Menyelesaikan proyek tepat waktu adalah tugas yang rumit. Melaksanakan tugas, mengelola anggaran, dan memenuhi tenggat waktu adalah bagian-bagian penting yang harus dijalankan di antara banyak hal lainnya.
Sebagai manajer proyek, saya sudah tidak ingat lagi berapa kali klien datang kepada saya dengan permintaan 'hanya satu tambahan kecil' atau 'satu perubahan' yang sayangnya tidak tercakup dalam rencana proyek.
Biaya-biaya ini cenderung bertambah, dan sebelum Anda menyadarinya, jadwal dan anggaran proyek sudah terancam.
Itulah scope creep. Bahkan proyek yang direncanakan dengan sangat ketat pun dapat terjebak dalam scope creep, yang dapat menghalangi penyelesaian proyek Anda dengan sukses.
Saya telah mencoba berbagai perangkat lunak manajemen proyek (PM) untuk membantu Anda mengatasi gangguan ini. Mereka akan membantu Anda menetapkan batasan untuk mencegah margin Anda tergerus oleh pekerjaan tak terduga.
3 Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik untuk Mengelola Perluasan Ruang Lingkup Klien Secara Singkat
Saya telah menguji cukup banyak alat manajemen proyek untuk tahu bahwa tidak semua alat menangani scope creep dengan cara yang sama. Berikut adalah alat-alat yang layak untuk Anda pertimbangkan:
| Alat | Terbaik untuk | Fitur utama | Kelebihan dan kekurangan | Penetapan Harga |
| ClickUp | Manajemen proyek berbasis AI untuk tim dari segala ukuran | ClickUp Brain (AI Kontekstual dan Ringkasan yang Dihasilkan AI), Template Ruang Lingkup Pekerjaan, Tugas, Otomatisasi, Agen yang Sudah Dibuat | Kelebihan:🌟 Ruang Kerja AI Terintegrasi untuk semua pekerjaan Anda🌟 Mengkonsolidasikan semua komunikasi proyek🌟 Memudahkan pengelolaan kapasitas🌟 Memfasilitasi kolaborasi timKekurangan:🧐 Kurva pembelajaran yang curam bagi pengguna baru karena fiturnya yang luas | Gratis selamanya; Kustomisasi tersedia untuk perusahaan. |
| Kerja sama tim | Manajemen proyek dengan pelacakan waktu dan penagihan terintegrasi untuk agensi | Pengelolaan sumber daya, Teamwork AI, aturan otomatisasi, dasbor profitabilitas | Kelebihan:🌟 Memudahkan pelacakan waktu dan pengelolaan beban kerja🌟 Mengotomatisasi tugas-tugas yang membosankan🌟 Memudahkan pengelolaan klien yang lebih lancarKekurangan:🧐 Dashboard memiliki kontrol yang terbatas, yang memengaruhi proses visualisasi | Rencana gratis tersedia; Rencana berbayar mulai dari $13,99 per pengguna per bulan. |
| Asana | Pengelolaan tugas dan alur kerja yang efisien untuk tim kecil hingga menengah. | Alur kerja otomatis dan pemicu berbasis aturan, dasbor beban kerja dan kemajuan, lebih dari 270 integrasi, AI Studio | Kelebihan:🌟 Memudahkan pelacakan tenggat waktu🌟 Mendukung kolaborasi tim🌟 Mengotomatisasi persetujuan dan pembaruan rutinKekurangan:🧐 Laporan dasar🧐 Pemberitahuan dapat menjadi terlalu banyak | Rencana gratis tersedia; Rencana berbayar mulai dari $10,99 per pengguna per bulan (dibayar secara tahunan) |
👀 Tahukah Anda: Perluasan ruang lingkup kadang-kadang disebut "sindrom wastafel dapur" atau "perluasan persyaratan" dan diketahui mempengaruhi lebih dari setengah dari semua proyek. Dan hal ini tidak menunjukkan tanda-tanda melambat. Dampak perluasan ruang lingkup telah meningkat dari 43% menjadi 52% dalam dekade terakhir pada semua proyek.
Apa yang Harus Anda Cari dalam Perangkat Lunak Manajemen Proyek yang Mengelola Perluasan Ruang Lingkup Klien?
Tidak semua perangkat lunak manajemen proyek dirancang untuk menangani pekerjaan tambahan yang timbul akibat perluasan ruang lingkup proyek oleh klien. Meskipun terlihat sempurna di atas kertas, alur kerja mungkin tidak seintuitif yang diharapkan.
Inilah yang saya cari saat mengevaluasi perangkat lunak untuk membantu saya membuat jadwal yang lebih baik dan menyelesaikan pekerjaan untuk klien lebih cepat:
- Tentukan ruang lingkup proyek dan garis dasar sejak awal: Anda perlu mendokumentasikan hasil kerja, pengecualian, dan asumsi sebelum memulai proyek. Pilih alat manajemen proyek yang dilengkapi dengan struktur pembagian kerja (WBS) dan pelacakan garis dasar agar Anda dapat membandingkan ruang lingkup yang direncanakan dengan yang aktual seiring perkembangan proyek.
- Atur alur kerja permintaan perubahan formal: Perangkat lunak manajemen proyek Anda harus menyediakan proses pengendalian perubahan yang membantu meninjau dan menyetujui persyaratan baru. Dengan proses persetujuan bawaan untuk perubahan ruang lingkup, Anda tahu bagaimana setiap perubahan akan memengaruhi biaya, waktu, dan sumber daya.
- Memfasilitasi komunikasi klien: Alat ini harus memungkinkan tim Anda dan klien untuk berkomunikasi langsung di dalam ruang kerja—menghubungkan percakapan dengan tugas spesifik, thread umpan balik, dan hasil kerja.
- Pantau waktu, biaya, dan upaya per hasil kerja: Pastikan perangkat lunak Anda menghubungkan tugas dengan anggaran dan alokasi sumber daya. Hal ini memungkinkan Anda melihat secara instan biaya pekerjaan "tambahan" dan mengadakan pembicaraan yang didukung data dengan klien tentang perluasan ruang lingkup.
- Otomatisasi pemberitahuan dan pelacakan penyimpangan: Pilih perangkat lunak manajemen proyek (PM) untuk mengelola pergeseran ruang lingkup dengan memberi tahu Anda ketika tenggat waktu, anggaran, beban kerja, atau ruang lingkup proyek melampaui batas yang ditetapkan. Pemberitahuan real-time dan dasbor membantu Anda mendeteksi pergeseran ruang lingkup sebelum menjadi masalah serius.
- Pelacakan waktu untuk akuntabilitas: Perangkat lunak harus memungkinkan Anda mencatat waktu langsung dalam tugas dan menghubungkan jam kerja tersebut dengan hasil kerja spesifik. Anda harus dapat menghasilkan laporan yang menunjukkan perbandingan antara upaya aktual dan perkiraan untuk dibagikan kepada klien selama diskusi tinjauan.
- Pemicu berbasis aturan: Pilih platform manajemen proyek yang secara otomatis mendeteksi perubahan beban kerja dan memicu tindakan tindak lanjut dengan otomatisasi alur kerja yang didukung AI.
🧠 Fakta Menarik: Kata " deadline " pertama kali digunakan di penjara-penjara Amerika pada abad ke-19, merujuk pada batas fisik yang harus dilintasi narapidana dengan risiko ditembak. Pada pertengahan abad ke-20, istilah ini berkembang menjadi makna modern yang kita gunakan saat ini: titik waktu yang tidak boleh dilanggar.
⭐ Bonus: Apakah Anda masih membuat setiap tugas dari awal, mengetik semua brief dan detail secara manual? Dengan fitur Talk-to-Text dari ClickUp Brain MAX, Anda cukup "berbicara" tentang tugas tersebut, menyebutkan apa yang Anda butuhkan dalam brief, dan Brain MAX akan langsung mengubah suara Anda menjadi teks.
Dan bukan hanya untuk tugas! Anda dapat memberikan umpan balik di dokumen atau bercakap-cakap dengan tim Anda dengan hanya mengucapkan apa yang ada di pikiran Anda, dan AI kami akan secara otomatis menerjemahkannya, memberi tahu/menandai orang yang tepat, mengingat kata-kata favorit Anda seiring waktu, dan kemudian mengedit teks yang diterjemahkan sesuai kebutuhan.
Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik yang Mengelola Perluasan Ruang Lingkup Klien
Sekarang, mari kita bahas tiga perangkat lunak manajemen proyek terkemuka untuk mengelola scope creep dalam proyek Anda:
Bagaimana kami meninjau perangkat lunak di ClickUp
Tim editorial kami mengikuti proses yang transparan, didukung oleh riset, dan netral terhadap vendor, sehingga Anda dapat mempercayai bahwa rekomendasi kami didasarkan pada nilai produk yang sebenarnya.
Berikut ini adalah penjelasan rinci tentang cara kami meninjau perangkat lunak di ClickUp.
1. ClickUp (terbaik untuk manajemen proyek berbasis kecerdasan buatan)
ClickUp, aplikasi serba guna untuk kerja, menggabungkan manajemen proyek dan kolaborasi tim dengan otomatisasi berbasis AI. Rencanakan proyek Anda, bagikan tugas, obrolan dengan tim, bagikan hasil kerja dengan klien, dan pantau kinerja tim langsung di dalam ClickUp! Hal ini mencegah scope creep dan meminimalkan risiko proyek Anda menjadi tidak seimbang.
Namun yang terpenting, perangkat lunak manajemen proyek ClickUp dirancang untuk berskala. Tim kecil dapat langsung memulai dengan rencana Gratis Selamanya ClickUp, sementara organisasi yang lebih besar mendapatkan tampilan lanjutan, pelaporan, dan dukungan berbasis AI yang mereka butuhkan untuk mengelola proyek kompleks.
Tetapkan ekspektasi yang jelas dengan Template Ruang Lingkup Pekerjaan (SOW) ClickUp.
Salah satu penyebab utama scope creep adalah ketidakcocokan antara proyek dan visi serta ekspektasi klien.
Template Ruang Lingkup Pekerjaan (SOW) ClickUp mengatasi hal itu dengan memberikan kerangka kerja siap pakai untuk mendefinisikan apa yang termasuk dalam ruang lingkup proyek—dan sama pentingnya, apa yang tidak termasuk.
Anda dapat menggunakan templat ini untuk:
- Tentukan tujuan proyek sejak awal untuk memastikan semua pemangku kepentingan sejalan.
- Daftar hasil kerja, hasil akhir, jadwal, dan tonggak penting untuk memberikan peta jalan yang jelas tentang hasil kerja kepada klien dan anggota tim Anda.
- Kendalikan kepemilikan dokumen dan tetapkan tanggung jawab untuk setiap hasil kerja.
- Tambahkan Bidang Kustom, Status Tugas Kustom, dan tampilan kustom untuk pengelolaan proyek yang fleksibel.
Bagi lingkup proyek menjadi tugas dan subtugas yang jelas untuk pengelolaan yang lebih baik.
Cara terbaik untuk mengendalikan pergeseran ruang lingkup proyek adalah dengan membagi proyek menjadi langkah-langkah kecil yang dapat dilacak. Dengan ClickUp Tasks, Anda dapat:
- Buat tugas utama untuk setiap hasil kerja dan tambahkan subtugas di bawahnya. Misalnya, jika lingkup proyek mencakup “Mengembangkan situs web,” tugas utama adalah “Pengembangan Situs Web,” dan subtugas dapat mencakup “Desain halaman utama,” “Mengembangkan formulir kontak,” “Mengatur hosting,” dan sebagainya.
- Tambahkan instruksi detail, persyaratan proyek, kriteria penerimaan, atau daftar periksa ke setiap tugas.
- Tetapkan pemilik tugas dan tambahkan tanggal jatuh tempo untuk menghilangkan kebingungan terkait jadwal dan tanggung jawab.
- Tetapkan ketergantungan antara tugas-tugas sehingga pekerjaan dilakukan dalam urutan yang benar dan hanya setelah semua prasyarat dalam rencana proyek terpenuhi.
Fitur ClickUp Tasks yang menurut saya sangat berguna adalah ClickUp Task Priorities. Dengan menetapkan tingkat prioritas (urgent, tinggi, normal, rendah), tim tahu persis tugas mana yang memerlukan perhatian segera dan mana yang dapat ditangani nanti.
Tetap unggul dalam menghadapi semua perubahan dengan AI yang sadar konteks.
ClickUp Brain adalah asisten AI yang kuat yang dapat membantu tim Anda memantau pergeseran ruang lingkup. Gunakan Brain untuk mengklarifikasi batas proyek, merangkum permintaan klien untuk pemangku kepentingan utama, melakukan analisis dampak, atau mengidentifikasi tugas yang mungkin tidak sesuai dengan rencana proyek asli.
Brain juga memiliki kemampuan mengenali konteks. Ketika permintaan baru dari klien masuk, Brain menilai apakah permintaan tersebut berada dalam atau di luar lingkup proyek, menandainya, dan bahkan menyarankan untuk membuat tugas permintaan perubahan untuk persetujuan.
Anda dapat mendeteksi potensi scope creep pada tahap komentar, bukan setelah menghabiskan berjam-jam untuk pekerjaan baru.
Otomatiskan persetujuan dan pemberitahuan dengan aturan kustom.
Alat manajemen lingkup ini memiliki fitur unggulan: ClickUp Automations, pembuat otomatisasi tanpa kode yang memungkinkan Anda membuat alur kerja otomatis kustom dalam hitungan menit dengan aturan 'jika ini, maka itu'. Atur aturan sekali, dan sistem akan menangani notifikasi, pengalihan tugas, dan visibilitas pemangku kepentingan secara otomatis.
Misalnya, Anda dapat membuat otomatisasi untuk:
- Kirim permintaan persetujuan ke pemimpin proyek saat status tugas berubah menjadi “Menunggu Persetujuan”.
- Beritahu klien atau manajer akun saat permintaan perubahan baru diajukan.
- Otomatis menugaskan reviewer saat deliverable berpindah ke daftar "Client Review"
- Perbarui bidang kustom menjadi “Disetujui” setelah klien memberikan konfirmasi di thread obrolan.
Pastikan semua pihak tetap sejalan dengan alat kolaborasi bawaan.
Perangkat lunak manajemen proyek ClickUp mengintegrasikan semua komunikasi proyek, memudahkan untuk menjaga keselarasan semua pihak dan mengelola pergeseran ruang lingkup.
- Biarkan anggota tim mengklarifikasi persyaratan dan memberikan umpan balik dengan ClickUp Assigned Comments
- Jaga percakapan tetap relevan dengan balasan berurutan dan libatkan pemangku kepentingan yang relevan dengan @mentions.
- Sentralisasikan semua percakapan klien dan internal di dalam ruang proyek—terhubung langsung dengan tugas, hasil kerja, atau dokumen, menggunakan ClickUp Chat
- Ubah pesan obrolan apa pun menjadi tugas—berikan tugas, tambahkan batas waktu, atau hubungkan dengan hasil kerja klien.
- Unifikasi semua dokumen proyek, seperti dokumen charter proyek, dokumen lingkup proyek, permintaan perubahan, dll., dengan ClickUp Docs yang kolaboratif.
Pantau kemajuan proyek secara real-time sesuai dengan tujuan proyek.
Dashboard ClickUp memberikan wawasan real-time tentang apa yang telah diselesaikan, apa yang masih tertunda, hambatan yang ada, dan sebagainya. Kartu AI memberikan ringkasan instan, membantu Anda menghemat waktu yang seharusnya terbuang untuk menganalisis data.
Fitur terbaik ClickUp
- Dengan ClickUp’s Project Time Tracking, Anda dapat memulai timer dari perangkat apa pun, menambahkan entri manual, dan menghasilkan laporan detail berdasarkan penugas, proyek, atau tag. Catat jam kerja langsung di tugas, bandingkan dengan perkiraan awal, dan identifikasi saat pekerjaan klien mulai melebihi upaya yang direncanakan.
- Visualisasikan proyek sesuai keinginan Anda dengan lebih dari 15 tampilan ClickUp, termasuk Daftar, Gantt, Papan, dan Garis Waktu.
- Gunakan tampilan Beban Kerja ClickUp untuk meninjau beban kerja tim dan melihat siapa yang kelebihan atau kekurangan kapasitas guna mengoptimalkan sumber daya dan mencegah kelelahan.
- Sesuaikan alur kerja dengan kebutuhan proyek Anda menggunakan Bidang Kustom untuk anggaran, detail klien, dll., dan Status Kustom.
- Temukan file, tugas, dan percakapan di seluruh ClickUp dan aplikasi terintegrasi seperti Google Drive atau Slack menggunakan Pencarian Terhubung ClickUp.
- Kelola tugas, lacak waktu, dan tetap selaras di mana pun Anda berada dengan aplikasi iOS dan Android ClickUp, terlepas dari apakah anggota tim proyek Anda berada di lokasi, di luar negeri, atau bekerja secara hybrid.
Batasan ClickUp
- Pengguna baru mungkin merasa kewalahan dengan beragam fitur yang tersedia dalam rangkaian aplikasi ClickUp.
- Beberapa pengguna menemukan versi desktop lebih lancar dan cepat dibandingkan aplikasi seluler.
Harga ClickUp
Ulasan dan penilaian ClickUp
- G2: 4.7/5 (10.500+ ulasan)
- Capterra: 4.6/5 (4.500+ ulasan)
Apa yang dikatakan pengguna nyata tentang ClickUp?
Ulasan manajer proyek ini sudah menjelaskan semuanya:
ClickUp menawarkan beragam fitur yang memudahkan Anda menyesuaikan alur kerja, mengelola tugas, dan melacak kemajuan dalam satu platform. Saya menyukai cara saya dapat membuat tampilan yang disesuaikan untuk setiap proyek, mengatur otomatisasi, dan mengintegrasikannya dengan alat lain yang sudah saya gunakan. Alat ini sangat fleksibel, baik untuk pelacakan tugas pribadi maupun operasi bisnis yang kompleks. Template dan dashboard-nya sangat membantu untuk menjaga semuanya terorganisir dan mudah diikuti.
ClickUp menawarkan beragam fitur yang memudahkan Anda menyesuaikan alur kerja, mengelola tugas, dan melacak kemajuan dalam satu platform. Saya menyukai cara saya dapat membuat tampilan yang disesuaikan untuk setiap proyek, mengatur otomatisasi, dan mengintegrasikannya dengan alat lain yang sudah saya gunakan. Alat ini sangat fleksibel, baik untuk pelacakan tugas pribadi maupun operasi bisnis yang kompleks. Template dan dashboard-nya sangat membantu untuk menjaga semuanya terorganisir dan mudah diikuti.
📮 ClickUp Insight: Hanya 15% manajer yang memeriksa beban kerja sebelum menugaskan tugas baru. Sebanyak 24% lainnya menugaskan tugas hanya berdasarkan tenggat waktu proyek.
Akibatnya? Tim akhirnya menjadi terlalu terbebani atau kurang dimanfaatkan, dan dalam kebanyakan kasus, kelelahan.
Tanpa visibilitas real-time terhadap beban kerja, menyeimbangkannya bukan hanya sulit — hampir mustahil.
Fitur Assign dan Prioritize yang didukung AI dari ClickUp membantu Anda mendistribusikan pekerjaan secara merata di dalam tim dengan mencocokkan tugas ke anggota tim berdasarkan kapasitas real-time, ketersediaan, dan keterampilan. Coba AI Cards kami untuk tampilan instan dan kontekstual tentang beban kerja, tenggat waktu, dan prioritas.
💫 Hasil Nyata: Lulu Press menghemat 1 jam per hari per karyawan dengan menggunakan ClickUp Automations — yang menghasilkan peningkatan efisiensi kerja sebesar 12%.
🧠 Fakta Menarik: Gedung Opera Sydney dianggap sebagai salah satu kegagalan manajemen proyek terburuk pada masanya. Proyek tersebut terlambat 10 tahun, melebihi anggaran 14 kali lipat, dan arsiteknya tidak pernah melihat proyek tersebut selesai.
2. Teamwork (Terbaik untuk mengelola proyek dan sumber daya dengan pelacakan waktu dan penagihan yang terintegrasi)
Teamwork adalah perangkat lunak manajemen proyek yang dirancang untuk agensi dan tim layanan klien yang menangani proyek-proyek dengan batas waktu ketat dan anggaran terbatas, bahkan saat menghadapi tantangan seperti pergeseran ruang lingkup.
Perangkat lunak manajemen proyek ini menyediakan papan proyek untuk membuat jadwal, menetapkan tonggak pencapaian, dan memetakan semua hasil kerja di satu tempat. Hal ini memastikan bahwa tim dan klien berada di halaman yang sama.
Untuk manajemen klien, pusat bukti terpusat membantu melihat status terkini setiap bukti, beserta catatan historis semua umpan balik dari awal hingga akhir. Untuk menghindari scope creep, alat ini memungkinkan Anda memantau dan meninjau umpan balik internal dan eksternal, baik dari klien maupun tim Anda.
Fitur dalam perangkat lunak manajemen proyek ini yang membantu saya mengelola scope creep adalah pengelolaan anggaran dan profitabilitas.
Dengan melacak waktu dan menghubungkannya dengan anggaran proyek, Teamwork memberikan laporan real-time tentang keuntungan proyek. Jika permintaan baru mengancam akan membuat proyek merugi, saya memiliki data yang diperlukan untuk menjelaskan kebutuhan perubahan pesanan. Selain itu, saya dapat menetapkan dan melacak target margin keuntungan.
Karena saya mengelola beberapa proyek secara bersamaan, membuat spreadsheet untuk masing-masing proyek memakan waktu. Teamwork membantu saya melakukan penyesuaian dengan cepat terhadap hasil kerja, harga, jadwal, dan sumber daya.
Fitur terbaik untuk kerja tim
- Ubah brief klien yang berantakan menjadi proposal proyek yang lengkap, termasuk jadwal, tugas, dan saran tim, menggunakan Teamwork AI.
- Perkirakan kapasitas tim dengan akurat untuk menyeimbangkan beban kerja dan mencegah kelelahan. Visualisasikan proyek yang akan datang, lacak ketersediaan secara real-time, dan alokasikan ulang sumber daya sebelum kemacetan mengganggu pengiriman.
- Atur pemicu berdasarkan acara atau waktu untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang membosankan, seperti melacak kemajuan tugas. Pusat otomatisasi terpusat memungkinkan Anda untuk membuat, mengedit, dan meninjau otomatisasi Anda.
- Dapatkan visibilitas real-time terhadap kemajuan proyek, identifikasi risiko sumber daya dan pemanfaatan, serta bandingkan hasil yang direncanakan dengan hasil aktual.
- Gunakan timer bawaan, lembar waktu, dan dashboard keuntungan real-time untuk mencatat waktu dengan akurat, menghubungkan biaya dan tarif tagihan, serta memberikan peringatan otomatis saat batas anggaran terlewati.
Batasan kerja tim
- Dashboard memiliki kontrol yang terbatas, yang memengaruhi proses visualisasi.
- Mengakses fitur tambahan seperti kecerdasan buatan (AI) dan integrasi memerlukan pengguna untuk membayar lebih, yang secara signifikan meningkatkan biaya perangkat lunak manajemen proyek.
Harga Teamwork
- Gratis
- Deliver: $13,99 per pengguna per bulan
- Grow: $25,99 per pengguna per bulan
- Scale: Harga kustom
- Enterprise: Harga khusus
Ulasan dan penilaian kerja tim
- G2: 4. 4/5 (1000+ ulasan)
- Capterra: 4.5/5 (900+ ulasan)
Apa yang dikatakan pengguna nyata tentang Teamwork?
Inilah yang dikatakan seorang pengguna G2 tentang penggunaan Teamwork untuk mengelola beberapa proyek:
Kami memiliki tim yang terdiri dari empat pemimpin proyek, masing-masing menangani antara 5 hingga 15 proyek sekaligus yang berada pada berbagai tahap penyelesaian. Proyek-proyek ini berlangsung sepanjang tahun dengan begitu banyak aspek yang harus dikelola, sehingga tanpa manajer proyek dan Teamwork, kami tidak akan mampu menyelesaikan sebanyak ini. Bukan hanya semua tugas terselesaikan, tetapi juga tepat waktu dan sesuai anggaran.
Kami memiliki tim yang terdiri dari empat pemimpin proyek, masing-masing menangani antara 5 hingga 15 proyek sekaligus yang berada pada berbagai tahap penyelesaian. Proyek-proyek ini berlangsung sepanjang tahun dengan begitu banyak aspek yang harus dikelola, sehingga tanpa manajer proyek dan Teamwork, kami tidak akan mampu menyelesaikan sebanyak ini. Bukan hanya semua tugas terselesaikan, tetapi juga tepat waktu dan sesuai anggaran.
🧠 Fakta Menarik: Diagram Gantt, favorit para manajer proyek, sudah berusia lebih dari 100 tahun (diciptakan pada tahun 1910!). Usianya lebih tua daripada internet, TV, dan bahkan roti iris.
3. Asana (Terbaik untuk pengelolaan tugas dan alur kerja yang efisien)
Asana memudahkan pengelolaan tugas dan alur kerja untuk tim dari berbagai ukuran, terutama yang bekerja secara remote. Sebagai alat manajemen proyek, Asana memudahkan untuk menghubungkan pekerjaan sehari-hari dengan tujuan bisnis yang lebih luas, sehingga mengurangi scope creep dan memberikan kejelasan yang lebih besar pada proyek Anda.
Organisir proyek Anda di Asana menggunakan templat bawaan, tetapkan tugas dengan pemilik dan batas waktu, visualisasikan kemajuan, dan lacak semuanya di satu tempat untuk menghindari perubahan mendadak pada jadwal Anda.
Anda dapat dengan mudah mengintegrasikan alat-alat seperti perangkat lunak manajemen tugas, alat pengembangan, alat pelaporan, dan alat kolaborasi, di antara banyak lainnya, ke dalam stack teknologi Anda menggunakan Asana.
Fitur yang baru saja saya mulai gunakan adalah AI Teammates untuk eksekusi proyek yang didukung AI. Fitur ini menggunakan model data Work Graph Asana untuk memberikan konteks bisnis di seluruh interaksi. Misalnya, AI Teammates dapat menganalisis riwayat proyek dan merekomendasikan penyesuaian jadwal yang realistis berdasarkan peluncuran sebelumnya atau hasil serupa.
Asana AI Studio dilengkapi dengan pembuat alur kerja tanpa kode yang membantu Anda di setiap tahap. AI dapat menangkap, mengelompokkan, dan mengalokasikan permintaan masuk, yang kemudian dapat Anda verifikasi. AI juga dapat menyusun versi awal ringkasan proyek dan merangkum umpan balik dari pemangku kepentingan.
Fitur terbaik Asana
- Organisasikan proyek kompleks menjadi alur kerja terstruktur menggunakan templat bawaan yang menugaskan pemilik, menetapkan batas waktu, dan menyelaraskan setiap tugas dengan tujuan bisnis yang lebih luas.
- Otomatiskan persetujuan rutin dan pembaruan dengan aturan yang dapat disesuaikan, yang memicu pemberitahuan, penyerahan tugas, atau penyesuaian tanggal jatuh tempo.
- Dapatkan visibilitas real-time terhadap kemajuan proyek dengan tampilan jadwal, beban kerja, dan dashboard untuk memantau ketergantungan, melacak kinerja, dan mencegah perubahan jadwal mendadak.
- Hubungkan pekerjaan sehari-hari dengan tujuan bisnis yang lebih besar menggunakan Goals and Portfolios, dan tinjau kemajuan melalui dashboard real-time.
- Gunakan timer terintegrasi untuk mengukur berapa lama pekerjaan memakan waktu dan menemukan tugas yang melebihi lingkup pekerjaan asli.
Batasan Asana
- Pengguna tidak dapat menyematkan konten eksternal di Asana atau menambahkan beberapa penugas, sehingga alternatif Asana perlu dipertimbangkan.
- Aturan dan filter yang tersedia mungkin tidak cukup mendukung alur kerja yang kompleks atau kebutuhan khusus dari tim yang berbeda.
Harga Asana
- Pribadi: Gratis
- Starter: $13,49 per pengguna per bulan
- Advanced: $30,49 per pengguna per bulan
- Enterprise: Harga khusus
- Enterprise+: Harga kustom
Ulasan dan penilaian Asana
- G2: 4. 4/5 (12.000+ ulasan)
- Capterra: 4.5/5 (13.000+ ulasan)
Apa yang dikatakan pengguna nyata tentang Asana?
Inilah yang dikatakan seorang manajer yang terlibat dalam strategi tentang Asana di G2:
Yang paling saya hargai adalah efisiensi yang didukung AI. Saran cerdas dan fitur otomatisasi tugas menghemat waktu saya berjam-jam setiap minggu, seolah-olah saya memiliki co-pilot digital yang memprediksi langkah selanjutnya.
Yang paling saya hargai adalah efisiensi yang didukung AI. Saran cerdas dan fitur otomatisasi tugas menghemat waktu saya berjam-jam setiap minggu, seolah-olah saya memiliki co-pilot digital yang memprediksi langkah selanjutnya.
Mention Lain yang Menonjol
Berikut adalah beberapa alat manajemen proyek lainnya yang juga membantu Anda dalam mengelola lingkup proyek.
- Jira : Pantau perubahan lingkup secara eksplisit melalui laporan di Jira Align, untuk mencatat pekerjaan yang ditambahkan selama sprint atau iterasi. Rovo AI menampilkan tugas dan item pekerjaan terkait, menghubungkan masalah serupa, dan mengotomatiskan alur kerja permintaan perubahan sehingga pekerjaan tak terduga lebih mudah terdeteksi. Karena alat ini memberikan visibilitas antara apa yang termasuk dalam lingkup versus apa yang baru, ia mendukung penegakan batas, tinjauan permintaan perubahan, dan komunikasi yang jelas tentang apa yang tidak termasuk dalam rencana awal.
- Basecamp : Basecamp menggunakan metodologi “Shape Up” yang menekankan tenggat waktu tetap dan lingkup pekerjaan yang jelas (“appetite”), sehingga tim harus memutuskan apa yang akan dimasukkan dan apa yang akan dihilangkan—sehingga mengurangi risiko scope creep. Grafik Hill dan peta lingkup membuat pekerjaan terlihat, menyoroti saat lingkup pekerjaan berkembang atau ambigu.
- OpenProject : Sebagai platform open-source untuk manajemen proyek klasik, Agile, atau hybrid, OpenProject menyediakan visibilitas atas rencana proyek, diagram Gantt, pembagian tugas, dan pelacakan perubahan. Anda dapat menghosting sendiri, menyesuaikan alur kerja, melacak tonggak pencapaian, dan menerapkan kontrol perubahan. Alat ini memberi Anda kendali atas batas lingkup dan penyimpangan.
- Monday. com: Mulailah dengan mendefinisikan dokumen lingkup proyek yang jelas, lalu gunakan papan, tampilan, dan alur kerja untuk memantau kepatuhan terhadap dasar tersebut. Dengan pemantauan visual, otomatisasi kustom, dan dasbornya, Anda dapat mendeteksi ketika pekerjaan mulai menyimpang dari lingkup dan bertindak sebelum penyimpangan menjadi besar.
⚠️ Konsep Gold Plating: Menggunakan alat PM akan membantu Anda menetapkan proses yang diperlukan. Namun, ada konsep yang, menurut Simon Heaton, Kepala Pemasaran Pertumbuhan Shopify, dapat membuat Anda rentan: gold plating.
Hal ini berarti menambahkan fitur tambahan, peningkatan, atau pekerjaan yang tidak termasuk dalam lingkup proyek asli atau persyaratan klien. Ini merupakan upaya untuk memuaskan pelanggan atau memberikan sesuatu yang lebih baik dari yang diminta. Gold plating meningkatkan biaya internal tanpa manfaat tambahan.
📚 Baca Lebih Lanjut: Asana vs. ClickUp: Mana Alat Manajemen Tim yang Lebih Baik?
👀 Tahukah Anda: Kelelahan di tempat kerja meningkatkan risiko hipertensi, gangguan depresi, dan diabetes pada karyawan. 7% karyawan mengalami kelelahan akibat bekerja berlebihan. Di sisi lain, 20% karyawan menjadi kurang termotivasi dan tidak terlibat dalam pekerjaan saat mereka tidak dimanfaatkan secara optimal. Sangat penting bagi pemberi kerja untuk memastikan distribusi pekerjaan yang adil di antara karyawan untuk mencegah kelelahan.
Cara Mengelola Perluasan Ruang Lingkup Klien secara Efektif (Tips + Praktik Terbaik)
Perangkat lunak manajemen proyek dapat mengurangi banyak tekanan yang timbul akibat perluasan ruang lingkup melalui organisasi yang teliti. Namun, hal itu saja tidak cukup. Anda juga perlu menerapkan pendekatan yang tepat untuk mengelola prioritas yang beragam seiring dengan perubahan permintaan klien:
Diskusikan dengan klien dan prioritaskan berdasarkan dampak.
Ketika semuanya terasa mendesak, tidak ada yang benar-benar terselesaikan. Ketika sumber daya terbatas, penting untuk berkomunikasi secara efektif dengan klien Anda untuk menentukan mana yang perlu dikerjakan segera dan mana yang dapat ditunda.
🌟 Contoh: Alih-alih hanya menyetujui setiap permintaan klien, Anda dapat menjelaskan kepada mereka bagaimana prioritas baru akan memengaruhi jadwal proyek yang sudah ada, dan apakah mereka setuju dengan hal tersebut.
Misalnya, “Jika kita menambahkan fitur baru ini, tugas mana yang sudah ada yang harus kita tunda?” tidak hanya melindungi jadwal, tetapi juga menjaga klien tetap terlibat dalam membuat kompromi.
⚡ Arsip Template: Template Prioritas Proyek Gratis
Bagi proyek besar menjadi milestone yang dapat dikelola.
Dengan membagi hasil kerja yang besar dan tidak jelas menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, Anda tidak hanya dapat membuat kemajuan menjadi terukur, tetapi juga mencegah klien secara sembarangan menambahkan satu hal lagi.
Ketika setiap tugas terlihat di papan proyek Anda, menjadi lebih mudah untuk mengelola semuanya dan menyelesaikan tepat waktu.
🌟 Contoh: Pertimbangkan peluncuran kampanye. Alih-alih menganggap “membuat aset kampanye” sebagai tugas tunggal, Anda dapat membaginya menjadi “desain banner utama,” “menulis teks halaman arahan,” dan “grafis media sosial produk.”
Pantau beban kerja dan kapasitas sumber daya secara teratur.
Kesalahan umum saat mengelola beberapa proyek? Menugaskan pekerjaan tanpa memeriksa apakah tim Anda sebenarnya memiliki kapasitas yang cukup.
Perencanaan kapasitas memastikan pekerjaan didistribusikan secara adil dan realistis. Hal ini juga menjaga komunikasi dengan klien berdasarkan fakta, misalnya – ‘Kami dapat mengerjakan ini pada sprint berikutnya, tetapi menambahkan pekerjaan ini sekarang akan menunda milestone X.’
🌟 Contoh: Jika desainer Anda sudah memiliki 30 jam pekerjaan yang telah dijadwalkan minggu ini, hindari memberikan tugas "darurat" lainnya tanpa terlebih dahulu menghapus tugas lain dari daftar pekerjaan mereka.
⭐ Bonus: Agen AI di ClickUp dapat membantu.
Agen pra-bangun menangani semua tugas rutin: mengingatkan tim Anda tentang tenggat waktu, berbagi pembaruan harian dengan klien, atau menjawab pertanyaan singkat tentang proyek.
Buatlah Custom Agent untuk mengotomatisasi tindakan kompleks seperti mengalokasikan tugas berdasarkan beban kerja atau membagikan ringkasan proyek kepada pemangku kepentingan. Dengan cara ini, proyek Anda berjalan lancar di latar belakang tanpa pengawasan terus-menerus.
Mengatur agen AI di ClickUp cukup mudah. Tonton video ini untuk belajar caranya:
⚡ Arsip Template: Template Pelacakan Proyek Multi Gratis
Jaga Perluasan Ruang Lingkup Klien Tetap Terkendali dengan ClickUp
Perluasan ruang lingkup dan prioritas yang bertabrakan adalah bagian tak terpisahkan dari kehidupan seorang profesional manajemen proyek. Namun, jangan biarkan hal itu merusak proyek Anda.
Dengan perangkat lunak manajemen proyek yang tepat, hal ini dapat menjadi peluang untuk meningkatkan keuntungan Anda dan menjadwalkan pengiriman hasil kerja secara lebih efisien.
Teamwork ideal untuk agensi yang membebankan biaya kepada klien per jam atau memerlukan visibilitas detail mengenai profitabilitas dan penggunaan sumber daya.
Asana paling cocok untuk tim yang membutuhkan struktur—membantu mereka merancang alur kerja yang dapat diulang, mengotomatisasi persetujuan, dan tetap selaras dengan tujuan bisnis yang lebih luas.
Namun, ClickUp dirancang untuk manajemen lingkup proyek untuk tim dari berbagai ukuran, dalam ruang kerja all-in-one yang terintegrasi.
Jika Anda ingin platform manajemen proyek yang menghubungkan segala hal—mulai dari lingkup proyek dan komunikasi klien hingga ringkasan yang didukung AI dan otomatisasi alur kerja—ClickUp dirancang khusus untuk Anda.
Dengan ClickUp Brain, Anda mendapatkan wawasan yang disesuaikan dengan konteks, dan dengan Automations dan AI Autopilot Agents, Anda dapat membiarkan persetujuan rutin, pembaruan, dan tindak lanjut berjalan di latar belakang sementara Anda fokus pada strategi klien.
Jika scope creep menguras kemampuan Anda untuk menyelesaikan proyek, saya merekomendasikan Anda untuk mendaftar ke ClickUp secara gratis dan mencobanya.