Comment configurer ClickUp pour les opérations d'agence

Lorsque vous gérez plusieurs projets clients à la fois, les petits retards peuvent s'accumuler rapidement.

Un brief qui manque de détails essentiels peut ralentir le lancement d'un projet, tandis qu'une trace dispersée des ressources peut ralentir les révisions. C'est pourquoi les outils de gestion de projet des agences sont si importants.

ClickUp vous offre un environnement de travail convergent basé sur l'IA que vous pouvez utiliser pour toutes les opérations de votre agence. Vous pouvez gérer les admissions, la définition du périmètre des projets, la livraison, la communication, les approbations et les rapports à partir du même système, ce qui vous permet de gagner du temps et d'augmenter la productivité de votre équipe.

Dans cet article, nous vous proposons un guide étape par étape pour configurer ClickUp pour les opérations de votre agence.

⭐Modèle présenté

À mesure que votre agence se développe, la livraison devient plus complexe. C'est alors que la gestion de l'agence devient plus difficile à standardiser, même si vos collaborateurs font un excellent travail.

Le modèle de gestion d'agence de ClickUp est un excellent point de départ, car il est conçu pour couvrir l'ensemble du cycle de vie d'une agence. Il couvre tous les processus, du pipeline commercial et de la définition du périmètre du projet à l'intégration du client, la livraison du projet et le retour d'information du client.

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Ce dont les opérations d'agence ont vraiment besoin (avant de configurer un outil)

Les opérations de l'agence s'effondrent lorsque vos processus restent dans la tête des gens. À mesure que les projets des clients se multiplient, le travail commence à dépasser les rôles et les échéanciers. C'est alors que les détails manquants et les approbations lentes se transforment en tâches en retard.

Avant de configurer un outil de gestion de projet, déterminez clairement les besoins hebdomadaires de votre agence en matière de flux de travail.

✅ Voici les conditions requises pour assurer la stabilité des opérations de l'agence à mesure qu'elle se développe :

Prise en charge et définition du périmètre fiables

Si les demandes arrivent par le biais de fils de discussion et d'e-mails à moitié remplis, la portée du projet reste floue. Vos chefs de projet perdent du temps à extraire les informations de base. Ensuite, votre plan de lancement change en cours de route, car le brief n'a jamais été vraiment « prêt ».

Vous souhaitez une définition du terme « prêt » qui soit cohérente pour tous les projets de l'agence :

Une visibilité qui fonctionne dans la vie réelle

La visibilité ne se limite pas à l'affichage de votre liste de tâches. Vous avez besoin d'une visibilité sur l'ensemble des opérations de votre agence qui vous permette de répondre rapidement à trois questions :

C'est là que de nombreux outils de gestion de projet échouent pour les agences numériques. Ils montrent l'activité, mais pas ce qui est réellement sûr pour la validation.

Clarté des capacités et de la charge de travail

La gestion de la charge de travail n'est pas quelque chose que vous faites après que la semaine ait déraillé. Il s'agit d'une habitude de planification qui vous aide à planifier bien à l'avance la disponibilité de toute votre équipe.

Pour que cela soit pratique, décidez à l'avance comment vous allez estimer le travail. De nombreuses agences simplifient les choses en utilisant :

Un processus d'approbation défini

Les approbations sont bloquées lorsque personne ne sait ce que signifie « approuvé », où envoyer les commentaires ou qui doit signer. Idéalement, vous avez besoin d'un processus d'approbation clair avec des étapes cohérentes, afin que les membres de votre équipe puissent avancer en toute transparence.

Un processus d'approbation utile est précis sur les points suivants :

Une responsabilité que vous pouvez mesurer

Le travail d'une agence avance lorsque chaque tâche comporte :

Lorsque la propriété est floue, le travail s'enlise. Le PMI a signalé que 11,4 % des investissements sont gaspillés en raison de mauvaises performances des projets, c'est pourquoi une exécution mesurable est importante, même dans le travail créatif.

Lorsque vous vous alignez d'abord sur ces exigences, la mise en œuvre d'outils opérationnels tels que ClickUp devient beaucoup plus facile. Vous pouvez adapter la structure de votre environnement de travail à la manière dont les équipes de votre agence travaillent réellement, au lieu d'imposer votre processus à l'outil.

Comment configurer ClickUp pour les opérations d'agence (étape par étape)

Lorsque vous travaillez dans une agence, la livraison d'un projet suit rarement un cheminement structuré. Une campagne peut changer après les commentaires d'un client, ou un plan de lancement peut être modifié lorsqu'un intervenant se joint tardivement au projet. De plus, les membres de votre équipe gèrent tout, des projets des clients aux nouvelles entreprises, tout en fournissant l'assistance nécessaire pour répondre aux demandes de dernière minute.

Cette combinaison est normale dans la vie d'une agence, mais elle exerce une pression sur la manière dont vous gérez la gestion de projet.

C'est là que la dispersion du travail commence à nuire à la livraison. Elle apparaît lorsque les outils de gestion de projet de l'agence sont répartis entre les tâches, les documents, les approbations et les rapports. Cela conduit à des mises à jour manquées et à des tâches en retard qui apparaissent en fin de semaine.

La prolifération de l'IA ajoute une autre couche. Si différentes équipes utilisent différents outils d'IA pour les briefs, les résumés et les notes de réunion, vos résultats varient selon les personnes et les processus. Il devient alors plus difficile de valider ce qui a changé et de reproduire ce qui a fonctionné.

ClickUp répond à ces deux besoins en agissant comme un espace de travail IA convergent pour les agences. Il regroupe la planification, l'exécution, la collaboration et l'assistance IA au sein d'un seul environnement de travail ClickUp, afin que les projets des clients restent connectés de la prise en charge à la livraison.

✅ Voici les 10 étapes à suivre pour mettre en œuvre ClickUp de manière à l'adapter aux opérations de votre agence.

Étape 1 : Concevez l'architecture de votre environnement de travail

Lorsque la structure de votre environnement de travail ClickUp n'est pas claire, différentes équipes peuvent créer des règles différentes. Cela entraîne un suivi inégal des projets de l'agence et une confusion quant à l'attribution des tâches.

La hiérarchie ClickUp vous offre un moyen pratique de structurer la livraison afin que le flux de travail de votre agence reste cohérent à mesure que vous ajoutez de nouveaux projets clients. Vous pouvez utiliser les espaces, dossiers et listes ClickUp comme éléments de base pour structurer le travail de l'agence.

✅ Voici comment la hiérarchie ClickUp aide à configurer les opérations de l'agence :

💡 Conseil de pro : accélérez les validations des clients avec ClickUp pour les équipes créatives.

Les retards dans l'approbation des projets ont généralement une cause principale : les commentaires sont dispersés à trop d'endroits et personne ne sait quel commentaire est définitif. Vous pouvez résoudre ce problème en centralisant les discussions relatives à la révision là où le travail est suivi, afin que les membres de votre équipe puissent boucler les boucles plus rapidement et respecter l'échéancier du projet.

Le flux de travail de ClickUp est conçu pour maintenir la connexion entre les modifications demandées, les approbations et les tâches. Cela garantit que la livraison au client reste structurée même lorsque les parties prenantes changent d'orientation en cours de route.

✅ Voici comment cela peut vous aider :

• Conservez les discussions relatives à l'approbation dans ClickUp Comments et ClickUp Chat en associant les tâches et en identifiant les membres de l'équipe concernés, afin que les commentaires restent liés au bon élément de travail.
• Rationalisez la révision créative grâce au flux de commentaires et d'annotations de ClickUp, afin de réduire les allers-retours et d'obtenir plus rapidement l'approbation finale.
• Invitez vos clients en tant qu'invités et définissez des permissions afin que les parties prenantes puissent examiner et commenter sans accéder au travail interne.

Étape 2 : Créez des systèmes standardisés d'accueil et de briefing

Une fois la structure mise en place, l'objectif suivant est d'assurer la cohérence dès le départ. C'est souvent au niveau de la réception des demandes que les opérations de l'agence ralentissent. Les demandes peuvent arriver avec des informations manquantes, ce qui tend à affaiblir la portée du projet et à augmenter les cycles de révision ultérieurs.

Les formulaires ClickUp vous aident à saisir les bonnes informations dès le départ et à acheminer les demandes au bon endroit, afin que le travail commence de manière structurée. Vous pouvez créer un formulaire ClickUp à partir de la barre des vues, du hub des formulaires ou dans la hiérarchie ClickUp.

✅ Une installation claire pour les équipes d'agence devrait généralement inclure :

📋 Voici comment vous pouvez appliquer les formulaires ClickUp aux opérations de l'agence :

💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp Brain pour transformer des informations désordonnées en un brief prêt à être lancé.

La qualité des données saisies est l'un des principaux facteurs de retouches dans les opérations d'agence. Même avec un formulaire solide, les envois peuvent encore inclure des objectifs vagues ou des commentaires collés à partir de fils de discussion par e-mail. ClickUp Brain vous aide à normaliser ce que signifie « prêt à commencer » sans demander à votre équipe d'effectuer des tâches administratives supplémentaires.

Voici quelques façons très efficaces dont les agences utilisent ClickUp Brain dans cette étape d'intégration :

• Transformez vos notes brutes en un brief clair en réécrivant la demande sous forme d'objectifs, de livrables, d'audience, de canaux et de critères d'acceptation.
• Récupérez les informations manquantes en scannant l’envoi et en générant une courte liste de « questions à confirmer » pour le gestionnaire de compte avant le début du travail.
• Rédigez une première liste de tâches en fonction du type de demande, afin que les chefs de projet puissent commencer avec un plan structuré plutôt qu'une page blanche.
• Résumez un contexte long dans un bloc de démarrage rapide afin que les membres de l'équipe concernés puissent comprendre le travail en quelques minutes plutôt que de lire l'intégralité du fil de discussion.

Étape 3 : Créez vos modèles de projet et vos flux de travail récurrents

Une fois que l'admission est claire, vous avez besoin d'une exécution reproductible. Sans modèles, chaque lancement devient une reconstruction personnalisée, ce qui entraîne des livraisons inégales et des tâches évitables dans les projets de l'agence.

Les modèles ClickUp vous aident à codifier votre meilleure approche de livraison et à la réutiliser dans tous les projets de l'agence. ClickUp prend également en charge les tâches récurrentes, qui sont utiles pour les livraisons routinières aux clients.

✅ Voici comment configurer des modèles pour la gestion de projet d'agence :

💡 Conseil de pro : si votre agence crée à chaque fois des flux de travail de livraison client à partir de zéro, de petites différences dans l'installation peuvent créer une confusion qui pourrait être évitée.

Le modèle de gestion d'agence ClickUp vous offre un point de départ structuré pour la gestion d'agence, afin que vous puissiez standardiser la manière dont vous gérez les projets clients et améliorer le système au fil du temps sans avoir à repenser votre espace de livraison.

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🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :

• Standardisez la structure de votre espace de livraison afin que chaque nouveau projet client démarre de manière organisée.
• Assurez la cohérence des modèles de projet, des tâches récurrentes et des étapes de livraison aux clients entre les différentes équipes.
• Améliorez vos flux de travail plus rapidement en mettant à jour un système de référence unique plutôt que de corriger des installations dispersées.

Étape 4 : Configurer la gestion des ressources et de la charge de travail

Une fois les flux de travail standardisés, la capacité devient le point sensible. Même les processus les plus solides peuvent échouer lorsque l'allocation des ressources est défaillante, en particulier dans le cas de projets en cours comportant des tâches en dépendance.

La vue Charge de travail de ClickUp vous aide à planifier l'allocation des ressources en visualisant la charge de travail de chaque membre de l'équipe. Vous pouvez mesurer la charge de travail à l'aide du nombre de tâches, des estimations de durée, des points de sprint ou des champs personnalisés, et la visualiser par jour, semaine ou mois.

✅ Voici comment la vue Charge de travail facilite la gestion de la charge de travail pour les équipes des agences :

Étape 5 : Mettre en place un flux de travail d'approbation clair

Une fois que vos admissions et vos modèles sont en place, le travail commence à avancer plus rapidement. C'est alors que les approbations deviennent la prochaine contrainte. Si les révisions se font à travers des fils de discussion dispersés, votre équipe passe plus de temps à concilier les commentaires qu'à progresser.

Cela est particulièrement vrai pour les projets traitant d'éléments visuels, pour lesquels il est généralement difficile de laisser des commentaires détaillés, comme un fichier de vidéo ou un ensemble de nouveaux designs comportant plusieurs éléments.

ClickUp Révision vous aide à recueillir des commentaires clairs sur les images, les vidéos et les PDF en permettant aux réviseurs d'ajouter des commentaires directement sur la pièce jointe. Vous pouvez également attribuer des commentaires, qui peuvent être transformés en actions suivies afin de garantir une responsabilité claire pendant la révision.

✅ Voici comment ClickUp Révision soutient les opérations de l'agence pendant les cycles de révision :

Étape 6 : Organisez les ressources, les documents et les livrables des clients

Une fois que vous avez défini le déroulement du travail et les personnes chargées de l'approuver, le risque suivant est la perte de contexte. Cela est particulièrement vrai pour les briefs et les livrables, qui finissent souvent dispersés dans différents dossiers et outils.

ClickUp Docs vous offre un emplacement unique pour stocker les briefs, les procédures opératoires normalisées et les notes de livraison en plus de vos projets d'agence. Vous pouvez également utiliser Hub Documents pour organiser, rechercher et créer des documents et des wikis à partir d'un emplacement centralisé.

✅ Voici comment ClickUp Docs fournit l'assistance pour la gestion des agences pour le travail avec les clients :

💡 Conseil de pro : une fois que vos briefs, procédures opératoires normalisées et livrables sont disponibles dans ClickUp Docs, le prochain défi est la rapidité. Les gens perdent encore du temps à relire de longs fils de discussion ou à essayer de se souvenir pourquoi une décision a été prise. ClickUp Brain MAX aide les équipes des agences à trouver rapidement le bon contexte, puis à le transformer en une étape concrète suivante en utilisant les mêmes données de l'environnement de travail que celles sur lesquelles le travail de votre client est déjà basé.

Voici comment les agences l'utilisent généralement juste après avoir configuré ClickUp Docs :

• Capturez instantanément les notes livrables avec Talk to Text, puis transformez-les en un résumé clair dans le document afin que l'équipe dispose du contexte le plus récent sans avoir à taper davantage.
• Posez des questions dans Docs et connectez-vous à Enterprise Search pour trouver des décisions, des exigences et le contexte « pourquoi nous avons choisi cela », afin que les nouveaux membres de l'équipe soient plus rapidement opérationnels et que les transferts entre gestionnaires de comptes ne créent pas de lacunes.
• Récupérez les mises à jour destinées aux clients à partir du même document, afin que les notes de statut correspondent à ce qui est réellement approuvé et en cours, ce qui réduit les allers-retours pendant les cycles de révision.
• Accédez aux meilleurs modèles d'IA (notamment ChatGPT, Claude et Gemini) à partir d'un seul et même endroit afin que les différentes équipes n'aient pas à passer d'un outil à l'autre pour les résumés, les réécritures et les analyses.

Étape 7 : Configurez des tableaux de bord pour les chefs de projet et la direction

Grâce à l'organisation des entrées, des flux de travail, des approbations et des ressources, vous pouvez désormais déterminer l'emplacement de votre travail dans ClickUp. Vous avez maintenant besoin de rapports qui aident votre équipe à prendre des décisions rapidement, sans avoir à suivre manuellement le statut et sans avoir à refaire la même mise à jour chaque semaine.

Les tableaux de bord ClickUp vous aident à transformer vos données de livraison en rapports basés sur les rôles, afin que chaque groupe puisse voir ce dont il a besoin sans avoir à recréer la même vue chaque semaine.

✅ Voici comment configurer des tableaux de bord qui prennent en charge les opérations de l'agence :

💡 Conseil de pro : préparez vos tableaux de bord pour les réunions grâce aux cartes ClickUp AI.

Les tableaux de bord ClickUp vous offrent une grande visibilité, mais les réunions d'agence restent souvent bloquées lorsque quelqu'un doit traduire les diagrammes en une mise à jour. Les cartes ClickUp AI vous aident en générant une couche de statut alimentée par l'IA directement sur vos tableaux de bord et vos aperçus, en utilisant le contexte du travail réel de votre équipe.

Voici comment les propriétaires d'agences et les chefs de projet utilisent généralement les cartes IA :

• Ajoutez une carte IA Résumé pour mettre en avant les principales réalisations, les prochaines étapes des opérations créatives, les risques et les obstacles, afin que la direction puisse avoir une vue d'ensemble sans avoir à parcourir plusieurs cartes.
• Utilisez une carte de type StandUp par l'IA pour les réunions hebdomadaires de gestion de projet ou de livraison, afin que les mises à jour soient rédigées à partir des activités réelles et que les tâches en retard ne soient pas oubliées.
• Créez des cartes IA pour des segments spécifiques des opérations de l'agence, comme une vue du tableau de bord par ligne de service ou par gestionnaire de compte, afin que chaque groupe puisse voir ce qui compte sans avoir à établir de rapports manuels supplémentaires.

Étape 8 : Automatisez les transferts, les notifications et le travail routinier

Une fois votre flux de travail en vue, des schémas apparaissent. Les mêmes transferts se répètent. Les mêmes rappels sont oubliés. C'est là que l'automatisation est la plus utile, car elle vous permet de standardiser le suivi et de faire avancer les tâches sans avoir à compter sur les chefs de projet pour pousser manuellement chaque étape.

Les automatisations ClickUp vous aident à standardiser le suivi des tâches routinières en déclenchant des actions lorsqu'un changement survient, par exemple lorsqu'un statut de tâche est mis à jour ou que la tâche est créée.

✅ Voici quelques automatisations à fort impact pour les équipes d'agence :

📽️ Regardez une vidéo : Vous souhaitez avoir un aperçu rapide de la manière dont l'automatisation s'intègre dans les opérations de l'agence ? Voici un guide que vous pouvez suivre et reproduire dans votre propre espace de livraison.

💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp Super Agents pour réduire les lacunes dans le suivi au sein de votre équipe.

Les automatisations sont idéales pour les étapes prévisibles, mais les agences doivent également gérer du travail complexe où l'étape suivante dépend du contexte.

Les super agents ClickUp vous aident lorsque vous avez besoin d'un suivi structuré qui respecte néanmoins les nuances. Voici ce qu'ils peuvent faire :

• Affectez le travail au bon propriétaire dès réception d'un brief, en fonction du service, du client ou de la priorité.
• Demandez les détails manquants avant de commencer le travail, afin que la portée du projet ne soit pas laissée au hasard.
• Assurez le bon déroulement des tâches en alertant les propriétaires lorsque les dates d'échéance sont compromises, sans que le chef de projet ait à suivre chaque mise à jour.
• Standardisez la manière dont le travail est clôturé, par exemple en vérifiant que les liens, les ressources et les approbations finales sont joints avant de marquer la livraison comme achevée.

Étape 9 : Créez des vues conviviales pour les clients et des protocoles de partage

Une fois vos opérations internes stabilisées, la visibilité client devient la prochaine étape. Vous souhaitez que vos clients restent informés, mais vous ne voulez pas qu'ils s'immiscent dans l'ensemble de votre espace de livraison.

ClickUp vous permet de partager les dossiers, listes et tâches appropriés, tandis que les autorisations ClickUp vous permettent de contrôler ce que les clients et les parties prenantes peuvent faire à l'intérieur de ce que vous avez partagé. C'est ainsi que vous protégez le travail interne tout en offrant aux clients une vision claire de la livraison.

✅ Voici une norme de partage simple que vous pouvez appliquer à tous vos comptes :

« En suivant efficacement les tâches et en fournissant du contexte (via la section description et commentaires), il y a moins de changements de contexte, ce qui permet d'utiliser un seul système (ClickUp) plutôt que plusieurs (GDrive, e-mail et Slack). »

Étape 10 : Mettre en œuvre l'amélioration continue

Une fois le système opérationnel, le travail n'est pas terminé. Les opérations de l'agence évoluent à mesure que votre gamme de services s'élargit et que votre approche de prestation évolue. Cette étape consiste à utiliser ce que vous avez appris lors de la réalisation de projets réels pour affiner votre installation, afin que votre processus s'améliore sans redevenir chaotique.

Les champs personnalisés ClickUp vous aident au suivi des signaux de livraison cohérents, afin que vous puissiez améliorer le flux de travail de votre agence à l'aide de données réelles.

✅ Voici comment les champs personnalisés favorisent l'amélioration continue :

Bonnes pratiques pour gérer les opérations de l'agence dans ClickUp

Une fois votre installation ClickUp mise en place, c'est la cohérence qui en garantit l'utilité. L'objectif est de créer un espace de livraison que les équipes de votre agence peuvent réellement suivre lorsque les projets des clients sont très chargés et que plusieurs parties prenantes sont impliquées.

✅ Utilisez ces bonnes pratiques pour assurer la stabilité des opérations de votre agence à mesure qu'elle se développe :

Attribuez clairement les responsabilités aux propriétaires de l'environnement de travail, plutôt que de laisser tout le monde se sentir responsable.

Votre installation dérivera si personne n'est responsable du système. Choisissez 1 à 2 propriétaires de l'environnement de travail (souvent un responsable des opérations et un responsable de projet) qui seront chargés de maintenir la cohérence de votre espace de livraison à mesure que les équipes de l'agence s'agrandissent.

Donnez-leur un mandat clair :

Cela évite que votre implémentation de ClickUp ne se transforme en cinq interprétations différentes de « la bonne façon de faire » à mesure que de nouveaux membres rejoignent l'équipe.

Enregistrez vos normes dans des modèles de statut réutilisables.

Même lorsque les équipes ont de bonnes intentions, les changements de statut s'accumulent au fil du temps. Le moyen le plus simple de maintenir la cohérence du statut de vos tâches dans tous les projets clients est d'enregistrer votre flux de statut sous forme de modèle réutilisable, puis de l'appliquer partout où cela est nécessaire.

Voici quelques bonnes pratiques que les agences peuvent suivre :

Traitez vos clients comme des invités et gérez les accès de manière ciblée.

La collaboration avec les clients fonctionne mieux lorsque vous décidez ce que les clients doivent voir et faire avant de partager quoi que ce soit. Les permissions ClickUp varient en fonction du rôle (propriétaire/administrateur/membre/membre limité/invité), de l'emplacement ou de l'élément, et des paramètres de votre forfait. Il est donc utile de bien réfléchir à ce choix.

Voici une approche pratique que vous pouvez suivre :

Créez un guide interne pour votre agence dans ClickUp, puis maintenez-le à jour.

Une installation ClickUp reste utilisable lorsque vos règles de « fonctionnement » sont regroupées en un seul endroit et faciles à suivre. Vous devez maintenir vos connaissances à jour et connectées à votre travail afin qu'elles ne se transforment pas en un wiki obsolète.

Voici ce qu'il faut inclure dans un guide pratique léger pour les agences :

Créez un parcours de formation pour chaque rôle, et non une formation générique pour tous les nouveaux employés.

Les problèmes d'adoption ressemblent généralement à des « oublis d'étapes », mais la cause profonde est souvent une confusion des rôles. Un chef de projet a besoin d'habitudes ClickUp différentes de celles d'un designer ou d'un gestionnaire de compte.

Utilisez les parcours d'apprentissage basés sur les rôles de ClickUp University pour intégrer plus rapidement les nouveaux employés et garantir une utilisation cohérente de ClickUp dans toutes les équipes.

Essayez également ces bonnes pratiques :

Conseil de pro : vous pouvez créer un Super Agent dans ClickUp pour configurer et exécuter de manière autonome des flux de travail d'intégration spécifiques à chaque rôle, tant pour les clients que pour les employés.

Effectuez une routine mensuelle de « nettoyage du système » afin que l'environnement de travail reste rapide.

Même le travail d'une excellente agence peut créer du désordre. Sans routine de nettoyage, votre liste de clients devient confuse, les recherches deviennent plus difficiles et les gens cessent de faire confiance à ce qu'ils voient.

ClickUp prend en charge l'archivage à plusieurs niveaux (tâches, listes, dossiers, espaces), et les éléments archivés restent consultables, ce qui est idéal pour les agences qui ont besoin d'un contexte historique sans encombrement quotidien.

Voici une checklist mensuelle simple que vous pouvez utiliser :

Conservez les modèles et les documents à jour grâce à une cadence de mise à jour réelle.

Les modèles et les procédures opératoires normalisées ne sont utiles que s'ils reflètent la manière dont votre agence fonctionne réellement aujourd'hui. Définissez une cadence de mise à jour et considérez-la comme une sortie de produit, et non comme une solution ponctuelle.

Essayez ces bonnes pratiques :

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Erreurs courantes commises par les agences lors de la configuration de ClickUp

Lors de la configuration des opérations de l'agence dans ClickUp, la plupart des problèmes de mise en œuvre sont liés à un manque de cohérence. L'environnement de travail ClickUp devient plus difficile à gérer lorsque chaque équipe configure les projets clients différemment ou lorsque les rapports dépendent d'un nettoyage manuel.

Voici quelques erreurs courantes commises par les agences de création lorsqu'elles configurent les opérations ClickUp :

Laisser la structure s'étendre avant que les modes d'utilisation ne se stabilisent

Lorsque vous créez beaucoup d'espaces, de dossiers et de listes dès le début, vous n'obtenez pas « plus d'organisation ». Vous obtenez des rapports fragmentés et des habitudes incohérentes entre les équipes de l'agence. Les conseils de ClickUp en matière d'hiérarchie des agences visent à maintenir une structure simple et cohérente, puis à l'étendre uniquement lorsque votre modèle de livraison est clair.

✅ Voici ce qu'il faut faire à la place :

Considérer les permissions comme une réflexion après coup

Les agences invitent souvent rapidement des clients et des sous-traitants, puis passent des semaines à corriger des modifications accidentelles ou des problèmes de visibilité. Les permissions ClickUp diffèrent selon le rôle, l'emplacement, le type d'élément et le forfait, de sorte qu'une approche de partage laxiste crée des risques évitables.

✅ Voici ce qu'il faut faire à la place :

Utilisation des champs personnalisés comme dépotoir

Les champs personnalisés ne sont utiles que lorsque les utilisateurs les mettent à jour régulièrement. Si vous en ajoutez trop, les mises à jour sont ignorées et les rapports perdent leur fiabilité. Il s'agit d'un problème courant dans les systèmes de gestion de projet, car les équipes cessent de mettre à jour les métadonnées qui n'ont pas d'incidence évidente sur les décisions.

✅ Voici ce qu'il faut faire à la place :

Permettre la dérive des objectifs par le biais de « demandes rapides »

Le glissement de périmètre est un facteur classique d'échec des projets, et les agences y sont constamment confrontées à travers les demandes de modification de dernière minute et les demandes de « juste une version de plus ».

✅ Voici ce qu'il faut faire à la place :

Créer des tableaux de bord avant que les règles relatives aux données ne soient définitives

Les tableaux de bord ne reflètent que ce que les membres de votre équipe tiennent à jour. Si les responsables des tâches, les dates d'échéance et les règles relatives au statut des tâches ne sont pas cohérents, le tableau de bord sera trompeur et les chefs de projet risquent de perdre confiance dans les rapports. L'approche du tableau de bord de ClickUp part du principe que les données de votre environnement de travail sont mises à jour, car les cartes sont directement extraites de ces données.

✅ Voici ce qu'il faut faire à la place :

« Avec ClickUp, nous avons pris une longueur d'avance et créé des tableaux de bord où nos clients peuvent accéder et surveiller les performances, le taux d'occupation et les projets en temps réel. Cela permet aux clients de se sentir connectés à leurs équipes, d'autant plus qu'ils ont un emplacement dans différents pays, voire parfois sur différents continents. »

Automatisation d'un flux de travail qui n'est pas encore stable

L'automatisation peut faire gagner du temps, mais elle peut également accroître la confusion si les équipes continuent de modifier les statuts, les modèles ou les règles de routage. Cette erreur se manifeste dans tous les environnements de projet sous la forme d'une « dépendance excessive aux outils » au lieu d'une propriété et d'un suivi clairs des processus.

✅ Voici ce qu'il faut faire à la place :

Gérez les livraisons aux clients et les opérations de l'agence dans un seul environnement de travail ClickUp.

Lorsque vous configurez ClickUp pour les agences avec une structure claire, vous offrez à vos membres de l'équipe un système sur lequel ils peuvent compter. Cela réduit les retards d'approbation et permet d'organiser les projets des clients. Vous facilitez également la gestion de projet pour les projets en cours.

Le plus grand avantage est que le système s'adapte à la taille de votre agence. À mesure que votre agence se développe, vous pouvez ajouter des lignes de services, intégrer plus rapidement de nouveaux membres à votre équipe et maintenir une gestion mesurable de l'agence pour tous les projets en cours.

Lorsque votre espace de livraison, vos documents, vos tableaux de bord et vos automatisations fonctionnent ensemble, la livraison aux clients devient plus facile à répéter et à améliorer au fil du temps. Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp ✅.

Foire aux questions (FAQ)

Commencez par créer un espace de livraison dans votre environnement de travail ClickUp qui couvre la gestion de bout en bout des projets clients. Standardisez d'abord les modèles d'admission, le statut des tâches et les modèles de projet, puis ajoutez des tableaux de bord et des automatisations une fois que votre flux de travail est stable. Cela permet de maintenir une gestion de projet cohérente à mesure que votre agence se développe et de réduire les tâches en retard dans les projets en cours.

La plupart des agences numériques suivent la hiérarchie ClickUp avec un espace dédié à la livraison client, puis utilisent des dossiers pour regrouper le travail par dossier client ou ligne de service. Les listes représentent généralement les étapes de livraison ou les flux de travail récurrents, afin que les chefs de projet puissent suivre les échéanciers des projets et attribuer les tâches de manière cohérente à l'ensemble des projets de l'agence.

Créez un espace dédié aux opérations de l'agence et à la livraison aux clients, puis établissez des listes qui correspondent au flux de travail de votre agence, telles que l'accueil, l'intégration, la production, la révision et le lancement. Si vous gérez de nombreux projets clients, utilisez des dossiers pour chaque client ou pour chaque ligne de service, afin que les membres de l'équipe concernés puissent trouver rapidement les tâches des clients et maintenir un statut cohérent pour ces tâches.

Utilisez les formulaires ClickUp pour recueillir des informations sur la portée du projet, les parties prenantes, les dates d'échéance et les exigences en matière de livrables, puis acheminer les demandes vers la bonne liste. Appliquez un modèle de projet afin que chaque nouveau projet client commence avec les mêmes tâches spécifiques, les mêmes propriétaires, les mêmes dépendances entre les tâches et les mêmes estimations de durée. Cela facilite le processus d'intégration et réduit les retouches ultérieures.

Pour les travaux basés sur des projets, utilisez des modèles de projet, des dates d'échéance et des dépendances entre les tâches afin de clarifier le déroulement des projets complexes. Pour les contrats de services, utilisez des tâches récurrentes et le suivi du temps afin que les tâches récurrentes des clients restent prévisibles et que l'allocation des ressources soit plus facile. Cela permet aux gestionnaires de comptes et aux chefs de projet d'avoir une visibilité claire sur le travail en cours et les risques éventuels.

Commencez par le modèle de gestion d'agence ClickUp pour standardiser la gestion de l'agence dans tous les projets clients, y compris la prise en charge, la livraison et les rapports. Créez ensuite des modèles de projet pour vos tâches les plus courantes, telles que les plans de lancement, la production de campagnes, la création de sites web et les rapports mensuels. Les modèles permettent aux membres de l'équipe de gagner du temps, car vous n'avez plus besoin de recréer la même installation pour chaque liste de clients.