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Il project management è lo sviluppo e l'esecuzione di un piano relativo a un progetto specifico che viene realizzato. Può essere suddiviso in fasi chiare che tu e il tuo team affronterete man mano che porterete avanti il progetto dall'inizio alla fine.
Le fasi del project management sono processi sistematici e graduali che devono essere seguiti sia dai manager che dai leader per garantire che il progetto sia eseguito correttamente e possa sviluppare risultati positivi in futuro.
L'efficienza di base del progetto risiede in alcune fasi adeguate che rendono il project management organizzativo solido e competente. Queste fasi possono essere utilizzate come linee guida preliminari per comprendere lo stato di avanzamento di un determinato progetto.
Se vuoi assicurarti che il tuo piano proceda secondo i piani, dovrai seguire le cinque fasi del project management!
Le cinque fasi del project management
Secondo il Project Management Institute (noto anche come PMI), il Project Management è l'insieme delle conoscenze, delle tecniche, delle competenze e degli strumenti che ampliano l'intervallo di partecipazione e le attività di una determinata organizzazione per raggiungere l'obiettivo di quel particolare progetto.
Di solito, il processo di controllo e direzione di un progetto è suddiviso in cinque fasi fondamentali dall'inizio alla fine. Che il vostro piano sia quello di avviare una nuova attività o di creare un piano di marketing, ogni team di gestione attraversa queste cinque fasi.
Esaminiamo queste cinque fasi:
- Avvio e ideazione del progetto
- Pianificazione di progetti
- Esecuzione del progetto
- Monitoraggio, controllo e realizzazione del progetto
- Chiusura del progetto
I requisiti delle fasi di un progetto: opinione critica
Ogni progetto ha le sue esigenze e un percorso preciso da seguire. Le fasi del ciclo di vita del progetto consentono al team di gestione di affrontare ogni progetto in modo indipendente e di portarlo a termine con successo. Inoltre, queste fasi garantiscono una procedura operativa sistematica e mantengono le prestazioni di tutte le persone coinvolte nel progetto.
Ogni progetto ha le sue esigenze e un percorso preciso da seguire. Le fasi del ciclo di vita del progetto consentono al team di gestione di affrontare ogni progetto in modo indipendente e di portarlo a termine con successo. Inoltre, queste fasi garantiscono una procedura operativa sistematica e mantengono le prestazioni di tutte le persone coinvolte nel progetto.
So cosa stai pensando: "Ma è davvero importante?"
La risposta è sì! Queste cinque fasi sono importanti perché aiutano a:
- Effettua un allineamento strategico per offrire il vero valore della tua azienda o del tuo progetto
- Porta una leadership autentica e una direzione adeguata al tuo progetto
- Fornisci obiettivi chiari e precisi riguardo alla tua gestione
- Pianifica in modo realistico il tuo obiettivo
- Controlla la qualità dei risultati complessivi
Scopriamo insieme queste cinque fasi e come possono aiutarti a garantire l'esito positivo del tuo progetto!
Passaggio 1: Inizio
Un avvio concreto mostrerà il percorso per portare al successo e anche gettare le basi di tutte le altre fasi del suo ciclo di vita. Prima di tutto, esamina attentamente il concetto e le idee del tuo progetto per determinare se il concetto è vantaggioso o meno per l'organizzazione.
In questa fase, il team decisionale identificherà un modo realistico per completare l'intero progetto. Questa fase è anche nota come avvio formale, che inizia con un problema relativo al mandato del progetto. Di solito, descrive lo scopo e l'obiettivo principale del progetto e autorizza anche il budget del progetto.
Questa fase inizia con:
- Un business case adeguato: giustifica l'effettiva necessità di un progetto e stabilisce una stima dei potenziali benefici
- Studio di fattibilità: valuta le diverse risorse necessarie per valutare le sfide del progetto e determinare l'avvio essenziale in relazione ai benefici per l'organizzazione
L'avvio di un progetto richiede generalmente alcuni componenti chiave per realizzare un Documento di avvio del progetto (PID), tra cui:
- Caso aziendale
- Obiettivi e ambito del tuo progetto
- Organizzazione del progetto
- Rischi del progetto
- Opinioni degli stakeholder del progetto
- Struttura di reportistica e controllo, e altro ancora
Una volta terminato tutto questo, è il momento di pianificare il tuo progetto!
Passaggio 2: Pianificazione
La fase di pianificazione si concentra principalmente sul progetto di un determinato obiettivo, budget e tempistica. Si tratta di una roadmap che aiuta ad andare avanti e guidare il team in modo corretto. Durante questa fase, il project manager può mettere a frutto le competenze dei dipendenti per migliorare la produttività di un'organizzazione.
La fase di pianificazione del progetto include:
- Identificare le esigenze specifiche
- Definizione dello scopo e dell'ambito
- Finalizza la sequenza per ottenere il risultato completo
- Organizzare un programma per il corretto flusso di un'organizzazione
- Organizzazione e valutazione dei requisiti
La fase di pianificazione è fondamentale per il project management. Durante questa fase, al tuo team verrà fornita una roadmap adeguata di ciò che un progetto richiede per raggiungere il successo finale come team!
E ora? È finalmente arrivato il momento di mettersi al lavoro!
Passaggio 3: Esecuzione
Quando il team è completamente pronto per eseguire o lanciare i risultati, la fase di esecuzione del progetto ti aiuta a controllare e gestire ogni progetto. Utilizza gli stati del tuo progetto per mantenere il flusso di lavoro in modo corretto e organizzato. Il project manager dovrà sfruttare le competenze manageriali e trasversali per motivare il team, migliorare il livello di performance e molto altro ancora.
Il project management potrebbe averne bisogno per la fase di esecuzione:
- Creazione di responsabilità e attività individuali
- Assegnazione delle attività ai membri del team
- Esecuzione degli incarichi
- Aggiorna il rapporto sullo stato di avanzamento del tuo progetto
- Fornire servizi o prodotti entro le scadenze
Alcuni esperti sostengono che l'esecuzione e la promozione appartengano alla stessa fase, una dopo l'altra.
Dopo aver completato questa fase, devi aiutare il tuo team di marketing a mostrare il lavoro che hai fatto! Ciò può includere la creazione di un pacchetto promozionale dei tuoi servizi o prodotti per una fiera. Ora il tuo team di marketing deve raccogliere informazioni relative ai prodotti, i prezzi e persino le fotografie dei prodotti per promuovere i tuoi prodotti davanti ai clienti.
E adesso? Hai terminato, giusto?
Aspetta! Ci sono ancora due fasi!
Passaggio 4: Monitoraggio e controllo
In questa fase, il manager può misurare le prestazioni, lo stato di avanzamento e affrontare diversi problemi che potrebbero sorgere. La fase di monitoraggio e controllo è un'attività cardine per il project management complessivo.
Esistono diversi indicatori chiave di prestazione (KPI) per monitorare il progetto, come mantenere un budget ben pianificato, rispettare la sequenza promessa, consegnare il prodotto entro la scadenza e altro ancora.
La cosa più significativa è che questa fase è facilmente misurabile e viene utilizzata in modo coerente dal management e dagli stakeholder congiuntamente.
Passaggio 5: Chiusura del progetto
Siamo giunti alla fase finale del project management, dove è possibile valutare il successo del progetto completato. Questa valutazione fornisce una lezione e valuta il processo complessivo per migliorare il prossimo progetto con maggiore efficienza. È la fase finale del ciclo di vita del project management.
[Un modello di flusso di lavoro graduale per il project management]
Con tutte queste procedure, il project management può rivelarsi davvero frenetico. È qui che entrano in gioco gli strumenti di project management. Ti aiutano a pianificare il tuo progetto con facilità. ClickUp è uno di questi strumenti che può essere di grande supporto.
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La creazione di viste personalizzate che è possibile salvare e condividere con chiunque, nonché grafici del carico di lavoro che mostrano su cosa stanno lavorando le persone, semplificano la gestione di qualsiasi progetto.
Il processo di project management varia da organizzazione a organizzazione; tuttavia, questi sono i componenti tradizionali di un progetto di successo. I team di gestione di tutto il mondo seguono queste cinque fasi di project management per completare i propri progetti con numerosi vantaggi.
Il project management non deve essere necessariamente opprimente, indipendentemente dalla portata del progetto, purché si seguano le cinque fasi del project management.