Pernahkah Anda menghabiskan berjam-jam untuk tugas-tugas berulang yang terasa… sia-sia? Seperti menyalin data antar alat, menugaskan tugas kepada pemilik yang tepat saat status berubah, dan mengirim pengingat untuk tugas yang jatuh tempo atau terlambat.
Sekitar 60% organisasi melaporkan bahwa tim mereka kehilangan lima jam seminggu untuk tugas-tugas manual dan proses berulang. Itu setara dengan 1,5 bulan dalam setahun! Bayangkan beban dari tugas-tugas berulang yang sebenarnya bisa diotomatisasi dengan mudah!
Bagaimana jika perangkat lunak manajemen proyek Anda dapat mendeteksi tugas-tugas berulang dan bahkan mengotomatiskannya? Kedengarannya terlalu bagus untuk menjadi kenyataan?
Dalam blog ini, kami membahas tiga alat manajemen proyek (PM) yang secara otomatis mengidentifikasi tugas-tugas yang berulang dan mengembalikan waktu berharga Anda.
Perangkat Lunak Manajemen Proyek yang Secara Otomatis Mengidentifikasi Tugas-Tugas yang Berulang dengan Sekilas
| Nama Alat | Terbaik untuk | Fitur Utama | Harga* |
| ClickUp | Manajemen proyek, manajemen tugas, dan kolaborasi yang didukung oleh kecerdasan buatan (AI) | Brain dan Brain MAX, Prioritas Tugas ClickUp, Otomatisasi, dan Agen | Gratis selamanya; kustomisasi tersedia untuk perusahaan. |
| Motion | Prioritas tugas yang didukung AI dan penjadwalan kalender | Manajer Proyek AI, Manajer Tugas AI, Penulis Catatan AI | Paket berbayar mulai dari $29/bulan per pengguna |
| Notion AI | Dokumentasi yang didukung oleh kecerdasan buatan (AI) | Asisten ruang kerja AI, AI Autofill, dan AI Q&A | Gratis; Paket berbayar mulai dari $12/bulan per pengguna |
Bagaimana kami meninjau perangkat lunak di ClickUp
Tim editorial kami mengikuti proses yang transparan, didukung oleh riset, dan netral terhadap vendor, sehingga Anda dapat mempercayai bahwa rekomendasi kami didasarkan pada nilai produk yang sebenarnya.
Berikut ini adalah penjelasan rinci tentang cara kami meninjau perangkat lunak di ClickUp.
⚡ Arsip Template: Template Pelacakan Proyek Multi Gratis untuk Mengidentifikasi Ketergantungan dan Menetapkan Prioritas Tugas
Apa yang Harus Anda Cari dalam Perangkat Lunak Manajemen Proyek yang Secara Otomatis Mengidentifikasi Tugas-Tugas yang Berulang?
Cara tercepat untuk menghilangkan pekerjaan yang berulang adalah dengan membiarkan perangkat lunak manajemen proyek Anda mengotomatiskannya. Berikut adalah fitur-fitur yang membuat otomatisasi menjadi mungkin:
- Prioritas tugas: Cari bendera prioritas yang fleksibel, bidang kustom, atau algoritma bawaan yang mengidentifikasi pekerjaan mana yang layak mendapat perhatian terlebih dahulu dan mana yang dapat ditunda.
- Ketergantungan tugas: Perangkat lunak manajemen proyek harus memungkinkan Anda menghubungkan tugas-tugas sehingga pekerjaan yang bergantung satu sama lain dapat dipetakan dengan jelas.
- Otomatisasi alur kerja: Perangkat lunak manajemen proyek terbaik memungkinkan Anda membuat aturan dan pemicu untuk mengotomatisasi tugas-tugas berulang tanpa perlu kode, dengan pengaturan minimal.
- AI Kontekstual: Harus menggunakan logika cerdas untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang serupa, menampilkan konten yang identik, menyarankan penggabungan, atau menandai tugas-tugas yang kemungkinan berulang, berdasarkan pola-pola sebelumnya.
- Otomatisasi tugas berulang: Tugas rutin harus dihasilkan secara otomatis atau dipicu pada interval yang ditentukan (harian/mingguan/bulanan) untuk manajer proyek.
- Laporan real-time: Anda memerlukan dasbor atau analitik dalam perangkat lunak manajemen tugas untuk menampilkan metrik seperti tugas yang terlambat, beban sumber daya, dll.
Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik yang Secara Otomatis Mengidentifikasi Tugas-Tugas yang Berulang
Berikut adalah pilihan kami untuk perangkat lunak manajemen proyek terbaik. Mereka menggunakan otomatisasi untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang berulang, menghilangkan pembaruan manual, dan membebaskan tim Anda untuk fokus pada pekerjaan yang bermakna.
1. ClickUp (Terbaik untuk manajemen proyek dan kolaborasi yang didukung AI)
Sebagian besar perangkat lunak manajemen proyek hanya menampilkan tugas yang Anda buat. Perangkat lunak tersebut tidak dapat memberitahu Anda bahwa tugas "perancangan ulang alur onboarding pelanggan" di sprint tim produk pada dasarnya sama dengan tugas "memperbaiki pengalaman pengguna baru" yang ada di backlog tim pemasaran.
ClickUp mengatasi hal ini sebagai ruang kerja AI terintegrasi pertama di dunia, menggabungkan semua aplikasi kerja, data, dan alur kerja di mana AI dapat mengenali pola di seluruh operasi Anda.
Karena semua tugas, proyek, dokumen, dan percakapan tim Anda berada dalam satu platform, AI ClickUp dapat mengidentifikasi saat beberapa orang menangani masalah serupa, saat deskripsi tugas tumpang tindih secara signifikan, atau saat permintaan baru duplikat pekerjaan yang sudah ada.
Dengan demikian, ClickUp menghilangkan Work Sprawl untuk memberikan 100% konteks—artinya AI tidak hanya memahami tugas individu, tetapi juga bagaimana tugas-tugas tersebut saling berhubungan antar tim dan jadwal, sehingga dapat mendeteksi redundansi yang biasanya tersembunyi hingga terlambat.
Mari kita jelajahi fitur-fiturnya secara mendalam.
Atur sistem prioritas dengan ClickUp Task Priorities and Dependencies
Tanpa sistem prioritas, sulit untuk membedakan apa yang penting dari yang tidak. Itulah saat tugas-tugas bernilai rendah masuk ke dalam alur kerja.
Dengan ClickUp Tasks, setiap tugas berada dalam satu ruang kerja terpusat, termasuk dokumen, komentar, subtugas, ketergantungan, dan lainnya. Hal ini mengurangi sumber redundansi terbesar: pekerjaan yang tersebar di berbagai alat.
Alat pencarian dan penyaringan canggih ClickUp memungkinkan Anda dengan cepat menemukan tugas yang mengandung kata kunci, tag, atau Bidang Kustom tertentu. Misalnya, Anda dapat mencari semua tugas yang mengandung “onboarding” atau menyaring berdasarkan tag tertentu seperti “urgent.”
Hal ini memudahkan untuk mengidentifikasi pekerjaan yang tumpang tindih atau berulang, terutama dalam proyek besar atau di antara tim yang berbeda.
Fitur Prioritas dan Ketergantungan Tugas ClickUp membawa ini selangkah lebih jauh. Tandai semua tugas Anda dengan empat bendera: Urgent, High, Normal, Low, sehingga semua orang tahu apa yang harus dilakukan dan kapan. Ketergantungan dapat membantu Anda melacak tugas mana yang menunggu tugas lain. Urutkan, saring, atau kelompokkan tugas berdasarkan prioritas dalam tampilan Daftar atau Papan. Tugas yang serupa atau bernilai rendah langsung terlihat dan tidak tersembunyi di antara kerumitan.
Dengan ClickUp AI, Anda bahkan dapat secara otomatis menetapkan prioritas berdasarkan instruksi Anda, memastikan bahwa pekerjaan yang paling berdampak naik ke atas.
Lalu ada Kartu AI ClickUp.
Anda dapat menyesuaikan kartu-kartu ini dengan menyaring tugas, subtugas, item yang diarsipkan, atau rentang waktu, sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi bottleneck atau tugas duplikat yang seharusnya tidak ada dalam alur kerja.
Dapatkan wawasan yang disesuaikan dengan konteks menggunakan ClickUp Brain
ClickUp Brain adalah asisten AI pribadi Anda yang memahami konteks pekerjaan Anda dan menampilkan wawasan yang biasanya membutuhkan waktu berjam-jam untuk mencarinya.
ClickUp Brain menganalisis ruang kerja Anda untuk tugas-tugas dengan judul, deskripsi, atau penugas yang serupa, dan menandai potensi duplikat. Ia dapat memberikan saran seperti, “Tugas-tugas ini terlihat serupa—pertimbangkan untuk menggabungkan atau memperbarui.”
Dengan ClickUp Brain, Anda dapat:
- Tetapkan prioritas secara otomatis berdasarkan konten tugas.
- Labelkan tugas dengan akurat (Brain menyarankan tag yang relevan untuk mengurangi upaya manual)
- Ringkaskan perubahan yang terjadi di seluruh proyek secara instan.
- Buat laporan yang menunjukkan di mana fokus harus dialihkan selanjutnya.
Itu belum semuanya. ClickUp Brain’s Enterprise Search adalah alat bertenaga AI yang mengintegrasikan pencarian informasi di berbagai platform, termasuk Google Drive, Notion, Slack, dan Gmail.
Dengan fitur pencarian terpadu, Anda dapat dengan cepat memindai dokumen, tugas, dan obrolan di semua aplikasi terhubung Anda dalam satu tempat—tidak perlu lagi berpindah-pindah antar alat. Selain itu, indeksasi real-time memastikan Anda selalu mencari data terbaru (meskipun tersembunyi di daftar atau aplikasi yang berbeda).
⭐ Bonus: Ingin AI yang mendeteksi pekerjaan duplikat sebelum dimulai? ClickUp Brain MAX memahami seluruh ruang kerja Anda—setiap tugas, proyek, dokumen, dan percakapan. Begini caranya:
- Deteksi duplikat proaktif: Saat seorang desainer membuat tugas untuk "perancangan ulang navigasi aplikasi seluler" sementara tim lain sudah memiliki tugas "memperbaiki UX menu aplikasi" yang sedang berjalan, Brain MAX mendeteksi tumpang tindih dan memberi tahu pemangku kepentingan yang relevan.
- Cari di luar judul tugas: Brain MAX mencari di seluruh deskripsi tugas, komentar, dokumen yang dilampirkan, dan percakapan terkait untuk menemukan upaya yang berulang bahkan ketika kata-katanya berbeda.
- Visibilitas lintas tim: Karena Brain MAX mengakses seluruh ruang kerja Anda, ia dapat mengidentifikasi redundansi di seluruh departemen yang tidak akan pernah Anda temukan dalam pekerjaan satu sama lain.
- Pemeriksaan duplikat berbasis suara: Gunakan Talk to Text untuk bertanya kepada Brain MAX apakah pekerjaan sudah ada sebelum membuat tugas baru. Cukup katakan, “Apakah ada yang sedang mengerjakan presentasi penjualan Q2?” dan dapatkan jawaban instan.
- Berbagai model AI bekerja sama: Brain MAX mengintegrasikan ChatGPT, Claude, Gemini, dan model AI terkemuka lainnya dalam ruang kerja Anda, sehingga Anda mendapatkan kemampuan terbaik untuk tugas-tugas yang berbeda.
Tetapkan aturan kustom untuk mengotomatisasi tugas berulang menggunakan ClickUp Automations
ClickUp Automations memungkinkan Anda membuat aturan kustom tanpa kode atau memilih dari perpustakaan templat yang sudah jadi untuk mengotomatisasi tugas berulang.
Anda dapat mengatur otomatisasi untuk memberi tahu Anda ketika tugas baru sesuai dengan kriteria tugas yang sudah ada (misalnya, proyek yang sama, judul yang serupa, atau tag). Hal ini membantu mendeteksi duplikat pada saat pembuatan.
Misalnya, jika seseorang membuat tugas bernama “Update Website Banner” dan tugas serupa sudah ada, ClickUp dapat secara otomatis memberi tahu Anda atau pembuat tugas, mengurangi risiko pekerjaan ganda.
Selain itu, alat tindakan massal ClickUp memungkinkan Anda menggabungkan, memperbarui, atau menghapus tugas-tugas tersebut secara berkelompok, sehingga memperlancar alur kerja dan mengurangi kekacauan.
Untuk informasi lebih lanjut tentang cara mengotomatisasi alur kerja Anda, tonton video ini.
Biarkan Super Agents menangani tugas-tugas berat untuk Anda
Sebagian besar alat AI berada di luar alur kerja Anda. Karena ClickUp Agents berada di dalam ruang kerja Anda, mereka tidak hanya dapat menyarankan tetapi juga mengurangi pekerjaan yang berulang.
ClickUp Agents bertindak seperti rekan kerja AI yang dapat Anda tugaskan pekerjaan. Tandai mereka dalam tugas atau aktifkan melalui otomatisasi, dan mereka akan mengambil alih pekerjaan berulang atau yang banyak duplikat, seperti:
- Memindai tugas dan dokumen untuk mengidentifikasi tumpang tindih atau duplikasi
- Memperbarui dan menutup tugas yang sudah tidak relevan
- Membuat ringkasan agar tim tidak perlu menulis ulang pembaruan status.
- Membuat laporan dan pembaruan kemajuan secara otomatis
💡 Tips Pro: ClickUp memungkinkan Anda membuat Tampilan Kustom yang mengelompokkan tugas berdasarkan nama, tag, penugas, atau bidang lain. Dengan pengelompokan visual ini, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi tugas yang berulang atau berlebihan.
Fitur terbaik ClickUp
- Pantau kemajuan: Lihat kemajuan real-time di seluruh tugas, pemilik, dan prioritas di Dashboard ClickUp dan visualisasikan apa yang bergerak dan apa yang terhenti.
- Jaga kolaborasi tetap kontekstual: Jaga percakapan Anda tetap terhubung dengan pekerjaan menggunakan ClickUp Chat, agar semua orang tetap sejalan tanpa perlu berganti konteks.
- Atur tugas untuk berulang berdasarkan waktu atau peristiwa: Jadwalkan tugas untuk berulang dengan frekuensi apa pun atau saat status berubah menggunakan Fitur Tugas Berulang ClickUp.
- Sederhanakan permintaan proyek: Kumpulkan permintaan melalui formulir ClickUp yang dapat disesuaikan, yang dapat diubah menjadi tugas yang dapat dieksekusi dengan pemilik yang ditugaskan dan prioritas yang jelas.
- Penjadwalan proyek berbasis AI: ClickUp AI merencanakan jadwal yang sempurna berdasarkan tugas, acara, dan tujuan menggunakan ClickUp Calendar.
- Gunakan templat bawaan: Standarkan pekerjaan yang dapat diulang dengan templat prioritas yang dapat disesuaikan dan gratis.
ClickUp cons
- Rentang fitur yang luas mungkin membingungkan pengguna baru.
Keunggulan ClickUp
- Satu ruang kerja untuk semuanya, tidak perlu berganti-ganti alat.
- ClickUp Brain dan Automations mengalokasikan tugas, mendeteksi hambatan, merangkum kemajuan, dan mengurangi tindakan berulang.
Mengapa ini bagus untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang berulang secara otomatis?
ClickUp secara otomatis mendeteksi pekerjaan yang tumpang tindih atau duplikat dengan menganalisis tugas melalui Prioritas Tugas, Ketergantungan, dan wawasan berbasis konteks dari ClickUp Brain.
Harga ClickUp
Ulasan dan penilaian ClickUp
- G2: 4.7/5 (10.400+ ulasan)
- Capterra: 4.6/5 (4.500+ ulasan)
Apa yang dikatakan pengguna nyata tentang ClickUp?
Berikut ulasan TrustRadius:
Alat ini sangat efektif untuk pertumbuhan pribadi dan profesional. Melalui alat ini, Anda dapat mencatat kehadiran, melacak waktu kerja, dan mengelompokkan tugas-tugas pribadi sesuai kebutuhan Anda. Anda dapat menetapkan prioritas tugas dalam daftar tugas Anda, dan alat ini akan mengingatkan Anda tentang tanggal jatuh tempo yang Anda tentukan dalam tugas-tugas tersebut.
Alat ini sangat efektif untuk pertumbuhan pribadi dan profesional. Melalui alat ini, Anda dapat mencatat kehadiran, melacak waktu kerja, dan mengelompokkan tugas-tugas pribadi sesuai kebutuhan Anda. Anda dapat menetapkan prioritas tugas dalam daftar tugas Anda, dan alat ini akan mengingatkan Anda tentang tanggal jatuh tempo yang Anda tentukan dalam tugas-tugas tersebut.
💟 Bonus: Ingin kalender yang secara otomatis menjadwalkan tugas Anda? ClickUp Calendar adalah solusi yang Anda butuhkan!
📚 Baca Lebih Lanjut: Cara Mengelola Tugas Pribadi dan Meningkatkan Produktivitas
2. Motion (Terbaik untuk Prioritas Tugas Berbasis AI dan Penjadwalan Kalender)
Bayangkan memiliki asisten penjadwalan yang memahami kebutuhan dan preferensi Anda. Dan mulai menyesuaikan diri dengan persyaratan tersebut. Itulah Motion AI.
Aplikasi penjadwalan AI dan alat manajemen proyek ini merencanakan hari Anda, menjadwalkan tugas-tugas Anda, dan secara otomatis mengalokasikan ulang beban kerja Anda. Manajer Proyek AI-nya secara terus-menerus menganalisis tenggat waktu, beban kerja, dan prioritas untuk membangun rencana harian yang efektif.
Anda tidak perlu secara manual mengatur ulang tugas saat rencana berubah. Motion secara otomatis menjadwal ulang dan memprioritaskan ulang pekerjaan. Jika dua tugas tumpang tindih atau menjadi tidak perlu, AI akan menandainya, memungkinkan Anda untuk menghapusnya atau menggabungkannya.
Anda dapat menambahkan tugas, menandai tingkat urgensi, dan Motion akan menentukan kapan tugas tersebut harus dilakukan. Kalender AI Motion menggabungkan tugas dan pertemuan menjadi jadwal real-time tunggal. Ia secara terus-menerus mengalokasikan ulang blok waktu saat prioritas berubah, mengurangi kebutuhan untuk negosiasi jadwal bolak-balik.
Fitur terbaik Motion
- Asisten Rapat AI Motion menjadwalkan pertemuan rutin, menghindari penjadwalan ganda, dan melindungi blok waktu kerja fokus.
- Grafik Gantt AI Motion diperbarui secara real-time saat tugas dan tenggat waktu berubah.
- Gabungkan tugas dan acara dari berbagai kalender untuk mengidentifikasi redundansi tersembunyi.
- Otomatiskan pembuatan proyek, pendelegasian tugas, dan penjadwalan dengan alur kerja AI Motion untuk menghindari duplikasi upaya kerja.
- Motion’s AI notetaker mengubah transkrip dan ringkasan menjadi tugas yang dapat dieksekusi, secara otomatis menugaskan pemilik, menetapkan durasi, dan membuat tindak lanjut.
Motion cons
- Menawarkan fleksibilitas manajemen proyek yang terbatas, karena semuanya terikat pada kalender.
- Meskipun menawarkan perencanaan tugas otomatis dan penjadwalan kalender, perangkat lunak ini tidak dilengkapi dengan fitur manajemen proyek lanjutan seperti bidang tugas kustom dan hierarki yang detail.
Motion pros
- Penjadwalan tugas otomatis mencegah duplikasi.
- Penjadwalan ulang secara real-time mengidentifikasi tugas-tugas yang tidak bernilai tinggi.
Mengapa ini bagus untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang berulang secara otomatis?
Aplikasi penjadwalan AI Motion secara terus-menerus mengevaluasi apa yang ada di daftar tugas Anda, termasuk tugas, rapat, dan pekerjaan berulang. Karena setiap tugas harus sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan, tugas-tugas yang berulang atau bernilai rendah menjadi tidak bisa diabaikan.
Harga dinamis
- Gratis
- Untuk individu Pro AI: $49/bulan per pengguna Business AI: $69/bulan per pengguna
- Pro AI: $49/bulan per pengguna
- Business AI: $69/bulan per pengguna
- Untuk tim Pro AI: $29/bulan per pengguna Business AI: $49/bulan per pengguna
- Pro AI: $29/bulan per pengguna
- Business AI: $49/bulan per pengguna
- Pro AI: $49/bulan per pengguna
- Business AI: $69/bulan per pengguna
- Pro AI: $29/bulan per pengguna
- Business AI: $49/bulan per pengguna
Ulasan dan penilaian Motion
- G2: 4. 1/5 (120+ ulasan)
- Capterra: 4.3/5 (80+ ulasan)
Apa yang dikatakan pengguna nyata tentang Motion?
Berikut ulasan Capterra:
Saya benar-benar menikmati Motion sejauh ini. Ini telah menjadi sumber daya yang sangat berguna yang membantu saya tetap fokus pada tugas dan menyelesaikan pekerjaan baik secara profesional maupun di rumah.
Saya benar-benar menikmati Motion sejauh ini. Ini telah menjadi sumber daya yang sangat berguna yang membantu saya tetap fokus pada tugas dan menyelesaikan pekerjaan baik secara profesional maupun di rumah.
📮 ClickUp Insight: 24% pekerja mengatakan tugas-tugas berulang menghalangi mereka untuk melakukan pekerjaan yang lebih bermakna, dan 24% lainnya merasa keterampilan mereka tidak dimanfaatkan sepenuhnya. Itu hampir setengah dari tenaga kerja yang merasa terhambat secara kreatif dan tidak dihargai. 💔
ClickUp membantu mengalihkan fokus ke pekerjaan yang berdampak tinggi dengan agen AI yang mudah diatur, mengotomatisasi tugas berulang berdasarkan pemicu. Misalnya, ketika suatu tugas ditandai sebagai selesai, agen AI ClickUp dapat secara otomatis menugaskan langkah berikutnya, mengirim pengingat, atau memperbarui status proyek, sehingga Anda terbebas dari tindak lanjut manual.
💫 Hasil Nyata: STANLEY Security mengurangi waktu yang dihabiskan untuk membuat laporan hingga 50% atau lebih dengan alat pelaporan yang dapat disesuaikan dari ClickUp—membebaskan tim mereka untuk fokus lebih sedikit pada format dan lebih banyak pada peramalan.
📚 Baca Lebih Lanjut: Notion vs. Motion: Memecahkan Pertempuran Alat Manajemen Tugas
3. Notion AI (Terbaik untuk Dokumentasi Berbasis AI)
Notion AI mengubah ruang kerja Anda menjadi sistem terintegrasi di mana tugas, dokumen, dan informasi proyek saling terhubung. Karena semuanya terorganisir di satu tempat, hal ini membantu Anda mengidentifikasi tugas-tugas yang berulang.
Gunakan Notion AI untuk mengurangi pekerjaan yang berulang. Ia mengubah catatan, email, dan percakapan menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti, serta memeriksa item serupa yang sudah ada. Fitur Autofill membantu mengisi kolom seperti status, prioritas, pemilik, dan langkah selanjutnya. Ketika beberapa tugas terlihat serupa atau mengandung konten yang berulang, Notion menyarankan untuk menggabungkan atau memperbarui tugas-tugas tersebut agar database tetap rapi.
Fitur AI Q&A Notion berfungsi seperti mesin pencari untuk ruang kerja Anda. Cukup ajukan pertanyaan (Apa saja tugas yang terhambat minggu ini?), dan Notion akan menampilkan tugas atau halaman yang relevan.
Fitur terbaik Notion AI
- Tulis ulang draf dalam berbagai gaya, lebih pendek, lebih panjang, profesional, santai, atau disederhanakan untuk pembacaan cepat.
- Dengan ringkasan otomatis, pembaruan status berulang menjadi lebih cepat dan konsisten, menghemat waktu yang biasanya dihabiskan untuk menulis ulang pembaruan proyek yang sama setiap minggu.
- Buat dokumen lengkap seperti analisis kompetitor atau gambaran pasar, menggunakan konteks dari catatan Anda dan sumber eksternal.
- Pengingat cerdas menyesuaikan diri dengan jadwal dan prioritas Anda.
- Terjemahkan dokumen atau halaman secara keseluruhan ke dalam beberapa bahasa langsung di dalam Notion.
Kekurangan Notion AI
- Hanya berfungsi di dalam Notion, jadi Anda tidak dapat menggunakan AI di luar ruang kerja Anda.
- Notion AI dapat menghasilkan tugas dan ringkasan, tetapi tidak mengotomatisasi alur kerja (misalnya, mengotomatisasi penugasan saat status berubah, memicu otomatisasi saat tugas terlambat).
Keunggulan Notion AI
- Menghilangkan pencarian informasi yang berulang, yang mencegah duplikasi tugas.
- Notion AI mengubah catatan rapat, ide, atau konten panjang langsung menjadi tugas dengan kolom yang sudah terisi.
Mengapa ini bagus untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang berulang secara otomatis?
Tugas-tugas yang berulang menjadi terlihat ketika sistem memiliki cukup konteks di seluruh proyek, tugas, dokumen, dan catatan. Notion AI juga dapat mencari seluruh ruang kerja Anda dan menampilkan item yang terkait atau serupa, sehingga memudahkan untuk mengenali tumpang tindih.
Harga Notion AI
- Gratis
- Plus: $12/bulan per pengguna
- Bisnis: $24/bulan per pengguna
- Enterprise: Harga khusus
Ulasan dan peringkat Notion AI
- G2: Tidak cukup ulasan
- Capterra: 4.7/5 (2.600+ ulasan)
Apa yang dikatakan pengguna nyata tentang Notion AI?
Berikut ulasan Capterra:
Notion benar-benar unggul dan menunjukkan keefektifannya ketika seluruh tim mengadopsinya. Fitur kolaborasinya membuat pengeditan dokumen tim menjadi SANGAT mudah, yang meningkatkan komunikasi dan alur kerja. Template dan bantuan penulisan AI-nya juga luar biasa untuk memulai pekerjaan dengan cepat.
Notion benar-benar unggul dan menunjukkan keefektifannya ketika seluruh tim mengadopsinya. Fitur kolaborasinya membuat pengeditan dokumen tim menjadi SANGAT mudah, yang meningkatkan komunikasi dan alur kerja. Template dan bantuan penulisan AI-nya juga luar biasa untuk memulai pekerjaan dengan cepat.
📚 Baca Lebih Lanjut: Alternatif Notion AI untuk Pembuatan Konten
👀 Tahukah Anda? NASA kehilangan orbiter Mars senilai $125 juta karena satu tim menggunakan satuan metrik sementara tim lain menggunakan satuan Inggris. Redundansi dalam entri data, dikombinasikan dengan kesalahan manusia, menyebabkan pesawat ruang angkasa terbakar di atmosfer Mars.
Mention Lain yang Menonjol
Selain ketiga alat tersebut, berikut adalah beberapa alat manajemen proyek lain yang dapat Anda gunakan untuk mengotomatisasi tugas dalam alur kerja harian Anda:
1. monday. com
Jika Anda lebih suka cara visual untuk mengelola semua proyek Anda, Monday adalah alat manajemen proyek pilihan Anda. Gunakan Automations untuk memicu tindakan seperti penugasan otomatis, pembaruan status otomatis, atau pemberitahuan saat tugas baru dibuat yang mirip dengan tugas yang sudah ada.
Pandang Beban Kerja membantu mengidentifikasi tumpang tindih tanggung jawab. Jika beberapa orang membuat tugas untuk tujuan yang sama, platform akan menandai sumber daya yang kelebihan beban, mengungkap pekerjaan yang berulang. Konversi Dokumen → Tugas juga mencegah duplikasi, karena item tindakan berada di papan yang sama di mana tugas-tugas terlihat.
👀 Tahukah Anda? Perencana diagram Gantt telah ada sejak lama. Selama bertahun-tahun, mereka telah mengalami banyak perubahan. Perubahan ini terutama didorong oleh kebutuhan akan manajemen proyek yang lebih efisien.
Pada era manual, diagram Gantt dibuat secara manual di atas kertas. Diagram tersebut statis dan memerlukan upaya besar untuk diperbarui. Dengan revolusi Excel, manajer proyek dapat membuat dan mengedit diagram Gantt secara digital. Namun, untuk proyek yang kompleks, memperbarui diagram tersebut tetap memakan waktu.
Lompat ke masa kini. Perangkat lunak diagram Gantt modern secara otomatis menyesuaikan jadwal tugas Anda saat Anda melakukan perubahan pada jadwal proyek. Mereka juga memfasilitasi kolaborasi antar tim yang lebih baik dengan menyediakan tampilan bersama yang mudah diakses dari garis waktu proyek.
2. Wrike
Perangkat lunak manajemen proyek Wrike menggunakan diagram Gantt untuk memetakan ketergantungan dengan detail. Jika dua tugas dijadwalkan dengan hasil yang sama atau bergantung pada langkah yang sama, diagram tersebut menyoroti hubungan tersebut.
Wrike menyoroti tugas-tugas yang berulang atau terhenti melalui Task Dependencies, Critical Path Analysis, dan Dashboards, membantu dalam prioritas proyek. Dengan proyeksi proyek real-time, Wrike secara otomatis menghitung ulang jadwal. Anda dapat melihat bagaimana pergeseran satu tugas memengaruhi rencana proyek di papan ini.
Formulir Permohonan dengan aturan pembuatan tugas otomatis memungkinkan Anda mencocokkan permohonan masuk dengan permohonan yang sudah ada berdasarkan bidang seperti proyek dan batas waktu.
💡 Tips Pro: Salurkan semua pekerjaan baru melalui formulir permintaan tunggal yang terintegrasi dengan alat manajemen proyek Anda. Ketika semua data masuk ke sistem dengan cara yang sama, perangkat lunak manajemen proyek dapat secara otomatis menggabungkan duplikat, menandai permintaan dengan benar, dan memastikan tidak ada yang mengerjakan tugas yang sama dua kali—dalam isolasi. Langkah pengaturan kecil ini dapat menghemat berjam-jam waktu untuk tugas berulang di masa depan.
3. Hive
Jika Anda ingin eksekusi proyek yang didukung AI, Hive memiliki Buzz AI untuk membantu Anda. Buzz mengumpulkan pembaruan dari semua proyek, tugas, persetujuan, dan pesan ke dalam satu feed. Jika dua anggota tim membuat tugas serupa atau memulai pekerjaan paralel, Anda akan melihat kedua pembaruan tersebut berdampingan, sehingga pekerjaan duplikat menjadi terlihat dan memungkinkan Anda mengotomatisasi tugas-tugas berulang.
👀 Tahukah Anda? Lebih dari 95% proyek AI gagal, menurut MIT. Mengecewakan, tapi tidak mengherankan. Meskipun alat generik seperti ChatGPT unggul untuk penggunaan individu karena fleksibilitasnya, mereka terhenti dalam penggunaan perusahaan karena tidak belajar dari atau beradaptasi dengan alur kerja.
Sebuah ruang kerja AI terintegrasi, di sisi lain, menambahkan lapisan kecerdasan kontekstual secara sistemik. Ia memahami tugas, dokumen, obrolan, dan garis waktu Anda—dan menggunakan konteks tersebut untuk memberikan wawasan yang lebih cepat dan lebih dapat ditindaklanjuti.
Cara Mengatasi Tugas yang Berulang (Tips + Praktik Terbaik)
Berikut adalah cara praktis untuk mengurangi pekerjaan berulang dan tugas rutin yang membosankan, bahkan sebelum otomatisasi diterapkan.
1. Tetapkan satu pemilik untuk setiap tugas
Salah satu tantangan umum dalam manajemen proyek adalah ketidakjelasan dalam peran dan tanggung jawab. Sebagai manajer proyek, Anda ingin tim Anda bergerak cepat dan tidak terjebak dalam kebingungan tentang siapa yang melakukan apa.
✅ Solusi: Tetapkan satu pemilik untuk setiap tugas. Gunakan kerangka kerja RACI untuk memastikan anggota tim tidak melakukan pekerjaan yang sama. Diagram RACI sangat berguna dalam manajemen sumber daya ketika pengambilan keputusan dibagi di antara tugas-tugas. Misalnya, diagram ini menjelaskan siapa yang melakukan tugas X, siapa yang memberikan masukan, dan siapa yang bertanggung jawab atas keputusan akhir dalam pekerjaan tersebut.
2. Gunakan alat manajemen tugas
Ketika tugas dikelola melalui email, pesan Slack, spreadsheet, dan catatan pribadi, daftar tugas menjadi berantakan.
Tugas-tugas lama tidak pernah ditutup, pekerjaan yang sudah usang tertahan, dan tidak ada yang tahu apa yang masih relevan. Karena lebih mudah membuat tugas baru daripada menggali tumpukan tugas yang berantakan, orang-orang secara tidak sengaja menduplikasi pekerjaan. Akibatnya? Tim Anda membuang waktu untuk memeriksa status dan mengejar pembaruan.
✅ Solusi: Gunakan perangkat lunak manajemen tugas. Alih-alih mencari tugas secara manual, alat ini memungkinkan Anda menyaring item tanpa aktivitas, tugas tanpa pemilik, atau duplikat berdasarkan judul atau kata kunci. Anda dapat menutup atau mengarsipkan tugas lama secara massal, menggabungkan duplikat menjadi satu, dan mengalihkan tugas yang macet, semua dalam hitungan menit.
📚 Baca Lebih Lanjut: Tips Praktis untuk Meningkatkan Keterampilan Manajemen Waktu Anda
3. Ubah catatan rapat menjadi daftar tugas tunggal
Setelah rapat, berikut adalah skenario yang mungkin Anda alami. Satu orang mendengar 'siapkan presentasi', yang lain menulis 'buat slide', dan seseorang lain mencatat 'garis besar presentasi'.
Tiga orang yang berbeda membuat tiga tugas yang berbeda untuk hasil yang sama.
✅ Solusi: Gunakan ClickUp’s AI Notetaker untuk bergabung dalam rapat. Ia akan mencatat diskusi dan mengekstrak poin tindakan menjadi tugas nyata dengan pemilik dan batas waktu.
Tidak perlu lagi menulis ulang catatan atau membuat tugas secara manual selama perencanaan proyek. Anda bahkan dapat bertanya kepada ClickUp seperti, ‘Apa saja tugas yang belum selesai dari pertemuan klien minggu ini?’ dan ClickUp akan menampilkan jawaban dari semua catatan Anda secara instan.
Tonton video ini untuk melihat cara menggunakan AI dalam pembuatan catatan rapat guna menghilangkan pembuatan tugas yang berulang dan memperlancar proses.
Gunakan ClickUp untuk mengidentifikasi dan menghilangkan redundansi.
Lepaskan cara lama mengelola proyek secara manual, di mana Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mendorong tugas-tugas maju daripada menyelesaikan pekerjaan.
Dengan ClickUp sebagai perangkat lunak manajemen proyek Anda, Anda mendapatkan kecerdasan buatan (AI) bawaan, otomatisasi, dan otomatisasi alur kerja yang dapat disesuaikan.
Baik Anda mengelola beberapa proyek atau satu proyek, ClickUp membantu Anda membuat alur kerja kustom sesuai kebutuhan Anda. Ini menjadi pusat kendali untuk alokasi sumber daya, pemantauan kemajuan proyek, dan peningkatan kinerja proyek secara keseluruhan.
Daftar di ClickUp secara gratis untuk melihat bagaimana perangkat lunak ini secara otomatis mengidentifikasi tugas-tugas yang berulang.