni passaggio del percorso. Conserviamo tutte le comunicazioni del tuo team, le grandi idee, i documenti di brainstorming, i dati e i contenuti in un unico posto, così puoi concentrarti sulla vera innovazione.
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