Pada November 2021, Portugal menjadi berita utama dengan melarang atasan menghubungi karyawan setelah jam kerja. Prancis telah memiliki versinya sendiri mengenai undang-undang ini - "hak untuk memutuskan hubungan" - sejak tahun 2016.
Sayangnya, tidak semua dari kita terlindungi dari pesan-pesan kerja setelah jam kerja. Namun, inilah kabar baiknya: jika Anda menggunakan pesan instan di tempat kerja dengan Slack, Anda bisa menetapkan beberapa batasan untuk keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik dengan menjeda pemberitahuan.
Anda juga dapat menghargai waktu kolega Anda dengan menjadwalkan pesan untuk dikirim pada waktu tertentu. Hari kerja Anda mungkin baru saja dimulai, namun kolega Anda di seluruh dunia baru saja pulang. Atau mungkin Anda paling produktif di malam hari, sementara yang lain sudah tertidur lelap. Mungkin Anda ingin menjadwalkan pesan berulang.
Dalam semua skenario ini, menjadwalkan pesan Slack agar tiba pada waktu yang tepat memastikan Anda tidak mengganggu waktu kerja siapa pun.
Slack adalah salah satu alat komunikasi yang paling banyak digunakan untuk kolaborasi waktu nyata . Mari kita lihat bagaimana Anda dapat menjadwalkan pesan Slack dan mengubah alat ini dari sumber gangguan konstan menjadi aset yang kuat untuk komunikasi tim .
Cara Menjadwalkan Pesan di Slack
Menjadwalkan pesan di Slack semudah mengetiknya. Berikut ini adalah cara untuk melakukannya:
Langkah 1: Buka percakapan Anda
Buka percakapan atau saluran Slack yang ingin Anda jadwalkan pesan Anda. Buat draf pesan Anda seperti biasanya.
melalui Kendur
Langkah 2: Mengakses opsi penjadwalan
Setelah pesan Anda siap, cari panah tarik-turun di sebelah ikon pesawat kertas atau tombol kirim. Mengklik ini akan menampilkan opsi untuk menjadwalkan pesan untuk nanti.
melalui Slack
Langkah 3: Tetapkan waktu
Setelah memilih opsi penjadwalan, menu popup dengan berbagai slot waktu akan muncul. Di sini, Anda dapat memutuskan kapan Anda ingin pesan Anda dikirim.
melalui Slack
Anda dapat memilih waktu yang disarankan (jika sesuai dengan Anda) atau memilih 'Waktu khusus,' yang memungkinkan Anda menentukan waktu yang berbeda untuk mengirim pesan Anda.
Langkah 4: Sesuaikan tanggal dan waktu
Sekarang, pilih tanggal dan waktu yang tepat untuk pengiriman pesan Anda. Fleksibilitas ini memungkinkan Anda merencanakan pengiriman pesan sesuai dengan alur kerja atau zona waktu tim Anda.
melalui Slack
Setelah Anda mengatur waktu, klik tombol 'Jadwalkan pesan'. Selamat, pesan Anda sekarang sudah diantrekan untuk dikirim nanti! Dan Anda telah menggunakan aplikasi Peretasan kendur untuk meningkatkan produktivitas.
Akan tetapi, bukan hanya itu saja.
Tahukah Anda bahwa Anda dapat mengedit, menjadwal ulang, atau membatalkan pesan terjadwal Anda sebelum dikirim? Baik aplikasi desktop maupun perangkat seluler memungkinkan Anda melakukannya.
Langkah 5: Melihat pesan terjadwal
Setelah menjadwalkan, Anda akan melihat permintaan untuk melihat pesan Slack terjadwal Anda. Mengklik ini akan membawa Anda ke bagian Terjadwal dalam Slack.
melalui Kendur Atau, Anda bisa mengakses bagian ini secara langsung dari panel cepat sisi kiri di ruang kerja Slack. Bagian ini hanya akan muncul setelah Anda memiliki pesan dalam antrean.
via Slack
Langkah 6: Mengedit pesan Anda
Jika Anda ingin melakukan perubahan, cukup arahkan kursor ke pesan terjadwal Anda dan klik ikon pensil di sebelah kanan, yang melambangkan pengeditan. Hal ini memungkinkan Anda untuk memodifikasi konten di bidang pesan sebelum dikirim.
melalui Slack
Langkah 7: Sesuaikan waktu yang dijadwalkan
Jika Anda perlu mengubah waktu untuk pesan Anda, klik ikon jam di sebelah ikon edit. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengubah tanggal dan waktu, memastikan pesan Anda sampai tepat pada waktu yang Anda inginkan.
melalui Kendur
Langkah 8: Membatalkan atau menghapus pesan terjadwal
Tidak merasa yakin dengan pesan atau waktunya lagi? Jangan khawatir!
Anda dapat membatalkan atau menghapus pesan terjadwal dengan mengeklik opsi yang sesuai. Hal ini memberikan Anda kendali penuh atas manajemen proyek di Slack .
melalui Kendur
Langkah 9: Menonton siaran langsung
Terakhir, ketika waktu yang dijadwalkan tiba, pesan Anda akan secara otomatis muncul di saluran yang ditentukan seperti pesan Slack reguler lainnya. Sesederhana itu. Anda juga dapat menjadwalkan pesan berulang dengan cara ini.
Namun, ingatlah bahwa Anda tidak dapat mengirim pesan terjadwal untuk membalas utas atau percakapan yang sedang berlangsung.
Menggunakan Bot Slack untuk Mengotomatiskan Komunikasi
Meskipun fitur pengiriman terjadwal asli Slack adalah salah satu cara untuk mengotomatiskan komunikasi, Anda juga dapat mengandalkan Bot Slack untuk melakukan hal yang sama.
Bot Slack adalah program atau alat otomatisasi yang berinteraksi dengan pengguna di dalam ruang kerja Slack.
Bot dapat diprogram untuk mengirim pesan Slack pada waktu tertentu, sama seperti fitur penjadwalan asli, tetapi bot biasanya digunakan untuk tugas yang lebih kompleks, seperti mengelola alur kerja, merespons masukan pengguna, atau berintegrasi dengan alat dan platform lain-seperti ClickUp, GitHub, GoogleDocs, dan banyak lagi-untuk memberikan pembaruan tanpa batas pada pekerjaan yang sedang dilakukan di luar Slack.
Berikut ini adalah beberapa cara paling umum untuk menggunakan Slack Bots untuk menjadwalkan pesan, pengingat, dan pembaruan:
- **Pesan selamat datang otomatis untuk karyawan baru: Bot Slack dapat memperkenalkan karyawan baru ke saluran yang relevan dan memberi mereka sumber daya orientasi yang penting
- Petunjuk berdiri setiap hari: Bot dapat secara otomatis mengingatkan anggota tim untuk mengirimkan pembaruan stand-up mereka pada waktu tertentu setiap hari
- Pembaruan dan ringkasan tugas: Bot dapat secara otomatis memposting pembaruan status tugas, memastikan anggota tim mengetahui siapa yang mengerjakan apa dan sejauh mana perkembangan setiap tugas
- Pemberitahuan untuk tugas yang jatuh tempo: Terintegrasi dengan alat manajemen proyek seperti ClickUp, bot dapat memberi tahu pengguna ketika tenggat waktu semakin dekat atau tugas telah selesai
- Pengingat untuk rapat atau acara: Bot dapat mengingatkan tim tentang rapat atau tenggat waktu yang akan datang, memastikan tidak ada yang melewatkan momen penting
Pesan dan tanggapan otomatis ini membebaskan waktu anggota tim dan memastikan komunikasi berjalan cepat, relevan, dan efisien.
Keterbatasan Penggunaan Slack Bots untuk Komunikasi
Bot Slack adalah cara terbaik untuk mengotomatiskan tugas, mengirim pengingat, dan menjawab pertanyaan dalam sebuah saluran. Ini seperti memiliki asisten yang sangat membantu yang tersedia 24/7.
Namun, terlepas dari manfaat ini, ada beberapa keterbatasan yang perlu dipertimbangkan.
Memahami tantangan-tantangan ini dapat membantu Anda menimbang apakah Slack cocok untuk tim Anda atau jika alat komunikasi asinkron mungkin lebih cocok.
1. Bot dapat mengganggu
Meskipun bot Slack menawarkan respons yang cepat dan otomatis, bot juga dapat menimbulkan banyak gangguan. Meskipun mendapatkan jawaban instan atas pertanyaan sangat membantu, aliran pemberitahuan bot yang terus menerus-dari pembaruan hingga sebutan tim-dapat mengganggu fokus Anda.
Hal ini dapat dengan mudah membuat karyawan kewalahan, sehingga sulit untuk fokus pada tugas-tugas penting dengan adanya obrolan tambahan di latar belakang.
2. Bot yang lamban harus dibayar mahal
Kelemahan terbesar untuk Slack adalah biayanya, terutama saat menambahkan bot.
Harga Slack mulai dari $7,25 per pengguna untuk paket Pro. Ini tidak tampak terlalu tinggi sampai tim Anda mulai berkembang, dan tiba-tiba, Anda melihat tagihan yang jauh lebih tinggi setiap bulannya.
Semakin banyak pengguna yang Anda tambahkan, semakin mahal harganya. Beberapa tim mungkin perlu mempertimbangkan apakah Alternatif yang lebih longgar dengan fitur yang serupa atau lebih baik mungkin merupakan pilihan yang lebih hemat biaya.
3. Bot membutuhkan pemeliharaan rutin
Sama seperti bot lainnya, bot Slack tidak sempurna di luar kotak. Mereka mengandalkan data dan perintah yang Anda berikan kepada mereka.
Jika informasinya tidak mutakhir, bot Anda mungkin kesulitan memberikan jawaban yang berharga. Ini berarti bahwa agar bot Anda bekerja secara efisien, Anda harus memperbaruinya secara teratur. Seiring pertumbuhan tim Anda dan saluran Slack berkembang, memelihara bot ini bisa menjadi beban.
4. Bot dapat memenuhi ruang penyimpanan
Salah satu masalah yang kurang diketahui adalah berapa banyak ruang penyimpanan yang ditawarkan Slack-yang tidak banyak. Karena bot Anda membantu mengotomatiskan tugas dan mengirim file, bot akan berkontribusi pada batas data Slack.
Setelah batas tersebut tercapai, Slack akan mulai menghapus file dan pesan yang lebih lama Ini bisa menjadi masalah jika bot Anda menghasilkan banyak data atau jika Anda mengandalkan Slack untuk menyimpan riwayat komunikasi atau dokumen penting.
5. Kreativitas bukanlah keahlian bot
Terakhir, meskipun bot dapat membantu tugas sehari-hari, bot tidak memiliki satu elemen penting: kreativitas
Bot sangat baik dalam menanggapi perintah yang telah ditetapkan sebelumnya tetapi tidak terlalu membantu dalam pemecahan masalah yang kompleks atau berpikir di luar kebiasaan
Dalam skenario yang menuntut inovasi atau pemikiran kritis, Anda akan membutuhkan sentuhan manusia untuk mengatasi masalah.
Anda bisa mengatasi beberapa keterbatasan ini dengan memasangkan Slack dengan platform manajemen proyek bertenaga AI yang komprehensif seperti ClickUp.
Meningkatkan Komunikasi Tim dengan ClickUp dan Slack
Baik Slack maupun ClickUp menawarkan alat bantu untuk kolaborasi tim, tetapi jika Anda membandingkan ClickUp dan Slack masing-masing memiliki nilai yang berbeda. Namun, dengan menggabungkan kekuatan mereka, dan mereka menjadi duo kerja tim terbaik, membuat kolaborasi menjadi lebih lancar dari sebelumnya.
Berikut ini adalah bagaimana mengintegrasikan Slack dengan ClickUp dapat menyederhanakan alur kerja Anda:
1. Jaga agar Slack tetap sinkron dengan ClickUp untuk manajemen proyek yang lancar
Oleh mengintegrasikan ClickUp dengan Slack anda mengubah Slack menjadi lebih dari sekadar alat komunikasi.
Gabungkan potensi manajemen proyek dan kolaborasi melalui Integrasi ClickUp Slack
The Integrasi ClickUp Slack memungkinkan Anda dengan cepat mengubah pesan Slack menjadi tugas di ClickUp. Anda bahkan dapat membuat tugas secara langsung dari pesan apa pun dengan mengetik /ClickUp new, mengirimkannya langsung ke dasbor manajemen proyek Anda.
Buat dan kelola tugas di ClickUp melalui Slack dengan integrasi ClickUp-Slack
Hal ini membuat percakapan tetap teratur dan membantu Anda menerima notifikasi waktu nyata di Slack tentang pembaruan status, komentar, atau kemajuan proyek.
2. Tetap terhubung dengan obrolan waktu nyata Obrolan ClickUp mendefinisikan ulang kolaborasi tim dengan menyatukan percakapan dan pekerjaan dalam satu platform yang mulus, tidak seperti Slack, di mana obrolan dan tugas tetap terpisah. Dengan ClickUp Chat, diskusi terjadi bersamaan dengan proyek, tugas, dan dokumen, sehingga menciptakan satu sumber kebenaran dan menghilangkan pengalihan konteks.
Dengan fitur-fitur yang didukung AI di dalam Chat, Anda bisa:
- Membuat tugas langsung dari pesan
- Menjalin hubungan untuk menghubungkan ke konteks yang tepat setiap saat
- Membuat rangkuman waktu nyata dan mengikuti diskusi berulir tanpa membaca setiap pesan satu per satu
Berkolaborasi secara real-time menggunakan ClickUp Chat untuk menyimpan tugas dan percakapan Anda di satu tempat
Lebih lanjut, fitur FollowUps memastikan pesan-pesan penting dan item tindakan tidak pernah hilang dalam percakapan dengan mengelompokkan informasi penting untuk memudahkan pelacakan.
Demikian pula, fitur SyncUps memungkinkan panggilan video dan audio langsung di ruang kerja Anda, secara otomatis membuat item tindakan dan ringkasan dari diskusi.
Sebelum ClickUp, rapat, dan komunikasi email bolak-balik menyebabkan lubang hitam di mana item tidak terlihat dan tidak diawasi. Karena hal ini, tugas-tugas tidak ditinjau tepat waktu, dan tidak ada yang tahu bagaimana perkembangan kreatifnya _Sekarang, semua orang dalam tim dapat melihat dengan jelas kapan tugas-tugas harus diselesaikan, mengobrol, dan berkolaborasi dalam tugas-tugas tersebut.
Samantha Dengate, Sr. Manajer Proyek di Diggs
3. Kelola tugas dengan mudah dengan komentar yang diberikan
Salah satu fitur platform yang paling kuat adalah ClickUp Tetapkan Komentar . Fitur ini memungkinkan Anda untuk memberikan tugas tertentu kepada anggota tim secara langsung di dalam percakapan menggunakan ClickUp @mentions .
Atasi masalah secara instan dengan memberikan tugas secara langsung di komentar dalam ClickUp Chat
Bayangkan jika ada pembaruan penting saat chatting-daripada mengambil risiko melupakannya, Anda bisa langsung mengubah komentar tersebut menjadi tugas untuk orang yang bertanggung jawab. Ini sangat ideal untuk menjaga agar detail penting tidak terlewatkan.
💡Tip Profesional: Mengikuti dengan benar Etiket yang longgar seperti menggunakan baris subjek yang jelas dan membatasi @penyebutan, memastikan komunikasi tim yang lebih lancar dan mengurangi gangguan yang tidak perlu.
4. Berkomunikasi secara visual dengan Klip ClickUp
Jika Anda seorang pembelajar visual, Klip ClickUp akan menjadi alat favorit Anda. Alat ini memungkinkan Anda untuk menangkap dan berbagi rekaman layar langsung dari dalam ClickUp.
Rekam peristiwa penting dan ubah menjadi sumber daya dengan ClickUp Clips
Misalnya, jika tim TI perlu melalui proses pemecahan masalah, mereka bisa merekamnya langkah demi langkah, memastikan semua orang dalam tim bisa mengakses panduan ini kapan pun dibutuhkan.
5. Mengotomatiskan tanggapan dan menjadwalkan pesan untuk efisiensi Otomatisasi ClickUp meluas ke perpesanan, memungkinkan Anda mengatur respons otomatis dan menjadwalkan pesan bila diperlukan.
Buat alur kerja yang menyederhanakan proses kerja Anda dengan ClickUp Automations
Ini sangat membantu untuk mengirimkan pengingat, pembaruan, atau pemberitahuan penting tanpa harus berada di tempat untuk menekan 'kirim'
Dengan mengotomatiskan komunikasi, Anda bisa memastikan bahwa pembaruan penting dikirim ke orang yang tepat pada waktu yang tepat tanpa ada yang terlewatkan.
6. Memulai dengan mudah dengan templat siap pakai
Slack dan ClickUp pada intinya adalah alat untuk menyederhanakan komunikasi.
Untuk membantu Anda memulai tanpa merasa kewalahan, ClickUp menyediakan templat pesan instan.
Template Templat Pesan Instan ClickUp memungkinkan Anda untuk membuat proyek khusus untuk topik tertentu, mengundang anggota tim yang tepat, dan mencari pesan dengan cepat. Ini dirancang untuk membuat Anda aktif dan berjalan dengan cepat dan mengatur percakapan Anda sejak hari pertama.
Hindari percakapan yang kacau dan tingkatkan kolaborasi dengan Templat Pesan Instan ClickUp
Dengan fitur untuk mengarsipkan percakapan lama dan mengatur pemberitahuan untuk pembaruan, mengelola komunikasi menjadi lebih mudah.
Dengan templat ini, tim Anda bisa:
- Mengatur semua pesan di satu tempat
- Memprioritaskan percakapan yang paling penting
- Memastikan tidak ada pesan penting yang terlewatkan
- Berkolaborasi dengan lebih efisien tanpa obrolan yang berantakan
💡Tip Pro: Menggunakan templat rencana komunikasi dapat membantu Anda menguraikan tujuan komunikasi internal dan eksternal yang jelas, sehingga kolaborasi menjadi lebih lancar.
Kirim Pesan Seperti Seorang Profesional Dengan ClickUp
Cara kita terhubung sangat penting untuk mendorong lingkungan kerja yang positif dan meningkatkan retensi karyawan. Sebuah penelitian baru-baru ini mengungkapkan bahwa hanya 9% karyawan percaya bahwa komunikasi di tempat kerja mereka akurat, terbuka, dan tepat waktu. Namun, hal ini tidak harus menjadi kenyataan bagi Anda.
Dengan menggunakan integrasi Slack dari ClickUp, Anda bisa menjembatani kesenjangan komunikasi dan memastikan bahwa tim Anda menerima pembaruan yang tepat waktu dan relevan. Komunikasi berubah dari tertutup menjadi transparan, dan tim Anda dapat fokus untuk memberikan kontribusi terbaik mereka untuk setiap proyek.
Bagian terbaiknya? Dengan ClickUp, semua yang Anda butuhkan untuk bekerja-pesan, tugas, tampilan, dasbor, dan banyak lagi-dikonsolidasikan di satu tempat. Percakapan real-time platform ini, kemampuan untuk mengubah pesan langsung menjadi tugas-tugas terperinci, dan opsi untuk memvisualisasikan diskusi menjadikannya alat manajemen proyek yang komprehensif. Coba ClickUp secara gratis hari ini dan manfaatkan tingkat efisiensi yang baru!