Les évènements rapprochent les gens et ouvrent la voie à de nouvelles opportunités.
En fait, près de 90 % des spécialistes du marketing estiment que les évènements aident leur entreprise à se démarquer de la concurrence, tandis que 89 % les considèrent comme essentiels à la croissance de leur entreprise.
Mais pour créer des évènements de réussite, il ne suffit pas d'être enthousiaste. Avec le bon modèle de planification d'évènements, vous pouvez garder le contrôle sur les petits détails et alléger l'ensemble du processus.
Dans cet article, nous vous présentons les meilleurs modèles Notion pour la planification d'évènements qui vous aideront à gérer vos évènements avec réussite.
Les meilleurs modèles de planification d'évènements en un coup d'œil
Voici un résumé de tous les modèles de planification d'évènements Notion et ClickUp que nous mettons en valeur en tant que fonctionnalité :
| Nom du modèle | Modèle téléchargé | Idéal pour | Meilleures fonctionnalités | mettre en forme visuel |
| Calendrier des évènements par Notion | Téléchargez ce modèle | Les équipes partagent les évènements à venir en un coup d'œil | Dates de partage par l'équipe, liens RSVP, notes, liens rapides vers les fichiers | Calendrier Notion |
| Planificateur de cadeaux de Noël par Notion | Téléchargez ce modèle | Personnes planifiant des cadeaux au cours d'une saison | Idées de cadeaux avec budgets, expéditions, rappels | Liste Notion |
| Planificateur de budget évènement par Notion | Téléchargez ce modèle | Planificateurs en suivi des coûts chez différents fournisseurs | Catégories de dépenses, statut des paiements, cumuls et formules | Tableau Notion |
| Planificateur d'anniversaire esthétique par Notion | Téléchargez ce modèle | Les hôtes organisent des fêtes d'anniversaire élégantes | Listes d'invités, restauration, activités, installation du lieu | Tableau Notion |
| Suivi d'entraînement pour semi-marathon par Notion | Téléchargez ce modèle | Coureurs suivant un forfait de 8 semaines | Forfait de calendrier, suivi du kilométrage, journal d'entraînement | Calendrier Notion |
| Événements communautaires par Notion | Téléchargez ce modèle | Organisateurs présentant les participants et leurs rôles | Profil avec rôles, entreprises, liens sociaux | Galerie Notion |
| Forfait d'évènement par Notion | Téléchargez ce modèle | Équipes ayant besoin d'un forfait de planification complet | Objectifs, public cible, calendrier, logistique, budget | Tableau Notion |
| Planificateur de Noël tout-en-un par Notion | Téléchargez ce modèle | Familles gérant les cadeaux, les listes et les calendriers | Idées cadeaux, listes de courses, recueil de recettes, calendriers | Calendrier Notion |
| Le d ding Planner Hub par Notion | Téléchargez ce modèle | Couples en forfait des lieux, des fournisseurs et de la décoration | Budgets, fournisseurs, tableaux d'inspiration, listes d'invités | Tableau Notion |
| Simple Party Planner/Hosting par Notion | Téléchargez ce modèle | Organisateurs de petits et moyens rassemblements | Invitations avec réponses, menu, décoration, budget | Liste Notion |
| Modèle de brief de projet évènement ClickUp | Obtenir le modèle gratuit | Les chefs de projet lancent les évènements à partir d'un brief de partage | Objets, portée, propriétaires des jalons, pièces jointes | ClickUp documents |
| Modèle ClickUp pour la planification d'évènements de grande envergure | Obtenir le modèle gratuit | Teams planifiant de grands lancements et conférences avec de nombreux flux de travail | Échéanciers de Gantt, résumé de l'évènement, comptes rendus de réunion, attributions | Diagramme de Gantt ClickUp |
| Modèle de budget d'évènement ClickUp | Obtenir le modèle gratuit | Teams contrôlant les dépenses dans toutes les catégories | Dépenses, statuts et budgets des canaux sous forme de liste | Afficher sous forme de vue Liste ClickUp |
| Modèle de gestion d'évènements ClickUp | Obtenir le modèle gratuit | Planificateurs nécessitant une coordination multi-équipes pour des évènements complexes | Afficher, liste, Map, Échéancier, ou Budget avec suivi de la progression | Afficher l'Échéancier ClickUp |
| Modèle de document de planification d'évènements ClickUp | Obtenir le modèle gratuit | Planificateurs centralisant les notes relatives au lieu, à la restauration et aux divertissements | Document structuré avec checklist, approbations et commentaires | ClickUp documents |
| Modèle de plan marketing évènementiel ClickUp | Obtenir le modèle gratuit | Les spécialistes du marketing qui planifient une promotion structurée par e-mail et sur les réseaux sociaux | Calendrier des canaux, propriétaires des tâches, budget par canal | Calendrier ClickUp |
| Modèle ClickUp pour la promotion d'évènements | Obtenir le modèle gratuit | Équipes chargées des tâches promotionnelles quotidiennes | Modèle de tâches pour les relations sociales, la presse et les influenceurs | Tâches ClickUp |
| Modèle de forfait de projet évènement ClickUp | Obtenir le modèle gratuit | Les individus et les équipes transforment leurs idées en phases de projet suivies | Liste et suivi du calendrier, propriétaires, dates d'échéance | Calendrier ClickUp |
| Modèle simple de forfait d'évènements ClickUp | Obtenir le modèle gratuit | Petites équipes qui ont besoin d'un forfait simple avec des vues flexibles | Listes préenregistrées pour les activités, les installations, la facturation | Vue Tableau ClickUp |
| Modèle avancé de forfait d'évènement ClickUp | Obtenir le modèle gratuit | Équipes forfaitaires de programmes de plusieurs jours ou plusieurs évènements | 29 statuts, automatisations, supervision multi-vues | Environnement de travail ClickUp |
Qu'est-ce qui fait un bon modèle Notion pour la planification d'évènements ?
En tant que responsable évènementiel, j'apprécie particulièrement le fait que Notion me fournisse un espace centralisé et personnalisable pour gérer chaque détail d'un évènement. De la stratégie globale à la logistique détaillée, je peux créer des checklists dynamiques, suivre les budgets, attribuer des tâches et regrouper tous les documents pertinents en un seul endroit.
En tant que responsable évènementiel, j'apprécie particulièrement le fait que Notion me fournisse un espace centralisé et personnalisable pour gérer chaque détail d'un évènement. De la stratégie globale à la logistique détaillée, je peux créer des checklists dynamiques, suivre les budgets, attribuer des tâches et regrouper tous les documents pertinents en un seul endroit.
Cette critique de G2 résume bien la situation. Un bon modèle Notion pour la planification d'évènements regroupe tout ce dont vous avez besoin, des objectifs généraux aux moindres détails logistiques.
Voici quelques caractéristiques à prendre en compte :
- ✅ Échéancier et checklist pour garder une vue d'ensemble des tâches et des échéances du début à la fin
- ✅ Suivi budgétaire pour surveiller les dépenses et garder le contrôle financier
- ✅ Gestion des fournisseurs pour organiser les contacts, les devis, les paiements et les contrats
- ✅ Système de gestion des invités pour le suivi des réponses, des préférences et des places
- ✅ Hub centralisé pour stocker vos notes, documents et liens dans un seul endroit accessible
10 modèles gratuits de planification d'évènements Notion
Des conférences aux mariages en passant par les petites réunions, le bon modèle peut vous éviter le stress lié à la mémorisation de chaque petit détail. Voici quelques modèles gratuits de planification d'évènements Notion pour le suivi des détails et respecter le calendrier.
1. Calendrier des évènements par Notion
Le modèle de calendrier des évènements de Notion vous offre un calendrier de partage où vous pouvez planifier les évènements à venir et ajouter tous les détails clés tels que les dates, les heures et les liens pour confirmer votre présence.
Ce qui le distingue, c'est qu'il sert également d'espace de communication. Vous pouvez joindre des pièces jointes, ajouter des notes rapides ou partager des liens directement dans le calendrier.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Partagez les détails de l'évènement avec toute l'équipe dans un espace unique et simple
- Forfait des ateliers, des réunions hors site ou des sessions communautaires avec une visibilité claire
- Mapper les dates de l'évènement de conférence et les réponses aux invitations
- Créez un historique des évènements passés pour guider la planification future
✨ Idéal pour : Les équipes et les organisations qui recherchent un moyen simple de coordonner tout le monde autour des évènements à venir.
👀 Anecdote amusante : Primavera Sound a battu tous les records à Barcelone. Le festival a attiré environ 293 000 personnes pour sa 23e édition, ce qui en fait l'évènement d'une semaine le plus fréquenté de son histoire. Des têtes d'affiche telles que Charli XCX, Troye Sivan et Sabrina Carpenter ont contribué à faire salle comble dès janvier. L'évènement a généré plus de 300 millions d'euros de retombées économiques pour la ville.
2. Planificateur de cadeaux de Noël par Notion
Dans Accueil 2, Kevin planifie soigneusement son shopping dans le magasin de jouets, s'assurant de savoir exactement ce dont il a besoin avant de partir. Si sa famille avait planifié ses vacances avec le même soin, elle aurait pu éviter le chaos à l'aéroport.
Le planificateur de cadeaux de Noël de Notion vous aide à faire exactement cela.
Ce modèle vous permet d'offrir des cadeaux de manière plus réfléchie et moins précipitée. Vous pouvez noter vos idées de cadeaux tout au long de l'année, suivre vos budgets et cocher vos achats au fur et à mesure.
Ce modèle de planification d'évènements est exactement ce dont vous avez besoin pour vous souvenir des moindres détails : de la couleur préférée d'un ami au passe-temps d'un collègue, tout est mémorisé et prêt lorsque vous en avez besoin.
De plus, vous pouvez définir des rappels pour les commandes en ligne, suivre les expéditions et personnaliser les catégories en fonction de votre style, que vous fassiez vos achats des mois à l'avance ou que vous préfériez les trouvailles de dernière minute.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Suivez toutes les personnes figurant sur votre liste, de votre famille et vos amis à vos collègues et clients
- Organisez vos idées de cadeaux avec des notes sur les préférences, les allergies ou les loisirs
- Faites un forfait pour plusieurs vacances ou occasions en un seul endroit centralisé
- Paramètre de rappel pour les dates limites d'expédition et restez informé des livraisons
✨ Idéal pour : tous ceux qui souhaitent transformer leurs achats de Noël, souvent synonymes de stress et de précipitation, en une expérience organisée et réfléchie.
📖 À lire également : Les meilleures alternatives à Notion
3. Planificateur de budget évènement par Notion
Les prix augmentent partout. Pour toute personne qui planifie un évènement, la hausse de l'inflation signifie que les lieux, la restauration et les fournitures coûtent souvent plus cher que prévu.
Le planificateur de budget d'évènement de Notion est conçu pour vous offrir une tranquillité d'esprit en cette période difficile en vous aidant à planifier de manière responsable afin que la célébration ne dépasse jamais le budget.
Ce modèle de planification d'évènements ultime apporte une structure à l'un des aspects les plus délicats de la planification d'évènements : les finances. Vous pouvez enregistrer les dépenses, les classer par catégorie et suivre les paiements, tout en consultant les cumuls automatiques qui calculent les budgets restants.
Ce qui le rend utile, c'est son évolutivité. Que vous planifiez le lancement d'un produit, un mariage ou une collecte de fonds, ce planificateur de budget d'évènement vous aide à trouver le juste équilibre entre ambition et pragmatisme.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Suivez les budgets de plusieurs évènements dans un espace organisé
- Enregistrez les dépenses avec les catégories, les montants et le statut de paiement
- Calculez les totaux et les fonds restants à l'aide de formules automatiques
- Conservez toutes les informations financières en connexion avec le processus de planification global
✨ Idéal pour : les organisateurs d'évènements et les équipes qui souhaitent gérer clairement les coûts tout en se concentrant sur des expériences inoubliables.
📮 ClickUp Insight : environ 32 % des travailleurs déclarent avoir du mal à trouver de l'espace pour eux, mais seuls 14 % le bloquent réellement dans leur calendrier. En réalité, si ce temps n'est pas planifié, il est rarement protégé.
📆 Avec le calendrier ClickUp, vous pouvez vous réserver de l'espace de la même manière que vous le faites pour vos réunions. Synchronisez-le avec vos calendriers externes, définissez des blocs récurrents pour votre temps de travail et votre temps libre, et glissez-déposez des tâches ou des évènements lorsque vos plans changent. C'est un moyen simple d'empêcher le travail de dernière minute d'empiéter sur votre temps gratuit.
💫 Résultats concrets : Lulu Press a déclaré avoir gagné 1 heure par jour et par employé grâce aux automatisations ClickUp, ce qui a permis d'augmenter de 12 % l'efficacité globale.
4. Planificateur d'anniversaire esthétique par Notion
Près d'un adulte sur quatre attend les anniversaires avec plus d'impatience que tout autre évènement annuel.
C'est logique. Les anniversaires nous donnent une raison de faire une pause, de nous réunir avec les personnes qui nous sont chères et de célébrer de manière personnelle.
Le planificateur d'anniversaire esthétique de Notion est conçu pour vous aider à donner vie à cette joie. Ce modèle allie charme et fonctionnalité. Vous pouvez planifier le repas, les activités, la liste des invités et l'installation parfaite du lieu en un seul endroit, le tout dans une disposition élégante et inspirante.
Ce qui rend ce modèle Notion spécial, c'est sa facilité de personnalisation. Que vous organisiez une grande fête ou un dîner intime, vous pouvez ajuster les sections pour les adapter à votre vision.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Organisez les listes d'invités avec des notes sur leurs préférences ou leurs besoins particuliers
- Faites un forfait des repas, des décorations et des activités dans une mise en forme accessible
- Restez en suivi de vos budgets tout en ajoutant des touches attentionnées
- Enregistrez les photos et les souvenirs de l'évènement avec le forfait pour vous inspirer à l'avenir
✨ Idéal pour : tous ceux qui souhaitent organiser des anniversaires élégants, bien organisés et personnalisés.
👀 Anecdote : Le Donauinselfest de Vienne est l'un des plus grands festivals de musique gratuits au monde. Il attire plus de 3 millions de personnes chaque année et constitue un excellent exemple de la manière dont les évènements communautaires à grande échelle peuvent être planifiés.
5. Suivi d'entraînement pour semi-marathon par Notion
De nos jours, la course à pied connaît une grande évolution. De nombreux coureurs préfèrent désormais s'entraîner avec d'autres ou partager leur progression sur les applications plutôt que de courir seuls.
Il suffit de regarder la tendance Strava qui a envahi les réseaux sociaux, transformant l'entraînement en quelque chose que les gens partagent autant qu'ils le suivent.
Le Half Marathon Training Tracker de Notion s'inscrit parfaitement dans cette optique en vous offrant une structure claire et de partage pour vos objectifs de course.
Ce modèle vous offre son assistance tout au long d'un programme de 8 semaines initialement conçu pour le semi-marathon de Berlin, mais il est suffisamment flexible pour s'adapter à n'importe quelle course ou routine. Il équilibre les courses, les jours de repos et les objectifs de kilométrage tout en gardant tout visible dans une vue claire.
Le plus intéressant, c'est que vous pouvez enregistrer les distances parcourues, suivre vos progrès hebdomadaires et même tenir un journal après chaque course. Il existe également un forfait d'encouragement pour organiser l'assistance de vos amis le jour de la course, ce qui ajoute une touche humaine attentionnée.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Suivez un plan clair de 8 semaines avec des phases d'activité, de repos et des indicateurs de progression
- Suivez votre kilométrage et vos gains hebdomadaires pour constater vos progrès au fil du temps
- Réfléchissez à chaque session d'entraînement à l'aide de notes dans votre journal de course
- Organisez un plan d'encouragement afin que votre assistance sache quand et où se rendre
✨ Idéal pour : les coureurs qui s'entraînent pour leur premier semi-marathon ou toute personne souhaitant battre son record personnel grâce à une structure et des encouragements.
à lire également : * Questions pour un sondage de satisfaction après un évènement
6. Événements communautaires par Notion
Les rassemblements communautaires font leur grand retour. En effet, des applications telles que Meetup ont publié des rapports montrant une forte augmentation des inscriptions (avec plus de 60 millions d'utilisateurs enregistrés au total !) à des évènements locaux, les gens cherchant à renouer des connexions hors ligne.
Le modèle Community Events de Notion vous offre un moyen clair de capturer cette énergie et de mettre en avant les personnes qui rendent chaque évènement spécial.
Ce modèle est simple mais puissant. Vous pouvez mettre en évidence les participants, liste leurs rôles et créer des liens liés à leurs profils afin que tout le monde sache qui est impliqué.
Au lieu de se concentrer uniquement sur la logistique, il met à l'honneur les personnes qui sont au cœur d'un évènement. Vous pouvez inclure les noms des entreprises, les identifiants sociaux et les informations personnelles qui transforment la liste des participants en un répertoire vivant.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Présentez les participants avec leurs rôles, leurs organisations et leurs liens dans un seul et même espace
- Utilisez-le pour les foires communautaires, les évènements étudiants ou les rencontres professionnelles
- Aidez les participants à créer des connexions autour de leurs intérêts de partage avant et après l'évènement
- Créez un registre des évènements passés qui met en avant les personnes qui les ont rendus possibles
✨ Idéal pour : les organisateurs qui souhaitent placer les personnes au centre de leurs évènements et faciliter les connexions pour les rendre plus mémorables.
7. Forfait d'évènements par Notion
Dans The Hunger Games, chaque arène est conçue dans les moindres détails, de la disposition du paysage au timing des défis. Aucun détail n'est négligé. Le modèle de planification d'évènements de Notion reprend ce même niveau de structure et l'applique aux rassemblements du monde réel.
Ce modèle vous guide étape par étape tout au long du processus de planification. Vous pouvez saisir tous les détails essentiels de l'évènement, de la définition des objectifs et du public cible à la création d'un calendrier achevé.
Ce qui rend ce modèle particulièrement utile, c'est la manière dont il couvre en profondeur la logistique. Vous pouvez forfait l'installation du lieu, suivre les budgets, liste les équipements nécessaires et même définir des stratégies de marketing et de promotion.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Définissez vos objectifs, votre public et votre calendrier dans un espace structuré
- Allouez et suivez vos budgets avec clarté et facilité
- Choisissez un forfait d'installation du lieu, de restauration, d'équipement et de transport
- Définissez des stratégies de marketing et de promotion pour garantir la réussite de votre évènement
✨ Idéal pour : les équipes et les organisateurs qui souhaitent disposer d'un plan clair et structuré, alliant créativité et logistique essentielle.
à lire également : * Comment forfaiter un évènement de conférence virtuelle
8. Planificateur de Noël tout-en-un par Notion
Nous sommes à deux jours de Noël, le concert de Noël de l'école des enfants a lieu demain, le repas-partage au bureau est prévu le lendemain, et vous venez de vous rendre compte que vous avez oublié d'acheter du papier d'emballage. Cette course effrénée chez Target à 21 h est une histoire familière pour de nombreuses familles.
Le planificateur de Noël tout-en-un de Notion vous aide à éviter le stress de dernière minute afin que vous puissiez profiter pleinement de la saison.
Ce modèle vous aide au suivi de tout dans un espace organisé. Vous pouvez répertorier des idées de cadeaux, gérer des listes d'achats et créer un calendrier qui répartit vos tâches pour les fêtes.
Au lieu de vous précipiter dans des magasins bondés ou d'oublier des éléments importants, vous pouvez traverser la saison avec aisance et confiance.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Recueillez et organisez des idées de cadeaux pour votre famille, vos amis et vos collègues
- Forfait vos repas de fête et suivez vos courses en parallèle des recettes
- Utilisez des calendriers hebdomadaires et mensuels pour éviter le stress de dernière minute
✨ Idéal pour : les familles, les couples ou toute personne qui souhaite rester organisée et profiter de la saison sans le stress des fêtes.
📖 À lire également : Les meilleures alternatives et concurrents de monday.com
9. Le hub de planification de mariage par Notion
L'amour ne connaît pas de barrières. Il franchit les obstacles, saute les clôtures, traverse les murs pour arriver à destination, plein d'espoir.
L'amour ne connaît pas de barrières. Il franchit les obstacles, saute les clôtures, traverse les murs pour arriver à destination, plein d'espoir.
Mais peut-il survivre à l'organisation d'un forfait de mariage ?
Blague à part, planifier un mariage est souvent épuisant. Mais le Wedding Planner Hub de Notion vous aide à alléger cette charge, pour que cette aventure soit source de joie.
Ce modèle est conçu pour simplifier le processus de planification sans en perdre le plaisir. Vous pouvez suivre les lieux, les budgets, la décoration et la musique en un seul endroit, tout en stockant vos inspirations.
Au lieu de vous stresser pour les aspects logistiques essentiels, vous pouvez l'utiliser pour déléguer des tâches, gérer les listes d'invités et vous concentrer sur la création d'évènements inoubliables.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Gérez les budgets, les contrats et les informations sur les fournisseurs dans un hub
- Organisez facilement les listes d'invités et effectuez le suivi des réponses
- Rassemblez vos idées de décoration, de tenues et de musique en un seul endroit
- Planifiez les aspects logistiques essentiels, tels que l'installation du lieu et la restauration, sans perdre le suivi
✨ Idéal pour : les couples qui souhaitent profiter d'un forfait gratuit pour planifier leur mariage tout en profitant du côté créatif du processus.
à lire également : * Gestion de projet d'évènement : stratégies, outils et conseils
10. Simple Party Planner/Hosting par Notion
Il y a une réplique célèbre dans The Office où Andy dit
J'aimerais qu'il y ait un moyen de savoir que l'on vit une période heureuse avant qu'elle ne soit révolue. »
J'aimerais qu'il y ait un moyen de savoir que l'on vit une période heureuse avant qu'elle ne soit révolue. »
Le modèle Simple Party Planner/Hosting de Notion vous aide à créer ces moments avec moins de stress et plus d'intention.
Ce modèle rassemble tout ce dont vous avez besoin pour organiser un événement dans un espace clair et ordonné. Vous pouvez créer des invitations avec des liens RSVP, organiser le menu, suivre les boissons et la décoration, et vous assurer que le budget est correct.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Créez des invitations et effectuez le suivi des réponses de manière simple et partageable
- Forfait les repas, les boissons et la décoration dans un espace organisé
- Gérez les listes d'invités et surveillez le budget de la fête
- Adaptez facilement le modèle à vos rassemblements, petits ou grands
✨ Idéal pour : les hôtes qui souhaitent planifier facilement des réunions et se concentrer davantage sur les souvenirs que sur la logistique.
Limites de Notion
« Déçu. »
C'est ainsi qu'un utilisateur a décrit son expérience avec Notion, en déclarant que
Bien qu'il offre un large intervalle de possibilités, son installation peut sembler difficile et les modèles ne répondent pas toujours aux attentes.
Bien qu'il offre un large intervalle de possibilités, son installation peut sembler difficile et les modèles ne répondent pas toujours aux attentes.
Notion n'est pas sans défauts, et il est important de les garder à l'esprit avant de l'utiliser comme principal outil de planification :
- La courbe d'apprentissage peut sembler raide, en particulier pour les débutants qui recherchent simplement un outil simple et prêt à l'emploi
- La prise en charge hors ligne reste limite, ce qui rend le travail plus difficile sans connexion Internet stable
- Les fonctionnalités d'IA sont prometteuses, mais restent décevantes par rapport à celles de la concurrence, notamment en termes de précision et de facilité d'utilisation
- La collaboration peut être incohérente, les équipes ayant du mal à synchroniser les dispositions et les afficher entre les pages
- L'interface peut sembler intimidante, avec trop d'options qui ralentissent parfois la productivité au lieu de l'accélérer
📖 À lire également : Meilleurs logiciels gratuits de planification d'évènements
Alternatives aux modèles Notion
L'un des plus grands défis auxquels les équipes sont confrontées aujourd'hui est la dispersion du travail. Les tâches sont attribuées dans un outil, tandis que les équipes travaillent sur trois autres plateformes. Naturellement, cette fragmentation fait perdre du temps et de l'énergie.
Bien que flexible, Notion ne résout pas entièrement le problème de la dispersion du travail. Son manque de gestion cohérente des processus, d'assistance hors ligne et d'intégrations transparentes signifie que des détails sont souvent perdus.
clickUp a été conçu pour combler ces lacunes. * En tant qu'environnement de travail IA convergent, il réduit la dispersion en regroupant les tâches, les documents, les objectifs, le chat et l'automatisation dans un seul système connecté.
Examinons quelques-uns de ses modèles et fonctionnalités pour comprendre comment il facilite considérablement la gestion des évènements et des projets.
1. Modèle de brief de projet évènement ClickUp
On dit que la première impression est souvent la bonne, et cela est particulièrement vrai pour les évènements. Si la vision n'est pas claire dès le départ, la planification devient chaotique.
Le modèle de brief de projet évènement ClickUp vous aide à faire bonne impression dès le départ en rassemblant tous les détails essentiels au même endroit.
Grâce à ce modèle, vous pouvez définir les objectifs de votre évènement, saisir les informations indispensables telles que les dates, les lieux, les budgets et le nombre de participants, et vous assurer que toutes les personnes impliquées ont la même compréhension. Il transforme la première étape de planification en une feuille de route claire que toute l'équipe peut suivre en toute confiance.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Définissez les objectifs et harmonisez les parties prenantes dans un seul document de partage
- Saisissez les détails de l'évènement tels que les budgets, les emplacements et les horaires sans perdre le suivi
- Attribuez les responsabilités et surveillez les jalons dans un environnement de travail connecté
- Conservez les discussions, les fichiers et les mises à jour directement liées au forfait
✨ Idéal pour : Les organisateurs d'évènements et les équipes qui souhaitent disposer d'un point de départ solide permettant à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde dès le premier jour.
👀 Anecdote : Alors que les mises en forme virtuelles et hybrides ont connu un essor fulgurant pendant la pandémie, environ 60 % des évènements sont désormais de nouveau entièrement présentiels, les grandes entreprises préférant la connexion en face à face. Les évènements virtuels ont toujours leur place, mais pas dans les mêmes proportions.
2. Modèle ClickUp pour la planification d'évènements de grande envergure
La tournée Eras Tour de Taylor Swift a été la première à franchir la barre du milliard de dollars. Imaginez le travail de planification nécessaire pour mener à bien un projet d'une telle envergure.
Bien sûr, la plupart d'entre nous n'organisons pas de visites dans des stades, mais même les évènements plus modestes peuvent sembler insurmontables sans le modèle de planification d'évènements de grande envergure de ClickUp.
Ce modèle vous permet de définir votre budget, d'établir un échéancier et d'attribuer des tâches à votre équipe en toute clarté. Vous pouvez planifier chaque étape de l'évènement, de la réservation des lieux à la gestion des fournisseurs.
Par ailleurs, la vue « Diagrammes de Gantt » de ClickUp permet de visualiser facilement les échéances en un coup d'œil, tandis que le résumé de l'évènement et les comptes rendus de réunion permettent de conserver toutes les discussions documentées et accessibles.
De plus, vous pouvez suivre la progression, mettre à jour les statuts et partager les informations clés en un seul endroit. Cela élimine l'incertitude liée à la planification à grande échelle et vous donne confiance.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Attribuez des responsabilités aux membres de l'équipe et suivez la progression dans les différentes afficher
- Suivez les budgets, la logistique et les ressources pour éviter les erreurs coûteuses
- Utilisez les comptes rendus d'évènements et les procès-verbaux de réunion pour tenir les parties prenantes informées
✨ Idéal pour : les équipes qui planifient des évènements à grande échelle et qui ont besoin de clarté, de structure et d'une visibilité en temps réel sur chaque élément.
Si vous souhaitez voir ce modèle en action et comprendre comment il s'adapte à différents cas d'utilisation, regardez cette vidéo :
📖 À lire également : Exemple de marketing d'évènement pour faire ressortir votre évènement
3. Modèle de budget d'évènement ClickUp
Vous vous souvenez du film Le Père de la mariée, dans lequel le caractère incarné par Steve Martin perd presque la tête à cause du coût des ballons et des petits pains pour hot-dogs ? Que ce soit à grande ou à petite échelle, c'est ce qui arrive lorsque les budgets deviennent incontrôlables.
C'est là que le modèle de budget d'évènement ClickUp devient votre filet de sécurité.
Ce modèle vous permet de définir un budget réaliste, de suivre toutes les dépenses et d'avoir une vue d'ensemble avant que les surprises ne vous prennent au dépourvu. Vous pouvez planifier la restauration, les lieux, l'équipement et la décoration dans un espace organisé tout en gardant un œil attentif sur ce que vous avez déjà dépensé.
Grâce aux vues intégrées, vous pouvez ventiler les coûts, mettre à jour les statuts et ajuster votre forfait sans vous perdre dans des feuilles de calcul éparpillées.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Définissez des budgets clairs pour la restauration, les lieux et les fournisseurs afin de respecter les limites fixées
- Identifiez rapidement les économies possibles et évitez les dépenses inutiles
- Tenez les parties prenantes informées grâce à un suivi précis et en temps réel des dépenses
✨ Idéal pour : les organisateurs d'évènements et les équipes qui souhaitent gérer chaque dollar avec clarté, éviter les surprises de dernière minute et rester confiants de la planification à l'exécution.
📖 À lire également : Modèles gratuits de déroulement de spectacle dans Excel et ClickUp
4. Modèle de gestion d'évènements ClickUp
Imaginez : vous organisez le lancement d'un produit pour votre start-up. Le lieu est réservé, mais l'équipe de restauration a encore besoin du nombre définitif d'invités. Pendant ce temps, votre PDG vous demande un programme détaillé et finalisé pour demain.
Gérer autant d'éléments sans système centralisé est pratiquement impossible.
Le modèle de gestion d'évènements ClickUp vous offre un hub unique. Vous pouvez définir des objectifs, établir des échéanciers, attribuer des tâches et contrôler les budgets. Grâce à des vues telles que Mapper, Liste et Échéancier, vous aurez une image claire de la progression et de la logistique.
Qu'il s'agisse d'un lancement, d'une conférence ou d'un événement interne hors site, ce modèle permet à votre équipe de se concentrer sur la création d'une expérience fantastique plutôt que de courir après les mises à jour.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Gardez le contrôle sur toutes les tâches et les échéances grâce à des échéanciers clairs.
- Attribuez des responsabilités aux membres de votre équipe et suivez leur progression en temps réel.
- Collaborez facilement avec les fournisseurs, le personnel et les parties prenantes.
✨ Idéal pour : les organisateurs d'évènements qui gèrent des évènements complexes et ont besoin de clarté, de collaboration et de tranquillité d'esprit pour que rien ne leur échappe.
💡 Conseil de pro : lorsque vous gérez un évènement, les moindres détails peuvent vous échapper dans le tumulte. Une mise à jour tardive d'un fournisseur ou une note manquée lors d'un appel de planification peuvent entraîner une panique de dernière minute. C'est là que ClickUp Brain devient un véritable coéquipier.
Avec ClickUp Brain, vos notes de réunion se transforment instantanément en tâches, ordres du jour et suivis. Vous pouvez lui poser des questions telles que « Quels changements ont été apportés à notre forfait de restauration cette semaine ? » et il trouvera la réponse dans votre environnement de travail en quelques secondes.
En moyenne, les équipes gagnent environ 1,1 jour par semaine en laissant Brain s'occuper des tâches fastidieuses. Vous pouvez ainsi consacrer ce temps à la planification créative ou simplement à souffler un peu.
5. Modèle de document de planification d'évènements ClickUp
52 % des organisateurs d'évènements affirment que leur plus grand défi est d'augmenter la fréquentation, plus que les problèmes liés au lieu ou à la production. Cela montre à quel point il est facile pour les gens de s'inscrire, mais peu d'entre eux se présentent réellement.
Pour que les participants inscrits se présentent effectivement, une planification minutieuse en coulisses est nécessaire. C'est là que le modèle de document de planification d'évènements ClickUp vous sera utile.
Au lieu de fouiller dans vos e-mails ou vos post-it, vous pouvez utiliser les checklists intégrées pour cocher les tâches au fur et à mesure qu'elles sont achevées. Ainsi, qu'il s'agisse d'obtenir des autorisations, de confirmer la sonorisation ou de gérer la restauration, vous disposez d'un seul endroit clair pour le suivi de tout.
Cette checklist pour la planification d'évènements est particulièrement utile pour la collaboration. Les membres de l'équipe peuvent commenter directement les sections et mettre à jour le statut des tâches.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Centralisez les détails clés de l'évènement, tels que le lieu, la restauration et les divertissements, dans un seul document.
- Attribuez les responsabilités afin que chaque personne connaisse clairement son rôle.
- Documentez les approbations, les mises à jour et les notes pour faciliter la coordination entre les parties prenantes.
✨ Idéal pour : les équipes qui recherchent un hub de planification simple permettant de saisir chaque détail et de faciliter l'exécution.
💡 Conseil de pro : saisissez les mises à jour 4 fois plus rapidement grâce à la fonction Talk to Texte.
Ne laissez pas disparaître vos notes prises lors de la visite des lieux ou les éléments à entreprendre après un appel. La fonction Talk to Text de ClickUp transforme votre voix en tâches, e-mails ou mises à jour de documents soignés, où que se trouve votre curseur. Parlez naturellement et laissez l'IA s'occuper de la mise en forme, des liens et des @mentions.
exemple : dites « Créer une tâche : confirmer le fournisseur audiovisuel avant vendredi. Attribuer à Priya. Ajouter une checklist : 4 micros à main, 2 micros-cravates, un répartiteur HDMI, un test du moniteur de scène. Lier le déroulement du spectacle et les notes de la réunion d'hier. » → Talk to Text crée la tâche, insère la checklist et lie automatiquement les bons documents.
Vous planifiez en déplacement ? Dictez les suivis immédiatement après une visite sur place et gardez votre élan sans avoir à taper.
6. Modèle de forfait marketing évènement ClickUp
Au cours des dernières années, de nombreuses entreprises ont réduit leurs budgets marketing de 10 à 20 %, tandis que le coût moyen par clic a considérablement augmenté. Cette pression signifie que chaque campagne doit fournir plus de travail et rester mieux organisée pour atteindre ses objectifs.
Le modèle de plan marketing évènementiel ClickUp vous aide à y parvenir en transformant vos idées en un plan clair que vous pouvez suivre au quotidien.
Commencez par définir les objectifs de votre évènement et le public que vous souhaitez atteindre. Ajoutez les détails clés de l'évènement que vous souhaitez promouvoir, tels que la date, l'heure, le lieu et les liens d'inscription. Mappez vos canaux dans un calendrier afin que vos publications et vos e-mails soient diffusés au bon moment.
Vous pouvez également suivre les budgets par canal pour voir où va l'argent et changer rapidement de stratégie si quelque chose ne fonctionne pas. Observez les résultats au fur et à mesure qu'ils arrivent afin de pouvoir répéter ce qui suscite l'intérêt des participants et mettre en pause ce qui ne fonctionne pas.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Définissez les objectifs, le public et les messages afin que la communication des détails clés de l'évènement reste cohérente.
- Planifiez un calendrier simple pour les e-mail, les réseaux sociaux et les partenaires afin d'assurer la réussite de la promotion de votre évènement.
- Suivez les budgets et les résultats par canal afin de pouvoir ajuster rapidement vos dépenses et les protéger.
✨ Idéal pour : les équipes qui recherchent un système simple et fiable pour planifier leurs actions de communication, gérer leur travail et remplir la salle.
💡 Conseil de pro : lorsque les campagnes et les promotions d'évènements commencent à s'accumuler, trouver des réponses enfouies dans des feuilles de calcul, des e-mails et des tableaux de projet fait perdre un temps précieux. ClickUp Brain Max agit comme votre centre de commande IA en rassemblant les informations provenant de ClickUp et de vos outils connectés en un seul endroit. Vous pouvez poser vos questions à voix haute ou les taper naturellement, et ClickUp Brain Max vous fournira des réponses claires et référencées.
Imaginez que vous demandiez à ClickUp Brain Max de vous montrer les inscriptions de la semaine dernière, de résumer les canaux les plus performants et de vous suggérer où réaffecter le budget. Au lieu de faire des recherches manuellement, vous obtenez un aperçu clair avec des détails d'assistance et même un projet de plan d'action que vous pouvez affiner avec votre équipe.
7. Modèle de promotion d'évènement ClickUp
Pensez à la vitesse à laquelle quelque chose peut devenir viral sur TikTok ou Instagram. Une publication intelligente ou une vidéo accrocheuse peut attirer l'attention de milliers de personnes sur un produit ou même un pop-up local en quelques heures seulement.
C'est exactement le genre d'énergie dont a besoin la promotion d'évènements, et le modèle de promotion d'évènements ClickUp vous aide à y parvenir.
Vous pouvez définir des objectifs pour votre évènement, établir un échéancier de promotion et attribuer des tâches pour les publications sur les réseaux sociaux, les relations presse ou la coordination des influenceurs. Tous les éléments, des brouillons d'affiches aux copies d'e-mails, peuvent être stockés avec la tâche correspondante, afin que votre équipe sache toujours où les trouver.
Désormais, au lieu de vous précipiter pour consulter plusieurs feuilles de calcul et fils de discussion, vous disposez d'un espace unique pour surveiller les performances et apporter des ajustements à tout moment.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Créez un échéancier clair pour la promotion des évènements sur tous les canaux.
- Attribuez des tâches pour les publications sur les réseaux sociaux, la communication avec les influenceurs et la couverture médiatique.
- Conservez les fichiers de conception, les copies et les validations en tant que pièces jointes aux tâches pour y accéder facilement.
✨ Idéal pour : les organisateurs d'évènements et les spécialistes du marketing qui souhaitent promouvoir des évènements avec structure, cohérence et une touche de liberté créative.
📖 À lire également : Meilleurs logiciels de gestion de projet pour les évènements
8. Modèle de forfait de projet évènement ClickUp
*Rien ne fonctionnera si ce n'est vous qui ne vous y mettez pas à faire.
Rien ne travaillera si ce n'est pas à faire.
Cela est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit de planifier des évènements, où la magie que voient les invités est en réalité le résultat d'une préparation minutieuse en coulisses.
Le modèle de planification de projet évènementiel ClickUp vous offre la structure nécessaire pour concrétiser cette préparation. Vous pouvez mapper chaque étape de votre évènement avec clarté, attribuer des responsabilités à votre équipe et suivre les fournisseurs, les budgets et la logistique, le tout dans un seul environnement de travail.
Grâce aux vues Échéancier, Liste et Calendrier, il est plus facile de repérer ce qui nécessite votre attention et à quel moment. Au lieu de vous précipiter, vous pouvez avancer en toute sérénité, avec la certitude que tout est au compte.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Créez des échéanciers qui montrent chaque étape du processus d'évènement.
- Attribuez des tâches et des responsabilités avec des dates d'échéance pour garantir la responsabilité.
- Suivez les budgets, les fournisseurs et la logistique à l'aide des champs personnalisés.
✨ Idéal pour : les équipes qui souhaitent transformer leurs idées d'évènements en plans concrets avec des échéanciers clairs, des responsabilités bien définies et un suivi de la progression.
📖 À lire également : Avis sur monday.com avec ses avantages et ses inconvénients
9. Modèle simple de forfait d'évènements ClickUp
Imaginez : vous organisez une fête de remise des diplômes pour un ami proche. La liste des invités ne cesse de s'allonger, quelqu'un suggère un nouveau traiteur et vous vous rendez soudain compte que vous devez tout suivre dans trois applications différentes.
C'est là que le stress commence vraiment.
Grâce au modèle de planification d'évènement simple ClickUp, vous pouvez suivre le lieu, le budget, la liste des invités et même les petits détails tels que la décoration ou la musique sans perdre de vue l'ensemble.
Le modèle comprend des affichages flexibles tels que liste, Tableau et Calendrier, afin que vous puissiez choisir l'installation qui correspond à votre style.
De plus, vous disposez de toutes ces listes préenregistrées pour les activités, les installations et la facturation, ce qui vous permet de garder encore plus facilement le contrôle. Et lorsqu'il est temps de partager les mises à jour, ClickUp Docs vous offre un espace collaboratif pour saisir les informations sur les sponsors, les accords avec les fournisseurs ou simplement les notes issues des discussions de l'équipe.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Organisez les lieux, les budgets et les listes d'invités dans des vues structurées
- Passez d'une disposition liste à une disposition Tableau ou Calendrier en fonction de votre flux de travail
- Ajoutez des détails clés grâce aux champs personnalisés et suivez la progression grâce aux statuts
✨ Idéal pour : les équipes qui recherchent un moyen simple et fiable de gérer leurs évènements sans avoir à jongler entre plusieurs outils disparates.
📖 À lire également : Meilleurs logiciels gratuits de planification d'évènements
10. Modèle avancé de forfait d'évènement ClickUp
PwC a constaté que 98 % des entreprises affirment que les outils numériques ont amélioré la visibilité de bout en bout de leurs opérations. Cela représente presque tout le monde, ce qui nous apprend quelque chose d'important.
Plus l'opération est importante et complexe, plus vous avez besoin d'une source unique d'informations pour garder une visibilité sur tous les éléments. La planification d'évènements de grande envergure travaille de la même manière.
Le modèle avancé de planification d'évènements ClickUp est conçu pour vous offrir cette visibilité. Vous pouvez réserver des lieux, gérer la restauration et coordonner les listes d'invités, tout en contrôlant les budgets.
Grâce à ses multiples vues, ses champs personnalisés et plus d'une vingtaine de statuts, il vous permet d'avoir une vue d'ensemble de votre évènement, du début à la fin.
Peu importe ce que vous avez à faire, qu'il s'agisse d'une conférence avec plusieurs sessions ou d'une série de tournées de présentation d'entreprise, ce modèle vous permet de suivre la progression.
🌻 Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Gérez chaque étape de la planification d'évènements grâce à 29 statuts personnalisés pour un suivi détaillé
- Utilisez les automatisations pour rationaliser les tâches répétitives telles que les rappels ou les vérifications des fournisseurs
- Visualisez les échéanciers grâce à six affichages intégrés, notamment des calendriers et des diagrammes de Gantt
- Suivez les budgets et les paiements grâce à des champs personnalisés conçus pour des mises à jour en temps réel
✨ Idéal pour : les équipes qui organisent des évènements de grande envergure à plusieurs niveaux et qui ont besoin de visibilité, de structure et d'automatisation.
Soyez à la hauteur de la situation avec ClickUp
Ne nous voilons pas la face. Forfait d’un évènement est une tâche intense.
Il faut équilibrer les budgets, suivre les échéanciers, gérer les invités et se soucier constamment d'oublier un petit détail qui pourrait s'avérer important.
C'est pourquoi vous avez besoin des bons outils. ⚙️
Lorsque vous examinez toutes les options disponibles, ClickUp se démarque discrètement. Il ne se contente pas de vous fournir un calendrier ou une checklist et de s'en aller. Il vous offre une structure lorsque vous avez besoin de clarté, de la flexibilité lorsque les plans changent inévitablement et un espace unique où toute votre équipe peut avoir une vue d'ensemble.
et voici le meilleur : les modèles ClickUp rendent la planification accessible. *
Que vous gériez des conférences ou organisiez des fêtes, vous disposerez de toutes les informations essentielles en un seul endroit. Cela signifie moins de stress, plus de confiance et un processus de planification qui devient réellement agréable.
Si vous êtes prêt à rendre votre prochain évènement plus fluide, plus serein et un peu plus amusant à forfait, inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp!