Sebagai manajer proyek, Anda mungkin pernah menjumpai berbagai alat bantu yang rumit, masing-masing menawarkan lebih banyak fitur daripada yang Anda butuhkan.
Sebenarnya, Anda tidak perlu menghabiskan banyak uang untuk alat manajemen proyek yang mewah dengan fitur yang tidak akan pernah Anda gunakan. Alat-alat dasar, termasuk alat manajemen proyek gratis sering kali dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda.
Misalnya, jika Anda sudah menggunakan Slack untuk komunikasi tim anda juga bisa mengandalkannya untuk manajemen proyek. Benar sekali. Platform yang sama yang Anda gunakan untuk check-in harian dan GIF juga dapat membantu Anda menjaga proyek Anda tetap teratur dan sesuai rencana.
Blog ini akan menunjukkan kepada Anda cara memanfaatkan Slack untuk manajemen proyek. Selain itu, kami akan memberi tahu Anda cara yang lebih baik!
Menggunakan Slack untuk Manajemen Proyek: Panduan Singkat
Slack adalah aplikasi perpesanan bisnis yang, meskipun bukan alat manajemen proyek yang lengkap, dapat sangat menyederhanakan tugas-tugas manajemen proyek Anda.
Berikut ini cara menggunakan Slack untuk manajemen proyek:
1. Mengelola tugas dengan saluran proyek khusus
Slack adalah sebuah dinamika perangkat lunak manajemen tugas yang memungkinkan Anda membuat saluran komunikasi terpisah untuk proyek yang berbeda. Setiap proyek dapat memiliki saluran khusus di mana anggota tim dapat berbagi dan menyimpan file, mengomunikasikan tugas-tugas penting, dan memperbarui status.
Pengaturan ini memastikan bahwa semua informasi terkait proyek disimpan di satu tempat, sehingga memudahkan anggota tim untuk menemukan dan berkolaborasi dalam tugas-tugas tertentu.
Berikut ini cara Anda menjalankan saluran Slack khusus proyek tersebut dengan menggunakan menu pintasan:
via Kendur
- Buka Slack: Masuk ke ruang kerja Anda
- Buat saluran: Tekan ikon plus di sebelah 'Saluran' di bilah sisi Anda
- Beri nama saluran Anda: Berikan nama khusus proyek sehingga jelas untuk apa saluran itu
- Undang anggota tim: Tambahkan semua orang yang terlibat dalam proyek agar semua komunikasi tetap berada di satu tempat. Pengaturan ini membantu Anda menjaga setiap diskusi, file, dan pembaruan tetap terorganisir, seperti halnya Anda menyimpan peralatan di dalam kotak peralatan
2. Mengatur status proyek pribadi untuk transparansi
Slack memungkinkan pengguna mengatur status pribadi untuk menginformasikan kepada anggota tim tentang ketersediaan mereka.
via Kendur Meskipun Slack tidak menawarkan status proyek yang spesifik, memperbarui status pribadi Anda membantu menjaga seluruh tim tetap mendapat informasi tentang siapa yang mengerjakan apa. Dengan cara ini, semua orang tetap mengetahui peran dan kemajuan masing-masing.
Inilah cara yang bisa Anda lakukan:
- Buka Slack dan klik foto profil Anda di sudut kanan atas
- Pilih 'Tetapkan status' dari menu tarik-turun
- Pilih status yang telah ditetapkan atau masukkan status khusus, seperti "Mengerjakan Tugas X"
- Tambahkan emoji untuk mewakili status Anda secara visual
- Secara opsional, tetapkan waktu kedaluwarsa untuk status Anda
- Klik 'Simpan' untuk memperbarui status Anda dan memberi tahu tim Anda tentang ketersediaan Anda saat ini
3. Berkolaborasi secara real time melalui saluran dan panggilan
via Kendur Sebagai aplikasi komunikasi slack menjaga percakapan tim tetap lancar dan teratur.
Anggota tim dapat dengan mudah berbagi file, mengadakan kumpul-kumpul, melakukan panggilan video, dan berkolaborasi melalui sistem Post asli Slack. Interaksi waktu nyata ini membuat semua orang tetap berada di halaman yang sama, mendorong komunikasi yang efisien dan pengambilan keputusan yang cepat.
4. Gunakan fungsionalitas pencarian Slack untuk menemukan informasi
Fitur pencarian Slack membantu Anda menemukan pesan dan file dengan cepat menggunakan pengubah dan perintah garis miring. Hal ini sangat berguna untuk mengambil informasi spesifik dari percakapan sebelumnya, memastikan bahwa detail penting tidak akan hilang.
Dengan mencari semua pesan dan file, anggota tim dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan secara efisien, menyederhanakan alur kerja dan menjaga proyek tetap pada jalurnya.
via Kendur Berikut ini adalah cara mencari secara efektif:
- Buka Slack dan klik bilah pencarian di bagian atas
- Gunakan pengubah "dari:" untuk mencari pesan dari orang tertentu
- Gunakan pengubah "in:" untuk mencari di dalam saluran tertentu
- Kombinasikan pengubah seperti "sebelum:" dan "setelah:" untuk mempersempit hasil berdasarkan tanggal
- Ketik kata kunci atau frasa yang relevan yang terkait dengan informasi yang Anda cari
- Tekan Enter untuk melihat hasil pencarian dan dengan cepat menemukan pesan atau file yang Anda butuhkan
5. Pengingat otomatis untuk menjaga tenggat waktu*
Slack memungkinkan Anda mengatur pengingat otomatis untuk rapat, tenggat waktu, dan tugas-tugas penting, memastikan tidak ada yang terlewatkan. Fitur ini membantu semua orang tetap berada di jalurnya dan menyadari tanggung jawab yang akan datang.
Dengan menggunakan pengingat Slack, Anda dapat mempertahankan alur kerja yang lancar dan memastikan tim Anda tetap selaras dengan tenggat waktu dan tugas mereka.
via Kendur Berikut ini cara mengotomatiskan pengingat di akun Slack Anda:
- Buka Slack: Arahkan ke ruang kerja Anda
- Setel pengingat: Ketik /remind di kotak pesan
- Tambahkan detail: Tentukan siapa yang Anda ingatkan, tugas, dan waktunya
- Konfirmasi: Tekan Enter, dan Slack akan menjadwalkan pengingat tersebut
6. Integrasikan alat favorit Anda dengan Slack untuk alur kerja yang lancar
Slack memungkinkan Anda menghubungkan alat favorit Anda-seperti ClickUp, Zoom, Google Drive, atau lainnya-untuk menerima pembaruan, mengelola tugas, dan menyelesaikan tindakan di dalam hub komunikasi Anda. Integrasi ini menghemat waktu dan menjaga alur kerja Anda tetap lancar dan terpusat.
Berikut ini cara mengintegrasikan alat bantu Anda dengan Slack:
- Temukan Direktori Aplikasi Slack di ruang kerja Anda
- Ketik nama alat yang Anda gunakan, seperti Asana atau Trello
- Pilih alat dan klik 'Tambahkan ke Slack' untuk mengintegrasikan
- Ikuti petunjuk untuk menautkan akun manajemen proyek Anda dengan Slack. Integrasi ini menempatkan alat bantu Anda tepat di tempat Anda mengobrol, sehingga memudahkan untuk mengelola semuanya tanpa meninggalkan Slack
7. Sematkan pesan dan file penting untuk akses cepat
Anda dapat menyimpan informasi penting di ujung jari Anda dengan menyematkan pesan dan file penting di saluran Slack Anda.
Penyematan memastikan bahwa dokumen dan catatan penting dapat diakses dengan mudah oleh semua orang di saluran, sehingga tidak ada yang harus menyaring pesan yang tak terhitung jumlahnya untuk menemukan apa yang mereka butuhkan. Fitur ini meningkatkan efisiensi dan membantu tim Anda dengan cepat merujuk ke materi penting.
Inilah yang perlu Anda lakukan untuk menyematkan pesan dan file:
- Temukan pesan atau file: Cari item di saluran Slack Anda
- Sematkan: Klik tiga titik di samping pesan atau file
- Pilih "sematkan ke saluran": Tindakan ini akan menyematkan item ke saluran
- Akses pin: Klik ikon pin di bagian atas saluran untuk melihat semua item yang disematkan
Tidak yakin apakah Slack akan memenuhi kebutuhan manajemen proyek Anda? Jelajahi beberapa Alternatif lain dari Slack untuk menemukan yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
baca juga:_ *10 alat kolaborasi manajemen proyek untuk tim*
Keterbatasan Penggunaan Slack untuk Manajemen Proyek
Slack adalah alat komunikasi yang efektif dengan fitur-fitur manajemen tugas dasar, namun keterbatasannya membuatnya tidak cocok untuk menangani kebutuhan manajemen proyek yang komprehensif.
Berikut adalah beberapa area di mana Slack mungkin gagal:
- Tidak memiliki fitur manajemen proyek tingkat lanjut: Slack tidak secara inheren mendukung fungsi-fungsi manajemen proyek yang penting seperti bagan Gantt, ketergantungan tugas, dan manajemen sumber daya. Fitur-fitur ini sangat penting untuk perencanaan dan pelacakan proyek yang mendetail, terutama dalam proyek-proyek yang kompleks
- Desain manajemen proyek yang tidak terspesialisasi: Slack terutama dirancang untuk komunikasi, bukan manajemen proyek. Anda tidak dapat memberikan tugas atau melacaknya, mengelola tenggat waktu, dan melaporkan kemajuan proyek. Tanpa kemampuan ini, tim mungkin akan mengalami kebingungan dan berpotensi melewatkan tenggat waktu yang penting
- **Pelaporan dan analisis terbatas: Slack tidak menawarkan fitur pelaporan atau analitik yang ekstensif untuk manajemen proyek, sehingga menyulitkan untuk membuat laporan proyek yang mendetail atau melacak metrik kinerja dari waktu ke waktu. Ini bisa menjadi kelemahan yang signifikan bagi manajer proyek yang perlu memberikan wawasan proyek yang komprehensif kepada para pemangku kepentingan
- Tidak ada pelacakan waktu asli: Slack tidak memiliki fitur pelacakan waktu bawaan, yang sangat penting untuk memantau waktu yang dihabiskan untuk tugas atau proyek tertentu. Tim sering kali harus bergantung pada integrasi pihak ketiga, yang mungkin tidak terintegrasi secara mulus dengan alur kerja Slack
- Manajemen file yang terfragmentasi: Slack memungkinkan berbagi file tetapi tidak menyediakan sistem manajemen file yang komprehensif. File dapat tersebar di berbagai pesan dan saluran, sehingga sulit untuk menemukan dokumen tertentu tanpa upaya pencarian yang kuat, bahkan dengan adanya Slack AI
- Kurangnya visualisasi tugas: Alat bantu visual sangat penting bagi tim untuk memahami dengan cepat kemajuan tugas dan status alur kerja. Slack tidak menyertakan alat bantu visual seperti papan Kanban atau dasbor proyek
- Pengaturan prioritas yang minim: Platform ini tidak memiliki opsi lanjutan untuk mengatur prioritas tugas dalam konteks proyek. Keterbatasan ini dapat menyulitkan untuk mengelola tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan
Anda bisa mengatasi keterbatasan ini (dan banyak lagi) dengan ClickUp, sebuah alternatif yang ampuh._ ClickUp menawarkan berbagai fitur manajemen proyek tingkat lanjut yang secara khusus mengatasi kesenjangan yang ditemukan di Slack. Dibangun dari awal sebagai alat manajemen proyek khusus, ClickUp memastikan pelacakan dan manajemen proyek yang tepat dan efisien.
Bagaimana ClickUp Membuatnya Lebih Baik
Tidak seperti Slack, yang terutama difokuskan pada komunikasi, ClickUp dibuat khusus sebagai aplikasi manajemen proyek. Hal ini membuat ClickUp menjadi pilihan yang sangat baik untuk tim yang ingin merampingkan operasi proyek mereka.
Dengan opsi kustomisasi yang luas, ClickUp beradaptasi dengan berbagai alur kerja, baik Anda mengelola proyek untuk tim kecil atau mengoordinasikan proyek perusahaan berskala besar.
ClickUp mengintegrasikan manajemen tugas, dokumentasi, kolaborasi, pelacakan waktu, dan pelaporan ke dalam satu platform, sehingga mengurangi kebutuhan untuk menyulap beberapa alat. Tidak seperti Slack, ClickUp menyediakan fitur manajemen proyek yang komprehensif.
Berikut ini adalah pandangan lebih dekat tentang bagaimana ClickUp mengatasi beberapa keterbatasan umum Slack untuk mengelola proyek:
1. Fitur kolaborasi tingkat lanjut
ClickUp adalah yang paling alat komunikasi dan kolaborasi di tempat kerja yang efektif untuk meningkatkan produktivitas dan komunikasi tim dalam satu platform.
Dari obrolan waktu nyata hingga papan tulis dinamis, ClickUp memfasilitasi kolaborasi tanpa batas di seluruh tim, memastikan semua aspek proyek tercakup dari awal hingga selesai. Lingkungannya yang terintegrasi mendukung berbagai kebutuhan kolaborasi, baik saat Anda berbagi pembaruan cepat dengan klien atau bertukar pikiran tentang proyek yang kompleks.
Buat item tindakan dan tetapkan ke anggota tim tertentu dengan ClickUp Assign Comments
Berikut adalah beberapa fitur utamanya:
- Bekerja bersama dengan rekan kerja diClickUp Documents dengan kontrol versi dan pembaruan waktu nyata
- Berikan komentar langsung pada tugas atau dokumen untuk memberikan umpan balik instan denganKomentar yang Ditugaskan di ClickUp* GunakanPapan Tulis ClickUp untuk sesi curah pendapat dan perencanaan kolaboratif
- Mengatur tugas secara visual denganPapan Kanban ClickUp untuk gambaran yang jelas tentang kemajuan proyek
2. Manajemen proyek yang cerdas
ClickUp menyederhanakan setiap fase proyek Anda dengan serangkaian alat yang kuat yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi.
Platform ini memungkinkan tim merencanakan, melaksanakan, dan melacak proyek dengan presisi, mengintegrasikan tugas, jadwal, dan kolaborasi ke dalam satu ruang terpadu.
Dengan fitur-fitur seperti bagan Gantt, status khusus, dan pelacakan waktu, ClickUp memastikan bahwa tonggak pencapaian proyek terpenuhi, sumber daya dikelola secara efektif, dan anggota tim tetap selaras dengan tujuan dan tenggat waktu.
Berikut adalah beberapa fitur yang menonjol:
- Menetapkan ketergantungan tugas untuk memastikan penyelesaian aktivitas proyek secara berurutan denganTugas ClickUp* Menambahkanbidang khusus dan status untuk pengorganisasian dan analisis tugas yang lebih mudah
- Visualisasikan dan analisis pekerjaan Anda dalam 15 cara berbeda denganTampilan ClickUp* Lacak jadwal dan ketergantungan proyek denganClickUp Gantt Charts untuk gambaran umum alur proyek yang komprehensif
menggambar hubungan antara dua tugas menggunakan Gantt View dari ClickUp
- Sesuaikan dasbor dengan widget untuk memantau tingkat penyelesaian tugas dan alokasi waktu untuk meningkatkan wawasan proyek denganDasbor ClickUp Kelola jadwal dan beban kerja tim secara efektif dengan aplikasi nativePelacakan Waktu di ClickUp Siapkan otomatisasi untuk menangani tugas rutin seperti mengirim pengingat tenggat waktu, memperbarui status tugas, atau bahkan menugaskan ulang tugas berdasarkan perubahan proyek menggunakanOtomatisasi ClickUp
buat templat AI dalam hitungan detik menggunakan ClickUp Brain_
- Dapatkan manfaat dari pusat informasi, mengotomatiskan alur kerja, dan menawarkan jawaban instan untuk pertanyaan terkait pekerjaan menggunakanClickUp Brain, asisten AI. Ini dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas dan kemampuan pengambilan keputusan tim Anda
3. Komunikasi internal yang efisien*
ClickUp memastikan komunikasi yang jelas dan efektif sehingga semua anggota tim tetap mendapat informasi dan selaras. Hal ini mengurangi kemungkinan miskomunikasi dan meningkatkan koordinasi proyek secara keseluruhan.
mengobrol dengan tim Anda dan berbagi sumber daya berharga menggunakan ClickUp Chat View_
Berikut adalah beberapa cara khusus ClickUp mendukung komunikasi tim:
- Memberi informasi kepada semua pemangku kepentingan melalui komentar tugas, menambahkan mereka sebagai pengamat, @menyebut, dan menetapkan tugas sebagai komentar
- Temukan dan bagikan file penting, tugas, dan lainnya dengan cepat dari mana saja di ClickUp dan aplikasi yang terhubung dengan fiturPencarian yang Terhubung pengalaman
- Tulis email bebas kesalahan dan komunikasi internal lainnya dengan nada dan gaya yang Anda sukai dengan ClickUp Brain
- Terlibat dalam obrolan waktu nyata untuk meningkatkan kejelasan dan kesinambungan menggunakanTampilan Obrolan ClickUp* Rekam dan bagikan klip layar menggunakanKlip ClickUp untuk menyampaikan ide secara visual dan memperjelas poin yang rumit
Templat Strategi Komunikasi Internal dan Rencana Aksi ClickUp
Templat Strategi Komunikasi Internal dan Rencana Aksi ClickUp membantu meningkatkan kejelasan dan keselarasan di seluruh organisasi Anda. Templat ini menghubungkan berbagai tingkat hierarki dan departemen, memastikan keselarasan eksekutif dan staf.
Ini templat rencana komunikasi sangat berguna untuk menetapkan tujuan komunikasi yang jelas, merampingkan strategi, dan mengevaluasi keefektifannya, yang pada akhirnya menciptakan tenaga kerja yang lebih terinformasi dan terlibat.
Berikut ini adalah cara untuk membantunya:
- Mengidentifikasi tujuan dan sasaran komunikasi untuk menyelaraskan upaya tim
- Mengembangkan rencana tindakan yang terukur untuk melacak kemajuan dan hasil
- Mengatur dan memvisualisasikan tugas dan kemajuan di satu lokasi pusat
- Memastikan keselarasan strategis dengan visi dan tujuan operasional perusahaan
- Menciptakan lingkungan yang terbuka untuk umpan balik guna meningkatkan praktik komunikasi
Pindah dari Slack ke ClickUp
Beralih dari Slack ke ClickUp lebih mudah daripada yang Anda bayangkan. Integrasi ClickUp dengan Slack memastikan bahwa tugas, dokumen, sasaran, dan obrolan tetap saling terhubung, membuat transisi menjadi lancar bagi tim yang sudah terbiasa dengan lingkungan komunikasi Slack.
Berikut ini cara bertransisi dengan mulus:
- Masukkan email kantor Anda: Mulailah dengan mendaftar menggunakan email kantor Anda di platform ClickUp untuk mengakses berbagai alat produktivitasnya
- Integrasikan Slack dengan ClickUp: Hubungkan akun Slack Anda dengan ClickUp untuk mempertahankan saluran komunikasi yang lancar. Integrasi ini memungkinkan Anda untuk mengelola tugas dan berkolaborasi langsung dari Slack
- Buat tugas dari Slack: Gunakan perintah /ClickUp baru di saluran Slack mana pun untuk membuat tugas baru dengan cepat tanpa meninggalkan Slack
- Membatalkan tugas di Slack: Aktifkan tautan tugas yang diposting di Slack untuk secara otomatis menampilkan detail yang kaya, memberikan konteks dan akses langsung ke tindakan tugas, sehingga meningkatkan kejelasan alur kerja
- Mengelola tugas secara efisien: Gunakan tindakan tarik-turun di Slack untuk menyesuaikan tanggal jatuh tempo, prioritas, status, dan lainnya, secara langsung mengelola tugas ClickUp Anda di dalam saluran Slack
- Ubah pesan Slack menjadi tugas dan komentar ClickUp: Menyederhanakan pembuatan tugas dengan mengubah pesan Slack menjadi tugas atau komentar dengan ClickUp dengan memilih opsi "lebih banyak tindakan" dari pesan apa pun
- Mengatur pemberitahuan: Mengonfigurasi ClickUp untuk mengirim pemberitahuan waktu nyata ke saluran Slack Anda untuk pembaruan seperti tugas baru, komentar, dan perubahan status
Baca juga: ClickUp vs Slack: Alat komunikasi tim mana yang terbaik?
Mengelola proyek dan proses dengan ClickUp
ClickUp mengkonsolidasikan semua alat penting menjadi satu, membuatnya mudah untuk mengelola dan melacak proses proyek. Solusi manajemen proyek ClickUp menghubungkan semua elemen proyek Anda-tugas, dokumen, percakapan, dan dasbor-ke dalam satu platform yang mudah digunakan, membantu tim bekerja lebih cepat dan lebih cerdas.
Dengan lebih dari 1.000 templat dan berbagai fitur yang mendorong efisiensi, ClickUp menyederhanakan pelacakan tugas, pelaporan, dan kolaborasi tim, sehingga memudahkan tim untuk merencanakan, melaksanakan, dan memantau proyek secara efektif.
Template Manajemen Proyek ClickUp
Templat Manajemen Proyek ClickUp membantu Anda mengatasi tantangan perencanaan proyek secara efektif dengan kerangka kerja yang terorganisir dengan baik. Dirancang untuk mengelola pekerjaan di berbagai fase proyek, templat ini menawarkan pendekatan terstruktur melalui ruang dan folder yang ditentukan.
Bahkan jika Anda baru mengenal manajemen proyek, sumber daya ini menyederhanakan tugas-tugas yang rumit sehingga Anda bisa melakukannya:
- Mendapatkan gambaran umum yang jelas tentang sumber daya proyek Anda untuk mengelolanya secara efektif
- Menggunakan beberapa tampilan alur kerja untuk menetapkan, mengelola, dan memprioritaskan tugas secara efisien
- Berkolaborasi secara lancar dengan tim Anda dan memberikan informasi kepada pemangku kepentingan tanpa kerumitan
Pangkas Waktu Anda Dengan ClickUp untuk Manajemen Proyek
Slack adalah aplikasi komunikasi tim yang membantu dalam kolaborasi waktu nyata sehingga berguna untuk membuat semua orang tetap terhubung dan mendapat informasi.
Namun, jika Anda ingin melacak tenggat waktu, menangani alur kerja yang rumit, membangun basis pengetahuan, dan mengoordinasikan beberapa proyek, Anda memerlukan alat manajemen proyek. Fitur Slack saat ini tidak dapat membantu Anda dalam hal ini.
ClickUp menjembatani kesenjangan ini dengan menawarkan platform manajemen proyek yang kuat yang terintegrasi secara mulus dengan Slack. Platform ini menyediakan alat canggih untuk mengelola tugas, melacak kemajuan proyek, dan meningkatkan komunikasi tim, semua dalam satu sistem terpadu.
Apakah Anda perlu menyederhanakan alur kerja, memungkinkan kolaborasi, atau mengelola proyek dengan lebih efektif, ClickUp memberikan alat dan fleksibilitas yang dibutuhkan oleh tim modern.
Mulailah menggunakan ClickUp hari ini untuk alur kerja yang lebih terorganisir, produktif, dan kolaboratif. Daftar sekarang!